Bài giảng Tổ chức học đại cương

cách thức thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu là các bộ phận chức năng. Còn thực hiện những quyết định là nhân viên của công ty. * * - Có một ban quản lý, chịu trách nhiệm đảm bảo sự điều phối và thực hiện mục tiêu của tổ chức. VD: UBND các cấp ( tỉnh, huyện, xã) là những tổ chức công quyền thì ban quản lý điều phối và thực hiện mục tiêu của Ủy ban là (Chủ tích, các phó CT phụ trách các mảng). Hay một công ty thì ban quản lý điều phối hoạt động của công ty chính là Ban giám đốc công ty v.v... * * * Bốn điều sau đây cho phép xác định một tổ chức: + Tổ chức bao gồm các hoạt động có tính hướng đích. + Tổ chức bao gồm các hoạt động được định hình của con người. + Tổ chức là một sản phẩm của xã hội. + Tổ chức là một hệ mở * * - Vì mục tiêu mà tổ chức được thành lập và tồn tại, do vậy mọi hoạt động của tổ chức đều hướng tới việc thực hiện mục tiêu của tổ chức. VD: Hoạt động của các doanh nghiệp là đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Hoạt động của các tổ chức tôn giáo là giải quyết về mặt đời sống tinh thần cho người dân,v.v… * * - Các hoạt động này là những sự kiện lặp đi lặp lại trong đời sống của tổ chức, được gắn kết chặt chẽ với nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung. VD: - Ở bệnh viện các hoạt động được định hình như: tiếp bệnh nhân, làm các xét nghiệm, chuẩn đoán bệnh, phẫu thuật và chăm sóc y tế, - Hoạt động được định hình của các tổ chức tôn giáo là các hoạt động tế lễ,v.v ... * * Các tổ chức xuất hiện không phải là hiện tượng ngẫu nhiên, tự phát và không có kế hoạch, mà là các sản phẩm của xã hội do con người tạo ra nhằm mục tiêu nhất định. Chừng nào cá nhân còn muốn tiếp tục tham gia vào các hoạt động được định hình của tổ chức thì chừng đó tổ chức vẫn tiếp tục tồn tại. Chỉ khi nào các hoạt động định hình bị chấm dứt thì lúc đó tổ chức mới kết thúc. * * - Tổ chức là một hệ thống mở nghĩa là nó có tác động qua lại với môi trường và phụ thuộc vào môi trường về nhân lực, nguồn lực và mức độ chấp nhận sản phẩm của nó. VD: Các nhà máy, xí nghiệp sản xuất hàng hoá, nguồn lực tiếp nhận từ môi trường bên ngoài là: Nhân lực, vật lực và tài lực, qua quá trình chuyển hoá kết quả hoạt động là tạo ra hàng hoá tiêu dùng. Hàng hoá tiêu dùng được bán đi, tiền thu về lại đuợc dùng để mua nguyên vật liệu và trả lương cho nhân công. * * * Một tổ chức bao gồm những yếu tố cơ bản sau: + Mục tiêu + Cơ cấu + Quyền lực + Con người và các nguồn lực + Môi trường * * Phân biệt khái niệm: + Mục tiêu (Objective): là cái cần đạt được. + Mục đích (Goal): là đạt được cái đó để làm gì. * * - Mục tiêu là điều kiện cơ bản để thực hiện các hoạt động: thiết kế cơ cấu tổ chức, sắp đặt nhân sự, tổ chức hoạt động hỗ trợ, v.v... - Theo nguyên tắc cây mục tiêu: Mục tiêu chung của cả tổ chức sẽ lại được cụ thể hóa thành các mục tiêu cụ thể. - Mỗi tổ chức theo đuổi những mục tiêu nhất định. * * + Theo tính chất: - Mục tiêu chiến lược và mục tiêu trước mắt + Theo thời gian: - Mục tiêu dài hạn, mục tiêu trung hạn và mục tiêu ngắn hạn. + Theo mức độ đo lường: - Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng. + Theo phạm vi: - Mục tiêu vĩ mô và mục tiêu vi mô * * - Khái niệm cơ cấu tổ chức - Các loại cơ cấu tổ chức * * + Cơ cấu tổ chức: - Là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức. - Thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào. => Nhằm tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức. * * - Trực tuyến - Chức năng - Trực tuyến – tham mưu - Trực tuyến - chức năng - Hữu cơ, linh hoạt - Ma trận * * Thủ trưởngcơ quan Điều hànhtrực tuyến Điều hànhtrực tuyến Tổ chức đơn giản, lãnh đạo theo tuyến thẳng đứng; Rõ về quyền lực, thuận lợi khi ra quyết định; Dễ kiểm tra, kiểm soát, giải quyết mâu thuẫn nội bộ; Thiếu sự phối hợp, thiếu giám sát; Người quản lý ít có chuyên môn hóa. * * Tổng giám đốc Nhà QLsản xuất Nhà QLtiếp thị Nhà QLTổ chức Nhà QLNhân sự Nhà QLHành chính - Phân công lao động theo chuyên môn hóa, nhiệm vụ rõ ràng; - Thuận lợi trong bồi dưỡng, đào tạo, kế thừa kinh nghiệm. - Cá nhân chịu sự nhiều sự quản lý khác nhau; - Chồng chéo quyền lực, trách nhiệm; - Tạo cách nhìn hẹp cho nhà quản lý. * * Thủ trưởngcơ quan Điều hànhtrực tuyến Điều hànhtrực tuyến Bộ phậntham mưu Duy trì quyền lực, trách nhiệm Nhà quản lý có sự hỗ trợ của bộ phận tham mưu; Thuận lợi trong tuyển dụng, đào tạo cán bộ; Có thể xảy ra mâu thuẫn giữa điều hành trực tuyến và tham mưu * * Thủ trưởngcơ quan Chức năng 1 Chức năng 2 Xí nghiệp SX PGĐ Tuyến 2 Đơn vị trực thuộc PGĐ Tuyến 1 * * - Phối hợp mô hình trực tuyến với mô hình chức năng. Người lãnh đạo tổ chức được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng để chuẩn bị và ra quyết định, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quyết định. Lợi dụng được ưu điểm của hai kiểu trực tuyến và chức năng - Người lãnh đạo phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. * * - Phối hợp theo chiều ngang, dọc; - Nhiệm vụ theo sự chấp thuận; - Chính thức hóa không cao; - Giao tiếp không chính thức; - Phân quyền quyết định * * Tổng Giám đốc Nhà QLSản xuất Nhà QLTiếp thị Nhà QLTổ chức Nhà QLNhân sự Nhà QLHành chính * * - Đây là tổ chức ở giai đoạn phát triển mạnh. Mỗi dự án liên quan đến nhiều nhóm chức năng, mặt khác tổ chức lại có cơ cấu tổ chức riêng. - Nhanh nhạy tạo ra sản phẩm mới hoặc nhanh chóng tiếp cận với chất lượng kỹ thuật cao trong khi vẫn giữ nguyên được những lợi ích của tổ chức. - Hữu hiện trong một môi trường không chắn chắn. - Làm gia tăng sự mơ hồ, nỗi căng thẳng và lo lắng về vai trò vì người ta được giao nhiệm vụ từ nhiều phòng ban. - Có khuynh hướng tranh giành quyền lực * * Là sức mạnh để tổ chức đạt được mục tiêu. Là sức mạnh để tạo nên tổ chức và tiến hành các hoạt động để đạt được mục tiêu - Quyền lực thông qua hệ thống cơ cấu tổ chức, thứ bậc giữa các mối quan hệ. . * * - Con người là nhân tố quyết định đến sự tồn tại, vận động và phát triển của tổ chức. Mỗi tổ chức được hình thành đều nhằm phục vụ một hoặc nhiều nhu cầu nào đó của con người. Chính con người đề ra những mục tiêu và trên cơ sở những mục tiêu đó con người thiết lập cơ cấu của tổ chức, sắp đặt nhân sự và tổ chức thực hiện những hoạt động đã được định trước. Như vậy, con người là nhân tố quyết định đến sự tồn tại hay diệt vong của bất kỳ một tổ chức nào. Ngoài nguồn lực con người, để tổ chức vận động và phát triển còn phụ thuộc vào các nguồn lực khác như: vật lực; tài lực (vốn); tin lực,.v.v... . * * Là các yếu tố thường xuyên có tác động, ảnh hưởng đến hoạt động, mục tiêu của tổ chức theo nhiều cách khác nhau. - Các yếu tố môi trường của các tổ chức bao gồm chính trị - pháp luật, kinh tế, kỹ thuật – công nghệ, văn hoá, thị trường, đối thủ cạnh tranh, nguồn nhân lực,v.v... * * Phân loại tổ chức là công việc cần thiết nhưng rất khó khăn. Có nhiều cách phân loại tổ chức, trong chương trình học chúng ta phân loại tổ chức dựa vào các tiêu chí sau: * * - Tổ chức vì lợi nhuận: VD: Các doanh nghiệp, các tập đoàn kinh tế, các nhà máy, xí nghiệp sản xuất hàng hoá, v.v... - Tổ chức không vì lợi nhuận: VD: Hội chữ thập đỏ, tổ chức những người tình người, v.v... * * Tổ chức kinh tế như: Xí nghiệp sản xuất hàng hóa, các công ty cung ứng dịch vụ thương mại, ngân hàng v.v… Tổ chức chính trị - tư tưởng: Các đảng phái, các đoàn thể xã hội VD: Đảng cộng sản Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên, v.v... Tổ chức văn hóa – giáo dục: Hội nhạc sĩ, Hội khuyến học, v.v… - Tổ chức hành chính - sự nghiệp: Trường học, Sở giáo dục- đào tạo, UBND.v,v… * * Tổ chức quốc tế: VD: ASEAN (là tổ chức khu vực), WTO (tổ chức thương mại quốc thế), WhO ( Tổ chức y tế thế giới.)…. các công ty đa quốc, v.v.. Tổ chức quốc gia: VD: Hội nhà văn Việt Nam, Hội nhạc sĩ Việt Nam, Mặt trận tổ quốc Việt Nam… * * Tổ chức mang tính chất tập trung quyền lực cao: VD:Quốc Hội (cơ quan quyền lực cao nhất), Quân đội, Tòa án v.v.. Tổ chức mang tính chất tham dự công dân rộng rãi như các đoàn thể xã hội: VD. Hội phụ nữ, Hội nông dân,v.v... * * Tổ chức chính thức: được thành lập như một bộ phận hoặc chịu sự điều hành của bộ máy nhà nước chính quyền. - Tổ chức phi chính thức: được thành lập theo sáng kiến tự giác của các cá nhân và nhóm trong xã hội như các hiệp hội nghề nghiệp, câu lạc bộ, v.v... * * Là các loại hình tổ chức Các quy luật cơ bản của tổ chức Mối liên hệ và tác động của các yếu tố trong hệ thống tổ chức và giữa tổ chức với môi trường. * * Khoa học tổ chức sử dụng các phương pháp sau đây: + Phương pháp luận Mác – Lênin + Một số phương pháp cụ thể khác => để tìm hiểu đối tượng tổ chức. * * Tổ chức học xem xét tổ chức theo hai quan điểm sau: - Quan điểm duy vật biện chứng: Xem xét đối tượng tổ chức một cách toàn diện trong mối liên hệ và tác động qua lại của các yếu tố trong hệ thống tổ chức và giữa tổ chức với môi trường. - Quan điểm duy vật lịch sử: Xem xét đối tượng tổ chức trong tiến trình lịch sử cụ thể của chúng để thấy được sự phát triển của đối tượng tổ chức. * * - Phương pháp phân tích – tổng hợp: Đây là phương pháp cơ bản, phương pháp này cho phép nhận thức đối tượng tổ chức trong một chỉnh thể thống nhất. Phương pháp so sánh: Xem xét các hiện tượng tổ chức trong mối quan hệ so sánh với nhau để tìm ra những nét tương đồng, điều khác biệt, giúp thấy được những sắc thái đặc thù của các hiện tượng tổ chức đó: - Phương pháp quan sát: Trên cơ sở phương pháp quan sát ta thấy được những yếu tố văn hoá biểu hiện trong đời sống của tổ chức. * * Câu 1: Bạn nghĩ thế nào về nhận định sau: “Tổ chức không có mục đích. Chỉ có con người mới có mục đích”. Câu 2: Một nhóm bạn bè gặp nhau vào mọi tối thứ 3 chỉ để luyện tập và chơi đàn. Nhóm này có được coi là một tổ chức không ? * * Thế nào là một tổ chức? lấy VD 2. Phân tích những đặc trưng của tổ chức? 3. Những yếu tổ cơ bản của tổ chức là gì? Phân tích những yếu tố cơ bản đó của tổ chức? 4. Nêu những cách phân loại tổ chức? 5. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu của tổ chức học? 2.1. Xã hội hiện đại 2.1.1. Đặc trưng của xã hội hiện đại 2.1.2. Tổ chức trong xã hội hiện đại 2.2. Mối quan hệ giữa tổ chức và xã hội 2.2.1. Tổ chức là một thực thể xã hội 2.2.2. Tổ chức là kết quả của sự phát triển xã hội 2.2.3. Tổ chức là tác nhân chuyển đổi xã hội Khái niệm xã hội được hiểu như sau: - Là hình thức sinh hoạt chung có tổ chức của loài người ở một trình độ phát triển nhất định, được hình thành trong quá trình lịch sử. VD: Xã hội nguyên thuỷ, xã hội tư bản, v.v… =>Với định nghĩa trên về xã hội, chúng ta có thế thấy được những đặc điểm cơ bản của xã hội là: + Lãnh thổ: VD: khi nói “xã hội VN”, ta cần xác định vị trí lãnh thổ địa lý, KT, CT, HC của VN. + Dân cư và di cư => có chức năng tạo ra thành viên mới cho XH. + Hệ thống PL, văn hoá và bản sắc dân tộc,v.v… . Xã hội hiện đại khác với xã hội truyền thống ở chỗ nào? - Kinh tế hàng hóa phát triển, hình thành nhiều loại hình thị trường cùng tồn tại và tương tác với nhau, thúc đẩy kinh tế phát triển. - Phân công lao động ngày càng triệt để, ngày nay đã đạt trình độ rất cao. - Qúa trình đô thị hóa cùng với công nghiệp hóa. - Văn hóa đô thị chiếm ưu thế. - Xu thế hội nhập ngày càng tăng. - Tồn tại nhiều thể chế chính trị nhiều khác nhau từ dân chủ đến độc tài, nhưng xu hướng dân chủ hóa ngày càng tăng. Vịt cũng biết phân công lao động (vịt biển có tên Eider) - Với những đặc trưng trên, chúng ta có thể thấy xã hội hiện đại là một hệ thống đa cơ cấu cùng tồn tại đó là: + Xã hội - giai cấp; + Xã hội - dân tộc; + Xã hội - nghề nghiệp; + Xã hội - lãnh thổ v,v… => Sự đa dạng này tạo nên một bức tranh nhiều màu sắc. Nó vừa là động lực thúc đẩy xã hội phát triển, đồng thời cũng đem lại không ít những phiền phức cho xã hội thông qua xung đột xã hội. Trong xã hội hiện đại, sự phân tầng xã hội cũng ngày càng trở nên sâu sắc hơn. 1. Sự phân tầng xã hội là gì? 2. Tầng xã hội là gì? Tầng xã hội được hiểu là: - Tập hợp các cá nhân, các nhóm có cùng vị thế xã hội, cùng hoàn cảnh xã hội được sắp xếp theo trật tự thang bậc nhất định trong hệ thống xã hội. - Các thành viên của tầng xã hội ngang nhau về tài sản, về trình độ học vấn, địa vị, vai trò hay uy tín trong xã hội, khả năng thăng tiến cũng có được những ân huệ hay thứ bậc như nhau trong xã hội. Sự phân tầng xã hội được hiểu là: - Sự phân chia xã hội thành các tầng khác nhau về địa vị kinh tế, địa vị chính trị, địa vị xã hội cũng như nhiều khác biệt khác. => Sự phân tầng xã hội là hiện tượng khách quan, phổ biến và khó trách khỏi. Ngày nay, dường như các quốc gia đều nỗ lực tìm kiếm giải pháp tiến đến công bằng xã hội ở một mức độ nào đó, song không đơn giản. XHHĐ là xã hội bất bình đẳng? Sự bất bình đẳng ở đây được hiểu: - Là sự không ngang bằng giữa các cá nhân, giữa các nhóm