Đào tạo phương thức quản lý kinh tế cho thành viên các hội nghề nghiệp, hợp tác xã nghề cá

1 BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN NGHỆ AN ---------------------------------------- ĐÀO TẠO PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ KINH TẾ CHO THÀNH VIÊN CÁC HỘI NGHỀ NGHIỆP, HỢP TÁC XÃ NGHỀ CÁ. MÃ SỐ: FSPS-NGHEAN/SCAFI/2011/3.8.15 NGHỆ AN, THÁNG 4 NĂM 2011 2 Bài 1 Giới thiệu chương trình, mục tiêu và phương pháp thực hiện I. Mục tiêu Cuối tiết học học viên có thể - Biết được mong đợi của họ được đáp ứng từ khoá học, những mong đợi nào không được đáp ứng - Nắm rõ được thời gian, phạm vi, mục tiêu và phương pháp đào tạo của chương trình. II.Giáo cụ - Các miếng giấy nhỏ và bút - Máy tính, máy chiếu Projector III. Các bước thực hiện 1. Phát mỗi học viên (hoặc nhóm) một mảnh giấy và yêu cầu họ ghi ra những mong đợi của họ từ khoá học này. 2. Tổng hợp các mong đợi của học viên. Phân loại và trả lời/giải thích những mong đợi của họ có thể đạt được và không thể đạt được sau khoá học này. 3. Giới thiệu chương trình đào tạo. Nhấn mạnh những mong đợi được thoả mãn của học viên được thoả mãn sau khoá học và những mong đợi không được thoả mãn sau khoá học này. 4. Giới thiệu mục tiêu, phương pháp và tài liệu của khoá học. 4.1. Mục tiêu chung Trang bị cho các cán bộ quản lý của các hiệp hội và hợp tác xã nghề cá những kiến thức về quản lý điều hành, quản lý tài chính nhằm nâng cao năng lực hoạt động cũng như việc sử dụng các nguồn lực tài chính của hội nghề nghiệp và hợp tác xã hiệu quả hơn và theo hướng ổn định, bền vững 4.2. Mục tiêu cụ thể - Lý thuyết về quản lý điều hành các hiệp hội và hợp tác xã quy mô nhỏ - Lý thuyết tài chính đối với đơn vị kinh tế quy mô nhỏ. - Phân tích đặc điểm của các hiệp hội và hợp tác xã nghề cá trên địa bàn tỉnh Nghệ An - Các phương pháp và công cụ để điều hành hiệp hội và hợp tác xã một cách hiệu quả theo hướng tối đa hóa lợi nhuận - Công cụ và phương thức sử dụng, phát huy các nguồn tài chính của đơn vị 3 IV. Phương pháp giảng dạy - Khoá học được thiết kế phù hợp với đối tượng trên cơ sở kết hợp phương pháp cùng tham gia, lấy người học làm trung tâm và cách tiếp cận thông qua trải nghiệm. - Có kết hợp giữa lý thuyết và những ví dụ thực tế trong quá trình đào tạo. 4 Bài 2 Các Khái niệm cơ bản I. Mục tiêu Học xong bài này học, viên có khả năng: - Khái niệm được hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã là gì? - Phân biệt được sự giống và khác nhau giữa hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã ? II. Giáo cụ - Các miếng giấy nhỏ và bút - Máy tính, máy chiếu Projector III. Các bước thực hiện 1. Bắt đầu bằng câu hỏi học viên khái niệm hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã là gì? 2. Phát mỗi học viên (hoặc nhóm) một mảnh giấy và yêu cầu họ ghi ra khái niệm của họ hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã là gì? 3. Đề nghị mỗi nhóm cử một người đọc khái niệm của nhóm mình sau đó dán lên giấy A0. 4. Dựa vào các khái niệm của học viên, cố gắng đi đến một khái niệm mà mọi người đều nhất trí hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã là gì. Các yếu tố chính trong khái niệm đó cần nêu bật được hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức hợp tác xã. 5. Các yếu tố chính trong khái niệm đó cần nêu bệt được: - Mục đích kinh tế của 2 loại hình kinh tế - Qui mô sản xuất của hai loại hình này - Nguyên tắc tổ chức IV. Nội dung 1. Hiệp hội - K/N: Hiệp hội là tổ chức xã hội- nghề nghiệp, của các cá nhân, doanh nghiệp Việt Nam thuộc mọi thành phần kinh tế, hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, kinh doanh. - Mục đích: Hiệp hội là liên kết, hợp tác, hỗ trợ nhau về kinh tế – kỹ thuật trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, nâng cao giá trị sản phẩm, đại diện và bảo vệ lợi ích hợp pháp của hội viên; góp phần tạo thêm việc làm, cải thiện đời sống của người lao động, nhà sản xuất. - Nguyên tắc hoạt động của Hiệp hội 5 + Tự nguyện, tự quản. + Tự trang trải về kinh phí + Bình đẳng với mọi hội viên - Bộ máy quản lý và điều hành của Hiệp hội + Đại hội toàn thể hội viên, + Hội nghị toàn thể hội