Kinh tế học vi mô - Chương 2: Giao dịch – Đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu

CHƯƠNG 2 GIAO DỊCH – ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU I. KHÁI NIỆM “ Đàm phán là hành vi và quá trình mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bất đồng để đi đến một thoả thuận thống nhất ” A: NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA ĐÀM PHÁN 1. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán. 2. Kết hợp hài hoà lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với đối tác. 3. Đảm bảo ngtắc “Đôi bên cùng có lợi”. 4. Căn cứ vào nhiều tiêu chuẩn để đánh giá mức độ thành công của cuộc đàm phán. 5. Đàm phán là khoa học, là nghệ thuật. B: NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý  Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định bởi 1 bên thì không cần xảy ra đàm phán  Đàm phán là 1 việc tự nguyện, bất cứ bên nào cũng có thể thoái lui hay từ chối tham dự vào bất cứ lúc nào. Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định trong đàm phán. Không phải là giành thắng lợi bằng mọi giá mà đạt được điều mà cả 2 bên đều mong muốn Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán.  KÊT LUẬN: - Đàm phán không phải là “ Một trận võ mồm ” - Để đàm phán thành công đòi hỏi người đàm phán phải biết xác định mục tiêu, giỏi thoả hiệp, thuyết phục đối tác, tạo thế cạnh tranh công bằng, công khai để cùng mở rộng lợi ích tổng thể. - Không phải mọi tình huống đều có thể dùng đàm phán để giải quyết thành công. C: NHỮNG SAI LẦM CẦN TRÁNH  Ngồi vào bàn đàm phán với đầy định kiến  Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác  Không xác định được chính xác thế mạnh của mình và không thể sử dụng thế mạnh đó.  Ngồi vào bàn đàm phán chỉ có 1 phương án duy nhất.  Không biết kiểm soát những yếu tố quan trọng như: thời gian, địa điểm, những vấn đề cần giải quyết, … mà để đối tác kéo theo ý muốn của họ.  Để vuột khỏi tay quyền ra yêu cầu trước  Vội bỏ cuộc khi cuộc đàm phán có vẻ đi vào bế tắc  Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc cuộc đàm phán MỘT SỐ KỸ THUẬT – CHIẾN THUẬT TRONG ĐÀM PHÁN  Chê bai  Thả bóng thăm dò  Giả bộ từ bỏ  Dồn nhau tới bờ vực nguy hiểm  Dương đông kích tây  Cưa đôi chênh lệch  . . . D: CÁC KIỂU TIẾP CẬN VẤN ĐỀ ĐÀM PHÁN:  Kiểu hợp tác (Collaborating)  Kiểu thoả hiệp (Compromising)  Kiểu dàn xếp (Accommodating)  Kiểu điều khiển (Controlling)  Kiểu tránh né (Advoiding 1. Kiểu hợp tác (Collaborating) Hai bên cùng có cùng quan điểm “Cùng thắng”. Khi giải quyết vấn đề phải nghĩ đến quyền lợi của cả 2 bên và phải làm sao để duy trì được mối quan hệ và cùng đạt được mục đích nên phải mất rất nhiều thời gian, công sức tìm tòi và sáng tạo 2. Kiểu thoả hiệp (Compromising) Hai bên cùng chấp nhận “Thắng 1 phần – thua 1 phần”. Miễn sao mục đích và quan hệ các bên được giữ vững. Phong cách này đòi hỏi phải có sự thuyết phục và nhượng bộ của các bên. 3. Kiểu dàn xếp (Accommodating) Khi giải quyết vấn đề chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ bằng mọi giá mà ít quan tâm bảo vệ mục tiêu riêng. Chọn thái độ “Thua - thắng” nhằm xoa dịu và tránh mâu thuẫn với đối tác. 4. Kiểu điều khiển (Controlling) Đây là phong cách “Thắng – Thua”. Tìm mọi cách để đạt được mục tiêu của mình dù có phải phá vỡ quan hệ 2 bên. Sử dụng mọi biện pháp để bảo vệ lập trường, vị thế để giành chiến thắng. 