xã hội về lợi ích, thể chất, trí tuệ, cơ may và đặc biệt là bất bình đẳng về thông tin và quyền lực. - Tổ chức trong XHHĐ không chỉ nhiều về số lượng mà còn hết sức đa dạng. Không một lĩnh vực nào, không một địa phương nào, không một cấp nào vắng mặt tổ chức. VD: + Lĩnh vực quản lý nhà nước: Bộ máy công quyền thực thi nhiệm vụ quản lý nhà nước. + Để hoạt động thương mại thì có công ty, có tập đoàn, có cửa hàng, có siêu thị v.v... + Để truyền bá kiến thức thì một hệ thống nhà trường được thành lập từ mẫu giáo -> đại học. + Để giam giữ tù nhân ->nhà tù được thành lập, - Các tổ chức trong XHHĐ chính là sợi dây nối con người với xã hội.Con người cống hiến cho xã hội thông qua tổ chức. - Chính trong tổ chức hoặc thông qua nó, con người được sinh ra, được nuôi dưỡng, được giáo dục, được chăm lo và được làm việc. - Nhờ có tổ chức mà con người trở nên gắn bó với nhau hơn, vì chỉ có quan hệ chặt chẽ, giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau con người mới có thể đạt được mục tiêu chung của tổ chức. - Thông qua tổ chức con người ngày nay cũng hiểu rõ những vấn đề như: xung đột và sự hợp tác, sự sẵn lòng giúp đỡ và sự đoàn kết, thống trị và lệ thuộc, quyền tự quyết, tính tự chủ và sự vâng lời thừa hành… - Các tổ chức trong XHHĐ, không chỉ chịu sự chi phối, phân công lao động của hệ thống kinh tế - xã hội nơi các tổ chức đang tồn tại, mà còn có tác động tích cực trở lại đối với hệ thống kinh tế - xã hội, góp phần thúc đẩy hệ thống đó phát triển. VD: Các tập đoàn kinh tế, các doanh nghiệp, các nhà máy, xí nghiệp sản xuất hàng hóa v.v…-> mục tiêu: thu được lợi nhuận cao. + Trong quá trình thực hiện các hoạt động để đạt được mục tiêu, các tổ chức này phải chịu sự chi phối của hệ thống pháp luật, kinh tế, văn hóa nơi nó đang tồn tại. + Và khi các tổ chức này phát triển góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động -> nâng cao đời sống của người dân -> giảm các tệ nạn xã hội. Đó chính là những yếu tố tác động trở lại đối với hệ thống kinh tế xã - hội của tổ chức. - XHHĐ là xã hội năng động, luôn phát triển để tạo lập cho con người một cuộc sống ngày càng tốt đẹp hơn. - Tồn tại và phát triển trong xã hội ấy, tổ chức luôn phải tự điều chỉnh để thích nghi với môi trường đầy biến động. - Con người sống, làm việc trong tổ chức thì con người cũng phải không ngừng tự điều chỉnh hoạt động của mình, để đóng góp nhiều hơn cho tổ chức, thông qua đó cống hiến cho xã hội và được thụ hưởng thành quả mà xã hội đem lại cho họ. 2.2.1. Tổ chức là một thực thể xã hội 2.2.2. Tổ chức là kết quả của sự phát triển xã hội 2.2.3. Tổ chức là tác nhân chuyển đổi xã hội - Tổ chức là một thực thể xã hội được thể hiện ngay trong khái niệm về tổ chức. - Tổ chức không chỉ là một thực thể xã hội mà còn là một thực thể xã hội đặc biệt, bởi vì trong tổ chức người ta có “một sự liên kết, sắp xếp giữa những con người để cùng tác động liên tục nhằm đạt được mục tiêu nhất định” chứ không phải những nhóm người có liên quan nhất thời trong xã hội. - Là một thực thể xã hội đặc biệt, tổ chức tạo ra những tính chất đặc trưng cơ bản sau: 1. Tổ chức phục vụ cho việc xác lập mục tiêu và vì mục tiêu mà nó hình thành và tồn tại. VD: Trên cơ sở xác định mục tiêu là đạo tạo những cử nhân khoa học cho xã hội nên Trường đại học khoa học trực thuộc ĐHTN được thành lập và tồn tại. 2. Có sự khác biệt về vị trí, vai trò phân công lao động nhằm thực hiện mục tiêu do chính tổ chức xác lập. Tổ chức định ra những nguyên tắc, những quy định cho hoạt động của tổ chức bằng văn bản, không lệ thuộc vào ý chí cá nhân dù đó là người đứng đầu của tổ chức. VD: + Trường thành lập phòng đào tạo để quản lý hoạt động đào tạo, Phòng khảo thí để thẩm định, đánh giá chất lượng giảng dạy, Phòng Công tác chính trị HSSV để quản lý mọi hoạt động liên quan đến sinh viên, v.v… + Trường còn đề ra các quy định như: giờ làm việc, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế khen thưởng v.v… 3. Tổ chức được cấu trúc bậc thang quyền lực phục vụ cho quản lý, có những bộ phận kiểm tra để điều chỉnh và đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng khi thực hiện mục tiêu. Cấu trúc bậc thang quyền lực ở Trường ĐHKH như sau: HT, PHT TP, TK NV - HT: Hiệu trưởng - PHT: Phó hiệu trưởng - TP: Trưởng phòng các phòng chức năng - TK: Trưởng khoa các Khoa trực thuộc trường - NV: Nhân viên 4. Tổ chức là nơi tập hợp những con người có nguồn gốc, trình độ học vấn, năng lực, kỹ năng, kiến thức và cương vị khác nhau, nhưng có chung một điểm là cùng nhau thực hiện mục tiêu của tổ chức, qua đó đạt được các mục tiêu cá nhân. VD: - Giáo viên của trường xuất thân từ nhiều nguồn gốc gia đình khác nhau như nông dân, công chức, hay kinh doanh v.v.., trình độ học vấn của họ cũng rất khác nhau có người là giáo sư, tiến sĩ, hoặc thạc sỹ và thậm chí có người vừa tốt nghiệp ra trường. v.v… => Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng mà họ cùng nhau thực hiện là đào tạo những sinh viên có kiến thức, năng lực, phẩm chất đạo đức phục vụ cho nhu cầu của xã hội. 5. Tổ chức tồn tại đòi hỏi sự tự điều chỉnh để thích nghi với môi trường và luôn có những giải pháp thúc đẩy hoạt động của các cá nhân. VD. Sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức của Khoa KHTN -> KHTN&XH-> ĐHKH => sự thay đổi để thích nghi với nhu cầu đào tạo ngày càng tăng, sự phát triển của ĐHTN. 6. Tổ chức không chỉ bao gồm các cá nhân liên kết với nhau thông qua vai trò của họ trong tổ chức mà còn bao gồm cả liên minh của các nhóm lợi ích. VD: - Trường đại học Khoa học gồm các thành viên là giáo viên, người học…. họ liên kết với nhau qua vai trò của mình. Giáo viên thực hiện vai trò của người dạy, sinh viên thực hiện vai trò người học. - Bên cạnh đó, mỗi cá nhân đều tìm thấy lợi ích riêng như: sự ổn định, sự thăng tiến, sự đảm bảo điều kiện cơ bản cho tương lai…=> tất cả những điều đó là sợi dây vô hình liên kết tổ chức, tạo nên sự tồn tại cho tổ chức. - Sự tiến hóa và phát triển của tổ chức gắn liền với những biến đổi của trật tự kinh tế và tác động vào chính quá trình hình thành những trật tự đó. - Nhìn vào lịch sử, sự tiến triển của tổ chức gắn với quá trình công nghiệp hóa tạo ra những biến đổi sâu sắc của xã hội trên phạm vi toàn cầu, hình thành các tổ chức mới như nhà máy, công sở… - Xã hội loài người trải qua 5 hình thái kinh tế xã hội. + Xã hội nguyên thủy: Tổ chức chưa xuất hiện. + Xã hội