Quản lí chi phí

&ɇ bɠn vɾ Quɠn lý dͱ án Quɠn lý chi phí Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 2 Ɉ͛c lɉͣng Khái niʄm Tóm tɬt các nguyên tɬc cɇ bɠn : x Ɉ͛c lɉͣng ÿ͙ dài th͝i gian cͧa P͙t hoɞt ÿ͙ng cɤn ÿɉͣc chính xác ÿɼn mͩc có thʀ. Nɼu không toàn b͙ viʄc lɪp kɼ hoɞch tr͟ thành không thͱc tɼ. x Các ɉ͛c lɉͣng có thʀ chính xác hɇn bɮng cách chia P͙t hoɞt ÿ͙ng l͛n thành nhiɾu hoɞt ÿ͙ng nh͏. x 7ɢt cɠ các ɉ͛c lɉͣng nên dͱa trên kinh nghiʄm. Kinh nghiʄm ÿɉͣc viɼt ra (ví dͥ các hɪu tính toán cͧa các Gͱ án trɉ͛c) có ÿ͙ tin cɪy hɇn nhiɾu là ɉ͛c lɉͣng cͧa chúng ta. x Ɉ͛c lɉͣng nhóm dͱ án W͑t hɇn là ɉ͛c lɉͣng cá nhân, vì m͙t s͑ lý do: 1. Ɉ͛c lɉͣng dͱa trên kinh nghiʄm mà m͙t nhóm thì có nhiɾu kinh nghiʄm Kɇn m͙t cá nhân. 2. /͗i cͧa các cá nhân sɺ bù trͫ cho nhau. Ĉó là hiʄu quɠ cͧa s͑ÿông. 3. Các cu͙c thɠo luɪn nhóm thɉ͝ng mang lɞi nhͯng cái nhìn m͛i và ÿLɾu này làm tăng ÿ͙ chính xác cͧa các ɉ͛c lɉͣng cͧa m͗i cá nhân. x Các ɉ͛c lɉͣng sɺÿɉͣc sͭ dͥng ÿʀ xác ÿʈnh mͩc ÿ͙ cͧa ngu͓n lͱc, ÿ͙ dài th͝i gian, ÿɉ͝ng găng cŸng nhɉ chi phí. Các khái niʄm liên quan: - Hoɞt ÿ͙ng - Ĉɉ͝ng găng - Hoɞt ÿ͙ng ɉu tiên Tài liʄu tham khɠo: Tìm hiʀu thêm thông tin vɾ chͧÿɾ này có thʀ tham khɠo các tài liʄu sau ÿây: PMBOK® guide: 6.3: Ɉ͛c lɉͣng ngu͓n lͱc cho hoɞt ÿ͙ng 6.4: Ɉ͛c lɉͣng th͝i gian cho hoɞt ÿ͙ng 7.1: Ɉ͛c lɉͣng chi phí IPMA Ranh gi͛i Khɠ năng: Chɉɇng 14: Kɼ hoɞch thͱc hiʄn Chɉɇng 16: Chi phí dͱ án và tài chính Chɉɇng 42: Tài chính và Kɼ toán Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do... Ĉ͙ dài th͝i gian cͧa m͙t hoɞt ÿ͙ng ÿɉͣc ɉ͛c lɉͣng nhɉ thɼ nào? 1. Tìm hiʀu xem có ai trong công ty gɤn ÿây ÿã thͱc hiʄn m͙t hoɞt ÿ͙ng gɤn gi͑ng nhɉ vɪy không. 2. 1ɼu cɤn thiɼt, bɞn có thʀ tìm hiʀu ͟ bên ngoài thông qua kênh cͧa bɞn. 3. Khi ÿã tìm ra ÿɉͣc m͙t hoɴc nhiɾu hoɞt ÿ͙ng gi͑ng nhɉ là hoɞt ÿ͙ng cɤn ÿɉͣc ɉ͛c lɉͣng thì thͭ lɉͣng hoá các ÿLʀm khác nhau giͯa các hoɞt ÿ͙ng này và hoɞt ÿ͙ng ÿang cɤn ÿXͣc ɉ͛c lɉͣng. 4. 1ɼu hoɞt ÿ͙ng l͛n thì c͑ gɬng chia thành nhiɾu hoɞt ÿ͙ng nh͏. Ví dͥ 1. John chʈu trách nhiʄm ɉ͛c lɉͣng ÿ͙ dài th͝i gian cͧa giai ÿRɞn xác ÿʈnh chi tiɼt k͹ thuɪt cͧa mô ÿul PP trong phɤn Pɾm SAP/R3. 2. 7ͫ trɉ͛c ÿɼn gi͝ John cŸng nhɉ nhͯng ngɉ͝i khác trong công ty chɉa tͫng làm m͙t công viʄc nhɉ vɪv. Vɪy nên, anh ta quyɼt ÿʈnh tìm hiʀu bên ngoài. 