Kế toán, kiểm toán - Chương 2: Tiền và các khoản phải thu

Tiền Cash • Tiền là tài sản ngắn hạn • Tài sản ngắn hạn bao gồm Tiền, và các tài sản dự kiến: chuyển đổi thành tiền, hoặc sử dụng – trong vòng 1 năm, – hoặc 1 chu kỳ kinh doanh (nếu chu kỳ kinh doanh trên 1 năm) • Có tính thanh khoản cao nhất Chu kỳ kinh doanh Là khoảng thời gian trung bình để chuyển hàng tồn kho thành tiền. Thông thường ngắn hơn 1 năm Mua hàng HTK Bán chịu Phải thu khách hàng Thu tiềnMua hàng HTK Bán hàng thu tiền Credit SaleCash Sale • Bao gồm: – Tiền mặt tại quỹ – Tiền gửi không kỳ hạn ở ngân hàng – Tiền đang chuyển • VND, USD, EUR, vàng • (Vàng là tiền ở những DN không có chức năng kinh doanh vàng bạc đá quý) • “Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày báo cáo tài chính của doanh nghiệp • Trường hợp DN chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ thì được chọn một loại ngoại tệ do Bộ Tài chính quy định làm đơn vị tiền tệ Thủ tục kiểm soát nội bộ • Nâng cao hiệu quả hoạt động của DN • Bảo vệ tài sản • Cung cấp thông tin đáng tin cậy • Tuân thủ luật lệ Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với tiền • Chính sách quản lý tiền: đảm bảo lượng tiền thanh toán, tránh để lượng tiền không cần thiết quá nhiều, đầu tư tiền thừa với rủi ro thấp • Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tách biệt vai trò giữa người nắm giữ tài sản và người ghi sổ (Thủ quỹ và Kế toán tiền) • Ngăn ngừa mất mát, trộm cắp: nộp tiền vào tài khoản hàng ngày, thanh toán qua chuyển khoản • Kiểm kê quỹ tiền mặt • Đối chiếu ngay với số liệu của ngân hàng Chứng từ: • Tiền mặt: –Phiếu Thu –Phiếu Chi • Tiền gửi ngân hàng: –Giấy báo Nợ –Giấy báo Có –Sao kê ngân hàng kèm theo chứng từ gốc Phiếu thu 3 liên: - Lưu ở nơi lập phiếu - Thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ và sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán - Giao cho người nhận tiền/ nộp tiền * Sổ sách • Thủ quỹ: Sổ quỹ • Kế toán: – Sổ Nhật Ký (hoặc sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền) – Sổ cái Tiền mặt – Sổ chi tiết tiền mặt (VND, USD) * Tài khoản TK cấp 1 TK cấp 2 Tên TK 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, đá quý TK Tài sản TK 111 “Tiền mặt” TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” TK 113 “Tiền đang chuyển” SDĐK: Tăng tiền (+TS) Giảm tiền (-TS) Tăng tiền (+TS) Giảm tiền (-TS) SDCK Nợ Có TK 111, 112 ? • Vay ngân hàng 300 trđ, thời hạn vay 3 tháng, chuyển vào TK không kỳ hạn, đã nhận giấy báo Có của ngân hàng • Thu tiền bán hàng bằng tiền mặt 10 trđ • Chuyển khoản trả tiền điện 20 trđ , đã nhận giấy báo Nợcủa ngân hàng • Chi tiền mặt tạm ứng 5 trđ cho nhân viên đi công tác • Kiểm kê quỹ thiếu 2 trđ chưa rõ nguyên nhân Tiền đang chuyển TK 113 • Phản ánh tiền đã nộp vào ngân hàng, kho bạc, bưu điện nhưng chưa nhận được giấy báo Có • Chuyển tiền trả cho đơn vị khác, hay đã làm thủ tục chuyển tiền ngân hàng trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng Thu TM hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng Chuyển tiền qua bưu điện trả cho đơn vị khác Thuế GTGT (VAT) 2 phương pháp tính thuế GTGT • PP khấu trừ • PP trực tiếp Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Namecard Hộp 14 75.000 1.050.000 Cộng tiền hàng: 1.050.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 105.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.155.000 Trường hợp DN tính thuế GTGT theo PP khấu trừ • Nếu hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ cho việc SX, KD hàng hóa, dịch vụ chịu thuế: thì thuế GTGT trên HĐ GTGT được khấu trừ • => Ghi nhận hàng hóa hay chi phí theo giá không có thuế GTGT • Thuế GTGT tách riêng theo dõi trên TK 133 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” Thuế GTGT đầu vào Trường hợp DN tính thuế GTGT theo PP khấu trừ • Khi bán hàng, doanh thu ghi nhận theo giá không có thuế GTGT • Thuế GTGT đầu ra theo dõi trên TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp Nhà nước” Thuế GTGT đầu ra VD Yêu cầu: ghi vào sổ cái tiền và TGNH Đầu kỳ DN có 100.000.0000 đ tại quỹ và 700.000.000 đ tại TK không kỳ hạn ngân hàng Á Châu 1. Chuyển khoản 550.000.000 mua hàng hóa, trong đó giá chưa thuế 500.000.000, thuế GTGT được khấu trừ 50.000.000 2. Chi tiền mặt trả tiền quảng cáo trên báo Tuổi trẻ trong tháng 11.000.000, trong đó giá chưa thuế 10.000.000, thuế GTGT được khấu trừ 1.000.000 3. Bán hàng 600.000.000, đây là giá đã gồm 10% thuế GTGT, đã thu bằng tiền mặt 4. Kiểm kê cuối ngày quỹ tiền mặt, phát hiện thiếu 2.000.000 chưa xác định được nguyên nhân, đang chờ xử lý 5. Số tiền thiếu khi kiểm kê xác định lỗi bất cẩn của thủ quỹ, và thủ quỹ đã bồi thường 2.000.000 cho DN bằng tiền mặt Các khoản tương đương tiền Cash Equivalents • Các khoản đầu tư ngắn hạn (không quá 3 tháng kể từ ngày mua) • Có tính thanh khoản cao, dễ dàng chuyển thành 1 lượng tiền xác định • Không có hoặc rất ít rủi ro trong giá trị quy đổi thành tiền Trình bày trên Báo cáo tài chính •Tiền mặt •TGNH •Tiền đang chuyển Các khoản đầu tư sẽ thu hồi nhanh trong vòng dưới 3 tháng và không có rủi ro đối với sự thay đổi của giá trị thu hồi ??? Phải thu khách hàng Accounts Receivable Các khoản phải thu • Là tài sản của DN – đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho DN – DN có quyền kiểm soát đối với TS Thủ tục kiểm soát nội bộ: • Chính sách bán chịu: xét duyệt bán chịu • Theo dõi nợ cho từng khách hàng (mở sổ kế toán chi tiết cho từng khách hàng) • Đối chiếu công nợ với khách hàng định kỳ • Phân loại nợ theo thời hạn thu hồi, phát hiện kịp thời các khoản nợ quá hạn TK 131 chi tiết Số dư cuối kỳ 131 Phải thu khách hàng ? 1311 Khách hàng trong nước ? 1311-1 Cty Minh Long 45.000.000 1311-2 Cty Anh Nhung 30.000.000 1311-3 Cty Tiến Đạt 100.000.000 1312 Khách hàng nước ngoài ? 1312-1 Chatswood Ltd 120.000.000 1312-2 Leichhardt Ltd 98.000.000 Lưu ý khi ghi nhận thông tin: • Không bù trừ công nợ giữa những khách hàng khác nhau. Chứng từ o Hóa đơn o Phiếu thu, Giấy báo Có Chứng từ - Hoá đơn DN KHÁCH HÀNG Hàng hóa Tiền Nghiệp vụ bán hàng DN KHÁCH HÀNG Hàng hóa Tiền Phải thu khách hàng TÀI SẢN Bán hàng trước – Thu tiền sau TK 131 “Phải thu khách hàng” SDĐK: Tăng nợ phải thu (+TS) Giảm nợ phải thu (-TS) SDCK: Nợ Có SDCK bên Nợ : Phải thu KH (tài sản) DN KHÁCH HÀNG Hàng hóa Tiền Khách hàng ứng trước tiền NỢ PHẢI TRẢ Thu tiền trước – Giao hàng sau Xác định tăng hay giảm nợ phải thu, ghi Nợ hay Có TK 131? • Bán hàng cho