Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Chương 1: Tổng quan về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Vũ Quốc Thông

Vũ Quốc Thông - HTTTKT 1 CHƢƠNG 01 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 2 Sau khi học xong chương này, người học có thể:  Trình bày bản chất của hệ thống hoạch định nguồn lực DN (hệ thống ERP).  Giải thích về ứng dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp.  Mô tả việc kiểm soát hệ thống thông tin trong môi trường ERP. Mục tiêu Vũ Quốc Thông - HTTTKT 2 3  Bản chất kinh doanh  Quy trình kinh doanh  Hệ thống thông tin  Hệ thống ERP trong doanh nghiệp  Việc kiểm soát trong môi trường ERP Nội dung 4 Bản chất kinh doanh Tìm kiếm lợi nhuận thông qua các hoạt động kinh doanh. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 3 5 Bản chất kinh doanh Các doanh nghiệp thường được tổ chức theo hình thức phân quyền. Các bộ phận (phòng ban) làm việc theo quy trình. 6 Trao đổi thông tin trong tổ chức kinh doanh Cấu trúc dọc và luồng thông tin ngang Tổ chức kinh doanh Vũ Quốc Thông - HTTTKT 4 7 Thảo luận 1 Kế toán Bán hàng Mua hàng Sản xuất 8 Mục tiêu của tôi là Quyết định của tôi là Vì sao họ tranh cãi? 8 Thảo luận 1 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 5 9 Customer Sales Warehouse Manufacturing Purchasing Vendor Finance Trao đổi thông tin trong tổ chức kinh doanh thông tin hàng hóa 10 10 Thảo luận 1 Các phòng/ban phải làm gì để chia sẻ thông tin tốt hơn? Vũ Quốc Thông - HTTTKT 6 11 Quy trình kinh doanh  Trong một doanh nghiệp thường được tổ chức thành các bộ phận (business units / departments).  Các bộ phận thực hiện trao đổi thông tin trong quá trình hoạt động.  Việc đạt được mục tiêu của tổ chức kinh doanh phụ thuộc vào sự hữu hiệu và hiệu quả của việc trao đổi thông tin. 12 Doanh nghiệp nghĩ về một sự hỗ trợ Một hệ thống Hoạt động theo cách DN cần Dễ sử dụng Phù hợp với nhu cầu DN Phục vụ việc ra quyết định Vũ Quốc Thông - HTTTKT 7 13 Tổ chức hệ thống thông tin 14 Hệ thống thông tin (HTTT)  HTTT phân tán (decentralized information system):  Nguồn dữ liệu được lưu trữ một cách riêng biệt và độc lập ở từng bộ phận.  Các bộ phận khác sẽ không truy xuất được dữ liệu của nhau để kết xuất thông tin tổng hợp. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 8 15 Hệ thống thông tin (HTTT)  HTTT tập trung (centralized information system): Nguồn dữ liệu được lưu trữ ở vị trí “trung tâm” và được chia sẽ với tất cả các bộ phận. Tùy theo nhu cầu cụ thể, các mẫu thông tin có thể được tổng hợp và kết xuất. 16 Hệ thống thông tin (HTTT)  Các vấn đề tồn tại ở HTTT phân tán:  Dữ liệu không được truy xuất một cách nhanh chóng.  Dữ liệu trùng lắp và không nhất quán.  Việc tổng hợp ra thông tin tốn thời gian và chi phí. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 9 17 Hệ thống thông tin (HTTT) Giải pháp Kết nối công nghệ vào kinh doanh 18  Enterprise resource planning (ERP) is defined as the ability to deliver an integrated suite of business applications. ERP tools share a common process and data model, covering broad and deep operational end-to-end processes, such as those found in finance, HR, distribution, manufacturing, service and the supply chain. (Gartner - world's leading IT research and advisory company) Hệ thống thông tin (HTTT) Vũ Quốc Thông - HTTTKT 10 19 Customer Sales Warehouse Manufacturing Purchasing Vendor Finance ERP thông tin hàng hóa Hệ thống thông tin (HTTT) 20  Những thuộc tính của hệ thống ERP:  Tích hợp quy trình kinh doanh (business process integration) và chia sẻ dữ liệu tập trung (centralized database).  