Tổng quan về quản trị dự án

11 Chương 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN 1. Một số khái niệm cơ bản 2. Quản trị dự án 2 1. Một số khái niệm cơ bản a. Tổng quan b. Tính chất của dự án c. Chu kỳ của dự án d. Các bên liên quan đến dự án 23 1. Một số khái niệm cơ bản a/ Tổng quan
Dự án là một tập hợp cĩ tổ chức của các hoạt động và các quy trình đã được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, ngân sách và các kỳ hạn đã được xác lập trước.
Một dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả đặc biệt. 4 1. Một số khái niệm cơ bản a/ Tổng quan
Dự án sử dụng một nguồn lực về thời gian, con người, máy mĩc, thiết bị phải hứa hẹn một lợi ích cụ thể về kinh tế, xã hội.
Quy mơ dự án được giới hạn căn cứ trên việc xác định các cơng việc chỉ thuộc về một dự án. Quy mơ của dự án càng nhỏ, khả năng thành cơng của dự án càng cao. 35 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án
D
án cĩ nhiu mc tiêu: Dự án là họat động cĩ mục đích hay cịn gọi là những mục tiêu mà nhà đầu tư mong đợi. ðể đạt được mục đích cuối cùng, người ta cần chia ra các mục tiêu cho từng giai đoạn. Các mục tiêu này cần được đo lường , khả thi và cĩ thời hạn nhất định.
Tính tm thi: Dự án được xây dựng trong thời gian xác định, nĩ chu kỳ sống, cĩ điểm xuất phát và đích đến cụ thể. 6 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án
Tính duy nht và đc thù: Mỗi dự án là duy nhất và cĩ những yếu tố đặc thù so với những dự án khác. Cho từng dự án phải được cân nhắc, thiết kế kỹ thuật cụ thể. ðối với những dự án mang tính tương tự, cần cân nhắc kỹ lưỡng.
Tính r i ro: Các dự án thường cĩ hạn chế về thời gian, nguồn lực... cho nên dự án luơn đi kèm với nhiều rủi ro, cĩ nhiều yếu tố biến động và chịu nhiều sức ép của mơi trường như kinh tế, xã hội, luật pháp… 47 1. Một số khái niệm cơ bản b/ Tính chất của dự án
Tính đa ngành: Dự án phát triển trong nhiều ngành nghề khác nhau.
Tính ph thu c và xung đ t: Một dự án cĩ mối quan hệ tác động qua lại và mâu thuẫn với các yếu tố bên ngồi và cả bên trong dự án. Dự án cĩ tác động đến nhiều đối tượng khác nhau, quyền hạn khác nhau do vậy dự án thường chứa đựng những xung đột. 8 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án
Là thời kỳ mà dự án phải trải qua.
Hầu hết các dự án đều cĩ các thời điểm từ khi cĩ ý định đầu tư cho đến khi kết thúc. 59 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án 10 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án
Hình thành d
án: – Cần sự nỗ lực lớn lập kế hoạch và xác định các nguồn lực ban đầu. – Giai đoạn này diễn tiến khá chậm do phải thực hiện các cơng việc thẩm định, lập dự án, xác định mục tiêu… 611 1. Một số khái niệm cơ bản c/ Chu kỳ của dự án
Giai đon phát trin cĩ tốc độ nhanh.
Giai đon kt thúc để hồn thành những nhiệm vụ cuối cùng. Trong nhiều trường hợp, giai đoạn này thường bị kéo dài thời gian mà nguyên nhân là do nhiều yếu tố tác động làm dự án khơng chạy đúng tiến độ. 12 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
Một dự án cĩ nhiều đối tượng tham gia thực hiện.
Mỗi đối tượng cĩ vai trị, quyền hạn, lợi ích khác nhau.
ðể đảm bảo dự án thành cơng cần cĩ sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.
