Tổ chức hội nghị khách hàng

TỔ  CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG Khái niệm: Hội nghị  khách hàng là việc doanh nghiệp tổ chức một sự  kiện để đối thoại, liên kết, hoặc tham dò  ý kiến khách hàng qua đó duy trì sự trung thành đối với khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng từ đó tạo nên sức mạnh cạnh tranh cho doanh nghiệp. Mục  đích: Tùy thuộc vào giai đoạn của sản phẩm hay doanh nghiệp trong chu kì  sống của sản phẩm hay doanh nghiệp đó. Muốn thu hút khách hàng Muốn tỏ lòng cảm ơn Khi một khách hàng muốn chấm dứt quan hệ giao dịch hay làm ăn, doanh nghiệp sẽ tổ chức những cuộc đối thoại dạng này nhằm giữ chân khách hàng Thuyết phục những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình Muốn quảng bá cho hoạt động marketing Muốn phát triển dịch vụ hoặc sản phẩm:  hoạch định những chiến lược kinh doanh mới thông qua sự ý kiến trực tiếp của khách hàng.  Đây là các bước cụ thể trong việc chuẩn bị buổi hội nghị khách hàng đi kèm với ví dụ cụ thể về buổi hội nghị khách khách của công ty Vinagame và công ty Zion.       I. CHUẨN BỊ CHO HỘI NGHỊ Lập danh sách khách mời trong buổi hội nghị khách hàng. Lên danh sách khách tham dự, soạn thư mời. Khách mời gồm 300 người và những khách hàng, đại lý, các nhà đầu tư  và giới truyền thôngvv Lập trình tổ chức Chuẩn bị trước khi hoạt động: Phải thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người. Lập bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện. Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ. Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách. Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường. Tổ nội dung: viết các bài viết, bài phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời... Thời gian Nội dung 7h45 – 8h Ổn định tổ chức, chuẩn bị cho tiết mục mở màn 8h – 8h5 Tiết mục văn nghệ  do ca sĩ Kiều Minh thể  hiện 8h5 – 8h30 -Giám  đốc kinh doanh của công ty VTCGame tuyên bố khai mạc chương trình - MC giới thiệu đại biểu tham gia, mục  đích, ý nghĩa chương trình - Mời thành phần ban lãnh đạo, khách mời quan trọng phát biểu  ý kiến - MC ổn định sân khấu và  tập trung mọi người về  hướng sân khấu 8h30-8h45 Phụ  trách bộ phận Hỗ trợ  khách hàng trình bày về  chính sách phân phối và  hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty 8h45 – 8h55 Phụ  trách dự án phần mềm quản lý  phòng máy CSM lên trình bày các tính năng ưu việt của dịch vụ này 8h55 – 9h30 Giải lao, BTC trả  lời các câu hỏi của các vị  đại biểu và khách mời 9h30 – 9h40 Phụ  trách Phát triển nội dung của VTC giới thiệu về  một số Game và ứng dụng sắp ra mắt 9h40 – 9h45 Văn nghệ  - Ca khúc Son – Ca sĩ  Hoàng Việt trình bày 9h45-9h55 Giám  đốc KD của VTC trao thưởng cho 10 phòng máy tiêu biểu tại Đà Nẵng 9h55 – 10h30 Phần rút thăm may mắn cho tất cả đại biểu tham gia Hội nghị  và trao quà cho các  đại biểu may mắn 10h30 Bế  mạc Hội nghị  Lựa chọn  địa điểm và định thời gian tổ  chức Lựa  chọn thời gian, chọn địa điểm phù hợp đủ với số lượng khách mời. Nếu  địa điểm không có sẵn phải tiến hành đặt chỗ  trước cho buổi hội nghị. Thời gian tổ chức: Từ 7h30 đến 11h ngày 25/04/2010 Địa điểm tổ chức:Buổi hội nghị diễn ra tại công ty thương mại Hải Phòng, số 22 Lý Tự trọng thành phố Hải Phòng. Gửi giấy mời Gởi thư  mời cho khách tham dự trước 7 ngày và phải tuân thủ những quy định sau: Căn cứ tình hình thực hiện, thống kê số người tham dự; Căn cứ số người tham dự để mua và in giấy mời; Khi gửi giấy mời, cần phải nói về lợi ích của khách hàng khi tham gia; Khi gửi giấy mời, cần đồng thời mời luôn người thân của khách hàng. Theo dõi phản hồi từ thư mời để xác định số  lượng khách chính xác đến tham dự. Đặt thiết bị truyền thông Chuẩn bị  hoặc đặt các thiết bị truyền thông cho buổi hội nghị. Hệ thống âm thanh phải phù hợp với không gian diễn ra hội nghị. Thiết kế  pano để treo tại nơi tổ chức và một số  địa điểm khác. Quang cảnh Công ty Thương mại Hải Phòng, địa điểm tổ chức Hội nghị  Khách Hàng. Tiền sảnh đã  được trang trí rất trang trọng và đẹp mắt: Một tuần trước khi Hội nghị  khách hàng diễn ra, không khí  phòng Marketing của công ty VinaGame tại Hà Nội lúc nào cũng bận rộn và khẩn trương chuẩn bị cho một sự kiện thành công tốt đẹp. Chuẩn bị nội dung cho buổi hội nghị Viết các bài phát biểu. Chuẩn bị tài liệu để trình bày trong buổi hội nghị. Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: như các thông tin mới về công ty, sản phẩm của công ty, những thông tin cần thiết để khách mời hiểu hơn về công ty... Chuẩn bị hoa các tặng phẩm cho khách mời. Rút lại danh sách khách tham dự  cuối cùng Xác  định số lượng cuối cùng đến tham dự Bố trí hội trường Bố trí cửa ra vào Treo khẩu hiệu chào mừng Bảng chỉ dẩn: khách hàng họp mặt lại Trưng bày sản phẩm Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoan Trên sân khấu treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan. Trên sân khấu treo biểu tượng của doanh nghiệp. Tiến hành kiểm tra trước Hội nghị và tổng diễn tập Thực hiện trước một ngày khi hội nghị diễn ra. Duyệt lại kịch bản Hội nghị để đảm bảo chất lượng cho chương trình. Khâu chuẩn bị được tiến hành đúng 5h00 ngày 25/04/2010 tất cả mọi người đã tập trung về địa điểm diễn ra Hội Nghị để chuẩn bị cho một sự kiện hào hứng. Bắt tay vào lắp ráp máy móc: Chuẩn bị biển hiệu, trang trí  sân khấu, sắp xếp từng chi tiết trong khán phòng: Ban tổ  chức phân công kiểm tra toàn bộ thiết bị và  dụng cụ dùng cho buổi lễ như: bàn ghế, cốc, ly uống nước, hoa cài áo, tài liệu, quà tặng  đã chuẩn bị đủ cho các đại biểu chưa. Kiểm tra lần cuối đồng phục của lễ tân đón khách. Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc (nếu khách dùng tiệc ngay tại khu vực làm lễ). Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào. Kiểm duyệt  đầy dủ yếu tố nhân sự: Các nhân viên công ty sẽ được phân nhịp vụ và điều phối công việc, chuận bị mọi thứ yếu nhân sự và thiết bị dụng cũ cẩn thận, mọi nhân viên trong tư thế sẵn sàng. Phân công các nhân viên vào các vị trí công việc đã thống nhất theo kế hoạch từ trước. Duyệt, khớp thử chương trình trước 1 lần (nếu chương trình có  nhiều phần phức tạp và yêu cầu nhiều bộ phần phối kết hợp với nhau). Kiểm tra lại danh sách nhân sự chính tham gia chương trình: MC, lễ tân, đoàn múa lân, ca sỹ, kỹ thuật viên  âm thanh, ánh  sáng, bắn pháo, danh sách khách VIP,. Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa cài áo đại biểu, nước uống, bằng khen tập hợp tại một khu vực để tránh thất lạc và giao cho một người quản lý. Đón khách Các lễ  tân chào mời quý quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý đừng làm mạnh tay hoặc làm cho khách mời khó chịu  hướng dẫn lối đi dẫn khách vào khu vực làm chương trình. Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình. Rót nước mời khách. Những quản lý có nhiệm vụ sắp xếp chỗ đứng cũng như biên đạo các động tác lễ tân trong lúc đón khách. Lễ tân  đón khách với thái độ ân cần, nhiệt tình, vui vẻ. Nhạc nền bật vui tươi, rộn rang, trang trọng và náo nức. Đội trống đánh tưng bừng để thu hút sự quan tâm của tất cả mọi người. Phát tài liệu cho khách mời.  Ban Tổ Chức đón khách rất long trọng, các người mẫu với trang phục cổ  trang võ hiệp càng mang lại không khí  thân thiện, gần gũi. Khán phòng dần được lấp đầy bởi hơn 250 khách mời của Hội nghị . Mọi người đến tham gia sự kiện với một tâm trạng phấn khởi, hào hứng.       II. THAM DỰ HỘI NGHỊ Khai lễ Trước lúc khai lễ 15 phút, ban tổ chức sắp xếp 1 số  tiết mục văn nghệ chào mừng để quan khách tập trung vào khu vực sân khấu. Chương trình được mở đầu bằng tiết mục văn nghệ  sôi động và đặc sắc do nam ca sĩ  Kiều Minh đảm nhiệm. Anh Vũ Việt Sơn - Giám Đốc Kinh Doanh của Công Ty VinaGame tuyên bố khai mạc chương trình Hội nghị khách hàng được tổ chức tại TP Hải Phòng vào ngày 28/ 11/2006 nhằm thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các phòng máy kinh doanh Games - Internet và nhà cung cấp dịch vụ Game Online. MC bước ra sân khấu chào mừng tất cả quan khách tham gia chương trình. MC giới thiệu  đại biểu tham gia chương trình, giới thiệu mục đích, ý nghĩa của chương trình.  MC mời các thành phần ban lãnh đạo, khách mời VIP lên phát biểu ý kiến. MC ổn  định không khí và tập trung mọi người về hướng sân khấu.  Tiếp theo đó là phần giới thiệu về  chính sách bán hàng, về  hệ thống E-sale, E-game của anh Bùi Minh Phương - GĐ  công ty Zion, nhà phân phối thẻ  cào Vinagame tại miền Bắc và  miền Trung . Anh Phạm Hoàng - Phụ trách bộ  phận Hỗ trợ khách hàng của VinaGame lên trình bày về hệ thống chăm sóc khách hàng của công ty, và thông báo về việc mở trạm Hỗ trợ Khách hàng tại Hải Phòng trong thời gian tới. MC mời quý  ban lãnh đạo trả về sân khấu để cùng trả  lời câu hỏi của khách mời và giới báo chí. Âm thanh chuẩn bị ít nhất 3 micro và hiệu chỉnh thích hợp. MC nên tạo không khí sôi nổi và khuyến khích quan khách đặt câu hỏi. Cảm  ơn sau mọi câu trả lời cũng như câu hỏi,có  thể lặp lại câu hỏi cho mọi người cùng nghe, tạo bầu không khí hữu nghị và trao đổi nhiệt tình Trong giờ giải lao, Ban Tổ  Chức phải liên tục trả  lời các câu hỏi của các vị  đại biểu: Anh Trần Đình Đức - Phụ  trách dự án Phần mềm quản lý  phòng máy CSM lên trình bày các tính năng ưu việt của dịch vụ này Anh Vũ Xuân Bách - Trưởng bộ  phận Marketing của VinaGame tại miền Bắc, đại diện cho 123mua giới thiệu về  dịch vụ này tới đại diện các phòng máy tại Hải phòng: Sôi nổi nhất vẫn là phần giao lưu giữa Ban Tổ  Chức và các khách mời: Anh Bùi Minh Phương - GĐ CT Zion trao phần thưởng cho 2 đại lý tiêu biểu tại Hải Phòng, gồm Công ty Quốc Bảo và Công Ty Điện tử tin học Hải Phòng. Đây là những đại lý lớn của VinaGame tại khu vực Hải Phòng. Đại diện của nhà tài trợ - Công ty máy tính Vĩnh Trinh trao giải thưởng cho 10 phòng máy tiêu biểu tại thành phố Hải Phòng Phần rút thăm may mắn được mọi  đại biểu tham gia hội nghị  hưởng ứng tích cực. Ai sẽ  là chủ nhân của 10 phần quà  may mắn của nhà tài trợ? Cùng bốc thăm nào Và  đây là những đại biểu may mắn bốc thăm  được quà tặng của nhà  tài trợ: Tặng quà  cho khách mời. Kết thúc buổi hội nghị.        III. SAU HỘI NGHỊ Liên lạc sau hội nghị Nắm bắt những ý kiến, phản hồi sau buổi hội nghị. Đem băng hình đả ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia.