Bài giảng Tin học ứng dụng chăn nuôi thú y - Chương IV: Xây dựng trình chiếu với PowerPoint

95 Chương IV XÂY DỰNG TRÌNH CHIẾU VỚI POWERPOINT Làm việc trên Powerpoint là làm việc trên các tệp trình diễn (có phần mở rộng là *.PPT). Mỗi tệp trình diễn bao gồm các bản trình diễn (Slides) , chúng ñược sắp theo một thứ tự. Các bản trình diễn này chứa nội dung thông tin ta muốn trình bày. 1. KHỞI ðỘNG PHẦN MỀM POWERPOINT Có nhiều cách có thể khởi ñộng ñược phần mềm Powerpoint. Tuỳ vào mục ñích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà bạn có thể chọn một trong các cách sau ñây ñể khởi ñộng: Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows như sau: Start | Progams | Microsoft Powerpoint Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Powerpoint trên thanh công cụ, hoặc trên màn hình chính của Windows; Cửa sổ của Powerpoint xuất hiện như sau: * Cửa sổ phía trên gồm có 4 dòng như sau: 96 Theo thứ tự từ trên xuống các dòng ñó là: - Thanh tiêu ñề: Hiện ra tên tệp trình diễn, khi ta chưa ñặt tên máy sẽ cho tên mặc nhận là [Presentation1] hoặc [Presentation2] , ... . Khi ta ñặt tên thì sẽ hiện ra tên tệp , kiểu tệp là ppt , ví dụ [Bai tt so1.ppt] - Thanh Menu: Các mục chính của Powerpoint, kích chuột chọn một mục chính sẽ xuất hiện thanh menu dọc chứa các lệnh trong mục chính ñó, ta có thể kích chuột chọn một lệnh trong menu dọc. - Thanh công cụ: Bao gồm các biểu tượng của các lệnh hay dùng. ðể chọn một lênh ta kích chuột vào biểu tượng ñó. - Thanh ñịnh dạng: Dùng ñể ñịnh dạng dữ liệu, có thể chọn Font chữ, cỡ chữ, dáng chữ, chỉnh lề văn bản, v.v... - Thước: Bao gồm thước ño, lề trái, lề phải. Có thể di chuột ñể thay ñổi lề trái phải. * Cửa sổ phía dưới chia 3 phần như sau: - Bên trái là danh sách các Slide. - Ở giữa là vùng soạn thảo Slide. - Bên phải là Task pane (ngăn công việc, Ctrl + F1 ñể bật hoặc tắt) 2. QUẢN LÝ TỆP TRÌNH DIỄN 2.1. Mở một tệp trình diễn mới
C1: Kích chuột vào biểu tượng New trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+N
C3: Vào menu File/New, chọn bên Task Pane - Blank Presentation (bản trình diễn trắng), - From design template (lấy từ mẫu sẵn có) - From existing presentation (lấy từ tệp sẵn có) - Photo album 97 2.2. Mở tệp trình diễn ñã có trên ñĩa
C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+O
C3: Vào menu File/Open 1. Chọn nơi chứa tệp 2. Chọn tệp cần mở 3. Bấm nút Open ñể mở tệp Bấm nút Cancel ñể hủy lệnh mở tệp 2.3. Ghi tệp trình diễn vào ổ ñĩa (Save)
C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save As  Có thể chọn trong khung Save as type là:  Design template (*.pot) - ghi lại template (mẫu) của bản trình diễn ñể áp dụng cho bản trình diễn khác  PowerPoint Show (*.pps) – tạo tệp chỉ ñể trình chiếu mà không cho phép chỉnh sửa, in ấn. Khai báo các mục theo hộp thoại sau: 24/11/2007 Giới thiệu về PowerPoint 2003 7 Ghi tệp vào ổ ñĩa với tên khác (Save As)  Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới ñược tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ.
Vào menu File/Save As... 1. Chọn nơi ghi tệp 2. Gõ tên mới cho tệp 3. Bấm nút Save ñể ghi tệp Bấm nút Cancel ñể hủy lệnh ghi tệp 2.4. Ghi tệp trình diễn với tên khác 98 - Khi ghi tệp với 1 tên khác thì tệp cũ vẫn tồn tại, tệp mới ñược tạo ra có cùng nội dung với tệp cũ. - Vào menu File/Save As... Sau ñó khai báo các mục tương tự như mục 3.1. 3. RA KHỎI POWERPOINT
C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của PowerPoint.
