Quản lý công tác giáo vụ theo hướng nâng cao chất lượng đào tạo tại trung tâm đào tạo từ xa – Đại học Huế - Bùi Lê Vân Anh

Tạp chí Khoa học và Giáo dục, Trường Đại học Sư phạm Huế ISSN 1859-1612, Số 02(22)/2012: tr. 122-131 QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – ĐẠI HỌC HUẾ BÙI LÊ VÂN ANH - PHÙNG ĐÌNH MẪN Trung tâm Đào tạo Từ xa – Đại học Huế Tóm tắt: Với nhiệm vụ tổ chức quá trình đào tạo, công tác giáo vụ góp phần quan trọng vào việc đảm bảo chất lượng đào tạo. Vai trò của công tác giáo vụ càng đặc biệt quan trọng với phương thức đào tạo từ xa, khi cán bộ giáo vụ là người đại diện cho cơ sở đào tạo, là cầu nối giữa cơ sở đào tạo và người học. Chính vì vậy, nghiên cứu xác định biện pháp nâng cao chất lượng công tác giáo vụ là việc làm cần thiết. Từ kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác giáo vụ tại Trung tâm Đào tạo Từ xa - Đại học Huế, chúng tôi đề xuất các biện pháp quản lý công tác giáo vụ, nhằm góp phần nâng cao chất lượng đào tạo tại Trung tâm Đào tạo Từ xa - Đại học Huế. 1. ĐẶT VẤN ĐỀ “Cùng với khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo là quốc sách hàng đầu nhằm nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài” [2, tr. 107]). Đây là chủ trương đúng đắn của Đảng và nhà nước để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội ngày càng cao của đất nước. Trên cơ sở đó, bên cạnh việc củng cố, phát triển hệ thống giáo dục chính quy, trong phương hướng, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, nghị quyết đại hội Đảng lần thứ X đã nhấn mạnh việc “tích cực triển khai hình thức giáo dục từ xa” [3, tr. 208] cũng như các hình thức đào tạo không chính quy khác. Giáo dục từ xa (GDTX) thuộc phương thức đào tạo không chính quy, là một trong những xu thế mới, tiên tiến của giáo dục thế giới. Đào tạo từ xa là cách thức thực hiện giáo dục thường xuyên, giáo dục suốt đời đã được đưa vào Luật Giáo dục: “Giáo dục thường xuyên giúp mọi người vừa làm vừa học, học liên tục, suốt đời nhằm hoàn thiện nhân cách, mở rộng hiểu biết, nâng cao trình độ học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ để cải thiện chất lượng cuộc sống, tìm việc làm và thích nghi với đời sống xã hội”. [4, Mục 5, Điều 44] Giáo dục từ xa là hình thức giáo dục, trong đó có sự gián cách giữa người dạy và người học về mặt thời gian và không gian. Người học theo hình thức GDTX chủ yếu tự học qua học liệu như giáo trình, băng hình, băng tiếng, đĩa CD-ROM, phần mềm vi tính, bằng việc sử dụng các phương tiện nghe nhìn cá nhân, phát thanh, truyền hình, các tổ hợp truyền thông đa phương tiện, mạng internet dưới sự tổ chức của cơ sở đào tạo. [1, Điều 1] Trung tâm Đào tạo Từ xa - Đại học Huế (TT ĐTTX - ĐHH) được thành lập theo Quyết định số 359/GD&ĐT ngày 24/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trung tâm hiện đang là một trong những cơ sở đào tạo theo phương thức từ xa có số lượng sinh QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO 123 viên lên đến 45.306 người (số liệu năm 2012), với địa bàn hoạt động trải dài từ Hà Nội đến Cà Mau. Tại TT ĐTTX – ĐHH, toàn bộ quá trình học tập của sinh viên đều được thực hiện thông qua sự tổ chức trực tiếp của mạng lưới cán bộ giáo vụ. Đây là đội ngũ cán bộ thay mặt Trung tâm tiếp xúc và làm việc với sinh viên, cán bộ giảng dạy và các cơ sở tiếp nhận (CSTN) chương trình đào tạo tại 38 tỉnh, thành trong cả nước. Công tác giáo vụ ở TT ĐTTX – ĐHH mang nét đặc thù của hình thức đào tạo từ xa: sinh viên tập trung về CSTN chương trình đào tạo từ xa để học; cán bộ giáo vụ đến các CSTN để tổ chức các lớp học và hầu hết các khâu liên quan đến việc học tập, thi cử, cũng như giải quyết các chế độ chính sách khác cho sinh viên. Có thể nói, cán bộ giáo vụ là cầu nối quan trọng giữa người học và Trung tâm. Là mảng hoạt động phục vụ cho quá trình đào tạo, công tác giáo vụ tại TT ĐTTX – ĐHH có ảnh hưởng rất lớn đến việc đảm bảo chất lượng đào tạo theo phương thức từ xa. Vì vậy, việc quản lý công tác giáo vụ phải luôn được quan tâm để đạt hiệu quả như mong muốn, tăng tính cạnh tranh trong bối cảnh hiện nay. Tuy nhiên, trên thực tế, việc quản lý công tác giáo vụ và vận hành bộ máy đào tạo tại Trung tâm, cũng như việc tổ chức triển khai kế hoạch đào tạo tại một số CSTN vẫn còn bộc lộ một số bất cập, tác động không nhỏ đến việc đảm bảo chất lượng đào tạo. Vì vậy, bên cạnh việc nâng cao chất lượng dạy - học, chất lượng học liệu thì việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác giáo vụ cũng là một trong những giải pháp góp phần đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo của Trung tâm ĐTTX - ĐHH. Nghiên cứu thực trạng quản lý công tác giáo vụ tại Trung tâm ĐTTX – ĐHH là việc làm cần thiết nhằm cung cấp cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác giáo vụ, từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TỪ XA – ĐẠI HỌC HUẾ Để tìm hiểu thực trạng công tác quản lý giáo vụ tại Trung tâm ĐTTX - ĐHH, chúng tôi đã tiến hành khảo sát bằng phiếu điều tra với 3 nhóm đối tượng: nhóm cán bộ giáo vụ của Trung tâm (25 người), cán bộ của CSTN tại 17 địa phương (57 người), và nhóm sinh viên đang theo học tại Trung tâm thuộc 4 CSTN (338 người). Như vậy, khảo sát được tiến hành với hầu hết các cán bộ giáo vụ của Trung tâm, trong khi đó, đối với 2 nhóm đối tượng còn lại, mẫu khảo sát được chọn ngẫu nhiên, đảm bảo tính đại diện cho từng địa phương với số lượng đáp ứng yêu cầu thống kê. Phiếu điều tra được xây dựng dựa trên các quan sát thực tiễn, và thông tin thu thập từ các cuộc phỏng vấn cán bộ quản lý và cán bộ giảng dạy đã tham gia công tác đào tạo từ xa, thảo luận nhóm với cán bộ giáo vụ thuộc Trung tâm ĐTTX – ĐHH và các nội dung về công tác giáo vụ, được quy định tại “Các văn bản pháp quy về công tác giáo vụ”, Phòng Giáo vụ, Trung tâm ĐTTX – ĐHH, tháng 3/2007. BÙI LÊ VÂN ANH – PHÙNG ĐÌNH MẪN 124 2.1. Thực trạng đội ngũ cán bộ giáo vụ tại Trung tâm Đào tạo Từ xa – Đại học Huế 2.1.1. Quy mô đội ngũ cán bộ giáo vụ tại TT ĐTTX - ĐHH Tổng số cán bộ làm công tác giáo vụ, thuộc phòng Đào tạo của Trung tâm là 27 người, được tổ chức thành 4 tổ, với 4 tổ trưởng chuyên môn phụ trách việc quản lý, điều hành hoạt động của tổ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Phòng về tất cả các công việc triển khai chương trình, kế hoạch đào tạo cùng các khâu phục vụ hoạt động đào tạo khác. Bảng 1. Quy mô đội ngũ cán bộ giáo vụ TT ĐTTX - ĐHH Tổng số CBGV Số CBGV nữ Số CBGV nam Tuổi 40 trở lên Tuổi từ 30 đến dưới 40 Số CBGV là Tổ trưởng Nữ Nam Nữ Nam Nữ Nam 27 10 17 3 3 7 14 2 2 6 21 4 Bảng 1 cho thấy một trong những ưu thế của đội ngũ CBGV của Trung tâm là đa số cán bộ có độ tuổi dưới 40 và nam đông hơn nữ. Đây là những đặc điểm thuận lợi đối với công tác giáo vụ đòi hỏi phải di chuyển nhiều và giữ liên lạc thường xuyên với các CSTN và sinh viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng với số lượng sinh viên đang theo học tại Trung tâm như hiện nay là trên 45.000 thì mỗi CBGV được phân công phụ trách trung bình khoảng 1.600 sinh viên, theo địa bàn của các CSTN. Do đặc thù công tác giáo vụ theo hình thức từ xa, mỗi CBGV, ngoài những công việc thực hiện ngay tại Trung tâm, còn phải chịu trách nhiệm tổ chức triển khai công tác phục vụ đào tạo tại các địa phương. Như vậy, mỗi CBGV phải đảm trách khối lượng lớn nhiệm vụ. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng hoạt động của CBGV, việc quản lý công tác nghiệp vụ giáo vụ một cách sâu sát và khoa học cần phải được đặc biệt chú trọng. 2.1.2. Chất lượng đội ngũ cán bộ giáo vụ Đội ngũ cán bộ giáo vụ của TT ĐTTX - ĐHH đều có trình độ từ đại học trở lên. Đây là một thuận lợi lớn cho việc thực hiện các nghiệp vụ giáo vụ. Chất lượng công tác của cán bộ giáo vụ được đánh giá tương đối tốt bởi sinh viên và đối tác tại các CSTN. Bảng 2. Đánh giá của CSTN và sinh viên về chất lượng công tác của cán bộ giáo vụ Chất lượng công tác của cán bộ giáo vụ Mức độ đánh giá Tốt Khá Trung bình Yếu kém SL TL (%) SL TL (%) SL TL (%) SL TL (%) 1. Đánh giá của cán bộ tại CSTN 45 78,95 12 21,05 2. Đánh giá của sinh viên 162 47,93 131 38,76 41 12,13 4 1,18 Kết quả ở Bảng 2 cho thấy sự khác biệt trong đánh giá chất lượng CBGV giữa cán bộ CSTN và sinh viên. Trong khi cán bộ tại CSTN đánh giá chất lượng công tác của cán bộ giáo vụ khá cao, sinh viên chỉ đánh giá ở mức độ chấp nhận được. Nguyên nhân của sự khác biệt có thể được lý giải bởi đặc điểm hoạt động của CBGV trong mối quan hệ giữa họ với cán bộ tại CSTN và với sinh viên. QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO 125 Công tác phối hợp, triển khai kế hoạch đào tạo của Trung tâm, mà đại diện là CBGV, đối với các CSTN là hoạt động hành chính đơn thuần, chủ yếu thông qua hệ thống văn bản hành chính do Trung tâm ban hành. Hệ thống văn bản này được đánh giá cao bởi đội ngũ CBGV, thể hiện thông qua mức độ đồng ý cao đối với sự rõ ràng đầy đủ của hệ thống văn bản hành chính như “các văn bản làm căn cứ cho công tác giáo vụ” (80%), các văn bản “thông báo hướng dẫn tập trung, thi kết thúc học phần” (80%). Trong khi đó, nhiệm vụ của CBGV trong mối quan hệ với sinh viên là hướng dẫn, hỗ trợ nhiều mặt cho sinh viên trong suốt quá trình học. Kết quả khảo sát ở trên cho thấy sinh viên chưa thực sự hài lòng về chất lượng công tác của CBGV, trong đó CBGV chưa thực hiện tốt vai trò hỗ trợ cho sinh viên trong quá trình học tập, chưa đáp ứng được yêu cầu của sinh viên học theo phương thức từ xa. Nguyên nhân của vấn đề này có thể do nghiệp vụ hướng dẫn, hỗ trợ sinh viên của CBGV chưa tốt. Trên thực tế, công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho CBGV tại Trung tâm chưa được chú trọng một cách đúng mức. Điều này được thể hiện ở bảng khảo sát dưới đây. Bảng 3. Đánh giá của CBGV về cơ hội tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm về công tác giáo vụ Cơ hội tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ giáo vụ Thường xuyên Không thường xuyên Rất hiếm Chưa bao giờ SL TL (%) SL TL (%) SL TL (%) SL TL (%) 2 8 7 28 13 52 3 12 Kết quả khảo sát cho thấy, CBGV có ít cơ hội tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm công tác. Để hoàn thành công tác giáo vụ của mình, bản thân CBGV phải tự mày mò, học hỏi một cách tự phát, không có hệ thống, vừa làm vừa rút kinh nghiệm. Do chưa được đào tạo một cách bài bản về công tác giáo vụ theo đặc thù ĐTTX, việc xử lý các tình huống nghiệp vụ của CBGV chưa có sự thống nhất cao, làm giảm hiệu quả của việc quản lý công tác giáo vụ một cách đáng kể. Trong hình thức đào tạo từ xa, chất lượng công tác giáo vụ, bên cạnh các nghiệp vụ hành chính, còn phụ thuộc vào vai trò cầu nối và tương tác với sinh viên của CBGV. Đây là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của quá trình đào tạo. 2.2. Thực trạng công tác quản lý hoạt động dạy của giảng viên tại điểm học tập trung Dù không trực tiếp quản lý chất lượng nội dung kiến thức truyền đạt, nhưng công tác giáo vụ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng đào tạo thông qua các hoạt động nghiệp vụ như tổ chức thực hiện kế hoạch giảng dạy hợp lý, kiểm tra việc thực hiện khối lượng giảng dạy theo đúng quy định của chương trình. Quản lý hoạt động dạy của giảng viên tại điểm học tập trung là một trong các nội dung cốt lõi của công tác giáo vụ tại Trung tâm ĐTTX – ĐHH. Cơ sở dữ liệu trong chương trình quản lý lý lịch khoa học của cán bộ tham gia công tác giảng dạy tại Trung tâm ĐTTX cho thấy đội ngũ giảng viên đáp ứng đầy đủ về số lượng và năng lực, có thể đảm bảo tốt chất lượng của chương trình đào tạo. Bên cạnh đó, kết BÙI LÊ VÂN ANH – PHÙNG ĐÌNH MẪN 126 quả khảo sát ý kiến của sinh viên cho thấy giảng viên đảm bảo khối lượng thời gian lên lớp theo quy định (87,87%). Tuy nhiên, đánh giá của sinh viên về nội dung kiến thức do giảng viên truyền đạt trong các đợt học tập trung, như được trình bày trong Bảng 4, lại khá phân tán. Bảng 4. Đánh giá của sinh viên về hoạt động dạy của giảng viên Rất đồng ý (%) Đồng ý một phần (%) Không đồng ý (%) 1. Giảng viên lên lớp chuyển tải hết được nội dung của giáo trình cần học 137 (40,53%) 191 (56,51%) 10 (2,96%) 2. Nội dung bài giảng của giảng viên phù hợp với trình độ và nhu cầu của sinh viên 193 (57,10%) 139 (41,12%) 6 (1,78%) 3. Nội dung bài giảng của giảng viên phù hợp với nội dung thi, kiểm tra và viết thu hoạch 103 (30,47%) 208 (61,54%) 27 (7,99%) Từ kết quả khảo sát trên, có thể thấy rằng nhiều sinh viên không đánh giá cao nội dung bài giảng của giảng viên. Những ý kiến đánh giá này có thể xuất phát từ hai nguyên nhân chính là chất lượng lên lớp của giảng viên chưa đảm bảo và sự chuẩn bị bài trước khi lên lớp của sinh viên chưa được kỹ càng. - Về phía giảng viên: Trung tâm đã thực hiện việc mời giảng viên theo quy trình chặt chẽ, đã lựa chọn được những giảng viên phù hợp về trình độ và chuyên môn. Tuy nhiên, để đảm bảo chất lượng giảng dạy, bên cạnh trình độ và chuyên môn, giảng viên cần có hiểu biết và kinh nghiệm giảng dạy theo hình thức từ xa. Đây là yêu cầu rất khó đáp ứng khi Trung tâm phải mời một số lượng lớn giảng viên. Bên cạnh đó, số giờ lên lớp được quy định cho hệ đào tạo từ xa chỉ chiếm từ 15-25% tổng số tiết của toàn bộ chương trình. Đây cũng là yếu tố cản trở việc đảm bảo chất lượng giảng dạy, bởi khối lượng nội dung cần hướng dẫn, giải đáp thắc mắc nhiều nhưng thời gian lên lớp lại hạn hẹp. Muốn giờ học thực sự có hiệu quả, việc tự nghiên cứu học liệu trước khi đến lớp của sinh viên là vô cùng cần thiết. Ngoài ra, cũng cần nhận thấy việc đảm bảo nề nếp lên lớp của một số giảng viên còn chưa đáp ứng yêu cầu. Thực tế cho thấy vẫn có những giảng viên đến lớp muộn, về sớm, cắt bớt thời gian lên lớp, gây khó khăn cho sinh viên trong việc học tập. Cán bộ giáo vụ cần phải lưu ý giảm thiểu tình trạng này. - Về phía sinh viên: Do chưa có ý thức tốt trong học tập, chưa có kinh nghiệm học từ xa, chưa được hỗ trợ tốt về phương pháp học theo hình thức từ xa, nên sinh viên chưa chú trọng đến việc chuẩn bị bài trước khi đến lớp. Điều này làm ảnh hưởng đến chất lượng giờ học trên lớp. Vì vậy, CBGV cần làm tốt công tác quản lý người học, quản lý quá trình học tập và khai thác tài nguyên học tập, góp phần đảm bảo chất lượng đào tạo. 2.3. Thực trạng công tác quản lý quá trình học tập của sinh viên Giáo dục từ xa lấy người học làm trung tâm, vì vậy, quá trình và kết quả học tập phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu, động cơ học tập và năng lực tự học của người học. Kết quả khảo sát thực trạng đã phản ánh những hạn chế trong động cơ học tập của sinh viên hệ QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO 127 ĐTTX, mà nguyên nhân sâu xa là do người học chưa nhận thức được đặc thù của phương thức đào tạo từ xa. Bằng chứng là 89,35% sinh viên được hỏi cho biết họ đến lớp tập trung vì muốn thu nhận thêm kiến thức, trong khi nhiệm vụ của giảng viên khi lên lớp là hướng dẫn, hệ thống hóa những kiến thức mà sinh viên đã tự nghiên cứu trước khi đến lớp. Bên cạnh đó, nhận thức của sinh viên về vai trò của tự học còn hạn chế. Lựa chọn hình thức học tập theo phương thức đào tạo từ xa, nhưng người học chưa ý thức một cách rõ ràng, rằng “ở hình thức từ xa, giảng viên chỉ hướng dẫn đọc tài liệu và ôn tập, còn sinh viên hoàn thành các môn học chủ yếu bằng hình thức tự học”, “... tự học có ý nghĩa đặc biệt,... là yếu tố quyết định hiệu quả và sự thành công của sinh viên, cũng như của các cơ sở đào tạo” [5, tr. 10]. Kết quả nghiên cứu cho thấy sinh viên thường thụ động tiếp nhận tri thức mới từ giảng viên, đặc biệt là khi thiếu những cơ chế động viên và thúc đẩy liên tục. Bên cạnh đó, trong khi lập kế hoạch và thực hiện việc tự nghiên cứu giáo trình, tài liệu học tập trước khi học tập trung là những yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với sinh viên hệ ĐTTX, nhiều sinh viên của Trung tâm chưa đáp ứng tốt yêu cầu này. Kết quả khảo sát được trình bày trong Bảng 5 đã phản ánh thực trạng này. Bảng 5. Đánh giá về việc nghiên cứu và lập kế hoạch nghiên cứu học liệu của sinh viên Kế hoạch nghiên cứu giáo trình, tài liệu học tập Nghiên cứu giáo trình, tài liệu học tập trước khi học tập trung Lên kế hoạch cho cả năm học Bất kỳ khi nào rảnh rỗi Chỉ khi chuẩn bị học và thi Nghiên cứu trước tất cả Chỉ nghiên cứu một phần Không nghiên cứu, chờ GV lên lớp 70 (20,71 %) 178 (52,66 %) 90 (26,63 %) 135 (39,94 %) 183 (54,14 %) 20 (5,92 %) Bảng 5 cho thấy đa số sinh viên chưa lập kế hoạch nghiên cứu học liệu, còn bị động trong việc chuẩn bị bài trước khi đến lớp. Bên cạnh đó, hơn 60% sinh viên chỉ nghiên cứu một phần tài liệu hoặc hoàn toàn không nghiên cứu tài liệu trước khi đến lớp. Thực trạng này khiến chất lượng học tập của sinh viên khó có thể đảm bảo. Thực tế cũng cho thấy chỉ có 51,78% sinh viên đến nhận tài liệu học tập tại CSTN ở địa phương sau khi được thông báo, thậm chí một số lượng đáng kể sinh viên (31,66%) nhận tài liệu khi đến học tập trung. Việc chậm nhận tài liệu học tập gây ảnh hưởng tiêu cực đến việc nghiên cứu tài liệu học tập trước khi đến học tập trung của sinh viên. Ngoài ra, mặc dù sinh viên đã được hướng dẫn về phương pháp tự học ngay từ đầu khóa, họ hầu như chưa vận dụng và chưa hình thành kỹ năng tự học. Như vậy, có thể thấy rằng chất lượng đào tạo theo phương thức từ xa có thể được nâng cao thông qua việc tăng cường hiệu quả quản lý công tác giáo vụ đối với người học. Bởi lẽ, công tác giáo vụ có thể tác động đến việc cải thiện động cơ học tập và năng lực tự học của sinh viên hệ đào tạo từ xa. Cùng với các bộ phận khác của Trung tâm, cán bộ giáo vụ cần nâng cao nhận thức của sinh viên về đặc thù của phương thức ĐTTX, hình thành động cơ học tập đúng đắn, hình thành kỹ năng tự học, tự nghiên cứu. Bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ cần thiết cho người học, cán bộ giáo vụ cần hỗ trợ và thúc BÙI LÊ VÂN ANH – PHÙNG ĐÌNH MẪN 128 đẩy quá trình tự học của sinh viên. Không chỉ kiểm soát và đánh giá kết quả học tập, công tác giáo vụ còn phải là công cụ kiểm tra, kiểm soát và đánh giá chất lượng quá trình tự học - thu nhận kiến thức của sinh viên. Trong đó, việc kiểm tra và đánh giá quá trình học tập (quản lý công tác giáo vụ) là hết sức quan trọng, và có thể nói rằng nó có phần quan trọng hơn việc kiểm soát và đánh giá kết quả học tập (quản lý đào tạo). Để làm tốt những công tác này, cần có hệ thống các quy trình về công tác hỗ trợ học tập, kiểm tra đánh giá việc tự học bên cạnh các nội dung đã có trước đây như chuẩn bị tổ chức các đợt học tập trung, tổ chức kiểm tra điều kiện, thi kết thúc học phần. Về phía lãnh đạo, cần phải thường xuyên thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ, đột xuất hoặc ngẫu nhiên, phải có biện pháp chế tài đủ mạnh đối với các CBGV cũng như đối với CSTN tại địa phương thực hiện sai quy trình. 3. BIỆN PHÁP QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO TÙ XA – ĐẠI HỌC HUẾ Từ kết quả nghiên cứu lý luận và khảo sát, đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất 6 biện pháp quản lý công tác giáo vụ, cụ thể như sau: 3.1. Bồi dưỡng, nâng cao nhận thức cho đội ngũ CBGV Trung tâm ĐTTX – ĐHH - Tổ chức cho cán bộ học tập chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục từ xa nói riêng. - Phổ biến các quy chế, văn bản quy phạm pháp luật của ngành như Luật Giáo dục, Quy chế tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, cấp chứng chỉ, văn bằng tốt nghiệp theo hình thức Giáo dục Từ xa theo Quyết định số 40/2003/QĐ-BGD-ĐT ngày 8 tháng 8 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo. - Nâng cao nhận thức của CBGV về phương thức ĐTTX, cách thức học tập của người học theo phương thức này, từ đó có định hướng đúng đắn về công tác quản lý quá trình học của sinh viên. 3.2. Nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ CBGV, cán bộ quản lý - Tạo điều kiện để CBGV tham gia các khóa học ngắn ngày về quản lý hành chính nhà nước, lưu trữ hồ sơ và thường xuyên cập nhật kiến thức mới về lĩnh vực này. - Tổ chức học hỏi kinh nghiệm và tập huấn các kỹ năng nắm bắt nội dung văn bản, soạn thảo văn bản, kỹ năng ứng xử, giao tiếp, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin để có thể khai thác, sử dụng chương trình quản lý giáo vụ một cách có hiệu quả. - Khuyến khích, tạo điều kiện cho CBGV tự học, tự bồi dưỡng để phát huy nội lực bản thân, góp phần bổ sung kiến thức, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao chất lượng công tác của mỗi cán bộ. QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO 129 3.3. Đổi mới công tác tổ chức, quản lý hoạt động dạy của giảng viên tại điểm học tập trung - Tăng cường quản lý hồ sơ, lý lịch khoa học của giảng viên bằng phần mềm quản lý giảng viên hiện đang sử dụng tại Trung tâm và hàng năm cập nhật thông tin của giảng viên. - Việc mời giảng phải dựa trên thông tin của giảng viên đã đăng ký (có xác nhận của cơ quan chủ quản), nhằm đảm bảo chất lượng giảng dạy của học phần mời giảng. - Tiếp tục sử dụng sổ đầu bài để theo dõi, quản lý nội dung lên lớp của giảng viên, kết hợp theo sát lớp, lấy ý kiến từ sinh viên về hoạt động lên lớp của giảng viên. 3.4. Cải tiến công tác tổ chức quá trình học tập cho sinh viên theo hướng phát huy năng lực tự học, tự nghiên cứu để chiếm lĩnh tri thức mới 3.4.1. Đối với việc tự học của sinh viên - Cần phổ biến cho sinh viên về tầm quan trọng của khả năng tổ chức tự học theo phương thức ĐTTX; hướng dẫn phương pháp tự học, tự