Bài giảng Chương trình đào tạo cho ban quản lý iso

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CHO BAN QUẢN LÝ ISO Mục tiêu Đào tạo Nâng cao kết quả hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù của Doanh nghiệp Biết cách thực hiện, duy trì và cải tiến HTQLMT Phạm vi đào tạo Nhân sự: Trưởng/ phó các phòng ban (kho), tổ trưởng, tổ phó các phân xưởng Nhận thức: Nắm các yêu cầu chung của bộ tiêu chuẩn ISO 14001 Thường xuyên cập nhật luật định Hướng dẫn viết sổ tay môi trường Hướng dẫn cách thức thực hiện hệ thống tài liệu môi trường Nhận dạng các khía cạnh môi trường và xác định khía cạnh môi trường có ý nghĩa Nhận dạng sự có môi trường và lập ra kế hoạch phòng ngừa/ khắc phục Lập kế hoạch sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên thiên nhiên Quản lý chất thải Tuyên truyền thông tin đến mọi người Hoạch toán môi trường Ghi chép hồ sơ - Kiểm toán môi trường (đánh giá nội bộ) Xây dựng chương trình huấn luyện và đào tạo (phục vụ công tác cải tiến liên tục) Nội dung Đào tạo I. Môi trường là gì? Là những thứ bao quanh nơi hoạt động của một tổ chức bao gồm không khí, nước, đất, nguồn tài nguyên thiên nhiên hệ động, thực vật, con người và mối quan hệ qua lại của chúng Các thành phần môi trường Môi trường đất Môi trường nước Môi trường không khí Môi trường xã hội Môi trường không gian Các vấn đề môi trường chủ yếu Hiện tượng ấm lên toàn cầu Hiệu ứng nhà kính… Mưa axít Ô nhiễm không khí Ô nhiễm nước Tuyệt chủng động thực vật Phá vỡ chuỗi thức ăn sinh thái Suy giảm tầng ozon Suy giảm nguồn tài nguyên thiên nhiên Nạn phá rừng Tác hại toàn cầu của ô nhiễm môi trường Hạn hán, lũ lụt, băng tan Sản xuất lương thực khó khăn, dẫn tới nghèo đói Sức khoẻ con người giảm đáng kể Mất cân bằng sinh thái Tốn nhiều chi phí để bảo vệ môi trường toàn cầu TRÁI ĐẤT KHÔNG PHẢI LÀ TÀI SẢN CHÚNG TA THỪA HƯỞNG TỪ CHA ÔNG MÀ LÀ CHÚNG TA VAY MƯỢN CỦA THẾ HỆ MAI SAU II. Hệ thống quản lý môi trường là gì? Là một phần của Hệ thống quản lý chung bao gồm cơ cấu tổ chức, hoạt động lập kế hoạch, trách nhiệm, qui tắc, thủ tục, quá trình và nguồn lực để xây dựng và thực hiện, xem xét, duy trì chính sách môi trường. Giới thiệu Bộ TC ISO 14000 : 2004 TCVN 14001 : HTQLMT - Quy định và hướng dẫn sử dụng TCVN 14004 – Hướng dẫn chung về nguyên lý, hệ thống và các kỹ thuật hỗ trợ. TCVN 14010 (ISO 19010) – Hướng dẫn đánh giá môi trường, nguyên lý chung. TCVN 14011 (ISO 19011) - Hướng dẫn đánh giá môi trường – thủ tục đánh giá- đánh giá hệ thống quản lý TCVN 14012 – Hướng dẫn đánh giá môi trường – Tiêu chuẩn của đánh giá viên Hệ thống QLMT – ISO 14001 Áp dụng cho mọi loại hình sản xuất, dịch vụ. Tự nguyện thực hiện Thành công phụ thuộc vào bộ phận, cá nhân liên quan Không đảm bảo cho kết quả môi trường tối ưu Trợ giúp cho việc bảo vệ môi trường – ngăn ngừa ô nhiễm Tại sao chúng ta phải xây dựng HTQLMT ISO 14001? Nhu cầu khách hàng Qui định pháp luật Nghĩa vụ xã hội Quan hệ cộng đồng Nâng cao nhận thức Được chứng nhận nhà thầu phụ Lợi ích gì khi xây dựng HTQLMT ISO 14001? Nâng cao hình ảnh công ty qua việc cam kết thực hiện chính sách môi trường Giảm nguy cơ ô nhiễm môi trường bằng cách ngăn ngừa từ nơi phát sinh Giảm lãng phí thông qua tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, nâng cao năng suất. Cải tiến quá trình sản xuất giảm phế thải, giảm chi phí Giảm áp lực bị than phiền về vấn đề môi trường từ người tiêu dùng và các bên có liên quan Nâng cao lợi nhuận Lợi thế canh tranh Các bước thực hiện 4.1 Yêu cầu chung Tổ chức thiết lập, văn bản hóa, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục HTQLMT phù hợp với các tiêu chuẩn Xác định làm thế nào phù hợp với yêu cầu Phải định nghĩa và văn bản hoá phạm vi HTQLMT 4.2 Chính sách môi trường Là ý đồ và định hướng của một tổ chức, liên quan đến kết quả hoạt động môi trường được lãnh đạo cấp cao công bố một cách chính thức Chính sách môi trường Ví dụ: Bảo vệ môi trường cho thế hệ mai sau Tuân thủ các