Tài liệu Quản lý cộng đồng - Cuốn 3: Quản lý tài chính các tiểu dự án cộng đồng

1 Quản lý cộng đồng Cuốn 3: Quản lý tài chính các tiểu dự án cộng đồng (Tập thể tác giả Nhóm cán bộ dự án PCM) Lời nói đầu – DWC ................................................................................................................................ 2 Các từ viết tắt ......................................................................................................................................... 3 Giải thích một số khái niệm ................................................................................................................... 3 Các bên liên quan trong quản lý tài chính .............................................................................................. 4 Lập kế hoạch ngân sách ......................................................................................................................... 5 Thực hiện – quyết toán tiểu dự án .......................................................................................................... 5 Các yêu cầu về hóa đơn chứng từ .......................................................................................................... 6 Quyết toán tiểu dự án ............................................................................................................................. 7 Báo cáo tài chính .................................................................................................................................... 7 Các bài học kinh nghiệm trong quản lý tài chính ................................................................................... 8 Các phụ lục ............................................................................................................................................. 9 PHỤ LỤC 1: ĐỀ XUẤT TIỂU DỰ ÁN ............................................................................................. 9 PHỤ LỤC 2: KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH ....................................................................................... 15 PHỤ LỤC 3: BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH TIỂU DỰ ÁN .................................................................. 16 PHỤ LỤC 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN ............................................................................. 17 PHỤ LỤC 5: XÁC NHẬN TIỀN VỀ TÀI KHOẢN ........................................................................ 18 PHỤ LỤC 6: SỔ QUỸ TIỀN MẶT ................................................................................................. 19 PHỤ LỤC 7: SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG .................................................................................... 20 PHỤ LỤC 8: SỔ CHI TIÊU CỘNG ĐỒNG .................................................................................... 21 PHỤ LỤC 9: GIẤY BIÊN NHẬN ................................................................................................... 21 PHỤ LỤC 10: THOẢ THUẬN MUA BÁN HÀNG HÓA .............................................................. 22 PHỤ LỤC 11: BIÊN BẢN THANH LÝ VÀ NGHIỆM THU HÀNG HOÁ ................................... 24 PHỤ LỤC 12: THOẢ THUẬN THUÊ KHOÁN DỊCH VỤ............................................................ 25 PHỤ LỤC 13: BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN .......................................... 27 PHỤ LỤC 14: BẢNG CHẤM CÔNG.............................................................................................. 33 PHỤ LỤC 15: NHẬT KÝ GIÁM SÁT ............................................................................................ 34 PHỤ LỤC 16: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP TIỀN MẶT ............................. 35 PHỤ LỤC 17: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP HIỆN VẬT ............................. 37 PHỤ LỤC 18: BẢN CAM KẾT THU NHẬP THẤP ...................................................................... 38 PHỤ LỤC 19: BÁO CÁO THU CHI TIỂU DỰ ÁN ....................................................................... 39 PHỤ LỤC 20: BÁO CÁO THU CHI TOÀN BỘ QUỸ DỰ ÁN ..................................................... 40 PHỤ LỤC 21: BIÊN BẢN HỌP ...................................................................................................... 41 PHỤ LỤC 22: BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC TIỂU DỰ ÁN .............................................. 42 2 Lời nói đầu – DWC «Quản lý cộng đồng - QLCĐ” là một phương pháp quản lý mà ở đó người dân là chủ thể, họ có quyền và biết cách xác định các vấn đề ưu tiên, biết lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá các hoạt động phát triển một cách công khai minh bạch và có trách nhiệm giải trình. QLCĐ chú trọng tới việc chính quyền lắng nghe tiếng nói của người dân đồng thời người dân có quyền và trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định tại địa phương. Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt nam » (PCM - Promoting Community Management in Vietnam) được Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thụy Sỹ (SDC) hỗ trợ đã giúp người dân và chính quyền tại địa bàn dự án nâng cao năng lực, có cái nhìn sâu rộng về các cách tiếp cận trong phát triển và có các kỹ năng, phương pháp QLCĐ. QLCĐ là một minh chứng cho tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động phát triển khi mà người dân thực sự làm chủ. Dự án PCM đã tập trung vào nâng cao trách nhiệm xã hội cho người dân và chính quyền địa phương, thúc đẩy quá trình trao quyền cho cộng đồng, khuyến khích phương thức làm việc theo hướng công khai, minh bạch, và có trách nhiệm giải trình. Các hoạt động cộng đồng được thực hiện với sự tham gia của mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt chú trọng tới nhóm người thiệt thòi như người nghèo và phụ nữ. Áp dụng phương pháp QLCĐ, được dự án hỗ trợ một phần kinh phí, người dân tại địa bàn dự án đã tự huy động thêm các nguồn lực từ trong cộng đồng, từ các nhà hảo tâm, từ chính quyền và từ các doanh nghiệp để tạo ra các giá trị gia tăng và tạo ra các thay đổi đáng kể trong cộng đồng. Nhóm cán bộ dự án PCM biên soạn Bộ tài liệu gồm 04 cuốn về các nội dung liên quan đến Quản lý cộng đồng nhằm trình bày với độc giả giá trị của QLCĐ, toàn bộ quá trình thực hiện, các phương pháp, các kỹ năng cần thiết trong QLCĐ và các bài học rút ra từ thực tiễn quản lý cộng đồng. Hy vọng bộ tài liệu này sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các độc giả trong quá trình thúc đẩy phát triển cộng đồng bền vững tại Việt Nam. Bùi Thị Kim – Giám đốc DWC Giám đốc dự án PCM 3 Các từ viết tắt KHNS Kế hoạch ngân sách NCĐ Nhóm cộng đồng NNC Nhóm nòng cốt PCM Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tạ Việt Nam” QLCĐ Quản lý cộng đồng SDC Cơ quan hợp tác và phát triển Thụy Sỹ TDA Tiểu dự án TĐV Thúc đẩy viên Giải thích một số khái niệm Cộng đồng Là một nhóm ngƣời chia sẻ chung giá trị hoặc lợi ích, sẵn sàng cùng nhau thực hiện những hành động tập thể nhằm tạo dựng, bảo vệ giá trị và lợi ích chung của cả cộng đồng. Cộng đồng không phải là một đơn vị hành chính. Dự án PCM coi cấp tổ/thôn/xóm là cộng đồng (quy mô trung bình từ 60 đến 80 hộ). Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý, các tổ/thôn/xóm có quy mô dân số lớn có thể chia thành các cụm dân cƣ. Khi đó mỗi cụm dân cƣ sẽ là một cộng đồng. Nhóm nòng cốt (NNC) NNC do cộng đồng lựa chọn dựa vào các tiêu chí đƣợc cộng đồng thống nhất (khoảng 10 ngƣời cho một cộng đồng). NNC đại diện cho cộng đồng đứng ra tổ chức các hoạt động phát triển chung của cộng đồng. Trong dự án PCM, NNC đƣợc tham gia vào các khóa tập huấn về các phƣơng pháp và kỹ năng thực hiện QLCĐ. Thúc đẩy viên (TĐV) Một số ngƣời nổi trội trong NNC tiếp tục đƣợc nâng cao năng lực để trở thành các thúc đẩy viên. Trong dự án PCM, các thúc đẩy viên là những ngƣời đi chia sẻ và nhân rộng phƣơng pháp QLCĐ tại các cộng đồng ngoài dự án. Nhóm cộng đồng (NCĐ) NCĐ là một nhóm ngƣời dân tự nguyện đứng ra xây dựng và thực hiện các TDA phát triển cộng đồng. Trong dự án PCM, mỗi TDA sẽ do một NCĐ xây dựng và thực hiện. NCĐ có từ 05 ngƣời trở lên. Trong nhóm tự phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân để đảm bảo TDA đƣợc thực hiện hiệu quả, hiệu suất và có trách nhiệm giải trình. Tiểu dự án (TDA) TDA (dự án nhỏ) nhằm giải quyết các vấn đề bức xúc của cộng đồng, đƣợc Nhóm cộng đồng (NCĐ) đứng ra xây dựng và tổ chức thực hiện. TDA đƣợc xây dựng dƣới dạng Khung lô gic (xem mẫu TDA trong Cuốn 2). Ban quản lý quỹ Trong số các thành viên NNC, ba ngƣời đƣợc bầu vào Ban quản lý quỹ: 01 Trƣởng nhóm, 01 kế toán và 01 thủ quỹ. Trong dự án PCM, Ban quản lý quỹ, đại diện cho cộng đồng tiếp nhận nguồn ngân sách hỗ trợ từ dự án và chuyển ngân sách cho các NCĐ theo kế hoạch hoạt động đã đƣợc cộng đồng thông qua. Ban quản lý quỹ chịu trách nhiệm quyết toán các hóa đơn chứng từ đối với số tiền nhận tài trợ từ dự án. 4 Các bên liên quan trong quản lý tài chính Công khai và minh bạch trong quản lý tài chính là một trong những tiêu chí cơ bản của QLCĐ. Để việc quản lý tài chính các dự án cộng đồng đảm bảo tính công khai và minh bạch, bên cạnh bên thực hiện cần có cả bên kiểm soát. Trong QLCĐ bên kiểm soát là “Ban quản lý quỹ” và bên thực hiện là NCĐ (mỗi NCĐ thực hiện một TDA). Các bên liên quan trong quản lý tài chính cần hiểu rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của mình. Bên liên quan Trách nhiệm Trƣởng NNC Phê duyệt các khoản thu chi theo quy chế của cộng đồng; Giải trình và báo cáo các khoản chi phí cho các bên liên quan; Kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu các số liệu mà kế toán và thủ quỹ đã ghi chép và báo cáo. Chức năng kế toán Ghi chép đúng và kịp thời các khoản thu chi đã đƣợc trƣởng NNC phê duyệt vào sổ sách có liên quan; Tổng hợp các số liệu đã đƣợc thẩm định, nghiệm thu vào báo cáo thu chi quỹ cộng đồng; Lƣu giữ các chứng từ, số liệu để giải trình với các bên liên quan. Chức năng thủ quỹ Thu chi tiền mặt theo lệnh của Trƣởng NNC; Ghi chép sổ theo dõi tiền mặt. NCĐ (Nhóm thực hiện dự án) Lập bản kế hoạch ngân sách chi tiêu cho các hoạt động dự án; Tập hợp, lƣu giữ các chứng từ, số liệu để giải trình với các bên liên quan; Ghi chép thu chi phát sinh vào sổ theo dõi tiền mặt; Ghi chép đầy đủ các khoản đóng góp tại cộng đồng; Lập báo cáo chi phí thực tế tại cộng đồng. Sơ đồ lưu chuyển ngân sách Ghi chú: Chuyển tiền Hoàn tiền thừa Nguồn tài chính Ban quản lý quỹ NCĐ 1 NCĐ 2 NCĐ 3 Công khai và minh bạch trong quản lý tài chính là một trong những tiêu chí cơ bản của quản lý cộng đồng. 5 Ban quản lý quỹ nhận tiền từ các nguồn khác nhau thông qua chuyển khoản hoặc tiền mặt và chuyển