Quản lý dự án IT - Chương 1: Giới thiệu về dự án và quản lý dự án

• Chương 1: Giới thiệu về dự án & quản ly ́ dự án Mục đích của Chương • Cung cấp một khái niệm tổng quát vê ̀: – Dự án – Quản lý dự án – Quản lý dự án trong bối cảnh doanh nghiệp – Khái niệm chu kỳ phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle – SDLC). Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Dự án IT: – Là các dự án sử dụng phần cứng, phần mềm, mạng để tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay các kết quả. • Ví dụ về dự án IT: – Thay mới 10 máy tính cho phòng kinh doanh – Bổ sung chức năng mới cho phần mềm kế toán của doanh nghiệp – Xây dựng hệ thống IT để nâng cao năng suất nhân viên và quan hệ khách hàng – Phát triển web site để quản lý cung cấp nguyên vật tư – Phát triển một hệ thống để thảo luận và phát triển tiêu chuẩn bảo vệ môi trường Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Quản lý dự án: • Là một nỗ lực được thực hiện trong một đoạn thời gian để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Sự thật: • 16% dự án IT thành công (đạt mục tiêu trong giới hạn thời gian, ngân sách) • 31% dự án phải bị hủy bỏ khi chưa đạt đến điểm kết thúc • 84% dự án là thất bại hay rất thách thức kho ́ vượt qua. • 45% sản phẩm của dự án được hoàn tất nhưng không thể sử dụng được. (Chaos Report 1995 of Standish Group) Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Lý do thất bại: Quản ly ́ dự án không tốt – Lập kế hoạch dự án không tốt – Không liên tục cập nhật kế hoạch – Sự phối hợp nhóm – Sự kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc. – Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Quản lý dự án tốt sẽ giúp: – Kiểm soát tốt tài nguyên vật chất, nhân lực và tài chánh – Cải thiện quan hệ với khách hàng – Thời gian phát triển hệ thống giảm – Chi phí thấp và cải thiện năng suất – Chất lượng cao và độ tin cậy được cải thiện – Lợi nhuận biên tăng lên – Sự phối hợp nội bộ tốt – Ảnh hưởng tích cực đến việc đạt mục tiêu chiến lược – Đạo đức nhân viên tăng lên Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Các thuộc tính của một dự án IT: – Một mục tiêu duy nhất – Một khung thời gian xác định – Dự án được phát triển theo phương thức chi tiết hóa dần: • Khởi đầu với những ý tưởng, kết thúc với sản phẩm cụ thể • Kế hoạch ban đầu được cập nhật và chi tiết theo quá trình phát triển dự án – Bao gồm nhiều dạng nguồn lực khác nhau: • Con người (IT, các phòng chức năng khác) • Phần cứng • Phần mềm – Có khách hàng hay nhà tài trợ cụ thể – Bao gồm các yếu tố bất định (mục tiêu, các ước lượng thời gian, chi phí, nguồn lực, các yếu tố môi trường) Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án Các chức năng chính Bảo đảm dự án thỏa mãn các nhu cầu của các bên có liên quanQuản lý chất lượng dự án Bao gồm ước lượng chi phí, xây dựng và quản lý ngân sách dự ánQuản lý chi phí Bao gồm ước lượng thời gian hoàn thành các công việc, thiết lập kế hoạch tiến độ, và bảo đảm hoàn thành dự án đúng kế hoạch Quản lý thời gian Định nghĩa và quản lý tất cả các công việc cần được thực hiện để hoàn tất dự án một cách thành công Quản lý phạm vi dự án Các ứng dụng trong quản lý dự ánTri thức/kỹ năng Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Khung tri thức & kỹ năng để quản lý dự án Các chức năng hỗ trợ Quản lý việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài vào bên trong dự án Quản lý sự cung cấp cho dự án Xác định, phân tích và đáp ứng với các rủi ro của dự ánQuản lý rủi ro của dự án Quản lý việc sáng tạo, lựa chọn, chia sẻ, lưu trữ thông tin