Bài giảng bài 4: Tuyển dụng và lựa chọn

BÀI 4TUYỂN DỤNG VÀ LỰA CHỌN NỘI DUNG CHÍNH Vai trò của tuyển dụng trong tổng thể hoạt động nhân sự của tổ chức Quy trình tuyển dụng Các nguồn tuyển dụng và ưu nhược điểm của nó Tìm kiếm và lựa chọn các nguồn tuyển dụng Các yêu cầu cần thiết cho một ứng viên Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quản trị nguồn nhân lực Thu hút nhân sự, giữ chân, và thay thế nhân sự trong tổ chức Lập kế hoạch nguồn nhân lực Tuyển dụng Lựa chọn Định hướng Đào tạo và Phát triển Quản lý thù lao và lợi ích Đánh giá hoạt động Quản lý việc thuyên chuyển &hết hạn Hợp đồng Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quy trình tổng hợp Phân tích công việc Mô tả công việc Tên công việc Nghĩa vụ & trách nhiệm Mối quan hệ Điều kiện làm việc Cụ thể hoá công việc Trình độ Kỹ năng Khả năng Hiểu biết Kinh nghiệm Tính cách Lập kế hoạch nguồn nhân lực Cụ thể hoá số vị trí cần nhân sự Tuyển dụng Xác định và thu hút các ứng viên đủ điều kiện Lựa chọn Chọn những ứng viên đáp ứng tốt nhất các tiêu chí đặt ra Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Hoạt động tuyển dụng hiệu quả Quyết định và phân loại nhu cầu nhân sự ngắn hạn và dài hạn của công ty. Luôn cảnh giác với những điều kiện thay đổi trên thị trường lao động. Chuẩn bị quảng cáo và tài liệu tuyển dụng phù hợp. Lưu giữ số lượng và chất lượng các ứng viên từ mỗi nguồn tuyển dụng. Theo sát các ứng viên để đánh giá tính hiệu quả trong nỗ lực tuyển dụng của công ty. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 NHỮNG LỢI THẾ CỦA VIỆC LỰA CHỌN NHÂN VIÊN PHÙ HỢP LẦN ĐẦU LÀ NHỮNG LỢI THẾ GÌ? Nhân việc được chọn phù hợp mang lại hiệu qủa cao hơn. Nhân viên phù hợp thì học hỏi nhanh hơn. Nhân viên phù hợp đòi hỏi giám sát và đào tạo ít hơn. Nhân viên phù hợp có thể chăm chỉ làm việc hơn. Những cá nhân không phù hợp (thường trái nghề) có thể hao tốn về thời gian, tiền bạc và tinh thần. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Những áp lực đối với công tác tuyển dụng Hình ảnh của công ty* Ảnh hưởng của Chính phủ Sự hấp dẫn của vị trí tuyển dụng Chính sách của tổ chức Kế hoạch nguồn nhân lực Kế hoạch hành động cụ thể Khả năng/thói quen của người tuyển dụng** Điều kiện môi trường Yêu cầu công việc Chi phí tuyển dụng * Công ty Microsoft nhận được hơn 12.000 đơn xin việc mỗi tháng. ** 40% người tuyển dụng không được đào tạo Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Liệu tuyển dụng có phải là giái pháp tốt nhất? Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Tuyển dụng và lựa chọn “... là một qúa trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức...” Mục đích Tìm kiếm người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 QUY TRÌNH TUYỂN VÀ CHỌN Quy trình tuyển dụng gồm 10 bước cơ bản sau: 1. Xác định nhu cầu 2. Phân tích vị trí cần tuyển 3. Xây dựng tiêu chuẩn 4. Thăm dò nguồn cần tuyển 5. Thông báo quảng cáo 6. Thu hồ sơ, sơ tuyển 7. Kiểm tra tuyển 8. Quyết định tuyển dụng 9. Hòa nhập người mới 10. Đánh giá chí phí tuyển dụng Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Xác định nhu cầu Nhu cầu định trước Nhu cầu không định trước Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Đánh giá tình trạng nhân lực hiện tại Dựa vào kết quả của Phân tích công việc Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công viêc Năng suất lao động Cơ cấu tổ chức Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Căn cứ xác địnhnhu cầu nhân lực Chiến lược phát triển Khối lượng công việc cần thực hiện Định lượng Định tính: cơ cấu tổ chức Trình