khách hàng trả tiền sau • Khách hàng trả lại hàng trừ vào nợ vay • Giảm giá cho khách trừ vào nợ vay • Khách hàng thanh toán nợ • Khách hàng ứng trước tiền nhưng chưa nhận hàng Các nghiệp vụ thường gặp • Bán hàng chưa thu tiền: Nợ TK 131: tăng nợ phải thu khách hàng (+TS) Có TK 511: tăng doanh thu bán hàng (DT, +VCSH) Có TK 33311: tăng thuế GTGT đầu ra (+NP trả) • Khách hàng thanh toán Nợ TK 111, 112: tăng tiền (+TS) Có TK 131: giảm nợ phải thu khách hàng (-TS) Các nghiệp vụ thường gặp • Khách hàng ứng trước tiền Nợ TK 111, 112: tăng tiền (+TS) Có TK 131: khách hàng ứng trước (+NP trả) • Khi giao hàng cho khách hàng Nợ TK 131: tăng nợ phải thu khách hàng Có TK 511: tăng doanh thu bán hàng Có TK 33311: tăng thuế GTGT đầu ra Chiết khấu thanh toán • 1/10, n/30 • Là khoản giảm giá do thanh toán tiền sớm theo thỏa thuận -> giảm nợ phải thu • Ghi nhận vào Doanh thu hoạt động tài chính (DT, +VCSH) hoặc Chi phí hoạt động tài chính (CP, -VCSH) • Ở góc độ người mua hàng: • Ở góc độ người bán hàng: • Chiết khấu thanh toán cho khách hàng hưởng Nợ TK 635: chi phí hoạt động tài chính (CP, - VCSH) Có TK 131: giảm nợ phải thu khách hàng (- TS) VD1: Tại Cty XYZ tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ • Ngày 1/4: Bán 10 TV LCD cho cty Minh Long, điều khoản 1/5, n/15, cho thiếu trong vòng 15 ngày. Giá bán chưa thuế GTGT là 10 trđ/ cái, thuế GTGT 10%. • Ngày 5/4: Vì theo thỏa thuận giữa cty XYZ và cty Minh Long, nếu khách hàng thanh toán trong vòng 5 ngày đầu sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% trên giá thanh toán. Vào ngày 5, cty Minh Long đã chuyển khoản thanh toán tiền hàng sau khi trừ khoản chiết khấu thanh toán được hưởng TK chi tiết TK 131 “Phải thu khách hàng” Minh Long Doanh thu bán hàng Chiết khấu thanh toán Thu nợ Sổ chi tiết thanh toán với người mua TK: 1311 - Đối tượng: Cty Minh Long - Loại tiền: VND Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn CK Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 10.000 SPS trong kỳ 1/5 HĐ11 Bán 10 LCD 511 ............... 3331 ............... Cộng SPS Số dư cuối kỳ Đvt: 1000 đ VD2 • Ngày 20/4: Cty ký hợp đồng bán 5 máy cắt cỏ cho Cty Anh Khoa với giá bán 4 trđ. Theo thỏa thuận, cty Anh Khoa đưa trước tiền 20 trđ • Ngày 10/5: Cty giao 4 máy cắt cỏ cho cty Anh Khoa . TK 131 “Phải thu khách hàng” Anh Khoa Doanh thu bán hàng Nhận tiền ứng trước Bảng cân đối kế toán Tại ngày tháng năm A. Tài sản - Phải thu khách hàng B. Nguồn vốn B1. Nợ phải trả - Người mua ứng trước tiền * KT Dự phòng phải thu khó đòi Tài sản trình bày trên BCĐKT không cao hơn giá trị có thể thu hồi được Dự phòng nợ phải thu khó đòi • Thời điểm lập dự phòng: khi lập BCTC (cuối năm, giữa niên độ) • Mục đích: điều chỉnh giảm khoản phải thu • Tài khoản sử dụng: TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” – đây là TK điều chỉnh giảm của TK tài sản • Khoản dự phòng giảm khoản phải thu tính vào chi phí quản lý DN Căn cứ xác định khoản phải thu khó đòi • Dựa vào kinh nghiệm quá khứ của DN: % trên doanh số bán chịu, % trên tổng dư nợ khách hàng • Dựa vào các dấu hiệu đối với những khách hàng cụ thể Thông tư 228/2009/TT-BTC Điều kiện - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách hàng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết. Thông tư 228/2009/TT-BTC - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” NỢ CÓ SDĐK - Hoàn nhập dự phòng - Sử dụng số đã trích lập dự phòng - Trích lập dự phòng SDCK Điều chỉnh giảm TS 1. Trích lập dự phòng nợ khó đòi: Nợ TK 642 - Tăng chi phí quản lý DN Có TK 139 - Tăng khoản trích lập 2. Hoàn nhập dự phòng nợ khó đòi Nợ TK 139 - Giảm khoản dự phòng Có TK 642 - Giảm chi phí quản lý DN 3. Xoá nợ không có khả năng thu hồi Nợ TK 139 – Nếu đã được lập dự phòng Nợ TK 642 – Nếu chưa được lập dự phòng Có TK 131 – Giảm nợ không thu hồi được 4. Thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ Nợ TK 111, 112 Có TK 711 –Tăng thu nhập khác Xóa nợ không thu hồi được Tính vào chi phí Giảm TS (Tăng khoản dự phòng nợ khó đòi) Giảm nợ cho khách hàng ABC… Lấy khoản dự phòng ra để bù đắp Tính vào chi phí Lập nợ khó đòi dự phòng Ước tính Thực tế • Số dư 1/1/2010: 0 • 31/12/2010: số dự phòng nợ khó đòi 100 • 31/12/2011: số dự phòng nợ khó đòi 130 • 4/7/2012: khách hàng X phá sản, số nợ khách hàng X là 18 không thu hồi được • 31/12/2012: số dự phòng nợ khó đòi 110 ??? Tạm ứng • Là 1 khoản tiền hay vật tư do DN giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện 1 công việc hay nhiệm vụ nào đó được phê duyệt • Người nhận tạm ứng là người lao động tại DN • TK 141 “ Tạm ứng” – Tài sản • Người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm về số nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng theo đúng mục đích đã được duyệt • Khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán dứt điểm • Khoản tạm ứng không sử dụng hết phải nộp quỹ hoặc trừ vào lương * khoản tạm ứng TK 141 1. Chi tiền tạm ứng cho nhân viên (Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng và Phiếu chi) 2. Tất toán khoản tạm ứng của nhân viên (Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng và các chứng từ khác đi kèm) 3. Chi bổ sung số tiền tạm ứng cho nhân viên (Căn cứ Phiếu chi) hoặc thu hồi tiền tạm ứng còn thừa (Căn cứ Phiếu thu) Nợ TK 141-tạm ứng (+TS) Có TK 111-tiền mặt (-TS) Nợ TK 642 Chi phí quản lý DN (CP, -VCSH) Có TK 141 Tạm ứng (-TS) * KT các khoản phải thu khác TK 138 • TS phát hiện thiếu đang tìm nguyên nhân để thu hồi (TS thiếu đang chờ xử lý) • Thu các khoản bồi thường • Các khoản cho mượn không lấy lãi Chứng từ • Biên bản kiểm kê • Biên bản xử lý TS thiếu • Hợp đồng mượn • Phiếu xuất kho, Phiếu chi …. TK 138 “Phải thu khác” Nợ Có SDĐK: Giá trị các khoản phải thu khác vào đầu kỳ -Các khoản bắt bồi thường -TS cho mượn -Các khoản chi hộ -Cổ tức, lãi phải thu -TS thiếu đang chờ xử lý -Đã thu được tiền bồi thường -Đã thu hồi TS cho mượn -Đã thu hồi các khoản chi hộ -Đã thu cổ tức, lãi -TS thiếu đã xử lý xong SDCK: : Giá trị các khoản phải thu khác vào cuối kỳ 1. Tài sản thiếu phát hiện khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 1381 – TS thiếu chờ xử lý (+TS) Có TK 111, 156,… (-TS) 2. Đã xác định được nguyên nhân của tài sản thiếu chờ xử lý trước đây: a. Bắt bồi thường b. Trừ lương c. Tìm thấy tài sản d. Tính vào chi phí DN Nợ TK 1388, 334, 111, 156 (+TS) Nợ TK 632 … (CP, -VCSH) Có TK 1381 1. Chi hộ cho đối tác bằng tiền mặt 2. Đối tác thanh toán