chiếm hữu nô lệ: Nhà nước ra đời và đây là hình thức tổ chức đầu tiên. + Xã hội phong kiến: Nhà nước - bộ máy cai trị của giai cấp phong kiến, các tổ chức tôn giáo,v.v... + Xã hội tư bản: Bên cạnh những tổ chức như bộ máy nhà nước, các tổ chức tôn giáo thì có nhiều tổ chức mới xuất hiện như nhà máy, xí nghiệp, những tập đoàn kinh tế. + Xã hội xã hội chủ nghĩa (xã hội cộng sản): Tổ chức không chỉ nhiều về số lượng mà còn rất đa dạng. Tổ chức được hình thành ở khắp mọi nơi và mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Tổ chức và xã hội đã tạo ra những nét rất đặc trưng của thời kỳ công nghiệp hóa như: - Xuất hiện sự tách biệt không gian làm việc và không gian sống, con người ở một nơi, làm việc nơi khác. - Xuất hiện những hoạt động nghề nghiệp. VD: hoạt động kinh doanh, sản xuất hàng hoá,v.v... - Cơ cấu giai cấp có nhiều thay đổi, hình thành các tầng lớp xã hội mới, phân tầng xã hội ngày càng rõ rệt hơn, xuất hiện các đảng phái chính trị. - Thúc đẩy xuất hiện các xí nghiệp lớn, các tập đoàn xuyên quốc gia và dẫn đến hình thành độc quyền. - Hình thành nên bộ máy công quyền quan liên ảnh hưởng đến quản lý nền kinh tế. - Sự phát triển công nghệ ngày càng mạnh như cơ khí hóa, tự động hóa, máy tính và viễn thông…tạo nên những biến chuyển quan trọng về cấu trúc tổ chức và phương thức quản lý. Những biến động này của xã hội do sự xuất hiện của tổ chức và lập tức nó quay trở lại ảnh hưởng đến tổ chức, thúc đẩy các tổ chức phát triển, hình thành nên nhiều loại hình tổ chức mới và luôn tự điều chỉnh để thích nghi với môi trường do chính tổ chức tạo ra. Sự phát triển xã hội không chỉ tạo ra những tổ chức mới mà còn tác động đến những tổ chức truyền thống, làm cho những tổ chức này có những thay đổi quan trọng. VD: Các tổ chức tôn giáo ngày nay đã có những thay đổi hay loại bỏ những thủ tục rờm rà, lạc hậu để phù hợp hơn với sự phát triển của xã hội. - Tổ chức chính là sản phẩm muộn mằn của sự phát triển xã hội. - Tổ chức gắn liền với phân công lao động, sự phân công trong xã hội nguyên thủy là sự phân công đơn giản, được hình thành trong quan hệ gia đình nhằm đạt được mục đích riêng của họ. - Sự xuất hiện của tổ chức đã làm cho phân công lao động có những bước phát triển quan trọng: từ phân công đơn giản đến sự phân công ngày một hợp lý hơn và mang tính khoa học hơn. - Mức độ phân công lao động triệt để phản ánh sự tiến hóa của tổ chức, sự tiến hóa của tổ chức thúc đẩy phân công lao động xã hội và đó chính là một yếu tố hàng đầu về biến đổi xã hội. - Tổ chức có thể tác động làm tăng quá trình chuyển đổi xã hội nhưng cũng có thể kìm hãm thậm chí còn làm lệch hướng những chuyển đổi ấy. - Tác động mạnh hay yếu còn tùy thuộc vào quy mô và tính chất của tổ chức để tạo ra sức mạnh chuyển đổi. Chính bản thân các tổ chức cùng với sự tiến hóa của nó đã ảnh hưởng đến chuyển đổi xã hội. VD: + Tổ chức Mặt trận Việt Minh (1945) đã làm chuyển đổi căn bản xã hội Việt Nam với cuộc cách mạng tháng tám, làm cho nước Việt Nam từ một nước thuộc địa nửa phong kiến trở thành một nước có chủ quyền, một nhà nước của nhân dân. + Các nhà máy công nghiệp đã làm chuyển đổi xã hội truyền thống thành xã hội hiện đại. - Quá trình tự điều chỉnh của tổ chức làm cho nó thoát khỏi khủng hoảng và đóng góp vào thúc đẩy xã hội phát triển. - Tổ chức thường có vòng đời của nó, có giai đoạn hưng thịnh và có giai đoạn tàn lụi, sớm phát hiện ra giai đoạn tàn lụi để có giải pháp phục hưng làm tổ chức thoát khỏi trì trệ và bước vào chu kỳ mới. => Như vậy, khi thiết kế tổ chức, các nhà lãnh đạo và quản lý cần phải hiểu hết ý nghĩa của tổ chức đến chuyển biến xã hội để thiết kế cho hợp lý, lãnh đạo và quản lý cho hiệu quả. 1. Phân tích những đặc trưng cơ bản của xã hội hiện đại? 2. Vì sao nói tổ chức là kết quả của sự phát triển xã hội? 3. Lấy ví dụ và phân tích để chứng minh tổ chức là tác nhân chuyển đổi xã hội? * Huu Bon-NAPA * * Mục tiêu chương: - Cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản như: nguồn gốc, đặc trưng, ưu và nhược điểm của hai loại hình chức đó là tổ chức cơ học và tổ chức hữu cơ. - Giúp người học phân biệt và nhận dạng được các loại hình tổ chức trên khi xem xét một tổ chức cụ thể. * Huu Bon-NAPA * + Bắt buộc: [1] Giảng viên Trần Thị Hồng “Tập bài giảng Tổ chức học đại cương” (từ trang 27 đến trang 45). [2] PGS. TS. Phạm Huy Tiến, “Tổ chức học đại cương”, Hà Nội, 2007 (từ trang 45 đến trang 67). + Tham khảo: [1] Gareth Morgan, “Cách nhìn nhận tổ chức từ nhiều góc độ”, NXB Khoa học kỹ thuật 1994 (từ trang 17 đến trang 78). * Huu Bon-NAPA * 3.1. Lý thuyết tổ chức cơ học 3.2. Lý thuyết tổ chức hữu cơ 3.3. Cấu trúc ma trận – mô hình tổ chức hiện đại * Huu Bon-NAPA * - Tổ chức cơ học được xem như một tập hợp các vị trí công tác được xác định rõ ràng, sắp xếp thành thứ bậc và quy định rõ mối quan hệ giữa chúng. Trong tổ chức, các bộ phận chức năng được chia nhỏ thành mạng lưới và sắp xếp trật tự theo thứ bậc. => Tổ chức này rõ ràng được xem như cỗ máy và người ta thiết kế nó như một cỗ máy. * Huu Bon-NAPA * a. Nguồn gốc ra đời: + Gắn với cuộc cách mạng công nghiệp: + Gắn với cách thức tổ chức quân đội * Huu Bon-NAPA * + Max Weber - Một nhà xã hội học người Đức: Ông là người có đóng góp lớn nhất cho lý thuyết tổ chức cơ học. - Theo ông một tổ chức quan liêu bao gồm những đặc điểm sau: + Một sự phân công lao động dựa trên chuyên môn hoá theo chức năng. + Một trật tự về quyền hạn được xác định rõ ràng. + Một hệ thống các quy tắc, quy định về quyền và nghĩa vụ của các nhân viên. + Các mối quan hệ khách quan. + Thăng tiến và tuyển lựa dựa trên năng lực và kỹ thuật. + Các thông tin liên lạc và tư liệu bằng văn bản. * Huu Bon-NAPA * b. Đóng góp của các đại biểu: + Max Weber: + Taylor: + Faloy: * Huu Bon-NAPA * Taylor - Một kỹ sư người Mỹ, cha đẻ của lý thuyết quản lý khoa học: Đóng góp của Taylor cho thuyết tổ chức cơ học chính là sự phân công lao động tỷ mỉ, các công việc được chia nhỏ và được tiêu chuẩn hoá rồi giao cho từng cá nhân thực hiện. Các cá nhân đó được đào tạo để thực hiện công việc một cách thành thạo. - Ngay nay, chúng ta có thấy điều đó trong các dây chuyền lắp ráp của nhiều nhà máy, văn phòng, dây chuyền phục vụ thức ăn nhanh,v.v... * Huu Bon-NAPA * * Fayol - Một kỹ sư người Pháp, đại biểu của lý thuyết quản lý hành chính: Đóng góp nổi bật của Fayol trong vấn đề tổ chức cơ học là đưa ra được trật tự thứ bậc của bộ máy quản lý: VD: Bộ máy quản lý của một công ty được tổ chức theo thứ bậc cao - thấp như sau: + Trên nhất là Ban giám đốc bao gồm các nhà quản lý cấp cao, có chức năng chỉ đạo toàn bộ hoạt động của tổ chức. + Tiếp theo là quản lý bậc trung - những người lập kế hoạch, tuyển chọn nhân viên, chỉ đạo các bộ phận, tổ chức thực hiện mục tiêu đề ra. + Cấp quản lý thấp hơn là vị trí của các nhà quản lý cấp cơ sở, bộ phận như kỹ thuật, tài chính, kế toán... * Huu Bon-NAPA * * Loại hình tổ chức này thường có những đặc trưng sau: + Sự phân công lao động tỷ mỉ và chặt chẽ: + Cấu trúc bậc thang quyền lực: + Mọi hoạt động và quan hệ của bộ máy được xác định rõ ràng bằng văn bản: + Thăng tiến nghề nghiệp cá nhân thường được gắn với việc leo lên bậc cao hơn trong cấu trúc bậc thang quyền lực: + Người quản lý và người bị quản lý đều xác định được rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mình. + Các phương tiện và tài sản phục vụ cho công việc là của bộ máy chứ không phải của cá nhân nào, dù cho là người lãnh đạo cao nhất của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * Ưu điểm: + Mục tiêu của tổ chức được xác định rõ ràng. + Tổ chức được thiết kế hợp lý. + Từng con người trong tổ chức được sắp xếp một cách hợp lý vào vị trí nhất định. + Tổ chức được vận hành chính xác với độ tin cậy cao. + Hiệu quả hoạt động của tổ chức cao. + Quản lý tổ chức cơ học tương đối dễ. * Huu Bon-NAPA * B. Nhược điểm: + Rất khó thích nghi với môi trường. + Gây ra tình trạng quan liêu thiển cận cứng nhắc. + Có tác dụng phản nhân tính đối với nhân viên, nhất là những người ở cuối bậc thang ngôi thứ. * Huu Bon-NAPA * - Lý thuyết tổ chức hữu cơ dựa trên quan điểm xem tổ chức như cơ thể sống tồn tại trong môi trường, đòi hỏi phải thích nghi với môi trường để tồn tại và phát triển. - Khác với tổ chức cơ học, tổ chức hữu cơ là hệ mở, luôn luôn thích nghi với biến động của môi trường, thích nghi với sự cạnh tranh và hợp tác với các tổ chức khác nhau nhằm thích nghi hoặc cải thiện môi trường. * Huu Bon-NAPA * * Nguồn gốc: Nhịp độ biến đổi xã hội ngày một tăng lên, các loại tổ chức được xây dựng dựa trên quan điểm máy móc đã bộc lộ những rõ những hạn chế của mình. Mặt khác, khi xem xét thế giới các tổ chức nhiều nhà lý luận về tổ chức thấy rằng: Trong môi trường ổn định thì các tổ chức quan liêu hoạt động rất hiệu quả, còn trong môi trường cạnh tranh, không ổn định, nó đòi hỏi phải có một loại hình tổ chức mềm dẻo và linh hoạt hơn. => Chính những hạn chế của các tổ chức quan liêu này đã đưa nhiều nhà lý luận đến chỗ từ bỏ cơ học để đến với sinh học khi xem xét về tổ chức. * Huu Bon-NAPA * - Lý thuyết tổ chức hữu cơ coi tổ chức như cơ thể sống đã làm thay đổi tất cả, lý thuyết này lưu ý chúng ta về các vấn đề tổng quát hơn đối với sự tồn tại của các tổ chức, đó là mối quan hệ của tổ chức với môi trường và hiệu quả của nó. - Còn mục đích, cấu trúc và hiệu quả mà quan liêu máy móc về tổ chức tìm cách ưu tiên thì được xếp sau các vấn đề tồn tại cũng như những mối quan tâm có tính “sinh học” khác. - Lý thuyết tổ chức hữu cơ, khi xem xét tổ chức như cơ thể sống nó quan tâm đến những nhu cầu của tổ chức, coi tổ chức như những hệ thống mở và sự cần thiết phải thích nghi với môi trường để tồn tại và phát triển. * Huu Bon-NAPA * * Quan tâm đến những nhu cầu của tổ chức: Tổ chức cơ học khuyến khích con người phục tùng mọi đòi hỏi của tổ chức. Quan hệ giữa con người và tổ chức được quy về bài toán đơn giản là trả lương thích hợp cho nhiệm vụ cần hoàn thành. Từ cuối những năm năm 50, nhằm thoát khỏi những hạn chế ràng buộc do quan điểm này áp đặt. Một lý thuyết tổ chức mới bắt đầu được đề xuất, dựa trên tư tưởng cho rằng các cá nhân và các nhóm cũng như các cơ thể sinh vật chỉ thực sự hoạt động được tốt nếu như những nhu cầu của họ được đáp ứng đầy đủ. => Lý thuyết này mong muốn tổ chức phải tạo điều kiện cho con người phát huy năng lực cá nhân để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của họ. * Huu Bon-NAPA * * Coi các tổ chức như các hệ thống mở: - Một hệ thống mở là một hệ thống có tác động qua lại với các hệ thống khác hay với môi trường. Lý thuyết tổ chức hữu cơ nhìn nhận các tổ chức như các hệ thống mở có nghĩa là các tổ chức có tác động qua lại với môi trường, đòi hỏi tổ chức thích nghi với môi trường để tồn tại và phát triển. Với quan niệm coi tổ chức như hệ thống mở, lý thuyết tổ chức hữu cơ nhấn mạnh đến các yếu tố môi trường trong đó các tổ chức tồn tại. Người ta rất quan tâm tìm hiểu “môi trường tương tác trực tiếp” của tổ chức (khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nghiệp đoàn khác và các cơ quan chính phủ, v.v)…cũng như “môi trường tổng quát”. => Đây là những tư tưởng giúp chúng ta thoát khỏi tư duy quan liêu và tự tổ chức theo cách thoả mãn đòi hỏi của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * * Tổ chức thích nghi với môi trường: - Để thích nghi với môi trường nhiều khi tổ chức phải hình thành các đơn vị nhỏ để thích nghi với đặc trưng riêng của từng kiểu môi trường. - Cũng có khi đòi hỏi tích hợp thành những tổ chức lớn hơn nhằm tạo ra nguồn lực mạnh hơn để thích nghi với một sự biến động nào đó của môi trường như sự cạnh tranh của tổ chức có sức mạnh hơn mình. => Sự tách biệt, tích hợp hay những thay đổi khác, còn tuỳ thuộc vào bản chất nghề nghiệp và đặc trưng của môi trường. * Huu Bon-NAPA * * Loại hình tổ chức này thường có những đặc trưng sau: + Các nhiệm vụ không được chuyên môn hoá cao, các nhân viên có thể thực hiện một loạt các công việc khác nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của cả nhóm. + Các nhiệm vụ không được cụ thể hoá cụ thể, chúng có thể được điều chỉnh lại qua các hoạt động của nhân viên. + Có một trật tự không chính thức về quyền hạn và kiểm soát với một số quy định. + Việc nắm bắt và kiểm soát công việc được ở bất kỳ nơi nào trong tổ chức. + Thông tin liên lạc theo chiều ngang, dọc các nhân viên có thể liên lạc với bất kỳ ai mà họ cần. * Huu Bon-NAPA * Ưu điểm: + Điểm mạnh đáng kể của tổ chức hữu cơ là mối liên hệ giữa tổ chức và môi trường. + Nhu cầu của tổ chức vừa là nhu cầu tồn tại vừa là điều kiện phát triển của tổ chức. + Tổ chức hữu cơ hoàn toàn đáp ứng nhu cầu đổi mới. + Mối liên hệ giữa các tổ chức được hình thành từ nhu cầu tồn tại và đấu tranh với môi trường. * Huu Bon-NAPA * B. Nhược điểm: + Lý thuyết hữu cơ chưa đánh giá hết vai