Các hình thức kế toán

Chương 6 : Các hình thức kế tốn (6 tiết) Mục đích học tập của chương Học xong chương này, sinh viên phải hiểu được : 1. Hiểu được khái niệm sổ kế tốn và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kế tốn chủ yếu. 2. Nắm được kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế tốn và thực hành ghi sổ một số nghiệp vụ kế tốn. 3. Hiểu được những quy định chung về sổ kế tốn. 4. Hiểu rõ về các hình thức kế tốn. 6.1. Sổ kế tốn Nhiệm vụ của kế tốn là phải phản ánh một cách thường xuyên liên tục và cĩ hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm dẫn đến các biến động tăng hoặc giảm tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh. Một trong những phương tiện giúp kế tốn thực hiện được nhiệm vụ này chính là sổ sách kế tốn. Do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất phong phú, đa dạng, do vậy cần thiết phải cĩ nhiều loại sổ khác nhau nhưng cĩ mối quan hệ mật thiết vĩi nhau tạo nên một hệ thống sổ kế tốn thống nhất. 6.1.1. Sổ kế tốn là gì? Theo Nguyễn Thị Đơng (2003), về lý thuyết cũng như thực tế ứng dụng đều cho rằng sổ kế tốn là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế tốn là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi kép. Cơ sở để xây dựng sổ kế tốn và kỹ thuật ghi sổ kế tốn là phương pháp đối ứng tài khoản. Cĩ thể nĩi, tài khoản kế tốn chính là cốt lõi để thiết kế sổ kế tốn về kết cấu, nội dung cũng như phương pháp ghi chép. Về phương diện ứng dụng, cĩ thể nĩi sổ kế tốn chính là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người làm kế tốn ghi chép, phản ánh một cách cĩ hệ thống các thơng tin kế tốn theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế. Bản thân cơng việc ghi sổ kế tốn là một giai đoạn phản ánh của kế tốn trong quá trình sản xuất thơng tin kế tốn. Thực chất, sổ kế tốn là những tờ sổ rời cĩ chức năng ghi chép độc lập hoặc cĩ thể là quyển sổ gồm nhiều tờ rời tạo thành cĩ kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh cũng như yêu cầu cần xác định và cc các chỉ tiêu phục vụ cho cơng tác quản lý và lập báo cáo kế tốn. Trong mỗi mẫu sổ phải thiết kế các cột cĩ mối quan hệ chặt chẽ với nhau và phải thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ cĩ liên quan. Theo Nguyễn Việt & Võ Văn Nhị (2006), hệ thống sổ kế tốn nếu được xây dựng một cách khoa học sẽ giúp cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm được thời gian của người làm cơng tác kế tốn. Theo qui trình kế tốn, để cĩ căn cứ ghi sổ kế tốn, cần phải cĩ chứng từ kế tốn phù hợp với chế độ kế tốn ban đầu. Sau đĩ các nghiệp vụ cần phải được sắp xếp lại theo yêu cầu sử dụng thơng tin của nhà quản lý, hoặc là theo thời gian phát sinh nghiệp vụ, hoặc là theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ, cũng cĩ thể là tơng rhợp hoặc chi tiết. Thơng tin ghi nhận trên sổ sách kế tốn mặc dù chưa phải đã được xử lý theo các chỉ tiêu cung cấp, những bằng việc phân loại số liệu kế tốn từ chứng từ vào hệ thống các loại sổ kế tốn theo mục đích ghi chép của mỗi loại sổ sẽ cung cấp thơng tin cho điều hành tác nghiệp quá trình kinh doanh diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp. Bản thân số liệu sau khi đã được phân loại và ghi vào sổ kế tốn sẽ cho biết những thơng tin quan trọng như thơng tin về nhập, xuất vật tư, hàng hố, tình hình về doanh thu bán hàng, chi phí cho sản xuất , v.v. Đây 205 là những thơng tin mà bản thân chứng từ kế tốn khơng cung cấp được. Vào thời điểm cuối kỳ, dựa trên số liệu đã được hệ thống hố trên sổ kế tốn cĩ thể chọn lọc và xử lý để xây dựng các chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo tài chính hoặc các báo cáo bộ phận. Cĩ thể nĩi, khơng thể hồn thành được quá trình kế tốn nếu khơng tổ chức và thiết kế được một hệ thống sổ kế tốn với số lượng và kết cấu phù hợp và khoa học. 6.1.2 Các loại sổ kế tốn Sổ sách kế tốn cĩ thể cĩ rất nhiều loại khác nhau, nhưng thơng thường cĩ thể phân biệt chúng theo phương pháp ghi chép, theo mức độ khái quát của nội dung ghi chép, theo hình thức cấu trúc hoặc theo hình thức tổ chức. Theo Chế độ sổ kế tốn doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp chỉ cĩ một hệ thống sổ kế tốn cho một kỳ kế tốn năm. Sổ kế tốn gồm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết. Sổ kế tốn tổng hợp bao gồm Sổ Nhật ký và Sổ Cái. Sổ kế tốn chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Theo phương pháp ghi chép cĩ thể phân loại thànớpor ghi theo thời gian (sổ nhật ký), sổ ghi theo hệ thống (sổ cái và các sổ chi tiết) và sổ liên hợp (Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký chứng từ). Sổ Nhật ký Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. Số liệu kế tốn trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Cĩ của tất cả các tài khoản kế tốn sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tĩm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Dưới đây là mẫu Sổ nhật ký mà kế tốn thường sử dụng. Đơn vị......................... Đại chỉ:....................... Sổ Nhật ký Năm 200... Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Cĩ Nợ Cĩ Cộng 206 Sổ Nhật ký với chức năng lưu giữ nguồn gốc sơ sliệu dựa trên căn cứ pháp lý là các chứng từ kế tốn, do vậy thơng thường Sổ Nhật ý cần phải được lưu trữ tối thiểu thời gian 10 năm. Sổ Cái Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn được quy định trong chế độ tài khoản kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế tốn trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trên mỗi Sổ cái đều thể hiện các đặc trưng là sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản cĩ mối quan hệ mật thiết với nhau. Sổ cái ghi biến động tăng, giảm của từng đối tượng kế tốn được mở sổ và cả số dư, nĩ được ghi định kỳ, khơng ghi hàng ngày như sổ nhật ký. Số liệu ghi trên Sổ cái là những số liệu đã được phân loại và heth hố theo đối tượng. Theo thơng lệ, khơng bắt buộc phải mở Sổ cái để thực hiện qui trình kế tốn. Tuy nhiên trên thực tế, việc sử dụng Sổ cái cĩ nhiều tác dụng về quản lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ hạch tốn. Việc ghi Sổ cái giúp tăng cường kiểm sốt các hoạt động, làm cho việc xử lý thơng tin nhanh chĩg hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ. Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: - Ngày, tháng ghi sổ; - Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế tốn dùng làm căn cứ ghi sổ; - Tĩm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Cĩ của tài khoản. Dưĩi đây là mẫu Sổ cái mà kế tốn thường sử dụng. Đơn vị ....................... Địa chỉ....................... SỔ CÁI Tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Năm 200.... Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Nợ Cĩ Ghi chú Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Tổng cộng Số dư cuối kỳ Sổ kế tốn chi tiết Sổ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế tốn chi tiết cung cấp các thơng tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sổ Nhật ký và Sổ Cái. 207 Số lượng, kết cấu các sổ kế tốn chi tiết khơng quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế tốn chi tiết để thiết kế các muẫ sổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình. Sổ Nhật ký - Sổ cái Nhật ký - Sổ cái là một loại sổ liên hợp. Nĩ kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống. Sổ này cĩ nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nĩ là trên cùng một trang sổ, sơ sliệu kế tốn vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật ký) vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ cái). Chứng từ kế tốn khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loạitheo thời gian và riêng cho từng đối tượng. Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ kế tốn được chia làm sổ kế tốn tổng hợp, sổ kế tốn chi tiết và sổ kết hợp kế tốn tổng hợp và chi tiết. Sổ kế tốn tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, ngov, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cĩ thể kể tên một số sổ kế tốn tổng hợp như: Sổ cái, sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ kế tốn chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế tốn tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể. Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết. Sổ kết hợp kế tốn tổng hợp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên tỏng của từng loại tài sản, nguồn vốn. Theo hình thức cấu trúc, sổ kế tốn cĩ thể chia thành sổ kiểu một bên, sổ hai bên và sổ nhiều cột, sổ bàn cờ. Theo hình thức tổ chức, sổ kế tốn cĩ thể phân biệt thành sổ đĩng thành quyển hoặc sổ tờ rời. 6.2. Kỹ thuật ghi sổ và sửa chữa sổ kế tốn Sổ kế tốn là một phương tiện vật chất sử dụng trong cơng tác kế tốn. Để đảm bảo sự thống nhất thể hiện các thơng tin trên sổ kế tốn cần phải qui định những kỹ thuật nhất định. Thơng thường người ta thường nĩi tới các kỹ thuật sau: - Kỹ thuật mở sổ kế tốn - Kỹ thuật ghi sổ kế tốn - Kỹ thuật sửa chữa sổ kế tốn - Kỹ thuật khố sổ kế tốn. 6.2.1. Kỹ thuật mở sổ kế tốn Sổ kế tốn phải mở vào đầu kỳ kế tốn năm. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế tốn phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo pháp luật và kế tốn trưởng của doanh nghiệp cĩ trách nhiệm ký duyệt các sổ kế tốn ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế tốn chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế tốn phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, cĩ thể đĩng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đĩng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế tốn phải hồn thiện các thủ tục nhất định. 208 Đối với sổ kế tốn dạng quyển, trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế tốn và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế tốn phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đĩng dấu giáp lai của đơn vị kế tốn. Đối với sổ tờ rời đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đĩng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế tốn và phải đảm bảo sự an tồn, dễ tìm. Số dư đầu năm thể hiện trong các sổ kế tốn được ghi trên căn cứ vào Bảng cân đối kế tốn lập vào cuối năm trước. Theo thơng lệ quốc tế, sổ kế tốn mở sẽ được dùng trong suốt niên độ 12 tháng. Cuối sổ kế tốn phải cĩ đầy đủ chữ ký của người ghi sổ và những người chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu kế tốn ghi trong đĩ. Mỗi đơn vị kế tốn chỉ cĩ một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất cho một kỳ kế tốn năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết cần thiết. Sổ kế tốn phải được quản lý chặt chẽ, phân cơng rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế tốn giao cho nhân viên nào thì nhân viên đĩ phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi cĩ sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế tốn trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế tốn giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế tốn trưởng ký xác nhận. 6.2.2. Kỹ thuật ghi sổ kế tốn Việc ghi sổ kế tốn nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế tốn đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế tốn. Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh. Đơn vị kế tốn được ghi sổ kế tốn bằng tay hoặc ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế tốn và mẫu sổ kế tốn theo quy định . Đơn vị được mở thêm các sổ kế tốn chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Ghi sổ kế tốn phải thực hiện liên tực tỏng suốt niên độ, khi chuyển sang sổ mà chưa kết thúc kỳ kế tốn niên độ thì phải ghi rõ "cộng mang sang"ở trang trước và ghi "cộng trang trước" ở trang tiếp theo. Trường hợp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế tốn trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế tốn trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Cĩ đủ các sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế tốn theo quy định. Các sổ kế tốn tổng hợp phải cĩ đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế tốn. - Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khĩa sổ và sửa chữa sổ kế tốn theo quy định của Luật Kế tốn, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế tốn và quy định của Chế độ kế tốn doanh nghiệp. 209 6.2.3. Kỹ thuật sửa chữa sổ kế tốn Trong quá trình ghi sổ kế tốn cĩ thể xảy ra những sai sĩt. Khi phát hiện những sai sĩt này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế tốn cần phải áp dụng các phương pháp sửa chữa sổ phù hợp với tình huống sai sĩt theo những nguyên tắc thống nhất qui định và phải đảm bảo khơng được tẩy xố làm mờ, mất, hoặc làm khơng rõ rang số cần sửa. Các loại sai sĩt kế tốn thường gặp bao gồm: - Ghi sai số liệu - Bỏ sĩt nghiệp vụ ngồi sổ - Ghi lặp nghiệp vụ - Ghi sai quan hệ đối ứng Khi phát hiện sổ kế tốn ghi bằng tay cĩ sai sĩt trong quá trình ghi sổ kế tốn thì khơng được tẩy xố làm mất dấu vết thơng tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: Thứ nhất là phương pháp cải chính. Phương pháp này dùng để đính chính những sai sĩt bằng cách gạch một đường thẳng xố bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xố bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải cĩ chữ ký của kế tốn trưởng hoặc phụ trách kế tốn bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sĩt trong diễn giải, khơng liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sĩt khơng ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. Thứ hai là phương pháp ghi số âm (cịn gọi Phương pháp ghi đỏ). Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sĩt bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút tốn đã ghi sai để huỷ bút tốn đã ghi sai. Ghi lại bút tốn đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế tốn mà khơng thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sĩt sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan cĩ thẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sĩt vào sổ kế tốn năm phát hiện ra sai sĩt theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế tốn số 29 “Thay đổi chính sách kế tốn, ước tính kế tốn và các sai sĩt”; - Sai sĩt trong đĩ bút tốn ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế tốn trưởng (hoặc phụ trách kế tốn) ký xác nhận. Thứ ba là phương pháp ghi bổ sung. Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sĩt khơng cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch cịn thiếu so với chứng từ. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính Trường hợp phát hiện sai sĩt trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đĩ trên máy vi tính; 210 Trường hợp phát hiện sai sĩt sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt trên máy vi tính và ghi chú vào dịng cuối của sổ kế tốn năm cĩ sai sĩt; Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế tốn bằng máy vi tính đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung” . Khi báo cáo quyết tốn năm được duyệt hoặc khi cơng việc thanh tra, kiểm tra, kiểm tốn kết thúc và đã cĩ ý kiến kết luận chính thức, nếu cĩ quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số liệu đã ghi sổ kế tốn thì đơn vị phải sửa lại sổ kế tốn và số dư của những tài khoản kế tốn cĩ liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp trên sổ kế tốn của năm đã phát hiện sai sĩt, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dịng cuối) của sổ kế tốn năm trước cĩ sai sĩt (nếu phát hiện sai sĩt báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan cĩ thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra. Điều chỉnh sổ kế tốn Trường hợp doanh nghiệp phải áp dụng hồi tố do thay đổi chính sách kế tốn và phải điều chỉnh hồi tố do phát hiện sai sĩt trọng yếu trong các năm trước theo quy định của chuẩn mực kế tốn số 29 “Thay đổi chính sách kế tốn, ước tính kế tốn và các sai sĩt” thì kế tốn phải điều chỉnh số dư đầu năm trên sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết của các tài khoản cĩ liên quan. 6.2.4. Kỹ thuật khố sổ kế tốn Khố sổ kế tốn là việc cộng số phát sinh bên Nợ, bên Cĩ và tính số dư cuối kỳ của tài khoản ghi trong sổ kế tốn. Tất cả các sổ kế tốn đều phải khố sổ dịnh kỳ vào ngày cuối cùng của tháng, riêng sổ quĩ tiền mặt phải khố sổ hàng ngày. 6.3. Các hình thức kế tốn 6.3.1. Khái niệm Hình thức kế tốn là việc tổ chức hệ thống sổ kế tốn áp dụng trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hố thơng tin thu nhập từ các chứng từ kế tốn để phản ánh số hiện cĩ và tình hình biến động của từng đối tượng kế tốn phục vụ cho việc lập các báo cáo kế tốn theo yêu cầu quản lý. Hình thức kế tốn bao gồm các nội dung cơ bản sau: - Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ - Trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ - Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thơng tin. 6.3.2. Các hình thức sổ kế tốn trong doanh nghiệp Theo Chế độ sổ kế tốn doanh nghiệp hiện hành, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế tốn sau: - Hình thức kế tốn Nhật ký chung; - Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái; - Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế tốn Nhật ký- Chứng từ; - Hình thức kế tốn trên máy vi tính. 211 Trong mỗi hình thức sổ kế tốn cĩ những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế tốn. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mơ, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn, điều kiện trang bị kỹ thuật tính tốn, lựa chọn một hình thức kế tốn phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế tốn đĩ, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế tốn. Hình thức kế tốn Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đĩ. Sau đĩ lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung đựoc thể hiện trên sơ đồ trong hình 6.1 dưới đây. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Hình 6.1. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đĩ căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị cĩ mở sổ, thẻ kế tốn 212 Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế tốn SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu cĩ). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ trên sổ Nhật ký chung. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế tốn) trên cùng một quyển sổ kế tốn tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái thể hiện trên sơ đồ trong hình 6.2 dưới đây. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 6.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký- Sổ cái Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc 213 Chứng từ kế tốn Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại) được ghi trên một dịng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế tốn và Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, kế tốn tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Cĩ của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dịng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Cĩ của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Cĩ các tài khoản Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết cũng phải được khố sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khố sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Cĩ và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khĩa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế tốn lập trên cơ sở từng chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, cĩ cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và cĩ chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ được thể hiện trong hình 6.3. 214 Chứng từ kế tốn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 6.3. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế tốn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đĩ được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế tốn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết cĩ liên quan. Cuối tháng, phải khố sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Cĩ và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phỏt sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Cĩ của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cĩ của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Hình thức sổ kế tốn Nhật ký - Chứng từ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký-Chứng từ là tập hợp và hệ thống hố các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Cĩ của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đĩ theo các tài khoản đối ứng Nợ, kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung 215 Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH kinh tế (theo tài khoản), kết hợp rộng rãi việc hạch tốn tổng hợp với hạch tốn chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một quá trình ghi chép, sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. Hình thức kế tốn Nhật ký – Chứng từ gồm cĩ các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ thể hiện qua hình 6.4. Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình 6.4. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế tốn đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết cĩ liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đĩ lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ cĩ liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. Cuối tháng khố sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế tốn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cĩ liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ cĩ liên quan đến các sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ cĩ liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với 216 Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Hình thức kế tốn trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ cĩ các loại sổ của hình thức kế tốn đĩ nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế tốn theo Hình thức kế tốn trên máy vi tính thể hiện qua hình 5.5. Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Hình 5.5. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kinh tế máy Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế tốn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cĩ để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế tốn tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế tốn thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luơn đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn cĩ thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đĩng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay. 217 SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TỐN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH 6.4. Tĩm tắt nội dung chương 6 Chương này giới thiệu khái niệm sổ kế tốn, phân biệt các loại sổ kế tốn chủ yếu, giới thiệu hai mẫu sổ tổng hợp thường dùng, đĩ là Sổ Nhật ký và Sổ cái. Kỹ thuật mở sổ, ghi sổ, chữa sổ và khố sổ kế tốn. Năm hình thức sổ kế tốn hiện hành sử dụng trong doanh nghiệp Việt Nam và những đặc trưng chủ yếu của chúng: hình thức kế tốn Nhật ký chung, hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái, hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ, hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ và hình thức kế tốn bằng máy vi tính. 6.5. Câu hỏi ơn tập chương 6 1. Sổ kế tốn là gì? Cơ sở nào để xây dựng sổ kế tốn? 2. Trình bày phân loại sổ kế tốn. 3. Trình bày kỹ thuật mở kế tốn. Cần lưu ý gì khi mở sổ kế tốn? 4. Trình bày kỹ thuật ghi sổ kế tốn. Cần lưu ý gì khi ghi sổ kế tốn. 5. Nêu các sai sĩt thường gặp khi thực hiện cơng việc kế tốn. 6. Trìnhbày ba phương pháp sửa chữa sổ kế tốn. 7. Trình bày đặc điểm của Sổ nhật ký. 8. Trình bày đặc điểm của Sổ cái. 9. Sổ kế tốn chi tiết dùng để làm gì? 10. Văn bản pháp lý nào qui định về sổ kế tốn trong doanh nghiệp? 11. Trình bày đặc trưng của hình thức kế tốn Nhật ký chung 12. Trình bày đặc trưng của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái. 13. Trình bày đặc trưng của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. 14. Trình bày đặc trưng của hình thức kế tốn Nhật ký - chứng từ. 15. Trình bày đặc trưng của hình thức kế tốn kế tốn máy. 6.6. Bài tập chương 6 Bài tập 6.1 : Kiểm tra tổng hợp các khái niệm Hãy cho biết những lời khẳng định dưới đây đúng hay sai (đánh dấu X vào ơ lựa chọn của bạn). Đúng Sai 1 Tài khoản kế tốn là cơ sở để thiết kế sổ kế tốn về kết cấu, nội dung cũng như phương pháp ghi chép. 2 Sổ kế tốn là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người làm kế tốn ghi chép, phản ánh một cách cĩ hệ thống các thơng tin kế tốn theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế. 3 Việc ghi sổ kế tốn là một giai đoạn phản ánh của kế tốn trong quá trình sản xuất thơng tin kế tốn. 4 Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế tốn và trong một niên độ kế tốn theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đĩ. 5 Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế tốn theo các tài khoản kế tốn 218 6 Sổ kế tốn chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế tốn cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. 7 Mỗi doanh nghiệp cĩ một hệ thống sổ kế tốn chính thức và duy nhất cho một kỳ kế tốn năm đồng thời cĩ thể cĩ thêm một hệ thống sổ khơng chính thức để theo dõi nội bộ. 8 Sổ kế tốn được mở vào đầu năm, được sử dụng trong suốt kỳ kế tốn năm 12 tháng. 9 Mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn bắt buộc phải cĩ chứng từ kế tốn hợp pháp, hợp lý chứng minh. 10 Các loại sai sĩt kế tốn cĩ thể là ghi sai số liệu, bỏ sĩt nghiệp vụ ngồi sổ, ghi lặp nghiệp vụ hoặc ghi sai quan hệ đối ứng. 11 Cải chính, ghi số âm, ghi bổ sung là tên ba phương pháp sửa chữa sổ kế tốn. 12 Khố sổ kế tốn là việc cộng số phát sinh bên Nợ, bên Cĩ và tính số dư cuối kỳ của tài khoản ghi trong sổ kế tốn. 13 Tất cả các sổ kế tốn đều phải khố sổ dịnh kỳ vào ngày cuối cùng của tháng, riêng sổ quĩ tiền mặt phải khố sổ hàng ngày. 14 Hình thức kế tốn là việc tổ chức hệ thống sổ kế tốn áp dụng trong đơn vị nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hố thơng tin. 15 Nội dung cơ bản của mỗi hình thức kế tốn bao gồm số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ, trình tự và phương pháp ghi chép của từng loại sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thơng tin. 16 Theo chế độ sổ kế tốn doanh nghiệp hiện hành cĩ năm hình thức kế tốn. 17 Hình thức Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu là Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; Sổ Cái và các sổ, thẻ kế tốn chi tiết. 18 Các loại sổ kế tốn dùng trong hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm cĩ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết. 19 Các loại sổ kế tốn dùng trong hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm cĩ Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái và Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. 