Bài giảng Xây dựng kế hoạch - TS. Vũ Xuân Hùng

TCDN TS. Vũ Xuân Hùng Phó Vụ trưởng Vụ Chính sách – Pháp chế XÂY DỰNG KẾ HOẠCH hungvdtn@gmail.com Nội dung Khái quát về lập kế hoạch1 Phương pháp lập kế hoạch2 Kỹ năng xác định tầm nhìn3 Kỹ năng xác định mục tiêu4 hungvdtn@gmail.com Khái quát về lập kế hoạch v Khái quát chung § Khái niệm • Kế hoạch là một loạt các công việc dự định làm, được sắp xếp một cách hệ thống, được qui vào một mục đích chung và được thực hiện trong một thời gian đã định trước • Lập kế hoạch cần phải xác định rõ mục tiêu, và các mục tiêu đó phải đảm bảo tính khả thi và hợp lý; • Lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu, các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện được các mục tiêu hungvdtn@gmail.com v Khái quát chung § Khái niệm • Kế hoạch là văn bản xác định: Phải làm những việc gì và làm việc đó như thế nào? Khi nào làm? Làm ở đâu? Ai làm?. Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com Khái quát về lập kế hoạch v Khái quát chung § Tầm quan trọng • Kế hoạch sẽ giảm bớt độ bất định và CSDN có thể ứng phó kịp thời với những biến đổi bên ngoài. • Tập trung được sự chú ý và cố gắng của mọi người vào mục tiêu đã xây dựng; • Tạo khả năng thực hiện công việc một cách kinh tế. • Làm cho người quản lý kiểm tra một cách dễ dàng hơn việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, giáo viên, công nhân viên trong đơn vị hungvdtn@gmail.com Khái quát về lập kế hoạch v Khái quát chung § Phân loại • Căn cứ vào thời gian: • Căn cứ vào phạm vi hoạt động • Căn cứ vào khuôn khổ, thời gian, tính chất, mục tiêu hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Đánh giá thực trạng Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Phân tích môi trường • Môi trường bên ngoài – Các yếu tố kinh tế – Các yếu tố chính trị: – Các yếu tố xã hội: Vai trò giúp tổ chức xây dựng được một danh mục các cơ hội môi trường, có thể mang lại lợi ích cũng như các mối đe dọa (nguy cơ) cần tránh. Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Phân tích môi trường • Môi trường bên trong – Nền nếp của tổ chức – Năng lực tài chính – Yếu tố nhân lực Phân tích môi trường bên trong sẽ giúp tổ chức nhận thức rõ hơn các điểm mạnh cần phát huy và các điểm yếu cần hạn chế. Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Phân tích môi trường Thuận lợi Khó khăn Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Phân tích môi trường Nội lực Ngoại lực Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 1. Phân tích môi trường Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 2. Xác định các mục tiêu Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 3. Xác định các điều kiện Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 4. Xác định các phương án Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 5. Lựa chọn các phương án Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Quy trình lập kế hoạch § 6. Lập kế hoạch chung và các kế hoạch chi tiết Khái quát về lập kế hoạch hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch chiến lược § Lập kế hoạch chiến lược là một quá trình nhằm dẫn đến kết quả cuối cùng là một Kế hoạch chiến lược; § Kế hoạch chiến lược thể hiện sứ mệnh của một tổ chức (một CSDN chẳng hạn), các lĩnh vực thực hiện chủ chốt, các mục tiêu và các chiến lược hoặc các phương cách để hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. § Đặc điểm của kế hoạch chiến lược là thời gian thực hiện dài, bao gồm nhiều vấn đề hay toàn bộ vấn đề. Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch chiến lược § Quá trình lập kế hoạch chiến lược trả lời bốn câu hỏi • CSDN đang ở đâu? • CSDN muốn đi đến đâu trong tương lai? • Làm thế nào để CSDN đến được đó? • Làm thế nào để đo được sự tiển triển của CSDN? Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch chiến lược § Quy trình lập kế hoạch chiến lược của một CSDN • Xác định đối tượng liên đới • Đánh giá môi trường • Xác định sứ mệnh • Xây dựng tầm nhìn cho tương lai • Xác định các lĩnh vực thực hiện then chốt • Xác định mục tiêu cho các lĩnh vực then chốt • Xây dựng các chiến lược • Thực hiện kế hoạch • Đo đạc và đánh giá các hoạt động và kết quả thực hiện Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch chiến lược § Kỹ thuật lập kế hoạch chiến lược của một CSDN • Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những nguy cơ của CSDN (phân tích SWOT); • Đưa ra những viễn cảnh khác nhau mô tả sự phát triển có thể