viên, + Ban Chấp hành, + Chủ tịch Hiệp hội, + Tổng thư ký Hiệp hội, + Văn phòng Hiệp hội, + Ban Kiểm tra, + Các Ban chuyên môn, + Các Văn phòng đại diện và các chi hội, + Các tổ chức thuộc Hiệp hội. 2. Hợp tác xã - Khái niệm: Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể do các cá nhân, hộ gia đình, pháp nhân (sau đây gọi chung là xã viên) có nhu cầu, lợi ích chung, tự nguyện góp vốn, góp sức lập ra để phát huy sức mạnh tập thể của từng xã viên tham gia hợp tác xã, cùng giúp nhau thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất, kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất, tinh thần, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. - Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của hợp tác xã Hợp tác xã tổ chức và hoạt động theo các nguyên tắc sau đây: 1. Tự nguyện: mọi cá nhân, hộ gia đình, pháp nhân có đủ điều kiện theo quy định của Luật này, tán thành Ðiều lệ hợp tác xã đều có quyền gia nhập hợp tác xã; xã viên có quyền ra hợp tác xã theo quy định của Ðiều lệ hợp tác xã; 2. Dân chủ, bình đẳng và công khai: xã viên có quyền tham gia quản lý, kiểm tra, giám sát hợp tác xã và có quyền ngang nhau trong biểu quyết; thực hiện công khai phương hướng sản xuất, kinh doanh, tài chính, phân phối và những vấn đề khác quy định trong Ðiều lệ hợp tác xã; 3. Tự chủ, tự chịu trách nhiệm và cùng có lợi: hợp tác xã tự chủ và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh; tự quyết định về phân phối thu nhập. Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ nộp thuế và trang trải các khoản lỗ của hợp tác xã, lãi được trích một phần vào các quỹ của hợp tác xã, một phần chia theo vốn 6 góp và công sức đóng góp của xã viên, phần còn lại chia cho xã viên theo mức độ sử dụng dịch vụ của hợp tác xã; 4. Hợp tác và phát triển cộng đồng: xã viên phải có ý thức phát huy tinh thần xây dựng tập thể và hợp tác với nhau trong hợp tác xã, trong cộng đồng xã hội; hợp tác giữa các hợp tác xã trong nước và ngoài nước theo quy định của pháp luật. - Tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy điều hành 1. Ban quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, thuê hoặc chấm dứt hợp đồng thuê Chủ nhiệm hợp tác xã theo nghị quyết của Ðại hội xã viên; b) Bổ nhiệm, miễn nhiệm các Phó chủ nhiệm hợp tác xã theo đề nghị của Chủ nhiệm hợp tác xã. 2. Trưởng Ban quản trị hợp tác xã có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Ðại diện hợp tác xã theo pháp luật; b) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Ban quản trị; c) Triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Ban quản trị, Ðại hội xã viên; d) Chịu trách nhiệm trước Ðại hội xã viên và Ban quản trị về công việc được giao; đ) Ký các quyết định của Ðại hội xã viên và Ban quản trị; e) Các quyền và nhiệm vụ khác do Ðiều lệ hợp tác xã quy định. 3. Chủ nhiệm hợp tác xã có các quyền và nhiệm vụ sau đây: a) Thực hiện kế hoạch hoạt động sản xuất, kinh doanh và điều hành các công việc hàng ngày của hợp tác xã; b) Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban quản trị hợp tác xã; c) Ký kết các hợp đồng nhân danh hợp tác xã do Ban quản trị hợp tác xã ủy quyền; d) Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Ban quản trị hợp tác xã; đ) Ðề nghị với Ban quản trị về phương án bố trí cơ cấu tổ chức hợp tác xã; e) Tuyển dụng lao động theo ủy quyền của Ban quản trị hợp tác xã; g) Các quyền khác được quy định tại Ðiều lệ hợp tác xã, nghị quyết của Ðại hội xã viên hoặc theo hợp đồng ký kết với Ban quản trị hợp tác xã. Khi vắng mặt, Chủ nhiệm ủy quyền cho một Phó chủ nhiệm điều hành công việc của hợp tác xã. 7 Trường hợp Chủ nhiệm hợp tác xã là xã viên hoặc thành viên Ban quản trị hợp tác xã thì ngoài việc phải thực hiện đầy đủ các quyền và nhiệm vụ của Chủ nhiệm hợp tác xã theo quy định của Ðiều này, phải thực hiện các quyền và nghĩa vụ của xã viên hoặc thành viên Ban quản trị hợp tác xã. Trường hợp Chủ nhiệm hợp tác xã được thuê thì phải thực hiện đầy đủ các quyền và nhiệm vụ của Chủ nhiệm hợp tác xã quy định tại Ðiều này và tại hợp đồng thuê Chủ nhiệm hợp tác xã. Chủ nhiệm hợp tác xã được tham gia các cuộc họp của Ban quản