Bài giảng quản trị hành chánh văn phòng

ương trình công tác Khi chương trình công tác đã được ban hành, thủ trưởng các đơn vị tổ chức của cơ quan có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình. Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị khác. Trong phạm vi cả cơ quan, Văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn đối với Văn phòng. Hiện tượng thuờng xảy ra là có những công việc khi thực hiện đã không tuân thủ theo chương trình, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình. Việc đó làm cho các đơn vị bị động. Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không sát thực tê, không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v... Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, Văn phòng có trách nhiệm. - Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, Văn phòng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng cơ quan giải quyết kịp thời. - Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, Văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trình. Kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp. - Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của đơn vị mình, báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. - Trên cơ sở báo cáo của các đơn vị, kết hợp với quá trình theo dõi, Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả cơ quan. Biên tập thành biên bản trình thủ trưởng cơ quan ban hành. Để có một chương trình công tác phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và chương trình đó thực hiện có kết quả trong ngành, trong cơ quan, nhà quản trị Văn phòng cần có đầy đủ thông tin từ nhiều chiều, sát thực tế, nắm chắc chủ trương, có trình độ tổng hợp cao để chỉ đạo nhân viên thuộc quyền trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ của Văn phòng trong việc đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo. Câu 2: Trình bày nội dung xây dựng chương trình công tác của cơ quan. Chương V HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA CƠ QUAN VÀ LÃNH ĐẠO CƠ QUAN I- Tổ chức các cuộc hội họp của cơ quan 1. Phân loại các cuộc hội họp Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp thành hai loại: Loại thứ nhất là các Hội nghị: Thuộc loại này gồm có: - Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập. - Hội nghị của cơ quan do thủ trưởng cơ quan triệu tập. - Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề án triệu tập. - Hội nghị khoa học do cơ quan chủ đề tài triệu tập .v.v... Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác. Loại thứ hai là các cuộc họp. Thuộc loại này thường có: - Các cuộc họp thường kỳ của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, - Các cuộc họp của các lãnh đạo cơ quan với đơn vị trong cơ quan, - Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan v.v... Đặc điểm chung của cuộc họp là: Số lượng người dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ cơ quan. Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể. 2. Nhiệm vụ của Văn phòng tham gia tổ chức hội nghị 2.1. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong công tác chuẩn bị hội nghị Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, có quy mô ngành, đơn vị chủ trì hội nghị thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp thủ trưởng cơ quan theo dõi, đôn đốc các đơn vị chuẩn bị tốt các công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo... nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất với lãnh đạo cơ quan phân công cho các đơn vị chuẩn bị các văn bản đó. Khi các văn bản đã được các đơn vị dự thảo xong, Văn phòng kiểm tra lại quy trình biên soạn, đảm bảo thẩm quyền ban hành và thể thức của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thấy đúng, Văn phòng trình thủ trưởng cơ quan xét duyệt. Sau khi được duyệt, Văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đúng thể thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để các đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, Văn phòng tổ chức việc chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như: - Công văn triệu tập hội nghị. Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần tham dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. - Chương trình hội nghị, - Các báo cáo chính, - Các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Ngoài các nội dung trên, nhà quản trị Văn phòng còn có trách nhiệm đề nghị với thủ trưởng cơ quan về chương trình làm việc, dự kiến thành phần đại biểu mời dự hội nghị. Thuộc trách nhiệm của mình, nhà quản trị Văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nơi nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị, các phương tiện nghe nhìn. Văn phòng còn phải sắp xếp chổ ngồi. Sau đây là một số mô hình sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, Hội nghị: Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để truyền tải thông tin Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin Projector Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp để thông tin hoặc làm quyết định Mô hình sắp xếp chỗ ngồi cho cuộc họp làm quyết định 2.2. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan trong quá trình hội nghị làm việc Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm chủ trì và phối hợp thủ trưởng đơn vị có nội dung hội nghị để tổ chức việc đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v... Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Nhà quản trị Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và cán bộ cơ quan phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Văn phòng tổ chức việc thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuất xảy ra trong quá trình hội nghị làm việc như y tế, trật tự trị an, điện, nước, loa, đài, thông tin có liên quan đến nội dung hội nghị... Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị. 2.3. Văn phòng giúp thủ trưởng cơ quan giải quyết các việc sau khi hội nghị bế mạc Sau khi hội nghị kết thúc, nhà quản trị Văn phòng đề xuất với thủ trưởng cơ quan nội dung và hình thức thông báo kết quả của hội nghị; báo cáo với cấp trên về kết quả hội nghị. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của Văn phòng thì Văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc đơn vị khác thì Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết quả hội nghị, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc bổ sung những việc mà hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan. Thuộc chức năng của mình, nhà quản trị Văn phòng tổ chức việc quyết toán kinh phí hội nghị. II. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nói chung là đa dạng, như đi dự hội nghị, hội thảo, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở, đi công tác nước ngoài...Có thể nói, từ trung ương đến cơ sở, không có cơ quan nào mà các nhà lãnh đạo lại không đi công tác ngoài cơ quan. Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo. Hoạt động của Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan bao gồm các công việc chính duới đây: 1. Lập kế hoạch đi công tác Để chủ động các chuyến đi công tác cũng cần được nhà quản trị Văn phòng hoạch định, cân đối, đưa vào chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác đó. Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch cụ thể của chuyến đi. Phải xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thới gian, thành phần, phương tiện và kinh phí. Nhà quản trị Văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, nhà quản trị Văn phòng đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo tiến độ thời gian. 2. Chuẩn bị trước chuyến đi Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi đã được duyệt, nếu được thủ trưởng cơ quan giao, Văn phòng báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất gồm có: - Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các thành viên; - Nội dung và lịch làm việc; - Thời gian đoàn đi từ cơ quan; - Những đề nghị để cơ quan, đơn vị chuẩn bị hoặc giúp đỡ đoàn; 3. Chuẩn bị nội dung công tác Nội dung là phần quan trọng nhất chuyến đi. Căn cứ mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo cơ quan sẽ phân côngcho các đơn vị chuẩn bị. Trách nhiệm của nhà quản trị Văn phòng trong việc này là: Biết sự phân công của lãnh đạo. Đôn đốc các đơn vị được phân công thực hiện công việc chuẩn bị đảm bảo yêu cầu về nội dung và về tiến độ thời gian. Tổ chức việc đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi công tác. 4. Chuản bị phương tiện giao thông, kinh phí Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Việc sử dụng phương tiện giao thông của cơ quan cho mỗi chuyến đi cần xuất phát từ nhiều yếu tố. Trong đó có nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi, nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn văn bản, kinh phí, số lượng người cùng đi.v.v... Về kinh phí. Nói chung các chuyến đi công tác đều phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu chi về: - Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường). - Ăn, nghỉ trên đường đi và ở nơi đến công tác theo chế độ. - Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo theo đúng quy định của Nhà nước. - Kinh phí dự phòng. 5. Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan Nếu thủ trưởng cơ quan đi công tác dài ngày, nhà quản trị Văn phòng cần chủ động tổ chức tốt các công việc dưới đây: - Trước ngày thủ trưởng đi công tác, Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất và trình các dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng cơ quan. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức cuộc hội ý lãnh đạo cơ quan để thủ trưởng có ý kiến chỉ đạo công việc trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Nếu thủ trưởng thấy cần thiết, Văn phòng tổ chức việc thông báo bằng văn bản để các đơn vị biết thời gian và sự phân công trong lãnh đạo cơ quan trong thời gian thủ trưởng đi công tác. - Sau khi thủ trưởng đi công tác về, Văn phòng có trách nhiệm báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian thủ trương đi công tác. - Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, Văn phòng tổ chức việc bổ sung kịp thời những việc mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các cuộc họp của cơ quan. Câu 2: Trình bày nhiệm vụ Văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. Chương VI LỄ TÂN VÀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC I. Những vấn đề chung về lễ tân 1. Giao tiếp 1.1. Khái niệm, vai trò, phương tiện, kĩ năng giao tiếp a) Khái niệm: Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp. Giao tiếp theo nghĩa rộng là hoạt động xác lập, vận hành các mối quan hệ giữa con người với con người nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định. b) Vai trò: Giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong việc quyết định sự thành bại của buổi lễ hoặc quan hệ công việc. Giao tiếp đúng mực sẽ giúp cho người khách có cảm tình và tôn