yêu cầu pháp luật Áp dụng công nghệ kiểm soát nhằm giảm thiểu ô nhiễm Sử dụng nguyên liệu tái chế …. Yêu cầu: Xác định bởi lãnh đạo cao nhất Cam kết tuân thủ các yêu cầu pháp luật Cam kết cải tiến liên tục Cam kết phòng ngừa ô nhiễm Thiết lập khung hành động để đưa ra các mục tiêu và chỉ tiêu Thích hợp với các hoạt động của tổ chức Lập thành văn bản, aựp duùng, duy trì và truyền đạt đến mọi thành viên trong công ty Sẵn sàng thông báo cho cộng đồng 4.3 Hoạch định Tổ chức (công ty) phải hoạch định HTQLMT sao cho thể hiện ý đồ và định hướng của chính sách môi trường 4.3.1 Khía cạnh môi trường Khía cạnh môi trường: Yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức có thể tác động qua lại với môi trường Khía cạnh môi trường có ý nghĩa: là yếu tố môi trường gây ra hoặc có thể gây ra tác động đáng kể đến môi trường Ví dụ: Một vài yếu tố môi trường Sử dụng nguyên liệu, tài nguyên thiên nhiên Quản lý chất thải Sử dụng nguyên liệu độc hại Xả nước thải vào môi trường Xả chất thải vào không khí Tác động môi trường: Sự thay đổi gây ra cho môi trường dù có lợi hay có hại, toàn bộ hay từng phần từ các khía cạnh môi trường của tổ chức. Tác động môi trường là kết quả của khía cạnh môi trường (yếu tố môi trường) Mối quan hệ giữa Khía cạnh môi trường và Tác động môi trường Yêu cầu của việc xác định khía cạnh môi trường CÁC TÁC ĐỘNG TRỰC TIẾP VÀ GIÁN TIẾP KHI CÓ TAI NẠN HAY CÁC TÌNH HUỐNG KHẨN CẤP TẠI CÁC ĐIỀU KIỆN HOẠT ĐỘNG BÌNH THƯỜNG VÀ BẤT THƯỜNG YÊU CẦU CỦA LUẬT PHÁP VÀ CÁC YÊU CẦU KHÁC Ý KIẾN CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN CÁC HOẠT ĐỘNG TỪ TRƯỚC, HIỆN NAY VÀ TƯƠNG LAI 4.3.2 Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác Ví du: Yêu cầu pháp lý về môi trường của quốc gia (luật, nghị định chính phủ…) Thỏa ước quốc tế (hiệp định, nghị định thư…) Qui định của ngành Chính sách hoặc hướng dẫn Tiêu chuẩn Khuynh hướng của thế giới 4.3.3 Mục tiêu và chỉ tiêu Tổ chức phải thiết lập, thực hiện, duy trì mục tiêu và chỉ tiêu Được lập thành văn bản Thiết lập ở các bộ phận và phòng ban có liên quan Mục tiêu môi trường: là mục đích môi trường chủ yếu, nhất quán với chính sách môi trường mà một tổ chức lập ra và để đạt được. Chỉ tiêu môi trường: Chi tiết về kết quả thực hiện, lượng hoá khi có thể Ví dụ: Phế phẩm của công ty, hiện tại là 10% Mục tiêu: Giảm tỉ lệ phế phẩm xuống còn 2% vào năm 2010 Chỉ tiêu: 2008: Giảm tỉ lệ phế phẩm xuống còn 7% 2009: Giảm tỉ lệ phế phẩm xuống còn 4% 2010: Giảm tỉ lệ phế phẩm xuống còn 2% Mục tiêu và chỉ tiêu Tóm lại 4.3 Hoạch định: Hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ 4.3.2. Yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác 4.3.1 Yếu tố môi trường 4.3.3 Mục tiêu và Chỉ tiêu 4.3.4 Chính sách môi trường Nhất quán 4.4 Thực hiện và điều hành Sau khi đưa ra kế hoạch , Tổ chức phải thực hiện các hoạt động để đảm bảo đảm đạt được những điều đã đưa ra Yêu cầu: 4.4.1 Cơ cấu và trách nhiệm 4.4.2 Đào tạo nhận thức và năng lực 4.4.3 Thông tin 4.4.4 Tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.6 Kiểm soát hoạt động 4.4.7 Chuẩn bị và đáp ứng tình trạng khẩn cấp 4.4.1 Nguồn lực, vai trò trách nhiệm và quyền hạn Tổ chức phải đảm bảo sẵn có nguồn lực bao gồm nhân viên, cơ sở hạ tầng, tài chính để thiết lập, thực hiện, duy trì, cải tiến HTQMLT Lập thành văn bản và thông tin về vai trò và quyền hạn cho từng phòng ban, từng cá nhân Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo có trách nhiệm xem xét và cải tiến. 4.4.2 Năng lực, Đào tạo và nhận thức Tổ chức đảm bảo rằng những người (hoặc nhân danh người này) làm công việc mà công việc đó có nguy cơ tiềm ẩn tác động đáng kể đến môi trường thì phải có đủ năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo kinh nghiệm. Bằng chứng này phải đựơc lưu hồ sơ Tầm quan trọng của sự phù hợp với chính sách môi trường Tác động đáng kể đến môi trường trong hiện tại hoặc tương lai do công việc của chúng ta Lợi ích có được do kết quả hoạt