Tổng quan về quản lí dự án

1QU N LÝ D ÁN CƠNG NGH THƠNG TIN CHÝÕNG 1 T NG QUAN V QU N LÝ D ÁN 2M C ĐÍCH n Hi u ðý c nhu c u ngày càng tăng c a ngh QLDA, đ c bi t đ i v i các d án CNTT n Các khái ni m cõ b n: D án, QLDA n Vịng đ i c a D án n Qui trình Qu n lý D án (QLDA) n Các li nh v c ki n th c trong QLDA 3M U n Vài s li u th ng kê v QLDA n USA chi 2.3 nghìn t USD/1 năm vào các d án, b ng ¼ GDP qu c gia. Các ný c khác chi 1800 t USD trong năm 2006. n Th gi i chi g n 10 nghìn t USD n > 16 tri u ngý i hành ngh QLDA & m c lýõng > 82,000 USD/ 1 năm n Nhu c u tăng cao đ i v i các DA phát tri n và ng d ng CNTT n Năm 2001: 500,000 n Năm 2000: 300,000 n Các chuyên gia đang nh n m nh t m quan tr ng c a qu n lý d án. VD: Tom Peters “Reinventing Work: the Project 50”: n “To win today you must master the art of the project!” 4M U n T i sao các d án b th t b i? n 5 nguyên nhân chính: n Lãnh đ o khơng lăn tay vào n Thi u s tham gia c a nh ng ngý i liên quan n Yêu c u chýa làm rõ mà d án đã b t đ u n Mong mu n phi th c t n Các đ i tác h p tác khơng đ y đ n Th ng kê t i USA: n 40% khách hàng h u nhý khơng bi t chính xác h mu n gì khi ti n hành d án CNTT (2005) n Ngý i phát tri n ph n m m: thý ng khơng n m ðý c mong mu n c a khách hàng nhýng l i cĩ tính sáng t o cao n Khơng kh ng ch ðý c th i gian và quy mơ d án à gia tăng chi phí theo c p s nhân vào giai đo n cu i. n Nguyên nhân t i Vi t Nam? 5M U n L i ích c a QLDA n Giúp Nhà QLDA ki m sốt t t hõn các tài nguyên tài chính, thi t b và con ngý i n C i thi n quan h v i khách hàng n Ti t ki m th i gian, gi m chi phí n Tăng ch t lý ng, đ tin c y n Nâng l i nhu n, nâng hi u su t s n xu t n Ph i h p n i b t t hõn. n Đ o đ c c a nhân viên cao hõn 6D ÁN n D án là gì? n Theo PMBOK (2008) đ nh nghi a: “D án là m t n l c t m th i ðý c th c hi n đ t o ra m t s n ph m ho c d ch v duy nh t” n Tính ch t t m th i c a d án là m i d án đ u cĩ đ i m b t đ u ho c đ i m k t thúc. n Th i đi m k t thúc c a d án là khi d án đã đ t ðý c m c tiêu ho c d án k t thúc vì khơng ho c khơng th đ t ðý c m c đích, ho c d án khơng c n t n t i n a. 7D ÁN n D án là m t quá trình g m các cơng vi c, nhi m v cĩ liên quan v i nhau, ðý c th c hi n nh m đ t ðý c m c tiêu đã đ ra trong đi u ki n ràng bu c v th i gian, ngu n l c và ngân sách. 8D ÁN n Các thu c tính c a D án n D án cĩ m c đích, k t qu rõ ràng. n Ch t n t i trong 1 kho ng th i gian nh t đ nh. n Ngu n l c & ngân sách c a d án ðý c xác đ nh rõ ràng. n D án liên quan đ n nhi u bên. n D án thý ng mang tính khơng ch c ch n. n D án b t bu c ph i cĩ k ho ch. n D án c n ph i cĩ ngý i tài tr chính ho c khách hàng. n D án ðý c làm ra ch y u ph c yêu c u c a ngý i khác hõn là làm cho chính mình. 9D ÁN n Làm th nào đ bi t m t nhi m v th c s cĩ ph i là d án khơng? n Ch c ch n nĩ khơng ph i là 1 d án khi cĩ ít nh t 1 trong nh ng y u t sau: n Đĩ là cơng vi c hàng ngày n Khơng xác đ nh th i đi m hồn thành n Chi phí r t nh 10 D ÁN n Là m t d án, khi đáp ng t t c các đi u ki n sau: n Cơng vi c này là duy nh t n CV này cĩ 1 s khía c nh m i n CV này do 1 nhà tài tr / ch đ u tý yêu c u n CV này cĩ (ho c s cĩ) 1 m c tiêu rõ ràng n CV này cĩ (ho c s cĩ) 1 th i h n hồn thành n CV này cĩ (ho c s cĩ) 1 