trò của con người với tổ chức. + Quyền lực trong tổ chức hữu cơ xác định không rõ ràng. + Việc quản lý tổ chức hữu cơ hoàn toàn không đơn giản. * Huu Bon-NAPA * Mô hình cơ cấu tổ chức linh hoạt, hữu cơ * Huu Bon-NAPA * Khái niệm cấu trúc ma trận: Cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức tích hợp cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án, là bước phát triển cao của tổ chức hữu cơ. Mỗi dự án liên quan đến nhiều nhóm chức năng, mặt khác tổ chức lại có cơ cấu tổ chức riêng. + Cấu trúc chức năng thường gặp trong các tổ chức máy móc VD: các Vụ ở các Bộ, các Phòng nghiên cứu ở các Viện, các phân xưởng trong các nhà máy... + Còn cấu trúc dự án là loại tổ chức hữu cơ, cấu trúc này là tập hợp một số nhân lực thực hiện một dự án, một chương trình, một công việc....nằm ngoài khu vực chức năng. => Tổ hợp hai cấu trúc đó lại hình thành nên cấu trúc ma trận. * Huu Bon-NAPA * b. Ưu và nhược điểm của cấu trúc ma trận + Ưu điểm: - Cấu trúc ma trận làm tăng khả năng thích ứng với môi trường của cấu trúc chức năng bằng cấu trúc dự án nhưng không phá vỡ sự cân bằng của cấu trúc chức năng. - Cấu trúc ma trận nâng cao sự phối hợp giữa các chuyên gia của cấu trúc chức năng và cho phép sử dụng một cách hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức. - Cấu trúc ma trận làm mền hoá cấu trúc chức năng. - Cấu trúc ma trận thường đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng * Huu Bon-NAPA * + Nhược điểm: - Nhược điểm lớn nhất đó là “lỗ hổng quyền lực” của chủ dự án. - Mục tiêu của cấu trúc dự án có khi không đồng nhất, thậm chí có thể xung đột với mục tiêu của cấu trúc chức năng. - Việc thiết lập và củng cố đường dây giao tiếp của nội bộ cấu trúc dự án với các bộ phận của cấu trúc chức năng và với tổ chức bên ngoài khá phức tạp, có khi dự án kết thúc mà đường dây còn chưa hoàn thành. * Huu Bon-NAPA * * Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận * Huu Bon-NAPA * Bài tập 1: Công ty may Thái Nguyên, Đại học Thái Nguyên, Bệnh viên đa khoa, UBND thành phố Thái Nguyên, Toà án nhân dân tỉnh Thái Nguyên, Công ty cổ phần thép Thái Nguyên được thiết kế theo loại hình tổ chức nào? Phân tích các đặc trưng. Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức? Bài tập 2: Ở nước ta, các tổ chức thường được thiết kế theo lý thuyết tổ chức nào? Vì sao? Bài tập 3: Vì sao bộ máy công quyền được thiết kế theo lý thuyết cơ học? * Huu Bon-NAPA * Phân tích những đặc trưng của tổ chức cơ học và của tổ chức hữu cơ? 2. Phân tích ưu và nhược điểm của tổ chức cơ học và của tổ chức hữu cơ? 3. Đặc trưng của cấu trúc ma trận và ý nghĩa của nó đối với quản lý trong điều kiện hiện nay? * Huu Bon-NAPA * * Nhóm 1: 7.5 điểm * Nhóm 2: 7.5 điểm * Nhóm 3: 8 điểm * Nhóm 4: 8.5 điểm * Nhóm 5: 8 điểm * Nhóm 6: 8.5 điểm * Huu Bon-NAPA * *Mục tiêu chương: - Cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về các quy luật có chi phối đến việc thiết kế và hoạt động của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * [1] Giảng viên Trần Thị Hồng “Tập bài giảng Tổ chức học đại cương” (từ trang 46 đến trang 59) [2] PGS. TS. Phạm Huy Tiến, “Tổ chức học đại cương”, Hà Nội, 2007 (từ trang 68 đến trang 90) * Huu Bon-NAPA * 4.1. Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức. 4.2. Quy luật hệ thống. 4.3. Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức. 4.4. Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức. 4.5. Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * 4.1.1. Mục tiêu của tổ chức - Mục tiêu của tổ chức là đích phải đạt tới của tổ chức, nó định hướng và chi phối sự vận động của toàn bộ tổ chức. =>Thiết lập mục tiêu của tổ chức nhằm xác định những thành quả cần đạt được của tổ chức. - Trong hoạt động, mục tiêu: + Là điều kiện cơ bản để có thể thiết kế và vận hành tổ chức. + Là cơ sở để đánh giá tổ chức, để tạo sự cạnh tranh giữa các bộ phận hợp thành tổ chức trong hoạt động của mình. + Là cơ sở để các cá nhân nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của mình. * Huu Bon-NAPA * a. Hình thành và xác định mục tiêu: + Mục tiêu của tổ chức được hình thành từ: - Những người sáng lập tổ chức. - Cấp trên là người ra quyết định thành lập tổ chức. - Những người tài trợ chính cho tổ chức. - Những người tham gia tổ chức hoặc đại diện cho tổ chức. - Có những mục tiêu được xây dựng sau khi có tổ chức. * Huu Bon-NAPA * + Xác định mục tiêu: - Là xây dựng một tập hợp các phương án hoạt động có thể và đánh giá các phương án đó theo một thứ tự ưu tiên nào đó. - Khi xác định mục tiêu, người Phương Tây thường nói mục tiêu tốt nhất là mục tiêu SMART. * SMART là từ viết tắt 5 chữ đầu của 5 từ chỉ nhân tố quan trọng nhất trong xác định mục tiêu: + S (Specific) là cụ thể; + M (Measurable) đo đạc được; + A (Atainable) khả thi; + R (Relevant) thích hợp; + T (Trackable) theo dõi được. => Tóm lại: Một mục tiêu tốt là một mục tiêu phải thật cụ thể, theo dõi được, thích hợp và có thể thực hiện được trong mọi hoàn cảnh của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * b. Những sai lầm thường mắc phải khi xác lập mục tiêu của tổ chức. - Đặt ra mục tiêu quá khó và cao hơn rất nhiều so với khả năng huy động nguồn lực. Sai lầm này sẽ dẫn đến sự hoang phí nguồn lực của tổ chức mà không đạt được kết quả xác thực. - Xác lập nhiều mục tiêu, trong khi lại không biết sắp xếp được thứ tự ưu tiên của các mục tiêu đó. Sai lầm này là do người xác lập mục tiêu thiếu năng lực và bản lĩnh hoặc thiếu thực tiễn. - Xác lập hoặc lựa chọn mục tiêu sai, thậm chí nhầm lẫn giữa mục tiêu và nhiệm vụ. * Huu Bon-NAPA * c. Phân loại mục tiêu: - Mục tiêu lâu dài và mục tiêu ngắn hạn: + Mục tiêu lâu dài mang tính chiến lược và là đích cuối cùng cho mọi hoạt động của tổ chức. + Từ mục tiêu lâu dài, người ta soạn thảo ra các mục tiêu ngắn hạn theo nguyên lý xây dựng cây mục tiêu. - Mục tiêu chính thức và mục tiêu thực hành: + Mục tiêu chính thức là mục tiêu được công bố chính thức ra ngoài, loại mục tiêu này thường bao quát và đôi khi khá trừu tượng. + Mục tiêu thực hành là những mục tiêu cụ thể hoá nhằm triển khai thực hiện trong tổ chức. - Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: + Mục tiêu định tính + Mục tiêu định lượng * Huu Bon-NAPA * d. Xung đột mục tiêu và chuyển đổi mục tiêu: + Xung đột mục tiêu: - Thể hiện ngay khi xác lập mục tiêu của tổ chức. Các nhóm lợi ích và các liên minh đấu tranh với