20 Các loại sổ kế tốn dùng trong hình thức Nhật ký - Chứng từ gồm cĩ Bảng kê, Nhật ký - Chứng từ , Sổ Cái và Sổ, thẻ kế tốn chi tiết. Bài tập 6.2. Mở sổ, ghi sổ kế tốn, sửa sổ và khố sổ kế tốn Trong tháng 5 năm 20A tại Cơng ty cổ phần Thương mại Dịch vụ Tổng hợp Minh Tâm cĩ tình hình mua, bán hàng hố như sau: - Số dư đầu tháng 5 của hàng hố là 100 triệu đồng. Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng: - Ngày 5 tháng 5: mua hàng hố nhập kho trị giá 20 triệu. - Ngày 8 tháng 5: mua hàng hố nhập kho trị giá 40 triệu. - Ngày 15 tháng 5: xuất hàng hố bán, giá xuất kho 45 triệu. - Ngày 20 tháng 5: xuất kho hàng hố bán, giá xuất kho 35 triệu. - Ngày 24 tháng 5: mua hàng hố nhập kho trị giá 80 triệu. 219 - Ngày 28 tháng 5: xuất hàng hố bán trị giá xuất kho 60 triệu. - Khi xem lại chứng từ ngày 24 tháng 5, trị giá hàng hố nhập kho là 18 triệu, tiền chưa thanh tốn người bán. Kế tốn sử dụng kỹ thuật chữa sổ để đièu chỉnh lại cho đúng sơ sliệu và đúng định khoản. Yêu cầu: 1. Mở sổ tài khoản hàng hố 2. Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong tháng vào tài khoản. Tồn bộ hàng hố mua vàantrong tháng đều thanh tốn bằng chuyển khoản. 3. Khố sổ tài khoản. Tài liệu đọc thêm cho sinh viên Chế độ sổ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính ngày 20 tháng 3 năm 2006. Tài liệu tham khảo chương 6 1. Nguyễn Thị Đơng. 2003. Giáo trình Lý thuyết hạch tốn kế tốn. NXB Tài chính, Hà Nội. 2. Nguyễn Việt, Võ Vãn Nhị. 2006. Nguyên lý kế tốn. NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Bộ tài chính. Chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. 220 Phụ lục chương 6 Phụ lục 6.1. Danh mục sổ kế tốn áp dụng cho doanh nghiệp Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - - 02 Chứng từ ghi sổ S02a-DN - - x - 03 Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ S02b-DN - - x - 04 Sổ Cái (dùng cho hình thức Chứng từ ghi sổ) S02c1-DN S02c2-DN - - x x - 05 Sổ Nhật ký chung S03a-DN x - - - 06 Sổ Nhật ký thu tiền S03a1-DN x - - - 07 Sổ Nhật ký chi tiền S03a2-DN x - - - 08 Sổ Nhật ký mua hàng S03a3-DN x - - - 09 Sổ Nhật ký bán hàng S03a4-DN x - - - 10 Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN x - - - 11 Nhật ký- Chứng từ, các loại Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê Gồm: - Nhật ký - Chứng từ từ số 1 đến số 10 - Bảng kê từ số 1 đến số 11 S04-DN S04a-DN S04b-DN - - - - - - - - - x x x 12 Số Cái (dùng cho hình thức Nhật ký- Chứng từ) S05-DN - - - x 13 Bảng cân đối số phát sinh S06-DN x - x - 14 Sổ quỹ tiền mặt S07-DN x x x - 15 Sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN x x x - 16 Sổ tiền gửi ngân hàng S08-DN x x x x 17 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hĩa S10-DN x x x x 18 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hĩa S11-DN x x x x 19 Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN x x x x 221 Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - - 20 Sổ tài sản cố định S21-DN x x x x 21 Sổ theo dõi TSCĐ và cơng cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng S22-DN x x x x 22 Thẻ Tài sản cố định S23-DN x x x x 23 Sổ chi tiết thanh tốn với người mua (người bán) S31-DN x x x x 24 Sổ chi tiết thanh tốn với người mua (người bán) bằng ngoại tệ S32-DN x x x x 25 Sổ theo dõi thanh tốn bằng ngoại tệ S33-DN x x x x 26 Sổ chi tiết tiền vay S34-DN x x x x 27 Sổ chi tiết bán hàng S35-DN x x x x 28 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh S36-DN x x x x 29 Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ S37-DN x x x x 30 Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN x x x x 31 Sổ kế tốn chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào cơng ty liên kết S41-DN x x x x 32 Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào cơng ty liên kết S42-DN x x x x 33 Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu S43-DN x x x x 34 Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ S44-DN x x x x 35 Sổ chi tiết đầu tư chứng khốn S45-DN x x x x 36 Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh S51-DN x x x x 37 Sổ chi phí đầu tư xây dựng S52-DN x x x x 38 Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN x x x x 39 Sổ chi tiết thuế GTGT được hồn lại S62-DN x x x x 40 Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm S63-DN x x x x 222 Số TT Tên sổ Ký hiệu Hình thức kế tốn Nhật ký chung Nhật ký - Sổ Cái Chứng từ ghi sổ Nhật ký- Chứng từ 1 2 3 4 5 6 7 01 Nhật ký - Sổ Cái S01-DN - x - - Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 223