Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 6: Giờ làm việc và giờ nghỉ

phụ cấp thời gian theo quy tắc mong muốn của cty.  Áp dụng quy trình chứng từ vào nghiệp vụ đổi ca để nâng tầm quản lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Định nghĩa ca kíp làm việc Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Dùng để cập nhật thông tin chỉnh sửa ca kíp làm việc đã khởi tạo. Thêm thông tin ca kíp làm việc. Xóa thông tin ca kíp làm việc đã khởi tạo. Hiển thị danh sách ca kíp làm việc đã khởi tạo theo dạng lưới dữ liệu. Xuất báo cáo danh sách ca làm việc đã khai báo. Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Định nghĩa ca làm việc tên “Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”, có thời gian bắt đầu làm việc lúc 06:00 sáng và kết thúc lúc 14:00 chiều cùng ngày, quy định tính 1 ngày công (tương đương 8h làm). Cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 5 phút mà không bị trừ công làm việc. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên giờ làm] nhập “Giờ làm ca 1”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “S1”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Bắt buộc nhập liệu.  Không nên nhập trùng.  Được sử dụng Unicode. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 c. Đặt trỏ chuột ở cột [Số ngày đƣợc tính], nhập “1”. d. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép vào], nhập “-120”. e. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép ra], nhập “-240”. f. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ vào], nhập “06:00”. g. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ ra], nhập “14:00”. h. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép vào trễ], nhập “5”. i. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép ra sớm], nhập “-5”.  Số phút trước giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận giờ ra và KHÔNG trừ công.  Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ ra quy định.  Số phút sau giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận giờ vào và KHÔNG trừ công. GHI CHÚ: Nếu nhập [Giờ vào] > [Giờ ra] thì người dùng sẽ khởi tạo được ca kíp qua ngày. Ví dụ: định nghĩa ca làm việc tên “Ca đêm”, ký hiệu “N12h”, có thời gian bắt đầu làm việc lúc 18:00 chiều và kết thúc lúc 06:00 sáng hôm sau, quy định tính 1 ngày công (tương đương 12h làm). Cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 10ph mà không bị trừ công làm việc.  Bắt buộc nhập liệu theo định dạng 24h.(không nhập 02:00:00 CH)  Khi người dùng không nhập liệu, hệ thống mặc định 00:00.  Bắt buộc nhập liệu theo định dạng 24h.  Khi người dùng không nhập liệu, hệ thống mặc định 00:00.  Số phút trước giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận log giờ ra ca của nhân viên.  Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ vào quy định.  Số phút trước giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận log giờ vào ca của nhân viên.  Có nhập dấu “-“ vì đây là khoảng thời gian tính lùi lại so với giờ vào quy định. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 j. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ vào], nhập “240”. k. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], nhập “120”. l. Đặt trỏ chuột ở cột [Đổi sang giờ], nhập “8”. m. Cột [(Cộng phút lẻ)]: sử dụng mặc định của eTimeGold. n. Cột [Số phút Min để tính BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. o. Cột [Số phút trừ giờ BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. p. Cột [Tính tăng ca trƣớc giờ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold. q. Cột [Số phút Min để tính AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. r. Cột [Số phút trừ giờ AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. s. Cột [Tính tăng ca sau giờ ra]: sử dụng mặc định của eTimeGold. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 8 để hiểu mối liên quan giữa ca làm việc và tăng ca tự động.  Check chọn nếu có quy định tính làm thêm giờ tự động sau giờ ra.  Chú ý tăng khoảng cách thời gian và khai báo tại cột [Giờ bắt đầu cho phép ra] để hệ thống nhận giờ ra khi có tính tăng ca tự động sau giờ ra.  Số phút trừ bớt trong tổng thời gian tăng ca sau giờ ra trong ngày của nhân viên.  Đây là điều kiện thời gian tính tăng ca tự động sau giờ ra.  Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca tự động.  Check chọn nếu có quy định tính làm thêm giờ tự động trước giờ vào.  Chú ý tăng khoảng cách thời gian và khai báo tại cột [Giờ bắt đầu cho phép vào] để hệ thống nhận giờ vào khi có tính tăng ca tự động trước giờ vào.  Số phút trừ bớt trong tổng thời gian tăng ca trước giờ vào trong ngày của nhân viên.  Đây là điều kiện thời gian tính tăng ca tự động trước giờ vào.  Phải làm đủ hoặc nhiều hơn số phút cài đặt thì mới được tính tăng ca tự động.  Số phút sau giờ ra quy định cho phép hệ thống nhận log giờ ra và CÓ tính về sớm.  