Bài giảng Hành vi tổ chức - Chương 5: Cơ sở hành vi của nhóm - Phan Quốc Tấn

2/25/2017 1 LOGO BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 5 CƠ SỞ HÀNH VI CỦA NHÓM Foundations of Group Behavior TS. Phan Quốc Tấn www.themegallery.com 1- Định nghĩa và sự phân loại: Định nghĩa Nhóm là hai hay nhiều cá nhân, có tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau, những người đến với nhau để đạt đến những mục tiêu cụ thể. Nhóm chính thức (Formal Group) Một nhóm làm việc được xác định bởi cấu trúc của tổ chức. Nhóm không chính thức (Informal Group) Là những liên minh không được xác định một cách có tổ chức hoặc bởi cấu trúc chính thức; hình thành để đáp ứng nhu cầu giao tiếp xã hội. www.themegallery.com 1- Định nghĩa và sự phân loại (tt): NHÓM CHỈ HUY Một nhóm bao gồm các cá nhân báo cáo trực tiếp cho quản lý. NHÓM NHIỆM VỤ Các cá nhân làm việc chung để hoàn thành nhiệm vụ công việc. NHÓM BẠN HỮU Các cá nhân làm việc chung vì họ có cùng những tính cách chung. NHÓM LỢI ÍCH Các cá nhân làm việc với nhau để đạt được một mục tiêu cụ thể mà họ quan tâm. Ph i c hín h t hứ c Ph i c hín h t hứ c Ch ính thứ c Ch ính thứ c Lâu dài Tạm thời www.themegallery.com 2- Nguyên nhân gia nhập nhóm của cá nhân: Đạt mục tiêu Sự an toàn Địa vị và tự trọng Sự tương tác và sự liên minh Quyền lực và sức mạnh Gia nhập nhóm Nguyên nhân 2/25/2017 2 © 2007 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 3- Các giai đoạn phát triển của nhóm: www.themegallery.com 3- Các giai đoạn phát triển của nhóm (tt): Thực hiện Hình thành các chuẩn mực Bão tố Hình thành Cấu trúc tại thời điểm này là rõ ràng và được mọi người chấp nhận Các quan hệ gắn bó gần gũi phát triển, sự gắn bó của nhóm được tăng cường Giai đoạn của những xung đột trong nhóm Giải quyết chủ yếu đối với sự không vững chắc, không ổn định của mục đích, cấu trúc và sự lãnh đạo của nhóm www.themegallery.com Phân biệt giữa đội (team) và nhóm (group) Nhóm (Group) Đội (Team) Chú trọng mạnh vào sự lãnh đạo Vai trò lãnh đạo được chia sẻ Trách nhiệm cá nhân Trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm chung Mục tiêu của nhóm giống như sứ mạng của tổ chức Mục tiêu của đội là cụ thể Làm việc cá nhân Làm việc tập thể/ đồng đội Điều hành những cuộc họp hiệu quả Khuyến khích những cuộc họp cởi mở, giải quyết vấn đề một cách tích cực Đo lường hiệu quả của nó một cách gián tiếp thông qua người khác Đo lường thực hiện một cách trực tiếp bằng cách đánh giá thực hiện tập thể Thảo luận, quyết định và ủy quyền Thảo luận, quyết định và làm việc thực tế chung với nhau www.themegallery.com Mô hình hành vi nhóm Yếu tố bên ngoài tác động đến nhóm - Chiến lược tổ chức - Cơ cấu quyền lực - Các quy định TC - Nguồn lực của TC - Hệ thống đánh giá, lương-thưởng - Văn hóa tổ chức - Bố trí nơi làm việc Nguồn lực của các thành viên trong nhóm Cấu trúc nhóm - Lãnh đạo - Vai trò - Chuẩn mực - Địa vị - Quy mô - Tính liên kết - Sự khác biệt Quy trình làm việc của nhóm - Thông tin - Quyết định Kết quả - Thực hiện - Thỏa mãn - Phát triển Nhiệm vụ nhóm 2/25/2017 3 4- Cấu trúc của nhóm  Lãnh đạo  Vai trò  Chuẩn mực  Địa vị  Quy mô  Tính liên kết  Sự khác biệt 4.1- Lãnh đạo Lãnh đạo chính thức  Người lãnh đạo do tổ chức đề cử để quản lý nhóm  Người lãnh đạo có quyền lực từ vị trí họ đang nắm giữ trong cơ cấu tổ chức.  