Tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh

triệu bảy trăm nghìn đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 9 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 2.1>Thủ tục xuất kho 2.1.1> Đối với trường hợp xuất kho cho quá trình duy tu sửa chữa Thủ tục xuất kho được thể hiện Sơ đồ 07 Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Xuất kho Yêu cầu cấp Phiếu xuất kho phát vật tư Phòng kế toán Căn cứ vào yêu cầu cấp phát vật tư của Phòng kỹ thuật, Phòng kế hoạch vật tư của công ty phải có nhiệm vụ cấp phát đến các cung, cầu, đường theo yêu cầu của Phòng Kỹ thuật. Dựa vào định mức vật tư của từng cung, cầu, đường khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu xuất kho . Phiếu xuất kho được lập thành ba liên: Phòng kế hoạch vật tư lưu lại một liên, một liên giao cho thủ kho, một liên giao cho kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Phiếu xuất kho này chỉ được theo dõi về mặt số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã xuất còn cột đơn giá, thành tiền sẽ không được theo dõi vì công ty áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Vì thế, giá trị của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho sẽ không được ghi vào phiếu xuất kho mà chỉ đến cuối tháng thì giá trị NVL, công cụ dụng cụ xuất kho mới được tính và ghi vào thẻ kho và sổ chi tiết nguyên vật liệu. Tuy nhiên trong một số trường hợp do yêu cầu của quản lý đơn vị và dựa trên việc giá nhập thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của một số NVL, công cụ dụng cụ rất ổn định nên phiếu xuất kho lập có thể theo dõi cả về mặt giá trị bằng cách lấy giá xuất là giá thực tế nhập của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó. Phiếu xuất kho được lập ngay sau khi Phòng kỹ thuật có nhu cầu hay có các nghiệp vụ phát sinh về xuất nguyên vật liệu bán. Riêng đối với hoạt động xuất bán phòng kế hoạch vật tư còn phải lập Hoá đơn GTGT phản ánh nghiệp vụ xuất bán. Hoá đơn GTGT được lập thành ba liên môt liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư, một giao cho khách hàng sau khi đã tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán với kế toán tiền mặt, một liên giao cho kế toán nguyên vật liệu giữ. Phiếu yêu cầu cấp phát vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 á 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho vật liệu giữa thủ kho và kế toán vật tư. Ví dụ: Trong tháng 2 công ty thực hiện lĩnh vật tư cho sản xuất có phiếu lĩnh vật tư như sau. Biểu số 10: yêu cầu cấp phát vật tư Yêu cầu cấp phát vật tư Số 16 Ngày11 tháng 2 năm 2008 Tên đơn vị lĩnh vật tư : Cung đường Phú Xuyên Lý do lĩnh : Sửa chữa và duy tu Lĩnh tại kho : Vật tư STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Đinh xoắn TN1 Cái 2500 2500 2 Căn sắt Cái 2220 2220 …. …. …. … … Cộng (Viết bằng chữ:...............................) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi thủ trưởng đơn vị duyệt, Phòng KHVT viết phiếu xuất kho. Phiếu này có mẫu sau: Mẫu số:11- Đối với nguyên vật liệu Đơn vị:……….. Phiếu Xuất kho Mẫu số 02- VT Địa chỉ:……… Ngày 11 tháng 02 năm 2008 Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ) Số: 250 Ngày 20 tháng 03năm 2006 củaBTC Nợ TK : Có TK : Họ tên người nhận hàng: Cung đường Phú Xuyên – Địa chỉ(Bộ phận)……. Lý do xuất kho: Sửa chữa khẩn cấp đảm bảo an toàn Cầu Lê Km78+459 Xuất tại kho: Công ty của tài khoản 152 STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư(SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 1 Đinh xoắn TN1 Cái 2500 2500 17.361 43.402.500 2 Căn sắt Cái 2220 2220 16.640 36.940.800 3 Roong đen phẳng Cái 2300 2300 2.318 5.331.400 Cộng x x x x x 85.674.700 -Tổng số tiền (viết bằng chữ): Tám mươi năm triệu, sáu trăm bảy mươi tư nghìn ,bảy trăm đồng - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 11 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu số: 12- Đối với công cụ dụng cụ Đơn vị:……….. Phiếu Xuất kho Mẫu số 01- VT Địa chỉ:……… Ngày 11 tháng 02 năm 2008 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Số: 251 Ngày 20 tháng 03năm 2006 củaBTC Nợ TK : Có TK : Họ tên người nhận hàng: Cung đường Phú Xuyên– Địa chỉ(Bộ phận)……. Lý do xuất kho: Duy tu đường chính Quý I/2008 Xuất tại kho: Công ty của tài khoản 153 STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư(SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 1 Kích nâng đường Cái 15 15 4.250.000 63.750.000 2 Que hàn Kg 500 500 10.100 5.050.000 Cộng x x x x x 68.800.000 -Tổng số tiền (viết bằng chữ):Sáu mươi tám triệu tám trăm nghìn đồng - Số chứng từ gốc kèm theo Ngày 11 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Khi kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhận được phiếu xuất kho thì cũng tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ rồi tiến hành tính đơn giá xuất kho và tiến hành định khoản sau đó vào bảng kê khai ghi sổ: Mẫu số: 13- Đối với nguyên vật liệu Bảng kê ghi sổ Ngày11 tháng 02 năm 2008 Số: 0005 Trang: 1/1 Số hiệu N- T Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 151 8/3 Cung đường Đặng Xá xuất NVL sửa chữa khẩn cấp đảm bảo an toàn Cầu Lê Km78+459 62124 1521 85.674.700 152 8/3 Cầu Phủ Lý xuất NVL đại tu cầu Đọ Xá 62162 1521 452.830 ….. … ……………. …. ….. …… 159 8/3 Cung đường Nam Định xuất NVL duy tu đường chính 62121 1521 443.450 Tổng cộng 696.847.702 Kèm theo chứng từ gốc 01 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) Mẫu số: 14 – công cụ dụng cụ Bảng kê ghi sổ Ngày1 1 tháng 02 năm 2008 Số: 0006 Trang: 1/1 Số hiệu N- T Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 251 11/2 Cung đương Phú Xuyên Xuất CCDC sửa chữa thường xuyên định kỳ đường chính 62121 1531 68.800.000 252 11/2 Cung đường Đồng Văn Xuất CCDC sửa chữa khẩn cấp đường sắt năm 2008 Km45+350 621d4 1531 171.530 …. … … … … … Tổng cộng 809.047.703 Kèm theo chứng từ gốc 01 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) * Xuất kho bán phế liệu Việc bán phế liệu khi được Giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng KHVT cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên Một liên người mua giữ. Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng kế toán giữ. Hoá đơn ( GTGT) Mẫu số: 01 GTKT- 3 LL Liên 2: Giao khách hàng BP /2008B Ngày 14tháng 02 năm 2008 0035915 Đơn vị bán hàng: Công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh Địa chỉ: Phường Trường Thi – TP Nam Định Số TK:………….. Điện thoại: …………Mã số: 0100104891 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Đăng Minh Tên đơn vị : Công ty vật tư Thanh Hoá Địa chỉ: Số TK: Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2 x1 1 Ray P 43, L= 12.5 m Kg 38.700 1000 38.700.000 Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 3.870.000 Tổng cộng tiền thanh toán 42.570.000 Viết bằng chữ: Bốn mươI hai triệu năm trăm bảy mươI nghìn đông Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số: 15- Đối với phế liệu thu hồi Đơn vị:……….. Phiếu Xuất kho Mẫu số 01- VT Địa chỉ:……… Ngày 14 tháng 02 năm 2008 (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Số: 262 Ngày 20 tháng 03năm 2006 củaBTC Nợ TK : Có TK : Họ tên người nhận hàng: Công ty vật tư Thanh Hoá – Địa chỉ(Bộ phận)……. Lý do xuất : Xuất bán phế liệu Xuất tại kho: Công ty của tài khoản 152 STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư(SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 1 Ray P 43, L= 12.5 m Kg 38.700 38.700 1000 38.700.000 Cộng x x x x x 38.700.000 -Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi tám triệu bảy trăm ngàn đồng - Số chứng từ gốc kèm theo Ngày 11 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 3 > Phương pháp hạch toán chi tiết Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL, CCDC đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng thứ loại NVL, CCDC về số lượng, chất lượng và giá trị bằng việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL. CCDC để đáp ứng được yêu cầu này. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và Phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ. Để hạch toán chi tiết NVL, CCDC công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song . Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Sơ đồ: 08 Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết *> Tại kho: Để phản ánh tình hình nhập – xuất - tồn NVL, CCDC hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại nguyên vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho và thẻ này chỉ phản ánh mặt số lượng của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng lần nhập – xuất . Khi có các nghiệp vụ nhập, xuất NVL, CCDC, phát sinh thủ kho thực hịên việc nhập, xuất NVL, CCDC, và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trên một dòng của thẻ kho và cuối tháng thủ kho mới tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Thẻ kho có mẫu như sau: Mẫu số: 16- Đối với nguyên vật liệu Đơn vị …….. thẻ kho Mẫu số 06-VT Tên kho:…… QĐ số: 15-2006TC/CĐKT Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Ngày lập thẻ: 11/02/2008 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Đinh xoắn DB1 Đơn vị tính: Cái Mã số: 1521-118 Thứ tự Chứng từ Trích yếu Ngày X-N Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Dư đầu kỳ 300 1 190 01/2 Ông Trợ (mua VT NK) 2500 2 151 06/2 Xuất cho CĐ Phú Xuyên 2500 Quý I 2500 2500 300 Mẫu số: 17 – đối với công cụ dụng cụ Đơn vị …….. thẻ kho Mẫu số 06-VT Tên kho:…… QĐ số: 15-2006TC/CĐKT Ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính Ngày lập thẻ: 11/02/2008 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Kích nâng đường Đơn vị tính: Cái Mã số: 1531-118 Thứ tự Chứng từ Trích yếu Ngày X-N Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Dư đầu kỳ 5 1 190 01/2 Ông Trợ(mua VT nhập kho) 15 2 158 12/2 Xuất cho CĐ Phú Xuyên 15 .. ….. …. ….. … … …. … …. Quý I 45 45 5 *>Tại bộ phận kế toán NVL: Khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến thì phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ để ghi số lượng và tính thành tiền NVL, nhập, xuất vào “ thẻ kế toán chi tiết vật liệu ” cuối tháng ( cuối kỳ), kế toán tiến hành đối chiếu trên “ thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu ” với “ thẻ kho ” lấy số liệu từ sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu mẫu số( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu: Mẫu số: 18 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên vật tư: Đinh xoắn DB1 Mã số:1521 Đơn vị tính: cái Kho: Công ty STT Chứng từ Trích yếu TK Đ Ư Đơn giá (Đồng) Nhập Xuất Tồn SH NT Lượg Tiền Lượng Tiền Lượg Tiền A B C D E F 1 2 3 4 5 6 Dư 300 5.700.000 1 190 1/2 Ông Trợ 18.698 2500 46.745.000 2800 52.445.000 2 151 6/3 Phú Xuyên 19.194 2500 47.985.000 300 4.460.000 QuýI/2008 2500 2500 300 4.460.000 Mẫu số: 19 Sổ chi tiết công cụ dụng cụ Tên vật tư: Kích nâng đường Mã số:1531-155 Đơn vị tính: Cái Kho: Công ty STT Chứng từ Trích yếu TK ĐƯ Đơn giá (Đồng) Nhập Xuất Tồn SH NT Lượg Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền A B C D E F 1 2 3 4 5 6 Dư 2.000.000 5 10.000.000 1 190 1/2 Ông Trợ(mua VT nhập kho) 5.000.000 15 75.000.000 5.000.000 75.000.000 2 158 12/2 Xuất cho CĐ Phú Xuyên 4. 250.000 15 63.750.000 0 0 .. ….. …. ….. … … …. …. … … … …. 4 200 27/2 Ông Nghĩa 5000.000 5 25.000.000 5 25.000.000 Quý I/2008 45 225.000.000 45 200.000.000 5 25.000.000 III>Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Cùng với việc hạch toán chi tiết NVL, CCDC hàng ngày, kế toán cũng đồng thời phải theo dõi tổng hợp NVL, CCDC. Nếu chỉ kế toán chi tiết NVL, CCDC không thôi thì mới dừng ở chỗ ghi chép, theo dõi tình hình tăng giảm NVL, CCDC chứ chưa sử lý, tổng hợp để tạo ra sản phẩm cuối cùng của kế toán là báo cáo tài chính. Có thể nói khâu kế toán tổng hợp NVL, CCDC là một khâu cực kỳ quan trọng không thể thiếu được . Để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên NVL, CCDC được quản lý và theo dõi thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, trên sổ kế toán. 3.1 Tài khoản kế toán sử dụng. Trong kế toán vật liệu ở công ty đã sử dụng những tài khoản sau: 152- Nguyên vật liệu Trong đó: 1521: Nguyên vật liệu sửa chữa . 