Số phút sau giờ vào quy định cho phép hệ thống nhận log giờ vào và CÓ tính đi trễ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 4. Thông tin sau khi khai báo sẽ hiển thị như hình sau: 5. Vùng [QUY ƢỚC CÁCH TÍNH LỖI KIỂM THẺ VÀO – RA]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 6. Vùng [KIỂM THẺ VÀO – RA KHÁC]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 7. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin vừa đăng ký. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo một ca làm việc khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.  Xem nội dung phần II – mục A để hiểu thêm về cài đặt giờ nghỉ (giờ cơm) giữa ca.  Xem nội dung phần I – mục B để hiểu thêm về quy định tính công và log giờ vào, ra. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 II. Chỉnh sửa thông tin ca làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thời gian hệ thống ghi nhận ra ca từ “120” thành “300” của ca làm việc tên “Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. 2. Click Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Giờ làm ca 1], với [Ký hiệu báo cáo] là [S1]. 3. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], sửa “120” thành “300”. 4. Click nút [Câp Nhật], click nút [OK]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Giờ làm ca 1. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 III. Xóa thông tin ca làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa thông tin ca làm việc tên “Giờ làm ca 1”, ký hiệu “S1”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. 2. Click Record điều khiển dữ liệu, Chọn [Tên giờ làm] là [Giờ làm ca 1], với [Ký hiệu báo cáo] là [S1]. 3. Click nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa ca làm việc đã khởi tạo. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] = Giờ làm ca 1. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 IV. Định nghĩa ca kíp làm việc với giờ cơm giữa ca không tính vào thời gian làm việc Nội dung thực hành: Định nghĩa ca làm việc tên “Giờ làm hành chánh”, ký hiệu “SHC”, có thời gian bắt đầu làm việc lúc 08:00 sáng và kết thúc lúc 17:30 chiều cùng ngày, quy định tính 1 ngày công (tương đương 8h làm). Cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm 5ph mà không bị trừ công làm việc. Trong đó khoảng thời gian nghỉ giữa ca từ 12:00 đến 13:30 không đƣợc tính vào giờ làm việc. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên giờ làm] nhập “Giờ làm hành chánh”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “SHC”. c. Đặt trỏ chuột ở cột [Số ngày đƣợc tính], nhập “1”. d. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép vào], nhập “-120”. e. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ bắt đầu cho phép ra], nhập “-240”. f. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ vào], nhập “08:00”. g. Đặt trỏ chuột ở cột [Giờ ra], nhập “17:30”. h. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép vào trễ], nhập “5”. i. Đặt trỏ chuột ở cột [Số phút đƣợc phép ra sớm], nhập “-5”. j. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ vào], nhập “240”. k. Đặt trỏ chuột ở cột [Kết thúc tính giờ ra], nhập “120”. l. Đặt trỏ chuột ở cột [Đổi sang giờ], nhập “8”. m. Cột [(Cộng phút lẻ)]: sử dụng mặc định của eTimeGold. n. Cột [Số phút Min để tính BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. o. Cột [Số phút trừ giờ BOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. p. Cột [Tính tăng ca trƣớc giờ vào]: sử dụng mặc định của eTimeGold. q. Cột [Số phút Min để tính AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. r. Cột [Số phút trừ giờ AOT]: sử dụng mặc định của eTimeGold. s. Cột [Tính tăng ca sau giờ ra]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 4. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin giờ làm việc vừa đăng ký. 5. Vùng [QUY ƢỚC CÁCH TÍNH LỖI KIỂM THẺ VÀO – RA]: sử dụng mặc định của eTimeGold. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 1] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 6. Vùng [KIỂM THẺ VÀO – RA KHÁC]: lần lượt khai báo thông tin theo các bước sau. a. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột, chờ người dùng nhập liệu. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Giờ ra nghỉ] nhập “12:00”. c. Đặt trỏ chuột tại cột [Giờ vào làm] nhập “13:30”. d. Các cột [Cho phép ra sớm], [Cho phép vào trễ], [Phân cách giữa giờ ra & giờ vào], [Tổng thời gian tính (phút)], [Phân loại vào ra], [Bắt buộc kiểm thẻ vào], [Bắt buộc kiểm thẻ ra]: sử dụng mặc định của eTimeGold. 7. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin giờ nghỉ vừa đăng ký. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 11 để hiểu về việc khấu trừ giờ nghỉ giữa ca (không tính vào thời gian làm việc). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 V. Nhập liệu đổi ca làm việc và hiệu lực Tùy vào yêu cầu sản xuất hoặc vì lý do cá nhân, nhân viên mong muốn thay đổi ca làm việc trong ngày (đột xuất). Chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] hỗ trợ người dùng quản lý nghiệp vụ thay đổi giờ làm việc. Tạo mới phiếu đăng ký đổi ca Nội dung thực hành: Vì lý do cần sản xuất hàng gấp, nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012 đổi giờ làm việc sang đi làm “Giờ làm hành chánh” và “Ca đêm”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Khai báo thông tin trong form. a. Tại cột [Mã AC], click vào biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. b. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] là 1. c. Click nút [Thực Hiện]. d. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Phòng ban], [Chức vụ]: bỏ qua không nhập liệu.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu.  Bắt buộc nhập liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 4. Tại cột [Từ Ngày], click vào biểu tượng , chọn ngày “29/02/2012”. 5. Tại cột [Đến Ngày], click vào biểu tượng , chọn ngày “29/02/2012”. 6. Chọn giờ làm việc mới (giờ cần thay đổi). a. Tại cột [Giờ làm mới 1], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca làm việc. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Giờ làm hành chánh]. Click nút [Thực Hiện]. b. Tại cột [Giờ làm mới 2], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca làm việc. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Ca đêm]. Click nút [Thực Hiện]. GHI CHÚ: Nút [Xóa] thuộc cột [Giờ làm mới 2]: xóa thông tin ca làm việc 2.  Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi Chú], nhập “Sản xuất hàng gấp -> đổi ca làm việc”. 8. Click nút [Lƣu Trữ]. Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi ca đã đăng ký Nội dung thực hành: Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi ca của nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012: loại bỏ “Ca đêm” (chỉ đổi giờ làm việc sang đi làm “Giờ làm hành chánh”). 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau. 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút . 3. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm việc. [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Hình minh họa: : Nhập liệu đổi ca làm việc sang “Giờ làm hành chánh” & “Ca đêm” cho Mã AC=1, ngày “29/02/2012” Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 3. Tại cột [Giờ làm mới 2], click nút [Xóa]. 4. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi ca làm việc. Hủy bỏ phiếu đăng ký đổi ca đã đăng ký Nội dung thực hành: Xóa phiếu đăng ký đổi giờ làm việc của nhân viên có Mã AC là 1 vào ngày 29/02/2012 đổi giờ làm việc 1 là làm “Giờ làm hành chánh”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. 3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa phiếu đăng ký đổi giờ làm việc. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách] 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột [Mã AC] = 1, có thông tin ngày đổi ca làm việc [Từ Ngày]=29/02/2012, [Đến Ngày]=29/02/2012. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 VI. Khai báo danh sách ngày nghỉ lễ Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Khai báo định danh ngày nghỉ lễ Chỉnh sửa thông tin định danh ngày lễ đã nhập liệu Xóa thông tin ngày lễ đã khai báo Làm mới lưới dữ liệu đang hiển thị Xuất báo cáo nhân viên hiệu lực theo ngày lễ khai báo Nút Mô tả Thêm danh sách ngày nghỉ lễ Chỉnh sửa danh sách ngày nghỉ lễ đã chọn Xóa thông tin danh sách ngày nghỉ lễ đã chọn Làm mới lưới dữ liệu danh sách ngày lễ đang hiển thị Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Khai báo ngày nghỉ lễ “Thống nhất đất nƣớc” (30/04/2012) trong năm 2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo tên gọi cho ngày nghỉ lễ. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên ngày lễ] nhập “Ngày thống nhất đất nước”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “TNHol”. c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo danh sách ngày lễ”. d. Click nút [Lƣu Trữ]. 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Ngày thống nhất đất nước”. 4. Tại cột [NĂM], click vào biểu tượng , chọn 2012. Lần lượt thực hiện các thao tác sau để hoàn thành khai báo danh sách ngày nghỉ lễ: a. Click nút [Tạo Mới], màn hình thể hiện form cho người dùng nhập liệu. b. Tại cột [Từ ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “30/04/2012”. c. Tại cột [Đến ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “30/04/2012”. d. Cột [Nhân viên hiệu lực], [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold. e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ có hưởng lương”.  Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống.  Dòng cuối cùng của lưới dữ liệu.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Bắt buộc nhập liệu.  Không nên nhập trùng.  Được sử dụng Unicode. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 f. Click nút [Lƣu Trữ]. Hình minh họa: : Khai báo ngày nghỉ lễ trong năm 2012: ngày “Thống nhát đất nước” vào ngày 30/04/2012. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 VII. Phụ cấp thời gian Phụ cấp thời gian là khoảng thời gian nhân viên làm việc trong công ty được hưởng thêm giờ theo quy định của luật lao động (ca đêm) hoặc nội quy công ty. Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Dùng để tạo mới thông tin một loại phụ cấp thời gian Chỉnh sửa một thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo trước đó Dùng để xóa loại phụ cấp thời gian đã tạo trước đó Làm mới lưới dữ liệu thông tin loại phụ cấp thời gian đã khai báo Xuất báo cáo đối tượng nhân viên hiệu lực theo loại phụ cấp thời gian Khởi tạo loại phụ cấp thời gian Nội dung thực hành: khởi tạo loại phụ cấp thời gian “PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”, bắt đầu hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] . 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo], nhập “Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “PC03”. c. Click trỏ chuột tại cột [Ngày hiệu lực] chọn ngày “1/1/2012”.  Có thể bỏ trống. (Xem tài liệu chương 1 để biết cách chọn ngày tháng theo lịch của hệ thống).  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Bắt buộc nhập liệu.  Cho phép sử dụng Unicode. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 d. Cột [Ngày hết hạn]. e. Cột [Loại hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Cột [Hủy bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo loại phụ cấp thời gian”. 3. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. Chỉnh sửa thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu báo cáo của loại phụ cấp thời gian PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường) từ “PC03” thành “PCC3”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian]. 2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường) trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị form dữ liệu dạng cột cho người dùng chỉnh sửa. 4. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo], sửa “PC03” thành “PCC3”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa chỉnh sửa. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Ký hiệu báo cáo chính là hạng mục sử dụng cài đặt công thức lương. Tham khảo tài liệu chương 13 để hiểu mối liên quan giữa loại phụ cấp thời gian và công thức lương. Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 2. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu, màn hình hiển thị lưới dữ liệu. Hình minh họa: : Khởi tạo loại phụ cấp thời gian “PC03_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường)”.  Có thể bỏ trống Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 Hủy bỏ hiệu lực thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo Trường hợp thông tin khởi tạo sai hoặc quy định công ty không còn sử dụng loại tăng ca đã khai báo, người dùng mong muốn hủy bỏ thông tin loại tăng ca đã được khởi tạo. Có 03 cách hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo Cách 1: Đánh dấu hủy bỏ loại phụ cấp thời gian Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian PCC3_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường). 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian]. 2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PCC3_Phụ cấp giờ làm đêm (ngày thường) trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Chỉnh Sửa] sẽ hiển thị form như sau. 4. Click chuột check vào ô [Hủy bỏ]. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại phụ cấp thời gian từ thời điểm khai báo nhưng vẫn giữ lại dòng thông tin loại phụ cấp thời gian trong danh sách khởi tạo. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Chỉ có những loại phụ cấp thời gian chưa bị hủy thông tin khai báo mới có hiệu lực phân loại thời gian phụ cấp thời gian. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 Cách 2: Khai báo điểm mốc hết hiệu lực loại phụ cấp thời gian Nội dung thực hành: Hủy bỏ thông tin loại phụ cấp thời gian C3O_Phụ cấp làm đêm ngày nghỉ tuần từ ngày 31.1.2012 theo cách 2 nêu trên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Tăng Ca]. 2. Chọn dòng chứa loại tăng ca C3O_Phụ cấp làm đêm ngày nghỉ tuần trên lưới dữ liệu. 3. Click nút [Chỉnh Sửa]. 4. Tại cột [Ngày hết hạn] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “31/1/2012”. 5. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp muốn hủy hiệu lực của loại phụ cấp thời gian theo kế hoạch thời gian định sẵn. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 Cách 3: Xóa khỏi danh sách loại phụ cấp thời gian đã khai báo Nội dung thực hành: Xóa thông tin loại phụ cấp thời gian C3Hol_Phụ cấp đêm ngày lễ khỏi danh sách loại phụ cấp thời gian 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian]. 2. Chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian C3Hol_Phụ cấp đêm ngày lễ trên lưới dữ liệu đang hiển thị. 3. Click nút [Xóa], click nút [OK]. GHI CHÚ: Cách này thích hợp sử dụng trong trường hợp khai báo sai thông tin loại tăng ca, không muốn lưu trữ trong danh sách khởi tạo. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 VIII. Điều kiện phân loại thời gian phụ cấp thời gian Nội dung thực hành: Khởi tạo loại phụ cấp thời gian PCT7_Phụ cấp đêm thứ 7, bắt đầu hiệu lực vào ngày 1.1.2012 đối với tất cả nhân viên để ghi nhận những nhân viên phụ cấp thời gian trong khoảng thời gian từ 22h30 đêm đến 06h30 sáng hôm sau thuộc ngày thứ 7 trong tuần. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian] . 2. Chọn [Tạo Mới]. 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại phụ cấp thời gian mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Phụ cấp đêm thứ 7”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “PCT7”. c. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn ngày “1/1/2012”. d. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khai báo điều kiện phân loại phụ cấp thời gian”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Chọn dòng chứa dữ liệu có cột [Tên loại] là “Phụ cấp đêm thứ 7” trên lưới danh sách loại phụ cấp thời gian đã khởi tạo. 6. Chọn tab dữ liệu [Điều Kiện Thời Gian]. a. Dùng chuột click chọn ô [Thứ Bảy] ở mục [NGÀY TRONG TUẦN]. b. Click nút [Lƣu trữ], chọn [OK] để xác nhận lưu trữ. c. Click nút [Tạo mới] ở mục [GIỜ TRONG NGÀY] nhập “22:30” ở cột [Từ Giờ], nhập “06:30” ở cột [Đến Giờ]. Click nút [Lƣu Trữ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Đối tƣợng hiệu lực theo ngày nghỉ lễ Danh sách ngày nghỉ lễ có thể áp dụng cho tất cả nhân viên, cũng có thể hiệu lực theo từng đối tượng riêng biệt. Có 3 cách khai báo đối tƣợng loại hiệu lực theo ngày lễ Cách 1: Ngày lễ hiệu lực tất cả nhân viên Đây là loại hiệu lực mặc định khi người sử dụng khai báo danh sách ngày lễ. Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu tất cả nhân viên trong công ty đều được hưởng ngày lễ này. Cách 2: Ngày lễ hiệu lực theo nhân viên chỉ định Nội dung thực hành: Khai báo “Nghỉ bù lễ (do đi trực)” áp dụng cho nhân viên có Mã AC=10 vào ngày 28/04/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo tên gọi cho ngày nghỉ lễ. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên ngày lễ] nhập “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”. b. Đặt trỏ chuột ở cột [Ký hiệu báo cáo], nhập “BuH”. c. Đặt trỏ chuột ở cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ lễ của nv AC=10”. d. Click nút [Lƣu Trữ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”. 4. Tại cột [NĂM], click vào biểu tượng , chọn 2012. Lần lượt thực hiện các thao tác sau để hoàn thành khai báo danh sách ngày nghỉ lễ: a. Click nút [Tạo Mới], màn hình thể hiện form cho người dùng nhập liệu. b. Tại cột [Từ ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “28/04/2012”. c. Tại cột [Đến ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “30/04/2012”. d. Cột [Nhân viên hiệu lực], click chọn biểu tượng , chọn “Nhân viên trực tiếp”. e. Cột [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ có hưởng lương của NV có Mã AC=10”. g. Click nút [Lƣu Trữ]. 5. Click chọn tab [Nhân Viên Trực Tiếp] để khai báo danh sách nhân viên hưởng lễ. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách chọn dữ liệu ngày tháng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 a. Click nút [Chọn Nhân Viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. b. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC]=10. Click nút [Thực Hiện]. Hình minh họa: : Khai báo ngày lễ 28/04/2012 cho nhân viên có Mã AC=10. Nút : dùng để xóa nhân viên ra khỏi danh sách nhân viên đã chọn hiệu lực đối với ngày nghỉ lễ. Nút : Làm mới danh sách nhân viên đang hiển thị trên lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 Cách 3: Ngày lễ hiệu lực theo nhóm nhân viên Nội dung thực hành: Khai báo “Nghỉ bù lễ (do đi trực)” áp dụng cho nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt] vào ngày 23/02/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Ngày Lễ]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên ngày lễ] là “Nghỉ bù lễ (do đi trực)”. 3. Tại cột [NĂM], click vào biểu tượng , chọn 2012. Lần lượt thực hiện các thao tác sau để hoàn thành khai báo danh sách ngày nghỉ lễ: a. Click nút [Tạo Mới], màn hình thể hiện form cho người dùng nhập liệu. b. Tại cột [Từ ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “23/02/2012”. c. Tại cột [Đến ngày], click chọn biểu tượng , chọn ngày “23/02/2012”. d. Cột [Nhân viên hiệu lực], click chọn biểu tượng , chọn “Theo nhóm nhân viên”. e. Cột [Đánh dấu]: sử dụng mặc định của eTimeGold. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Ngày nghỉ lễ của nhóm [Lắp đặt chuyên biệt]”. g. Click nút [Lƣu Trữ]. 4. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Từ ngày]=”23/02/2012”. 5. Click chọn tab [Hiệu Lực Theo Nhóm]. a. Click nút [Chọn Nhóm], màn hình hiển thị form [Chọn nhóm nhân viên…]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 b. Click chọn nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]. Click nút [Thực hiện]. Nút : Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm hiệu lực đã khai báo. Nút : Làm mới lại lưới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 5 để biết cách khởi tạo nhóm nhân sự và nhóm biến động nhân sự. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 II. Đối tƣợng hiệu lực loại phụ cấp thời gian Có 3 phƣơng thức khai báo đối tƣợng loại hiệu lực loại phụ cấp thời gian Phƣơng thức 1: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực tất cả nhân viên Đây là loại hiệu lực mặc định khi người sử dụng khởi tạo một loại phụ cấp thời gian mới. Với mặc định này thì hệ thống sẽ hiểu loại phụ cấp thời gian đang khai báo được áp dụng cho tất cả nhân viên. Phƣơng thức 2: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực theo nhân viên chỉ định Nội dung thực hành: Khai báo nhân viên Mã AC=10 được hiệu lực đối với loại phụ cấp thời gian “PCN10_Phụ cấp đêm (NV10)”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian]. 2. Chọn nút [Tạo Mới]. 3. Nhập các thông tin liên quan đến khởi tạo loại phụ cấp thời gian mới. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên loại khởi tạo] nhập “Phụ cấp đêm (NV10)”. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “PCN10”. c. Cột [Ngày hiệu lực]: sử dụng mặc định của eTimeGold. d. Cột [Ngày hết hạn]: sử dụng mặc định của eTimeGold. e. Cột [Loại hiệu lực]: click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “2. Nhân viên trực tiếp”. f. Cột [Hủy Bỏ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. g. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Loại phụ cấp thời gian áp dụng cho nv Mã AC=10”. 4. Chọn nút [Lƣu trữ] để lưu thông tin vừa khai báo. 5. Khai báo danh sách nhân viên hiệu lực trực tiếp. a. Click chọn dòng chứa loại phụ cấp thời gian PCN10_ Phụ cấp đêm (NV10). b. Click chuột chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Trực Tiếp]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 c. Click nút [Chọn nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên]. d. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC là 10 và click nút [Thực hiện]. Hình minh họa: : Khai báo nhân viên có Mã AC=10 hiệu lực đối với loại phụ cấp thời gian [Phụ cấp đêm (NV10)]. Nút : dùng để xóa nhân viên ra khỏi danh sách nhân viên đã chọn hiệu lực đối với loại phụ cấp thời gian. Nút : Làm mới danh sách nhân viên đang hiển thị trên lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 Phƣơng thức 3: Loại phụ cấp thời gian hiệu lực theo nhóm nhân viên. Nội dung thực hành: Chỉnh sửa đối tượng hiệu lực cho loại phụ cấp thời gian “PCT7_Phụ cấp đêm thứ 7”: chỉ áp dụng cho nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Phụ cấp thời gian] . 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên loại] là “Phụ cấp đêm thứ 7”. a. Chọn nút [Chỉnh sửa], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu chỉnh sửa. b. Tại cột [Loại hiệu lực], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “3. Nhóm nhân viên”. 3. Chọn nút [Lƣu trữ]. 4. Khai báo nhóm nhân viên hiệu lực a. Click chọn tab dữ liệu [Nhân Viên Hiệu Lực Theo Nhóm]. b. Click nút [Chọn Nhóm], màn hình hiển thị form [Chọn nhóm nhân viên]. c. Click chọn nhóm nhân viên [Lắp đặt chuyên biệt]. Click nút [Thực hiện]. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 5 để biết cách khởi tạo nhóm nhân sự và nhóm biến động nhân sự. Nút : Dùng để xóa nhóm nhân viên trong danh sách nhóm hiệu lực đã khai báo. Nút : Làm mới lại lưới dữ liệu danh sách nhóm nhân viên hiệu lực. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 III. Quản trị điều kiện phân loại phụ cấp thời gian Có 02 yếu tố để hệ thống phân loại phụ cấp thời gian Yếu tố 1: Loại Ngày Có 03 loại ngày sử dụng khi cài đặt 1. Ngày thường: là thứ trong tuần gồm Thứ hai, Thứ ba, Thứ tƣ, Thứ năm, Thứ 6, Thứ 7, Chủ nhật. 2. Ngày nghỉ tuần: là ngày off khi làm việc theo ca kíp [Ngày nghỉ tuần (weekend)]. 3. Ngày lễ: là ngày nghỉ theo quy định của luật lao động hoặc nội quy công ty (ví dụ ngày Quốc Khách) [Ngày lễ (holiday)]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 11 để hiểu cách định nghĩa ngày nghỉ tuần trong ca kíp làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu phần VI – mục A của chương 6 để hiểu cách định nghĩa danh mục ngày lễ. Trƣờng hợp 1: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và KHÔNG khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với toàn bộ danh sách ngày lễ đã khởi tạo. Trƣờng hợp2: Check ô [Ngày lễ (holiday)] và CÓ khai báo trong mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] thì hệ thống áp dụng điều kiện phân loại đối với ngày lễ vừa khai báo ở mục [NGÀY LỄ TRONG NĂM] Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 Yếu tố 2: Khoảng Thời Gian Là khoảng thời gian được khai báo ở đoạn [Từ Giờ], [Đến Giờ] trong mục [GIỜ TRONG NGÀY]. GHI CHÚ: Nếu [Từ Giờ] < [Đến Giờ] thì khoảng thời gian được tính thuộc cùng ngày. Từ 06 sáng đến 22h đêm trong cùng 01 ngày. Nếu [Từ Giờ] >= [Đến Giờ] thì khoảng thời gian được tính thuộc 02 ngày, trong đó [Đến Giờ] được tính qua ngày hôm sau. Từ 22h đêm hôm nay đến 06h sáng hôm sau. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 IV. Đặc điểm phân loại phụ cấp thời gian ở mốc 0h Khái niệm ngày thông thường được khởi điểm từ 0h và kết thúc tại 24h. Việc phân loại phụ cấp thời gian cũng căn cứ vào nguyên tắc này. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt (làm ca qua ngày, theo quy định công ty) thì khái niệm ngày được định nghĩa theo nhu cầu thực tế. Ví dụ: ngày là khoảng thời gian bắt đầu từ 18h chiều hôm nay đến 18h chiều hôm sau. Yết tố [Phân loại tại mốc 0 giờ] cho phép người dùng phân loại phụ cấp thời gian theo khái niệm ngày mà công ty đang quy định. So sánh phân loại thời gian phụ cấp thời gian theo 02 cách khởi tạo sau Cách 1: Khởi tạo a (1)  KHÔNG check [Phân loại tại mốc 0 giờ]. Trƣờng hợp 1: CÓ check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởi tạo loại phụ cấp thời gian thì khái niệm ngày được tính từ 0h và kết thúc lúc 24h Trƣờng hợp2: KHÔNG check ô [Phân loại tại mốc 0 giờ] khi khởi tạo loại phụ cấp thời gian thì khái niệm ngày được tính theo khoảng thời gian được khai báo trong mục [GIỜ TRONG NGÀY]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 Cách 2: Khởi tạo b (2)  CÓ check [Phân loại tại mốc 0 giờ]. Kết quả phân loại thời gian phụ cấp thời gian giữa khởi tạo a (1) và khởi tạo b (2) Xét 02 ngày làm việc: 14 tháng 01 năm 2012 (thứ 7) và 15 tháng 01 năm 2012 (chú nhật). Khởi tạo a (1) Khởi tạo b (2) Log giờ làm việc thực tế. Phân loại phụ cấp thời gian. 480ph phụ cấp thời gian loại [Phụ cấp ca đêm T7]. 120ph phụ cấp thời gian loại [Phụ cấp ca đêm T7]. 360ph phụ cấp thời gian loại [Phụ cấp ca đêm CN]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 V. Thứ tự ƣu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian Khi khoảng thời gian được hưởng phụ cấp phù hợp với điều kiện phân loại của nhiều loại phụ cấp khác nhau. Mặc định hệ thống ưu tiên cho loại phụ cấp thời gian có thứ tự ở trên trong danh sách đã tạo ở chức năng [Khởi Tạo Loại Phụ Cấp Thời Gian]. Dữ liệu cột [Thứ tự] sẽ xác định thứ tự ưu tiên khi phân loại phụ cấp thời gian. Loại phụ cấp thời gian ngày thường áp dụng vào ngày thứ 2 trong KTG từ 06~22h Loại phụ cấp thời gian ngày lễ áp dụng cho ngày 23/01/2012 (mùng 1AL) (Thứ 2 trong tuần), trong KTG 06~22h. Nhân viên có thời gian phụ cấp thời gian từ 09h00~11h00 (tổng thời gian 120ph) ngày 23/01/2012 sẽ được phân loại như sau. Trƣờng hợp 1: tính 120ph phụ cấp thời gian loại [PCTet] Trƣờng hợp 2: tính 120ph phụ cấp thời gian loại [PCT2] GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu phần VII (mục A) của chương 6 để hiểu cách Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 VI. Chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian Mặc định hệ thống sẽ chọn đơn vị hiển thị dữ liệu phụ cấp thời gian là “giờ”. Ngoài ra, người dùng còn có lựa chọn các đơn vị: ngày (1 ngày=8h), phút. Hình ảnh minh họa Đơn vị tính: giờ. Đơn vị tính: phút. Đơn vị tính: ngày. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 11 để hiểu cách khai báo Đơn vị hiển thị. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 VII. Tự động làm tròn phụ cấp thời gian theo quy tắc riêng của công ty. Có 04 cách cài đặt làm tròn số liệu Cách 1: Không làm tròn . Thời gian không thay đổi. Cách 2: Làm tròn lên. Tăng thời gian theo 01 block đơn vị tối thiểu. Cách 3: Làm tròn xuống. Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu. Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 1 Tổng phụ cấp thời gian thực (phút) Tổng phụ cấp thời gian sau làm tròn (giờ) 473 7,88 454 7,56 390 6,50 318 5,30 312 5,20 Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 2 Tổng phụ cấp thời gian thực (phút) Tổng phụ cấp thời gian sau làm tròn (giờ) 473 8,00 454 8,00 390 6,50 318 5,50 312 5,50 Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 3 Tổng phụ cấp thời gian thực (phút) Tổng phụ cấp thời gian sau làm tròn (giờ) 473 7,50 454 7,59 390 6,50 318 5,00 312 5,00 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 Cách 4: Làm tròn Block Làm tròn lên hoặc xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu căn cứ vào kết quả so sánh thời gian thực tế với giá trị tối thiểu của 01 block Bảng kết quả hệ thống tính toán khi áp dụng cách 4 Tổng phụ cấp thời gian thực (phút) Tổng phụ cấp thời gian sau làm tròn (giờ) 473 8,00 454 8,00 390 6,50 318 5,50 312 5,00 GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 11 để hiểu cách định nghĩa phương thức làm tròn cho các hạng mục. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 VIII. Quy trình chứng từ Đổi ca & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ đổi ca 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt). GHI CHÚ: Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình chứng từ xem tại chương 2. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi ca. User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca] với quyền Soạn thảo. User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]với quyền Chuyển tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 User [QuanLy] phân chức năng [Đăng Ký Đổi Ca]với quyền Xét duyệt. GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 Quy trình chứng từ đổi ca Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đổi ca tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và hiệu lực. Soạn Thảo Chứng Từ Đổi ca 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao]. 2. Mở chức năng soạn thảo [Đăng Ký Đổi Ca – Soạn]. 3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo a. Tại cột [Mã AC] chọn vào nút lookup , màn hình hiển thị form [Chọn Nhân viên] b. Check chọn nhân viên số “5000”. c. Click [Thực hiện]. 4. Tại cột [Từ ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “21/2/2012”. 5. Tại cột [Đến ngày] click trỏ chuột vào biểu tượng chọn ngày “21/2/2012”. 6. Tại cột [Giờ làm mới 1], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách ca làm việc. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là [Ca hành chánh]. Click nút [Thực Hiện]. 7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Xin đổi giờ làm việc sang hành chánh 01 ngày”. 8. Chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin vừa soạn thảo. 9. Chọn nút [Nộp], Click [Ok] để chuyển chứng từ lên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 Chuyển Tiếp Chứng Từ Đổi ca 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep]. 2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Đăng Ký Đổi Ca – Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. 4. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển lên”. 5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đưa chứng từ đổi ca này lên cấp trên duyệt. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau: a. Click nút [Danh Sách]. b. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút . c. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000. d. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 Duyệt Chứng Từ 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly]. 2. Chọn chức năng [Đăng Ký Đổi Ca – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. 4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt”. Click nút [Duyệt], click nút [OK]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau: 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Nhập “2” ở cột [Tháng], nhập “2012” ở cột [Năm], click nút 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã AC] = 5000. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 46 IX. Quản lý và xem lịch sử chứng từ Đổi ca Sau khi các chứng từ Đổi ca được duyệt thì những chứng từ này sẽ được hiệu lực và lưu vào lịch sử. Để quản lý được những chứng từ Đổi ca đã được duyệt người sử dụng phải được phân quyền [Quản Lý Lịch Sử]. Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, người soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó. Quản lý lịch sử chứng từ Đổi ca Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ Đổi ca đã duyệt đồng thời có quyền trả lại chứng từ đã duyệt. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Đổi Ca - QL] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 47 3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. Xem nội dung phần Ghi chú để biết lịch sử của chứng từ. Xem lịch sử chứng từ đổi ca. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi ca] với quyền Xem lịch sử.  Cách chọn chứng từ như ở phần Duyệt chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 48 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao]. 3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. Xem nội dung phần Ghi chú để biết hiện trạng chứng từ. Trả lại chứng từ đổi ca khi đã đƣợc duyệt 1. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi ca. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đăng Ký Đổi Ca - QL] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Chọn chứng từ đổi ca của nhân viên có Mã AC=5000, ngày 21/2/2012, đổi sang Ca hành chánh. Nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt Cách chọn chứng từ như ở phần Duyệt chứng từ.  Cách chọn chứng từ như ở phần Duyệt chứng từ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 4. Click nút [Trả Lại] và click nút [OK].  Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.