nhau để xác lập mục tiêu tổ chức có lợi cho mình. + Chuyển đổi mục tiêu: - Mục tiêu của tổ chức không phải là bất biến, trong quá trình thực hiện mục tiêu cần thiết phải xem xét và có những điều chỉnh thích hợp với những biến động của môi trường hay của bản thân tổ chức. - Khi môi trường thay đổi, nếu những mục tiêu đã xác lập trước đó tỏ ra không thích nghi hoặc không còn ích lợi cho tổ chức thì phải điều chỉnh hoặc chuyển đổi mục tiêu. * Huu Bon-NAPA * e. Quá trình thực hiện mục tiêu là quá trình quyền lực: - Những người tham gia tổ chức được phân công lao động và chịu sự quản lý của một ban quản lý nhằm thực hiện mục tiêu. Không có quản lý thì không bao giờ tổ chức đạt đến mục tiêu. - Quá trình quản lý từ khâu lập kế hoạch, triển khai thực hiện và kiểm tra là công việc của tổ chức, quá trình này là quá trình quyền lực. => Chính vì vậy, quá trình thực hiện mục tiêu trong tổ chức là quá trình sử dụng quyền lực để quản lý việc thực hiện mục tiêu. * Huu Bon-NAPA * 4.1.2. Tính hiệu quả của tổ chức: - Hiệu quả nghĩa là thực hiện công việc một cách đúng đắn và liên quan đến mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra. - Sự chênh lệch giữa kết quả của đầu ra và nguồn lực ở đầu vào là hiệu của tổ chức và hiệu quả này thể hiện trạng thái của tổ chức. Nếu có được nhiều đầu ra với đầu vào xác định thì đó là đang gia tăng hiệu quả. * Huu Bon-NAPA * - Mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức là một quy luật khách quan khống chế cấu trúc và phương thức hoạt động của tổ chức. - Người đứng đầu tổ chức có vai trò rất quan trọng khi vận dụng quy luật này vào thiết kế tổ chức. - Mục tiêu không phải bất biến nên trong quá trình quản lý cần phải điều chỉnh mục tiêu cho thích nghi với biến động của môi trường nhằm thúc đẩy tổ chức phát triển. * Huu Bon-NAPA * 4.2.1. Một số khái niệm cơ bản về hệ thống: + Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là một tập hợp gồm 3 yếu tố sau: - Các phần tử; Các mối quan hệ giữa các phần tử; - Các mối quan hệ liên kết các phần tử với nhau tạo thành một thể thống nhất, xác định một cơ chế vận hành để có được một chức năng hay mục tiêu của hệ thống mà không một phần tử riêng lẻ nào có được. Đặc trưng này tạo thành tính trồi của hệ thống. * Huu Bon-NAPA * + Một số khái niệm liên quan: (1) Môi trường: Môi trường là những yếu tố thường xuyên có tác động, ảnh huởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức. (2) Hệ thống tĩnh: Hệ thống mà các phần tử tạo nên nó hầu như không thay đổi theo thời gian và không gian. (3) Hệ thống động: Hệ thống có sự thay đổi đáng kể trong không gian và thời gian về các mặt hình dáng, cấu trúc, đặc tính, vị trí, v.v... của nó và của các phần tử trong nó. (4) Hệ thống mở, hệ thống đóng: Một hệ thống có tác động qua lại với hệ thống khác hay với môi trường gọi là hệ thống mở. * Huu Bon-NAPA * (5) Hệ thống thích nghi: Nếu một hệ thống mở trong quá trình tương tác với môi trường có khả năng thay đổi bản thân mình hay tác động làm thay đổi môi trường để tồn tại thì nó được coi là hệ thống thích nghi. (6) Hệ có điều khiển: Trong hệ thống thích nghi có các hệ điều khiển tự động. Trong hệ này có 2 thành phần đặc biệt: - Thành phần phản hồi: Thông tin - Thành phần kiểm soát: Nhà quản lý Thông tin phản hồi đến nhà quản lý (kiểm soát) và ra quyết định điều chỉnh. * Huu Bon-NAPA * + Một số tính chất cơ bản của hệ thống: - Tính nhất thể: làm cho hệ thống thành một hệ thống nhất. - Tính thứ bậc: - Tính cấu trúc được xác định bởi: + Số lượng, chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp (trật tự). + Có mối liên hệ giữa chúng (loại hình, quy mô, chiều, cường độ), cấu trúc có các mức khác nhau. - Tính trồi của hệ thống. * Huu Bon-NAPA * 4.2.2. Quy luật hệ thống : - “Cốt lõi” của quan điểm hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ, tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay chức năng của đối tượng tổ chức. - Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận còn lại với nhau trong một cấu trúc, tạo nên sự thống nhất giữa các bộ phận và toàn thể của tổ chức hay của hệ thống. + Quy luật hệ thống chi phối các mối quan hệ cơ bản của hệ thống tổ chức. - Quan hệ vào – ra - Quan hệ đẳng cấp - Quan hệ mạng lưới: - Tính điều khiển được của hệ thống * Huu Bon-NAPA * * Quan hệ vào – ra: - Là quan hệ cơ bản nhất, xác định hoạt động của hệ thống tổ chức. Đầu vào là tác động của môi trường lên hệ thống còn đầu ra là tác động trở lại của hệ thống lên môi trường. Xem xét quan hệ vào (input) – ra (output) là xem xét chức năng hoạt động của hệ thống. - Tổ chức được thiết kế theo lý thuyết cơ học là hệ thống tĩnh vì vậy quan hệ vào – ra là ổn định và người ta không cần xem xét trạng thái của hệ thống trong quá trình vận hành. Còn tổ chức được thiết kế theo hệ thống động nghĩa là có thể thay đổi theo không gian và thời gian thì trong trường hợp này quan hệ vào – ra được quyết định bởi trạng thái của hệ thống. => Nghiên cứu trạng thái của hệ thống nhằm điều khiển quan hệ này của hệ thống làm cho hệ thống luôn thích nghi với môi trường. * Huu Bon-NAPA * * Quan hệ đẳng cấp: - Tính thứ bậc xác định mối quan hệ đẳng cấp trong tổ chức. - Quan hệ đẳng cấp là điều kiện cần thiết để bộ máy hoạt động có hiệu lực, nhưng cũng là nơi tiềm ẩn những xung đột quyền lực, đồng thời nó cũng là động cơ thúc đẩy con người nỗ lực thăng tiến trong bậc thang quản lý. => Do vậy, để hệ thống tổ chức vận hành thuận lợi thì ngay từ khi thiết kế hệ thống đã phải làm rõ phân chia đẳng cấp trong hệ thống, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp phải được phân định rõ ràng. - Đấu tranh giành quyền lực trong cấu trúc đẳng cấp của hệ thống là việc không thể tránh khỏi. Để giữ hệ thống ở trạng thái ổn định hoặc phát triển “ít nóng” hơn thì cấp trung gian được thành lập. * Huu Bon-NAPA * * Quan hệ mạng lưới: - Quan hệ mạng lưới hình thành do tính cấu trúc của hệ thống quyết định. Quan hệ giữa các tổ chức đồng cấp gọi là quan hệ mạng lưới. - Trong quan hệ mạng lưới thì xung đột chức năng luôn là xung đột tiềm ẩn trong hệ thống. Do vậy, để đề phòng và giải quyết xung đột chức năng cần hết sức chú trọng kiểm soát ranh giới. - Xử lý tốt chức năng và nhiệm vụ của các tổ chức đồng cấp trong mạng lưới mới đảm bảo được tính cấu trúc của hệ thống, bên cạnh đó cần quy định mối quan hệ giữa các bộ phận tuỳ theo yêu cầu cấu trúc hệ thống có thể