1524 : Phụ tùng thay thế 1525: Nhiên liệu 1526: Vật liệu khác 1527: Phế liệu thu hồi. 153: công cụ dụng cụ Nghiệp vụ nhập vật tư liên quan đến các tài khoản sau: 111: Tiền mặt. 112: Tiền gửi ngân hàng. 141: Tiền tạm ứng 331: Phải trả cho người bán. Nghiệp vụ xuất vật tư liên quan đến các tài khoản sau: 621: Chi phí NVL chính trực tiếp. 627: Chi phí sản xuất chung... 3.2) Hạch toán tổng hợp tăng NVL, CCDC Khi có nhu cầu thu mua NVL, CCDC tuỳ theo tình hình thực tế và mức độ quan hệ với khách hàng mà có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền tạm ứng hay mua chịu. ở công ty không có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về trong tháng và ngược lại vì vậy kế toán ghi sổ đơn giản hơn do chỉ có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về trong tháng Trong mọi trường hợp khi nhập kho NVL, CCDC công ty đều thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập các chứng từ theo đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ nhập hoá đơn của bên bán và các chứng từ liên quan khác kế toán phản ánh vào sổ chi tiết cuối tháng tiến hành tổng hợp số liệu định khoản và vào máy vào Nhật ký chung vào sổ cái Dưới đây là một vài trường hợp cụ thể: 3.1.1.1) Trường hợp NVL, CCDC mua ngoài về nhập kho công ty trả bằng tiền mặt Trường hợp này sảy ra khi người mua NVL, CCDC tự ứng trước tiền (thường đối với các NVL, CCDC có giá trị thấp ) trường hợp này ít khi sảy ra. Sau khi nhập kho NVL, CCDC có đầy đủ chứng từ quy định thì nhân viên tiếp liệu mang hoá đơn và phiếu nhập kho lên phòng kế toán để làm căn cứ tính tiền, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi để trả cho người mua NVL, CCDC. Đến cuối tháng trên cơ sở các phiếu chi kế toán tiền mặt sẽ lập báo cáo quỹ để làm căn cứ ghi nhật ký chung Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 171 ngày 6/2/2008 mua tà vẹt bê tông K3A về nhập kho công ty đã trả bằng tiền mặt là: 52.260.032 đ thuế GTGT là 10% 111 152 47.509.120 133 4.750.912 Ví dụ : Căn cứ vào phiếu nhập kho số 172 ngày 6/2/2008 mua cà lê, mỏ lết về nhập kho, công ty trả bằng tiền mặt là 4.200.000đ thuế GTGT được khấu trừ là 10% 111 153 4.200.000 133 420.000 Quy trình hạch toán nghiệp vụ này được biểu diễn như sau: Sơ đồ 09 Báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc Bảng kê ghi sổ Nhật ký chung Sổ cái các TK152,133 Ghi chú: Ghi cuối tháng 3.1.1.2) Đối với NVL mua ngoài nhập kho công ty trả bằng tiền gửi ngân hàng Khi NVL về nhập kho Công ty căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu báo giá của người bán, giấy đề nghị tạm ứng ….kế toán ngân hàng viết giấy uỷ nhiệm chi để ngân hàng nơi công ty mở tài khoản trích tiền chi trả Khi nhân đựơc giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi sổ NKC và sổ cái các TK Ví dụ: Công ty tiến hành mua dầu Dienzen về nhập kho với giá 1.252.718 đ thuế GTGT 10% Công ty đã thanh toán bằng TGNH Kế toán định khoản: 112 152 1.252.718 133 125.272 Ví Dụ : Công ty tiến hành mua cuốc chèn đường về nhập kho công ty trả bằng TGNH với tổng số tiền thanh toán là 5.016.000 với thuế GTGT là 10% 112 152 4.560.000 133 456.000 Trên cơ sở giấy uỷ nhiệm chi ngân hàng tiến hành trả tiền người bán khi công ty nhận được giấy báo nợ của ngân hàng thì sẽ tập hợp lại đến cuối tháng cùng các chứng từ gốc kế toán tiến hành vào nhật ký chung, sổ cái các TK Quy trình hạch toán được biểu diễn như sau: Bảng kê ghi sổ Nhật ký chung Sơ đồ10 Chứng từ giấy báo nợ, uỷ nhiệm chi, phiếu báo giá Sổ cái các TK 152, 153, TK133 Ghi chú: Ghi cuối tháng 3.1.1.4) kế toán mua NVL, CCDCchưa trả tiền người bán Trường hợp mua hàng chưa trả tiền người bán là nghiệp vụ sảy ra thường xuyên chủ yếu ở Công ty do đó kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán qua TK 331 bằng việc lập sổ chi tiết, tránh tình trạng nhầm lẫn, thanh toán nhầm giữa các chủ hàng, kế toán có thể kiểm tra giám sát các khoản đã trả, theo dõi các khoản phải trả cho người bán tránh tình trạng chiếm dụng vốn, kiểm soát được nợ phải trả từ đó có biện pháp cân đối tài chính. Kế toán công nợ mở sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết này được mở hàng quý và dùng để theo dõi công nợ với từng đối tượng mà công ty có quan hệ mua bán., bao gồm cả số phát sinh Nợ và số phát sinh Có. Sổ chi tiết 331 được đóng thành một quyển, tất cả các đơn vị bán được theo dõi trên cùng một sổ, mỗi đơn vị được ghi trên một số trang sổ nhất định và mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng và ghi theo thứ tự thời gian phát sinh theo bút toán: Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 161/2 ngày 03/2 và hoá đơn kèm theo, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán 331 152 57.327.000 133 5.732.700 Sổ chi tiết thanh toán với người bán có mẫu sau: Mẫu số:20 Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Khách hàng: chi nhánh công ty CP XNK vật tư thiết bị đường sắt – trung tâm thương mại DVDL khách sạn Thanh Hoá Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1. SDĐK 2.SPS trong kỳ 1/2 160 1/2 Mua đinh xoắn DB1 152 133 44.519.048 2.225.952 1/2 160 1/2 Mua căn săt S14+S20 152 133 34.410.095 1.720.504 …. …. … ….. …. …. … …. … … 2/2 167 2/2 Mua tà vẹt về nhập kho 152 133 57.327.000 5.732.700 29/2 UNC 29/2 Phải trả tiền mua NVl băng TGNH 112 528.155.320 283 …. … .. …. … … …. …. … … 3. Dư cuối kỳ Khi khoản nợ của công ty được thanh toán, kế toán căn cứ vào các phiếu chi, UNC...