trị và Ðại hội xã viên nhưng không được quyền biểu quyết và không được hưởng các quyền khác của xã viên, thành viên Ban quản trị hợp tác xã. Ban kiểm soát 1. Ban kiểm soát là bộ máy giám sát và kiểm tra mọi hoạt động của hợp tác xã theo đúng pháp luật và Ðiều lệ hợp tác xã. 2. Ban kiểm soát do Ðại hội xã viên bầu trực tiếp. Số lượng thành viên Ban kiểm soát do Ðiều lệ hợp tác xã quy định; hợp tác xã có ít xã viên có thể chỉ bầu một kiểm soát viên. 3. Tiêu chuẩn thành viên Ban kiểm soát như tiêu chuẩn thành viên Ban quản trị. Thành viên Ban kiểm soát không được đồng thời là thành viên Ban quản trị, kế toán trưởng, thủ quỹ của hợp tác xã và không phải là cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của họ. 4. Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát theo nhiệm kỳ của Ban quản trị. Quyền và nhiệm vụ của Ban kiểm soát Ban kiểm soát có các quyền và nhiệm vụ sau đây: 1. Kiểm tra việc chấp hành Ðiều lệ, Nội quy hợp tác xã và nghị quyết của Ðại hội xã viên; 2. Giám sát hoạt động của Ban quản trị, Chủ nhiệm hợp tác xã và xã viên theo đúng pháp luật và Ðiều lệ, Nội quy hợp tác xã; 3. Kiểm tra về tài chính, kế toán, phân phối thu nhập, xử lý các khoản lỗ, sử dụng các quỹ của hợp tác xã, sử dụng tài sản, vốn vay và các khoản hỗ trợ của Nhà nước; 4. Tiếp nhận các khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công việc của hợp tác xã; giải quyết hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của Ðiều lệ hợp tác xã; 5. Dự các cuộc họp của Ban quản trị; 8 6. Thông báo kết quả kiểm tra cho Ban quản trị hợp tác xã và báo cáo trước Ðại hội xã viên; kiến nghị với Ban quản trị, Chủ nhiệm hợp tác xã khắc phục những yếu kém trong sản xuất, kinh doanh của hợp tác xã và giải quyết những vi phạm Ðiều lệ, Nội quy hợp tác xã; 7. Yêu cầu những người có liên quan trong hợp tác xã cung cấp tài liệu, sổ sách, chứng từ và những thông tin cần thiết để phục vụ công tác kiểm tra nhưng không được sử dụng các tài liệu, thông tin đó vào mục đích khác; 8. Chuẩn bị chương trình nghị sự và triệu tập Ðại hội xã viên bất thường khi có một trong các trường hợp sau đây: a) Khi có hành vi vi phạm pháp luật, Ðiều lệ, Nội quy hợp tác xã và nghị quyết của Ðại hội xã viên, Ban kiểm soát đã yêu cầu mà Ban quản trị không thực hiện hoặc thực hiện không có kết quả các biện pháp ngăn chặn; b) Ban quản trị không triệu tập Ðại hội xã viên bất thường theo yêu cầu của xã viên quy định tại khoản 4 Ðiều 21 của Luật này. 9 Bài 3 Lý thuyết quản trị và điều hành HTX qui mô nhỏ I. Mục tiêu Sau khi học xong phần này, học viên có thể hiểu được - Khái niệm quản trị và điều hành ? - Làm quen với các phương tiện quản trị (kế hoạch năm, phân công, điều khiển các buổi họp) - Tìm hiểu và phân tích tình hình tài chính của HTX (Báo cáo kết quản và bảng tổng kết tài sản) - Xác định được các phương tiện quản trị để lồng ghép vào thực tế II. Giáo cụ - Các miếng giấy nhỏ - Giấy A0, máy tính, máy chiếu Projector III. Các bước 1.Bắt đầu bằng câu hỏi học viên thế nào là thị trường? 2. Yêu cầu học viên viết vào các miếng giấy nhỏ những hiểu biết về quản trị và điều hành, cho ví dụ cụ thể. 3. Thu lại, phân loại, rồi dán lên một tờ giấy to A0. 4. Dựa vào các hiểu biết về khái niệm đó, cố gắng đi đến một khái niệm mà mọi người đều nhất trí về quản trị và điều hành. 5. Tương tự, yêu cầu các học viên cho biết các phương thức quản trị và điều hành HTX? 6. Chia các học viên thành các nhóm (chia hoc viên theo nhóm ngành nghề hay theo kinh nghiệm sản xuất các loại sản phẩm cụ thể) 7. Yêu cầu các nhóm viết ra tờ giấy lớn A0 các nội dung của chính của các phương thức quản trị và điều hành trong HTX. 8. Đại diện từng nhóm báo cáo phần thảo luận của nhóm, thành viên của các nhóm khác theo dõi và đặt ra câu hỏi thảo luận. 9. Giáo viên tổng hợp và đưa ra những vấn đề chung phương thức quản trị và điều hành HTX. IV. Nội dung 1. Quản trị HTX Quản trị HTX liên quan đến đời sống dân chủ, những phương thức quan trọng, nguồn nhân lực và sự quan sát theo dõi các kết quả của HTX. Quản trị là nhiệm vụ của các thành viên ban quản trị. 10 - Ban quản trị chịu trách nhiệm quản trị HTX, các quản trị