Một số đối tượng cĩ thể là: 713 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
Khách hàng: Là nhà đầu tư. Khách hàng của dự án (là người đặt hàng xây dựng, thực hiện, quản lý một dự án) khác với khách hàng của sản phẩm dự án (sử dụng sản phẩm do dự án tạo ra). 14 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
Khách hàng cĩ thể là một cá nhân, tổ chức tư nhân, tổ chức thuộc chính phủ, phi chính phủ. Yêu cầu và sự giám sát của khách hàng cĩ ảnh hưởng tới quy cách và chất lượng sản phẩm. 815 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
Ng i đ c y quyn (người tiếp nhận dự án) là người tiếp nhận dự án để thực hiện dự án nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Trong suốt quá trình quản trị dự án từ giai đọan bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện đến khi kết thúc, người ủy quyền luơn giữ vai trị chủ đạo  lựa chọn người được ủy quyền là việc quan trong và mang tính quyết định đến thành cơng của dự án. 16 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
Bên cung ng: Cĩ trách nhiệm cung ứng các loại vật tư, thiết bị, máy mĩc hoặc nhà cung cấp trong các hợp đồng thầu chính, thầu phụ của dự án. Bên cung ứng phải đảm bảo việc cung ứng đúng tiến độ, số lượng, chủng loại. 917 1. Một số khái niệm cơ bản d/ Các bên liên quan đến dự án
T chc tài tr vn: Bao gồm ngân hàng, quỹ tín dụng, quỹ đầu tư, quỹ xã hội,…
Cơ quan qun lý nhà n c: ðể thống nhất và đảm bảo dự án đi đúng mục đích và đạt được mục tiêu thì cần cĩ cơ quan quản lý để giám sát một cách tồn diện, cĩ khoa học theo hệ thống chính sách, pháp luật. 18 2. Quản trị dự án a/ Tổng quan b/ Các mục tiêu của QTDA c/ Vai trị của quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA f/ Các giai đoạn của QTDA 10 19 2. Quản trị dự án a/ Tổng quan
Là việc ứng dụng các kiến thức, kỹ năng vào các họat động dự án để đảm bảo các mục tiêu đặt ra.
Quản trị dự án bao gồm các cơng việc lập kế hoạch, điều phối và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hồn thành đúng thời hạn với các yêu cầu về kỹ thuật và chất lượng đã được đặt ra. 20 2. Quản trị dự án b/ Các mục tiêu của QTDA 11 21 2. Quản trị dự án c/ Vai trị của quản trị dự án
Giúp tổ chức cơ cấu quản trị, tăng cường các hoạt động lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt và ra quyết định kịp thời.
Liên kết các họat động và cơng việc của dự án, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên tham gia dự án..
Sớm phát hiện những khĩ khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời. 22 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án
Bao gồm ba giai đoạn là (i) lập kế hoạch (ii) điều phối (iii) giám sát dự án.
Nội dung chủ yếu là quản trị tiến độ thời gian, chi phí thực hiện dự án. 12 23 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án 24 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án
Lp k hoch: Là quá trình xây dựng mục tiêu, xác định những cơng việc cần làm, nguồn lực cần thiết để thực hiện.