Người lãnh đạo chính thức có thể hoặc không thể là người lãnh đạo không chính thức của nhóm. www.themegallery.com 4.2- Những vai trò  Con người luôn được đòi hỏi phải thực hiện nhiều vai trò. Với nhiều vai trò khác nhau, hành vi của cá nhân cũng sẽ rất khác nhau. www.themegallery.com 4.2- Những vai trò (tt): Sự đồng nhất về vai trò:  Có một số thái độ và hành vi thực sự phù hợp với vai trò và tạo ra sự đồng nhất về vai trò.  Khi tình huống là mơ hồ và vai trò là không rõ, con người thường có xu hướng quay về với những vai trò cũ trước đây. Nhận thức về vai trò: Quan điểm của một cá nhân về những cách thức mà họ sẽ hành động trong những tình huống nhất định là nhận thức về vai trò. 2/25/2017 4 www.themegallery.com 4.2- Những vai trò (tt): Mong đợi về vai trò: những điều mà người khác tin tưởng và mong đợi hành động của bạn trong những tình huống nhất định tạo ra mong đợi về vai trò. Xung đột về vai trò: khi một cá nhân đối mặt với những mong đợi vai trò khác nhau, kết quả của tình trạng này là sự xung đột về vai trò. www.themegallery.com 4.3- Chuẩn mực Những tiêu chuẩn về hành vi được các thành viên trong nhóm chấp nhận Những chuẩn mực này là chung cho tất cả mọi thành viên trong nhóm. Chuẩn mực là khác nhau giữa các nhóm, cộng đồng và xã hội song mỗi nhóm, cộng đồng, xã hội đều có nó. www.themegallery.com 4.3- Chuẩn mực  Những tiêu chuẩn về hành vi được các thành viên trong nhóm chấp nhận  Những chuẩn mực này là chung cho tất cả mọi thành viên trong nhóm.  Chuẩn mực là khác nhau giữa các nhóm, cộng đồng và xã hội song mỗi nhóm, cộng đồng, xã hội đều có nó. Tuân thủ Điều chỉnh hành vi của cá nhân cho phù hợp với các tiêu chuẩn của nhóm www.themegallery.com 4.3- Chuẩn mực (tt)  Chuẩn mực được hình thành theo các con đường:  Những quy định rõ ràng được đề ra bởi một thành viên của nhóm và thành viên này thường là người lãnh đạo hoặc một thành viên có thế lực.  Những sự kiện quan trọng trong lịch sử của nhóm.  Quyền ưu tiên: những dạng hành vi đầu tiên thường tạo ra các chuẩn mực hoặc đặt ra các mong đợi của nhóm.  Những hành vi từ các tình huống đã qua: các thành viên nhóm mang những mong đợi từ các nhóm khác nhau mà họ là thành viên trước đây vào nhóm. 2/25/2017 5 www.themegallery.com 4.3- Chuẩn mực (tt) Những yếu tố làm cho chuẩn mực trở nên quan trọng:  Khi nó tạo ra sự tồn tại của nhóm  Khi nó làm tăng khả năng dự đoán về hành vi của các thành viên.  Khi nó làm giảm những vấn đề rắc rối trong quan hệ giữa các thành viên nhóm.  