để phản ánh tình hình thanh toán với người bán vào sổ chi tiết và hạch toán trên tài khoản 331 đối ứng với các TK 111,112,311... Cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ chi tiết tài khoản 331 theo từng người bán, số liệu ở sổ chi tiết TK331 là cơ sở để ghi vào sổ nhật ký chung tháng 2/2008. Số dư cuối tháng (ở sổ chi tiết) bằng số dư đầu tháng cộng với số phải thanh toán trừ đi số đã thanh toán. Quy trình hạch toán NVL, CCDC này có thể biểu diễn như sau: Sơ đồ: 11 Phiếu nhập Bảng kê ghi sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 1527 3.1.1.5> Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ do thu hồi phế liệu Khi phát sinh phế liệu trong sản xuất sẽ lưu lại tại đơn vị cuối tháng chuyển vào kho làm thủ tục nhập đầy đủ, nhận phiếu nhập chuyển chứng từ nhập lên phòng kế toán ….kế toán NVL căn cứ vào chứng từ, vào nhật ký chung, vào sổ cái Tk 152.153 Sơ đồ 12: Phiếu nhập Bảng kê ghi sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Song để tiện theo dõi và quản lý nguyên vật liệu thì kế toán sử dụng cả bảng kê nhập – xuất- tồn: Mẫu số: 21 Đơn vị : Công ty QLĐS Hà Ninh Bộ phận: Phòng kế toán Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Tài khoản :1521 Quý I/2008 Tên vật tư Danh điểm vật tư ĐVT ĐM dự chữ Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ Tối thiểu Tối đa Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền đinh xoắn 1521.155 Cái 300 5.700.000 2.500 46.745.000 2500 47.985.000 300 4.460.000 Căn sắt 1521.077 Cái 20 304.000 2200 36.130.600 2220 36.940.800 0 x Roong đen phẳng 1521.094 Cái 30 69.000 2500 5.652.500 2300 5.331.400 230 390.100 ….. ….. ….. ….. ….. …… …… …… ……… ….. …… ….. …… Cộng ……… ….. ….. …. …. ……….. ….. …… .... …… ….. ….. Mẫu số 22 Đơn vị : Công ty QLĐS Hà Ninh Bộ phận: Phòng kế toán Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Tài khoản :1531 Quý I/2008 Tên vật tư Danh điểm vật tư ĐVT ĐM dự chữ Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ Tối thiểu Tối đa Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền Số lg Thành tiền Kích nâng đường 1531 Cái 5 2.000.000 15 75.000.000 15 63.750.000 5 13.250.000 Que hàn 1531 Cái 0 0 500 5.050.000 500 5.050.000 0 x ….. ….. ….. ….. ….. …… …… …… ……… ….. …… ….. …… Cộng ……… ….. ….. …. …. ……….. ….. …… .... …… ….. ….. 3.2> Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC Quản lý vật liệu, CCDC không những phải làm tốt công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản vật liệu mà còn phải quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ. Yêu cầu đặt ra cho người quản lý là phải biết được vật liệu, công cụ dụng cụ xuất lúc nào , bao nhiêu và dùng cho bộ phận nào. Là một yếu tố chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm, do vậy, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ xác định, theo dõi và phản ánh khối lượng, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Tổ chức khâu hạch toán xuất dùng vật liệu, công cụ dụng cụ là tiền đề quan trọng để hạch toán và tập hợp chi phí một cách đầy đủ, đúng đắn, kịp thời. Từ đó, tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm chính xác, thuận lợi. Tại công ty, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất ngoài ra còn có thể nhượng bán Các nghiệp vụ xuất kho phải được lập chứng từ đầy đủ đúng quy định. Trên cơ sở các chứng từ xuất, kế toán tiến hành phân loại theo các đối tượng sử dụng và tính giá thực tế xuất kho. Tài khoản kế toán sử dụng: 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản này chi tiết cho từng thứ hạng loại nguyên vật liệu cụ thể: Ví dụ Xuất Roong đen vênh F 16 là 230 cái để đại tu cầu Đọ Xá với đơn giá là 231,043đ/ cái 152 621.61 533.140 Hoặc : xuất đá dăm để đại tu đường chính là 5 chuyến với đơn giá là 2.800.000 đ / chuyến 152 621.21 14.000.000 Ngoài ra kế toán sử dụng tài khoản 627- chi phí sản xuất chung Xuất 150 bộ quần áo bảo hộ lao động cho Công Đoàn Đồng Văn với đơn giá là 250.000đ/ bộ 152 627 6.250.000 Căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất do thủ kho chuyển lên kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào sổ chi tiết, công cụ dụng cụ . Trong sổ này ghi cả số lượng và giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho từng đối tượng. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty được phân bổ một lần trực tiếp vào chi phí sản xuất. Do đặc thù của ngành tại xí nghiệp tiến hành tổ chức sản xuất theo từng đơn vị, các cung cầu, cung đường …. Quá trình sản xuất được thực hiện tại các cung cho từng công trình, hạng mục công trình các chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến đối tượng nào thì sẽ được tập hợp trực tiếp cho đối tượng đó Công ty có 16 cung đường, 2 cung cầu, 4 cung gác chắn đường ngang, một sưởng bổ trợ vì thế có thể nói đối tượng tập hợp chi phí ở công ty là từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, phương pháp tập hợp chi phí theo phương pháp trực tiếp . Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những yếu tố chi phí cấu thành nên giá thành công trình. Chính vì vậy việc xác định đúng chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình chính xác của giá thành công trình. Trên cơ sở các chứng từ xuất sẽ tập hợp lại phân loại vào bảng kê và NKC và sổ cái TK, 152 ,TK153 và sổ cái TK liên quan Sơ đồ hạch toán tổng hợp xuất NVL tại công ty Nhật ký chung Mẫu số: 13 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng kê Chứng từ xuất Sổ cái TK 152 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng * Trường hợp Công ty xuất vật tư do nhượng bán thanh lý. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thanh lý, khi muốn xử lý Công ty phải tổ chức hội đồng đánh giá chất lượng sau đó viết văn bản đề nghị gửi lên Tổng Công ty, sau khi có quyết định chấp nhận cho bán Công ty phải tổ chức đấu giá chọn khách hàng (giá khởi điểm đã được Tổng quy định). ví dụ : Xuất lập lách P50- 43 do thanh lý nhượng bán số lượng là 12 đôi với giá trị thu hồi ước tính là 650.000 đ/ đôi các chi phí vận chuyển trong quá trình thanh lý nhượng bán là 850.000 công ty đã trả bằng tiền mặt. Khách hàng đồng ý thanh toán số tiền này bằng tiền gửi ngân hàng với đơn giá là 600.000 đ/ đôi. thuế GTGT phải nộp là 10% Để tránh mất mát, thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, kế toán vật tư phế liệu nhập kho và hạch toán thêm nghiệp vụ nhập kho phế liệu theo bút toán: 152 338th 7.800.000 Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ hàng hoá. Phản ánh giá vốn của phế liệu xuất bán: 632 152 7.800.000 Phản ánh doanh thu bán phế liệu: 111 112 850.000 711 6.286.500 3331 628.650 Mẫu số: 23 TCT đường sắt Việt Nam Công ty QLĐS Hà Ninh nhật ký chung Tháng 2 năm 2008 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có 15 160 1/2 Ông Trợ – KHVT – CTXL –CK cầu đường mua đinh xoắn + căn sắt + căn mối + roong đen nhập kho 152 95.755.000 15 160 1/2 Thuế GTGT 5 % 1331 4.787.750 15 161 3/2 Ông Nghĩa – KHVT mua nguyên vật liệu về nhập kho 152.6 57.327.000 15 161 3/2 Thuế GTGT 10% 1331 5.732.700 ….. ….. .. ………. ….. …… ……. ….. CTGS 0002 Cộng TK đối ứng 331.25 540.405.320 17 170 6/2 Ông Trợ – KHVT- mua kích nâng đường và que hàn về nhập kho 153 80.050.000 17 170 6/2 Thuế GTGT 10% 1331 8.005.000 17 171 6/2 Ông Trợ – KHVT-Mua tà vẹt bê tông K3A 152.7 47.509.120 17 171 6/2 Thuế GTGT 10% 1331 4.750.912 17 172 6/2 Ông Nghĩa mua cà lê mỏ lết 153 4.200.000 17 172 6/2 Thuế GTGT 10% 1331 420.000 ...... …… …… ……. ….. ….. ….. ….. CTGS 0003 Cộng Tk đối ứng 1111 80.425.000 19 180 8/2 Ông Trợ mua dầu Dienzen về nhập kho 152.5 1.252.718 19 180 8/2 Thuế GTGT 10% 1331 125.272 19 181 8/2 Ông Trợ mua cuốc chèn đường về nhập kho 153 4.560.000 19 181 8/2 Thuế GTGT 10% 1331 456.000 ….. ….. ….. …….. ….. ….. … ….. CTGS 0004 Cộng TK đối ứng 1121 7.650.000 08 149 9/2 Nhập lập lách P50-43 do thu hồi phế liệu 338th 7.800.000 08 150 9/2 ông Nghĩa – KHVT –CĐ Bình Lục nhập vật tư thu hồi SCTXKC/2008 3388th 38.700.000 08 151 9/2 Ông Nghĩa- KHVT- CĐ Đặng Xá nhập vật tư thay ray K3A 3388th 5800.000 …. ….. …. ….. …. ….. …. ….. CTGS 0001 Cộng tài khoản đối ứng 152.7 79.500.000 ….. ….. …. ….. ….. …. …. …. Tổng cộng 10.115.672.500 10.115.672.500 Mẫu số: 24 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có 20 PC47 10/2 Trả tiền mua nguyên vật liệu ở kỳ trước bằng TGNH 331.1 528.155.320 …. …. …. …… …. ….. ….. …. CTGS 0005 Cộng Tk đối ứng 1121 528.155.320 22 250 11/2 CĐ Đặng Xá xuất VL SC KC đảm bảo an toàn cầu Lê km78+495 1521 90.257.200 CTGS 0006 Cộng Tk đối ứng 621.28 90.257.200 22 251 11/2 CĐ Phú Xuyên xuất CCDC sửa chữa đường chính.. 153 68.800.000 CTGS 0007 Cộng Tk đối ứng 621.23 68.800.000 22 252 11/2 Cung đường Đồng Văn Xuất CCDC sửa chữa khẩn cấp đường sắt năm 2008 Km45+350 153 171.530 CTGS 0008 Cộng Tk đối ứng 621.d4 171.530 22 253 11/2 Xuất roong đen F 16 để đại tu cầu Đọ Xá 1521 533.140 CTGS 0009 Cộng Tk đối ứng 621.62 533.140 23 254 11/2 Xuất đá dăm để duy tu đường chính Quý I /2008 621.21 1521 14.000.000 … …. ….. ….. …… ….. …… …… CTGS 00010 Cộng tài khoản đối ứng 621.21 21.000.000 23 260 12/2 Xuất quần áo bảo hộ lao động cho Công Đoàn Đồng Văn 152.6 6.250.000 CTGS 00011 Cộng Tk đối ứng 627.55 6.250.000 24 261 12/2 Xuất bán lập lách 152 7.800.000 CTGS 00012 Cộng Tk đối ứng 632 7800.000 24 200 13/2 Nhận được giấy báo nợ của ngân hàng về khoản tiền khách hàng trả do thanh lý vật liệu 511 6.286.500 24 200 13/2 Thuế GTGT 3331 628.650 24 200 13/2 Chi phí liên quan đến thanh lý 1111 850.000 CTGS 0013 Cộng tài khoản đối ứng 1121 7.200.000 …. ….. ….. …. ….. ….. …… Cộng dồn 10.115.672.500 10.115.672.500 Mẫu số: 25 Tổng công ty ĐSVN Sổ cái Công ty QLĐS Hà Ninh Tháng 2 năm 2008 Số hiệu: 152 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số đầu năm 1.035.446.692 8 PN149 9/2 Nhập lập lách P50-43 do thu hồi phế liệu ĐK0001 3388th 7.800.000 8 PN150 9/2 Ông Nghĩa- KHVT –CĐ Bình Lục nhập vật tư thu hồi SCTXKC ĐK0001 3388th 38.700.000 8 PN151 9/2 Ông Nghĩa – KHVT – CĐ Đặng Xá nhập vật tư thu hồi thay day K3A ĐK0001 3388th 5.800.000 15 PN160 1/2 Ông Trợ – KHVT- CT XL-CK cầu đường mua đinh xoăn+ căn sắt+ căn mối+roong đen nhậpkho Thuế GTGT 5% ĐK0002 331.25 1331 100.542.750 4.787.750 15 PN161 3/2 Ông Nghĩa- KHVT- CTCPVTĐS Sài Gòn mua NVL nhập kho Thuế GTGT 10% ĐK0002 331.25 1331 63.059.700 5.732.700 17 171 6/2 Ông Trợ KHVTmua tà vẹt bê tông K 3A về nhập kho Thuế GTGT 10% ĐK0003 1111 1331 52.260.032 4.750.912 19 180 8/2 Ông Nghĩa- KHVT- công ty xăng dầu Diezen nhập kho thuế GTGT 10% ĐK0004 112.1 1331 1.377.990 125.272 22 250 11/2 CĐ Đặng Xá Xuất VLSCKC đảm bảo an toàn cầu Lê Km78+495 ĐK0006 621.28 90.257.200 22 253 11/2 Xuất roong đen F 16để đại tu câu Đọ Xá ĐK0009 621.62 533.140 23 254 11/2 Xuất đá dăm để duy tu đường chính Quý I/2008 ĐK00010 621.21 14.000.000 23 260 12/2 Xuất quần áo bảo hộ lao động cho công đoàn Đồng Văn ĐK00011 627.55 6.250.000 24 261 12/2 Xuất bán lập lách ĐK00012 632 7800.000 … … … … … … … Cộng luỹ kế kỳ này 1.326.944.738 1.926.649.557 Cộng luỹ kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ này 438.741.873 Mẫu số: 26 Tổng công ty ĐSVN Sổ cái Công ty QLĐS Hà Ninh Tháng 2 năm 2008 Số hiệu: 153 Ngày vào sổ Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số đầu năm 845.766.485 17 170 6/2 Ông Trợ – KHVT – mua kích nâng đường và que hàn về nhập kho công ty ĐK0003 1111 1331 88.055.000 8.005.000 17 172 6/2 Ông Nghĩa – KHVT- công ty vật tư đường sắt Sai Gòn – mua cà lê mỏ lết về nhập kho ĐK 0003 1111 1331 4.620.000 19 181 8/2 Ông Trợ – KHVT – CT CP vật tư đường sắt Thanh Hoá - mua quốc chèn đường về nhập kho ĐK 0004 1121 1331 4.560.000 456.000 22 251 11/2 CĐ Phú Xuyên xuất công cụ dụng cụ để sửa chữa đường chính ĐK0007 621.23 68.800.000 22 252 11/2 Cung đường Đồng Văn xuất công cụ dụng cụ sửa chữa khẩn cấp đường sắt năm 2008 Km 45+350 ĐK0008 621đ4 171.530 … … … … … … … Cộng luỹ kế kỳ này 1.113.265.520 1.453.205.500 Cộng luỹ kế từ đầu năm Số dư cuối kỳ này 505.817.505 Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty quản lý đường sắt Hà Ninh I>Nhận xét chung về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu hoạt động của các công ty đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục tiêu này, mỗi công ty đều có cách thức và hướng đi khác nhau. Song một trong những