đạt được trong tương lai của CSDN. • Tham vấn các bên liên quan • Xây dựng những chỉ số thực hiện và những mốc thực hiện để có thể đánh giá hoạt động của CSDN Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch chiến lược § Kỹ thuật lập kế hoạch chiến lược của một CSDN • Xem xét tới những nguồn thông tin bên ngoài: – Chính sách của chính phủ về dạy nghề – Dự báo thị trường lao động và những ngụ ý của các dự báo đó về nhu cầu dạy nghề trong tương lai; – Các yếu tố về kinh tế và nhân khẩu học dài hạn; • Đánh giá những năng lực hiện tại của các CSDN (các nguồn lực tài chính, vật chất, nhân lực và tri thức) Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch năm học § Lập kế hoạch năm học là công việc thường xuyên của các CSDN phải làm hàng năm; § Kế hoạch năm học được lập trên cơ sở tổng kết, đánh giá việc thực hiện kế hoạch năm học trước và kế hoạch chiến lược phát triển của CSDN trong từng giai đoạn § Lập kế hoạch năm học cũng được thực hiện theo qui trình lập kế hoạch chiến lược, nhưng chú trọng đến việc xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện. Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch năm học § Xác định mục tiêu kế hoạch năm học bao gồm: • Những căn cứ để xác định mục tiêu • Danh mục các mục tiêu chung của CSDN: Các mục tiêu chính; Các mục tiêu từng mặt: – Mục tiêu sư phạm, – Mục tiêu nhân sự về số lượng, chất lượng; – Mục tiêu về cải tiến quản lý nhà trường; – Mục tiêu tăng cường cơ sở vật chất; – Mục tiêu về quản lý ngân sách; Mục tiêu quan hệ môi trường xã hội) • Tùy theo điều kiện thực tế của từng nhà trường để xác định số lượng, nội dung các mục tiêu cho phù hợp. Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch năm học § Xác định các giải pháp: • Giải pháp hành chính, tổ chức; • Giải pháp về chuyên môn; • Giải pháp động viên khuyến khích; • Giải pháp đảm bảo các hoạt động Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch năm học § Cấu trúc của kế hoạch • Phần 1. Thực trạng nhà trường • Phần 2. Nhiệm vụ và các chỉ tiêu năm học • Phần 3. Các giải pháp thực hiện • Phần 4. Tổ chức thực hiện • Phần 5. Các phụ lục kèm theo (các chương trình, đề án....) Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Lập kế hoạch công việc (KH thực hiện mục tiêu) § Nội dung kế hoạch chi tiết gồm: Phương pháp lập kế hoạch cho CSDN hungvdtn@gmail.com v Khái niệm § Tầm nhìn là một bản tuyên bố có giá trị lâu dài về mục đích của tổ chức. § Tầm nhìn được hiểu là những tuyên bố về những quan điểm, nguyên tắc, hay định hướng hoạt động lâu dài của tổ chức. § Để cho dễ hiểu, tầm nhìn đôi khi còn được thể hiện dưới dạng chính sách. Kỹ năng xác định tầm nhìn hungvdtn@gmail.com v Kỹ năng xác định tầm nhìn § Ví dụ 1: Tầm nhìn hay chính sách của Sở X: • Cam kết thực hiện cải cách thủ tục hành chính nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu ngày càng cao của nhân dân § Ví dụ 2: Tầm nhìn hay chính sách của Cục thuế tỉnh A • Tạo điều kiện tốt nhất để mọi người dân thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi nộp thuế của mình một cách công bằng, minh bạch, đơn giản, thuận tiện. Kỹ năng xác định tầm nhìn hungvdtn@gmail.com v Kỹ năng xác định tầm nhìn § Ví dụ 3: Tầm nhìn hay chính sách của Trường CĐN A: • Trường đào tạo Z xem việc đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo, nghiên cứu khoa học là trách nhiệm cao nhất mà toàn thể cán bộ, giảng viên, công nhân viên phải thực hiện. § Ví dụ 4: Tầm nhìn hay chính sách của Học viện hành chính Malaysia (INTAN): • Học viện hành chính Malaysia phấn đấu trở thành một trong những cơ sở đào tạo có chất lượng hàng đầu thế giới vào năm 2020. Kỹ năng xác định tầm nhìn hungvdtn@gmail.com v Khái niệm mục tiêu § Mục tiêu thường được dùng để chỉ các kết quả cụ thể mà tổ chức cần phấn đấu đạt được; § Mục tiêu được suy ra từ tầm nhìn nhưng cụ thể, rõ ràng hơn § Mục tiêu dài hạn là các kết quả mong muốn được đề ra cho một khoảng thời gian tương đối dài, thường là hơn 1 năm; § Mục tiêu ngắn hạn là các kết quả mong muốn được đề ra cho một khoảng thời gian trong vòng một năm Kỹ năng xác định mục tiêu hungvdtn@gmail.com v Yêu cầu khi xây dựng mục tiêu § Mục tiêu phải cụ thể (Specific) § Mục tiêu phải đo lường được (Measurable). § Mục tiêu phải có thể đạt được (Achievable). § Mục tiêu có tính thực thi (Realistic): § Mục tiêu phải chỉ rõ thời gian thực hiện (Time-bound). Kỹ năng xác định mục tiêu TCDN TS. Vũ Xuân Hùng Phó Vụ trưởng Vụ Chính sách – Pháp chế