tới các NCĐ theo kế hoạch ngân sách đã phê duyệt. Lập kế hoạch ngân sách Trƣớc khi thực hiện TDA, các NCĐ phải lập kế hoạch ngân sách (KHNS) bởi nguồn lực luôn luôn chỉ có hạn. Bản KHNS cũng là căn cứ để nhận nguồn tài trợ và là công cụ để giám sát chi tiêu tài chính. Bản KHNS thể hiện rõ: - Đơn giá và khối lƣợng của từng hạng mục/hoạt động; - Các nguồn ngân sách (nguồn từ dự án, từ các đóng góp bằng tiền, ngày công hay hiện vật của dân, của chính quyền, của các nhà hảo tâm, của các doanh nghiệp); - Tổng ngân sách. Các bƣớc trong lập KHNS: - Liệt kê các khoản mục cần chi tiêu; - Xác định số lƣợng theo từng chủng loại; - Xác định đơn giá và tổng tiền. Bản KHNS là sản phẩm đã đƣợc cả nhóm thống nhất (Phục lục 2). Thực hiện – quyết toán tiểu dự án Chuẩn bị thực hiện - Ban quản lý quỹ mở tài khoản đồng sở hữu (hai ngƣời); - Viết giấy cam kết sử dụng tài khoản riêng cho hoạt động của dự án; - Viết giấy đề nghị chuyển tiền đối với các bên cam kết hỗ trợ (Phục lục 4); - Viết giấy xác nhận đã nhận đƣợc tiền khi tiền về tài khoản (Phụ lục 5). Thu – Chi Trong phần Thu - Chi, chúng ta lƣu ý tới các bƣớc thanh toán và các yêu cầu về chứng từ: Các bước thanh toán cơ bản:  Ngƣời thanh toán: Thu thập các chứng từ đạt yêu cầu khi thanh toán;  Kế toán: Kiểm tra chứng từ, viết giấy biên nhận;  Trƣởng nhóm/Trƣởng ban: Kiểm tra chứng từ, duyệt các khoản thu/chi;  Thủ quỹ: Thực hiện thanh toán, viết vào các mẫu sổ liên quan (Phụ lục 6, 7 và 8). 6 Các yêu cầu về hóa đơn chứng từ Các loại hóa đơn: Phân biệt các loại hóa đơn  Hóa đơn đỏ: Có hai loại hóa đơn đỏ, bao gồm hóa đơn bán hàng thông thƣờng (bên bán nộp thuế khoán cho nhà nƣớc) và hóa đơn giá trị gia tăng (thuế giá trị gia tăng đƣợc ghi rõ trong từng hóa đơn) – đối với các giao dịch có giá trị từ 200.000 đồng trở lên (theo quy định hiện hành, có thể thay đổi theo từng thời kỳ);  Hóa đơn bán lẻ: đối với các giao dịch dƣới 200.000 đồng (theo quy định hiện hành, có thể thay đổi theo từng thời kỳ);  Giấy biên nhận: khi giao tiền mặt cho một cá nhân. Các loại chứng từ: Ngoài hóa đơn còn cần có các loại chứng từ nhƣ:  Báo giá (do bên bán hàng cung cấp): theo quy định hiện hành phải thu thập các báo giá khi mua sắm các trang thiết bị lâu bền (có thời hạn sử dụng từ 1 năm trở lên) và khi mua các loại vật tƣ, vật liệu xây dựng nhƣ: gạch, ngói, đá, cát, sỏi, xi măng, sắt, thép, gỗ...  Thỏa thuận mua bán hàng hóa (Phụ lục 10);  Biên bản thanh lý và nghiệm thu hàng hóa (Phục lục 11);  Thỏa thuận thuê khoán dịch vụ (Phụ lục 12);  Biên bản thanh lý hợp đồng thuê khoán (Phụ lục 13);  Bảng chấm công có ký nhận (Phụ lục 14);  Nhật ký giám sát (Phụ lục 15)  Bảng kê chi tiết cộng đồng đóng góp tiền mặt (Phụ lục 16)  Bảng kê chi tiết cộng đồng đóng góp hiện vật (Phụ lục 17)  Bản cam kết thu nhập thấp (Phụ lục 18) Chú ý: Không tự ý tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên hóa đơn chứng từ Một số quy định về hóa đơn chứng từ: Chi phí quản lý của Ban quản lý quỹ  Ban quản lý quỹ thống nhất với cộng đồng về tỷ lệ % phí quản lý (nhƣng không vƣợt quá 5% tổng tiền quỹ) và có biên bản thống nhất về các khoản mục đƣợc chi cho các hoạt động của nhóm (ví dụ nhƣ: Văn phòng phẩm, liên lạc, hội họp, xăng xe đi lại của nhóm);  Ban quản lý quỹ chỉ đƣợc chi phí quản lý theo biên bản đã thống nhất với cộng đồng. Mua tài sản, công cụ, dụng cụ, đồ dùng  Khi mua sắm các tài sản phải có hợp đồng theo mẫu, bản thanh lý hợp đồng theo mẫu và hóa đơn chứng từ hợp lệ;  Báo giá: Thu thập ít nhất 02 báo giá đối với tài sản có thời gian sử dụng lâu bền (từ 01 năm trở lên). Trƣờng hợp địa bàn dự án chỉ có duy nhất 01 nhà cung cấp: yêu cầu phải viết bản giải trình và có xác nhận của địa phƣơng;  Trong trƣờng hợp không có nhà cung cấp có hóa đơn tài chính tại huyện, phải lựa chọn nhà cung cấp là các cá nhân và các hộ sản xuất tại địa phƣơng, yêu cầu có bản giải trình, có hợp đồng theo mẫu, giấy biên nhận theo mẫu và bản cam kết thu nhập thấp theo mẫu – đối với đối tƣợng phù hợp. 7 Mua vật tư, vật liệu cho công trình xây dựng  Khi mua vật tƣ vật liệu xây dựng phải có hợp đồng, bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn chứng từ hợp lệ;  Báo giá: Thu thập 02 báo giá đối với các khoản mua sắm vật tƣ, vật liệu xây dựng nhƣ: gạch, ngói, đá, cát, sỏi, xi măng, sắt, thép, gỗ... Trƣờng hợp địa bàn dự án chỉ có duy nhất 01 nhà cung cấp: yêu cầu phải viết bản giải trình và có xác nhận của địa phƣơng;  Trong trƣờng hợp không có nhà cung cấp có hóa đơn tài chính tại huyện, phải lựa chọn các cá nhân và các hộ sản xuất tại địa phƣơng, yêu cầu có bản giải trình, có hợp đồng mua bán theo mẫu, Giấy biên nhận theo mẫu và Bản cam kết thu nhập thấp theo mẫu – đối với đối tƣợng phù hợp. Chi phí nhân công, thuê máy thi công  Nhân công và máy thi công thuê bên ngoài: có hợp đồng dịch vụ thuê khoán theo mẫu, bản cam kết thu nhập thấp theo mẫu hoặc ghi vào hợp đồng về tự chịu trách nhiệm nộp thuế theo quy định hiện hành, bảng xác nhận khối lƣợng hoàn thành/biên bản nghiệm thu bàn giao, bảng chấm công.  