trọng mình, từ đó mối quan hệ giữa cơ quan và khách sẽ tốt đẹp hơn. c) Phương tiện: Ngôn ngữ (phát âm chuẩn, không nói nhanh hoặc chậm,…). Ánh mắt, nụ cười, nét mặt, Ăn bận, trang điểm, trang sức. Tư thế đứng, ngồi. Kiểu bàn ghế... d) Kĩ năng: - Lắng nghe: Thu thập được nhiều thông tin, Thoã mãn nhu cầu người nói, Hạn chế được những sai lầm và giải quyết được nhiều vấn đề. - Đặt câu hỏi: Có nhiều loại câu hỏi được dùng tuỳ tình huống, cụ thể: Dùng câu hỏi để thu thập thông tin, Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc, Dùng câu hỏi để đưa ra một đề nghị, Dùng câu hỏi để kết thúc vấn đề. - Thuyết phục: Là đưa ra tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, tin theo và làm theo. Cần chú một số điểm: Tạo không khí bình đẳng, Lí lẽ phải rõ ràng, có cơ sở, Lời nói ngắn gọn, có trọng tâm, ôn tồn, lịch sự, Thừa nhận những điểm có lí trong ý kiến của của người đối thoại. - Thuyết trình: Ăn mặc lịch sự, nghiêm túc Phong cách tự tin, bao quát tất cả những người có mặt. Nói to, rõ ràng, cần thay đổi nhịp độ và tốc độ nói. 1.2. Những điều cần lưu ý khi giao tiếp a) Gây thiện cảm: Muốn tiếp xúc với khách để gây thiện cảm, chúng ta nên: - Có câu mở lời gây thiện cảm để thu hút sự chú ý của khách. - Hãy nói về một chủ đề để có dịp đề cao họ. - Nói về các đề tài có liên quan đến những vấn đề trước mắt của khách. b) Tạo ấn tượng: Những nguyên tắc cơ bản để tạo ấn tượng ban đầu với khách: - Ăn mặc trang nghiêm. - Đến đúng giờ (thể hiện tính nghiêm túc và có tổ chức của bạn). - Bắt tay siết nhẹ rồi buông ra, mắt nhìn thẳng vào mặt khách. - Nở nụ cười, giọng nói thật nồng nhiệt. - Không tự ngồi trước khi chủ nhân cho phép. c) Thái độ: - Tự tin, năng động và thật sự vui vẻ. - Thành thật cởi mở, chân thành, tự nhiên nhưng không xuề xoà, tuỳ tiện để khách coi thường mình hay khách nghĩ mình coi thường họ. d) Khiêm tốn; - Không nên khoe khoan bản thân, gia đình hay đơn vị. - Cẩn thận khi nói chuyện, không phê phán, chỉ trích ai (dù mình không thích câu chuyện, phong tục, tập quán,... của họ). đ) Giờ giấc: - Làm việc đúng giờ, giữ chữ tín, giữ lời hứa. - Nếu vì một lý do đặc biệt nào đó mà không thể giữ được lời hứa thì phải xin lỗi và phải báo trước cho người khác biết. e) Giao tiếp: - Khi giao tiếp với ai cần biết họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, ngành nghề của người đó để tiện xưng hô và trò chuyện cũng như trao đổi công việc. - Cũng cần lưu ý rằng khi gặp phụ nữ đầu tiên, không nên vội vàng hỏi thăm gia cảnh, tuổi tác của họ vì như thế rất dễ dẫn đến những tổn thương về tình cảm (nếu gia đình, tuổi tác của người phụ nữ có vấn đề trục trặc). g) Phép lịch sự: - Khi hỏi ai điều gì thì cần phải hỏi lịch sự. - Khi trả lời cũng phải trả lời lịch sự, có thể trả lời tất cả những câu hỏi mà khách đề cập kể cả khi mình chưa quen biết họ. - Khi nhờ ai làm giúp một việc gì ta nên nói lời cảm ơn, khi làm phật ý một người thì phải xin lỗi. - Khi mời khách ăn tiệc, phải chú ý đến khẩu vị của khách, nên chọn những món ăn mà khách thích. - Khi nhận thư, bưu thiếp phải phúc đáp ngay. Cách trao, nhận danh thiếp: Cách trao danh thiếp Cách nhận danh thiếp - Để danh thiếp ở nơi dễ lấy nhất (túi áo trên). - Lấy danh thiếp khi gặp khách hàng. - Phải trao trước mặt, phía tay phải của khách. - Nên dùng hai tay để trao danh thiếp. - Không nên âm thầm để lên mặt bàn. - Vừa trao, vừa nói ......... - Nhận bằng hai tay. - Cúi đầu chào về hướng danh thiếp. - Để danh thiếp trên bàn, ngay trước mặt. - Nếu không có bàn, sau khi nhận bạn nên bỏ danh thiếp vào túi áo hoặc sổ tay. - Không nên cho danh thiếp vào túi quần hoặc vừa cầm, vừa mân mê hoặc xem đi, xem lại nhiều lần. h) Những điều cần tránh trong buổi lễ: - Mang kính mát; - Hút thuốc; - Sử dụng viết đỏ khi ký hoặc ghi chép vào văn bản; - Than phiền về một khách hàng khác về công việc của mình; - Chỉ trích đối thủ cạnh tranh; - Đề cập đến những vấn đề nhạy cảm như: Tôn giáo, sắc tộc, địa phương; - Sử dụng ngôn ngữ quá bình dân; - Dùng những từ quá thân mật; - Chải đầu, dũa móng tay, móc tai, ngoáy lỗ mũi... - Nhai kẹo cao su... 2. Cách chào hỏi, bắt tay - Khi chào hỏi và giới thiệu bao giờ cũng giới thiệu: + Người có chức vụ thấp với người có chức vụ cao; + Người ít tuổi với người lớn tuổi; + Giới thiệu đàn ông với phụ nữ. Sau khi được giới thiệu hoặc tự giới thiệu, cả hai bắt tay chào nhau (người có chức vụ cao chủ động bắt tay người có chức vụ thấp) và nói: “Rất hân hạnh được quen biết ông (bà, anh, chị)”. - Khi bắt tay, người hơi nghiêng về phía trước, nhìn vào mắt khách, nở nụ cười, siết nhẹ tay rồi buông ra, vừa bắt tay vừa chào hỏi làm cho khách cảm thấy được sự ấm áp và lòng chân thành của mình. Những điều nên tránh khi bắt tay: + Nắm quá lâu, đặc biệt là khi bắt tay nữ giới. + Siết mạnh. + Lắc qua, lắc lại. + Hờ hững, mắt nhìn chỗ khác hoặc nói chuyện với người khác. + Kênh kiệu, ra vẻ ta đây ... - Khi đón nhiều người hoặc nhiều người đón mình, nên bắt tay từng người, không bỏ sót người nào, nên nhớ không bắt chéo hai tay người khách một lượt. - Theo phong tục châu Âu, người phụ nữ thường đưa tay ra trước, người nam nâng lấy tay họ rồi hôn nhẹ (không bắt tay). Thường thì người phụ nữ khi gặp người nam mới quen thì gật đầu chào, còn thân tình hay người có chức vụ cao đưa tay bắt trước thì bắt tay lại để đáp lễ. - Nếu là nữ chủ nhân đón khách thì đứng chủ động bắt tay khách (người nữ có thể đeo găng tay nhưng người nam thì bắt buộc phải tháo găng tay ra, trừ khi mặc quân phục.) - Ở nơi công cộng, người nữ có thể ngồi yên trên ghế để bắt tay, chỉ đứng dậy khi bắt tay những người có chức vụ cao. 3. Thư mời 3.1. Đặc tính chung Thư mời là hình thức mời trang trọng theo nghi thức và cần được trả lời với hình thức trang trọng tương ứng qua điện thoại hoặc bằng thư hồi âm. Khi hồi âm cần lưu ý: - Nếu là thư mời dự lễ, hội nghị, dự họp... nên nhắc lại giờ, địa điểm để tránh nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra. - Nếu là thiệp chúc mừng, tặng quà thì ghi: Rất cảm động nhận được thư/ quà của ông (bà, anh, chị); Xin chân thành cảm ơn, xin kính chúc ... - Nếu không tham dự được nên giải thích ngắn gọn lý do và bày tỏ sự hối tiếc vì không thể tham dự. 3.2. Những biểu lộ tình cảm a) Chúc mừng hội nghị: Nếu không đến được thì nên gửi lẵng hoa đến chúc mừng. b) Lễ tết âm lịch: Nên đến tận nhà để chúc mừng. c) Tết dương lịch, giáng sinh: Gửi hoa và thiệp chúc mừng với tư cách cá nhân hoặc cơ quan, nhất là khách nước ngoài. d) Chúc mừng sự thăng chức của bạn bè, người thân: Nên tỏ lời chúc mừng trực tiếp, đừng quên mang theo chai rượu, cũng có thể điện thoại hoặc viết thiệp chúc mừng. đ) Sinh nhật: Nên gửi một bó hoa, một món quà nhỏ mà người bạn ưa thích, nếu ở xa, nên gửi thiệp chúc mừng kèm tặng phẩm (Quà và thiệp phải đến trước ngày sinh nhật), cũng có thể gửi điện hoa để chúc mừng. e) Trường hợp chia buồn: - Nên trực tiếp đến thăm viếng, chia buồn, nên mặc áo trắng, thắt cà vạt màu đen, đi giày (trừ một số nơi có phong tục tập quán khác). - Nếu ở xa có thể gửi điện chia buồn. 4. Khi dự các cuộc chiêu đãi 4.1. Đặc tính chung - Ăn mặc chỉnh tề, đúng đắn, phù hợp. - Đến trước giờ khai mạc chừng 05 phút (không nên đến muộn hoặc sớm). - Nếu thiệp mời đích danh thì không nên đưa người khác đi thế. Nếu có sự thay đổi người thì nên báo cho người mời biết và đề nghị gửi thiệp mời khác. - Khi nhận được giấy mời, nếu thấy dòng chữ xin vui lòng trả lời thì nên hồi âm càng sớm càng tốt. - Trong lúc chủ nhân phát biểu, nên lắng nghe không nên nói chuyện ồn ào hoặc ăn uống gây mất cảm tình. - Tránh gây sự chú ý qua việc làm rơi muỗng, nĩa, chén, đũa... - Khi nâng ly, người có chức vụ thấp nâng ly thấp hơn người có chức vụ cao. - Không nên vừa nhai thức ăn vừa trả lời với khách. - Nên làm quen, trò chuyện với người ngồi bên cạnh để tạo không khí vui vẻ, đầm ấm. - Lúc ra về nên chờ người có chức vụ cao ra trước, nhớ đến chào chủ nhân và tỏ lời cảm ơn về buổi tiệc. Nếu chủ nhân tổ chức tại nhà và trực tiếp đứng ra nấu nướng thì nên chọn một món ngon nhất để khen họ. * Nếu tham dự tiệc đứng thì cần chú ý: - Trong cũng như sau khi ăn nên tìm chỗ đứng trò chuyện với người cùng cấp và cương vị với mình. - Nên nhường dao, muỗng, nĩa, chén, thức ăn... cho người có chức vụ, người cao tuổi, người phụ nữ, khách nước ngoài trước. - Lấy thức ăn vừa đủ lòng đĩa, hết thì lấy thêm. - Khi lấy thức ăn xong nên lùi xa bàn để nhường chỗ cho người khác. * Nếu tham dự tiệc ngồi cần chú ý: - Không nên đến trễ. - Tại phòng khách, nếu chủ nhân có để sơ đồ bàn tiệc thì nên xem trước vị trí ngồi của mình để tránh đi lại lộn xộn. - Nếu không có sơ đồ hoặc giấy ghi tên để ở bàn tiệc thì nên tìm bàn có người quen, người cùng cấp để ngồi. Khi tới giờ, nếu thiếu vài người thì chủ nhân có thể bắt đầu buổi tiệc (không nên để những người có mặt chờ quá lâu). 4.2. Các loại tiệc chiêu đãi. a) Ăn sáng: Hình thức này thường được dùng trong những trường hợp thân mật. Món ăn thường dùng là bánh mì, phó mát, bơ, trứng, cà phê, trà... b) Uống cà phê: Sáng nên uống lúc 6 giờ, chiều nên uống khoản 3 hoặc 4 giờ, có thể dùng vài món ăn nhẹ, dùng ít rượu nhẹ. c) Tiệc trà: Thường dùng chung với bánh ngọt, kẹo, hoa quả..., ăn mặc bình thường. Đối với khách châu Âu thì không nên tổ chức tiệc này, tiệc trà thường mang tính gia đình, mang đậm bản sắc Á châu. d) Tiệc rượu: - Thường từ 05 giờ chiều trở đi và không kéo dài quá 2 tiếng đồng hồ. - Mục đích của tiệc này là để làm quen, giới thiệu lẫn nhau. - Tiệc chủ yếu là uống rượu (đứng hoặc ngồi), có người phục vụ tận nơi, món ăn nhẹ, quần áo dự tiệc bình thường nhưng chỉnh tề. đ) Tiệc nguội: Thường tổ chức từ 7 giờ tối, loại tiệc này thường được tổ chức trong những dịp lễ long trọng như: Quốc khánh, lễ tổng kết cuối năm. Thường tiệc này thường có nhiều người tham dự, thức ăn được bày sẵn trên bàn, có thể có diễn văn của chủ tiệc, chiếu phim, khiêu vũ... 4.3. Cách dùng bữa tiệc Âu: - Khi ngồi xuống bàn tiệc, bạn cầm khăn trải lên đùi. - Không nên săn tay áo lên, ngồi ngay ngắn, không chống khuỷu tay lên bàn hay nắm lấy đĩa. - Khi lấy thức ăn nên lấy cho người ngồi cạnh mình trước. - Nên lấy vừa đủ thức ăn, không nên lấy món không thích rồi bỏ. - Các món súp thường do người phục vụ lấy giúp nhưng khi ăn không nên thổi cho nguội. - Khi phục vụ mang thức ăn ra, nên né sang một bên. - Nếu ăn bánh mì thì ăn miếng nào bẻ miếng nấy. - Nếu ăn thịt thì ăn tới đâu cắt tới đó. - Nếu lỡ ăn phải ớt cay, nên xin một lý nước ấm để giải cay, không nên hít, hà, phun hoặc oẹ tại chỗ. - Các món ăn cần nĩa, dao để cắt cần cẩn thận không nên để thức ăn văng ra ngoài. - Các món tôm cua, sò, ốc có thể cầm tay để ăn. - Đang ăn tiếp tục thì gát nĩa và dao lên mép đĩa; ăn xong thì để muỗng, nĩa chéo nhau. 4.4. Cách sắp xếp chỗ ngồi trên bàn tiệc: a) Sắp xếp loại bàn hình chữ nhật: K6 C4 K2 C1 K3 C5 K7 C7 K5 C3 K1 C2 K4 C6 CỬA VÀO b) Sắp xếp loải bàn vuông: CỬA VÀO K1 K2 K3 C4 Lưu ý: - Thông thường