5. Kiểu tránh né (Advoiding) Đây là phong cách “Thua - Thua” nhường phần thắng cho đối tác. Luôn tìm cách tránh né, trốn tránh mâu thuẫn, sợ đụng độ, trước tình huống đe doạ thì khôn khéo tìm cách trì hoãn và rút lui. E: CÁC KIỂU ĐÀM PHÁN: 1. Đàm phán theo kiểu “Mặc cả lập trường”: mỗi bên đưa ra 1 lập trường để bảo vệ nó, nhượng bộ để đi đến thoả thuận. Gồm có đàm phán kiểu mềm (Soft negotiation ) và đám phán kiểu cứng (Hard negotiation) 2. Đàm phán kiểu nguyên tắc: Hay còn gọi là thuật đàm phán Harvard Đàm phán kiểu mềm (soft negotiation) Đây là kiểu đàm phán hữu nghị, tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ nhằm đạt được thoả thuận và gìn giữ mối quan hệ giữa đôi bên, hiệu quả kinh tế không được xem trọng. Xem đối tác như bạn bè, thân hữu. Trong ngoại thương không nên sử dụng kiểu đàm phán này ngoại trừ giữa các bên đã có mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài. Đàm phán kiểu cứng (hard negotiation) Người đàm phán đưa ra lập trường hết sức cứng rắn, tìm mọi cách bảo vệ lập trường của mình, cương quyết không chịu nhượng bộ, cố gắng làm sao để giành phần thắng về mình càng nhiều càng tốt. Thắng lợi trong kiểu đàm phán này không phải là thắng lợi đích thực, rất dễ mất mối quan hệ hợp tác lâu dài, mất bạn hàng, mất đối tác.  Kết luận: Đàm phán theo kiểu mềm hay kiểu cứng đều không phải là cách tối ưu. để cuộc đàm phán tối ưu phải đạt được 3 yêu cầu chính: - Thoả thuận đạt được phải đáp ứng được lợi ích chính đáng của cả 2 bên một cách công bằng, lâu bền. - Kết quả đàm phán phải mang lại hiệu quả - Kết quả đàm phán phải cải thiện, không làm phương hại đến quan hệ giữa 2 bên. Đàm phán kiểu nguyên tắc (Principled negotiation) Con người: Đối với người – ôn hoà, đối với việc - cứng rắn.  Lợi ích: Tập trung vào lợi ích của các bên. Thành thực, công khai, không dùng gian kế, không bám vào lập trường của mình.  phương án: Đưa ra nhiều phương án khác nhau  Tiêu chuẩn: Kết quả của thoả thuận phải dựa trên những tiêu chuẩn khách quan khoa học. F: KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN  Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn.  Có khả năng diễn đạt ý kiến.  Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của kiến nghị.  Có khả năng chịu sự căng thẳng.  Nhạy cảm với nền văn hoá của người khác.  Tự tin, uy tín, nghị lực, tình cảm, sáng tạo, hài hước, … II: CÁC GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN: Tổng quát: Giai đoạn tiền đàm phán, giai đoạn đàm phán, giai đoạn hậu đàm phán. Chi tiết:  Giai đoạn chuẩn bị  Giai đoạn tiếp xúc  Giai đoạn đàm phán  Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng  Giai đoạn rút kinh nghiệm A: GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ Trước khi tiến hành đàm phán cần chuẩn bị kỹ những vấn đề:  Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng.  Đánh giá lại đối tác.  Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của chính mình.  Lập phương án kinh doanh.  Xây dựng chiến lược và đàm phán thử.  Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng: Xác định mục tiêu cần đạt được (mục tiêu chính, tối đa, tối thiểu), giới hạn của sự thoả thuận (thoả thuận tới đâu, khi nào ngừng?), thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất.  Đánh giá lại đối tác: Xem xét kỹ những yêu sách, mục đích phía sau những yêu sách, cân nhắc những cơ sở lập luận, lý lẽ mà đối tác sử dụng. Những vấn đề ảnh hưởng tới hướng đi và kết quả của đàm phán.  Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của mình: Cần xác định Quyền, Thế, lực, thời gian. Lập phương án kinh doanh:  Bước 1: Đánh giá về thị trường và thương nhân, ptích những khó khăn thuận lợi trong kdoanh.  Bước 2: Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh.  Bước 3: Đề ra mục tiêu: bán bao nhiêu hàng, giá bao nhiêu, thâm nhập thị trường nào, mua bán với ai?  Bước 4: Biện pháp thực hiện: đầu tư sản xuất, kinh doanh, marketing, lập chi nhánh, mở rộng đại lý.  Bước 5: đánh giá hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu: tỷ suất ngoại tệ, thời gian hoàn vốn, điểm hoà vốn,… Xây dựng Chiến lược và tiến hành đàm phán thử: Mở đầu như thế nào? Đưa ra những câu hỏi nào? Đối tác sẽ hỏi ntn? Ta trả lời ra sao? Thông tin trả lời đủ chưa? Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán? Ai kiểm tra cơ sở lập luận? Ai đặt câu hỏi? Ai sẽ trả lời câu hỏi? Ai đóng vai trò giảm sự căng thẳng trong đàm phán? Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán:  Ngôn ngữ.  Thông tin (hàng hoá, thị trường, đối tác, …).  Các phương pháp nghiên cứu thị trường nước ngoài (tại bàn, từ các tổ chức cơ quan, mạng internet, tại chỗ).  Năng lực của người/đoàn đàm phán. (kiến thức, tâm lý, kỹ năng, …).  Thời gian và địa điểm đàm phán. Chuẩn bị cho 1 cuộc đàm phán cụ thể:  Chuẩn bị đàm phán (Preparing for negotiation).  Xây dựng chiến lược (Developing yourstrategy).  Khởi động (Getting started).  Hiểu biết lẫn nhau (Building understanding).  Thương lượng (Bargaining).  Kết thúc (Closing). Chuẩn bị: Xác định mục tiêu (tối thiểu, nhắm tới, cốt yếu), tình thế của đối tác, điểm mạnh điểm yếu.  Xây dựng chiến lược: Chọn phong cách dàn xếp, điều khiển, thoả hiệp, tránh né hay hợp tác.  Khởi động: Khởi đầu như thế nào sẽ hướng đàm phán đi theo hướng đó.  Hiểu biết lẫn nhau: Nhận thông tin (đặt câu hỏi), thăm dò đối tác, thay đổi phương án cho phù hợp.  Thương lượng: Trao đổi yêu sách (đưa ra khi nào? Đồng ý mức nào? Bao nhiêu %?), phá vỡ sự bế tắc, đi đến thoả thuận.  Kết thúc: hệ thống hoá các thoả thuận, bản thực thi kế hoạch, đánh giá và rút kinh nghiệm. B: GIAI ĐOẠN TIẾP XÚC  Tạo không khí tiếp xúc. Thân thiện, Phải tạo được sự tin cậy cho đối tác bằng hành động chứ không chỉ lời nói, thể hiện được thành ý của mình.  Thăm dò đối tác.  Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần). C: GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN  Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày.  Nhận và đưa ra nhượng bộ.  Phá vỡ những bế tắc.  Tiến tới thoả thuận. D: GIAI ĐOẠN KẾT THÚC – KÝ KẾT HỢP ĐỒNG  Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý:  Thoả thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản.  Cần đề cập đến pháp lý, tránh dùng những tập quán thương mại.  Không có những điều khoản trái với luật hiện hành. Trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dùng những từ mập mờ có thể suy luận ra nhiều cách.  Bên soạn thảo HĐ cần đưa đối tác kiểm tra thât kỹ lưỡng những điều khoản.  Người ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền.  