Bài giảng về Phân tích công việc

CHƯƠNG 3 Phân tích công việc Giảng viên: NCS Trần Hà Triêu Bình I. Một số khái niệm cơ bản: Nhiệm vụ (Tasks) Vị trí (Positions) Công việc (Jobs) Nghề (Occupation) Là một hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện. Tập hợp các nhiệm vụ mà một người lao động phải thực hiện . Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm vụ chính phải thực hiện . Tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau đòi hỏi người lao động phải có sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện. 1. Phân tích công việc (Job Analysis)  Khái niệm Phân tích công việc: Là quá trình xác định có hệ thống những công việc chính yếu có trong tổ chức và những năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất cần thiết để hoàn thành những công việc đó. 2. Mục đích:  Xác định công việc : công việc được mô tả rõ ràng  Thiết kế công việc: khi nào cần thiết kế lại  Tuyển mộ: xác định yêu cầu công việc  kỹ năng cần tuyển  Lựa chọn và phân công: chọn đúng người, phân công đúng việc  Định hướng: nhân viên mới hiểu rõ yêu cầu công việc  Đào tạo: yêu cầu của công việc  mục đích đào tạo  Phát triển nhân sự: biết rõ các công việc/yêu cầu  Đánh giá nhân sự: đánh giá công bằng  Đãi ngộ: đãi ngộ công bằng Phân tích yêu cầu Phân tích công việc Kết quả Suy diễn Phân tích công việc Nhận dạng công việc Các nhiệm vụ + Bối cảnh Bảng mô tả công việc KKKK Bảng mô tả tiêu chuẩn Định hướng nhiệm vụ Định hướng KKKK II. THỰC ĐƠN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC 1. NỘI DUNG CÔNG VIỆC 2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 3. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC: KKKK 1. NỘI DUNG CÔNG ViỆC • Cấp độ 1: Bao quát - Các chức năng/nhiệm vụ chung • Cấp độ 2: Cụ thể - Nhiệm vụ cụ thể - Hành vi • Cấp độ 3: Chi tiết - Các bước - Các sự kiện quan trọng 2. BỐI CẢNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Quan hệ báo cáo Quan hệ giám sát Quan hệ phối hợp Quyền hạn Điều kiện làm việc Yêu cầu về thể lực Các yêu cầu khác 3. YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Kiến thức Kỹ năng Khả năng Các yêu cầu khác KKKK 4. Các sản phẩm của Phân tích công việc:  Bản mô tả công việc (Job Description): Bản viết tóm tắt bản chất và các các yêu cầu của một công việc.  Bản tiêu chuẩn công việc (Job specification): Bản mô tả năng lực, học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm và các phẩm chất cần thiết, các yêu cầu khác để thực hiện công việc. (KKKK) Nội dung của bản JD  Ngày viết (Date written)  Tình trạng công việc (Job status): (full time/part time; salary)  Chức danh (Position title)  Tóm tắt công việc (Job Summary)  Nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể (duties and resposibilities)  Người giám sát (Supervision recieved)  Giám sát ai (Suppervision excercised)  Các cuộc họp cần tham gia và các báo cáo cần lưu giữ  Những yêu cầu về năng lực (Competency or position requirements)  Học vấn và kinh nghiệm (Required education and experience)  Công việc có thể được thăng tiến (Career mobility) Ví dụ III. Các phương pháp phân tích công việc 1. Quan sát (Observation) 2. Phỏng vấn (Interviews) 3. Bảng hỏi (Task Questionaires) 4. Kết hợp các phương pháp 1. Phương pháp quan sát:  Trực tiếp quan sát 1 hoặc nhóm người làm 1 công việc từ đầu đến cuối.  Thông tin thu thập:  Cái gì? (What was done?)  Như thế nào? (How it was done?)  Bao lâu? (How long it took?)  Điều kiện môi trường (what the invironment was like?)  Dụng cụ/thiết bị được sử dụng (what equipment was used) 1. Phương pháp quan sát: • Ưu điểm: - Quan sát được thao tác thực tế của người thực hiện công việc. • Nhược điểm: - Tốn thời gian - Chỉ quan sát được hành vi của người thực hiện công việc. 2. Phương pháp phỏng vấn  Người phân tích công việc phải gặp gỡ và phỏng vấn trực tiếp với người thực hiện công việc tại hiện trường.  Ưu điểm: tìm hiểu sâu về công việc  Hạn chế: tốn thời gian 3. Sử dụng bảng hỏi/phiếu điều tra (Task Questionaires)  Bảng hỏi: gồm danh sách câu hỏi được chuẩn bị sẵn, sử dụng cho hàng loạt các vị trí công việc khác nhau.  Cách thực hiện:  Lập bảng câu hỏi cho các công việc  Người người thực hiện công việc trả lời.  Người quản lý kiểm tra  Người phân tích công việc tổng hợp. 3. Sử dụng bảng hỏi  Ưu điểm:  Có thể thu thập thông tin từ một lượng lớn người lao động.  Thu thập thông tin nhanh.  Hạn chế:  Có thể cung cấp thông tin sai lệch về nhiệm vụ thực hiện  Tốn thời gian và chi phí thiết kế bảng hỏi.  Các yêu cầu công việc có thể bị bỏ qua hoặc xem nhẹ do quá tập trung vào phân tích nhiệm vụ.