vì lịch sự người ta hay xếp khách ngồi bên trong và chủ ngồi bên ngoài hoặc hai bên đầu bàn. - Số lượng chủ và khách không nên quá chênh lệch. - Sau khi định chỗ ngồi bạn có thể ghi tên khách vào thiệp để trên mặt bàn chỗ khách ngồi hoặc vẽ sơ đồ bàn tiệc đặt ở phòng khách để khách xem trước khi bước vào phòng tiệc, bộ phận tiếp tân có thể hướng dẫn khách ngồi đúng vị trí của mình. c) Sắp xếp bàn tiệc hình chữ “U” K C K C C K C K K C K C C K C K d) Sắp xếp loại bàn tròn: K1 C1 C2 K2 K3 C3 C4 K4 K5 C5 CỬA VÀO Chú thích: C: Chủ K: Khách Lưu ý: Để tổ chức một buổi tiệc đạt được những yêu cầu đặt ra, người chủ nhân cần chú ý phong tục tập quán của từng quốc gia, từng vùng, từng khu vực, từng địa phương. II. Nghi thức Nhà nước 1. Quốc huy 1.1. Khái niệm Quốc huy là huy hiệu của một nước hoặc là hình tượng trưng cho một nước. Quốc huy nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hình tròn, nền đỏ, ở giữa có ngôi sao vàng năm cánh, chung quanh có bông lúa, ở dưới có nửa bánh xe răng cưa và dòng chữ: “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam” (Điều 142, Hiến pháp 1992) 1.2. Treo Quốc huy Quốc huy được treo ở những địa điểm sau đây: + Nhà họp của Chính phủ; + Nhà họp của Quốc hội khi họp; + Trụ sở Uỷ ban Nhân dân tỉnh, huyện, xã, thành phố và thị xã; + Bộ ngoại giao, các đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. + Quốc huy có thể treo ở lễ đài các ngày lễ lớn: 01 - 5; 02 - 9 do Chính phủ hoặc các cấp chính quyền địa phương tổ chức. 1.3. In quốc huy Quốc huy được in trong các văn bản, giấy tờ sau đây: - Huân chương, Bằng khen của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ. - Các văn bản ngoại giao như: Quốc thư, uỷ nhiệm thư, Thư giới thiệu của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng bộ ngoại giao. - Hộ chiếu. - Công hàm, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ ngoại giao. - Các thư từ, thiếp mời, phong bì của Chủ tịch Quốc hội trong việc giao thiệp với các cơ quan nước ngoài. - Công văn, thiếp mời, phong bì của các đại sứ quán và lãnh sự quán ở nước ngoài. 2. Quốc kỳ 2.1. Khái niệm - Quốc kỳ (cờ Tổ quốc) là cờ tượng trưng cho một quốc gia, là biểu trưng một cách rõ ràng quyền lực của nhân dân ta, chủ quyền của mình về lãnh thổ... - Quốc kỳ nước ta có hình chữ nhật, chiều rộng bằng hai phần ba chiều dài, nền đỏ thắm, giữa có ngôi sao vàng năm cánh màu vàng tươi với các cánh sao làm theo đường thẳng. Trung tâm của sao đặt đúng trung tâm của cờ, từ trung tâm sao đến đầu một cánh sao bằng 1/5 chiều dài, một cánh sao quay thẳng lên trên. 2.2. Các nguyên tắc treo Quốc kỳ - Quốc kỳ được treo trong các phòng họp của các cấp chính quyền và các đoàn thể khi họp những buổi long trọng; Treo bên ngoài những ngày lễ lớn như: Tết dương lịch và âm lịch, ngày bầu cử, ngày Quốc tế lao động, sinh nhật Bác, ngày Cách mạng tháng 8 và Quốc khánh 2/9; Quốc kỳ có thể được treo hoặc mang đi ở những nơi có tổ chức mít tinh, động viên quần chúng làm các công trình tập thể như đắp đê, thi đua sản xuất... - Các cơ quan nhà nước, các trường học, các đơn vị vũ trang, cửa khẩu biên giới, Hải cảng quốc tế phải có cột cờ và treo Quốc kỳ trước công sở hoặc nơi trang trọng trước cơ quan. - Trụ sở Phủ chủ tịch, Trụ sở Quốc hội, Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ ngoại giao, Đại sứ quán Việt Nam tại các nước, cột cờ Hà nội, Trụ sở Uỷ ban Nhân dân các cấp (trừ Uỷ ban nhân dân phường ở thành phố, thị xã), các cửa khẩu và cảng quốc tế treo Quốc kỳ 24/24 giờ hàng ngày. - Trụ sở các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các đơn vị lực lượng vũ trang, nhà trường treo cờ từ 6 giờ đến 18 giờ hàng ngày. - Các đơn vị vũ trang, các trường phổ thông, trường dạy nghề, trường trung học chuyên nghiệp, các học viện, các trường Đại học tổ chức chào cờ, hát Quốc ca một cách nghiêm trang vào sáng thứ hai hàng tuần, trước buổi học đầu tiên (Không dùng và ghi âm và hệ thống loa phóng thanh thay cho việc hát Quốc ca). - Quốc kỳ của ta treo với Quốc kỳ của các nước khác trong những trường hợp sau đây: + Kỷ niệm quốc khánh của nước bạn hoặc một nước khác thì treo Quốc kỳ của ta và Quốc kỳ của nước bạn tại phòng lễ. + Khi đón tiếp đoàn đại biểu của một nước khác thì treo Quốc kỳ của ta và nước đó tại nơi đón (Sân bay, nhà ga, bến tàu...) và nơi đoàn ở. Đón các đoàn thể nhân dân nước ngoài thì không cần treo Quốc kỳ. - Khi treo Quốc kỳ không được để ngược ngôi sao. - Khi treo Quốc kỳ của ta với Quốc kỳ của nước khác thì cờ của ta treo bên tay phải, cờ nước ngoài treo bên tay trái; các cờ phải làm đúng kiểu mẫu bằng nhau (theo kích thước của cờ chủ nhà) và treo đều nhau. - Khi treo ảnh của Chủ tịch Hồ Chí Minh cùng với Quốc kỳ thì ảnh để thấp hơn Quốc kỳ hoặc để trên nền Quốc kỳ nhưng dưới ngôi sao. - Cần lưu ý : + Cột cờ cũng phải cùng chiều cao và trên đỉnh được trang trí giống hệt nhau. Mỗi cột cờ hay que cắm cờ chỉ treo một lá cờ, tuyệt đối không treo lá trên lá dưới. Khi treo nhiều cờ cần phải xác định được vị trí của lá cờ đầu tiên. Nếu cắm hai lá cờ, nhìn từ trước vào, vị trí thứ nhất ở bên phải, vị trí thứ hai ở bên trái. + Khi có ba lá cờ, vị trí thứ nhất ở giữa, thứ hai và thứ ba lần lượt ở bên phải và bên trái. + Khi có từ bốn là cờ trở lên, có thể cắm cờ theo quy định thứ tự: Vị trí thứ nhất ở đầu cùng bên trái và lần lượt đến các vị trí tiếp theo. Ta cũng có thể xếp theo nguyên tắc: Chẵn trái, lẻ phải. Cờ cũng có thể được xếp theo vòng tròn, hình vuông, hình