động được nâng cao của từng cá nhân Vai trò và trách nhiệm của từng người để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLMT Hậu quả tiềm ẩn khi chệch khỏi thủ tục đã quy định 4.4.3 Thông tin Với các khía cạnh môi trường và HTQLMT, tổ chức phải thiết lập và duy trì thủ tục để: Thông tin nội bộ giữa các cấp và các chức năng Tiếp nhận, lập thành tài liệu và đáp ứng các thông tin từ bên ngoài Tổ chức phải quyết định việc cần thông tin với bên ngoài về các yếu tố môi trường đáng kể và ghi nhận lại các quyết định này. Nếu cần, tổ chức phải thiết lập và thực hiện các phương pháp thông tin. 4.4.4 Tài liệu Chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu môi trường Mô tả phạm vi của HTQLMT Các tài liệu hồ sơ yêu cầu bởi tiêu chuẩn Các tài liệu hồ sơ yêu cầu bởi tổ chức Mô tả các yếu tố chính của HTQLMT, mối tương tác và tham khảo đến tài liệu liên quan 4.4.5 Kiểm soát tài liệu Tài liệu phải được kiểm soát. Hồ sơ là tài liệu đặc biệt kiểm soát theo 4.5.4 (sẽ được trình bày ở phần sau) Tổ chức phải thiết lập để duy trì thủ tục để: Phê duyệt sự thỏa đáng trước khi ban hành Xem xét, cập nhật và phê duyệt lại khi cần Bảo đảm nhận biết được tình trạng hiện hành và sự thay đổi Bảo đảm tài liệu hiện hành sẵn có tại nơi sử dụng Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời, nếu giữ lại tham khảo phải được nhận biết thích hợp. 4.4.6 Kiểm soát điều hành Thiết lập, thực hiện và duy trì dạng văn bản để kiểm soát các tình huống mà nếu thiếu có thể dẫn đến sự chênh lệch khỏi chính sách, mục tiêu và chỉ tiêu Ban hành các chuẩn mực hoạt động trong tổ chức. Thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục liên quan đến các yếu tố môi trường đáng kể của hàng hóa dịch vụ do tổ chức sử dụng, thông báo các thủ tục và các quy định cho nhà cung ứng và khách hàng thầu mua 4.4.7 Chuẩn bị và đáp ứng tình trạng khuẩn cấp Yêu cầu: Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục để nhận biết các sự cố và tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn mà có tác động đến môi trường và làm thế nào để đối ứng. Tổ chức phải đối ứng các tình huống và dự cố này nhằm ngăn ngừa hay giảm nhẹ các tác động môi trường Tổ chức phải định kì xem xét, và khi cần soát xét thủ tục chuẩn bị và đáp ứng tình trạng khẩn cấp, nhất là sau khi xảy ra sự cố hoặc tình huống khẩn cấp. Tổ chức phải tập huấn định kì các thủ tục khi có thể. 4.4 Thực hiện và Điều hành 4.4.1 Nguồn lực, vai trò trách nhiệm và quyền hạn 4.4.2 Nâng lực, đào tạo và nhận thức 4.4.3 Thông tin 4.4.4 Hệ thống tài liệu 4.4.5 Kiểm soát tài liệu 4.4.6 Kiểm soát Hoạt động 4.4.7 Chuẩn bị và đáp ứng khẩn cấp 4.4 Thực hiện và Điều hành 4.5 Kiểm tra Nguyên tắc: Tổ chức phải theo dõi đo lường, đánh giá các hoạt động môi trường Yêu cầu: 4.5.1 Theo dõi và đo lường 4.5.2 Đánh giá sự phù hợp 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ 4.5.5 Đánh giá nội bộ 4.5.6 Xem xét của lãnh đạo 4.5.1 Đo lường và theo dõi Biểu thị sự tuân thủ của hệ thống theo tiêu chuẩn Kiểm tra hiệu quả hoạt động của hệ thống Báo cáo kết quả hoạt động cho lãnh đạo 4.5.2 Đánh giá sự phù hợp Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục để định kỳ đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu của luật pháp phải chấp hành. Hồ sơ đánh giá phải được lưu 4.5.3 Sự không phù hợp, hành động khắc phục và phòng ngừa Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì để giải quyết sự không phù hợp hiện hữu và tiềm ẩn để đề xuất hành động khắc phục và phòng ngừa. Lưu hồ sơ kết quả của hành động khắc phục phòng ngừa Xem xét tính hiệu lực của hành động khắc phục phòng ngừa 4.5.4 Kiểm soát hồ sơ Tổ chức phải thiết lập và lưu hồ sơ khi cần để chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn. Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì thủ tục để nhận biết lưu trữ, bảo quản, truy tìm lưu và hủy hồ sơ. Hồ sơ phải dễ đọc, dễ nhận biết và truy tìm 4.5.5 Đánh giá nội bộ Tổ chức phải đảm bảo đánh giá nội bộ được thực hiện theo hoạch định Xác định HTQLMT có phù hợp với các sắp xếp đã được hoạch định, có được thực hiện và duy trì. Báo cáo kết quả đánh giá cho lãnh đạo (Trưởng các phòng ban sẽ báo cáo phần này cho chúng ta) Thủ tục đánh giá phải được thiết lập, thực hiện và duy trì như sau: Quy định trách nhiệm và yêu cầu cho việc hoạch định và thực hiện đánh giá, báo cáo kết quả và lưu hồ sơ Xác định chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá. Việc lựa chọn đánh giá viên thực hiện đánh giá phải đảm bảo khách quan vô tư 4.5 Kiểm tra 4.5.1 & 2 Đo lường theo dõi Đánh giá sự PH 4.5.3 Sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa 4.5.4 Hồ sơ 4.5.5 Đánh giá nội bộ 4.5 Kiểm tra và hành động khắc phục 4.6 Xem xét của lãnh đạo Cơng việc của Ban quản lý ISO là phải đánh giá định kì để đảm bảo tính liên tục phù hợp, đầy đủ và hiệu lực. Lập bảng báo cáo gởi lên Ban lãnh đạo xem xét và đưa ra biện pháp cải tiến. Đầu vào xem xét bao gồm: Kết quả đánh giá nội bộ, đánh giá sự phù hợp với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác mà tổ chức phải chấp hành. Thông tin từ các bên ngoài liên quan, kể cả khiếu nại Kết quả hoạt động môi trường của tổ chức Mức độ đạt được mục tiêu và chỉ tiêu môi trường Tình trạng hành động khắc phục, phòng ngừa Hoạt động còn tồn đọng từ lần đánh giá trước Các trường hợp thay đổi, bao gồm việc triển khai luật pháp và các yêu cầu khác mà tổ chức phải tuân thủ. Các kiến nghị cải tiến Đầu ra cuộc họp xem xét bao gồm: Các quyết định và hành động liên quan đến sự thay đổi của chính sách, mục tiêu, chỉ tiêu và các yếu tố khác của HTQLMT Nhất quán với các cam kết cải tiến liên tục III. Cách thức xây dựng sổ tay môi trường 1 Giới thiệu sổ tay môi trường 1.1 Mục đích 1.2 Phạm vi áp dụng sổ tay môi trường 1.3 Các loại trừ 1.4 Kiểm soát sổ tay môi trường 2 Giới thiệu công ty 3 Hệ thống tổ chức 3.1 Sơ đồ tổ chức 3.2 Trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí công tác 4 Hệ thống tài liệu môi trường 4.1 Mô tả cấu trúc của hệ thống 4.2 Định nghĩa 4.2.1 Tài liệu nội bộ 4.2.1.1 Sổ tay môi trường 4.2.1.2 Quy trình 4.2.1.3 Tài liệu hỗ trợ 4.2.1.4 Biểu mẫu 4.2.1.5 Hồ sơ môi trường 4.2.2 Tài liệu bên ngoài 4.3 Ngôn ngữ sử dụng 5 Mối quan hệ giữa các tài liệu quy trình và tiêu chuẩn ISO 14001 – Ma trận trách nhiệm 6 Phụ lục đính kèm IV. Hướng dẫn xây dựng Hệ thống tài liệu 1 Phân tích các quá trình hoạt động 2 Ghi chép các thông tin 3 Kiểm soát tài liệu và dữ liệu của Hệ thống quản lý môi trường 1 Phân tích các quá trình hoạt động Các tiêu chí để đảm bảo mỗi quá trình hoạt động đều được kiểm soát: Năm câu hỏi tổng quát để xác định xem quá trình hoạt động có được kiểm soát hay không: Công việc nào cần phải kiểm soát? Các quy trình nào cần xây dựng để thực hiện công việc? Các tiêu chuẩn công việc và kỹ năng gì? Cần có những hoạt động kiểm tra nào? Cần có những nguồn lực nào? Các giai đoạn phân tích một quá trình: Giai đoạn 1: Điểm bắt đầu là xác định rõ mục đích và phạm vi của quá trình để phân tích Giai đoạn 2: Thu thập thông tin về quy trình, điều này đòi hỏi phải thâm nhập vào quá trình hoạt động, xem xét tất cả các bước hiện có của quá trình, tham khảo ý kiến của những người tham gia vào quá trình này. Phân tích phải đủ chi tiết, cụ thể để có thể viết được quy trình phù hợp với yêu cầu và mục đích. Giai đoạn 3: Soát xét và kiểm tra lại các thông tin đã ghi chép được. Mục tiêu là để đảm bảo quá trình hoạt động được vận hành theo phương thức có kiểm soát và đáp ứng được yêu cầu. Giai đoạn 4: khi việc phân tích đã được hoàn thành, tiến hành kiểm tra các quá trình đã phân tích, xét các yếu tố sau: Có đáp ứng được mục tiêu của chúng? Có điểm yếu nào không? Đáp ứng được các yêu cầu tương ứng của ISO 14001? Có thể mô tả trong quy trình tài liệu? 2 Ghi chép các thông tin Phương pháp liệt kê Trình tự liệt kê thể hiện các hoạt động của quá trình, trong đó nêu cụ thể trách nhiệm và thông tin liên lạc khác đối