độ trang bị kỹ thuật và thay đổi về công nghệ Sự thay đổi về tổ chức hành chính nhằm tăng cao năng suất Năng suất Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Phân tích vị trí cần tuyển Bản mô tả công việc Bản yêu cầu về công việc Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển Các tiêu chuẩn lựa chọn phải dựa trên 3 khía cạnh Tiêu chuẩn chung của tổ chức Tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện (liệt kê trong bảng yêu cầu về công việc) Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Phân tích vị trí cần tuyển Chia 2 loại vị trí : đã tồn tại và chưa tồn tại trong thực tế. Nội dung phân tích: 1/ Tên của vị trí 2/ Nhiệm vụ tổng quát của vị trí 3/ Nhiệm vụ cụ thể của vị trí 4/ Trách nhiệm cụ thể của vị trí 5/ Vị trí ở đâu trong sơ đồ tổ chức và các mối liên hệ trong quá trình làm việc 6/ Các phương yiện vật chất, kỹ thuật, tài chính có sử dụng trong làm việc 7/Các ĐKLĐ đặc biệt (nếu có) 8/ Trường hợp thay thế 9/ Các dự kiến về Trình độ, Kinh nghiệm và các Yêu cầu về phẩm chất con người... Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Vị trí : Phụ trách cửa hàng máy tính Xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Nguồn tuyển Tuyển nội bộ Tuyền từ bên ngoài Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Kênh tuyển dụng nội bộ Yết thông báo về vị trí tuyển dụng Yết thông báo công khai về vị trí tuyển dụng để tất cả các nhân viên đạt yêu cầu trong công ty có thể nộp đơn nếu thực sự mong muốn Các kỹ năng hiện có Lập 1 danh sách về các nhân viên và các KSA mà mỗi người có Gọi ứng viên Quy trình nộp đơn của các ứng viên hiện đang là nhân sự, thuộc công đoàn công ty Thông tin chuyển nhượng qua nhân viên Các nhân viên hiện tại cung cấp tên của các ứng viên tiềm năng, và thu lại một khoản phí chuyển nhượng thông tin Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Tuyển dụng từ nguồn nội bộ Những lợi thế Những bất lợi 1. Nhân viên đã quen thuộc với công ty. 2. Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo. 3. Tăng tinh thần và sự khích lệ đối với nhân viên. 4. Có thể thành công nhờ đánh giá chuẩn xác hơn trình độ, kỹ năng của nhân viên. 1. Tranh chấp nội bộ về chính trị để được đề bạt. 2. Gây căng thẳng nội bộ. 3. Các vấn đề đạo đức nảy sinh ở những người không được đề bạt. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Kênh tuyển dụng bên ngoài Ứng viên vãng lai Ứng viên do nhân viên công ty giới thiệu Qua quảng cáo (QC rao vặt/QC chung) Qua các trường học, cao đằng, đại học Qua các cơ sở giới thiệu việc làm Qua các công ty tìm kiếm nhân sự (săn đầu người) Qua các hiệp hội ngành nghề Qua các tổ chức lao động (công ty cho thuê nhân viên, nhà thầu) Tuyển dụng online (qua Internet, website) Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Tuyển dụng từ nguồn bên ngoài Những lợi thế Những bất lợi 1. Ý tưởng và cách tiếp cận mới 2. Có thể tạo ấn tượng, kinh nghiệm cụ thể về công ty hoàn toàn từ đầu. 3. Có thêm những kiến thức và kỹ năng mà công ty hiện chưa có. 1. Chưa có sự phù hợp giữa nhân viên và công ty. 2. Tinh thần và sự tận tuỵ thấp hơn. 3. Thời gian để tự điều chỉnh, thích nghi nhiều hơn. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quảng cáo tuyển dụng Phân mức quan trọng Vấn đề Nhà tuyển dụng Trung gian/Tư vấn Người tìm việc Kinh nghiệm và trình độ Tên vị trí công việc Hoạt động kinh doanh Tên người tuyển dụng Địa điểm Lương Trách nhiệm 90.7 88 82 67.3 50.7 41.3 80 76.3 97.7 68.4 N/S N/S 65.8 65.8 80.9 N/S 74.5 N/S N/S 68.3 85.1 Chú ý: N/S = không có trong báo cáo. Nguồn: Amstrong, Recruitment Review, March 1990. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Các yếu tố thu hút “những ứng viên tâm huyết nhất” 1. Tham gia ngay vào các công việc trọng yếu của công ty. 2. Khả năng áp dụng các kiến thức và kỹ năng mới được học. 3. Cơ hội nhìn nhận được bức tranh tổng thể về công ty. 4. Mau chóng phát triển sự nghiệp. 5. Chóng được tăng lương. 6. Cơ hội học hỏi những kỹ năng mới. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Thông báo tuyển dụng Sử dụng các hình thức sau Phương tiện đại chúng Trung tâm dịch vụ việc làm Thông báo tại doanh nghiệp Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Thông báo , quảng cáo Thông báo : tuyển dụng bên trong Doanh nghiệp Quảng cáo : tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp Nội dung quảng cáo : + xúc tích, lượng thông tin cao nhất, thường gồm 4 điểm chính ( Giới thiệu DN với khuynh hướng phát triển, Giới thiệu vị trí với các lợi ích hấp dẫn, Các tiêu chuẩn và yêu cầu, Hồ sơ, thủ tục liên hệ và tiếp xúc); + lời lẽ hấp dẫn để thu hút tối đa sự chú ý, song vẫn bảo đảm tính trung thực, tính pháp lý của quảng cáo Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUẢNG CÁO/THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG Rõ ràng, chặt chẽ Nêu đầy đủ và chính xác các yêu cầu Liệt kê các phẩm chất và năng lực Đưa ra đủ thông tin để ứng viên biết họ có phù hợp không Đưa ra 1 vài điểm “hấp dẫn” Chỉ rõ cách nộp hồ sơ và ngày hết hạn Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ TUYỂN DỤNG Hình ảnh (thương hiệu) của tổ chức Tính hấp dẫn của công việc Các chính sách nội bộ của tổ chức Ảnh hưởng của địa phương(văn hóa, xã hội, điều kiện sống) Ngân sách tuyển dụng Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 LỰA CHỌN NHÂN SỰ Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Chính sách lựa chọn nhân sự Các yêu cầu mang lại cơ hội công bằng Chất lượng nhân sự Nguồn nhân sự Vai trò của giám đốc bộ phận và chuyên gia nguồn nhân lực Kỹ thuật lựa chọn cần sử dụng Khả năng sử dụng chuyên gia tư vấn Yêu cầu của công đoàn Tác động của các quan hệ nhân sự trong tổ chức Mục tiêu của tổ chức Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quy trình lựa chọn nhân sự Nhận đơn xin việc và lý lịch Nghiên cứu hồ sơ Kiểm tra viết và Phỏng vấn Kiểm tra tham chiếu Giới thiệu vị trí cần tuyển Kiểm tra sức khỏe Tiếp nhận người mới Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Kiểm tra sơ bộ Hồ sơ hoàn chỉnh Kiểm tra nhân sự Phỏng vấn tổng hợp Kiểm tra tiểu sử cá nhân (nếu cần) Kiểm tra sức khỏe nếu cần (điều kiện công việc) Đề nghị ký kết hợp đồng làm việc dài hạn Từ chối ứng viên Giới thiệu điều kiện công việc Không phù hợp để thực hiện những nhiệm vụ thiết yếu của công việc đạt đạt đạt đạt đạt Có khả năng hoàn thành những nhiệm vụ thiết yếu của công việc Các vấn đề vướng mắc Không gây được ấn tượng với người phỏng vấn và/hoặc không đáp ứng được các yêu cầu công việc Không qua được kiểm tra Không hoàn thiện được hồ sơ hoặc không nêu được cụ thể các yếu tố liên quan đến vị trí tuyển dụng Không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về trình độ Quy trình lựa chọn nhân sự đạt Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 SƠ TUYỂN Sàng lọc hồ sơ bằng cách thẩm tra hồ sơ của ứng viên qua các thông tin về: Kinh nghiệm làm việc Trình độ được đào tạo Các năng lực và yêu cầu cần thiết khác Phỏng vấn sơ tuyển Thẩm tra qua các công ty/đơn vị cũ của ứng viên Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Đơn xin việc Thông tin cá nhân Tình trạng công việc