Cộng đồng tự làm: thực hiện theo dõi chấm công cho từng ngƣời, có ký xác nhận và có xác nhận của Trƣởng NNC. Các chi phí khác tại cộng đồng: Các chi phí khác nhƣ mua văn phòng phẩm, giải khát, ăn trƣa, thù lao xăng xe, bồi dƣỡng hội họp v.vphải có các hóa đơn chứng từ hợp lệ nhƣ trong phần quy định chung về hóa đơn chứng từ. Quyết toán tiểu dự án Bộ hồ sơ quyết toán 01 TDA (chƣa bao gồm hồ sơ hoạt động) bao gồm:  Đề xuất TDA (Phụ lục 1)  Kế hoạch ngân sách (Phụ lục 2)  Biên bản thẩm định TDA (Phụ lục 3)  Bảng kê các khoản đóng góp tại cộng đồng (Phụ lục 16, 17)  Báo cáo thu chi TDA (Phụ lục 19)  Biên bản họp (Phụ lục 21)  Biên bản đánh giá kết thúc TDA (Phụ lục 22) Báo cáo tài chính Là bảng tổng hợp số liệu nhằm cung cấp thông tin tài chính đã đƣợc thực hiện cho cộng đồng và các bên liên quan một cách tổng quát. Báo cáo tài chính của Ban quản lý quỹ: Ban quản lý quỹ tập hợp chứng từ, hồ sơ thanh quyết toán và lập báo cáo tài chính các TDA của các NCĐ. Ban quản lý quỹ tập hợp các chi phí thực hiện các TDA của các NCĐ và lập Báo cáo thu chi toàn bộ quỹ dự án (Phụ lục 20) nộp cho các nhóm công tác. 8 Báo cáo tài chính NCĐ: NCĐ lập báo cáo thu chi TDA (Phụ lục 19) căn cứ trên chứng từ thực tế ngay sau khi TDA hoàn thành, công khai giải trình trƣớc NCĐ, sau đó mới nộp báo cáo cho Ban quản lý quỹ. Các bài học kinh nghiệm trong quản lý tài chính - Có tài khoản lƣu giữ tiền tại Ngân hàng, hạn chế chuyển tiền mặt để đảm bảo an toàn và tính minh bạch; - NNC không có tƣ cách pháp nhân có thể mở tài khoản đồng sở hữu của hai ngƣời đại diện trong NNC. Đây cũng là một cách nâng cao năng lực cho cộng đồng trong tiếp cận dịch vụ ngân hàng; - Phân công vai trò trách nhiệm rõ ràng trong nhóm, đảm bảo tiến độ, chất lƣợng các hoạt động và tính trách nhiệm của từng thành viên; - Có hộp (két) đựng tiền mặt riêng trong từng NNC/NCĐ; - NNC rút tiền từ tài khoản về nhập két theo giai đoạn và kế hoạch ngân sách của các NCĐ; không rút tất cả số tiền có trong tài khoản một lần và không để tồn nhiều tiền mặt trong két; - Sổ sách cần ghi chép ngay sau khi các khoản phát sinh đƣợc duyệt để tránh quên và không bị nhầm lẫn; - Các số liệu kế hoạch và báo cáo cần công khai và giải trình theo định kỳ trên cơ sở chứng từ; - Công khai các khoản thu chi cho toàn bộ ngƣời dân trong cộng đồng; - Các nhóm thƣờng xuyên chia sẻ kinh nghiệm trong quản lý tài chính để rút ra các bài học kinh nghiệm; - Ban quản lý NNC cần giám sát và kiểm kê quỹ định kỳ và đột xuất tại các NCĐ giúp phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai lệch, đảm bảo tính công khai, minh bạch. 9 Các phụ lục PHỤ LỤC 1: ĐỀ XUẤT TIỂU DỰ ÁN Tên tiểu dự án: Nêu rõ mục tiêu, địa điểm, nhóm hưởng lợi từ dự án (không chỉ nêu tên hoạt động) 1. Bối cảnh và lý do thực hiện tiểu dự án: Phân tích ngắn gọn về lý do muốn thực hiện dự án, dự định giải quyết vấn đề đang tồn tại nào tại địa phƣơng? Giới thiệu nhóm viết đề xuất tiểu dự án (thành phần gồm những ai, đang làm gì ở địa phƣơng, bao nhiêu nữ?) và nêu rõ vấn đề cần phải giải quyết có liên quan thế nào với các tiêu chí của tiểu dự án? 2. Mục tiêu của tiểu dự án: Nêu rõ thay đổi mà tiểu dự án sẽ đạt đƣợc. 3. Đối tượng hưởng lợi: Những ai? Bao nhiêu ngƣời? Tách biệt theo nam/nữ. 4. Thời gian thực hiện tiểu dự án: Từ.................... đến ........................ 5. Ban quản lý tiểu dự án: bao gồm (bao nhiêu nữ?) a).... b).... c).... 6. Tổng ngân sách: ............... đồng, trong đó:  Dân đóng góp là: ................... đồng  Các nguồn khác là: ................. đồng  Dự án hỗ trợ là: ....................... đồng 7. Các kết quả/đầu ra và các chỉ số đo: Các kết quả/đầu ra của TDA Chỉ số để đo kết quả/đầu ra (định tính, định lượng và thời gian) 1 2 3 ...... 8. Các giả định: nêu các điều kiện cần thiết để dự án thành công. 9. Các rủi ro và cách khắc phục: STT Các rủi ro Cách khắc phục 10 10. Tính bền vững của tiểu dự án: nêu các kết quả mà dự án tạo ra sẽ đƣợc duy trì nhƣ thế nào sau khi dự án kết thúc? 11. Kế hoạch hoạt động: theo sơ đồ Gantt (T là thời gian theo lịch, có thể là tháng, tuần...) Tên hoạt động T 1 T2 T 3 T 4 ... Người chịu trách nhiệm Hoạt động 1 x x Hoạt động 2 x Hoạt động 3 x Hoạt động 4 ..... 12. Kế hoạch ngân sách chi tiết: Xem phụ lục 2 Đại diện Nhóm cộng đồng ký tên (Ít nhất ba chữ ký) 15 PHỤ LỤC 2: KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH Tên tiểu dự án: Cải thiện điều kiện đi lại Ngày nộp: Tên NCĐ: Tổ/xóm/thôn: Phường/xã: Quận/huyện: Tỉnh/TP: Theo biên bản họp NCĐ ngày tháng năm . STT Khoản mục Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Quỹ CĐQL Công đồng đóng góp Tiền mặt Công Hiện vật 1 Cát vàng m3 5 170,000 850,000 850,000 2 Xi măng tấn 10 1,350,000 13,500,000 13,500,000 3 Đá 1x2 m3 3 230,000 690,000 690,000 4 Công đổ bê tông công 50 150,000 7,500,000 7,500,000 TỔNG CỘNG 22,540,000 15,040,000 - 7,500,000 - Tổng ngân sách TDA: 22.540.000 đ Bằng chữ: Hai mươi hai triệu, năm trăm bốn mươi ngàn đồng. Trong đó: Số tiền từ quỹ CĐQL: 15.040.000 (đồng) Kinh phí người hưởng lợi đóng góp: 7.500.000 (đồng) Người dân đóng góp: 7.500.000 đ Kinh phí từ Chính quyền phường/xã/TP: - Kinh phí từ nhà hảo tâm/doanh nghiệp: - Ngày tháng năm ĐẠI DIỆN NHÓM CỘNG ĐỒNG (ký, ghi rõ họ tên) (Ít nhất 03 thành viên) 16 PHỤ LỤC 3: BIÊN BẢN THẨM ĐỊNH TIỂU DỰ ÁN Thôn/tổ: ....................... Phường/xã: ........................... Số hộ thiệt thòi trong thôn/tổ: ............................... Số người tham dự thẩm định:., trong đó có .. phụ nữ và ..... người nghèo và thiệt thòi Thời gian họp: .......................... Địa điểm họp: .............................. Các tiêu chí thẩm định TDA 1 TDA 2 TDA 3 Tổng kinh phí (VND) Đóng góp từ cộng đồng (VND) Huy động từ các nguồn khác (VND) Tổng số ngƣời hƣởng lợi trực tiếp, trong đó:  Ngƣời nghèo và thiệt thòi  Phụ nữ Lĩnh vực cải thiện điều kiện sống Các thành phần tham gia thực hiện Công tác giám sát Tính bền vững của dự án Các tác động khác? Nhận xét chung về từng tiểu dự án:  TDA 1: ................................................  