ngân sách nh t đ nh 11 D ÁN n Ví d : Vi c sau đây ðý c xem là d án a) Phát tri n bán hàng Châu Á b) Trý c cu i năm, ph i thay th t t c các máy in n i đ a b ng máy in ch t lý ng cao c) Trong vịng 8 tháng, ph i gi m 20% s lý ng s n ph m cĩ l i s n xu t tr l i d) Đ m b o cĩ đ máy in trong phịng e) Phát tri n s n ph m ho c d ch v m i 12 D ÁN n D án CNTT n CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, ph n m m & con ngý i n D án CNTT là m t d án ðý c th c hi n trong li nh v c CNTT à D án CNTT: d án liên quan đ n ph n c ng, ph n m m & h th ng m ng n Tuân th các nguyên t c c a QLDA nĩi chung n Tuân th các nguyên t c c a CNTT: đi theo qui trình s n xu t ch t o ra s n ph m CNTT. n Ví d : D án xây d ng h th ng tính cý c & chăm sĩc khách hàng t i các býu đi n T nh/Thành 13 QU N LÝ D ÁN n Qu n lý d án là gì? n Theo PMBOK (2008) đ nh nghi a: “Qu n lý d án là ng d ng c a ki n th c, k n ă n g , cơng c và k thu t vào các ho t đ ng d án đ tho mãn các yêu c u c a d án” n Qu n lý d án là m t quá trình kh i t o, l p k ho ch, đi u ph i th i gian, ngu n l c và giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m đ m b o d án hồn thành đúng th i gian, trong ph m vi ngân sách ðý c duy t và đ t ðý c yêu c u đã đ nh v k thu t, ch t lý ng c a s n ph m, d ch v b ng các phýõng pháp và đi u ki n t t nh t cho phép. 14 QU N LÝ D ÁN n M c tiêu c a QLDA n Hồn thành các cơng vi c d án theo đúng yêu c u & ch t lý ng, trong ph m vi ngân sách ðý c duy t và theo đúng ti n đ th i gian cho phép. n Ba y u t th i gian, ngu n l c (chi phí, ngu n nhân l c …) và ch t lý ng cĩ m i quan h ch t ch v i nhau. n T m quan tr ng c a t ng m c tiêu cĩ th khác nhau gi a các d án, gi a các th i k? đ i v i t ng d án à đ đ t ðý c t t m c tiêu này ph i hi sinh m t trong hai m c tiêu kia (trade off) 15 QU N LÝ D ÁN n Tiêu chu n đánh giá QLDA n Hồn thành trong th i h n quy đ nh n Hồn thành trong chi phí cho phép n Đ t ðý c thành qu mong mu n n S d ng ngu n l c ðý c giao m t cách: n Hi u qu (Effectiveness) n H u hi u (Efficiency) Chi phí Th i gian Thành qu Ngân sách cho phépTh i gian quy đ nh Yêu c u v thành qu M c tiêu 16 QU N LÝ D ÁN “ H u nhý khơng m t d án nào ðý c th c hi n đúng th i h n, trong gi i h n v ngân sách, ho c cùng m t đ i ngu nhân viên nhý lúc d án b t đ u c . D án c a b n khơng ph i là cái đ u tiên nhý v y” Ngu n: Vi n Qu n Lý D Án Hoa K? (PM I) 17 CÁC BÊN LIÊN QUAN D ÁN (STAKEHOLDERS) n Các bên liên quan là t t c nh ng ai cĩ liên quan ho c b nh hý ng b i ho t đ ng c a DA. n Các bên liên quan bao g m: n Nhà tài tr n Nhà qu n lý d án n Khách hàng n Các trý ng nhĩm n Các nhĩm tri n khai n Nhà qu n lý ch c năng n Nhà cung c p n Nh ng ngý i ch ng l i d án 18 NHÀ QU N LÝ D ÁN (PROJECT MANAGEMENT) n Vai trị c a nhà QLDA n Nhà QLDA ch u trách nhi m v QLDA à nhà QLDA ph i l p k ho ch, t ch c, lãnh đ o và ki m sốt n Qu n lý m i quan h gi a ngý i và ngý i trong các t ch c DA à Nhà QLDA là đi m ti p xúc duy nh t bên ngồi DA n Ph i duy trì s cân b ng gi a các ch c năng: QLDA và k thu t c a DA n Ðýõng đ u v i r i ro trong QLDA n Đ m b o các đi u ki n ràng bu c c a DA n Tích lu tài s n tri th c và hu n luy n nhân viên 19 NHÀ QU N LÝ D ÁN (PROJECT MANAGEMENT) n Nhi m v c a nhà QLDA