bán nguyệt, song song, hình chữ V hoặc cán cờ chéo nhau. + Việc xác định vị trí của lá cờ thứ nhất được tiến hành dựa trên những nguyên tắc sau: Quốc kỳ treo trên lãnh thổ của mình bao giờ cũng ở vị trí quan trọng nhất. Không treo cờ nước ngoài khi không treo cờ của mình (Trừ các đại sứ quán và lãnh sự quán). Sắp xếp cờ theo trật tự chữ cái của nước chủ nhà hoặc theo thoả thuận. + Cờ của Liên hợp quốc (được chấp thuận ngày 21 tháng 10 năm 1947 bằng một Nghị quyết của đại hội đồng) có cùng kích cỡ với các lá cờ khác được treo, các cột cờ có cùng chiều cao, được treo bên phải hoặc bên trái một lá cờ khác. Nếu các cờ được bố trí theo hình tròn thì cờ của Liên hợp quốc đặt chính giữa hoặc ở ngay cạnh; nếu đặt thành hàng thì cờ Liên hợp quốc đặt riêng hoặc ở giữa hoặc hai cờ ở hai bên đầu. + Quốc kỳ của một nước mà ở đó có cờ của Liên hợp quốc được treo lên cùng các cờ khác sẽ có vị trí theo vần chữ cái của nước đó. Nếu nước đó muốn phân biệt cờ của mình thì sẽ đặt ở hai đầu với một khoảng cách tương đương 1/5 hoặc hơn nữa tổng chiều dài hàng cờ. Ví dụ: Hàng cờ dài 15 mét, khoảng cách sẽ là 3 mét. + Khi treo cờ không cán thì cờ có thể được treo thẳng đứng hoặc hàng ngang trên tường. Cờ được treo ngang phải được bố trí sao cho như đang bay phấp phới trên cột. Treo theo chiều thẳng đứng, nếu cờ không mang biểu tượng thì bên treo vào cột sẽ ở phía trên; Nếu cờ có biểu tượng, cần bố trí cờ sao cho biểu tượng hướng về trái. - Khi có quốc tang thì đính vào phía trên quốc kỳ một dải vải đen, bằng chiều dài Quốc kỳ, rộng bằng 1/10 chiều rộng của Quốc kỳ. Quốc kỳ dùng để phủ linh cửu những người từ trần được Chính phủ quyết định làm lễ quốc tang. + Khi có tang lễ, cờ được để rủ. Thời hạn treo cờ rủ có thể kéo dài từ ngày từ trần đến ngày đến ngày lễ tang, hoặc được giới hạn đến ngày an táng tuỳ theo quyết định chính thức và quyết định về việc tổ chức quốc tang phải được thông báo rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng. + Khi một Chính phủ hoặc một thành phố quyết định treo cờ rủ, thì các lá cờ khác bên cạnh cũng để rủ. Việc treo cờ rủ được tiến hành như sau: Trước tiên kéo cờ lên như bình thường, rồi sau đó kéo xuống sao cho phần dưới của cờ ngang với nửa cột. + Khi đặt cờ bên linh cữu, cờ được đặt ở chỗ gần nhất linh cữu và ở phía đầu. Nếu đặt lên trên, cờ phải phủ đến trên vai người đã khuất. + Trước khi hạ huyệt, phải lấy cờ ra, gập lại và trao cho người thân nhất của người quá cố. - Hình nền đỏ sao vàng trong Quốc kỳ còn được in trên các Huân chương, Bằng khen, Giấy khen của các cấp chính quyền. - Quốc kỳ được cắm vào xe ô tô của các đại sứ và lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. Khi đón, đưa các đại biểu chính phủ nước ngoài thì cắm Quốc kỳ của ta và quốc kỳ của nước đó vào xe ô tô dùng để đón tiếp đại biểu sao cho nhìn từ trước vào, cờ của ta ở bên tay phải, cờ của nước bạn ở bên tay trái. Ngoài những trường hợp nói trên, các xe cơ quan và xe tư nhân không được cắm Quốc kỳ; Khi đưa đón các đoàn thể nhân dân nước ngoài cũng không cắm Quốc kỳ vào xe ô tô. 3. Quốc ca 3.1. Hát Quốc ca Quốc ca có thể được hát bằng lời hoặc cử bằng nhạc trong các trường hợp sau: - Làm lễ chào cờ, - Khai mạc và bế mạc những buổi họp long trọng do chính quyền hoặc đoàn thể tổ chức, - Hàng ngày, khi bắt đầu buổi phát thanh thứ nhất và kết thúc buổi phát thanh cuối cùng của đài tiếng nói Việt Nam. 3.2. Yêu cầu khi hát quốc ca. - Khi cử Quốc ca, mọi người phải bỏ nón, mũ, đứng nghiêm. Ở trong phòng họp, nếu treo Quốc kỳ, phía sau Đoàn Chủ tịch thì khi chào cờ, Chủ tịch đoàn không cần quay mặt vào Quốc kỳ mà có thể nhìn thẳng về phía trước mình. Tất cả những người còn lại phải nhìn vào Quốc kỳ và hát Quốc ca. - Khi cử Quốc ca của nước ta với nước khác thì cử Quốc ca của nước bạn trước, cử Quốc ca của ta sau nhằm thể hiện sự tôn trọng của ta đối với bạn. - Không dùng băng ghi âm và hệ thống loa phóng thanh thay cho việc hát Quốc ca khi chào cờ được tổ chức vào sáng thứ hai hàng tuần, trước buổi học đầu tiên tại các đơn vị vũ trang, các trường phổ thông, trường dạy nghề và trung học chuyên nghiệp, các học viện, các trường đại học. Lễ chào cờ tại các buổi lễ lớn của Nhà nước hoặc các buổi đoán tiếp mang nghi thức nhà nước, những buổi lễ kỷ niệm của ngành, địa phương thì có thể sử dụng băng ghi âm hoặc quân nhạc thay cho hát Quốc ca. 3.3. Nhạc Quốc ca. Bài Quốc ca của nước ta: “Tiến quân ca” của nhạc sĩ Văn Cao. Nhạc Quốc ca của ta có hai đoạn: đoạn đầu thường hát lúc khai mạc, đoạn sau được hát khi bế mạc. Đoạn 1 Đoàn quân Việt Nam đi Chung lòng cứu nước Bước chân dồn vang trên đường ghập ghềnh xa Cờ in máu chiến thắng mang hồn nước Súng ngoài xa chen khúc quân hành ca Đường vinh quang xây xác quân thù Thắng gian lao cùng nhau lập chiến khu Vì nhân dân chiến đấïu không ngừng Tiến mau ra sa trường Tiến lên! Cùng tiến lên! Nước non Việt Nam ta vững bền. Đoạn 2. Đoàn quân Việt nam đi Sao vàng phấp phới Dắt giống nòi quê hương qua bao lầm than Cùng chung sức phấn đấu xây đời mới Đứng đều lên gông xích ta đập tan Từ bao lâu ta nuốt căm hờn Quyết hy sinh, đời ta tươi thắm hơn Vì nhân dân chiến đấu không ngừng Tiến mau ra sa trường Tiến lên! Cùng tiến lên Nước non Việt Nam ta vững bền. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu số 1: Trình bày những đặûc tính chung của lễ tân. Câu số 2: Trình bày các loại tiệc chiêu đãi và phong cách dự tiệc. Câu số 3: Trình bày phương pháp bố trí chỗ ngồi của một số loại bàn tiệc như: Bàn chữ nhật, Bàn tròn, Bàn Vuông, bàn chữ “U” Câu số 4: Trình bày các quy định về lễ tân nhà nước. THẢO LUẬN 1. Các biểu tượng quốc gia có ý nghĩa như thế nào? 2. Tại sao phải tuân thủ các quy định của pháp luật về các biểu tượng quốc gia? Chương VII KĨ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG I. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 1. Văn bản và thể thức văn bản 1.1. Văn bản Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ nhất định. Đó các tài liệu, giấy tờ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. 1.2. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, gồm: - Quốc hiệu: Được trình bày ở đầu trang giấy, có giá trị xác nhận tính pháp lí của văn bản. VD: Cộng hòa… - Tên cơ quan ban hành: Đặt ở góc trái đầu văn bản. - Số và kí hiệu văn bản: Được ghi dưới tên cơ quan ban hành nhằm giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng. Kí hiệu là chữ viết tắt (in hoa) tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, giữa chúng có dấu gạch nối. VD: + Số 25/2010/QĐ-UB (văn bản có tên loại), + Số 234/SXD-VP (văn bản không có tên loại). - Địa danh, ngày, tháng, năm: Địa danh là địa điểm đặt trụ sở của cơ quan ban hành văn bản. VD:… Ngày tháng năm được ghi như sau: Ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải ghi số 0 phía trước. VD: + Tam Kỳ, ngày 05 tháng 9 năm 2010 + Quảng Nam, ngày 27 tháng 02 năm 2010 + TP Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 01 năm 2010 - Tên loại văn bản và trích yếu nội dung: Tên loại văn bản: Trừ công văn, tất cả văn bản đều có tên loại và được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới yếu tố địa danh, ngày tháng. Trích yếu nội dung: là câu ngắn gọn khái quát nội dung văn bản. VD: + Đối với văn bản có tên loại thì trình bày ở dưới tên loại văn bản. ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH QUẢNG NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc Số: 25/ QĐ-UBND Tam Kỳ, ngày 15 tháng 3 năm 2010 QUYẾT ĐỊNH V/V thành lập Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão tỉnh Quảng Nam + Đối với văn bản không có tên loại thì trình bày ở dưới số và kí hiệu văn bản. VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – tự do – hạnh phúc Số: 2552/ VPCP V/V quản lí thị trường xăng dầu Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2010 Kính gửi: Bộ Công thương Bộ Tài chính - Nội dung văn bản: là thành phần chủ yếu của một văn bản và phải đảm bảo những yêu cầu sau: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng Phù hợp với đường lối, chủ trương của đảng, pháp luật của nhà nước Sử dụng ngôn ngữ viết đơn giản, dễ hiểu Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không cần thiết. Không viết tắt. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu phải đặt trong dấu (…) ngay sau từ, cụm từ đó. Viết hoa được thực hiện theo quy tắt chính tả tiếng Việt. Bố cục văn bản tùy theo thể loại và nội dung có thể có phần căn cứ pháp lí để ban hành. - Chức vụ, họ tên và chữ kí người có thẩm quyền: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người kí văn bản trong cơ quan. Chỉ ghi chức danh không ghi lại tên cơ quan (trừ văn bản liên tịch). Lưu ý các trường hợp sau: + Trường hợp kí thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt là “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo. + Trường hợp kí thay mặt người đứng đầu cơ quan thì phải ghi chữ “KT” (kí thay) vào trước chức vụ người đứng đầu. + Trường hợp kí thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt là “TL” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu. + Trường hợp kí thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt là “TUQ” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu. Họ tên: Phải ghi đầy đủ họ, tên đệm (nếu có), và tên của người kí văn bản. VD: TM. UBND KT. BỘ TRƯỞNG CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG (Chữ kí, đóng dấu UBND) (Chữ kí, đóng dấu Bộ) Trần Văn A Lê Hùng - Dấu cơ quan, tổ chức: Dấu của cơ quan ban hành văn bản phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 bên trái chữ kí. Dấu đóng bằng màu đỏ tươi của Quốc kỳ. Không được đóng dấu khống chỉ. - Nơi nhận: Phải được xác định cụ thể trong văn bản, ghi ngang phần chữ kí ở góc trái văn bản. Nội dung bao gồm: Để báo cáo (cấp giám sát cơ quan ban hành văn bản); Để thi hành (đối tượng quản lí trực tiếp của cơ quan ban hành văn bản); Để phối hợp (cùng cấp); Để lưu (bộ phận lưu trữ của cơ quan ban hành văn bản). 2. Kĩ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng 2.1. Quyết định + Quyết định là loại văn bản có tên loại được nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. Cụ thể: Quyết định quy phạm pháp luật, bổ nhiệm, tuyển dụng, nâng lương, điều động công tác,… + Bố cục của quyết định: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu tên loại, địa danh ngày tháng năm, trích yếu nội dung. Các căn cứ ban hành quyết định… - Phần triển khai: Nội dung quyết định: thường viết theo dạng các khoản, các điều và trình bày cô đọng, logic. Điều khoản thi hành. - Phần kết: Thẩm quyền kí. Dấu của cơ quan ban hành, nơi nhận. 2.2. Công văn + Công văn là văn bản không có tên loại được dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa các chủ thể có thẩm quyền hoặc văn bản nội bộ. + Bố cục của công văn: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi. - Phần nội dung bao gồm: Đặt vấn đề: Nêu rõ lí do, cơ sở ban hành. Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết, cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Cách hành văn phù hợp từng loại công văn, bảo đảm tính thuyết phục tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết. Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định nội dung đã nêu, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cân thiết. - Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận. + Một số loại công văn: Công văn hướng dẫn, giải thích, chỉ đạo, đôn đốc nhắc nhỡ, đề nghị yêu cầu, phúc đáp, hỏi ý kiến, giao dịch,… 2.3. Thông báo + Thông báo là văn bản thông tin về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội. + Bố cục của thông báo: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu nội dung, tên loại văn bản: Thông báo. - Phần nội dung của thông báo bao gồm: Đặt vấn đề: Không trình bày lí do mà giới thiệu trực tiếp vào những vấn đề cần thông báo. Nội dung: Phải viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết. Kết thúc thông báo: Nhắc lại nội dung chính trọng tâm. - Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận. 2.4. Báo cáo + Báo cáo là văn bản trình bày kết quả về hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình để cấp trên ra quyết định quản lí phù hợp. Báo cáo có thể là thường kì, tuần, tháng, quý, sơ kết 6 tháng, tổng kết, báo cáo đột xuất, báo cáo chuyên đề. + Bố cục của báo cáo: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu nội dung, tên loại văn bản: báo cáo. - Phần nội dung của thông báo bao gồm: Đặt vấn đề: Nêu những điểm chính về chủ trương công tác, nhiệm vụ được giao và hoàn cảnh thực hiện. Nội dung: Trung thực, chính xác, mạch lạc, ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ, kịp thời. Kết thúc báo cáo: Kiến nghị những phương hướng, giải pháp khắc phục. - Phần kết: Thẩm quyền kí, dấu của cơ quan, nơi nhận. 2.5. Tờ trình + Tờ trình là văn bản đề xuất với cấp trên xin cấp trên phê duyệt một vấn đề mới (phương án công tác, chế độ, chính sách, xây dựng thêm cơ sở vật chất,…). + Bố cục của tờ trình: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, tên loại văn bản: Tờ trình. - Phần nội dung của tờ trình bao gồm: Đặt vấn đề: Nêu lí do đưa ra những nội dung trình duyệt. Phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật những nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. Nội dung: Tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể rõ ràng, tài liệu có thông tin trung thực, những lợi nhuận, khó khăn khi thực hiện; ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới. Kết thúc tờ trình: Nêu những kiến nghị để cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm triển khai thực hiện. - Phần kết: Thẩm quyền kí, hình thức kí, dấu của cơ quan, nơi nhận. Tờ trình có thể kèm theo các văn bản phụ để minh họa cho phương án được đề xuất trong tờ trình. 2.6. Biên bản + Biên bản là văn bản dùng để ghi chép lại những sự việc đã xẩy ra hoặc đang xẩy ra trong các hoạt động do những người chứng kiến thực hiện. Biên bản có nhiều loại khác nhau như: Biên bản hội nghị, họp, sự việc xẩy ra, xử lí,bàn giao, nghiệm thu,… + Bố cục của thông báo: - Phần mở đầu: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và kí hiệu, địa danh ngày tháng, trích yếu nội dung, tên loại văn bản: biên bản. - Phần nội dung của thông báo bao gồm: Đặt vấn đề: Ghi rõ thời gian lập biên bản, địa điểm, thành phần tham gia. Nội dung: Ghi diễn biến sự kiện: khách quan, chính xác, cụ thể, trung thực, đầy đủ, không suy đoán chủ quan. Kết thúc biên bản: Ghi thời gian kết thúc. - Phần kết: Thẩm quyền kí: Tối thiểu phải hai người, con dấu của cơ quan đóng lên chữ kí của chủ tọa đối với hội nghị hay họp, nơi nhận. II. Hiện đại hóa công tác văn phòng 1. Mục tiêu - Tổ chức lại bộ máy gọn nhẹ, khoa học, đúng chức năng. - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng. - Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức. - Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lí, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, giúp nhà quản lí thoát khỏi những công việc hành chánh mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi người trong văn phòng. - Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng. 2. Nội dung 2.1. Về trang thiết bị kỹ thuật. - Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử. Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. - Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. - Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp. - Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. - Cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường...thích hợp. - Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như: Tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục; Người lãnh đạo Văn phòng kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng; Giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng; Dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn phòng có những sáng kiến mới v.v... 2.2. Con người làm Văn phòng. Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng. Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động. Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v...giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v... 2.3. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Trình bày về sự ra đời của Văn phòng hiện đại? Câu 2: Cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng hiện đại? Câu 3: Vấn đề hiện đại hoá Văn phòng ở nước ta hiện nay?