viên tập hợp lại thành ban quản trị, có nhiệm vụ: - Đại diện cho các xã viên - Quản lý đời sống dân chủ - Điều hành các hoạt động của hợp tác xã - Quyết định các mục tiêu chiến lược - Quyết định các chính sách quản trị nhân viên - Quyết định các chính sách phục vụ xã viên - Quyết định thu nhận giám đốc - Báo cáo hàng năm về các hoạt động của hợp tác xã và của chính ban quản trị cho đại hội xã viên 2. Điều hành hợp tác xã là gì Điều hành liên quan đến việc điều động tất cả các hoạt động cụ thể hàng ngày của HTX. Trách nhiệm điều hành thuộc về chủ nhiệm điều hành và các nhân viên. - Chủ nhiệm và nhân viên có nhiệm vụ + Soạn thảo kế hoạch, tổ chức, điều động, kiểm tra các hoạt động HTX theo các mục tiêu được xác định bởi ban quản trị + Có trách nhiệm và quyền hạn giống như ở các doanh ghiệp tư nhân khác. + Chủ nhiệm tham gia vào các cuộc họp của ban quản trị, nhưng không có quyền bầu cử. + Báo cáo cho ban quản trị các hoạt động đã được thực hiện của HTX + Thu nhận nhân viên theo khung bố trí nhân sự dự kiến, được thông qua bởi ban quản trị. 3. Cách thức quản trị và điều hành HTX 3.1. Kế hoạch thực hiên hiện năm Kế hoạch thực hiện năm thể hiện các hoạt động mà hợp tác xã cần thực hiện trong năm đó. Bảng kế hoạch bao gồm các phần sau: a. Phân tích tình hình HTX - Đó là một khảo sát tình hình HTX. Để soạn thảo kế hoạch năm sau, phải biết tình hình của những năm trước và hiện tại của HTX. Cách làm là liệt kê các điểm mạnh, điểm yếu của HTX. 11 Điểm mạnh Điểm yếu b. Theo trình tự ưu tiên, xác định những mục tiêu cụ thể và có thể thực hiện trong năm tới. Cần phải xác định các mục tiêu hiện thực. Phải luôn tự hỏi răng các mục tiêu này có đủ cụ thể và có thể thực hiện trong năm tới không? Mục tiêu năm tới Có thể thực hiện c. Đối với mỗi mục tiêu, xác định những chỉ số để có thể kiểm tra Cần phải ghi rõ số lượng, số tiền, chất lượng, thời gian. Phải đặt các chỉ tiêu cụ thể có thể đo một cách dễ dàng. Mục tiêu Các chỉ tiêu cụ thể d. Soạn thảo kế hoạch hoạt động để đạt tới các mục tiêu Cần phải ghi tất cả các hoạt động phải thực hiện cho mỗi mục tiêu Mục tiêu Các hoạt động e. Đối với mỗi hoạt động hay mỗi nhóm hoạt động, cần phải xác định + Ai là người chịu trách nhiệm + Những người tham gia hoạt động 12 + Hoạt động được tiến hành khi nào và trong bao lâu + Làm thế nào để thực hiện + Những phương tiện vật chất cần thiết + Những phương tiện tài chính cần thiết + Các phương tiện này từ đâu đến f. Ghi rõ ai, bằng cách nào, khi nào sẽ theo dõi, kiểm tra đánh giá kế hoạch Cần phải theo dõi định kỳ việc thực hiện kế hoạch, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý. Cần có sự kiểm tra để kế hoạch được thực hiện tốt, và đánh giá để chỉnh sửa khi cầ thiết, hoặc dựa vào đó để làm kế hoạch tiếp theo sau. 3.2. Phân tích khả thi a. Mục tiêu Hiểu được tầm quan trọng của sự phân tích tính khả thi - Biết được những thành phần của một phân tích tính khả thi + Phân tích thị trường. + Phân tích tính khả thi kỹ thuật. + Phân tính tính khả thi về tài chính b. Nội dung * Thế nào là phân tích tính khả thi của một hoạt động kinh tế Đó là việc nghiên cứu và đánh giá mà chúng ta cần phải làm để xem xét một hoạt động kinh tế có khả năng thực hiện được hay không và có đem lại lợi nhuận hay không. * Làm thế nào để thực hiện một phân tích về tính khả thi kinh tế 1) Chọn một ý tưởng và mô tả hoạt động mà chúng ta nghĩ là phải thực hiện được - Chúng ta luôn có nhiều ý tưởng về các hoạt động kinh tế mới mẻ mà chúng ta mong muốn tiến hành để sinh lời. Trong số rất nhiều các ý tưởng này, chúng ta phải chọn một ý tưởng theo một số tiêu chuẩn nào đó, sau đó chúng ta phân tích tính khả thi của nó. Để sắp xếp thứ tự cho các ý tưởng về dự án làm ăn, chúng ta cần phải: + Lập một danh sách các ý tưởng về dự án (và thứ tự và số lượng ý tưởng không quan trọng) + Suy nghĩ kỹ để biết động cơ của ý tưởng này là gì? + Những lợi ích mà ý tưởng đó mang lại cho chúng ta là gì. Chúng ta phải đo lường những lợi ích đó một cách cụ thể và thực tế. 13 + Phân tích rõ đâu sẽ là những khó khăn hoặc bất lợi khi thực hiện ý tưởng trên. + Thiết lập một trật tự để xem đâu là mức độ quan trọng trong các ý tưởng của dự án khi được thực hiện. Đặt lên hàng đầu ý tưởng được xem là ưu hạng và cứ thế tiếp tục. - Sau khi chọn một hoạt động đầy triển vọng như vậy, chúng ta phải mô tả nó. Cần xem xét đến những điểm sau: + Tóm tắt hoạt động + Ai sẽ là người thực hiện hoạt đông này + Khi nào thực hiện và thời gian kéo dài bao lâu + Hoạt động sẽ được thực hiện theo cách nào Sản phẩm SX tại đâu và như thế nào? Sản phẩm sẽ bán tại đâu, như thế nào và bán cho ai? - Hoạt động sẽ được thực hiện với nguồn tài nguyên thiên nhiên, nhân lực, vật lực và tài chính nào? - Chúng ta sẽ tìm ở đâu những thông tin cần thiết để thực hiện hoạt động này? - Cần phải làm gì về mặt pháp lý. 2) Phân tích thị trường: Xác định rõ là có khách hàng hay không? Chúng ta phải xác định rõ có hay không một thị trường cho sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta. Điều đó có nghĩa là trong khi xem xét chất lượng, số lượng và giá cả của sản phẩm, chúng ta cần phải đánh giá đúng tiềm năng khách hàng của chúng ta. Để phân tích thị trường, chúng ta cần phải làm những bước sau đây - Tìm nơi chúng ta có thể sẽ bán sản phẩm của mình + Chúng ta sẽ bán sản phẩm của mình vào thị trường hay trong một hội chợ? + Chúng ta sẽ bán cho người trung gian, cho HTX, cho câu lạc bộ, cho những khách hàng đặc biệt hay cho các doanh nghiệp. - Phối kiểm lại những khách hàng có tiềm năng và một khi đã hoạt động thương nghiệp, chúng ta đừng quên khách hàng là thượng đế + Tìm biết xem giá cả mà những khách hàng có tiềm năng của chúng ta thường hay trả. + Họ muốn sản phẩm của chúng ta như thế nào? (chất lượng, khối lượng, kích cỡ, màu sắc) 14 + Khi nào họ muốn có sản phẩm của chúng ta + Họ sẽ mua bao nhiêu? Điều quan trọng là phải biết thực sự khách hàng của chúng ta muốn gì để chúng ta cung cấp cấp cho họ những thứ mà họ cần. - Phối kiểm lại xem có những nhà sản xuất nào khác (người cạnh tranh) bán cùng sản phẩm hoặc cùng dịch vụ như chúng ta. + Phối kiểm lại giá bán và những đặc tính của sản phẩm của người cạnh tranh. + Cũng phải phối kiểm lại để xem toàn bộ khối lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hiện đang có mặt trên thị trường để xem chúng thừa hoặc thiếu. - Khảo sát để xem làm thế nào sản phẩm hoặc dịch vụ được đưa đến nơi tiêu thụ: + Ai bán sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta? + Người này sử dụng phương tiện vận tải gì? + Để đến nơi bán, người này tốn bao nhiêu thời gian, đi lại lúc nào và đi lại bao nhiêu lần? + Nếu chúng ta đi bán sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta, chúng ta sẽ tốn kém thêm bao nhiêu? 3) Phân tích tính khả thi kỹ thuật: Xác định rõ sự vận hành của hoạt động kinh tế Dựa trên những đánh giá của chúng ta về khách hàng và về khối lượng sản phẩm dự định sản xuất, chúng ta phải rà soát xem chúng ta có đủ phương tiện vaatj chất cần thiết để thực hiện hoạt động này hay không. Chúng ta cần phải tự đặt cho mình mấy câu hỏi sau đây: Nếu là dự án nông nghiệp thực phẩm - Đất đai có đủ lớn? Nếu không, phải tính toán việc thuê đất và các phương thức khai thác đất. - Chúng ta có thể mua được hạt giống tốt không? - Chúng ta có đủ công cụ, máy móc và kho bãi không? Nếu không, giá cả thuê mướn, mua sắm và xây dựng hết bao nhiêu? - Chúng ta có đủ kiến thức cần thiết về sản xuất, nuôi trồng hoặc về trường hợp gia súc bị bệnh thì sao? Chúng ta có cần trợ giúp kỹ thuật không? - Chúng ta có đủ số lượng heo gà? Nếu không tiền mua chúng hết bao nhiêu? Chúng ta có đủ thức ăn cho chúng? Chúng ta mua thức ăn ở đâu? Nếu là một dịch vụ thương nghiệp hoặc một nhà máy 15 - Chúng ta sẽ mua đồ đạc, rau cải, quần áo hoặc các thứ khác ở đâu? - Chúng ta có một nơi chốn thích đáng để đặt cửa hiệu, doanh nghiệp hoặc cơ xưởng? - Chúng ta biết cách làm thế nào để chế tạo, sản xuất và buôn bán? - Chúng ta có thể có được sự trợ giúp kỹ thuật không? - Chúng ta có cần một người khác để lo vấn đề buôn bán? Có cần là một người đáng tin cây không? 