Khi nó cho phép các thành viên nhóm thể hiện giá trị trung tâm của nhóm và làm rõ những sự khác biệt về thực thể của nhóm. 4.3- Chuẩn mực (tt) Hành vi lệch lạc nơi làm việc Hành động chống lại tập thể của các thành viên trong tổ chức, họ dùng hình thức bạo lực có chủ địch để đe doạ các chuẩn mực và dẫn đến hậu quả tiêu cực cho tổ chức, cho những người khác. Loại hình hành vi lệch lạc nơi làm việc Loại hình Ví dụ Sản xuất Sớm rời bỏ Làm việc chậm chạp có chủ ý Lãng phí nguồn tài nguyên Tài sản Phá hoại Đánh cắp Không cho vận hành trong giờ làm việc Chính sách Biểu hiện thiên vị Tán gẫu và phao tin đồn Khiển trách đồng nghiệp Xâm phạm cá nhân Quấy rối tình dục Lạm dụng từ ngữ Ăn cắp của đồng nghiệp Source: Adapted from S.L. Robinson, and R.J. Bennett. “A Typology of Deviant Workplace Behaviors: A Multidimensional Scaling Study,” Academy of Management Journal, April 1995, p. 565. www.themegallery.com 4.4- Địa vị Chuẩn mực nhóm Công bằng địa vị Văn hóa Địa vị của các thành viên nhóm Địa vị là sự đánh giá về uy tín, vị trí trong tổ chức do nhöõng ngöôøi khaùc ñaët ra cho nhoùm hoặc thứ bật trong nhóm. 2/25/2017 6 www.themegallery.com 4.4- Địa vị (tt)  Địa vị có thể được tạo ra một cách chính thức bởi tổ chức hoặc nhóm thông qua chức danh hoặc các tiện ích, tiện nghi.  Địa vị có thể đạt được bằng cách không chính thức thông qua các đặc tính chủ yếu như bằng cấp, kiến thức, tuổi tác, giới tính, kỹ năng hoặc kinh nghiệm  Tổ chức có thể tạo ra địa vị thông qua 4 cách:  Sự liên quan, gắn liền với một tổ chức  Nghề nghiệp  Cấp bậc trong tổ chức  Thu nhập  Chức năng của địa vị có thể có là: phần thưởng, động viên, giao tiếp. 4.5- Quy mô Lưu ý: • Số thành viên trong nhóm là số lẻ làm việc tốt hơn số chẵn. • Nhóm có từ 5 – 7 người thực hiện công việc nhìn chung là tốt hơn so với nhóm nhỏ hơn hoặc lớn hơn. Lười biếng xã hội/ Tiêu phí thời gian xã hội (social loafing) Là khuynh hướng cá nhân ít cố gắng khi làm việc tập thể so với làm việc cá nhân. Quy moâ nhoùm Keát quaû coâng vieäc 4.6- Tính liên kết Tính liên kết Thể hiện mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm và mức độ động viên để các thành viên ở lại làm việc trong nhóm Ảnh hưởng của tính liên kết đối với năng suất  Sự liên kết của nhóm ảnh hưởng tích cực tới năng suất và hiệu quả.  Năng suất và hiệu quả tăng sẽ giúp củng cố sự vững chắc của nhóm. www.themegallery.com 4.6- Tính liên kết (tt) Tăng tính liên kết của nhóm 1. Tạo ra những nhóm có quy mô nhỏ hơn. 2. Khuyến khích sự đồng thuận với mục tiêu nhóm. 3. Tăng thời gian các thành viên nhóm làm việc chung. 4. Tăng địa vị nhóm và hạn chế kết nạp thành viên. 5. Khuyến khích cạnh tranh với các nhóm khác. 6. Khen thưởng cho cả nhóm, không phải cho cá nhân. 7. Tách nhóm theo quy luật tự nhiên. 