C3: Vào menu File/Exit Nếu chưa ghi tệp vào ổ ñĩa thì xuất hiện 1 Message Box, chọn:  Yes: ghi tệp trước khi thoát,  No: thoát không ghi tệp,  Cancel: huỷ lệnh thoát. 4. QUẢN LÝ CÁC SLIDE 4.1. Thêm Slide mới ðể thêm một Slide mới vào bản trình diễn ta có thể làm theo 3 cách sau:
C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+M
C2: Nút New Slide trên thanh công cụ Formatting
C3: Vào menu Insert/New Slide  Slide mới sẽ ñứng ngay sau slide hiện tại.  Nếu muốn thêm 1 slide giống hệt slide hiện tại về cả nội dung và ñịnh dạng:  Vào menu Insert/Duplicate Slide Chọn kiểu slide trên Task Pane Ta chọn kiểu slide trên thanh Task pane. 4.2. Xoá Slide ðể xóa slide ta kích chuột trái chọn slide cần xóa rồi bấm nút Delete trên bàn phím. 4.3. Thay ñổi thứ tự các slide ðể thay ñổi thứ tự slide ta kích chuột trái vào slide, giữ và di ñến vị trí mới rồi nhả chuột. 5. CHỌN NỀN (BACKGROUND) CHO SLIDE Vào menu Format/Background... khi ñó sẽ có hộp thoại như sau: 99 Chọn nền cho slide Áp dụng cho tất cả các slide Áp dụng cho slide hiện tại Hủy thôi không áp dụng Xem trước trên slide thực trước khi áp dụng Khung xem trước 6. GÕ VĂN BẢN TRÊN SLIDE * Trên slide: nhập ký tự vào những hộp văn bản (text box) * Các ký tự trong mỗi textbox có thể ñược ñịnh dạng trên thanh công cụ Formatting hoặc qua menu Format/Font... tương tự như Word. * Có thể tạo thêm text box (menu Insert/Text box) và ñặt chúng ở những vị trí mong muốn bằng cách di chuột vào viền text box, nhấn giữ trái chuột và di ñến vị trí mới. * Chèn ký tự ñặc biệt vào text box: - ðặt con trỏ chuột tại nơi muốn chèn ký tự ñặc biệt - Vào menu Insert/Symbol... Khi ñó sẽ xuất hiện hộp thoại, ta khai báo các mục như sau: Chọn Font chứa các ký tự ñặc biệt, khung bên dưới sẽ liệ t kê các ký tự ñặc biệt của font vừa chọn Chọn ký tự ñặc biệt rồ i nhấnnút Insert ñể chèn vào văn bản * Tạo ñề mục - Bullets and Numbering ðể cho trình chiếu ñược hiệu quả ta cần tạo các ñề mục với Bullets and Numbering Chọn các mục Format  Bullets and Numbering Khi ñó sẽ xuất hiện hộp thoại, ta chọn một kiểu thích hợp. 7. CHỌN MẪU (TEMPLATE) BẢN TRÌNH DIỄN Powerpoint cung cấp rất nhiều các mẫu slide ñịnh dạng sẵn trên nhiều lĩnh vực báo cáo khác nhau như: báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu của công ty; giới thiệu sản phẩm mới; trình diễn các khoá ñào tạo; Bạn nên sử dụng tối ña các mẫu có sẵn này vào slide của mình vì nó rất ña dạng về mẫu mã và ñược thiết kết rất công phu, hợp lý. 100 ðể chọn ta vào menu Format/Slide Design... sẽ xuất hiện hộp thoại sau:  Chọn một kiểu Template,  Ấn nút App ly. Cách khác ñể chọn mẫu cho bản trình diễn ta có thể chọn mục Slide Design trên task pane, sau ñó chọn một mẫu phù hợp. 8. TRÌNH DIỄN (CONT) SLIDE 8.1. Xem các Slide Có thể xem các slide theo 3 kiểu: Normal View, Slide Sorter View, Slide Show Ta có thể chọn các kiểu này thông qua Menu View hoặc kích chuột vào các nút ở góc dưới bên trái màn hình: Slide Sorter View Normal View Slide Show 8.2. Trình diễn Slide