Tìm hiều về các thủ tục kiểm soát ứng dụng của chu trình chi phí bằng máy

Mục lục Phần I : Tìm Hiểu Chung : Một số khái niệm chung về kiểm soát ứng dụng và chu trình chi phí Kiểm soát ứng dụng Chu trình chi phí Định nghĩa Tầm quan trọng Các thủ tục trong kiểm soát ứng dụng Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm soát quá trình nhập liệu Kiểm soát xử lý Kiểm soát kết xuất Các thủ tục kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí : Sơ đồ các quá trình thủ tục kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí Đặt mua hàng: Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý bằng máy tính Nhận hàng nhập kho: Sơ đồ xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý bằng máy tính Nhận hoá đơn theo dõi nợ phải trả: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán Thanh toán cho người bán: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh toán nợ phải trả người bán Sơ đồ phân tích tổng hợp các thủ tục kiểm soát ứng dụng Phần II : Các thủ tục kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng hệ thống máy tại công ty đầu tư An Phương: Giới thiệu chung về công ty đầu tư cổ phần An Phương Sơ đồ tổ chức công ty đầu tư cổ phần An Phương Mô hình chu trình chi phí tại công ty đầu tư cổ phần An Phương Giới thiệu về công ty đầu tư đầu tư cổ phần An Phương Quản lý kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng phần mềm ứng dụng MISA tại công ty đầu tư cổ phần An Phương Giới thiệu chung về phần mềm MISA Cách sử dụng phần mềm MISA : Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công Kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng phần mềm MISA Quản lý yêu cầu mua hàng Quản lý đơn hàng Quản lý nhập hàng và kiểm định chất lượng Quản lý hàng mua trả lại nhà cung cấp Kiểm soát quá trình nhập liệu Giấy yêu cầu mua hàng Đơn đặt mua hàng Giấy nhận hàng và phiếu nhập kho Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp Phiếu chi Phụ lục Tài liệu tham khảo Mở Đầu Trong những năm qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh mẽ sang cơ chế thị trường , theo định hướng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của nhà nước. Trong cơ chế thị trường, để thực hiện chiến lược phát triển của nền kinh tế , các doanh nghiệp đã và đang khắc phục những khó khăn , vướng mắc còn tồn tại của cơ chế cũ. Từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế quản trị kinh doanh phù hợp với kinh tế thị trường. Sau hơn 20 năm đổi mới nền kinh tế , nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Do vậy doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường thì phải nắm vững được thị hiếu của người tiêu dùng, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu, thị hiếu đó. Tuy nhiên không phải ngẫu nhiên mà có được sự phát triển như vậy, nó đòi hỏi phải có sự tư duy , lề lối và phong cách làm việc của nền kinh tế thị trường. Để có thể theo kịp với nhịp độ phát triển của thời đại, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự thay đổi về phương thức kinh doanh, thay đổi về phương thức bán hàng, phương thức mua hàng; đặc biệt là phương thức hay chu trình mua hàng là rất quan trọng. Vướng mắc đối với hầu hết các doanh nghiệp là họ quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn là quan tâm đến tiết kiệm chi phí mua hàng. Việc mua hàng chưa được đánh giá tương xứng với vị trí của nó. Trong đó khâu mua hàng lại là khâu đầu tiên , cơ bản của hoạt động kinh doanh , là điều kiện để hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Đề tài : các thủ tục kiểm soát ứng dụng của chu trình chi phí bằng hệ thống máy tính Kết cấu đề tài gồm 3 phần chính : Phần I : Tìm hiểu chung Phần II: Các thủ tục kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng hệ thống máy tại công ty đầu tư An Phương Phần I : Tìm hiểu chung Một số khái niệm chung về Kiểm soát ứng dụng và chu trình chi phí Kiểm soát ứng dụng : Kiểm soát : là một trong những chức năng của nhà quản trị nhằm đảm bảo cho 1 tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Kiểm soát chung : Các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chặn rủi ro và gian lận tren toàn bộ hệ thống thông tin kế toán Kiểm soát ứng dụng : Các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chặn rủi ro và gian lận cho một hệ thống ứng dụng nhất định Kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí : các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chặn rủi ro và gian lận trong chu trình chi phí. Chu trình chi phí : Định nghĩa: chu trình chi phí là tập hợp các sự kiện , hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Có bốn hoạt động chính trong chu trình chi phí : lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; nhận hàng hoá hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp; xác nhận nghĩa vụ thanh toán; thanh toán cho người bán. Hầu hết các nghiệp vụ mua hàng ở doanh nghiệp là các trường hợp mua chịu hàng hoá hoặc dịch vụ Tầm quan trọng của chu trình chi phí : Là hoạt động đầu tiên nhằm tạo yếu tố đầu vào một cách kịp thời đầy đủ, đồng bộ, đúng quy cách , chủng loại , chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiển đề tạo ra lượng hàng ban đầu để triển khai toàn bộ hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, mua hàng là tiền đề để bán và tạo ra lợi nhuận. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý , tránh tình trạng hàng thừa hay thiếu đều không tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp : điều này thể hiện ở chi phí mua hàng của doanh nghiệp ( giá cả hàng hoá + chi phí phát sinh như vận chuyển, đặt hàng) sẽ làm cho giá cả đầu vào cao , từ đó làm giá bán cao. Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất , lưu thông hàng hoá , tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đới sống người lao động, tạo điều kiện tiếp thu khoa học kỹ thuật thế giới Các hoạt động trong chu trình chi phí : đặt mua hàng, nhận hàng nhập kho,nhận hoá đơn theo dõi nợ phải trả,thanh toán cho người bán Các thủ tục trong Kiểm soát ứng dụng : Kiểm soát nhập liệu : Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra việc đánh số chứng từ Tài liệu và chứng từ luân chuyển Phê duyệt chứng từ Đánh dấu chứng từ sau khi khi ghi sổ, nhập liệu hay xử lý Sử dụng các thiết bị kiểm tra chứng từ trước khi nhập liệu Kiểm soát quá trình nhập liệu Kiểm tra tuần tự Kiểm tra vùng dữ liệu Kiểm tra dấu ( > 0 hoặc < 0 ) Kiểm tra hợp lý Kiểm tra giới hạn ( lớn hơn , nhỏ hơn, trong khoảng ) Kiểm tra tính có thực Số tổng kiểm soát Kiểm tra tương thích chức năng Kiểm tra đầy đủ Các giá trị mặc định và tạo số tự động Bản ghi nghiệp vụ Thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi Kiểm soát xử lý Kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu Kiểm tra dữ liệu hiện hữu ( loại bỏ trường hợp đối tượng không hoạt động tòn tại trong danh mục xử lý) Báo cáo liệt kê các yếu tố bất thường được loại trừ Đối chiếu dữ liệu ngoài hệ thống Đảm bảo an toàn các tập tin ( thư viện dữ liệu, thủ tục đảm bảo an toàn vật lý) Kiểm soát kết xuất Kiểm soát thông tin đầu ra bao gồm các chính sách và các bước thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của việc xử lý số liệu Xem xét các kết xuất nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin. Đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm soát nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin. Chuyển giao chính xác thông tin đến đúng người sử dụng thông tin Đảm bảo an toàn cho các kết xuất và thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp Quy định người sử dụng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác , đầy đủ và trung thực của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo. Quy định huỷ các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra kết xuất trên giấy than, trên các bản in thử, các bản nháp. Tăng cường các giải pháp an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính. Các thủ tục kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí Đặt mua hàng : Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý bằng máy tính : Nhận hàng nhập kho: Sơ đồ xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý bằng máy tính : Nhận hoá đơn theo dõi nợ phải trả Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán: Ghi nhận các khoản giảm trừ công nợ, thanh toán cho người bán: Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh toán nợ phải trả người bán : Phần II : Các thủ tục kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng hệ thống máy tại công ty đầu tư An Phương Giới thiệu chung về công ty đầu tư An Phương Mô hình Chu trình chi phí tại công ty đầu tư An Phương Giới thiệu về công ty cổ phần đầu tư An Phương: Thành lập 2004 Ngành nghề kinh doanh chính : kinh doanh phụ tùng máy may công nghiệp : Nhập khẩu và phân phối hàng ngàn mặt hàng phụ tùng máy may công nghiệp dùng cho rất nhiều loại máy khác nhau như : Juki, brothers, yamato, kansai, cutex,sunstar… từ rất nhiều hãng nổi tiếng như : Maier, orange, yaohan, golden egle Slogan : “Thông suốt những đường may “ Địa chỉ liên hệ : Phòng 1403, Tầng 14, Toà nhà Silverwings, 137A Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà nội Quản lý kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng phần mềm ứng dụng Misa tại công ty đầu tư An Phương Giới thiệu chung về phần mềm MiSa: MISA-MSE là phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và đẩy mạnh sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm có thể chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng nội bộ cho phép nhiều người dùng cùng chia sẻ một cơ sở dũ liệu. Cách sử dụng phần mềm MiSa ( phụ lục) Mở sổ kế toán: Nhập số dư ban đầu Phân công công việc và quyền hạn trong phòng kế toán Khóa sổ kế toán cuối kỳ Lưu trữ và bảo quản sổ kế toán trên máy vi tính Trao đổi chứng từ kế toán giữa các bộ phận. Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công So sánh Kế toán thủ công PM kế toán Nhược Ghi chép lặp lại nhiều lần cho một nghiệp vụ vì phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên mất nhiều thời gian + dữ liệu bị sửa đổi mà không để lại dấu vết+ máy tính tự động xử lý các giao dịch, nghiệp vụ ->sai sót trong phần cứng, chương trình phần mềm có thể dẫn đến tất cả các nghiệp vụ bị xử lý sai+ sự lưu chuyển thông tin dễ dàng giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính, kế toán thuế Ưu Điểm - Giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu một cách trực quan hơn - Rèn luyện cho kế toán đức tính cẩn thận, tỉ mỉ Có thể làm việc được ở mọi tình huống ( kể cả khi mất điện ) -Trường hợp bị mất dữ liệu cũng xác suất nhỏ hơn là kế toán trên máy -Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn -Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp -Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào -Phát triển theo công ty: Hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty -Tối ưu hóa quy trình của bạn: Một phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh của bạn để có thể quản lý một cách đơn giản và dễ dàng hơn Dễ dàng để bắt đầu làm việc Cải thiện các quyết định Ngày càng đơn giản Tính chính xác Tính hiệu quả Tính chuyên nghiệp Kiểm soát ứng dụng chu trình chi phí bằng phần mềm MiSa Quản lý yêu cầu mua hàng : Phiếu nhu cầu mua hàng có thể nhập in trực tiếp trên máy hoặc nhập sau Quản lý nhu cầu mua hàng theo công trình , dự án Kiểm tra tồn kho mặt hàng cần mua Cho phép xét duyệt phiếu nhu cầu trực tiếp trên máy Lựa chọn nhà cung cấp cho các phiếu nhu cầu đã duyệt Quản lý đơn hàng : Lập đơn đặt hàng theo nhiều cách Lập đơn đặt hàng trực tiếp Lập từ hợp đồng Lập từ phiếu nhu cầu đã duyệt Lập theo kết quả lựa chọn nhà cung cấp Gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà cung cấp Quản lý riêng đơn hàng mua trong nước và nhập khẩu Cho phép tính cuớc vận chuyển và ,bảo hiểm và chi phí khác Cho phép xem các đơn đặt hàng trước đây và hiện tại Đơn đặt hàng có thể được duyệt trực tiếp trên màn hình đơn hàng hoặc qua chức năng riêng Quản lý nhập hàng và kiểm định chất lượng Theo dõi hàng nhập kho trong 2 trường hợp : Nhập kho theo phiếu nhập kho Nhập kho theo hoá đơn ( hoá đơn kiêm phiếu nhập kho) Khai báo kiểm định chất lượng ngay trên phiếu nhập kho Kiểm định hàng hoá theo nhiều kiểu khác nhau : kiểm định toàn bộ hay kiểm định tỷ lệ Quản lý hàng mua trả lại nhà cung cấp Theo dõi hàng trả lại nhà cung cấp trong nhiều trường hợp khác nhau Trả hàng do không đạt chất lượng Trả hàng trước khi nhận hoá đơn Trả hàng sau khi nhận hoá đơn Cho phép cập nhật trạng thái đơn hàng khi trả lại hàng cho nhà cung cấp Báo cáo : Báo cáo về tình trạng phiếu yêu cầu mua hàng Báo cáo tình trạng đơn hàng, so sánh đơn hàng và phiếu yêu cầu mua hàng Bảng kê các báo giá, đơn hàng Bảng kê phiếu nhập mua, kết quả kiểm định Báo cáo phân tích hàng nhập mua Kết nối với các phân hệ khác : Kết nối với các phân hệ quản lý hàng tồn kho để cập nhật tình hình hàng hoá tồn kho : số lượng tồn kho, số lượng thực tồn , số lượng hàng sắp nhập kho Kết nối với phân hệ kế toán công nợ phải trả và kế toán vốn bằng tiền để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Kết nối với phân hệ kế toán tổng hợp để chuyển số liệu vào sổ cái Kiểm soát quá trình nhập liệu Giấy yêu cầu mua hàng : Đơn đặt mua hàng: Giấy nhận hàng, phiếu nhập kho : Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp Phiếu chi Phụ lục Giới Thiệu Phần mềm MiSa Tài Liệu – website tham khảo : website khoa kế toán kiểm toán Trường ĐH KT TP.HCM website công ty đầu tư An Phương Blog công ty đầu tư An Phương website Phần mềm kế toán MiSa Sách hệ thống thông tin kế toán học phần 2-3 Bài giảng hệ thống thông tin kế toán Thầy Nguyễn Phước Bảo Ấn Một số tài liệu tham khảo khác