biện pháp cơ bản được nhiều công ty quan tâm thực hiện là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất. Bên cạnh đó là việc áp dụng những biện pháp quản lý mới vào trong quá trình sản xuất cũng như điều hành công ty cũng được coi trọng. Trong công ty QLĐS Hà Ninh nguyên vật liệu, công cụ dụng là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành các công trình, việc tăng cường quản lý và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những biện pháp quan trọng để hạ giá thành công trình. Tại công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh, đây cũng là một vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo trong công ty hết sức quan tâm . Qua thời gian thực tập tại công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh Vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà em có thể nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty có những điểm nổi bật sau: Phòng kế toán của công ty được bố chí phân công công việc cụ thể rõ ràng, với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và trung thực trong công tác, đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý của công ty. Đã phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất của công ty một cách đầy đủ xác thực và kịp thời. Đã thu thập, phân loại xử lý tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động sản xuất của công ty nhằm xác định, cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng với các thông tin khác nhau. Trong Quá trình xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phải thông qua việc xét duyệt các yêu cầu NVL, CCDC tại phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch ,... bộ phận thống kê tổng kho mới được phép phiếu xuất kho các NVL, CCDC. Như vậy có thể thấy công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty có sự liên kết chặt chẽ với các phòng ban chức năng có liên quan, tạo thuận lợi cho việc quản lý, theo dõi sự biến động của từng thứ NVL, CCDC và do đó công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh trở nên sát thực hơn trong việc kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp thông tin chính xác về tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL- CCDC. Việc áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết kế toán NVL, CCDC là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu và phát huy hiệu quả tại công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh. Phương pháp thẻ song song đơn giản dễ đối chiếu, kiểm tra giúp cho công tác kế toán NVL, CCDC trở nên đơn giản thuận tiện hơn. Đã tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính kịp thời, chính xác theo đúng quy định về công tác tài chính hiện hành Đã phân tích các thông tin kinh tế và đề xuất được các biện pháp cho lãnh đạo xí nghiệp để có đường lối phát triển đúng đắn và đạt hiệu quả cao nhất trong công tác lãnh đạo quản lý công ty. Trong những năm gần đây, để đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế thị trường công ty đã tích cực đầu tư cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị làm việc ….nguyên giá các loại tài sản đã lên tới hàng chục tỷ đồng như: Nhà làm việc, nhà xưởng, nhà kho, dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải….trong đó việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý đã giúp ích rất nhiều, đặc biệt là trong công tác kế toán. Phòng Tài chính kế toán đã được trang bị ba bộ máy vi tính và hai máy in toàn bộ chứng từ kế toán được cập nhật hàng ngày trên máy vi tính, do vậy việc tập hợp chi phí sản xuất cũng như việc ghi chép số liệu kế toán được kịp thời, chính xác đã góp phần tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ công tác kế toán có điều kiện hoàn thành tốt và ngày càng nâng cao hiệu quả công tác. Công tác kế toán được thực hiện trên các chương trình Microsoft, Word, Excel, Foxpro, kế toán máy…các loại sổ sách chứng từ như: bảng thanh toán lương, bảng cân đối kế toán, bảng kê ghi sổ, sổ cái các TK …được thực hiện dễ dàng nhanh chóng. Do vậy công tác kế toán cung cấp tài liệu cho ban giám đốc rất kịp thời, chính xác và thẩm mỹ hơn ghi chép bằng tay. Trong thời gian tới, công ty tiếp tục đầu tư trang bị thêm máy vi tính và động viên các cán bộ công nhân viên làm công tác kế toán tự học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ tin học để phục vụ thiết thực cho công tác quản lý của công ty cũng như công tác kế toán được tốt hơn. Tuy nhiên giống như bất kỳ một một doanh nghiệp nào, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại nhưng hạn chế nhất định mà cần có thời gian và biện pháp khắc phục để công tác kế toán dần hoàn thiện và tiếp tục được hoàn thiện hơn. Thứ nhất: Về công tác chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tại doanh nghiệp do đặc điểm của ngành cũng như đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty và tình hình thực tế , hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng phương pháp thẻ song song là hoàn toàn phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện. Khi đối chiếu kiểm tra giữa kho và phong kế toán, kế toán nguyên vật liệu đã ký nhận vào thẻ kho, trong quá trình giao nhận chứng từ giao nhận chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu kế toán chưa sử dụng phiếu giao nhận chứng từ. Thứ hai : Quan hệ nghiên cứu hạch toán chi tiết thấy việc ghi chép ở thẻ kho, sổ chi tiết, và tập lưu các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn chưa theo hệ thống ngày, tháng do đó phần nào ảnh hưởng đến việc tìm kiếm và đối chiếu giữa các chứng từ . Thứ ba : Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức nhật ký chung nhưng không mở các sổ Nhật ký đặc biệt, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều vào sổ Nhật ký chung, trong khi đó lượng nghiệp vụ phát sinh tại công ty là rất lớn. Công ty nên mở sổ nhật ký mua hàng vì sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. Cuối kỳ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Thứ tư: Trong thực tế, sau khi hoàn thành các thủ tục nhập- xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chuyển phiếu nhập - xuất kho nên phòng kế toán thường được thực hiện vào cuối tháng. Theo em để quản lý chặt chẽ hơn tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty , để nắm bắt được tình hình xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đảm bảo yêu cầu số lượng, chất lượng của vật liệu kế toán phải thường xuyên xuống kho kiểm tra, đối chiếu ghi sổ. Để việc ghi sổ rõ ràng theo dõi được chi tiết các loại vật liệu theo em nên: Lập sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ. Thứ năm : Về sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tổng hợp số liệu, sổ chi tiết TK 331 có thể được mở như sau: Đối vơi những đơn vị có quan hệ mua bán không thường xuyên, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều có thể theo dõi chung trên một quyển. Mỗi đơn vị được theo dõi trên một số trang sổ nhất định. Đối với những đơn vị mà Công ty có quan hệ mua bán thường xuyên, số lượng lớn có thì nên theo dõi trên một quyển sổ riêng cho công ty đó. Thứ sáu : Đối với công cụ dụng cụ: Máy đầm, máy khoan v.v… do thời gian sử dụng lâu và giá trị lớn do vậy công ty cần phân bổ vào TK 242. TK153 TK 242 TK627 16.000.000 32.000.000 32.000.000 16.000.000 Thứ bảy: Do máy móc công nghệ ngày càng hiện đại cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế thị trường đòi hỏi các cán bộ công nhân viên làm việc tiếp cận với máy móc có trình độ kế toán máy để có thể tận dụng tối đa tác dụng của máy vi tình trong công tác kế toán Thứ tám : Việc quản lý vật tư hiện nay ở công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh là tương đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ tuy nhiên qua thực tế ở các đội, các cung cầu ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật tư. Các loại vật tư được chuyển thẳng tới chân công trình như: đá, tà vẹt… để thuận tiện cho việc xuất dùng sử dụng. Chỗ để vật liệu thường xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật tư này thường không được cân đong, đo đếm kỹ lưỡng, nên dẫn đến thất thoát một lượng vật tư tương đối lớn. Mặt khác các loại vật tư được tiếp xúc trực tiếp với điều kiện thời tiết khắc nghiệt nên rất dễ dẫn đến tình trạng giảm chất lượng của vật tư . II> Một số kiến nghị nhằm tạo điều kiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty QLĐS Hà Ninh Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là một công cụ quan trọng để quản lý vốn tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất của bản thân các doanh nghiệp. đồng thời là nguồn thông tin số liệu tin cậy để nhà nước điều hành vi mô nền kinh tế, kiểm tra kiểm soát các hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Chính vì vậy, đổi mới và hoàn thiện không ngừng công tác kế toán. Thích ứng với yêu cầu quản lý kinh tế trong cơ chế mới là một vấn đề thực sự cần thiết hiện nay. Qua quá trình tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Quản lý Đường sắt Hà Ninh, tôi muốn đưa ra một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh: Thứ nhất: Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi chuyển giao chứng từ lên cho phòng kế toán nên kèm theo giấy giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, phiếu giao nhận chứng từ sẽ giúp nhân viên kế toán quản lý tốt hơn các chứng từ tránh tình trạng nhầm lẫn, thất lạc chứng từ khi giao nhận chứng từ. Mặt khác nó còn giúp cho kiểm tra đối chiêu chứng từ diễn ra nhanh nhẹn và chính xác hơn. Phiếu giao nhận chứng từ theo mẫu sau Mẫu số 27 Phiếu giao nhận chứng từ nhập Từ số 01/2 đến số 10/2 Nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.01.01 ........ 1521.01.03 ........ 01 .......... 01 ......... 03 .......... 08 ......... 57.365.000 ......... 672.000 ......... Ngày......tháng.......năm Chữ ký thủ kho Chữ ký kế toán Mẫu số 28 Phiếu giao nhận chứng từ xuất Từ số 01/2 đến số 12/2 Nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền 1521.02.01 01 10 1.119.000 Chữ ký thủ kho Ngày......tháng.......năm Chữ ký kế toán Thứ hai: Quá trình cập nhật các chứng từ đôi khi chưa kịp thời, nên các bộ phận có liên quan đến chứng từ kế toán, hạch toán cần quan tâm hơn khi cập nhật để có sự thống nhất giữa các chứng từ để công việc tìm kiếm đối chiếu được diễn ra dễ dàng Thứ ba: Công ty nên mở sổ nhật ký chi tiết từng mặt hàng mua vì sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau.Mục đích cuối kỳ, kế toán căn cứ sổ nhật ký chi tiết từng mặt hàng đối chiếu sổ cái tài khoản TK 152, sổ Nhật ký chung tránh tình trạng nhầm lẫn, bỏ sót nghiệp vụ kinh tế trong qúa trình vào sổ Nhật ký chung, phiếu nhập kho. Nhật ký mua hàng có mẫu sau: Mẫu số: 29 nhật ký mua hàng Năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Phải trả người bán SH NT Hàng hóa Nguyên vật liệu Tài khoản khác SH ST Sổ trang trước chuyển sang Cộng chuyển trang sau Ngày……tháng…..năm…… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Thứ tư: Lập sổ danh điểm vật liệu. “ Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ” là tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu, công cụ dụng cụ mà công ty đang sử dụng trong sổ danh điểm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào đó. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tốt hơn đồng thời quản lý vật tư được chặt chẽ dễ dàng hơn công ty nên mở sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ việc mà hoá tên các thứ vật liệu, công cụ dụng cu trong sổ danh điểm và xếp thứ tự các vật liệu, công cụ dụng cụ trong sổ danh điểm cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học hợp lý phục vụ cho yêu cầu quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các vật liệu, công cụ dụng cụ. Sổ danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ được xây dựng trên cơ sở quy định số liệu của các loại vật tư nhóm vật tư: 3 số đầu quy định loại vật liệu như vật liệu chính, vật liệu phụ...1chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu như: Vật liệu sửa chữa, phụ tùng thay thế…2 chữ số tiếp theo là chi tiết các loại nguyên vật liệu như: bu lông , đinh đường.. Mẫu số danh điểm vật liệu như sau: Mẫu sổ danh điểm vật liệu : Mẫu số: 30 Công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh Sổ danh điểm vật liệu. Loại nguyên vật liệu sửa chữa ký hiệu 1521 Ký hiệu Tên nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521.01 Thép 1521.01.01 Thép tròn trơn f 8 Kg 1521.01.02 Thép tròn trơn f 10 Kg 1521.01.03 Thép tròn trơn f 14 kg 1521.02 Bu lông Thứ năm: Về sổ chi tiết 331 - Phải trả cho người bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi và tổng hợp số liệu, sổ chi tiết TK 331 có thể được mở như sau: Đối với những đơn vị có quan hệ mua bán không thường xuyên, số nghiệp vụ phát sinh không nhiều có thể theo dõi chung trên một quyển. Mỗi đơn vị được theo dõi trên một số trang sổ nhất định. Đối với những đơn vị mà Công ty có quan hệ mua bán thường xuyên, số lượng lớn có thì nên theo dõi trên một quyển sổ riêng cho công ty đó. Mẫu số 31 Sổ chi tiết Tk 331: " phải trả cho người bán " Đơn vị bán: công ty cổ phần xây lắp và cơ khí cầu đường Tháng 2 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, Nợ các TK Phần theo dõi thanh toán Nợ TK 331 Số dư cuối kỳ S N Nợ Có 1521 1522 1331 111 112 311 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Cộng Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Người ghi sổ ( Ký, họ tên ) Thứ sáu: Về bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty nên mở Bảng phân bổ NVL, CCDC để tập hợp toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đối tượng theo giá thực tế, làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, để phục vụ tốt công tác tính giá thành, Công ty nên lập bảng phân NVL theo mẫu : Đơn vị: Bộ phận: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Loại vật tư: Từ ngày.... đến ngày... STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK 152 (giá thực tế) TK 153 (giá thực tế) 1 TK 627: Chi phí sản xuất chung 2 TK 642: Chi phí QLDN 3 TK 641: Chi phí bán hàng 4 TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn 5 TK 242: Chi phí trả trước dài hạn Cộng: Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) Thứ bảy: Do công nghệ ngày càng hiện đại do vậy công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh nên trích một phần quỹ nào đó hoặc lập nên một quỹ mới trong công ty đểdùng số tiền trong quỹ đó mời được những chuyên gia nổi tiếng về cài đặt phần mềm máy tính để có thể tạo được những phần mêm thích hợp với công tác quản lý của ngành đường sắt. Đồng thời công ty thường xuyên tổ chức những khoá đào tạo nhằm nâng cao tay nghề cho các cán bộ, nhân viên trong công ty tận dụng tối đa tác dụng của công nghệ mới vào công việc của mình. Thứ tám: Việc xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần được quản lý chặt chẽ hơn nữa việc tính toán xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ra công trình để đảm bảo tính hợp lý, tránh tình trạng xuất quá nhiều mà không quản lý chặt chẽ thì sẽ dẫn đến tình thất thoát, làm giảm chất lượng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty cần phải cử một đội bảo vệ có tinh thần trách nhiệm cao với công việcđể thay phiên nhau trông coi và bảo vệ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ngoài công trình Kết luận Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngày nay, mỗi doanh nghiệp phảI tìm được hướng đi riêng để thích ứng với cơ chế thị trường, công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh, quản lý cầu đường từ Km12+00 đến Km 137+300 tuyến đường sắt thống nhất với đặc thù của ngành, công ty đã có kế hoạch tổ chức quản lý sản xuất phù hợp, hiệu quả, nâng cao tổng số vốn của công ty lên gần 100 tỷ đồng không để sảy ra tình trạng nợ đọng trong khâu thực hiện nghĩa vụ của ngân sách Nhà nước. Để đạt được kết quả trên ngoài sự lãnh đạo của Ban lãnh đạo công ty và sự phối kết hợp các phòng ban làm công tác quản lý còn phải nói đến công tác kế toán cũng là một công cu hữu hiệu đóng góp một phần không nhỏ. Hoạt động của công tác kế toán được tổ chức một cách nhanh gọn nhẹ hợp lý và chặt chẽ, cùng toàn công ty nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, góp phần nâng cao đời sống của cán bộ – công nhân viên trong công ty ngày càng phát triển. Do thời gian nghiên cứu thực tập còn hạn chế nên trong bản báo cáo này em mới chỉ đi sâu nghiên cứu một vấn đề chủ yếu về cơ sở lý luận của công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói chung trong công ty Quản lý đường sắt Hà Ninh . Từ cơ sở đã nêu trong bảng báo cáo vận dụng thực tế vào công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty em đã mạnh dạn nêu lên một số đề xuất để công ty xem xét đồng thời tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ngày càng tốt hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty vận dụng những lý thuyết đã học ở trường vào thực tế, em đã học hỏi được nhiều điều mới mẻ và lý thú về thực tế công tác kế toán. Từ đây em càng hiểu thêm rằng một cán bộ kế toán không chỉ am hiểu những vấn đề mà thực tế đặt ra. Sau thời gian thực tế tìm hiểu tại công ty được sự giúp đỡ tận tình của Ban giám đốc, các phòng ban và trực tiếp là các cán bộ nhân viên phòng tài chính – kế toán , em đã được tiếp xúc thực hành rất đầy đủ với hệ thống sổ sách số liệu cần thiết . Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng đây là lần đầu tiên đi thâm nhập thực tế tại công ty do thời gian và kiến thức tổng hợp chưa được đầy đủ nên em không thể tránh được những sai sót trong quá trình viết báo cáo . Em rất mong được sự góp ý của cô giáo và Quý công ty để bản báo cáo tốt nghiệp được hoàn thiện hơn . Em xin được bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Lê Thanh Hương người đã tận tình dìu dắt, hướng dẫn em hoàn thành bản báo cáo này: Nam Định, ngày 15 tháng 06 năm 2011 Sinh viên thực hiện Trần Thị Dung