đọc, nghiên cứu tài liệu học tập một cách có hiệu quả; hình thành ý thức tự giác tự học, tạo động cơ học tập tích cực. - Trung tâm phối hợp với giảng viên hướng dẫn sinh viên hình thành các kỹ năng tự học cơ bản như: kỹ năng lập kế hoạch tự học, kỹ năng thảo luận nhóm, kỹ năng tự kiểm tra, đánh giá hoạt động tự học của mình bằng cách so sánh kết quả đã làm được với yêu cầu môn học [5]. - Phổ biến và khuyến khích sinh viên sử dụng diễn đàn trên website của Trung tâm để có thể trao đổi kiến thức, kinh nghiệm giữa sinh viên với sinh viên, sinh viên với giảng viên và sinh viên với CBGV phụ trách để được giải đáp thắc mắc về các vấn đề liên quan đến khóa học. - Tăng cường thực hiện các biện pháp kiểm tra quá trình tự học, nghiên cứu tài liệu của sinh viên theo định kỳ hoặc ngẫu nhiên. Cung cấp công cụ tự đánh giá để sinh viên có thể tự đánh giá khối lượng kiến thức thu nhận được thông qua trình tự học của mình (phiếu đánh giá tự định hướng). 3.4.2. Đối với việc tổ chức học tại điểm học tập trung - Gửi thông báo, lịch học, lịch thi kịp thời với nội dung đầy đủ, rõ ràng. Ngoài các thông báo được gửi dưới dạng văn bản theo đường bưu điện cho sinh viên, Trung tâm cần đưa thông tin của cả đợt học tại tất cả các địa phương lên website của Trung tâm. - Thắt chặt kỷ cương, nề nếp, hình thành thái độ học tập của sinh viên, có các biện pháp chế tài đối với mức độ chuyên cần của sinh viên (ví dụ, không tham dự lớp đủ 80% số tiết sẽ không được dự kiểm tra cũng như thi kết thúc học phần). BÙI LÊ VÂN ANH – PHÙNG ĐÌNH MẪN 130 - Nội dung giảng dạy phải phù hợp, sát với nội dung của nguồn học liệu, đáp ứng yêu cầu trong kiểm tra, thi cử. 3.5. Cải tiến hệ thống công nghệ thông tin phục vụ công tác giáo vụ và ứng dụng vào hoạt động quản lý công tác giáo vụ, đảm bảo tính chính xác về thông tin và tiết kiệm thời gian - Nâng cấp kịp thời chương trình quản lý giáo vụ khi có những vấn đề mới nảy sinh trong quá trình đào tạo, và sau mỗi lần nâng cấp, phải có tập huấn hướng dẫn cho CBGV và những người sử dụng trực tiếp có liên quan. - Hoàn thiện phần mềm kiểm tra giáo vụ phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát của đội ngũ lãnh đạo từ cấp Phòng trở lên. 3.6. Đổi mới phương pháp kiểm tra, đánh giá kết quả công tác của CBGV - Tiến hành kiểm tra tất cả các công đoạn thực hiện công tác dựa trên các quy trình đã ban hành cho từng nội dung công việc cụ thể. - Đội ngũ cán bộ lãnh đạo Phòng cần tăng cường sử dụng phần mềm kiểm tra giáo vụ để giám sát, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc của mỗi CBGV về mặt tổng thể và chi tiết, từ đó có những trao đổi, điều chỉnh kịp thời đối với mỗi CBGV, nhằm mục đích cuối cùng là thúc đẩy công tác giáo vụ đạt hiệu quả tốt nhất. - Tổ chức các đợt tổng kiểm tra công việc trước các đợt học, đợt thi lớn, có văn bản kiểm tra chéo giữa các tổ công tác, trong đó kiểm tra kỹ các khâu chuẩn bị cho đợt công tác. - Sau các đợt sơ kết, tổng kết đánh giá, cần thiết có những hình thức nhắc nhở đối với CBGV triển khai công tác chưa tốt, và khuyến khích, khen thưởng đúng mức đối với các cá nhân có thành tích công tác tốt, tạo động lực làm việc cho cán bộ. - Căn cứ vào kết quả đầu ra của sinh viên tại mỗi cơ sở tiếp nhận chương trình đào tạo từ xa của các địa phương để đánh giá hiệu quả công tác của từng CBGV phụ trách. 