ðiu phi th
c hin: Là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm vốn, lao động, thiết bị và quản trị tiến độ thời gian. 13 25 2. Quản trị dự án d/ Các quá trình của quản trị dự án
Giám sát: là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hồn thành dự án và giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.. 26 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun lý vĩ mơ đi vi d
án – Quản lý vĩ mơ (quản lý Nhà nước) đối với dự án gồm các biện pháp vĩ mơ tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án. – Trong quá trình thực hiện cần theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo dự án đĩng vai trị tích cực vào sự phát triển kinh tế, xã hội. 14 27 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun lý vĩ mơ đi vi d
án – Những cơng cụ quản lý vĩ mơ bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách về tài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, ưu đãi đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, bảo hiểm,… 28 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun l ý vi mơ – Là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án như lập kế hoạch, điều phối, kiểm sốt các hoạt động dự án. – Trong từng giai đoạn, quản trị dự án đều gắn ba mục tiêu là: thời gian, chi phí, kết quả hồn thành. 15 29 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Lp k hoch tng quan Tổ chức dự án theo một trình tự logic, chi tiết hĩa các mục tiêu dự án thành những cơng việc cụ thể và hoạch định chương trình để thực hiện các cơng việc đĩ. 30 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr phm vi Là việc xác định, giám sát thực hiện mục tiêu dự án. Xác định cơng việc nào thuộc phạm vi dự án và cần phải thực hiện, cơng viện nào nằm ngồi dự án. 16 31 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr thi gian: Thời gian là yếu tố thường làm cho dự án bị thay đổi. Quản trị thời gian để hạn chế sự thay đổi của yếu tố này so với mục tiêu đặt ra. – Lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hồn thành dự án. – Cần chỉ ra mỗi cơng việc kéo dài trong bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc. 32 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr chi phí Dự tốn chi phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng cơng việc và cho tồn dự án. Phân tích số liệu và báo cáo chi phí. 17 33 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr cht l ng Là quá trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng đúng so với yêu cầu đặt ra. 34 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr nhân s
– Nhân sự đĩng vai trị quan trọng trong mọi dự án do vậy cần lựa chọn mơ hình tổ chức phù hợp và phân cơng trách nhiệm rõ ràng trong thực hiện mỗi dự án. – Quản trị nhân sự là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia vào dự án. 18 35 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr thơng tin Phân phối thơng tin đúng đối tượng. ðảm bảo dịng thơng tin thơng suốt, nhanh và chính xác… 36 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr r i ro: – Dự án cĩ độ bất định cao trong cơng tác lập kế hoạch, dự tốn so với thực tế trong sự thay đổi về cơng nghệ, thay đổi cơ cấu tổ chức,… do vậy thường chú ý đến vấn đề rủi ro một các thường xuyên. – Quản trị rủi ro nhằm lượng hĩa mức độ rủi ro và cĩ kế hoạch đối phĩ cũng như quản trị cho từng loại rủi ro… 19 37 2. Quản trị dự án e/ Nội dung của QTDA
Qun tr hp đng và hot đ ng mua bán: Là quá trình lựa chọn, thương lượng, quản trị các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ theo đúng quy tắc của dự án. 38 2. Quản trị dự án f/ Các giai đoạn của QTDA Giai đoạn khởi đầu Giai đoạn hoạch định Giai đoạn thực hiện Giai đoạn kết thúc 20 39 2. Quản trị dự án f/ Các giai đoạn của QTDA
Giai đon khi đu – Ý tưởng dự án bắt đầu được định hình và phát triển. – Cần vẽ ra bức tranh tổng thể. – Giai đoạn này cần tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, dự tốn nguồn lực, so sánh và lựa chọn dự án, đánh giá rủi ro... 40 2. Quản trị dự án f/ Các giai đoạn của QTDA
Giai đon hoch đnh – Cần xem xét một cách một cách chi tiết việc thực hiện dự án. – Lập kế hoạch, lập nhĩm dự án, cấu trúc tổ chức dự án, chi phí và dự báo dịng tiền để thực hiện dự án,... – Giai đoạn này chứa nhiều yếu tố phức tạp và cĩ ảnh hưởng lớn vì sự thành cơng của dự án phụ thuộc nhiều vào việc thiết kế và cơng tác chuẩn bị. 21 41 2. Quản trị dự án f/ Các giai đoạn của QTDA
Giai đon th
c hin: – Là giai đoạn quản trị thực hiện dự án bao gồm các cơng việc xây dựng nhà xưởng, lựa chọn cơng cụ, mua sắm thiết bị,... – Giai đọan này cần nhiều thời gian và nguồn lực. – Những vấn đề cần xem xét: yêu cầu kỹ thuật cụ thể, so sánh đánh giá lựa chọn cơng cụ, thiết bị, kỹ thuật lắp ráp,... 42 2. Quản trị dự án f/ Các giai đoạn của QTDA
Giai đon kt thúc Thực hiện những cơng việc cịn lại, hồn chỉnh hồ sơ, bàn giao cơng trình, những tài liệu cĩ liên quan, thanh quyết tốn, đánh giá dự án, giải phĩng nguồn lực,... 22 43