3. Trɉ͛c tiên, anh ta tham khɠo nhͯng nhà tɉ vɢn ÿã làm viʄc cho Gͱ án này. V͛i cách này, anh ta có ÿɉͣc m͙t chu͗i các s͑ liʄu ÿɤu tiên. 4. Và sau ÿó anh ta nh͛ ra rɮng, Paul, m͙t bɞn h͍c cŸÿã nói chuyʄn v͛i anh ta vɾ SAP/R3. Anh ta g͍i ÿLʄn cho Paul. Và ngɉ͝i này ÿã cung cɢp cho anh ta nhiɾu thông tin rɢt b͕ ích không chʆ liên quan ÿɼn ÿ͙ dài th͝i gian mà còn cɠ thông tin liên quan ÿɼn các rͧi ro và các vɢn ÿɾ gɴp phɠi. 5. Anh ta phát hiʄn ra rɮng tham biɼn cɤn ÿɉͣc xác ÿʈnh trong công ty cͧa anh ta thì thɢp hɇn 20% so v͛i trɉ͝ng Kͣp cͧa công ty Paul. Vɪy nên anh ta ɉ͛c lɉͣng th͝i gian dành cho xác ÿʈnh các chi tiɼt k͹ thuɪt là 0.8 lɤn th͝i gian Fͧa Paul và nhóm cͧa anh ta. Danh mͥc rà soát ‰ Ĉã tham khɠo các chuyên gia trong ngành chɉa? ‰ Ĉã ɉ͛c lɉͣng cùng v͛i nhóm dͱ án chɉa? ‰ 1ɼu trong trɉ͝ng hͣp trong công ty không có kinh nghiʄm vɾ vɢn ÿɾ liên quan thì ÿã tham khɠo các chuyên gia bên ngoài chɉa? ‰ Ĉã xem xét tɢt cɠ nhͯng khác biʄt giͯa Gͱ án hiʄn tɞi và các dͱ án ÿem ra so sánh chɉa? %ɨy cɤn tránh Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 4 ‰ Ɉ͛c lɉͣng trong ÿLɾu kiʄn không có các căn cͩ nghiêm túc, sɺ Uɢt nguy hiʀm: có thʀ ɉ͛c lɉͣng thɢp hɇn so v͛i tình hình thͱc tɼ t͛i 2…5. Hɪu quɠÿ i͑ v͛i Gͱ án sɺ rɢt nghiêm tr͍ng. ‰ Chʆ tham khɠo ý kiɼn cͧa m͙t ngɉ͝i sɺ rɢt nguy hiʀm. ‰ Chú ý: các c͙ng sͱ trɸ hɇn cͧa nhóm dͱ án thɉ͝ng xuyên có xu hɉ͛ng ɉ͛c lɉͣng quá khɠ năng cͧa bɠn thân h͍ nghśa là h͍ɉ͛c lɉͣng thɢp hɇn ÿ͙ dài th͝i gian cͧa hoɞt ÿ͙ng. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 5 Khɠ năng sinh l͝i cͧa dͱ án (tính ROI) Khái niʄm Tóm tɬt các nguyên tɬc cɇ bɠn : 0͍i dͱ án ÿɾu cɤn ÿɤu tɉ. Ĉʀ xác ÿʈnh xem khoɠn ÿɤu tɉ này có mang lɞi lͣi nhuɪn không, ngɉ͝i ta thɉ͝ng sͭ dͥng hai phɉɇng pháp: x Th͝i gian hoàn v͑n: phɉɇng pháp này cho phép tính toán th͝i gian cɤn thiɼt ÿʀ các khoɠn thu ÿͧ trang trɠi cho các khoɠn chi. Th͝i gian hoàn v͑n là th͝i ÿLʀm mà các khoɠn thɴng dͱ tích lŸy bɬt ÿɤu dɉɇng (+). Th͝i gian hoàn v͑n càng ngɬn thì dͱ án càng có khɠ năng sinh l͝i. Nhìn chung, giai ÿ͍an này thɉ͝ng tͫ 2 ÿɼn 4 năm, ÿ͑i v͛i m͙t s͑ dͱ án công nghiʄp thì th͝i gian có thɼ ngɬn hɇn 1 năm. x ROI (Tͷ suɢt lͣi nhuɪn trên v͑n ÿɤu tɉ): phɉɇng pháp này cho thɢy khɠ năng sinh lͣi cͧa v͑n ÿɤu tɉ. Nó ÿɉͣc thʀ hiʄn ͟ dɞng % giͯa khoɠn thu lŸy kɼ trong P͙t th͝i gian nhɢt ÿʈnh so v͛i v͑n ÿɤu tɉ. Thɉ͝ng ngɉ͝i ta tính cho ba ÿɼn năm năm ÿɤu tiên. Mͩc ROI thɢp nhɢt cho m͙t Gͱ án chɢp nhɪn ÿɉͣc là 12% m͙t năm. 9͑n ÿɤu tɉ là tòan b͙ chi phí ÿʀ thͱc hiʄn m͙t dͱ án. Ĉó là các khoɠn chi cho ÿɼn khi dͱ án ÿi vào h͍at ÿ͙ng và có lãi. Các khoɠn chi phí cho viʄc khai thác tiɼp theo Fͧa dͱ án không ÿɉͣc coi là m͙t phɤn cͧa v͑n ÿɤu tɉ nͯa. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 6 Khɠ năng sinh l͝i cͧa v͑n ÿɤu tɉ có thʀ xác ÿʈnh qua cách tính ÿɇn giɠn (ví dͥ không tính ÿɼn lãi suɢt) hoɴc cách tính thông thɉ͝ng (ví dͥ bɮng cách cɪp nhɪt hay trͫÿi các khoɠn chi phí và tính toán lͣi nhuɪn) Các khái niʄm liên quan: x Ɉ͛c tính chi phí và ngân sách (ÿánh giá dͱ án vɾ mɴt tài chính) Tài liʄu tham khɠo: PMBOK® Guide: 7.2 Dͱ thɠo ngân sách 7.3 Kiʀm sóat chi phí IPMA Competence Baseline: Chɉɇng 7: Xây dͱng và thɦm ÿʈnh dͱ án Chɉɇng 42: Tài chính và kɼ tóan How to do... ROI ÿɇn giɠn hóa và th͝i gian hoàn v͑n ÿɉͣc tính nhɉ thɼ nào? 1. Xác ÿʈnh khoɠng th͝i gian tính khɠ năng sinh l͝i cͧa dͱ án. M͙t công ty thɉ͝ng quy ÿʈnh cͥ thʀ khoɠng th͝i gian tính toán cho m͗i loɞi dͱ án nhɢt ÿʈnh cͧa mình. 2. /ɪp bɠng và nhɪp các s͑ liʄu cho các năm tính g͓m a) chi phí cͧa dͱ án; b) lͣi nhɪn mà dͱ án ÿɞt ÿɉͣc; c) thu nhɪp ròng và d) dɉ lŸy kɼ 3. %ɠng này cho phép chúng ta thɢy ÿɉͣc khi nào ÿɞt ÿɉͣc th͝i gian hoàn v͑n, ÿó là khi lͣi nhuɪn thu vɾ trang trɠi ÿͧ cho các chi phí (hay nói cách khác, khi dɉ lŸy kɼ Eɮng 0 và bɬt ÿɤu ÿɞt giá trʈ dɉɇng (+)) %ɠng này cŸng cho phép xác ÿʈnh tͷ suɢt lͣi nhuɪn trên v͑n ÿɤu tɉ ROI bɮng cách so sánh giͯa t͕ng lͣi nhuɪn và v͑n ÿɤu tɉ: 7ͷ lʄ lͣi nhuɪn trên v͑n ÿɤu tɉ chiɼt khɢu (discounted ROI) và th͝i gian hoàn v͑n tính nhɉ thɼ nào? 1. Xác ÿʈnh khoɠng th͝i gian tính toán khɠ năng sinh l͝i cͧa dͱ án. 2. /ɪp bɠng và nhɪp các s͑ liʄu cho các năm tính g͓m a) chi phí cͧa dͱ án; b) lͣi nhɪn mà dͱ án ÿɞt ÿɉͣc; c) thu nhɪp ròng và d) dɉ lŸy kɼ. 3. Thu nhɪp ròng cɤn ÿɉͣc ÿLɾu chʆnh, tính toán theo giá trʈ thͱc ͟ th͝i ÿLʀm hiʄn tɞi (giá trʈ hiʄn tɞi – Net present value) v͛i mͩc lãi suɢt do công ty quyɼt ÿʈnh. Công thͩc sau ÿây dùng ÿʀ tính thu nhɪp ròng. Ĉɉͣc tính toán theo cách khác: s͑ tiɼn mà tôi lɺ ra phɠi ÿang ÿɤu tɉ tính ÿɼn ÿɼn th͝i ÿLʀm hiʄn tɞi, trong khoɠng th͝i gian là n năm, giá trʈ này ÿɉͣc tính theo mͩc Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 7 lãi suɢt là i. Trong công thͩc này, mͩc lãi suɢt ÿɉͣc viɼt ͟ dɞng s͑ thɪp phân ví dͥ nhɉ 8% ÿɉɇc viɼt là 0,08. &Ÿng có thʀ tìm thɢy các giá trʈ này trên bɠng toán h͍c tham khɠo hoɴc trên Internet. 