4) Phân tích tính khả thi tài chính: Tính toán chi phí và lợi tức cuả hoạt động kinh tế này. - Khi đã biết được số lượng, nơi bán và những gì cần cho sản xuất, đó là lúc phải tính toán những chi phí cho sản xuất một cách chính xác nhất. Chi phí sản xuất bao gồm cả những chi phí cho hoạt động thương mại. + Lưu ý: Chi phí sản xuất phải được tính toán cho đến lúc chúng ta lấy được số tiền bán đầu tiên để không làm ngưng hoạt động sản xuất. - Tiếp đó, phải tính toán số tiền cần thiết để khởi động hoạt động kinh tế: mua máy móc, mua gia súc, thuê chỗ - Khi thêm chi phí sản xuất vào số tiền mà chúng ta cần có để khở sự, chúng ta ta đã nắm được tổng số tiền chúng ta cần có cho hoạt động kinh tế. Đay chính là lúc chúng ta phải tự hỏi chúng ta có tiền hay không hoặc chúng ta sẽ vay mượn nơi đâu. - Nếu cần thiết phải vay mượn, xin đừng quên rằng chúng ta phải trả tiền lời, do đó phải tính tiền lời trong chi phí sản xuất. - Chúng ta cần phải tính xem sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta phải được bán với giá nào trong khi xem xét chi phí sản xuất của chúng ta và giá bán ra của người cạnh tranh với chúng ta. Một khi chúng ta đã xác định được giá của mỗi đơn vị, lúc đó chúng ta có thể tính được lời dự kiến. - Sau khi đã xác định chi phí sản xuất và tiền lời dự kiến, chúng ta có thể đánh giá được mức lời của hoạt động kinh tế. 5) Quyết định chúng ta có thực hiện hoạt động này hay không? Điều quan trọng là trả lời các câu hỏi sau đây: Có Không 1. Có một thị trường cho sản phẩm hoặc dịch vụ của chúng ta hay không? 2. Về phương diện kỹ thuật, có khả năng khở sự hoạt 16 động hay chưa? 3. Về phương diện tài chính, hoạt động có tính khả thi hay không? Nếu tất cả các câu trả lời là tích cực thì hoạt động có thể được khởi sự, cũng có thể so sánh nhiều hoạt động với nhau và chọn hoạt động có tính khả thi nhất. 3.3. Hướng dẫn thực hiện một cuộc họp a. Chương trình hội nghị - Chủ nhiệm với sự trợ giúp của giám đốc hợp tác xã và thư ký của hội đồng quản trị có trách nhiệm chuẩn bị chương trình hội nghị. + Khai mạc + Đọc và phê chuẩn biên bản họp lần trước + Kiểm tra việc thực hiện các quyết định trong cuộc họp lần trước. + Báo cáo của chủ nhiệm, giám đốc và các bộ phận + Những công việc trong thời gian tơi + Các thông tin cần thiết khác b. Triệu tập cuộc họp Chương trình hội nghị cần gửi cho các thành viên ban quan trị vài ngày trước khi hội nghị. Sư triệu tập một cuộc họp có thể được thực hiện bằng nhiều cách 1. Chủ tịch, thư ký hay người đưa tin đến mời trực tiếp 2. Có thể mời qua điện thoại 3.Có thể dùng các phương tiện khác được chấp nhận bởi ban tổ chức. 4. Cuộc họp cũng có thể được triệu tập trong một ngày định sẵn của mỗi tháng. c. Tài liệu cuộc họp Tuỳ theo các chủ đêf ghi trong chương trình hội nghị, các thành viên ban quản trị cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết liên quan đến các quyết định đưa ra. Hơn nữa trong buổi họp, cần phải có những tài liệu sau: + Sổ ghi biên bản thảo luận + Các điều lệ và qui chế của HTX + Ngân sách và tình hình tài chính + Luật HTX d. Diễn biến hội nghị 17 Những chủ đế của hội nghị sẽ được thảo luận theo thứ tự - Chủ nhiệm cần theo dõi việc đúc kết các quyết định với sự tôn trọng ý kiến của đa số thành viên ban quản trị có mặt. - Điều quan trọng nhất là tất cả cá ý kiến đều được thảo luận. - Những tranh luận, bàn cãi trong buổi họp phải giữ kín, chỉ công bố các kết quả và quyết định cuối cùng mà thôi e. Biên bản cuộc họp - Quyển sổ biên bản là bản ghi nhớ chính thức của HTX. - Quyển sổ biên bản này được chính thư ký ghi chép. - Biên bản được đọc và thông qua hội nghị - Biên bản được ký tên bởi thư ký và chủ tịch ngay sau được thông qua cuộc họp. f. Thông tin - Sau buổi họp, thư ký thông báo cho tất cả những người có liên quan đến các quyết định đưa ra. - Chủ nhiệm có trách nhiệm theo dõi sự tiến hành các quyết định bằng cách: + Kiểm tra lại sự thực hiện từng quyết định mỗi lần họp + Liên lạc thường xuyên với những người thực hiện để đảm bảo sự tiến triển của các hoạt động. 18 Bài 4 Lý thuyết tài chính đối với các đơn vị kinh tế quy mô nhỏ I. Mục tiêu Sau khi học xong phần này, học viên có thể hiểu được - Khái niệm tài chính HTX ? - Tìm hiểu và phân tích tình hình tài chính của HTX (Báo cáo kết quản và bảng tổng kết tài sản) - Xác định được các phương tiện quản trị để lồng ghép vào thực tế II. Giáo cụ - Các miếng giấy nhỏ - Giấy A0, máy tính, máy chiếu Projector III. Các bước 1. Bắt đầu bằng câu hỏi học viên thế nào là tài chính? 2. Yêu cầu học viên viết vào các miếng giấy nhỏ những hiểu biết về tài chính của HTX. 3. Thu lại, phân loại, rồi dán lên một tờ giấy to A0. 4. Dựa vào các hiểu biết về khái niệm đó, cố gắng đi đến một khái niệm mà mọi người đều nhất trí về tài chính HTX. 5. Giáo viên tổng hợp và đưa ra những vấn đề chung tài chính và phân tích tài chính HTX. IV. Nội dung 1. Tài chính 1.1. Khái niệm Tài chính phản ánh các quan hệ phân phối của cải xã hội dưới hình thức giá trị. Phát sinh trong quá trình hình thành, tạo lập, phân phối các quỹ tiền tệ của các chủ thể trong nền kinh tế nhằm đạt mục tiêu của các chủ thể ở mỗi điều kiện nhất định Tài chính được đặc trưng bằng sự vận động độc lập tương đối của tiền tệ chủ yếu với chức năng phương tiện thanh toán và phương tiện cất trữ trong quá trình tạo lập và sử dụng các quỹ tiền tệ đại diện cho sức mua nhất định ở các chủ thể kinh tế - xã hội. Tài chính phản ánh tổng hợp các mối quan hệ kinh tế nảy sinh trong quá trình phân phối các nguồn tài chính thông qua việc tạo lập hoặc sử dụng các quỹ tiền 1.2. Đặc điểm tài chính của HTX 19 Theo luật HTX năm 2003, HTX hoạt động như một loại hình doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, tự chủ, tự chịu trách nhiệm các nghĩa vụ tài chính trong phạm vi vốn điều lệ, vốn tích luỹ và các nguồn vốn khác theo qui định của HTX. Về đặc điểm tài chính HTX được qui định tại chương V luật HTX 2003 như sau: - Theo điều 31 qui định vốn góp của xã viên Xã viên có thể góp vốn một lần ngay từ đầu hoặc nhiều lần; mức, hình thức và thời hạn góp vốn do Ðiều lệ hợp tác xã quy định.Mức vốn góp tối thiểu được điều chỉnh theo quyết định của Ðại hội xã viên. + Vệc trả lại vốn góp của xã viên căn cứ vào thực trạng tài chính của hợp tác xã tại thời điểm trả lại vốn sau khi hợp tác xã đã quyết toán năm và đã giải quyết xong các quyền lợi, nghĩa vụ về kinh tế của xã viên đối với hợp tác xã. Hình thức, thời hạn trả lại vốn góp cho xã viên do Ðiều lệ hợp tác xã quy định. - Theo điều 32 về huy động vốn + Hợp tác xã được vay vốn ngân hàng và huy động vốn bằng các hình thức khác theo quy định của pháp luật. + Hợp tác xã được huy động bổ sung vốn góp của xã viên theo quyết định của Ðại hội xã viên. + Hợp tác xã được nhận và sử dụng vốn, trợ cấp của Nhà nước, của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước do các bên thỏa thuận và theo quy định của pháp luật. - Theo điều 33 qui định về vốn hoạt động của HTX + Vốn hoạt động của hợp tác xã được hình thành từ vốn góp của xã viên, vốn tích luỹ thuộc sở hữu của hợp tác xã và các nguốn vốn hợp pháp khác. - Theo điều 34 Quỹ của HTX Hợp tác xã phải lập quỹ phát triển sản xuất và quỹ dự phòng theo hướng dẫn của Chính phủ; các quỹ khác do Ðiều lệ hợp tác xã và Ðại hội xã viên quy định phù hợp với điều kiện cụ thể của từng hợp tác xã. Tỷ lệ cụ thể trích lập các quỹ do Ðại hội xã viên quyết định. - Theo điều 37 phân phối lợi nhuận như sau 1. Sau khi thực hiện xong nghĩa vụ nộp thuế, lãi của hợp tác xã được phân phối như sau: a) Trả bù các khoản lỗ của năm trước (nếu có) theo quy định của pháp luật về thuế; 20 b) Trích lập quỹ phát triển sản xuất, quỹ dự phòng và các quỹ khác của hợp tác xã; chia lãi cho xã viên theo vốn góp, công sức đóng góp của xã viên và phần còn lại chia cho xã viên theo mức độ sử dụng dịch vụ của hợp tác xã. 2. Căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh nhu cầu tích luỹ để phát triển hợp tác xã, Ðại hội xã viên quyết định cụ thể tỷ lệ phân phối lãi hàng năm vào các khoản mục quy định. 2. Phân tích tài chính 2.1. Mục tiêu Phân tích tài chính là công cụ khoa học phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính của các đơn vị SXKD, là cơ sở khoa học để đưa ra những quyết định quản lý. Phân tích tài chính thực hiện tổng thể các phương pháp để đánh giá tình hình tài chính đã qua và hiện tại, giúp người phân tích đánh giá đưa ra những quyết định phù hợp. + Đối với nhà quản lý: Phân tích tài chính để đánh giá hoạt động của đơn