của dự ánQuản lý truyền thông Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực trong dự ánQuản lý nguồn nhân lực Các ứng dụng trong quản lý dự ánTri thức/kỹ năng Là một chức năng chính có ảnh hưởng và bị ảnh hưởng bởi các tri thức, kỹ năng khác Quản lý sự tích hợp của dự án Vì sao quản lý dự án là quan trọng? • Sự khác biệt giữa kỹ thuật phần mềm (software engineering) và quản lý dự án Chu kỳ sống của dự án Khôûi ñaàu Trieån khai Keát thuùc Chaäm Nhanh Chaäm Thôøi gian % hoaøn thaønh döï aùn 100% Ñieåm baét ñaàu Ñieåm keát thuùc Chu kỳ sống của dự án Các giai đoạn (phase) của một dự án Khởi đầu dự án (Project Initiating) Lập kế hoạch dự án (Project planning) Triển khai thực hiện dự án (Project executing) Quan trắc và kiểm soát (Project monitoring & controlling) Kết thúc dự án (Project closing) Chu kỳ phát triển hệ thống Nguyên tắc Phát triển hệ thống Triển khai hệ thống Sản phẩm dạng mô ta ̉: •Các mục tiêu sản phẩm phải đạt •Các nguyên tắc của hê ̣ thống. •Phạm vi hoạt động của hê ̣ thống •Đánh gia ́ tính kha ̉ thi của hê ̣ thống Dùng ky ̃ thuật phần mềm (Software engineering) •Các đầu vào? •Các đầu ra? •Các màn hình trực tuyến cần thiết? •Các dạng báo cáo điện tử ? •Các dạng dữ liệu thông tin trên giấy? •Các tập tin bên ngoài cần tham chiếu? •Xử lý thông tin trong hê ̣ thống? Chuyển giao công nghê ̣ Đào tạo vận hành Bảo trì & cập nhật hê ̣ thống Ý tưởng/ khả thi Kế hoạch Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm tra (test) Triển khai Bảo trì Chu kỳ phát triển hệ thống Nguyên tắc Phát triển hệ thống Triển khai hệ thống Ý tưởng/ khả thi Kế hoạch Phân tích Thiết kế Mã hóa Kiểm tra (test) Triển khai Bảo trì Lập kế hoạch dự án (Project planning) Khởi đầu dự án (Project Initiating) Kết thúc dự án (Project closing) Triển khai thực hiện dự án (Project executing) Quan trắc và kiểm soát (Project monitoring & controlling) Khôûi ñaàu Trieån khai Keát thuùc Chaäm Nhanh Chaäm100% Ñieåm baét ñaàu Ñieåm keát thuùc Các quá trình trong quản lý dự án • Quản lý dự án có thể được xem là một sự kết hợp của các quá trình. • Quá trình là một chuỗi các hoạt động được định hướng để đạt một kết quả cụ thể. • Các quá trình trong quản lý dự án: – Quá trình khởi đầu (Initiating process) – Quá trình lập kế hoạch (Planning process) – Quá trình triển khai thực hiện (Executing process) – Quá trình quan trắc & kiểm soát (Monitoring & Controlling process) – Quá trình kết thúc (Closing process) • Các quá trình này diễn ra trong từng phase của dự án và trong toàn dự án Chu kỳ sống của dự án Phân bố thời gian giữa các phase của dự án Chu kỳ sống của dự án Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý Chu kỳ sống của dự án Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý Chu kỳ sống của dự án Quan hệ các lĩnh vực tri thức và các quá trình quản lý Lập kế hoạch cho dự án • Bao gồm: – Điều gì sẽ được làm? – Khi nào sẽ kết thúc? – Chi phí cho việc thực hiện điều đó? – Các nguồn tài nguyên cần thiết để triển khai dự án (con người, chất lượng, trang thiết bị, các phần mềm mua ngoài)? – Các rủi ro của dự án? Khả năng xảy ra? Nguồn tài nguyên để ngăn ngừa và khắc phục rủi ro? Kê ́ hoạch triển khai dự án Lập kế hoạch cho dự án • Thảo luận nhóm & lớp: • Các kế hoạch dự án IT mà bạn đã thực hiện: – Các thành phần chính của kế hoạch – Cách thức xây dựng kế hoạch – Sự thành công của kế hoạch – Nguyên nhân Các vai trò trong quản lý dự án • Có ba vai tro ̀ quan trọng: – Nhà quản lý dự án (Project Manager – PM) – Việc quản lý dự án (Project Management) – Đội dự án (Project Team) Các vai