4. Hoàn tɢt các c͙t trong ÿó ghi rõ lͣi nhuɪn có tính ÿɼn lãi xuɢt và s͑ dɉ lŸy kɼ. 5. %ɠng này cho phép chúng ta thɢy ÿɉͣc khi nào thì hòa v͑n, ÿó là khi s͑ dɉ lŸy kɼÿã tính ÿɼn lãi suɢt bɮng 0 hay lͣi nhuɪn ÿã tính ÿɼn lãi xuɢt bɬt ÿɤu bù ÿɬp ÿͧ cho các chi phí có tính ÿɼn lãi xuɢt 6. %ɠng này cŸng cho phép xác ÿʈnh tͷ suɢt lͣi nhuɪn trên ROI bɮng cách so sánh t͕ng Oͣi nhuɪn ÿã chiɼt khɢu v͛i v͑n ÿɤu tɉÿã chiɼt khɢu. Ví dͥ Tính toán ROI cho dͱ án dây chuyɾn sɠn xuɢt, chúng ta sͭ dͥng 2 phɉɇng pháp tính khác nhau (ÿɇn giɠn hóa và cɪp nhɪt) 1. ROI theo cách tính ÿɇn giɠn hóa Ĉ͑i v͛i loɞi dͱ án này, phòng tài chính ÿã ÿɴt ra th͝i gian tính là 5 năm Vì vɪy, bɠng tính sɺ bao g͓m các khoɠn chi phí và lͣi nhuɪn ɉ͛c tính cho giai ÿRɞn 5 Qăm. V͛i các s͑ liʄu này, ta tính lͣi nhuɪn hàng năm nhɉ sau: %ɠng trên cho thɢy th͝i giai hoàn v͑n là sau 4 năm. Nó cŸng là bɮng chͩng cho thɢy v͑n ÿɤu tɉÿɞt mͩc 600 (cu͑i giai ÿRɞn phát triʀn sau Qăm thͩ 3) và dɉ lŸy kɼ sau 5 năm là 300. 7ͷ suɢt lͣi nhuɪn là 50%. Nɼu tính theo năm thì tͷ suɢt lͣi nhuɪn trên v͑n ÿɤu tɉ ROI là 10%. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 8 2. Tính ROI theo mͩc chiɼt khɢu Ĉ͑i v͛i loɞi dͱ án này, phòng tài chính ÿã ÿɴt ra th͝i gian tính là 5 năm và mͩc lãi suɢt Wɞm th͝i là 12%. Vì vɪy, bɠng tính sɺ bao g͓m các khoɠn chi phí và lͣi nhuɪn ɉ͛c tính cho giai ÿRɞn 5 Qăm. V͛i các s͑ liʄu này, ta tính lͣi nhuɪn hàng năm nhɉ sau: %ɉ͛c tiɼp theo tính lͣi nhuɪn hàng năm theo giá trʈ hiʄn th͝i sͭ dͥng công thͩc sau ÿây: /ɉu ý: trong công thͩc này, lãi suɢt ÿɉͣc tính theo s͑ thɪp phân, ví dͥ 12% ÿɉͣc viɼt là 0,12. Giá trʈ hiʄn tɞi cͧa năm ÿɤu tiên là: Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 9 Giá trʈ hiʄn tɞi cͧa năm thͩ hai là: 7ɉɇng tͱ nhɉ vɪy… Chúng ta ÿɉa các s͑ liʄu này vào bɠng tính dɉ͛i ÿây ÿʀ tính lͣi nhuɪn theo mͩc chiɼt khɢu: %ɠng trên cho thɢy th͝i gian hoàn v͑n có thʀÿɞt ÿɉͣc trong năm thͩ 5. %ɠng cŸng là bɮng chͩng cho thɢy giá trʈ v͑n ÿɤu tɉ là 483,1 và s͑ dɉ lŸy kɼ là 91,3. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 10 7ͷ suɢt lͣi nhuɪn do vɪy là 18,9% và tính theo năm là 3,8%. Khɠ năng sinh l͝i cͧa dͱ án nɼu ÿɉa yɼu t͑ lãi xuɢt vào thɢp hɇn ÿáng kʀ so v͛i cách tính ÿɇn giɠn hóa. *ͣi ý: thͭ thay ÿ͕i mͩc lãi suɢt ÿʀ xem mͩc lãi suɢt ɠnh hɉ͟ng nhɉ thɼ nào ÿɼn tͷ suɢt Oͣi nhuɪn trên v͑n ÿɤu tɉ (ROI) cͧa dͱ án. Danh mͥc rà soát ‰ Khi tính ROI, bɞn ÿã sͭ dͥng mͩc lãi suɢt phù hͣp chɉa? (mͩc lãi suɢt do phòng tài chính ÿɉa ra có thʀ không trùng kh͛p v͛i mͩc lãi suɢt chiɼt khɢu cͧa ngân hàng ÿʈa phɉɇng). ‰ Liʄu bɞn ÿã ÿɉa hɼt các khoɠn ÿɤu tɉ vào khi tính ROI chɉa? (liʄu toàn b͙ th͝i gian làm viʄc cͧa các b͙ phɪn trong n͙i b͙ÿã ÿɉͣc tính ÿɼn?). ‰ Khi dͱ án ÿɉͣc triʀn khai ͟ nɉ͛c khác, có nhiɾu khɠ năng các mͩc lãi suɢt áp dͥng ÿʀ tính toán cŸng khác nhau. ‰ %ɞn ÿã phân tích ÿ͙ nhɞy cɠm chɉa? (tác ÿ͙ng cͧa viʄc dͱ án chɪm tiɼn ÿ͙ 3 ÿɼn 6 tháng hay mͩc chi phí vɉͣt 3% ÿɼn ROI nhɉ thɼ nào?) ‰ Ĉ͑i v͛i m͗i ROI, phɠi xác ÿʈnh rõ các cɇ s͟ cho viʄc tính toán g͓m th͝i gian tính, các loɞi chi phí liên quan, mͩc lãi suɢt vv… Nɼu không, mͩc ROI tính ÿɉͣc sɺ không có giá trʈ và do vɪy không thʀ so sánh ÿɉͣc các phɉɇng án ÿɉa ra. %ɨy cɤn tránh ‰ Khi dͱ án cɤn giɠm 10% th͝i gian làm viʄc cͧa 10 nhân viên dͱ án, bɞn không nên cho rɮng cɤn cɬt giɠm m͙t ngɉ͝i làm viʄc toàn phɤn ‰ Tính toán theo chi phí cɪn biên (marginal costs) hɇn là v͛i toàn b͙ chi phí. Thͱc tɼ là P͛i nhìn thoáng qua thì viʄc tính toán sɺ logic hɇn nɼu chʆ dùng chi phí cɪn biên ÿʀ tính toán dͱ án cͧa mình. Nhɉng bɢt kƒ ai nɼu chʆ làm viʄc v͛i chi phí cɪn biên sɺ không khó khăn gì mà không hình dung ra hɪu quɠ cͧa nó. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 11 Kiʀm soát chi phí Khái niʄm Tóm tɬt các nguyên tɬc cɇ bɠn: x 6ͱ luôn sɲn sàng cͧa các dͯ liʄu vɾ các chi tiêu ÿã ÿɉͣc thͱc hiʄn là ÿuɾu kiʄn t͑i Fɤn thiɼt ÿʀ kiʀm soát chi phí m͙t cách có hiʄu quɠ. x Các chênh lʄch (bɮng s͑ hoɴc bɮng phɤn trăm) là các thông tin quan tr͍ng cho viʄc kiʀm soát chi phí. x Kiʀm soát chi phí là m͙t lśnh vͱc mɢu ch͑t ÿ i͑ v͛i các thành viên nhóm dͱ án. x Kiʀm soát chi phí cɤn phɠi ÿɉͣc tóm tɬt trong báo cáo chuɦn, v͛i nhͯng biʀu ÿ͓ Gʂ hiʀu. x Trao ÿ͕i thông tin v͛i ngɉ͝i Giám sát dͱ án là t͑i quan tr͍ng. Tài