với mỗi hoạt động Cách vẽ sơ đồ Sử dụng những ký hiệu đã được quốc tế thừa nhận trong tiêu chuẩn của Anh 4058: 1987 hoặc tiêu chuẩn ISO 5907: 1985 về yêu cầu chung đối với các ký hiệu sơ đồ xử lý số liệu, các quy tắc và quy ước. Dưới đây là một số ký hiệu chủ yếu: Cần phải tuân thủ các nguyên tắc chung sau đây khi vẽ sơ đồ: Tập trung vào các nhánh của quá trình, có thể từ trên xuống hoặc từ trái sang Chỉ rõ các hành động từ mỗi quyết định (có/ không có, duyệt/ không duyệt) tương ứng theo chiều dọc hoặc ngang, song cần ưu tiên các nhánh chính khi cần. Sử dụng số hoặc chữ chỉ dẫn để hướng dẫn người đọc về các nhánh phụ. Nếu có thể, đóng khung nhóm ký hiệu để chỉ rõ một tập hợp các công việc có liên quan. Nếu có thể, đưa các dòng chữ ghi chú dọc theo các ký hiệu hoặc dùng số đánh dấu tham khảo ở các trang khác. 3 Kiểm soát tài liệu và dữ liệu của Hệ thống quản lý môi trường Ý nghĩa của việc kiểm soát tài liệu “Tài liệu” là thuật ngữ chung mô tả “giấy tờ công việc” mà tổchức sử dụng để điều hành các quá trình hoạt động và HTQLMT. Các yêu cầu của ISO 14001 đối với việc kiểm soát tài liệu được trình bày trong yêu cầu 4.4.5 - Kiểm soát tài liệu. Phương pháp cần áp dụng để đáp ứng các yêu cầu của điều này phụ thuộc vào tính chất hoạt động và quy mô của tổ chức. Cách tốt nhất để kiểm soát tài liệu là chia tài liệu thành 2 nhóm sau: Các tài liệu mô tả HTQLMT Các tài liệu dùng tại nơi làm việc Dầu nhớt thải Quá trình bôi trơn Rò rỉ, tràn đổ trong thao tác sử dụng Tiêu thụ tài nguyên Đất Không khí Nước Dầu Phôi Giấy Vải lau máy VII. Nhận dạng sự cố môi trường và lập kế hoạch phòng ngừa và khắc phục Trong ngành Thép, sự cố cháy nổ xảy ra trong các quá trình sau: Bồn chứa dầu Các hoá chất Hệ thống chống sét Chập điện Không đảm bảo an toàn trong quá trình vận hành máy móc, thiết bị Máy móc không đáp ứng yêu cầu an toàn VIII. Lập kế hoạch sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên Các Doanh nghiệp sản xuất Thép sử dụng các loại tài nguyên sau: Nước Điện Không khí Phôi Thép Dầu nhớt Quản lý tài liệu của HTQLMT Tài liệu của HTQLMT được định nghĩa tại yêu cầu 4.4.4 “Tài liệu của HTQLMT” của ISO 14001. Có thể dùng một tài liệu thủ tục/ quy trình chung để thực hiện việc quản lý các tài liệu này bao gồm việc xây dựng, sửa đổi và ban hành. Biên soạn và quản lý sổ tay môi trường và các tài liệu thủ tục/ quy trình chung thường thuộc trách nhiệm của người quản lý môi trường trong công ty. Kiểm soát tài liệu hoạt động ` Tài liệu phục vụ hoạt động là các tài liệu dùng hoặc tạo ra trong quá trình hoạt động. Các tài liệu hoạt động này có thể nhận được từ bên ngoài tổ chức, do tổ chức tự xây dựng, do khách hàng cung cấp. Kiểm soát hồ sơ HTQLMT Hồ sơ môi trường cung cấp bằng chứng khách quan là HTQLMT của tổ chức đang hoạt động hiệu quả hay không. Hồ sơ môi trường bao gồm: các biểu mẫu dùng trong hoạt động, các bảng kết quả đo đạc các thông số môi trường, các bảng kiểm tra - kiểm soát tài liệu hoặc công việc, các báo cáo và biên bản. Việc quản lý chung được quy định tại điều 4.5.4 của ISO 14001. V. Cập nhật luật định Ban quản lý ISO chịu trách nhiệm nhận diện ra mọi yêu cầu về luật và quy định tương ứng cho các hoạt động môi trường liên quan đến sản xuất, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. Khi luật và các yêu cầu khác về môi trường có thay đổi hay xây dựng mới, Ban quản lý ISO có nhiệm vụ cập nhật thông tin Các yêu cầu, luật định mà tổ chức cần cập nhật như sau: Tiêu chuẩn của HTQLMT Tiêu chuẩn xả thải Yêu cầu của ngành Thép Các loại giấy phép sử dụng tài nguyên Hồ sơ văn bản pháp luật về môi trường… VI. Nhận dạng các khía cạnh môi trường và xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa Sau đây là các khía cạnh môi trường của ngành Thép: Nước thải Nước thải trong quá trình sản xuất Nước thải sinh hoạt Nước mưa chảy tràn Khí thải Khí thải do đốt dầu FO Khí thải của các phương tiện giao thông vận tải Khí thải do quá trình nung phôi