Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 5: Nhóm nhân sự

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 5 Nhóm Nhân Sự Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Khởi tạo nhóm nhân sự cố định.  Hiệu lực tất cả nhân viên thuộc nhóm.  Chỉ định nhân viên thuộc nhóm.  Cài đặt thuộc tính cấu thành nhân viên hiệu lực trong nhóm.  Khởi tạo nhóm nhân sự hiệu lực theo ngày khai báo.  Chỉ định nhân viên thuộc nhóm.  Quản lý lịch sử hoạt động của nhóm biến động nhân sự.  Lập kế hoạch nhóm biến động nhân sự nhằm tránh bị động về các chính sách liên quan đến nhân lực trong công ty. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN Nhóm nhân sự là một nhóm nhân viên trong công ty có một đặc điểm nào đó giống nhau để có thể xếp thành một nhóm. Khởi tạo nhóm nhân sự trong eTimeGold nhằm mục đích quản lý chặt chẽ các nhóm nhân viên trong công ty. I. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực toàn nhân viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Toàn Nhân Viên với loại hiệu lực toàn nhân viên. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Toàn Nhân Viên”. b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “TNV”.  Bắt buộc nhập liệu  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)  Bắt buộc nhập liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 c. Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực. d. Chọn loại hiệu lực [1. Tất cả nhân viên]. e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm nhân viên có hiệu lực đối với tất cả nhân viên trong công ty”. 3. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 II. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo nhân viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Nhóm Phòng Nhân Sự với loại hiệu lực nhân viên trực tiếp và chọn nhân viên có mã AC là 5000 vào nhóm. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Phòng Nhân Sự”. b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “NPNS”. c. Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực.  Bắt buộc nhập liệu.  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 d. Chọn loại hiệu lực [2. Nhân viên trực tiếp]. e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực đối với những nhân viên trực tiếp được chọn vào”. 3. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo. 4. Tại tab [Nhân Viên Trực Tiếp] click chọn [Chọn nhân viên]. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. b. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter. c. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. 5. Kết quả. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 III. Nhóm nhân sự cố định hiệu lực theo điều kiện Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo nhóm nhân sự mới có tên nhóm là Nhóm Làm Đêm với loại hiệu lực Theo điều kiện và chọn điều kiện thuộc nhóm là phòng ban bảo vệ. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Làm Đêm”. b. Tại cột [Ký hiệu] nhập “NLD”. c. Tại cột [Nhân viên hiệu lực] click chọn nút để hiển thị danh sách loại hiệu lực. d. Chọn loại hiệu lực [3. Theo điều kiện]. e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm có hiệu lực đối với những nhân viên thuộc phòng ban bảo vệ”.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu.  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 3. Chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo. 4. Lập điều kiện cho nhóm. a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Nhóm] là “Nhóm Làm Đêm”. b. Click chọn tab [Lọc Theo Điều Kiện]. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 c. Tại phần [ĐIỀU KIỆN THEO NHÓM] click chọn [Tạo Mới], form mới hiện ra cho phép người dùng thực hiện đặt điều kiện cho nhóm. d. Phần [O] click chọn dấu mở cho điều kiện “(”. e. Phần [Điều kiện] click chọn [1. Phòng ban]. f. Phần [So Sánh] click chọn dấu “=”. g. Phần giá trị click biểu tượng để mở ra form [Chọn Phòng Ban]. h. Chọn tên phòng ban [Phòng Bảo Vệ], click chọn [Thực Hiện] để lưu trữ phòng ban vừa chọn. i. Phần [C] click chọn dấu đóng cho điều kiện “)”. j. Phần [Liên Kết] sử dụng mặc định. GHI CHÚ: Nếu có điều kiện thứ 2 trở lên thì người dùng cần phải chọn một trong hai điều kiện liên kết để phù hợp với mục đích. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 5. Click [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo điều kiện nhóm. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 IV. Chỉnh sửa và hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định Chỉnh sửa thông tin nhóm nhân sự cố định Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ký hiệu Nhóm Làm Đêm từ NLD thành NhomLD. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Click chọn Nhóm Làm Đêm trong danh sách. 3. Chọn [Chỉnh Sửa] để bắt đầu thực hiện chỉnh sửa. 4. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] xóa NLD và nhập lại thành “NhomLD”. 5. Click chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành việc chỉnh sửa. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 Hủy bỏ nhóm nhân sự cố định Để hủy bỏ một nhóm nhân sự cố định thì người dùng có thể hủy bỏ hiệu lực của nhóm hoặc hủy luôn nhóm. Hủy bỏ hiệu lực nhóm nhân sự cố định. Nội dung thực hành: Hủy bỏ hiệu lực Nhóm Làm Đêm có ký hiệu NhomLD. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Click chọn Nhóm Làm Đêm trong danh sách. 3. Chọn [Chỉnh Sửa]. 4. Check chọn tại cột [Hết hạn] và click [Lƣu Trữ]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 Xóa nhóm nhân sự cố định. Nội dung thực hành: Xóa Nhóm Bảo Vệ có ký hiệu G004. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Nhân Sự]. 2. Click chọn Nhóm Bảo Vệ có ký hiệu G004 trong danh sách. 3. Chọn [Xóa], click chọn [Ok] để hoàn thành xóa nhóm. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 V. Chuyển nhóm nhân sự Chuyển nhóm nhân sự thực chất là việc điều động thêm mới nhân viên vào một nhóm nhân sự khác, và một nhân viên có thể ở nhiều nhóm khác nhau. Và tại chức năng này người dùng có thể tiến hành xóa nhân viên ra khỏi nhóm hay thực hiện quy trình chứng từ chuyển qua các cấp. Thêm mới nhân viên vào nhóm nhân sự bằng phiếu chuyển Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 5000 vào Nhóm TT Group 2. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “CNNS_01”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Việc điều động nhân sự chỉ áp dụng cho những nhóm nhân sự có loại hiệu lực là [Nhân viên trự tiếp]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 4. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống. 5. Tại cột [Mã nhóm nhân sự] click chọn biểu tượng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động]. 6. Click chọn tên [Nhóm TT Group 2] với mã nhóm là G002, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn. 7. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chuyển đến Nhóm TT Group 2”. 8. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên cần thực hiện chuyển nhóm.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. b. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter. c. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. 9. Tại cột [Loại hiệu lực] click chọn để hiển thị lựa chọn. 10. Chọn dòng [Thêm mới vào nhóm]. GHI CHÚ: [Thêm mới vào nhóm] : Dùng khi làm phiếu thêm một nhân viên vào nhóm. [Xóa ra khỏi nhóm]: Được dùng khi người dùng muốn làm phiếu xóa nhân viên ra khỏi nhóm. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 11. Cột [Lý do] để mặc định. 12. Click chọn [Cập Nhật] để lưu trữ lại thông tin vừa khai báo. Thêm mới một nhân viên trên cùng phiếu chuyển đã tạo Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 789 vào Nhóm TT Group 2 với mã chứng từ CNNS_01. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNNS_01. 3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên cần thêm vào phiếu chuyển đang chọn. 4. Chọn mã AC là 789 và chọn nút [Thực Hiện]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNNS_01 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 5. Click chọn [Danh Sách Nhân Viên] để xem những nhân viên đang thực thi cho phiếu chuyển đang chọn. 6. Chọn [Thoát Danh Sách] và click chọn [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành việc thêm mới nhân viên vào phiếu chuyển. Xóa nhân viên trên phiếu chuyển đã tạo Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có mã Ac là 789 trên phiếu chuyển có [Mã chứng từ] là CNNS_01. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNNS_01. 3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn [Danh Sách Nhân Viên]. 