vị, thực hiện cân bằng tài chính, khả năng sinh lời, khả năng thanh toántừ đó giúp ban chủ nhiệm đưa ra các quyết định theo chiều hướng phù hợp với tình hình thực tế của HTX. Đồng thời giúp HTX kiểm tra, kiểm soát các hoạt động SXKD cũng như hoạt động tài chính của mình. + Phân tích tài chính đối với các nhà đầu tư: Các nhà đầu tư thường quan tâm trực tiếp đến những quyết định của HTX, đặc biệt là các quyết định liên quan đến tính hình tài chính.. + Phân tích tài chính đối với người cho vay: Phân tích tài chính giúp cho họ khả năng hoàn trả vốn vay của HTX. + Đối với người lao động: Phân tích tài chính giúp cho họ định hướng đến khả năng thu nhập của mình và mức độ ổn định của các khoản thu nhập đó. Diều này giúp họ định hướng việc làm rõ ràng và gắn bó với HTX. 2.1. Các báo cáo tài chính Hiểu được quá khứ là bước mở đầu cần thiết để dự tính cho tương lai. Một trong những nguồn thông tin nội bộ quan trọng nhất của một HTX là các báo cáo tài chính. a. Bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán của một HTX phản ánh bức tranh về tất cả các nguồn ngân quỹ nội bộ và việc sử dụng các nguồn ngân quỹ đó tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối kế toán có 2 phần 21 - Tài sản (HTX đang sở hữu) - Nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu ( HTX có tài sản bằng những nguồn nào) Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu b. Báo cáo kết quả kinh doanh Nếu bảng cân đối cho thấy bức tranh về tài sản HTX tại một thời điểm cụ thể thì báo cáo kết quả kinh doanh trình bày doanh thu, chi phí và lợi nhuận của HTX trong một giai đoạn nhất định. 2.2. Các tỷ số tài chính Các tỷ số tài chính trả lời cho các câu hỏi quan trọng sau đây: - Mức độ hiệu quả trong kinh doanh của HTX ra sao? - HTX có mắc nợ nhiều không? - HTX có nên vay thêm nợ hay không? - Khả năng thanh toán tiền mặt của HTX ra sao? - HTX có thể dùng bao nhiêu tiền để mua tài sản lâu dài? - HTX hoạt động có hiệu quả hay không? Chúng ta sẽ sử dụng số liệu trên bảng Cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của HTX để tính toán và phân tích các tỷ số tài chính a. Tỷ số sinh lời Tỷ số sinh lời đo lường thu nhập của HTX với các nhân tố khác tạo ra lọi nhuận như doanh thu, tổng tài sản, vốn cổ phần. - Tỷ số về lợi nhuận gộp Tỷ số lợi nhuận gộp đo lường mức độ lợi nhuận gộp trên doanh thu trước khi kiểm tra các khoản chi phí khác. - Tỷ số sinh lợi trên doanh thu Tỷ số sinh lợi trên doanh thu thể hiện một đồng doanh thu tạo ra được bao nhiêu đồng lợi nhuận. - Tỷ số lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu 22 Tỷ số sinh lợi trên vốn chủ sở hữu đo lường khả năng sinh lợi từ một đồng vốn chủ sở hữu của HTX. - Tỷ số sinh lời trên tài sản Tỷ số sinh lời trên tài sản đo lường mức độ hiệu quả trong việc HTX sử dụng tài sản để tạo ra lợi nhuận. b. Tỷ số thanh toán - Tỷ số thanh toán hiện hành Tỷ số thanh toán hiện hành cho tháy có bao nhiêu tài sản có thể chuyển đổi thành tiền mặt để đảm bảo thanh toán các khoản nợ ngắn hạn. Tỷ số này đo lường khả năng trả nợ ngắn hạn và là dấu hiệu báo trước những khó khăn về tài chính sẽ sảy ra. c. Tỷ số nợ - Tỷ số vốn chủ sở hứu trên tài sản Tỷ số vốn chủ sở hữu trên tài sản cho thấy bao nhiêu phần trăm tài sản của HTX được hình thành từ vốn chủ sở hữu. d. Tỷ số hoạt động Lãnh đạo cần biết cách sử dụng những tài sản của HTX một cách hiệu quả. Nói cách khác, lãnh đạo HTX cần xác định những tài sản nào được dùng để tạo ra thu nhập và tài sản nào không thể sử dụng được thì nên thanh lý chúng. - Số vòng quay hàng tồn kho Số vòng quay hàng tồn kho là một tiêu chuẩn đánh giá HTX sử dụng hàng tồn kho của mình hiệu quả như thế nào. 23 - Thời gian thu hồi các khoản phải thu Các khoản phải thu là những hoá đơn bán hàng chưa thu tiền về do hợp tác xã thực hiện chính sách bán chịu và các khoản tạm ứng chưa thanh toán, khoản trả trước cho người bán - Hiệu suất sử dụng tài sản Tỷ số này đo luờng một đồng tài sản tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu. Bằng cách so sánh tỷ số này giữa những HTX cùng ngành nghề, chúng ta có thể đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản của HTX.