Dùng ngôn ngữ mà các bên đều thông thạo. E: GIAI ĐOẠN RÚT KINH NGHIỆM Cần tổ chức họp để đánh giá ưu, nhược điểm để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. đồng thời phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện ghi nhận những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sửa chữa. III. CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Qua thư từ, điện tín Gặp mặt trực tiếp Qua điện thoại Qua mạng A/ Đàm phán bằng thư : Là hình thức thông qua việc viết các thư :  Thư hỏi hàng – Enquiry/Inquiry  Chào hàng, Báo giá – Offer/ Quotation Thư hoàn giá – Counter Offer Thư chấp nhận – Acceptance  Thư đặt hàng - Order  Thư xác nhận - Confirmation ƯU ĐIỂM:  Ít tốn kém.  Có thời gian tham khảo trong nội bộ.  Cùng lúc có thể gởi được nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau.  Có thể giấu được nhược điểm riêng của mình. NHƯỢC ĐIỂM:  Mất cơ hội.  Mất thời gian, không hiểu hết ý nhau Trường hợp áp dụng : Khi khách hàng ở xa Khi khách hàng mới quen biết Khi việc mua bán không đòi hỏi sự khẩn trương. Khi giá trị hợp đồng tương đối nhỏ. Khi tính chất hàng hoá không phức tạp.  1. Thư hỏi hàng (the Enquiry/Inquiry): Thư gởi cho người bán để đề nghị cho biết giá cả và mọi điều kiện cần thiết trước khi quyết định mua hàng. Thư hỏi hàng gồm có 3 phần:  Phần mở đầu.  Nội dung chính.  Phần kết luận.  P.L Trading Corporation.  13333 Wetland East Blvd, Houston, Texas 77041, USA  Dear Sir or madame,  Tel: 281894 5454  Fax: 281.984.0022  Email: pvle@PL.com   Your Ref:  Our Ref: Inq R 255  25, January,2012  The Saler Manager  H.V Food company Ltd.  108 K30 Pho quang st., Tan Binh District, HCM City, VN  Email: Hlien@hcm.fpt.vn  Dear Sir or Madame,  We have learned your company’s name from the trade magazine “the business word”. We would like to have a long – standing relationship with your company.  We would be grateful if you could send us some samples of the Vietnamese white rice long grain. We would also appreciate your letting us have full information regarding FOB Hochiminh city port prices, terms of payment and earliest delivery date.  If the price, offered are competitive and the quality is of the standard we required, we shall place large orders with you in future.  We look forward very much to receiving samples and quotation from you soon.  Yourfaithfully.  Wiiliam. J. Scheela  Purchasing Manager 2. Thư chào hàng, báo giá (offer - quotation) Là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình.  Căn cứ vào mức độ chủ động của người xuất khẩu:  Chào hàng thụ động:  Chào hàng chủ động: • - Chào hàng tự do • - Chào hàng cố định H.V.Food Company Ltd 108 K30 Pho Quang St., Tan Binh District, Hochiminh City, Vietnam. Your Ref: Inq R 255 Our Ref: 95/PL 05 February, 2012 Mr. William.J.Scheela Purchasing Manager, P.L Trading Corporation, 1333 Wetland East Blvd, Houston, Texas 77041, USA Dear Sir. Thank you, for your letter of 25, Jan 2012. We have pleasure informing you that we can supply you any quantity from 10,000MT up to 15,000MT monthly. According to your enquiry and your requirements, we are pleased to send our offer sheet with terms and conditions as follows : 1. Commodity : Vietnamese white rice long grain 2. Specifications : …………………………. 3. Unit Pice: Rice 5 pct: USD 375/MT FOB Stowed, HCM Port (Incoterm 2010) ----- 4. Packing : in new single PP bags 5. Payment : by irrevocable L/C at sigh 6. Shipment: within 1 month after order confirmation We have sent you 4 samples by DHL on Feb 5th 2012. We hope to receive your order soon. Your faithfully Kim Ngoc Hong Lien (Ms) General Director 3. Thư hoàn giá/trả giá (counter – offer):  Hoàn giá là 1 đề nghị mới do bên mua (hoặc bán) đưa ra sau khi đã nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó.   Phần mở đầu  Phần nội dung chính  Phần kết   Dear Ms.Hong Lien  Thank you for sending us your samples and quotations.  We are interested in the Vietnamese white rice long grain 5 pct broken at USD 375/MT FOB-HCM port (Incoterms 2000). We find that this kind of product is suitable for our market, but the price are not much competitive compared with other suppliers’. We wonder if you would kindly consider reducing the price to USD 370/MT.  If you could come down to this price level, we might be able to order 30,000MT.  Your consideration of this matter and immediate reply would be appreciated  Your sincerely, 4. Thư chấp nhận (Acceptance) Là thư của 1 phía gửi cho phía bên kia để chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng hay đặt hàng của phía bên kia đưa ra. Khi ấy, trong fax hoặc telex chỉ cần viết chữ chấp nhận “ACCEPT” là đủ. Nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp nhận theo đúng nguyên tắc Dear Sir, Thank for your letter of Feb, 5th 2012 in which you suggested to reduce the rice unit price. We can accept your suggesting unit price for 5 pct broken at USD 370/MT FOB - HCM port (Incoterms 2010). Please understand for our situation and we look forward to have your order in soonest to arrange the cargo in good time. Yours truly, 5. Thư đặt hàng (Order) : Là thư của người mua gửi đến cho người bán để yêu cầu người bán cung cấp cho họ số hàng hoá theo các điều kiện đã thỏa thuận.  Phần mở đầu  Phần nội dung chính  Phần kết thúc  Dear Ms.Hong Lien We thank you for your reply of Feb, 25th, 2012. We are please to order the rice as per your offer 1. Commodity : Vietnamese rice long grain 5 pct broken. 2. Quantity : 30,000MT (more or less 5% tolerance at buyer’s option) 3. Specification : ……………… 4. Price : USD 370/MT FOB - HCM port (Incoterms 2010) 5. Packing : in new single PP bags net weight 50kgs/bag 6. Payment : by irrevocable L/C at sight 7. Shipment : the latest day of shipment is not later than Apr, 15th, 2012 Partial shipment is allowed 8. Inspection : ---- We hope to hear from you at your earliest convenience. Yours faithfully. 6. Thư xác nhận (confirmation):  Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, 2 bên mua và bán ghi lại các kết quả đạt được rồi trao cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận.  Văn kiện do bên bán lập gọi là giấy xác nhận bán hàng, văn kiện do bên mua lập gọi là giấy xác nhận mua hàng.  Xác nhận thường lập thành 2 bản, bên lập xác nhận ký trước rồi gởi bên kia, bên kia ký xong giữ lại 1 bản và gởi trả lại 1 bản. Tóm tắt trình tự viết thư Tröôøng hôïp beân Mua chuû ñoäng hoûi haøng tröôùc Tröôøng hôïp beân Baùn chuû ñoäng chaøo haøng tröôùc 1 Hoûi haøng Chaøo haøng 2 Chaøo haøng Traû giaù (hoaøn giaù) 3 Traû giaù (hoaøn giaù) …………………………… 4 ………………………… Chaáp nhaän 5 Chaáp nhaän Ñaët haøng 6 Ñaët haøng Xaùc nhaän Xaùc nhaän 7 Xaùc nhaän Xaùc nhaän B. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp : Ưu điểm: giải quyết và kết thúc được vấn đề. Nhược điểm: Tốn kém, dễ bộc lộ những nhược điểm riêng của người đàm phán Trường hợp áp dụng:  Hợp đồng có giá trị cao  Hợp đồng có tính chất phức tạp.  