Ứng dụng chuẩn trong kinh doanh (business best practice).  Khả năng trình bày thông tin dạng hình ảnh và kịp thời (real-time and visualized information for better decision making). Hệ thống thông tin (HTTT) Vũ Quốc Thông - HTTTKT 11 Sales Analysis Quota vs Sales(%) Monthly Sales Trend Monthly Sales Trend by Cust Group Sales by Country Sales by Product Grp Sales by Products Sales by Top Customers Hours Over Capacity WI (What If) Hours Capacity and Alert Level Capacity Alert Vũ Quốc Thông - HTTTKT 12 23  ERP “chuẩn” – được tùy chỉnh (customized) trở thành giải pháp trong các tổ chức kinh doanh, thuộc các ngành kinh doanh đặc thù  ERP cho các mô hình DN a. Sản xuất b. Dịch vụ Hệ thống thông tin (HTTT) 24  Các doanh nghiệp với quy mô khác nhau, sẽ có các “gói” ERP khác nhau  ERP cho các DN với quy mô a. Lớn (large-size) b. Vừa (medium-size) c. Nhỏ (small-size) Hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp Vũ Quốc Thông - HTTTKT 13 25 Thực hành 1 Yêu cầu: sinh viên hãy  Sử dụng máy tính nối mạng để xem trình bày về các “gói” giải pháp ERP thông qua đoạn video  Trả lời các câu hỏi:  Liệt kê một số “gói” ERP nào đƣợc giới thiệu?  Có mấy nhóm (tier) ERP? Mỗi nhóm có những “gói” ERP nào?  Thị phần của các sản phẩm ERP (số liệu 2009)? (Panorama Consulting 2009) 26 Hệ thống ERP 1) Lịch sử phát triển 2) Ngƣời sử dụng 3) Mô tả hệ thống ERP 4) Ứng dụng ERP vào một doanh nghiệp Vũ Quốc Thông - HTTTKT 14 27 Lịch sử phát triển ERP II ERP MRP II MRP Hệ thống ERP 28 Lịch sử phát triển Loại hệ thống Năm Mục tiêu Áp dụng Hệ thống hoạch định nguyên liệu (MRP) 1970s Lập kế hoạch sản xuất và quản lý hàng tồn kho. Tích hợp sản xuất và lập kế hoạch dự trữ, đặt hàng Hệ thống hoạch định sản xuất (MRP II) 1980s Tiếp tục mục tiêu của MRP và lập kế hoạch tiêu thụ. Tích hợp thêm việc quản lý kinh doanh Hệ thống ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 15 29 Lịch sử phát triển Loại hệ thống Năm Mục đích Áp dụng Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Từ 1990 Cơ bản từ MRP II Tích hợp “back-office” (kế toán và quản trị nhân lực) Tích hợp thêm quản trị nhân sự và hƣớng tới cung cấp thông tin quản trị cấp chiến lƣợc Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP II) Từ 2000 Cơ bản từ H/T ERP hƣớng tới vấn đề toàn cầu - nhiều vùng địa lý Dựa trên kỹ thuật internet, thƣơng mại điện tử (e-commerce, cloud technology) Mở rộng SCM (supply chain management), CRM (customer relationship management) và DWBI (data warehouse/ business intelligence) Hệ thống ERP 30 Hệ thống ERP  Người sử dụng ?  Nhân viên (business / accounting user): thực hiện các công việc hằng ngày (nhập liệu, làm báo cáo);  Nhà quản trị (manager): sử dụng các báo cáo hỗ trợ cho việc ra quyết định. Vũ Quốc Thông - HTTTKT 16 31 Thông tin (báo cáo) Dữ liệu (nghiệp vụ phát sinh Phần cứng Phần mềm /Phƣơng tiện Tổ chức dữ liệu Thao tác xử lý / thủ tục Con người HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 32 Hệ thống ERP  Ứng dụng H/T ERP vào một doanh nghiệp Tìm hiểu nhu cầu DN Thiết kế hệ thống Triển khai hệ thống Sử dụng H/T tại DN Hỗ trợ Vũ Quốc Thông - HTTTKT 17 33  SAP (www.sap.com)  Oracle (www.oracle.com)  Infor Global Solutions (www.Infor.com)  Microsoft Dynamics (www.microsoft/com/dynamics)  Epicor (www.epicor.com) Ví dụ - hệ thống ERP 34 34 Hỏi: công ty với quy mô: nhỏ, vừa và lớn, thì “gói” ERP nào (SAP, Oracle, Infor, Epicor hoặc MS Dynamics) thƣờng đƣợc lựa chọn để triển khai? Thực hành 2 Vũ Quốc Thông - HTTTKT 18 35 Hệ thống ERP 36 Hệ thống ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 19 37 An toàn trong môi trường ERP? Kiểm soát trong môi trƣờng ERP 38  Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra trong môi trƣờng máy tính – kết nối mạng? - Rủi ro 1 - Rủi ro 2 - Rủi ro 3 - Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 20 39  Do môi trƣờng máy tính tiềm ẩn nhiều rủi ro, vận hành hệ thống thông tin đòi hỏi ngƣời sử dụng phải có trình độ chuyên môn và kiến thức tin học, hệ thống. Kiểm soát trong môi trƣờng ERP 40 Committee of Sponsoring Organizations coso COBIT Control Objectives for Information and Related Technology Khung kiểm soát hệ thống cho môi trƣờng máy tính – gọi là COBIT https://www.isaca.org/COBIT/Documents/An-Introduction.pdf Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 21 41  Kiểm soát ngăn ngừa (Preventive controls – P controls)  Kiểm soát phát hiện (Detective controls – D contrls)  Kiểm soát sửa sai (Corrective controls – C controls) Các chức năng này đƣợc sử dụng khi thiết lập các “nút” kiểm soát trên quy trình thông tin. VD. Kiểm soát trong môi trƣờng ERP 42 Các chức năng của kiểm soát HTTT Yêu cầu: đặt các nút kiểm soát thuộc 1 trong 2 loại: kiểm soát ngăn ngừa (P.) hoặc kiểm soát phát hiện (D.) lên sơ đồ DFD? Vũ Quốc Thông - HTTTKT 22 45  Kiểm soát chung (general controls): là loại kiểm soát cho một số hay toàn thể các ứng dụng của hệ thống. Kiểm soát chung có ảnh hƣởng trực tiếp hay gián tiếp đến kiểm soát ứng dụng. Ví dụ: an toàn cơ sở hạ tầng cho máy móc, thiết bị phần cứng, phân quyền truy cập hệ thống  Kiểm soát ứng dụng (application controls): liên quan đến từng ứng dụng và xuất hiện trong quá trình xử lý nghiệp vụ hoặc từng quy trình cụ thể. Ví dụ: theo dõi sự chính xác, tính hoàn chỉnh và đúng đắn của dữ liệu đƣợc nhập vào hệ thống Kiểm soát trong môi trƣờng ERP 46 Kiểm soát chung Bán hàng Hàng tồn kho Mua hàng Phân hệ khác Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 23 47 Thảo luận 2 Yêu cầu: trong tình huống phân quyền cho các vai trò phối hợp trong quy trình mua hàng, SV hãy suy nghĩ về những thao tác (quyền) đƣợc cấp cho từng vai trò? GĐ BPSX NV MH GĐ BPMH 48  Phân quyền trên hệ thống (access controls – segregation of duties). Đặc thù của hệ thống ERP là “hệ thống dùng chung – chia sẻ bởi nhiều ngƣời”.  Tại sao cần quản lý phân quyền?  Việc quản lý phân quyền nhƣ thế nào là hiệu quả? Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 24 49  Kế hoạch an toàn dữ liệu (securing centralized database) Đặc thù của hệ thống ERP là “cơ sở dữ liệu tập trung”. Nếu cơ sở dữ liệu không hoạt động, sự lƣu chuyển thông tin của tổ chức kinh doanh sẽ thất bại toàn bộ (single point of failure). Kiểm soát trong môi trƣờng ERP 50 Sao lưu (Backup) - Lƣu trữ bản sao trong trƣờng hợp dữ liệu trên hệ thống máy tính có sự cố - Di dời dữ liệu, phục vụ cho công tác kiểm tra, làm việc và hỗ trợ hệ thống Phục hồi (Restore) - Tái lập tình trạng dữ liệu kế toán trên hệ thống máy từ bản dữ liệu sao lƣu Kiểm soát trong môi trƣờng ERP Vũ Quốc Thông - HTTTKT 25 51 Đọc - Mô tả tình huống doanh nghiệp OUV (file: Ch01_MotaDNOUV_V1.1.pdf) Làm - Các câu hỏi trong bài tập chƣơng 1 (file: BtapCh01_ThongtinveDN_V1.1.pdf) Bài tập cuối chƣơng