liʄu tham khɠo: Mu͑n tìm hiʀu thêm thông tin vɾ chͧÿɾ này có thʀ tham khɠo các tài liʄu sau ÿây: PMBOK® guide: 7.3 : Kiʀm soát chi phí IPMA Ranh gi͛i Khɠ năng: Chɉɇng 16 : Chi phí dͱ án và Tài chính Chɉɇng 19 : Ĉo hiʄu suɢt Chɉɇng 20 : Kiʀm soát dͱ án Chɉɇng 42 : Tài chính và kɼ toán How to do... x Kiʀm soát chi phí nghśa là so sánh giͯa chi phí ngân sách cho phép và chi phí thͱc tɼ͟ các giai ÿRɞn khác nhau cͧa Gͱ án. x Trên phɉɇng diʄn toàn b͙ dͱ án, viʄc kiʀm soát chi phí sɺ do giám ÿ͑c dͱ án thͱc hiʄn, nhɉng ÿ͑i v͛i các phɤn công viʄc cͥ thʀ thì trách nhiʄm này ÿɉͣc ͧy quyɾn cho nhóm dͱ án. x Kiʀm soát chi phíÿánh giá hai loɞi chi phí sau: 1. Các chi phí ÿɼn th͝i ÿLʀm hiʄn tɞi cͧa dͱ án. 2. Nhͯng chí phí còn lɞi ÿɼn tɪn th͝i ÿLʀm kɼt thúc Gͱ án. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 12 Các chi phí ÿɉͣc kiʀm soát nhɉ thɼ nào? 1. Kiʀm soát các chi phí hiʄn tɞi : a. &ɪp nhɪt tình trɞng cͧa công viʄc và chi phí cͧa nó (tɢt cɠ các chi phí!). b. 8͛c lɉͣng các chi phí còn lɞi ÿɼn tɪn ÿLʀm m͑c tiɼp theo, tuân thͧ cho ÿɼn cu͑i Gͱ án. c. So sánh tình hình chi phí hiʄn tɞi (kʀ cɠ các chi phí còn lɞi) v͛i các chi phí Gͱ kiɼn trong ngân sách. d. Ĉánh giá mͩc ÿ͙ chênh lʄch. 2. Trong trɉ͝ng hͣp vɉͣt quá ngân sách : a. Phát triʀn các biʄn pháp dͱ phòng (cŸng nhɉ viʄc phân tích các hɪu quɠ). b. Quyɼt ÿʈnh nên ÿɉa ra biʄn pháp nào cɤn phɠi thͱc hiʄn. c. Trao ÿ͕i các biʄn pháp này v͛i chͧÿɤu tɉ/nhà tài trͣ và các bên liên quan. Ví dͥ x %ɉ͛c 1. Thu thɪp dͯ liʄu liên quan ÿɼn các chi phí: o Chi phí thuê phòng quay ÿɼn bây gi͝ ÿã lên ÿɼn 8,000 USD - theo ɉ͛c Oɉͣng cͧa Peter thì cɤn phɠi chi thêm 6,000 USD cho viʄc này. o Peter ÿã làm viʄc cho dͱ án 120 tiɼng; anh ta ɉ͛c lɉͣng phɤn còn lɞi là 80 tiɼng. o Jim ÿã làm viʄc cho dͱ án 25 tiɼng; anh ta ɉ͛c lɉͣng phɠi làm thêm 60 tiɼng nͯa. x %ɉ͛c 2. Ghi nhͯng chi phí thͱc tɼ lŸy tiɼn: 0ͥc lͥc Ngânsách Chi phí lŸy tiɼn Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Thuê phòng 12500 8000 Peter 220 22000 120 12000 Jim 75 7500 25 2500 7͕ng : 42000 22500 x %ɉ͛c 3. Ghi lɞi các ɉ͛c lɉͣng vɾ chi phí còn lɞi: 0ͥc lͥc Ngânsách Chi phí lŸy tiɼn 8͛c lɉͣng các chi phí còn lɞi Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Ĉ͑i v͛i Gͱ án Video-clip, bɞn ÿã thɠo ra m͙t ngân sách ÿɇn giɠn - b͟i