Khi muốn tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài.  Kỹ năng: Để đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp đạt được kết quả đòi hỏi người đàm phán phải có các kỹ năng sau :  Hiểu người.  Thuyết phục.  Chịu đựng  Diễn đạt.  Nhạy cảm.  2.4- Các nội dung trong đàm phán trực tiếp: Theo lý thuyết  Article 1 : Commodity (tên hàng)  Article 2 : Quality (chất lượng)  Article 3 : Quantity (số lượng)  Article 4 : Shipment/Delivery (giao hàng)  Article 5 : Price (giá cả)  Article 6 : Payment (thanh toán)  Article 7 : Packing and marking (bao bì và ký mã hiệu)  Article 8 : Warranty (bảo hành)  Article 9 : Penalty (phạt)  Article 10 : Insurance (bảo hiểm)  Article 11 : Force majeure (bất khả kháng)  Article 12 : Claim (khiếu nại)  Article 13 : Arbitration (trọng tài)  Article 14 : General condition (điều khoản chung) Trong thực tế: Article 1 : Commodity (tên hàng) Article 2 : Quality (chất lượng) Article 3 : Quantity (số lượng) Article 4 : Shipment/Delivery (giao hàng) Article 5 : Price (giá cả) Article 6 : Payment (thanh toán) Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán trực tiếp : Tình huống bế tắc: Đôi bên đều có cảm giác không thể nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào trạng thái gay go, có nguy cơ tan vỡ.  Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:  Khoảng cách lợi ích mà 2 bên đề ra quá lớn  Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia.  Do không hiểu nhau.  Năng lực cán bộ đàm phán bị hạn chế. Kỹ thuật giải quyết  Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích.  Thay thế cán bộ đàm phán.  Tập trung vào nhân vật chủ chốt.  Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công.  Lợi dụng mâu thuẩn.  “Dưới búa lượm củi” Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán  “… Chúng tôi buộc phải nói chuyện với các nhà cung cấp khác”  “ Chúng tôi rất muốn giải quyết nhanh nhưng chúng ta còn nhiều thời gian”  Cách giải quyết này đã được các bạn hàng của ngài trước đây áp dụng” Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ của đối tác  “Thông tin của ngài cho thấy rằng: … nhưng của chúng tôi lại khác”  “ Ngài nói rằng: … vậy điều đó dựa vào đâu?”  “Tôi đồng ý điều này quan trọng nhưng ngài còn chưa đề cập đến …”  “Dữ liệu này đã có cách đây 2 năm rồi, bây giờ tình hình đã thay đổi nhiều …” Kỹ thuật Lắng nghe  Nghe 1 cách có hứng thú, tích cực  Khi nghe cần quan sát thái độ và cử chỉ của người nói  Tránh ngắt lời đối tác  Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng  Ghi chép những gì mình nghe được Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá nhận thức của đối tác  Hãy đặt mình vào vị trí của người khác  Đừng suy diễn ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của mình  Đừng đổ lỗi cho người khác về khó khăn của bạn  Thảo luận quan điểm của nhau  Biết giữ thể diện cho người khác Đàm phán đa văn hoá: Trên thế giới có 2 trường phái đàm phán chính: đàm phán theo phong cách Á Đông (điển hình Nhật, Trung Quốc, …) và đàm phán theo phong cách Aâu-Mỹ. Mỗi trường phái đều có ưu, nhược điểm riêng.  Đàm phán theo phong cách Á Đông: Cách nói chuyện của người Châu Á:  Khi nói chuyện người Á thường gật đầu liên tục, kèm theo những tiếng đệm có nghĩa “vâng, vâng”, điều đó biểu hiện sự thông hiểu, sự lịch thiệp đối với người nói và để làm cho cuộc nói chuyện thêm dễ dàng.  