2/25/2017 7 www.themegallery.com Kết quả của tính vững chắc trong nhóm Các thành viên của một nhóm vững chắc:  Muốn duy trì các thành viên  Sẵn sàng chia sẻ thông tin  Có quan hệ với nhau rất chặt chẽ  Hóa giải các mâu thuẫn rất hiệu quả  Có quan hệ giữa các cá nhân tốt 4.7- Sự khác biệt Nhân khẩu nhóm Các thành viên trong nhóm chia sẻ những thuộc tính chung về nhân khẩu ở mức độ nào đó như tuổi, giới tính, chủng tộc, trình độ học vấn, mức độ phục vụ trong tổ chức và tác động của thuộc tính này đến thuyên chuyển. www.themegallery.com Đặc tính cá nhân của các thành viên Những đặc tính cá nhân của các thành viên đóng vai trò quan trọng trong việc xác định hành vi nhóm. 5- Những yếu tố ảnh hưởng tới hành vi nhóm (tt) Quy mô nhóm Nhóm nhỏ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhóm có quy mô lớn. Tuy nhiên, nhóm nhỏ sẽ đạt thành tích thấp nếu như cần phải giải quyết những vấn đề mang tính phức tạp. Sự khác biệt của các thành viên Những nhóm được tạo thành bởi những thành viên có sự khác biệt: những người có những thông tin và năng lực khác nhau sẽ có hiệu quả hơn. www.themegallery.com Tính đồng nhất và không đồng nhất của nhóm: Xung đột nhiều Phát triển nhóm chậm Thực hiện tốt trong những vấn đề phức tạp Sáng tạo nhiều Ít xung đột Phát triển nhóm nhanh Thực hiện tốt trong công việc mang tính phối hợp Thỏa mãn cao của thành viên nhóm ĐỒNG NHẤT KHÔNG ĐỒNG NHẤT 2/25/2017 8 Kỹ thuật ra quyết định nhóm Nhóm tương tác Các thành viên có thể trao đổi trực tiếp với nhau. Kỹ thuật nhóm danh nghĩa Phương pháp ra quyết định nhóm, trong đó, các thành viên họp với nhau để đưa ra các đánh giá có hệ thống nhưng độc lập. Động não Quá trình đưa ra ý tưởng mới, khuyến khích bất kỳ giải pháp nào cho vấn đề và không cho chỉ trích. Họp điện tử Một cuộc họp mà các thành viên trao đổi với nhau qua máy tính, qua đó các đánh giá được dấu tên và tập hợp bỏ phiếu. Đánh giá hiệu quả của nhóm Tieâu chuaån hieäu quaû Daïng nhoùm Töông taùc Ñoäng naõo Danh nghóa Ñieän töû Soá löôïng yù töôûng Thaáp TB Cao Cao Chaát löôïng yù töôûng Thaáp TB Cao Cao Aùp löïc xaõ hoäi Cao Thaáp TB Thaáp Chi phí tieàn baïc Thaáp Thaáp Thaáp Cao Toác ñoä TB TB TB Cao Höôùng ñeán nhieäm vuï Thaáp Cao Cao Cao Tieàm naêng xung ñoät giöõa caùc caù nhaân Cao Thaáp TB Thaáp Caûm giaùc hoaøn thaønh Töø cao ñeàn thaáp Cao Cao Cao Cam keát vôùi giaûi phaùp Cao Khoâng aùp duïng TB TB Phaùt trieån lieân keát nhoùm Cao Cao TB Thaáp Một số lưu ý để nhóm làm việc hiệu quả Kỹ năng cần có để các thành viên nhóm làm việc hiệu quả Tính rộng lượng; Ổn định tình cảm;Trách nhiệm; Khả năng giải quyết vấn đề; Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng giải quyết xung đột; Lòng tin Các bước giúp người quản lý đảm bảo nhóm làm việc:  Duy trì quy mô nhóm càng nhỏ càng tốt.  Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm có đầy đủ các kỹ năng, thông tin và kinh nghiệm để làm nhiệm vụ.  Nhóm luôn ý thức hướng về mục tiêu chung.  Cố gắng khắc phục để phát triển đội ngũ, thiết lập nguyên tắc làm việc mà không cần sự can thiệp bên ngoài.  Phát triển ý thức trách nhiệm chung.