Trình diễn là quá trình thể hiện nội dung các slide ñã thiết kế ñược trong tệp trình diễn lên toàn bộ màn hình. Có nhiều cách ñể thực hiện trình diễn các slides: * C1: Ấn phím F5 ñể trình diễn từ slide ñầu tiên hoặc Shift+F5 ñể trình diễn từ slide hiện tại * C2: Vào menu View/Slide Show * C3: Vào menu Slide Show/View Show * Khi trình diễn, muốn: Nhảy ñến 1 slide khác không liền kề: Nháy chuột phải, chọn Go to slide... Sử dụng bút ñánh dấu những mục cần lưu ý: Nháy chuột phải, chọn Pointer Options... * Muốn chuyển ñến slide tiếp theo trong khi trình diễn, bạn nhấn trái chuột hoặc nhấn phím Enter; * ðể thoát khỏi chế ñộ trình diễn (show), ấn phím Esc 101 9. CHÈN HÌNH ẢNH, ÂM THANH, ðỒ THỊ VÀO SLIDE VÀ TẠO LIÊN KẾT 9.1. Chèn hình ảnh vào slide Chèn ảnh vào slide
Vào menu Insert/Picture Chèn ảnh từ kho ảnh của Microsoft Office Chèn chữ nghệ thuật Chèn ảnh từ 1 tệp ảnh trên ổ ñĩa
Lưu ý: Ảnh, ñồ thị... có thể ñược chèn vào slide bằng cách copy trực tiếp từ một chương trình khác như Word, Excel, ... Sử dụng thanh công cụ Drawing chèn vào slide các ñối tượng ảnh, các text box: Trên Powerpoint, ta phải dùng ñến thanh công cụ Drawing ñể ñưa văn bản (thông qua các Textbox) cũng như ñưa các khối hình vẽ lên Slide. Cách sử dụng thanh công cụ này giống hệt như sử dụng chúng trên phần mềm Word. 9.2. Chèn âm thanh và ñoạn phim Chèn âm thanh và ñoạn phim
Vào menu Insert/Movies and Sounds Chèn ñoạn phim: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ ñĩa Chèn âm thanh: từ CSDL Office, từ 1 tệp trên ổ ñĩa 9.3. Chèn ñồ thị 0 20 40 60 80 100 1st Qtr 2nd Qtr 3rd Qtr 4th Qtr East West North Chèn ñồ thị vào slide
Vào menu Insert/Chart... Một ñồ thị mặc ñịnh hiện ra cùng với bảng dữ liệu. Sửa bảng dữ liệu ñể có ñồ thị mong muốn. Menu hiện ra khi nháy chuột phải vào vùng trống của ñồ thị Lưu ý: Có thể vẽ ñồ thị trong Excel rồi copy và dán vào slide Chọn kiểu ñồ thị Chọn ñịnh dạng tiêu ñề, chú giải, ... Sửa 102 9.4. Chèn bảng
Vào menu Insert/Table... Nhập số cột Nhập số hàng Menu hiện ra khi bấm nút Table trên thanh công cụ Tables and Borders Thêm cột vào: bên trái, bên phải Thêm hàng vào: bên trên, bên dưới Xóa cột Xóa hàng Nhập ô Chia ô 9.5. Tạo các liên kết Có thể liên kết tới một ñối tượng là một tệp, một trang Web, một ñịa chỉ Email hoặc một Slide khác trong chính tệp trình diễn ñó. Cách tạo liên kết như sau: - Chọn chữ hoặc ñối tượng (vd: ảnh) ñể làm liên kết - Ấn Ctrl+K (hoặc chọn Menu Insert / Hyperlink hoặc nút Insert Hyperlink Khi ñó có hộp thoại sau: Chọn ñ ích l iên kết ñến là 1 tệp h oặc 1 trang web Chọn ñ ích l iên kết ñến là 1 s lide của ch ính bản trìn h d iễn này 10. TẠO HIỆU ỨNG ðỘNG CHO CÁC ðỐI TƯỢNG TRÊN CÁC SLIDE (ANIMATION EFFECT) Một trong những ñiểm mạnh của Powerpoint là khả năng thiết lập các hiệu ứng ñộng (Animation effect). Với các hiệu ứng này, thông tin trên slide sẽ ñược sinh ñộng hơn, hấp dẫn và thu hút người theo dõi hơn. Tuy nhiên cái gì cũng có mặt thuận và mặt nghịch của nó, do ñó ta cũng không nên quá lạm dụng