Bài giảng Quản trị học - Chức năng kiểm tra

CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG KIỂM TRA 5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra Khái niệm: Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Bản chất: - Là hệ thống phản hồi về kết quả thực hiện - Là hệ thống phản hồi dự báo 5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra Vai trò: Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu. Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng. Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính. 5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra Vai trò Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm. Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết. Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh 5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra Hình thức kiểm tra Kiểm tra trước, trong, sau hoạt động. Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất… Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra bộ phận, kiểm tra cá nhân Kiểm tra đột xuất, kiểm tra định kỳ, kiểm tra liên tục Người quản trị kiểm tra, người lao động kiểm tra 5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra Các nguyên tắc kiểm tra Nguyên tắc tự kiểm tra Thiết kế theo từng cấp bậc và đặc điểm cá nhân của nhà quản trị. Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu. Việc kiểm tra phải khách quan, công khai, chính xác. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức. Việc kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra Các nguyên tắc kiểm tra Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra Nguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhân Thực hiện ngay tại địa điểm diễn ra các hoạt động Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt, đa dạng Kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm 5.3. Quá trình kiểm tra Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và phương pháp đo lường Đo lường thành quả Sửa chữa sai lầm Phòng ngừa 5.3.1 Thiết lập tiêu chuẩn Khái niệm: Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả Các biểu hiện của tiêu chuẩn Số lượng giờ công. Số phế phẩm. Chi phí. Doanh thu. Sự hài lòng của khách hàng… 5.3.1 Thiết lập tiêu chuẩn YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp. Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không. 5.3.2 Đo lường và đánh giá kết quả Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời (Pre - check). Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác. Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra. 5.3.3 Sửa chữa sai lầm Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên… Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác. 5.4 Các kỹ thuật kiểm tra Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì? Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả. Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề. Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu. Trainning và theo dõi. 5.4.1. Biểu đồ nhân quả (biểu đồ xương cá) Vấn đề Nguyên nhân tầng 1 Nguyên nhân tầng 2 5.4.2. Kiểm tra dự phòng (pre-check) Khái niệm: Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa. Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý. 5.4.2. Kiểm tra dự phòng (pre-check) Các cấp bậc tài liệu Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 5.4.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình. Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình. Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình. 5.4.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình (tt) 5.4.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu quả cao nhất. Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto. Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này. 5.4.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt) Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau: Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình? Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu? Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc? 5.4.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu (tt) Những điểm nào là điểm cho nhà quản lý biết ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại. Tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất. Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà ít tốn kém nhất? 5.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống giúp cho việc kiểm soát toàn bộ các nguy cơ của tổ chức. Hệ thống kiểm soát nội bộ tương tự như hệ thống HACCP của các công ty sản xuất thực phẩm. Hệ thống KSNB liên quan đến tất cả các quy trình trong tổ chức. 5.5 Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (tt) CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MỘT ĐIỂM KIỂM SOÁT Xác định nguy cơ: Đưa ra các giải pháp: Lựa chọn giải pháp phù hợp. Cập nhật giải pháp vào hệ thống tài liệu quản lý. Theo dõi và đánh giá hiệu quả. 5.6. Check in (kiểm tra trong). Kiểm tra trong là quá trình kiểm tra trực tiếp công việc/hành vi đang thực hiện. Người kiểm tra phải lập một kế hoạch kiểm tra tổng thể năm/quý/tháng/tuần. Thời gian kiểm tra phù hợp theo thời gian của các chức năng quản trị. 5.6. Các biện pháp kiểm tra trong (tt) Kiểm tra thông qua các báo cáo, đề xuất của NV gửi lên. Kiểm tra theo từng đợt thông báo trước (audit = đánh giá nội bộ). Kiểm tra bằng phương pháp quan sát: theo dõi hành vi thực hiện, cách thức sắp xếp dụng cụ làm việc, hồ sơ. Theo dõi thông qua mạng máy tính. Kiểm tra đột xuất. 5.7. Kiểm tra sau Xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ. Hệ thống hồ sơ của bộ phận. 5.8. Các hình thức khác hỗ trợ kiểm tra Xây dựng văn hoá DN. Văn hoá khi được chấp nhận có tác dụng kiềm chế và kiểm tra hành vi của NV. Chọn lọc, phân công công việc phù hợp. Tiêu chuẩn hoá Huấn luyện nhân viên nhằm tạo cho họ thái độ làm việc tốt hơn, dễ dàng thích nghi với môi trường của họ. Điều tra thái độ của nhân viên định kỳ. Sự hài lòng của nhân viên ngược chiều với sự vắng mặt, thôi việc… 5.9. Các biện pháp xử lý sau kiểm tra Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải. Được thưởng để kích thích nhân viên. Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại. Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ. CẢM ƠN BẠN ĐÃ THEO DÕI