n Xây d ng k ho ch DA n Theo dõi và ki m sốt th c hi n DA n Qu n lý thay đ i n K t thúc DA n Đánh giá vi c hồn thi n DA 20 NHÀ QU N LÝ D ÁN (PROJECT MANAGEMENT) n Các k năng c a nhà QLDA Kỹ năng truyền đạt Kỹ năng kỹ thuật Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng quan hệ con người và quản lý nguồn lực Kỹ năng thương lượng Kỹ năng tiếp thị và ký hợp đồng với khách hàng Kỹ năng lập ngân sách Kỹ năng quản lý thời gian & lập tiến độ 21 NHÀ QU N LÝ D ÁN (PROJECT MANAGEMENT) n Ph m ch t c a nhà QLDA n Th t thà & chính tr c (Honesty & Integrity) n Kh năng ra quy t đ nh (Decision Making Ability) n Hi u bi t các v n đ v con ngý i (Understanding of Personal Problem) n Tính ch t linh ho t, đa năng, nhi u tài (Versability) n Kh năng gi i quy t v n đ (Problem Solving) 22 NHÀ QU N LÝ D ÁN (PROJECT MANAGEMENT) n Ch n l a nhà QLDA n Bi t t ng quát nhi u hõn chuyên sâu n Cĩ đ u ĩc t ng h p hõn là đ u ĩc phân tích n Là ngý i thúc đ y cơng vi c hõn là ngý i giám sát cơng vi c n Tu? theo quy mơ c a DA 23 CASE STUDIES 24 CHU K? HO T Đ NG C A D ÁN n M c chi phí và yêu c u nhân l c thý ng: n th p khi m i b t đ u d án n tăng cao hõn vào th i k? phát tri n n gi m nhanh khi d án bý c vào giai đo n k t thúc 25 VỊNG Đ I PHÁT TRI N C A D ÁN n Vịng đ i phát tri n (SDLC: Systems Development Life Cycle) c a d án: là khung làm vi c dùng đ mơ t các giai đo n trong quá trình phát tri n & duy trì h th ng thơng tin. SDLC cõ b n là nhĩm các giai đo n c a DA. n Các giai đo n c a DA thay đ i tùy theo DA, t ch c ho c lãnh v c kinh doanh, thý ng chia là 4 giai đo n: n Giai đo n xây d ng ý tý ng (conception) n Giai đo n phát tri n (development) n Giai đo n th c hi n, cài đ t (implement) n Giai đo n k t thúc 26 QUI TRÌNH QU N LÝ D ÁN n Qui trình là 1 chu i các hành đ ng ðýa t i k t qu mong mu n. n Kh i t o: xác đ nh d án n L p k ho ch: xác đ nh và làm m n m c đích, ch n l a phýõng án t t nh t trong qui trình hành đ ng n Th c hi n (t ch c): ph i h p con ngý i và các ngu n l c khác đ th c hi n k ho ch n Ki m sốt: = giám sát + so sánh + s a sai, đ m b o các ho t đ ng theo đúng k ho ch và hý ng đ n m c tiêu n K t thúc: ðýa DA t i k t thúc đúng trình t 27 T CH C D ÁN IT n T ch c (Organisation): Nhĩm ngý i s p x p theo m t tr t t nh t đ nh đ cĩ th ph i h p v i nhau nh m đ t m c tiêu c a t ch c n C u trúc T ch c (Organisational Structure) n Ki u m u ðý c xác l p nh m ph i h p ho t đ ng gi a các thành viên trong t ch c n Cĩ 3 lo i c u trúc t ch c: n C u trúc t ch c ch c năng n C u trúc t ch c d án n C u trúc t ch c ma tr n 28 T CH C CH C n D án ðý c phân chia theo các ch c năng chuyên mơn và là 1 b ph n c a phịng ban ch c năng n D án s ðý c t ng h p b i nhà qu n lý ch c năng c p cao Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Dự án 1 Dự án n Dự án 1 Dự án n 29 T CH C THEO D ÁN THU N TÚY n Giám đ c d án n m dý i quy n các PGĐ ph trách các d án, m i / Ch nhi m d án cĩ các b ph n chuyên mơn nhý trong ki u t ch c d ng ch c năng n Các nhĩm ho t đ ng nhý các ðõn v đ c l p dý i s lãnh đ o c a 1 nhà qu n lý d án tồn th i gian Chủ tịch / Giám đốc Các phòng ban chức năng: Tài chính, Marketing, ... Phó GĐ Quản lý Dự án GĐ Dự án 1 GĐ Dự án 2 Tài chính Kỹ thuật Tài chính Kỹ thuật 30 T CH C MA TR N Chủ tịch / Giám đốc Phó GĐ Tài chính Phó GĐ Marketing Phó GĐ Sản xuất Phó GĐ Kỹ thuật Phó GĐ QL dự án Dự án 1 Dự án 2 Dự án 3 n D ng ph i h p: các c t là các ch c năng chuyên mơn & các hàng là các d án khác nhau n Các chuyên gia ch c năng làm vi c cho 1 hay nhi u DA 31 TH O LU N n Trình bày ýu, nhý c đi m c a các lo i c u trúc t ch c? 32 T CH C CH C n Ýu đi m: n S quen bi t trong nhĩm: phân chia các chuyên gia thành các nhĩm rõ ràng à d dàng chia s kinh nghi m & ki n th c n Chuyên gia cĩ th s d ng cho nhi u d án khác nhau n S s n sàng c a cán b à ít mâu thu n trong s d ng ngu n l c n Hi u qu trong ti n đ n Quy n h n rõ ràng n Nhý c đi m: n Khách hàng khơng là đ i tý ng quan tâm chính n S cơ l p trong d án n Khơng cĩ cá nhân ch u trách nhi m tồn b d án n Nhi u th b c trong qu n lý gi a d án & khách hàng n S đ ng viên khuy n khích tham gia d án khơng cao à DA khơng ðý c xem là m i quan tâm chính n Khơng giúp nhà qu n lý cĩ t m nhìn bao quát 33 T CH C D ÁN THU N TÚY n Ýu đi m: n Quy n h n DA rõ ràng n T t c các thành viên ch ch u s ch đ o 1 PM à giao ti p RQĐ thu n l i n Khơng ph i qua c p trung gian à giao ti p v i khách hàng thu n l i hõn n Nhân s d án rõ ràng à kích thích m nh m đ n các thành viên n D án ðý c t p trung và ýu tiên n Nhý c đi m: n Cơng vi c gia tăng g p b i: khi cơng ty cĩ nhi u DA khách nhau à cơng vi c, chi phí, giá thành tăng n S c nh tranh gi a các d án cung nhý gi a các thành viên trong d án m c tiêu chi n lý c c a cơng ty n Đ ng viên và lịng tin khơng rõ ràng à Cán b lo l ng khi k t thúc d án 34 T CH C MA TR N n Ýu đi m: n D án ðý c nh n m nh: duy trì t i đa vi c ki m sốt DA v ngu n l c n T i ýu hĩa s d ng ngu n l c n Các chính sách & quy đ nh xây d ng đ c l p t ng DA, khơng ngý c v i cơng ty n PM cĩ quy n tham gia vào các ngu n l c c a cơng ty mà khơng gây mâu thu n v i các DA khác n Đáp ng nhanh các thay đ i n Đ ng l c & cam k t c i thi n n Quy n h n & trách nhi m ðý c chia s n Nhý c đi m: n Dịng thơng tin và dịng cơng vi c đa phýõng à th i gian ph n ng ch m n Th t ýu tiên thay đ i liên t c n Nhân viên m i mê lo các cơng vi c thý ng ngày, sao lãng vi c d án à Khĩ đi u hành và ki m tra. n Xung đ t trong vi c phân b ngu n l c. n Báo cáo kép, báo cáo liên t c cho nhi u nhà qu n lý n Qu n lý chi phí tăng cao do c n nhi u ngý i, đ c bi t là b ph n qu n lý 35 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n Giúp cho DA cĩ th t ch c nhân l c cĩ trình đ chuyên mơn phù h p v i yêu c u c a DA, ki n th c n n tr giúp QLDA ðý c phân thành 9 li nh v c. n Mơ t các năng l c ch y u ngý i qu n lý d án c n phát tri n 36 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n 4 li nh v c cõ b n: n QL Ph m vi: Xác đ nh và Qu n lý t t c các cơng vi c ðý c th c hi n trong d án. n QL Th i gian: Ý c lý ng th i gian, l p l ch bi u và theo dõi ti n đ th c hi n đ m b o hồn t t đúng th i h n. n QL Chi phí: Đ m b o ho n t t d án trong kinh phí cho phép. n QL Ch t lý ng: Đ m b o ch t lý ng theo đúng yêu c u đ t ra 37 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n 4 li nh v c h tr là phýõng ti n đ đ t các m c tiêu c a d án: n QL Ngu n nhân l c n QL Truy n thơng n QL R i ro n QL Mua s m trang thi t b . n 1 li