Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa

1Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa Hệ thống thông tin kế toán Học Phần GV. Nguyễn Quốc Trung Tổ chức bộ máy kế toán Chương 4 2 Sau khi kết thúc chương, SV có thể: − Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với DN − Nắm bắt cách thức xây dựng cơ cấu phòng kế toán − Bố trí nhân sự và phân công công tác cho phòng kế toán − Định hướng phân quyền truy cập trên phần mềm kế toán Mục tiêu chương 3 2• Mục đích và yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Các nhân tố chi phối đến tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa • Tổ chức đánh giá hệ thống Nội dung 4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hóa Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán Tổ chức sử dụng phần mềm Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho DN Tổ chức hệ thống báo cáo - cung cấp thông tin kế toán 5 2.3 Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho DN Tổ chức hệ thống báo cáo - cung cấp thông tin kế toán 6 32.3 Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán Yêu cầu Căn cứ tổ chức Phân quyền truy cập hệ thống Hình thức tổ chức và cơ cấu nhân sự 7 2.3.1 Yêu cầu của bộ máy kế toán Yêu cầu của bộ máy kế toán Quản lý và kiểm soát Nhân sự Tổ chức và phân công công tác 8 • Trình độ chuyên môn nghiệp vụ • Đạo đức nghề nghiệp 2.3.1.1 Nhân sự 9 4• Đảm bảo việc ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời • Đảm bảo công bằng trong khối lượng công việc cho mỗi nhân viên kế toán • Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo, báo cáo được thông suốt 2.3.1.2 Tổ chức và phân công công tác 10 • Cơ cấu tổ chức quản lý trong bộ phận kế toán • Yêu cầu kiểm soát 2.3.1.3 Quản lý và kiểm soát 11 2.3.2 Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán Cơ cấu tổ chức quản lý của DN Khối lượng công việc kế toán Đặc điểm và định hướng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của DN Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán 12 5• Quy mô của DN và các đơn vị trực thuộc • Cơ cấu các bộ phận phòng ban trong DN • Cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán 2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của DN 13 • Cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế toán 2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của DN BP Tín dụng Kiểm soát viên Giám đốc tài chính BP Tài vụ BP Kế toán BP Tài chính BP PT-TK Kế toán tại các đơn vị trực thuộc Bộ phận/ phần hành kế toán Bộ phận/ phần hành kế toán … 14 • Cung cấp đầy đủ thông tin kế toán theo yêu cầu • Theo dõi ghi chép các ĐTKT và ĐTQLCT • Xử lý hệ thống chứng từ kế toán • Khối lượng dữ liệu cần nhập liệu, xử lý, hạch toán trên hệ thống tài khoản khi phát sinh NVKT • Lập và gửi báo cáo kế toán theo quy định 2.3.2.2 Khối lượng công việc kế toán 15 6• Đặc điểm hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật của DN • Định hướng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý − Sử dụng phần mềm kế toán − Ứng dụng ERP 2.3.2.3 Đặc điểm và định hướng ứng dụng công nghệ thông tin 16 Câu hỏi 1: • Có những hình thức tổ chức bộ máy kế toán nào? Câu hỏi 2: • Tổ chức cơ cấu phòng kế toán như thế nào? 2.3.3 Hình thức tổ chức và cơ cấu nhân sự trong bộ máy kế toán 17 Câu hỏi 1: Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán: • Tập trung • Phân tán • Vừa tập trung vừa phân tán 2.3.3.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán 18 7Câu hỏi 2: • Có 2 hướng tiếp cận − Tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế toán − Tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ • DN có thể chọn 1 trong 2 hướng hoặc kết hợp cả hai cách
nhằm xây dựng các phần hành khoa học, hợp lý và hiệu quả 2.3.3.2 Tổ chức cơ cấu phòng kế toán 19 • Tiếp cận theo quá trình xử lý các ĐTKT − Các phần hành kế toán được phân chia và đặt tên theo đối tượng kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán TGNH Kế toán NPT Kế toán TSCĐ … 2.3.3.2 Tổ chức cơ cấu phòng kế toán 20 • Tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ − Các phần hành kế toán được xây dựng theo hoạt động kinh doanh hay theo chu trình nghiệp vụ Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Kế toán mua hàng Kế toán thanh toán … … 2.3.3.2 Tổ chức cơ cấu phòng kế toán 21 8Câu hỏi 3: • Như thế nào là khoa học, hợp lý và hiệu quả? Trình bày công việc cho từng phần hành ra sao? Câu hỏi 4: • Phân công công tác như thế nào? 2.3.3.3 Phân công công tác 22 Ví dụ: Tiến hành phân công công tác cho từng phần hành kế toán STT Họ tên nhân viên Công việc Ghi chú 1 Lê Mộng Mơ Kế toán trưởng 2 Vũ Bất Cẩn Kế toán tổng hợp/ Phó phòng kế toán Kế toán chi phí kinh doanh 3 Tôn Thất Đức Kế toán tiền 4 Trần Trọng Tiền Kế toán mua hàng Nhà cung cấp trong nước 5 Phan Phiêu Lưu Kế toán mua hàng Nhập khẩu … … … … 2.3.3.3 Phân công công tác 23 • Cơ sở phân quyền − 3 nhóm chức năng của phần mềm: khai báo ban đầu, nhập liệu, cung cấp thông tin − Quan điểm về kiểm soát hệ thống − Trình độ và phẩm chất của nhân viên kế toán − Đặc điểm môi trường CNTT của DN 2.3.4 Phân quyền truy cập hệ thống 24 9• Quy ước khi viết tắt đối với các quyền truy cập − Xem – Read
R − Thêm – Write
W − Sửa – Edit
E − Xóa – Delete
D − In – Print
P 2.3.4 Phân quyền truy cập hệ thống 25 • Trình bày 2.3.4 Phân quyền truy cập hệ thống Tên nhân viên Tên đăng nhập Chức năng khai báo ban đầu Chức năng nhập liệu Chức năng báo cáo Thông tin chung Danh mục Nhập số dư Nhập số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ kế toán Báo cáo quản trị … 26 27