vào các hiệu ứng hoạt hoạ này, tránh trường hợp người xem cảm thấy nhàm chán. 10.1. Tạo hiệu ứng ñộng ðể tạo hiệu ứng ñộng ta chọn các mục sau: Menu Slide Show/Custom Animation... → xuất hiện bên Task Pane cửa sổ như sau: 103 1. Chọn chữ hoặc ñối tượng cần tạo hiệu ứng 2. Bấm nút Add Effect có thể chọn các mục sau: - Entrance: gồm các hiệu ứng làm xuất hiện - Emphasis: gồm các hiệu ứng làm nhấn mạnh - Exit: gồm các hiệu ứng làm biến mất - Motion Paths: làm các ñối tượng chạy theo một ñường có dạng ñược chọn 3. Chọn một trong số các hiệu ứng cần thiết. Muốn bỏ hiệu ứng thì chọn trong danh sách rồi ấn nút Remove 10.2. Thay ñổi sự xuất hiện hiệu ứng ñối tượng Chọn hiệu ứng trong danh sách. xuất hiện các mục bên Task Pane như sau: 104 Ta có thể chọn các mục ñể thay ñổi sự xuất hiện hiệu ứng: * Start: Chọn thời ñiểm xuất hiện - On Click: khi kích chuột - With Previous: cùng hiệu ứng trước - After Previous: ngay sau hiệu ứng trước * Direction: Chọn hướng xuất hiện * Speed: Chọn tốc ñộ thực hiện * Effect Optio: thêm âm thanh khi hiệu ứng xuất hiện * Timing: hiệu ứng xuất hiện sau sau 1 khoảng thời gian ấn ñịnh * Re-Oder: Tăng hoặc giảm thứ tự xuất hiện 10.3. Tạo hiệu ứng ñộng khi chuyển slide ðể tạo hiệu ứng ñộng khi chuyển slide ta chọn các mục như sau: Menu Slide Show/Slide Transition Cửa sổ xuất hiện bên Task Pane như sau: Có thể chọn các mục ñể tạo hiệu ứng ñộng khi chuyển slide như sau: * Trong mục Apply to selected slides: Chọn kiểu hiệu ứng ñộng, mặc ñịnh chỉ áp dụng cho slide hiện tại * Modify transition: thay ñổi hiệu ứng ñộng - Speed: Chọn tốc ñộ thực hiện hiệu ứng - Sound: Chọn âm thanh khi chuyển slide * Advance slide: Chuyển sang slide kế tiếp khi - On mouse click: Chuyển sang slide kế tiếp khi kích chuột - Automatically after: Tự ñộng chuyển sang slide kế tiếp sau 1 khoảng thời gian. * Apply to All Slides: Áp dụng cho tất cả các slide 105 11. SLIDE MASTER Slide Master là bản thiết kế template, chứa các thông tin về template bao gồm: font chữ, vị trí và kích thước các text box, thiết kế nền và phối màu. ðể hiện Slide Master cần chọn các mục sau: Menu View/Master/Slide Master Trên Slide Master thực hiện thêm bớt các ñối tượng hoặc ñịnh dạng: font, vị trí, kích thước; chèn ảnh, biểu tượng; Những thiết kế trên Slide Master sẽ ñược áp dụng cho các ñối tượng tương ứng trên tất cả các slide của bản trình diễn. ðể hiện Slide Master ta chọn các mục: menu View/Master/Slide Master 12. TẠO CÁC LIÊN KẾT VÀ NHÓM CÁC ðỐI TƯỢNG 12.1. Tạo các liên kết ðể tạo các liên kết ta thực hiện các bước sau: 1. Chọn chữ hoặc ñối tượng (vd: ảnh) ñể làm liên kết 2. Ấn Ctrl+K (hoặc Menu Insert Hyperlink ) Khi ñó hộp thoại Insert Hyperlink sẽ xuất hiện: • Click to edit Master text styles – Second level • Third level – Fourth level » Fifth level Click to edit Master title style 106 Chọn một trong các mục sau: - Existing File or Web Page: Chọn ñích liên kết ñến là 1 tệp hoặc 1 trang Web - Places in this Document: Chọn ñích liên kết ñến là 1 slide của