4. Click chọn mã AC là 789 và chọn [Xóa Nhân Viên]. 5. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành xóa nhân viên khỏi danh sách. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNNS_01 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 VI. Nhóm biến động nhân sự Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Tạo mới nhóm biến động nhân sự mới có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu TV3 và áp dụng cho nhân viên mang mã AC 789 vào nhóm. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. a. Tại cột [Tên Nhóm] nhập “Nhóm Thử Việc Tháng 3”. b. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập “TV3”. c. Tại cột [Ghi chú] nhập “Nhóm thử việc tháng 3 áp dụng cho những nhân viên mới vào trong tháng 3”.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống.  Bắt buộc nhập liệu  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt)  GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Biến Động Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 d. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo. 3. Chọn tab [Nhân Viên Hiệu Lực]. 4. Click [Chọn nhân viên]. a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 b. Tại cột [Mã AC] nhập “789” và gõ Enter. c. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. 5. Chọn thời gian hiệu lực cho nhân viên trong nhóm. a. Click chọn nhân viên có mã AC 789. b. Tại cột [Ngày Hiệu Lực], ô thứ nhất click chọn vào biểu tượng để hiển thị bảng chọn thời gian. c. Click chọn ngày 20/2/2012 hoặc nhập “2/20/2012”. d. Tại ô thứ hai tiếp tục click chọn vào biểu tượng để chọn thời gian kết thúc hiệu lực nhóm cho nhân viên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 e. Click chọn ngày 20/3/2012 hoặc nhập “3/20/2012”. f. Chọn nút [Chỉnh Sửa] và chọn [Ok] để hoàn thành việc lưu lại khai báo thời gian hiệu lực cho nhân viên trong nhóm. GHI CHÚ: Sau khi lưu lại khai báo hiệu lực thời gian cho nhân viên có mã AC 789 như trên thì thông tin của nhân viên này sẽ biến mất trên lưới dữ liệu(Ngày hiện tại là 17/2/2012 và ngày khai báo bắt đầu hiệu lực là ngày 20/2/2012). Để xem được thông tin nhân viên này người dùng xem bên tab [Lịch Sử - Kế Hoạch Nhóm]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 VII. Chỉnh sửa và hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự Chỉnh sửa nhóm biến động nhân sự Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu TV3 thành ThuViecT3. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. 2. Click chọn [Nhóm Thử Việc Tháng 3]. 3. Chọn nút [Chỉnh Sửa]. 4. Tại cột [Ký hiệu báo cáo] nhập lại thành “ThuViecT3”. 5. Click chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất chỉnh sửa. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Biến Động Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 Hủy bỏ nhóm biến động nhân sự Có 2 cách để hủy bỏ nhóm biến động nhân sự, gồm xóa và bỏ hiệu lực nhóm. Hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự Nội dung thực hành: Hủy hiệu lực nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu ThuViecT3. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. 2. Click chọn [Nhóm Thử Việc Tháng 3]. 3. Chọn nút [Chỉnh sửa]. 4. Check chọn tại cột [Hết hạn]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Biến Động Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 5. Click nút [Lƣu trữ] để hoàn thành. Xóa nhóm biến động nhân sự Nội dung thực hành: Xóa nhóm biến động nhân sự có tên là Nhóm Thử Việc Tháng 3 với ký hiệu ThuViecT3. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. 2. Click chọn [Nhóm Thử Việc Tháng 3]. 3. Chọn nút [Xóa], tiếp tục click chọn [Ok] để hoàn thành việc xóa nhóm biến động nhân sự. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Biến Động Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 VIII. Chuyển nhóm biến động nhân sự Thêm mới nhân viên vào nhóm biến động nhân sự bằng phiếu chuyển Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 120 vào nhóm Thử Việc. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. 3. Tại cột [Mã chứng từ] nhập “CNBD_01”. 4. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống.  Bắt buộc nhập liệu.  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 5. Tại cột [Mã nhóm biến động] click chọn biểu tượng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động]. 