TDA 2: ...............................................  TDA 3: ............................................................ Kết luận:  TDA đủ điều kiện để thực hiện: ...........................  TDA cần tiếp tục hoàn thiện (về những mục nào): ...................... ...., ngày. tháng.. năm ....... Đại diện các thành phần dự họp ký tên: Trƣởng NNC/Ban quản lý quỹ Trƣởng các NCĐ 17 PHỤ LỤC 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN (Trách nhiệm: Ban quản lý quỹ) Kính gửi: Nhóm công tác số..Dự án PCM 2. Căn cứ vào thỏa thuận hợp tác thực hiện dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt Nam” (PCM 2) đã ký giữa giữa Nhóm công tác số..(WG.) của Trung tâm Hỗ trợ Phát triển vì Phụ nữ và Trẻ em (DWC) và NNC/Ban quản lý quỹ thôn/tổ xã/phƣờng huyện tỉnh..... Căn cứ vào Biên bản thẩm định tiểu dự án đã đƣợc phê duyệt ngày.. .. Chúng tôi đã mở tài khoản đồng sở hữu tại Ngân hàng:.. ..và chúng tôi cam kết chỉ sử dụng tài khoản này phục vụ cho việc giải ngân của dự án PCM 2. Vậy đề nghị DWC chuyển tiền cho cộng đồng chúng tôi. Số tiền đơt . là: Bằng chữ: . Vào tài khoản của Ban quản lý quỹ Thôn /Tổ: Tên tài khoản:.. Số tài khoản: Tại ngân hàng: . Chúng tôi cam kết thực hiện đúng các quy định của dự án và pháp luật. ., ngày . thángnăm Đại diện Ban quản lý quỹ Cán bộ dự án Trưởng nhóm công tác Ký tên Ký tên Ký tên 18 PHỤ LỤC 5: XÁC NHẬN TIỀN VỀ TÀI KHOẢN (Trách nhiệm: Ban quản lý quỹ) Kính gửi: Tôi tên là: .Tại thôn/tổ.. Xã/phƣờng:.huyệnTỉnh.... Xin xác nhận đã nhận đƣợc tiền về tài khoản của Ban quản lý quỹ thôn vào ngày: ................................................................................................................................... Tên TK: ..................................................................................................................................... Số TK: ....................................................................................................................................... Ngân hàng: ................................................................................................................................. Số tiền: ....................................................................................................................................... Bằng chữ : .................................................................................................................................. Nội dung: ................................................................................................................................... ., ngày . thángnăm Trưởng Ban quản lý quỹ (Ký, ghi rõ họ tên) 19 PHỤ LỤC 6: SỔ QUỸ TIỀN MẶT (Trách nhiệm: Ban quản lý quỹ) Ban quản lý quỹ: xã: . Ngày Họ và tên Nội dung Thu Chi Tồn Thủ quỹ Kế toán Trưởng Ban quản lý quỹ 20 PHỤ LỤC 7: SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG (Trách nhiệm: Ban quản lý quỹ) Ban quản lý quỹ xã: Tài khoản đồng sở hữu: Tên tài khoản: Số tài khoản: Ngân hàng: Ngày Nội dung Thu Chi Tồn Thủ quỹ Kế toán Trưởng Ban quản lý quỹ 21 PHỤ LỤC 8: SỔ CHI TIÊU CỘNG ĐỒNG (Trách nhiệm: Nhóm cộng đồng) Nhóm cộng đồng. Thôn/tổ: Xã/Phường: NGÀY HỌ VÀ TÊN NỘI DUNG THU CHI TỒN Thủ quỹ NCĐ Trưởng NCĐ 21 PHỤ LỤC 9: GIẤY BIÊN NHẬN Họ và tên người nhận: .. .............................................................................. Đơn vị: .......................................................................................................................................... Chứng minh thư: ........................................................................................................................ Địa chỉ: ......................................................................................................................................... Điện thoại: ................................................................................................................................... Tôi xin xác nhận đã nhận một số tiền/ hiện vật là: đồng Viết bằng chữ: ............................................................................................................................. Nội dung: ..................................................................................................................................... , Ngày tháng.. năm.. Người giao Người nhận Trưởng nhóm 22 PHỤ LỤC 10: THOẢ THUẬN MUA BÁN HÀNG HÓA Hôm nay, ngày .................. tại ..................................................................................................... Bên A - đại diện bên mua hàng là: - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ....................................................................................................................... - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ...................................................................................................................... Bên B - Đại diện bên bán hàng là: - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ: .................................................................................................................................... - Đơn vị: ........................................................................................................................................ - Địa chỉ: ....................................................................................................................................... - Số CMT: ..................................................................................................................................... - Số điện thoại liên lạc: ............................................................................................................... Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Bên B bán cho bên A các mặt hàng như sau: STT Tên hàng - chủng loại Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Cộng Số tiền bằng chữ: .......................................................................................................................... Điều 2: Chất lƣợng và quy cách hàng hóa ....................................................................................................................................................... Khi nhận hàng, bên mua kiểm nhận phẩm chất, quy cách hàng hóa. Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất lƣợng v.v bên A có quyền yêu cầu bên B chuyển đủ số lƣợng hoặc đổi lại theo đúng thoả thuận yêu cầu. Bên bán có trách nhiệm bảo hành chất lƣợng và giá trị sử dụng cho bên mua trong thời gian 1 năm. Điều 3: Địa điểm và phƣơng thức giao nhận Giao nhận tại mặt bằng của bên mua tại... Phƣơng tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển, chi phí bốc xếp do bên bán chịu, đã tính trong giá trị hợp đồng Điều 4: Phƣơng thức thanh toán - Bên B thanh toán cho bên A bằng hình thức tiền mặt /chuyển khoản Điều 5: Cam kết chung 23 Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã thỏa thuận trên. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho bên kia thì phải bồi thƣờng vật chất theo quy định của pháp luật hiện hành Hợp đồng này đƣợc lập 2 bản mỗi bên giữ 1 bản có giá trị nhƣ nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) 24 PHỤ LỤC 11: BIÊN BẢN THANH LÝ VÀ NGHIỆM THU HÀNG HOÁ Hôm nay, ngày ................ tại ..................................................................................................... Bên A - đại diện bên mua hàng là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ....................................................................................................................... - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ...................................................................................................................... Bên B - Đại diện bên bán hàng là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ: .................................................................................................................................... - Đơn vị: ........................................................................................................................................ - Địa chỉ: ....................................................................................................................................... - Số CMT: ..................................................................................................................................... - Số điện thoại liên lạc: ............................................................................................................... Căn cứ vào thoả thuận đã ký kết giữa hai bên ngày ......tháng ...năm ........................... Nay công việc đã xong hai bên đã tiến hành nghiệm thu và thanh quyết toán giữa hai bên. Kiểm tra thực tế bên A thấy rằng: (ghi rõ kết luận nghiệm thu và chi tiết sự thay đổi (nếu có) so với thoả thuận đã ký ban đầu ) ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... Tổng giá trị thỏa thuận ban đầu là: .......................................................................................... Bằng chữ: .................................................................................................................................... Tổng giá trị thực tế sau khi thi công là: .................................................................................... Bằng chữ: ..................................................................................................................................... Số tiền bên B đã tạm ứng trước là: ........................................................................................... Số tiền bên A còn phải thanh toán: ............................................................................................ Bằng chữ: .................................................................................................................................... Nay hai bên thống nhất thanh lý và nghiệm thu hàng hoá vào hồi .................. cùng ngày . ngày ... tháng... năm ... ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) 25 PHỤ LỤC 12: THOẢ THUẬN THUÊ KHOÁN DỊCH VỤ Hôm nay, ngày ................ tại ..................................................................................................... Bên A - đại diện bên thuê khoán là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ....................................................................................................................... - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ...................................................................................................................... Bên B - Đại diện bên thi công là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ: .................................................................................................................................... - Đơn vị: ........................................................................................................................................ - Địa chỉ: ....................................................................................................................................... - Số CMT: ..................................................................................................................................... - Số điện thoại liên lạc: ............................................................................................................... ĐIỀU I: NỘI DUNG CÔNG VIỆC VÀ GIÁ THÀNH Bên A giao công việc cho bên B như sau: (ghi rõ loại vật liệu, số lượng, đơn giá, thành tiền từng khoản thuê khoán) STT Nội dung ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng ĐIỀU 2: CHẤT LƢỢNG VÀ ĐIỀU KIỆN NGHIỆM THU .. ĐIỀU 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN - Bên A cử ngƣời theo dõi và hỗ trợ bên B các vấn đề liên quan để bên B có thể hoàn thành hợp đồng đúng thời hạn và tiến độ - Bên B phải đảm bảo thi công đúng kỹ thuật chất lƣợng, chủng loại nhƣ trong bảng dự trù đã đề cập. - Bên B tự tổ chức về nhân lực và phƣơng tiện thi công đảm bảo an toàn lao động ĐIỀU 4: THỜI GIAN THỰC HIẸN - Bắt đầu từ ngày......................... đến ngày ............................ ĐIỀU 5: PHƢƠNG THỨC THANH TOÁN: - Bên A thanh toán cho bên B bằng tiền mặt (VNĐ). - Chỉ thanh toán 100% giá trị hợp đồng sau khi đã nghiệm thu công trình. ĐIỀU 6: GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG: Tổng giá trị hợp đồng là: . (bằng số) 26 Bằng chữ: .................................................................................................................................... ĐIỀU 7: BẢO HÀNH Bên B cam kết thi công đúng khối lƣợng yêu cầu và chất lƣợng đƣợc giao Thời hạn bảo hành là .. Ngƣời chịu trách nhiệm bảo hành:..............................Điện thoại: ................................................ ĐIỀU 8: CAM KẾT CHUNG Hai bên cam kết thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký. Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại cho bên kia thì phải bồi thƣờng vật chất theo quy định của pháp luật hiện hành. Trong quá trình thực hiện có gì vƣớng mắc, hai bên cùng bàn bạc và giải quyết Hợp đồng này làm thành 2 bản mỗi bên giữ một bản có giá trị nhƣ nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 27 PHỤ LỤC 13: BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN Hôm nay, ngày ................ tại ..................................................................................................... Bên A - đại diện bên thuê khoán là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ....................................................................................................................... - Ông (bà): .................................................................................................................................... - Chức vụ, địa chỉ: ...................................................................................................................... Bên B - Đại diện bên thi công là : - Ông(bà): ..................................................................................................................................... - Chức vụ: .................................................................................................................................... - Đơn vị: ........................................................................................................................................ - Địa chỉ: ....................................................................................................................................... - CMT: .......................................................................................................................................... - Số điện thoại liên lạc: ............................................................................................................... Căn cứ vào thoả thuận đã ký kết giữa hai bên ngày ......tháng ...năm ........................... Nay công việc đã hoàn thành hai bên đã tiến hành nghiệm thu công trình/công việc thuê khoán theo Biên bản nghiệm thu ngày và thanh quyết toán giữa hai bên. Tổng giá trị thỏa thuận ban đầu là: .......................................................................................... Bằng chữ: .................................................................................................................................... Tổng giá trị thực tế sau khi thi công là: .................................................................................... Bằng chữ: ..................................................................................................................................... Số tiền bên B đã tạm ứng trước là: ........................................................................................... Số tiền bên A còn phải thanh toán: ............................................................................................ Bằng chữ: .................................................................................................................................... Nay hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng vào hồi ..cùng ngày. .. ngày .. tháng.. năm ... ĐẠI DIỆN BÊN A (Ký, ghi rõ họ tên) ĐẠI DIỆN BÊN B (Ký, ghi rõ họ tên) 33 PHỤ LỤC 14: BẢNG CHẤM CÔNG BẢNG CHẤM CÔNG Tiểu dự án: Thôn/tổ:.Xã/Phường: Huyện/TP:..Tỉnh: STT Thời gian Họ và tên Địa chỉ Nội dung Số công Đơn giá Thành tiền Ký xác nhận Tổng cộng Tổng số tiền bằng chữ: .. NGƯỜI LẬP TRƯỞNG NHÓM CỘNG ĐỒNG TRƯỞNG NHÓM NÒNG CỐT/BAN QUẢN LÝ QUỸ 34 PHỤ LỤC 15: NHẬT KÝ GIÁM SÁT Tiểu dự án: ... Thôn/Xóm:.....Xã/Phƣờng:Huyện/TP:..Tỉnh: Ngày giám sát Người giám sát Nội dung giám sát Kết quả giám sát Xác nhận (ký, ghi rõ họ tên) Bên giám sát Bên đƣợc giám sát 35 PHỤ LỤC 16: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP TIỀN MẶT Tiểu dự án: .. Thôn/tổ:Xã/Phường:Huyện/TP:..Tỉnh: STT Họ tên Địa chỉ Số tiền Ký xác nhận Tổng cộng Tổng số tiền bằng chữ: Người lập Trưởng nhóm cộng đồng Trưởng Ban quản lý quỹ 37 PHỤ LỤC 17: BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP HIỆN VẬT BẢNG KÊ CHI TIẾT CỘNG ĐỒNG ĐÓNG GÓP (VẬT LIỆU) Tiểu dự án: . Thôn/tổ:...Xã/Phường: ..Huyện/TP:..Tỉnh: STT Họ tên Địa chỉ Loại vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ký xác nhận Tổng cộng Tổng số tiền bằng chữ: NGƢỜI LẬP TRƢỞNG NHÓM CỘNG ĐỒNG TRƢỞNG NNC/BAN QUẢN LÝ QUỸ 38 PHỤ LỤC 18: BẢN CAM KẾT THU NHẬP THẤP Kính gửi: (Tên tổ chức, cá nhân trả thu thập).. 1. Tên tôi là: ...... 3. Số CMND/hộ chiếu :.................... Ngày cấp: .............. Nơi cấp: ................ 4. Địa chỉ cƣ trú:......... 6. Nơi làm việc chính (nếu có):... Tôi cam kết rằng tổng thu nhập năm .. của tôi không vƣợt quá (*) .. triệu đồng (ghi bằng chữ..............................................). Tôi đề nghị .... (Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập) .. tạm thời chƣa thực hiện khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân. Tôi cam đoan số liệu khai trên là đúng và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về những số liệu đã khai./. ., ngày tháng năm.... CÁ NHÂN CAM KẾT (Ký, ghi rõ họ tên) Ghi chú: (*) Số tiền khai tại mục này đƣợc xác định nhƣ sau: - Trƣờng hợp ngƣời viết cam kết độc thân: số tiền khai là 108.000.000 triệu đồng. - Trƣờng hợp ngƣời viết cam kết có ngƣời phụ thuộc: Số tiền khai = 108.000.000 đồng + 43.200.000 đồng x Tổng số ngƣời phụ thuộc VD: Ngƣời viết cam kết có 2 ngƣời phụ thuộc thì Số tiền khai = 108.000.000 đồng + 43.200.000 đồng x 2 = 194.400.000 đồng 2. Mã số thuế: 39 PHỤ LỤC 19: BÁO CÁO THU CHI TIỂU DỰ ÁN (Trách nhiệm: Nhóm cộng đồng) Tên tiểu dự án: ... Tổ/thôn:. Xã: ngày nộp: . Tổng thu: Tổng chi phí: ..... Chênh lệch: .. Chi tiết các khoản chi phí: TT Khoản mục chi Kế hoạch tài chính Thực chi Chênh lệch Đơn giá Số lƣợng Thành tiền Tổng chi phí Chi tiết các khoản thu: Công Hiện vật Tiền mặt Tổng tiền Hỗ trợ từ dự án Đóng góp từ cộng đồng Đóng góp từ DN/ nhà hảo tâm Đóng góp từ CQĐP Đại diện nhóm cộng đồng (ký, ghi rõ họ tên) 40 PHỤ LỤC 20: BÁO CÁO THU CHI TOÀN BỘ QUỸ DỰ ÁN (Trách nhiệm: Ban quản lý quỹ) Từ.đến Thôn/ bản: Phường/xã:.. 1 Tổng thu - Nhận từ dự án - Nhận từ cộng đồng - Lãi ngân hàng 2 Tổng chi 3 Ngân sách còn lại Chi tiết các tiểu dự án: TT Tiểu dự án Ngân sách Chi thực tế Ngân sách còn lại 1 2 3 Tổng Ngày...tháng..năm Trưởng NNC Kế toán 41 PHỤ LỤC 21: BIÊN BẢN HỌP Hôm nay,.. giờngày..tháng.năm Tại: Thôn/tổ: ......................................... Xã/phƣờng: ................................... Huyện/TP: ............................ Số ngƣời tham dự họp: ..................... Trong đó có: ........... nam, ..........nữ và ........... đại diện hộ nghèo, thiệt thòi (Đại diện ... hộ dân) Ngƣời chủ trì: ........................................................................................................................................ Họp bàn về: Các ý kiến đóng góp: Kết luận thống nhất: Ngƣời ghi biên bản Ngƣời chủ trì Các bên liên quan khác 42 PHỤ LỤC 22: BIÊN BẢN ĐÁNH GIÁ KẾT THÚC TIỂU DỰ ÁN Thôn/tổ: ...................................... Phường/xã: .................................. Ngày họp: Số người dự họp đánh giá dự án: Thành phần Số người Trong đó số nữ là Nhóm nòng cốt/Ban quản lý quỹ Người nghèo/thiệt thòi Đại diện người hưởng lợi Đại diện Chính quyền Tên dự án: So sánh giữa kế hoạch và thực tế Nội dung Kế hoạch Thực hiện Giải thích chênh lệch Thời gian thực hiện Tổng kinh phí Dân đóng góp Chính quyền và các nhà tài trợ khác Số ngƣời hƣởng lợi trực tiếp, trong đó:  Số ngƣời nghèo và thiệt thòi  Phụ nữ Lĩnh vực cải thiện điều kiện sống Các chỉ số kết quả: Kết quả 1: .. Kết quả 2: .. .. Mục tiêu của dự án Nhận xét về việc thực hiện dự án: (ghi rõ các nhận xét của tất cả các thành viên về quá trình thực hiện dự án)  Các kỹ năng, phƣơng pháp đã đƣợc áp dụng khi thực hiện dự án?  Công tác giám sát đã đƣợc thực hiện nhƣ thế nào?  Huy động sự tham gia của ngƣời dân nhƣ thế nào? 43  Tỷ lệ tham gia của phụ nữ và ngƣời nghèo?  Kết quả dự án sẽ đƣợc duy trì nhƣ thế nào?  Dự án cải thiện điều kiện sống cho những ai?  Các đề nghị thay đổi để dự án mang lại nhiều lợi ích hơn cho cộng đồng? .... Các bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án: 1. 2. 3 Đại diện các thành phần ký tên Trưởng NNC Trưởng NCĐ