Bài giảng Quản trị học - Kiểm tra - Trần Nhật Minh

Kiểm traVào sáng thứ 2 , anh Sang, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6.Sang khởi đầu khá tốt. anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho 4 nhân viên và hướng dẫn họ khá kĩ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các qui tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các thiết bị văn phòng có sẵnSang tự tin rằng anh đã sắp xếp công việc đâu vào đáy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc.Vài ngày trôi qua, Sang thấy rằng "nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi được 13.000 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên phải làm thêm giờ vào chiều tối thứ 6 và sáng thứ 7 để có thể gửi đi hết số còn lại, dù vậy vẫn chậm một ngày.Nếu anh (chị) là Sang, anh chị làm gì để đảm bảocông việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn?Khái niệmLà một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập:Những tiêu chuẩnNhững hệ thống phản hồi thông tinđểso sánh những thành tựu thực hiện với định mức đã đề ra, vàđảm bảo những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhấtđạt mục tiêu của tổ chứcKiểm tra để làm gì?Mục đíchĐảm bảo kết quả phù hợp với mục tiêu của tổ chứcĐảm bảo các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hữu hiệuLàm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọngXác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong các vấn đề như: thị trường, sản phẩm, tài nguyên, cơ sở vật chất, Phát hiện kịp thời những vấn đề và những bộ phận chịu trách nhiệm để sửa saiLàm đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệmPhác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì ít quan trọng hay không cần thiếtPhổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến sự hoàn tất công tác tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người để gia tăng năng suất và đem lại hiệu quả cao.Trọng điểm củachức năng kiểm traKiểm tra là một quá trình.Kiểm tra các hoạt động đã xảy ra, đang xảy ra và sẽ xảy ra.Phát hiện ra những sai lệch và nguy cơ sai lệch.Kiểm tra để thực hiện các biện pháp khắc phục nhằm hoàn thành mục tiêu.7 nguyên tắc xây dựngcơ chế kiểm traPhải căn cứ kế hoạch hoạt động của tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.Phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị.Phải được thực hiện tại các khâu trọng yếu.Phải khách quan (dựa vào các tiêu chuẩn thích hợp, không mang tính định kiến, thiên vị)7 nguyên tắc xây dựngcơ chế kiểm traPhải phù hợp với đặc điểm của tổ chức (văn hóa tổ chức, bầu không khí của tổ chức)Phải hiệu quả, công việc kiểm tra phải tương ứng với chi phí của nóPhải đưa đến các hành động sửa sai, điều chỉnh đối với các sai lệch.Tiến trình kiểm tra1. Thiết lập các tiêu chuẩn2. Đo lường thành quả3. Điều chỉnh sai lệchTiến trình kiểm tra1. Thiết lập các tiêu chuẩnKhông đưa ra các tiêu chuẩn không đúng hay không quan trọng.Mang tính hiện thực.Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau.Phải có sự giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn đề ra.Dễ dàng cho việc đo lường.1. Thiết lập các tiêu chuẩn2. Đo lường thành quả3. Điều chỉnh sai lệchTiến trình kiểm tra2. Đo lường thành quảTiến hành đo hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu.Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường.Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính.1. Thiết lập các tiêu chuẩn2. Đo lường thành quả3. Điều chỉnh sai lệchTiến trình kiểm tra3. Điều chỉnh sai lệchKhi đo lường xong, kết quả có sự sai lệch thì cần phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch. Đề ra các biện pháp khắc phục sai lệch.1. Thiết lập các tiêu chuẩn2. Đo lường thành quả3. Điều chỉnh sai lệchTiến trình kiểm tra dự phòngXác định sai lệchPhân tích nguyên nhân sai lệchThiết lập chương trình điều chỉnhThực hiện điều chỉnhKết quả mong muốnKết quả thực tếĐo lường kết quả thực tếSo sánh thực tế với tiêu chuẩn2 hình thức kiểm traKiểm tra toàn diệnKhi hoạt động còn đơn giảnKiểm tra các điểm trọng yếuKhi hoạt động trở phức tạpPhải chọn các điểm cần quan tâm đặc biệt để kiểm traChỉ cần kiểm tra các điểm này đảm bảo các hoạt động sẽ diễn ra theo đúng dự trùCác điểm trọng yếuLà những yếu tố gây hạn chế hoặc các yếu tố tốt hơn các yếu tố khác trong hoạt động bình thường của tổ chứcLợi ích:Mở rộng tầm quản trịGiảm chi phí kiểm traXác định các điểm trọng yếu cần căn cứ vào:Đặc trưng của tổ chứcHoạt động của tổ chứcChính sách, kế hoạch, Các điểm kiểm tra trọng yếu thông dụng: phí tổn, tài chính, doanh thu, Các câu hỏi để xác định các điểm trọng yếuNhững điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức?Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?Những điểm nào đo lường tốt nhất sự sai lệch?Những điểm nào cho nhà quản trị biết ai là người chịu trách nhiệm về thất bại?Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất?Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin cần thiết mà không phải tốn kém nhiều?Các loại hình kiểm traLập kế hoạchKiểm tra lường trước (KT dự phòng)Thực hiệnKiểm tra trong khi thực hiện (KT hiện hành)Kết quảKiểm tra sau khi thực hiện (KT phản hồi)Kiểm tra lường trướcHoạt động kiểm tra trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước.Giúp cho tổ chức thực hiện kế hoạch chính xác, dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng từ thời điểm lên kế hoạch cho đến lúc thực hiện.Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trườngKiểm tra trong khi thực hiệnHoạt động kiểm tra bằng cách theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch. Mục tiêu nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo tiến độ dự kiếnKiểm tra sau khi thực hiệnHoạt động kiểm tra bằng cách đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu. Mục tiêu nhằm đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm.Nhược điểm của loại hình kiểm tra này là độ trễ về thời gian. Các công cụ kiểm traKiểm tra đầu raKiểm tra tài chính:Phân tích tài chínhPhân tích hòa vốnKiểm toánPhân tích chi phí – ích lợiKiểm tra mục tiêu của tổ chứcKiểm tra ngân sách hoạt độngKiểm tra hành viKiểm tra trực tiếpCảnh cáo miệngCảnh cáo bằng văn bảnNgưng việcSa thảiQuản lý theo mục tiêuCác thủ tục, tiêu chuẩn, nguyên tắc hoạt độngKiểm tra văn hóa tổ chứcKiểm tra gián tiếpChọn lọcVăn hóa tổ chứcTiêu chuẩn hóaHuấn luyệnĐánh giá thái độCác công cụ kiểm tra khácPhân tích thống kê: Dựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích. Báo cáo và phân tích chuyên môn: sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch.Quan sát cá nhân: sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm.Các công cụ kiểm tra khácSử dụng công cụ kế toán – kiểm toán.Kiểm soát nhân sự, kiểm soát về kỷ luật lao động.Kiểm soát về tình trạng thị trường: phân đoạn thị trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng .Kiểm soát sản xuất: Công nghệ, máy móc thiết bị, năng suất lao động, chất lượng sản phẩmKiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tưVào sáng thứ 2 , anh Sang, một quản lý văn phòng, nhận nhiệm vụ đối chiếu, ghi địa chỉ, kiểm tra, bỏ vào phong bì và gửi qua đường bưu điện 20.000 bản thông tin đến khách hàng. Công việc phải thực hiện xong trước chiều thứ 6.Sang khởi đầu khá tốt. anh lập một kế hoạch hoàn chỉnh cho nhiệm vụ này, lên thời gian biểu cho từng phần công việc. Anh giao việc cho 4 nhân viên và hướng dẫn họ khá kĩ lưỡng. Công việc sẽ được thực hiện theo các qui tắc và chuẩn mực được xác định trước cùng sự trợ giúp của các thiết bị văn phòng có sẵnSang tự tin rằng anh đã sắp xếp công việc đâu vào đáy và công việc sẽ tiến triển như kế hoạch nên anh để mặc cho nhân viên làm việc.Vài ngày trôi qua, Sang thấy rằng "nhóm gửi thư" vẫn đang làm việc tất bật. Thứ 6 đã đến và Sang bất ngờ khi nhận ra rằng họ mới chỉ gửi được 13.000 thư. Không còn cách nào khác anh phải yêu cầu nhân viên phải làm thêm giờ vào chiều tối thứ 6 và sáng thứ 7 để có thể gửi đi hết số còn lại, dù vậy vẫn chậm một ngày.1. Sang đã mắc phải lỗi nghiêm trọng gì trong quá trình kiểm soát?2. Nếu anh (chị) là Sang, anh chị đã làm gì để đảm bảo công việc sẽ hoàn thành đúng thời hạn?