Trình độ học vấn và kỹ năng Quá trình làm việc Tư cách hội viên, phần thưởng, sở thích Người chứng nhận/giới thiệu Chữ ký Loại công việc đang tìm kiếm (FT,PT) Công việc hay vị trí đang tìm kiếm Ngày có thể bắt đầu làm việc, nếu được tuyển dụng Sẵn sàng chấp nhận công việc khác (Có/Không) Mức lương tháng trung bình mong muốn Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Các loại hình kiểm tra để lựa chọn ứng viên Kiểm tra kiến thức Kiểm tra năng lực làm việc Kiểm tra tâm lý Kiểm tra thái độ Kiểm tra sức khỏe Kiểm tra tim mạch Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quy trình phỏng vấn tuyển dụng Đánh giá Kết thúc Trao đổi thông tin Tạo nền tảng giao tiếp tốt Chuẩn bị phỏng vấn Dr. Truong Quang School of Management Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Các lỗi thường gặp khi phỏng vấn Hiệu quả của hình thức Ứng viên có nụ cười dễ mến và cái bắt tay chặt được xem là ứng viên hàng đầu ngay cả trước khi phỏng vấn. Ứng viên mặc đồ jeans đi phỏng vấn về tinh thần là sẽ bị loại ngay. Các câu hỏi dẫn dắt “Bạn có nghĩ rằng mình sẽ yêu thích công việc này không?” “Bạn có đồng ý rằng lợi nhuận là cần thiết không?” Câu hỏi theo cảm tính “Tôi thích nhân viên kinh doanh cao ráo, sáng sủa “Một số công việc chỉ dành cho đàn ông, và một số chỉ dành cho phụ nữ.” Sự chi phối của người phỏng vấn Giành toàn bộ thời gian phỏng vấn để kể với ứng viên về các kế hoạch hoặc lợi nhuận của công ty. Dùng buổi phỏng vấn để nói với ứng viên về tầm quan trọng của công việc phỏng vấn. Dr. Truong Quang School of Management Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Tính hiệu quả của phỏng vấn Việc người phỏng vấn biết trước về ứng viên có thể khiến buổi phỏng vấn thiếu tính công bằng. Người phỏng vấn thường giữ sẵn 1 khuôn mẫu về ứng viên “tốt”. Người phỏng vấn thường có xu hướng ủng hộ những ứng viên chia sẻ được với họ về quan điểm. Thứ tự phỏng vấn của các ứng viên thường có ảnh hưởng đến việc đánh giá. Thứ tự thông tin được đưa ra cũng ảnh hưởng đến việc đánh giá. Thông tin tiêu cực lại thường không được đưa ra hợp lý. Người phỏng vấn có thể đưa ra quyết định căn cứ trên sự phù hợp của ứng viên trong những phút đầu tiên của buổi phỏng vấn. Người phỏng vấn có thể quên phần nhiều nội dung thông tin phỏng vấn trong vòng vài phút sau khi có kết luận. Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc và tổ chức tốt thường đáng tin cậy hơn. Cuộc phỏng vấn có tác dụng nhiều nhất trong việc đánh giá sự phù hợp về mặt tổ chức của ứng viên, mức độ nhiệt tình, và các kỹ năng giao tiếp cá nhân. Nguồn: DeCenzo and Robbins (1999: 201-2) Dr. Truong Quang School of Management Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Giới thiệu cấu trúc phỏng vấn Nguồn: Rowley (2003:78); adapted from Torrington et al. (2002) Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 CÁC LOẠI CÂU HỎI Có 7 loại câu hỏi cần có trong một cuộc phỏng vấn Câu hỏi mở đầu hoặc về background: được thiết kế tạo tâm lý thoải mái cho ứng viên. Đồng thời có thể đánh giá khả năng của ứng viên bằng các chứng cứ trong quá khứ Câu hỏi về hành vi: với giả thiết các hành vi trong quá khứ sẽ lại tiếp diễn trong tương lai. Các câu hỏi càng chi tiết về thời kỳ khó khăn nhất hoặc thành công nhất của ứng viên cho phép có sự dự báo gần nhất về hành vi của ứng viên trong tương lai Câu hỏi xác định sự phù hợp: đây là phần khó nhất của cuộc phỏng vấn, đòi hỏi xác định khả năng phù hợp về văn hóa của ứng viên với tổ chức. Xem xét nếu đặt trong tổ chức, ứng viên đó có làm việc được không? Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 CÁC LOẠI CÂU HỎI (tiếp theo) 4. Câu hỏi về năng lực cơ bản: mỗi nghề đều yêu cầu các kỹ năng cơ bản để có thể hoàn thành. Câu hỏi này nhằm xác định ứng viên có các kỹ năng đó không? Có thể thay thế câu hỏi này bằng các bài test về khả năng (aptitude test). 5. Câu hỏi về đạo đức: câu hỏi nhằm xác định cách xử lý các tình huống khó xử, gai góc liên quan đến đạo đức. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 CÁC LOẠI CÂU HỎI (tiếp theo) 6. Câu hỏi sáng tạo và khả năng giải quyết vấn đề: tạo ra tình huống để ứng viên thể hiện khả năng phân tích, tư duy logic, đề xuất giải pháp. Câu hỏi có thể không có đáp án đúng/sai 7. Câu hỏi kết thúc: báo hiệu kết thúc cuộc phỏng vấn. Có thể với câu hỏi, ứng viên muốn hỏi gì thêm về c.ty không? Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Người phỏng vấn hiệu quả 1. Nhận thông tin chi tiết về công việc sẽ phỏng vấn ứng viên. 2. Lập cấu trúc cho buổi phỏng vấn, bảo đảm buổi phỏng vấn theo đúng trình tự đã lập. 3. Kiểm tra lại đơn xin việc và/hoặc C.V của ứng viên. 4. Giúp ứng viên không cảm thấy căng thẳng. 5. Hỏi các câu hỏi. 6. Kết luận. 7. Hoàn thiện mẫu đánh giá sau phỏng vấn. Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Quyết định lựa chọn Dr. Truong Quang School of Management “CÓ THỂ LÀM” Tri thức (K) Kỹ năng (S) Năng lực (A) “SẼ LÀM” Tính cách Giá trị Động lực Quá trình làm việc Nguồn: Bohlander & Snell (2004:215) Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Lựa chọn đúng đắn của Toyota GIAI ĐOẠN 1 Các ứng viên hoàn thiện đơn xin việc, và xem một video kéo dài 1h về các kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và về môi trường công việc. GIAI ĐOẠN 2 Các ứng viên hoàn thành bài tập tình huống về đánh giá dịch vụ của Cục Xúc tiến việc làm của Kentucky --đánh giá khả năng làm việc theo nhóm và các kỹ năng giao tiếp cá nhân khác. GIAI ĐOẠN 3 Các ứng viên tham dự 1 chương trình kéo dài 4h nhằm đánh giá kỹ năng giải quyết vấn đề của cá nhân và nhóm. Ứng viên được các chuyên gia Toyota giám sát. Các ứng viên bộ phận dây truyền lắp ráp cũng tham dự chương trình mô phỏng dây truyền sản xuất kéo dài 5h. GIAI ĐOẠN 4 Tham dự buôi phỏng vấn kéo dài 1h với 1 nhóm các nhà phỏng vấn của Toyota GIAI ĐOẠN 5 Nhân viên Toyota có điều kiện. Các ứng viên phải trải qua buổi kiểm tra thể lực kéo dài 2,5h tại bệnh viện địa phương. GIAI ĐOẠN 6 Nhân viên được giám sát chặt chẽ bởi những nhân viên sẽ phụ trách việc đánh giá kết quả làm việc của họ trong 6 tháng tiếp theo Nhà máy sản xuất của Toyota tại Goergetown, Kentucky Những gì được đánh giá? Kỹ năng kỹ thuật Thao tác kỹ thuật Khả năng lãnh đạo Kỹ năng giải quyết vấn đề Đánh giá sức khỏe Dr. Truong Quang School of Management Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Hiệu quả của tuyển dụng lựa chọn Chi phí hoạt động: chi phí lao động của các nhân viên được tuyển dụng, chi phí vận hành, ví dụ: phí đi lại, ăn ở, quảng cáo, ra sách giới thiệu, cung ứng, bưu phí... Chi phí cho mỗi ứng viên, theo nguồn Số lượng và chất lượng C.V theo nguồn Tỷ lệ chấp nhận hồ sơ Mức lương đưa ra - chấp nhận hay từ chối Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008 Câu hỏi thảo luận nhóm Người ta cho rằng, nguồn nhân lực trên thị trường lao động tại Việt Nam hiện nay là “thừa thầy, thiếu thợ”, theo các bạn quan điểm đó có đúng không? Vì sao đúng, vì sao không? Các doanh nghiệp và tổ chức Việt Nam hiện nay đang gặp phải những khó khăn gì trong việc tuyển dụng và lựa chọn lao động? Dr.Nguyen Danh Nguyen - 2008