nh v c tích h p (project integration management) tác đ ng và b tác đ ng b i t t c các lãnh v c trên 38 TH O LU N n Ví d 1: T i 1 cơng ty b o hi m, b n ch u trách nhi m “ðý ng dây nĩng 7/7”. M c đích c a d án là thi t l p m t d ch v qua ðý ng dây nĩng 24/24 gi , 7/7 ngày. Theo nghiên c u sõ b c a ngý i ti n nhi m thì c n ph i cĩ các thành viên sau đây tham gia vào d án: n 2 nhân viên phịng ti p th n 2 nhân viên phịng kinh doanh n 1 nhân viên phịng phát tri n ph n m m n 1 nhân viên phịng nhân s n 1 nhân viên phịng đào t o Cõ c u t ch c mà b n s ch n trong các trý ng h p sau là? 39 TH O LU N n Ví d 2: Trong giai đo n thi cơng ðý c h m cao t c, cơng vi c c a b n là thành l p và qu n lý nhĩm DA. Nh ng ngý i tham gia vào nhĩm DA s làm vi c 100% th i gian cho DA, th i gian DA ít nh t 3 năm, nhân s trong nhĩm bao g m: 40 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n M c tiêu c a d án là đ t o ra s n ph m làm tho mãn t t c các yêu c u đ i v i DA à Ch t lý ng (Quality) là n n t ng cho t t c các li nh v c ki n th c khác n Ch t lý ng: s th a m ãn (c a nh ng ngý i s d ng s n ph m) v nh ng gì đã ð ý c cam k t (c a nh ng ngý i t o ra s n ph m) n N i dung th c hi n cam k t: n K t qu cơng vi c n Th i h n n Chi phí h p lý 41 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n Ch t lý ng d a trên Ph m vi, Th i gian và Chi phí; vì 3 y u t này th hi n k t qu c a vi c s d ng ngu n l c. n Khi th c hi n DA, ngu n Nhân l c là nhân t quan tr ng nh t c n ph i qu n lý, và s thành cơng c a DA ph thu c r t nhi u vào các tác đ ng tích c c c a nhi u cá nhân đ i v i DA à các cam k t ph i d a trên s đàm phán, tho thu n h p lý qua cách qu n lý các H p đ ng mua s m n Con ngý i gi vai trị quy t đ nh trong DA à các ho t đ ng c a DA ph i ðý c ph n ánh đúng và đ y đ qua các Kênh thơng tin liên l cà s h p tác gi a các tác nhân tích c c đ gi i quy t các bài tốn. 42 CÁC LI NH V C KI N TH C TRONG QU N LÝ D ÁN n R i ro là y u t luơn luơn cĩ th x y ra làm thay đ i các ti n trình đã ho ch đ nh nhý tr h n, s n ph m khơng đ t yêu c u hay vý t chi phí so v i d ki n ban đ u à Qu n lý r i ro trong d án là r t c n thi t đ ngăn ng a các tác h i do r i ro gây ra đ i v i DA. n Qu n lý t ng th cho DA phác th o b c tranh t ng quát liên k t m c tiêu, yêu c u, phýõng pháp th c hi n, t ch c ngu n l c và các ho t đ ng x lý r i ro cho DA, là nh ng ho ch đ nh và k ho ch t ng quát đ ki m sốt. Các ho t đ ng qu n lý chi ti t c a DA đ u d a trên tài li u qu n lý t ng th này (Baseline Project Plan). 43 Q & A 44 ƠN T P 1. Ngý i liên quan đ n hay b nh hý ng b i các ho t đ ng d án _________________. 2. Qu n lý b ba ràng bu c yêu c u cân đ i tr giá gi a _____________,_________________, và _______________ m c tiêu. 3. M t _____________________ là m t c g ng t m th i làm đ th c hi n ðý c m t m c đích duy nh t. 4. Ngý i cho đ nh hý ng và ngân sách cho m t d án là ____________. 10. _________________________ là s ng d ng tri th c, k năng, cơng c , và k thu t trong các ho t đ ng c a d án đ th a mãn các yêu c u c a d án. A. D án (project) B. Qu n lý D án (project management) A. Ph m vi (scope) B. Th i gian (time) C. Chi phí (cost) D. Nhà tài tr d án (project sponsor) E. Các bên tham gia (stackholders)