4. KẾT LUẬN Kết quả khảo sát, đánh giá thực trạng công tác giáo vụ ở Trung tâm GDTX – ĐHH cho thấy nhiều yếu tố của công tác này có thể tác động đến việc đảm bảo chất lượng đào tạo theo hình thức từ xa. Chính vì vậy, bên cạnh việc nâng cao chất lượng hoạt động dạy – học, chất lượng nguồn học liệu, thì việc nâng cao hiệu quả quản lý công tác giáo vụ cũng cần được chú trọng. Nhằm mục đích hỗ trợ hoạt động đào tạo tại Trung tâm ĐTTX một cách hiệu quả, chúng tôi đã đề xuất 6 biện pháp quản lý công tác giáo vụ. Nội dung các biện pháp tập trung vào vấn đề cải thiện trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của đội ngũ CBGV, đổi mới việc tổ chức hoạt động dạy của giảng viên, hoạt động học của sinh viên – trong đó chú trọng việc nâng cao ý thức và kỹ năng tự học; Song song là việc cải tiến hệ thống công QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIÁO VỤ THEO HƯỚNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐÀO TẠO 131 nghệ thông tin hỗ trợ và phương pháp kiểm tra, đánh giá công tác của CBGV. Các biện pháp được đề xuất có mối quan hệ chặt chẽ, tác động qua lại lẫn nhau, kết quả thực hiện của biện pháp này là tiền đề, điều kiện cho sự tồn tại và phát triển của các biện pháp khác. Trong thời gian qua, một số biện pháp đang được triển khai thử nghiệm tại Trung tâm và đã thu được những kết quả nhất định. Các biện pháp trên đây nếu được thực hiện một cách đồng bộ, nhịp nhàng, khả dĩ sẽ tạo được bước chuyển biến quan trọng, có tính đột phá đối với việc tăng cường quản lý công tác giáo vụ theo hướng nâng cao chất lượng đào tạo, khắc phục được những bất cập, yếu kém đang tồn tại, tạo điều kiện để tổ chức và quản lý hoạt động đào tạo một cách có hiệu quả trong tiến trình đổi mới và phát triển ngày một ổn định, bền vững của Trung tâm ĐTTX – ĐHH. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Giáo dục - Đào tạo (2003). Qui chế về tổ chức đào tạo, thi, kiểm tra, cấp chứng chỉ, văn bằng tốt nghiệp theo hình thức giáo dục từ xa, ban hành theo Quyết định số 40/2003/QĐ-BGD&ĐT, ngày 8/8/2003. Hà Nội. [2] Đảng Cộng sản Việt Nam (1996). Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VIII. NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. [3] Đảng Cộng sản Việt Nam (2006). Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X. NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. [4] Luật Giáo dục (2005), NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. [5] Phùng Đình Mẫn (2008). Một số kỹ năng cơ bản đối với việc tự học của các học viên học từ xa. Tạp chí Tâm lý học, (5), Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Hà Nội. Title: ENHANCING THE MANAGEMENT EFFECTIVENESS IN TEACHING AND LEARNING SERVICE TO IMPROVE THE TRAINING QUALITY AT THE CENTRE FOR DISTANCE TRAINING – HUE UNIVERSITY Abstract: Teaching and learning supportive services play an important role in the entire training process and hence contribute significantly to the quality insurance. This role becomes more important particularly in the distant training mode, as learners will interact and link with the training institution via supportive staff at the Teaching and Learning Service. By this reason, studying and finding solutions to improve the teaching and learning services need to take into serious consideration. The authors, through investigating and analyzing current key issues in the teaching and learning services at the Centre for Distance Training – Hue University (CDT), have discussed and defined solutions for managing of those services effectively in order to enhance the quality of educating and training activities at CDT. ThS. BÙI LÊ VÂN ANH Trung tâm Đào tạo Từ xa – Đại học Huế, ĐT: 0914.042.124. Email: vanh2002@gmail.com PGS. TS. PHÙNG ĐÌNH MẪN Trung tâm Đào tạo Từ xa – Đại học Huế