vì script và các kʈch bɠn ÿã có sɲn. Peter chʈu trách nhiʄm phɤn thu, Jim phɤn dͱng phim. Tiɾn thù lao cͧa h͍ là 100 USD/tiɼng/ngɉ͝i. 0͙t tháng sau khi dͱ án triʀn khai, bɞn mu͑n kiʀm tra chi phí. 0ͥc lͥc Ngân sách Tiɼng Chi phí Thuê phòng 12500 Peter 220 22000 Jim 75 7500 7͕ng : 42000 Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 13 Thuê phòng 12500 8000 6000 Peter 220 22000 120 12000 80 8000 Jim 75 7500 25 2500 60 6000 7͕ng : 42000 22500 20000 x %ɉ͛c 4. Bɮng viʄc c͙ng các chi phí lŸy tiɼn và các chi phí còn phɠi chi ÿã ÿɉͣc ɉ͛c Oɉͣng , chúng ta có chi phí có thʀ cho ÿɼn cu͑i dͱ án: 0ͥc lͥc Ngânsách Chi phí lŸy tiɼn 8͛c lɉͣng các chi phí còn lɞi 7͕ng ÿɼn cu͑i dͱ án Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Chi phí Thuê phòng 12500 8000 6000 14000 Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000 Jim 75 7500 25 2500 60 6000 8500 7͕ng : 42000 22500 20000 42500 x %ɉ͛c 5. Bɮng viʄc so sánh ngân sách v͛i t͕ng chi phí có thʀÿɼn cu͑i dͱ án ta có ÿɉͣc mͩc ÿ͙ chênh lʄch: 0ͥc lͥc Ngânsách Chi phí lŸy tiɼn 8͛c lɉͣng các chi phí còn lɞi 7͕ng ÿɼn cu͑i dͱ án Chênh Oʄch Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Tiɼng Chi phí Chi phí 7͕ng %ɮng% Thuê phòng 12500 8000 6000 14000 1500 12% Peter 220 22000 120 12000 80 8000 20000 -2000 -9% Jim 75 7500 25 2500 60 6000 8500 1000 13% 7͕ng : 42000 22500 20000 42500 500 1% x %ɉ͛c 6. Trên cɇ s͟ dͯ liʄu này, bɞn phɠi quyɼt ÿʈnh xem có cɤn có các biʄn pháp can thiʄp hay không. o Trong ví dͥ trên, ÿ͙ chênh lʄch rɢt nh͏ - chʆ là 1% trên ngân sách cͧa dͱ án - không cɤn các biʄn pháp can thiʄp ÿɴc biʄt. Danh mͥc rà soát ((checklists)) ‰ 7ɢt cɠ các chi phí Gͱ ánÿɼn th͝i ÿLʀm này ÿã ÿɉͣc cɪp nhɪt chɉa? ‰ Các ɉ͛c lɉͣng chi phí còn lɞi có thͱc tɼ không? ‰ Ĉã tính ÿ͙ chênh lʄch chɉa ? ‰ Ĉã phân tích các kɼt quɠ cͧa các biʄn pháp ÿLɾu chʆnh chɉa? ‰ Các biʄn pháp ÿó ÿã ÿɉͣc thông báo v͛i tɢt cɠ các bên liên quan chɉa? %ɨy cɤn tránh ‰ Các chi phí ÿã thanh toán không tính ÿɼn các chi phí ÿã cam kɼt. ‰ Các dͯ liʄu liên quan ÿɼn chi phí ÿɉͣc cung cɢp quá mu͙n. Quɠn lý chi phí Copyright © 1998-2007 by STS 14 ‰ Các chi phí còn lɞi ÿɉͣc ɉ͛c lɉͣng quá thɢp. ‰ Ɉ͛c lɉͣng cͧa nhóm dͱ án vɾ các chi phí còn lɞi quá lɞc quan. ‰ Hiʄu quɠ cͧa các biʄn pháp hiʄu chʆnh chɉa ÿɉͣc xem xét m͙t cách ÿɤy ÿͧ.