6. Click chọn tên nhóm biến động [Thử Việc] với mã nhóm là TV, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn. 7. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống. 8. Tại cột [Ngày hết hạn] để mặc định của hệ thống. 9. Tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm mới nhân viên vào nhóm thử việc”. 10. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên cần thực hiện chuyển nhóm.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. b. Tại cột [Mã AC] nhập “120” và gõ Enter. c. Check chọn tên nhân viên có mã AC là 120. d. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 11. Cột [Lý do] để mặc định. 12. Click [Cập Nhật], chọn [Ok] để lưu trữ lại thông tin vừa khai báo. Thêm mới một nhân viên trên cùng phiếu chuyển đã tạo Nội dung thực hành: Thêm mới nhân viên có mã AC là 67 vào cùng nhóm Thử Việc trên chứng từ chuyển có mã CNBD_01. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNBD_01. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNBD_01 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên cần thêm vào phiếu chuyển đang chọn. 4. Chọn mã AC là 67 và chọn nút [Thực Hiện]. 5. Click chọn [Danh Sách Nhân Viên] để xem những nhân viên đang thực thi cho phiếu chuyển đang chọn. 6. Chọn [Thoát Danh Sách]. 7. Click [Cập Nhật], chọn [Ok] để hoàn thành việc thêm mới nhân viên vào phiếu chuyển. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 Xóa nhân viên trên phiếu chuyển đã tạo Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có mã AC là 120 trên phiếu chuyển có [Mã chứng từ] là CNBD_01. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn phiếu có [Mã chứng từ] là CNBD_01. 3. Tại tab [Nhân Viên] click chọn [Danh Sách Nhân Viên]. 4. Click chọn mã AC là 120 và chọn [Xóa Nhân Viên]. 5. Click nút [Cập Nhật] và click nút [Ok] để chấp nhận xóa. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng có [Mã Chứng Từ] là CNBD_01. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Khởi tạo chuyển nhóm nhân sự Tại chức năng này người dùng sẽ biết được cách chọn một mẫu báo cáo cho phiếu chuyển nhóm nhân sự của mình, có thể tùy chỉnh xem trước, download về máy tính để chỉnh sửa. Và phần mã tự động sẽ giúp người dùng tự động điền các ký hiệu văn bản theo các định dạng khai báo. Phần thuộc tính mở rộng sẽ giúp người dùng mở rộng nội dung quản lý trên một phiếu chuyển nhóm nhân sự. Hƣớng dẫn từng bƣớc chọn mã tự động 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Dưới đây là hướng dẫn sử dụng phần Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự. Tương tự phần Khởi Tạo Chuyển Nhóm Biến Động sẽ có các thao tác giống như hướng dẫn sử dụng đối với Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 2. Tại ô [Mã tự động] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách mã tự động đã khởi tạo trước đó. 3. Click chọn [Mã chuyển nhóm nhân sự]. 4. Chọn [Thực hiện] để hoàn thành sự lựa chọn. 5. Click [Lƣu trữ] để lưu lại khởi tạo. GHI CHÚ: Để khởi tạo được mã tự động người dùng xem lại chương 3. Nếu không chọn mã tự động tại đây thì phần [Mã chứng từ] tại chức năng [Chuyển nhóm nhân sự] phải tự nhập bằng tay. Nếu có chọn mã tự động tại đây thì phần [Mã chứng từ] tại chức năng [Chuyển nhóm nhân sự] sẽ tự phát sinh theo định dạng khi lưu trữ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 Hƣớng dẫn từng bƣớc tùy chỉnh template báo cáo 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Tại cột [Chọn template] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách template có thể sử dụng. 3. Click chọn template [cTemp_ChuyenNhomNS.repx]. 4. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn template. 5. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành bước tùy chỉnh template báo cáo. 6. Click chọn nút [Xem Template] để xem mẫu báo cáo chuyển nhóm nhân sự. 7. Click chọn nút [Download Template] để lưu mẫu báo cáo đang chọn về máy tính. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 8. Upload mẫu báo cáo mới lên hệ thống. a. Click chọn nút [Browse] để upload mẫu báo cáo mới lên hệ thống. b. Chỉ đường dẫn đến file template cần upload. c. Chọn file cần upload lên [Temp_ChuyenNhomNS_UP.repx]. d. Click chọn [Open] để hoàn thành lựa chọn. e. Click chọn [Lƣu Trữ] để chấp nhận upload file đang chọn lên hệ thống. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 Hƣớng dẫn từng bƣớc khai báo thông tin mở rộng 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự]. 2. Tại phần [Thuộc Tính Mở Rộng] chọn [Tạo Mới]. 3. Form mới hiện ra cho phép người dùng nhập liệu. a. Tại phần [Ký hiệu] nhập “DanhGia”. b. Tại phần [Mô tả] nhập “Đánh giá nhân viên”. c. Tại phần [Kiểu dữ liệu] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách các kiểu dữ liệu có thể khai báo GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 d. Click chọn kiểu [Lựa Chọn]. e. Phần [Giá trị (min)] để mặc định. f. Phần [Giá trị (max)] để mặc định. g. Click chọn [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo. 4. Khai báo các trường lựa chọn. a. Tại phần [Giá Trị Kiểu Lựa Chọn] click chọn [New] để khai báo mới thuộc tính lựa chọn. b. Tại cột [Ký Hiệu] nhập “a”. c. Tại cột [Mô tả] nhập “Khá”. d. Tại cột [Giá Trị] nhập “1”. e. Click chọn [Update] để lưu lại thuộc tính đầu tiên. Nút [Update]: lưu trữ thông tin. Nút [Cancel] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 f. Tương tự chọn [New] để tiếp tục khai báo các trường lựa chọn khác. 5. Mở chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] để xem kết quả. a. Click chọn tab [Thuộc tính mở rộng]. b. Chọn biểu tượng để xem lưới lựa chọn đã khởi tạo. c. Chọn giá trị [Khá] click [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn thuộc tính mở rộng cho nhân viên đang chọn trong phiếu chuyển nhóm nhân sự có mã chứng từ [CNNS_001]. d. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn tất. GHI CHÚ: Xem thêm chương 3 để hiểu hơn về phần khởi tạo thuộc tính mở rộng. Nút [Edit] : Cho phép người dùng chỉnh sửa dòng đang lựa chọn. Nút [Delete] : Cho phép người dùng xóa dòng đang lựa chọn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 II. Ngày xem hồ sơ nhóm biến động Ngày xem hồ sơ sẽ giúp người sử dụng quản lý nhanh sự hiệu lực và hết hiệu lực của các nhân viên trong nhóm biến động nhân sự. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. 2. Quan sát ngày hiệu lực của các nhân viên trong nhóm [Nhóm Thử Việc Tháng 1/2012], hiện tại [Ngày xem hồ sơ] là 18/2/2012 và các nhân viên có mã nhân viên là A01, B01, C01 vẫn còn hiệu lực. 3. Click chọn biểu tượng để hiển thị form chọn ngày tháng, chọn ngày 9/1/2012. GHI CHÚ: Ngày xem hồ sơ hiện tại là ngày 9/1/2012 và trên lưới dữ liệu chỉ có nhân viên có mã nhân viên A01, những nhân viên có mã B01, C01 vẫn còn hiệu lực nhưng ngày xem hồ sơ hiện tại vẫn chưa đến nên trên lưới dữ liệu chưa xuất hiện. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Ngày xem hồ sơ của nhóm biến động sẽ căn cứ vào ngày hiệu lực của nhân viên trong nhóm biến động nhân sự. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 III. Quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ chuyển nhóm nhân sự 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user hay chưa. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt). GHI CHÚ: Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình chứng từ xem tại chương 2. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình chuyển nhóm nhân sự và biến động nhân sự. User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] với quyền Soạn thảo. User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Soạn thảo. User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Chuyển Tiếp. User [ChuyenTiep] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Chuyển Tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Nhân Sự] có quyền Xét Duyệt. User [QuanLy] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] có quyền Xét Duyệt. GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 24. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 Quy trình chứng từ Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ điều động nhân viên vào nhóm nhân sự có tên Nhóm TT Group 2 tại user [SoanThao]. Sau đó chứng từ điều động này sẽ được nộp lên cho user [ChuyenTiep] xem xét và chuyển lên cho user [QuanLy] duyệt. Soạn thảo chứng từ chuyển nhóm biến động nhân sự 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài [SoanThao]. 2. Mở chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Soạn]. 3. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dữ liệu cho người dùng khai báo. GHI CHÚ: Cột [Mã chứng từ] sẽ tự động điền khi người sử dụng hoàn tất khai báo và click chọn [Cập Nhật]. Để có thể sử dụng được phần mã tự động này người dùng tham khảo thêm chương 3 và cách áp dụng mã tự động cho việc khai báo [Chuyển Nhóm Biến Động] hay quy trình thì phải khai báo trong chức năng [Khởi Tạo Chuyển Nhóm Biến Động]. KINH NGHIỆM SỬ DỤNG: Quy trình chứng từ [Chuyển Nhóm Nhân Sự] cũng có các thao tác thực hiện giống với quy trình [Chuyển Nhóm Biến Động]. Quan trọng nhất là bước soạn thảo chứng từ đầu tiên ở user SoanThao. Việc soạn thảo chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động], [Chuyển Nhóm Nhân Sự] xem chi tiết các phần [Nhóm Nhân Sự], [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 4. Tại cột [Ngày chứng từ] để mặc định của hệ thống. 5. Tại cột [Mã nhóm biến động] click chọn biểu tượng để hiển thị form [Chọn nhóm biến động]. 6. Click chọn tên nhóm biến động [Thử Việc] với mã nhóm là TV, chọn [Thực Hiện] để hoàn thành việc lựa chọn. 7. Tại cột [Ngày hiệu lực] để mặc định của hệ thống. 8. Tại cột [Ngày hết hạn] để mặc định của hệ thống. 9. Tại cột [Ghi chú] nhập “Chứng từ thêm mới nhân viên mã AC 5000 vào nhóm thử việc”. 10. Tại tab [Nhân Viên] click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC], form [Chọn nhân viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên cần thực hiện điều động thông qua chứng từ.  Đây là thông tin chú thích thêm do người dùng nhập liệu (nếu cần). Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 a. Form mới hiện lên, click bỏ check tại nhân viên đầu tiên. b. Tại cột [Mã AC] nhập “5000” và gõ Enter. c. Check chọn tên nhân viên có mã AC là 5000. d. Click chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc lựa chọn. 11. Cột [Lý do] để mặc định. 12. Click [Cập Nhật] để lưu trữ lại thông tin vừa khai báo. 13. Click [Nộp], chọn [Ok] để đưa chứng từ điều động nhóm biến động nhân sự lên user cấp trên ChuyenTiep. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 46 Chuyển tiếp chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep]. 2. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000. 4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok chuyển”. 5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đưa chứng từ này lên cấp user QuanLy. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 47 Duyệt chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [QuanLy]. 2. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000. 4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok Duyệt”. 5. Chọn [Duyệt], click chọn [Ok] để hiệu lực chứng từ và kết thúc quy trình chứng từ. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 48 IV. Quản lý và xem lịch sử thay đổi chứng từ nhóm biến động nhân sự. Sau khi chứng từ được duyệt thì những chứng từ này sẽ được lưu vào lịch sử. Người quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Chuyển Nhóm Biến Động] để xem và có thể trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao. Ở cấp user SoanThao có thể theo dõi được vị trí chứng từ đang nằm ở cấp nào hay đã được duyệt thông qua quyền [Xem Lịch Sử]. Quản lý lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân sự 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - QL]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 50 Xem lịch sử thay đổi nhóm biến động nhân sự. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Xem lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao]. 3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - Xem]. 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 51 5. Xem lịch sử chứng từ ở phần [Ghi chú]. GHI CHÚ: Ngoài chức năng xem các chứng từ đã duyệt hoặc chưa duyệt thì chức năng này không thể chỉnh sửa bất kỳ chứng từ nào. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 52 Trả lại chứng từ thay đổi nhóm biến động nhân sự 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Chọn chức năng [Chuyển Nhóm Biến Động - QL]. 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CNBDNS_000. Nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 53 5. Click nút [Trả Lại], click chọn [OK]. Kết quả tại user SoanThao:  Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.