chính bản trình diễn này - Create New Document: Chọn ñích liên kết ñến là 1 slide của bản trình diễn mới. - E-mail Address: Chọn ñích liên kết ñến là một ñịa chỉ E-mail. 12.2. Nhóm các ñối tượng ðể nhóm các ñối tượng thành 1 khối ta thực hiện các mục sau: - Chọn các ñối tượng (Shift + Left click) - Nháy chuột phải trên chúng, chọn các mục Grouping/Group ðể bỏ nhóm các ñối tượng ta thực hiện các mục sau: Grouping/Ungroup 13. ðỊNH TRANG IN VÀ BẢN TRÌNH DIỄN 13.1. Tạo tiêu ñề ñầu trang và cuối trang (header and footer) ðể tạo tiêu ñề ñầu trang và cuối trang ta chọn các mục sau: View/Header and Footers Hộp thoại sau ñây sẽ xuất hiện: 107 - Date and time: Thêm ngày và giờ. - Update automatically: Tự ñộng cập nhật ngày, giờ hiện tại. - Fixed: Cố ñình ngày giờ - Silde number: Thêm số thứ tự Slide - Footer: Thêm tiêu ñề cuối trang. - Don’t show on title slide: Không hiển thị các lựa chọn trên ở slide tiêu ñề. - Aplly to All: Áp dụng cho tất cả các slide. - Apply: Áp dụng cho slide hiện tại. 13.2. ðịnh dạng trang ðể ñịnh trang in ta vào menu File/Page Setup, khi ñó có hộp thoại sau: - Slides sized for: Chọn mục ñích sử dụng của Slide. - Width: Chiều rộng - Height: Chiều cao - Number slides from: ñánh số Slide bắt ñấu từ - Orientation / Slides Hướng của slide trong các chế ñộ View: Normal, Sorter, Show + Chọn Portrait: Xoay dọc + Landscape: Xoay ngang - Orientation / Notes, handouts & outline: Hướng của bản trình diễn trong các chế ñộ View: Notes, Handouts, Outline + Chọn Portrait: Xoay dọc + Landscape: Xoay ngang 13.3. In bản trình diễn ðể in bản trình diễn ta chọn menu File/Print (Ctrl+P), khi ñó có hộp thoại sau: 108 - Trong mục Printer: Name hiện tên máy in, Properties chọn các thông số của máy in: khổ giấy in (chọn A4), ñộ phân giải, - Trong mục Printer range: All In tất cả, Current slide In slide hiện tại, Slides In các slide ñược nhập vào. - Trong mục Printer what: Chọn chế ñộ in: Slides, Handouts, Notes Pages, Outline View - Number ò copies: Số bản in - Slides per page: Số slide/1 trang BÀI TẬP CHƯƠNG IV 1. Tạo một bản trình diễn mới giới thiệu về trường và khoa bạn ñang học tập. Sử dụng Template, Slide ñầu tiên chọn kiểu là Title slide, slide thứ 2 có kiểu là Title and Text. slide thứ 2 có kiểu là Title and 2- column text. Tạo hiệu ứng ñộng khi chuyển các slide. Trình chiếu thử. 2. Sử dụng một mẫu Template phù hợp ñể xây dựng tệp trình diễn ñể giới thiệu Powerpoint 2003. Sử dụng Template, Slide ñầu tiên chọn kiểu là Title slide, slide thứ 2 có kiểu là Title and Text và có chèn biểu ñồ, slide thứ 3 có kiểu là Title and Text và có chèn hình ảnh . Tạo hiệu ứng ñộng khi chuyển các slide. Trình chiếu thử. 3. Sử dụng một mẫu Template phù hợp ñể xây dựng tệp trình diễn ñể giới thiệu về quá trình học tập của bạn. Thiết lập Header and Footer. Chọn Master Slide, ñịnh dạng nó ñể áp dụng cho tất cả các slide:Vị trí, kích thước các text box ở phần Title, Body, Header and Footer. Font chữ, kích thước chữ của từng text box, từng mức ñề mục.