và cán Thép Tiếng ồn, độ rung Tiếng ồn, độ rung do sản xuất, vận hành máy Tiếng ồn do các phương tiện giao thông vận tải Nhiệt độ Trong quá trình nung phôi Trong quá trình cán Thép Trong quá trình xử lý nước thải Chất thải rắn Phế phẩm trong sản xuất: phôi, Thép… Bao bì nguyên vật liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế cho sản xuất Sinh hoạt Văn phòng IX. Lập kế hoạch quản lý chất thải Chất thải có giá trị kinh tế a) Khối văn phòng Giấy: là chất dễ cháy, được thải ra khi không còn sử dụng hoặc không còn tận dụng được (2 mặt) hay những tài liệu lỗi thời được hủy đi cho vào thùng quy định (riêng biệt, đã phân loại rác), được đặt ở góc phòng ban (kho) dễ thải bỏ và tập trung giấy ở tất cả các phòng ban vào một chỗ quy định. Thời gian bán theo quy định của Doanh nghiệp Rubăng và các vật liệu trang khí khác nên thu gom lại để sử dụng cho lần sau. Linh kiện máy móc: các linh kiện như bàn phím, màn hình, CPU, máy in hư nên sửa và tận dụng, trường hợp không còn tận dụng được nữa thì thay mới và được bán phế liệu theo thời gian định kì của Doanh nghiệp. b) Khối công nhân Sơn: đây là những chất dễ cháy và bay hơi được chứa vào thùng có nắp đậy và đặt ở nơi thoáng mát, dễ thao tác, sau khi đầy được tập trung vào nơi quy định. Phụ tùng thay thế các máy móc sản xuất, thùng chứa các nguyên vật liệu là các loại lưỡi cưa gãy, lưỡi bào, các phụ tùng thay thế, thùng chứa bằng kim loại hay nhựa…được thu gom để vào nơi khô ráo và bán dưới dạng phế liệu. Dầu nhớt bảo trì máy: thải ra từ các hoạt động bảo trì, sửa chữa, thay thế các loại máy móc, phương tiện vận tải, dầu nhớt rơi vải tại các khu vực làm việc và thu gom nơi hồ xử lý nước, chúng được thu gom và chứa trong thùng nhựa hay phi sắt (có kí hiệu màu riêng biệt để không bị nhầm) Các sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất được tập trung vào một nơi riêng. Kiểm tra sửa chữa hoặc tháo rời các linh kiện, bộ phận, sử dụng vào trong chuỗi quá trình sản xuất hoặc ứng dụng vào mục đích khác mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm của Doanh nghiệp. Các sản phẩm này để khu vực riêng. Chất thải bỏ hoàn toàn a) Rác sinh hoạt Rác thành phần rác nylon, rác làm vườn, thực phẩm thừa…cho vào túi xốp (quy định màu riêng biệt) để nơi quy định và để công ty vệ sinh đến thu gom. b) Rác y tế Rác y tế chủ yếu là bông băng, kim tiêm, các loại vỏ thuốc…để theo nơi quy định được thu gom và quản lý theo quy định của Bộ y tế. c) Kim loại nặng Các kim loại nặng có trong nước, thành phần được thải ra trong quá trình cán Thép…phải qua hệ thống xử lý thu hồi các kim loại trước khi thải ra ngoài môi trường X. Tuyên truyền thông tin đến mọi người Tiếp nhận thông tin Khi tiếp nhận tất cả các thông tin môi trường gởi cho tổ chức, tùy theo nội dung từng thông tin, Ban quản lý ISO sẽ trực tiếp giải quyết hoặc chuyển đến các phòng ban có liên quan để trả lời. Trường hợp không giải quyết được Ban quản lý ISO đưa vấn đề vào cuộc họp hàng tháng của Doanh nghiệp để đưa ra phương án giải quyết. Nếu trường hợp đặt biệt, thì Ban ISO triệu tập cuộc họp khẩn cấp cùng các bên có liên quan. Các phòng ban được chỉ định giải quyết các thông tin môi trường phải thu thập dữ liệu, bằng chứng kết quả thích hợp, báo cáo hướng giải quyết về Ban quản lý ISO Đại diện Ban quản lý ISO lập và lưu trữ hồ sơ sau khi xem xét lại các kết quả và những thông tin môi trường đã được giải quyết. Sau cùng, đại diện Ban quản lý ISO sẽ phúc đáp những thông tin với những bên yêu cầu. Trả lời thông tin bên ngoài Đối với những thông tin từ chối hay được chấp nhận, Ban quản lý ISO cung cấp thông tin cho bên yêu cầu bằng văn bản Đối với các nhà thầu hay các bên ở vùng lân cận có những hoạt động không phù hợp về môi trường hoặc cung cấp những sản phẩm, dịch vụ có tác động đáng kể đến môi trường. Đại diện Ban quản lý ISO gởi văn bản đến các bên liên quan với nội dung nêu lên sự quan tâm của Doanh nghiệp về môi trường và yêu cầu họ hợp