quy định lỏng lẻo hay chặt chẽ. * Huu Bon-NAPA * * Tính điều khiển được của hệ thống: - Là sự tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của hệ thống theo một quỹ đạo đã định hoặc duy trì trạng thái của nó trong các trạng thái mong muốn nhằm đạt đến mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động. - Quá trình điều khiển một hệ thống là các quá trình thu nhận, xử lý và truyền các thông tin từ bộ phận này đến bộ phận khác của hệ thống bao gồm các thông tin điều khiểu và thông tin báo cáo về kết quả hoạt động của các bộ phận dưới ảnh hưởng của tác động đó. * Huu Bon-NAPA * - Một hệ thống điều khiển được cần có: + Tồn tại một hệ thống có tổ chức và đủ điều kiện tách ra chủ thể điều khiển và đối tượng điều khiển. + Mỗi phân hệ trên cần phải động tức là có nhiều trạng thái có thể có. + Giữa chủ thể điều khiển và đối tượng điều khiển luôn tồn tại mối liên hệ thông tin xuôi và ngược. + Hệ thống phải có mục tiêu hoạt động và trong tập các trạng thái cho phép của hệ thống phải có trạng thái đạt được mục tiêu đó. + Đối tượng điều khiển phải có số bậc tự do nhất định cho phép nó lựa chọn các trạng thái có thể có. + Chủ thể điều khiển phải có khả năng điều khiển đối tượng điều khiển. + Chủ thể điều khiển phải được cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết về mục tiêu hoạt động của hệ thống, về hiện trạng của đối tượng điều khiển và về môi trường để ra quyết định về tác động điều khiển. * Huu Bon-NAPA * - Tổ chức là một hệ thống, do các phần tử hợp thành và có mối liên hệ xác định. Nó là hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn. - Để có thể tập hợp trong hệ thống, các phần tử hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất. Sự đồng nhất là điều kiện hình thành tổ chức. Những phần tử có cấu trúc không đồng nhất, không thể hợp thành hệ thống. - Tính đồng nhất tạo khả năng giữ cho tổ chức ổn định. - Để đưa tổ chức vào trạng thái phát triển cần tạo ra đột phá, cấu trúc đặc thù sẽ góp phần tạo ra sự đột phá đó. - Tính đặc thù của tổ chức xác lập bản sắc của tổ chức, tạo sự khác biệt với các tổ chức khác trong hệ thống và kể cả ngoài hệ thống. * Huu Bon-NAPA * - Mỗi tổ chức có bản sắc riêng sẽ tạo ra sự đa dạng tổ chức của hệ thống. Sự đa dạng ấy vừa làm cho hệ thống ổn định vừa tạo ra được những bước phát triển mới. Tính đồng nhất và đặc thù là một cặp phạm trù đối lập nhau nhưng thường cộng sinh với nhau trong hệ thống như cặp phạm trù cạnh tranh và hợp tác. => Khi môi trường ổn định thì đồng nhất trội hơn, nhưng khi môi trường biến động từ đồng nhất, sẽ xuất hiện những nét mới mang tính đặc thù thích nghi với môi trường để phát triển và sau đó chuyển cấu trúc đồng nhất sang trạng thái mới để rồi xuất hiện những đặc thù mới. * Huu Bon-NAPA * - Bất kỳ một tổ chức nào, sau khi ký quyết định thành lập hoặc giấy phép hành nghề, nó bắt đầu hoạt động, hoạt động liên tục, hoạt động không ngừng. - Tổ chức không chỉ vận động không ngừng mà còn vận động theo quy trình. Vận động theo quy trình là vận động theo những quy định được quy định trong điều lệ hoạt động của tổ chức. * Huu Bon-NAPA * Tồn tại trong môi trường luôn biến động đòi hỏi tổ chức phải điều chỉnh để cân bằng với môi trường. Sự điều chỉnh đó có thể do cấp trên của tổ chức đề ra do họ phát hiện những biến động của môi trường -> rất ít, chủ yếu là sống trong môi trường và theo lẽ tự nhiên nó phải tự điều chỉnh để giữ cân bằng với môi trường để tồn tại. - Việc tự điều chỉnh phản ánh sự nhạy bén của tổ chức với môi trường. * Huu Bon-NAPA * 4.5.1. Điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh: + Người đứng đầu tổ chức phải có năng lực và thiện chí đổi mới. - Năng lực của nhà quản lý của tổ chức được cấu thành bởi 3 yếu tố cơ bản sau: * Học vấn: có được là do nhà quản lý được đào tạo và tự học * Kinh nghiệm: là yếu tổ không thể thiếu với nhà quản lý, muốn có kinh nghiệm phải biết tổng kết thực tiễn, học vấn giúp con người ta biết rút kinh nghiệm * Bản lĩnh: là một yếu tố không thể thiếu đối với người quản lý. Quá trình học tập, rèn luyện có thể tạo nên bản lĩnh nhà quản lý. => Nếu thiếu một trong 3 yếu tố này thì không trở thành nhà quản lý và không nên làm nhà quản lý. - Để tự điều chỉnh không chỉ cần tài mà cần thiện chí đổi mới, đó là đức. Nhà quản lý cần đặt lợi ích tổ chức lên trên hết mới dám đổi mới. Tự điều chỉnh đem lại lợi ích cho tổ chức nhưng chưa chắc đem lại lợi ích cho cá nhân. * Huu Bon-NAPA * + Trình độ cán bộ trong bộ máy giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan phải cao, đủ năng lực đề xuất và thực hiện sự chỉ đạo đổi mới của người đứng đầu và những người này cũng cần có thiện chí đổi mới nữa. + Trình độ tổ chức của hệ thống điều khiển cũng chính là trình độ tổ chức hệ thống thông tin từ khâu thu thập, xử lý thông tin đến chế biến thông tin thành các quyết định của tổ chức và theo dõi việc thực hiện các quyết định, đặc biệt là các thông tin phản hồi để điều chỉnh quyết định. + Tổ chức vững mạnh càng thuận lợi cho tự điều chỉnh. * Huu Bon-NAPA * 4.5.2. Những trở ngại cho tự điều chỉnh - Tự điều chỉnh sẽ va vào cấu trúc cũ, cơ chế cũ và tư duy cũ, những cái cũ này không chỉ có ở tổ chức mà có cả ở môi trường sống của tổ chức, những cái cũ này thường rất gay gắt ở những tổ chức máy móc vốn hay bảo thủ và trì trệ. - Tự điều chỉnh đòi hỏi người lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn xa, dự báo được những biến động của môi trường và tác động của nó đến tổ chức mình đang lãnh đạo. - Trong tổ chức có nhiều người nhận thức được yêu cầu tự điều chỉnh và có thể có tác động đến tự điều chỉnh của tổ chức nhưng lại không có quyền để thực thi công việc này. 4.5.3. Vai trò của Nhà nước đối với sự tự điều chỉnh của tổ chức Để tổ chức nhất là những tổ chức cơ sở có thể tự điều chỉnh Nhà nước cần: + Tạo khung pháp lý thuận lợi cho tự điểu chỉnh, khuyến khích đổi mới. + Có chế độ, chính sách cho phép tổ chức tự điều chỉnh. * Huu Bon-NAPA * 1. Vì sao quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả lại quan trọng đối với việc thiết kế tổ chức? 2. Phân tích quy luật hệ thống và vai trò của nó trong việc thiết kế tổ chức? 3. Phân tích quy luật đồng nhất và đặc thù của tổ chức? 4. Phân tích quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình của tổ chức? 5. Điều kiện cho tổ chức tự điều chỉnh và ý nghĩa của tự điểu chỉnh trong điều kiện nước ta hiện nay?