Trong khi nói chuyện phải luôn theo dõi phản ứng của đối phương để tránh nói điều làm họ phật ý. - Nói lòng vòng và không bao giờ nói “không”. Các nhà đàm phán Châu Á khi kết thúc phiên họp đều mong muốn đạt được 3 mục đích : sự thống nhất ý kiến, đoàn kết và giữ thể diện cho mình và cho người khác.   Kỹ năng đàm phán với người Á Đông:  Khi chưa thể đàm phán trực tiếp bằng tiếng nước ngoài, hãy rèn cách đối thoại hiệu quả thông qua phiên dịch.  Đừng xem “yes” là sự cam kết xác nhận.  Phải tạo cho được cuộc thảo luận 2 chiều 1 cách thoải mái.  Khi đàm phán nên dùng từ ngữ rõ ràng, trực tiếp tránh thành ngữ và tiếng lóng.  Cố gắng tạo niềm tin và gây dựng bầu không khí thân mật khi bước vào đàm phán.  Đàm phán theo phong cách Aâu Mỹ Người Aâu-Mỹ với tính cách mạnh mẽ, tự tin, thẳng thắn và đề cao chủ nghĩa cá nhân nên có phong cách đàm phán khác hẳn so với phong cách Á Đông. Cụ thể phong cách đàm phán của ngừơi Mỹ như sau : • - “Tôi có thể làm một mình” . Nhiều người Mỹ tin rằng họ có thể giải quyết các tình huống đàm phán 1 mình nên loại đàm phán này chiếm tỉ trọng lớn trong các cuộc đàm phán. - Thân mật. Người Mỹ đánh giá cao sự thân mật và bình đẳng trong quan hệ giữa người với người. Một số vấn đề lưu ý khi đàm phán theo phong cách Aâu - Mỹ - Xin ý kiến cấp trên. Các nhà đàm phán Mỹ rất khó chịu khi giữa cuộc đàm phán bên kia nói: “tôi còn phải xin ý kiến cấp trên”. - Đi thẳng vào vấn đề. Người Mỹ rất quí thời gian, nên không thích nói quanh co, mà muốn đi thẳng vào trung tâm vấn đề 1 cách nhanh chóng. - Đặt danh thiếp của bạn lên bàn. Người Mỹ mong đợi thông tin trung thực ở bàn đàm phán. - Không được im lặng. người Mỹ không thể làm việc tốt khi đối phương im lặng trong đàm phán. - Người Mỹ đánh giá cao sự bền bỉ, kiên định, vì vậy bạn hãy đừng bỏ cuộc giữa chừng, hãy cố gắng theo đuổi công việc đến cùng. - Trong đàm phán, người Mỹ thường tách vấn đề ra thành nhiều phần nhỏ rồi tiến hành tấn công từng phần 1 C: Đàm phán bằng điện thoại: · Ưu điểm: - Nhanh chóng - Nắm bắt được thời cơ. · Nhược điểm: - Tốn kém. - Không có thời gian. - Không có bằng chứng pháp lý.  Trường hợp áp dụng: Khách hàng quen biết.  Khi hàng hoá không có tính chất phức tạp  Khi việc mua bán đòi hỏi sự khẩn trương  Khi để xác định nhanh 1 hay 1 vài vấn đề nào đó mà 2 bên chưa thống nhất.  Một số vấn đề cần lưu ý khi đàm phán bằng điện thoại : Trước khi gọi: + Chuẩn bị nội dung cần gọi. + Chuẩn bị giấy bút ghi chép những thông tin cần thiết. + Kiểm tra lại số máy cần gọi cho chính xác. + Phải kiểm tra lại tên người cần gọi. + Phải chuẩn bị tình huống đối phó với những ý kiến khác đưa ra. Trong khi gọi:  Cả 2 phải tự giới thiệu về mình (nếu gọi lần đầu)  Nói rõ ràng, chính xác, ngắn gọn, đầy đủ nội dung cần trình bày.  Ghi chép những thông tin cần thiết.  Trước khi gác máy phải có lời chào người đã tiếp chuyện với mình.  Sau khi gọi:  Có văn bản xác nhận lại những điều mà 2 bên đã thống nhất trên điện thoại.  Thực hiện những điều đã thống nhất đó. Một số vấn đề cần tránh:  Tránh gọi điện thoại cho đối tác trong giờ họ đang nghỉ ngơi.  Không nói nhỏ hay nói lớn quá.  Không để im lặng kéo dài quá lâu trong lúc gọi.   Không nói ngập ngừng khi đang nói chuyện trên điện thoại.  Không nói chuyện điện thoại trong lúc cơ quan đang hội họp, trong lúc đàm phán trực tiếp với đối tác.  Không điện thoại vấn đề liên quan đến tài chính vào đầu giờ làm việc. 