tác giải quyết. Các thông tin, văn bản của bên ngoài hay trả lời về các tác động môi trường sẽ lập thành tài liệu và lưu hồ sơ vào bộ hồ sơ “Thông tin quản lý môi trường”. Thông tin nội bộ Tất cả thông tin nội bộ từ các phòng ban về môi trường liên quan đến HTQLMT của Doanh nghiệp, được chuyển đến Ban ISO xem xét và trả lời thông tin. Ban ISO sẽ báo cáo cho lãnh đạo những thông tin đã giải quyết và xin ý kiến phổ biến thông tin. Ban ISO sẽ truyền thông tin môi trường đến tất cả nhân viên bằng các phương tiện sau: Bảng thông báo Thư điện tử Buổi họp nhân viên – công nhân Bảng chỉ dẫn Panô, băngrôn.. Huấn luyện truy cập văn bản luật, nâng cao nhận thức Nội dung thông tin môi trường được truyền đến cho nhân viên – công nhân: Chính sách môi trường Kế hoạch thực hiện, duy trì và cải tiến HTQLMT Nhận dạng sự cố và các khía cạnh môi trường Biết được các tác động môi trường do các yếu tố môi trường gây ra kế hoạch sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên thiên nhiên Văn bản các luật định, nghị định của pháp luật. XI. Hoạch toán quản lý môi trường Giới thiệu hoạch toán quản lý môi trường Định nghĩa: Là quản lý hoạt động kinh tế và môi trường thông qua việc triển khai và việc thực hiện các hệ thống hoạch toán và các hoạt động thực tiễn phù hợp liên quan đến các vấn đề môi trường. (Hiệp hội kế toán quốc tế (IFAC)) Mục tiêu: Cải tiến hoạt động tài chính và môi trường Nhiệm vụ: Nhận dạng, thu thập, đo lường, tính toán, tổng hợp và phân tích thông tin liên quan đến môi trường nhằm hỗ trợ việc ra quyết định nội bộ (ngoài ra, thông tin này có thể sử dụng cho mục đích bên ngoài) Lợi ích của EMA Tiết kiệm chi phí tài chính cho Doanh nghiệp Nâng cao khả năng cạnh tranh cho Doanh nghiệp Làm hài lòng và củng cố niềm tin đối với các bên có liên quan Tạo ra những lợi thế mang tính chiến lược Các công cụ của EMA: Có 3 công cụ Công cụ 1: Hoạch toán dòng nguyên liệu và năng lượng (MEFA) Nhiệm vụ của EMA vật chất (PEMA) Đo lường, đánh giá và quan trắc hoạt động môi trường nói chung Bằng chứng về lợi ích môi trường của các biện pháp bảo vệ môi trường Xác định các tiềm năng tối ưu môi trường Báo cáo môi trường Tuân thủ các quy định Các bước thực hiện 1. Lập biểu đồ công đoạn sản xuất chính và các quá trình hỗ trợ 2. Chuẩn bị các bảng biểu đầu vào/ đầu ra 3. Phân loại, tập hợp thông tin về dòng vật liệu và năng lượng 4. Phân bổ các dòng năng - vật liệu và các tác động môi trường 5. Đánh giá/ phân tích các kết quả và nguồn gốc của chỉ số môi trường Công cụ 2: Hoạch toán chi phí môi trường (ECA) Nhiệm vụ của EMA tiền tệ (MEMA) Chi phí liên quan đến môi trường (trong hoạch toán kinh doanh truyền thống) Xác định các chi phí tiềm ẩn Chi phí môi trường từ gốc độ dòng nguyên liệu Xác định phân bố chi phí môi trường trực tiếp Phân loại: Theo phạm vi: Chi phí môi trường bên ngoài (Môi trường xã hội/ kinh tế) Chi phí môi trừơng bên trong Doanh nghiệp Theo tính chất: Chi phí môi trường trực tiếp: là những chi phí môi trường có thể xác định được nguồn gốc trực tiếp do một đối tượng chi phí Chi phí môi trường gián tiếp: là những chi phí liên quan đến môi trường phải được phân bố vào một đối tượng chi phí Sự khác nhau giữa chi phí môi trường trong hoạch toán chi phí truyền thống và hoạch toán chi phí môi trường a) Hoạch toán chi phí truyền thống Các chi phí môi trường thường ẩn trong hoạch toán các chi phí hoạt động Không có sự phân bổ hoặc phân bổ không hợp lý vào những vùng chi phí và đối tượng chi phí Nguy cơ rủi ro từ việc ra quyết định không phù hợp b) Hoạch toán chi phí môi trường Mục đích là nhằm xác định các loại chi phí môi trường và truy xét nguyên nhân nảy sinh ra chúng Thông tin đầy đủ về các tác động tài chính của các vấn đề môi trường Công cụ 3: Thẩm định đầu tư môi trường Mục tiêu thẩm định đầu tư Lợi ích của việc đầu tư: Tính toán khả năng sinh lợi tiềm năng trong tương lai Lựa chọn phương án: Hỗ trợ ra quyết định giữa các phương án đầu tư khác nhau/ lựa chọn phương án đầu tư có triển vọng nhất Thay thế: tính toán thời điểm thay thế 1 thiết bị sản xuất _ thiết bị mới, có hiệu quả hơn về mặt chi phí XII. Kiểm toán môi trường (đánh giá môi trường) và ghi chép hồ sơ Định nghĩa Một cuộc đánh giá nội bộ về môi trường là một cuộc kiểm tra có hệ thống đối với HTQLMT nhằm xem xét: Hệ thống có phù hợp theo những hoạch định về quản lý môi trường (kể cả sự không phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001) Hệ thống có thực sự đáp ứng đúng đắn và có được sự duy trì không? Các lợi ích có được từ kiểm toán môi trường bảo vệ môi trường Nâng cao trình độ quản lý và nhận thức cũng như trách nhiệm Tạo điều kiện cho một cuộc thẩm tra độc lập Hỗ trợ trong việc trao đổi thông tin giữa các Doanh nghiệp sản xuất Thép Đánh giá các chương trình đào tạo và giúp đào tạo cán bộ Hỗ trợ trong việc trao đổi thông tin giữa các Doanh nghiệp sản xuất Thép Đánh giá các chương trình đào tạo và giúp đào tạo cán bộ Có được thông tin đầy đủ về hiện trạng môi trường của Doanh nghiệp. Chỉ ra được các vấn đề sai sót, nơi quản lý yếu kém không có hiệu quả Ngăn ngừa và tránh các nguy cơ rủi ro về môi trường ngắn hạn cũng như dài hạn Tạo hình ảnh đẹp cho Doanh nghiệp, củng cố quan hệ với các cơ quan hữu quan Các yếu tố cần thiết của một cuộc kiểm toán môi trường (đánh giá nội bộ) Lời cam kết đầy đủ của cấp quản lý Tính khách quan của đội kiểm toán Năng lực chuyên môn Sự hợp tác của nhân viên/ phòng ban được kiểm toán Các thủ tục có hệ thống và được định nghĩa rõ ràng Bản báo cáo kiểm tra Đảm bảo chất lượng Hoạt động của kiểm toán Quản lý một chương trình đánh giá nội bộ Phạm vi của một chương trình đánh giá Phạm vi của một chương trình đánh giá có thể thay đổi và ảnh hưởng bởi quy hoạch, bản chất và độ phức tạp của tổ chức được đánh giá, thông thường bởi các yếu tố sau: Phạm vi, mục tiêu và thời gian của mỗi cuộc đánh giá được thực hiện Tần suất của cuộc đánh giá Số lượng, tầm quan trọng, tính phức tạp của các hoạt động đánh giá Những yêu cầu của tiêu chuẩn, luật lệ, hợp đồng và các chuẩn mực khác Các vấn đề ngôn ngữ, văn hoá, xã hội Sự quan tâm của các bên liên quan Những thay đổi quan trọng đối với tổ chức hay việc điều hành của tổ chức. Nguồn lực thực hiện chương trình đánh giá Nguồn lực cần thiết về tài chính để phát triển, thực hiện, quản lý và cải tiến các hoạt động đánh giá Kỹ thuật đánh giá Các quá trình để đạt được và duy trì năng lực của chuyên viên đánh giá và cải tiến khả năng hoàn thành nhiệm vụ Sự sẵn có chuyên viên đánh giá và chuyên gia kỹ thuật có năng lực thích hợp với những mục tiêu của chương trình đánh giá cụ thể. Những thủ tục của chương trình đánh giá Hoạch định và lập thời khoá biểu Đảm bảo năng lực của chuyên viên đánh giá Chọn nhóm đánh giá thích hợp và chỉ định vai trò và trách nhiệm của họ Thực hiện các cuộc đánh giá bổ sung (nếu cần) Duy trì các hồ sơ của chương trình đánh giá Báo cáo với lãnh đạo cao nhất về mọi vấn đề thu đạt được của chương trình đánh giá. Lập hồ sơ về chương trình đánh giá Các hồ sơ phải được duy trì để chứng minh việc thực hiện chương trình đánh giá và phải bao gồm Những hồ sơ liên quan đến những cuộc đánh giá riêng biệt, như là: Các kế hoạch đánh giá Các báo cáo đánh giá Các báo cáo về các điểm không phù hợp Các báo cáo về hành động khắc phục, phòng ngừa Các báo cáo đánh giá bổ sung (nếu cần) Những kết quả về việc xem xét lại chương trình đánh giá Những hồ sơ liên quan đến những vấn đề thuộc về nhân sự: Năng lực của chuyên gia đánh giá và đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của họ Chọn lựa nhóm đánh giá Duy trì và cải tiến nâng cao năng lực Các hồ sơ phải được duy trì, giữ gìn, bảo quản thích hợp XIII. Xây dựng kế hoạch huấn luyện và đào tạo phục vụ công tác cải tiến Để công tác thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục HTQLMT có hiệu quả. Tổ chức cần lập kế hoạch huấn luyện và đào tạo cho công nhân viên của tổ chức mình theo định kì.