trò trong quản lý dự án Cấu trúc tô ̉ chức một đơn vị IT tiêu biểu Các vai trò trong quản lý dự án • Nhà quản ly ́ dự án: – Giao tiếp với các nhóm khác kể cả khách hàng & các nhà quản lý để triển khai dự án – Giao tiếp với các nhà kỹ thuật trong dự án – Hô ̃ trợ hay trực tiếp phát triển kế hoạch dự án – Đánh giá tính khả thi của dự án – Quản lý một hay nhiều dự án – Kiểm soát tiến độ dự án (phân bổ/ tái phân bổ tài nguyên dự án) – Kiểm soát ngân sách dự án – Kiểm soát chất lượng nội dung các công việc Các vai tro ̀ trong quản ly ́ dự án Vai trò của nhà quản lý dự án • Chịu trách nhiệm về dự án è Phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát dự án · Quản lý các mối quan hệ giữa các bên trong dự án · Duy trì sự cân bằng giữa: - Quản lý dự án - Kỹ thuật dự án · Chịu trách nhiệm về các rủi ro trong quá trình quản lý dự án Các vai tro ̀ trong quản ly ́ dự án VÒ TRÍ CUÛA NHAØ QLDA TRAÙCH NHIEÄM CUÛA NHAØ QLDA Parent Organization (Toå chöùc Meï) Project Team (Toå Döï aùn) Client/Beneficiary (Ngöôøi höôûng thuï töø DA) Relations Cost Quality Time Các vai tro ̀ trong quản ly ́ dự án Các kỹ năng của nhà quản lý dự án Kyõ naêng truyeàn ñaït Kyõ naêng kyõ thuaät Kyõ naêng laõnh ñaïo Kyõ naêng quan heä con ngöôøi vaø quaûn lyù nguoàn löïc Kyõ naêng thöông löôïng Kyõ naêng tieáp thò vaø kyù hôïp ñoàng vôùi khaùch haøng Kyõ naêng laäp ngaân saùch Kyõ naêng quaûn lyù thôøi gian & laäp tieán ñoä Các vai trò trong quản lý dự án • Đội dự án: – Chuyên viên phân tích hệ thống (Systems Analyst): • Làm việc với end users để xác định tính khả thi của hê ̣ thống • Thiết lập phạm vi dự án, các yêu cầu, thiết kế và các tài liệu khác • Tham gia triển khai, kiểm tra (test) và chuyển giao hệ thống cho khách hàng – Lập trình viên: • Chuyển đổi các đặc trưng của hê ̣ thống do chuyên viên phân tích hê ̣ thống trao cho thành các chương trình làm việc hay các hê ̣ thống hoàn chỉnh. Các vai trò trong quản lý dự án • Đội dự án: – Người dùng cuối: Là các chuyên viên thực hiện các nhiệm vụ cụ thể (kế toán, tiếp thị) • Làm việc với chuyên viên phân tích hê ̣ thống đê ̉ thiết lập các nhu cầu của hệ thống, va ̀ ghi lại các yêu cầu này • Tham gia kiểm tra hệ thống trong quá trình triển khai – Các chuyên viên khác: • Chuyên viên đảm bảo chất lượng QA • Chuyên viên quản lý tài liệu • Chuyên viên soạn thảo cẩm nang, tài liệu • Văn phòng dự án (Project Management Office) Sự trao đổi truyền thông về tài liệu, kinh nghiệm va ̀ các chuẩn mực thực hành giữa các dự án, các chương trình, portfolio Văn phòng dự án (Project Management Office) • Chức năng của PMO: – Tập hợp, tổ chức và tích hợp dữ liệu dự án – Xây dựng các template cho tài liệu của dự án – Xác định và duy trì các tiêu chuẩn (standard) của các quá trình liên quan đến quản lý dự án trong doanh nghiệp – Quản lý project portfolio (các dự án/nhóm dự án chiến lược) – Phát triển và phối hợp đào tạo về các chủ đề khác nhau của quản lý dự án – Tiêu chuẩn hóa va ̀ khai thác lại các tiêu chuẩn tài liệu đa ̃ có để quản lý dự án – Phát triển nghề nghiệp cho các nhà quản lý dự án của doanh nghiệp – Cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý dự án – Hỗ trợ nhà quản lý dự án trong việc quản lý một dự án hay nhiều dự án khác nhau Mô hình trưởng thành của quản lý dự án Quản lý dự án IT • Bài tập: – Thảo luận nhóm hay cả lớp về các điểm sau: • Nhà quản lý dự án IT: Các đặc điểm, năng lực quản lý dự án IT • Đội dự án IT: Tổ chức, quản lý • Các quá trình quản lý dự án IT • Mức độ ảnh hưởng của các yếu tố này đến sự thành công hay thất bại của dự án IT