Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 4: Profile nhân viên

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 4 Profile Nhân Viên Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Nhập liệu thông tin lý lịch cơ bản của 01 nv trong eTimeGold.  Khai báo và quản lý thông tin mối liên hệ giữa nhân viên và công ty (số BHXH, thẻ BHYT, Chức vụ, phòng ban trực thuộc,…)  Khai báo và quản lý thông tin cá nhân (MST, số cmnd, quá trình công tác,…)  Khai báo và quản lý lý lịch thân nhân, lịch sử giảm trừ gia cảnh đối với nhân viên.  Khai báo và quản lý thông tin học vấn của nhân viên.  Khai báo và quản lý thông tin thuộc về kỹ năng của nhân viên.  Cập nhật hình nhân viên vào profile trong eTimeGold.  Khai báo thông tin mở rộng.  Làm thế nào để khởi tạo cho nhân viên dùng mã nhân viên làm user đăng nhập phần mềm eTimeGold. Sau khi hoàn thành các thao tác khởi tạo hệ thống phòng ban, chức vụ của công ty trên eTimeGold thì bước quan trọng nhất tiếp theo là người sử dụng phải tạo lập được một danh sách hồ sơ nhân viên. Vì vậy chương này sẽ giúp bạn hiểu hơn về cách khai báo một hồ sơ nhân viên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Khai Báo Mới Một Hồ Sơ Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo một hồ sơ nhân viên mới có tên Nguyễn Minh Lâm ở mức cơ bản nhất với mã nhân viên là 789, thuộc phòng ban nhân sự, chức vụ nhân sự. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Chọn nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu khởi tạo. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 3. Nhập liệu các thông tin bắt buộc khai báo trong bước đầu khởi tạo hồ sơ nhân viên. a. Tại cột [Họ & tên lót] nhập “Nguyễn Minh”. b. Tại cột [Tên] nhập “Lâm”. c. Tại cột [Ngày Sinh] chọn biểu tượng để mở ra bảng chọn thời gian hoặc có thể nhập trực tiếp “4/1/1980”. d. Tại cột [Mã AC] nhập “789”. e. Tại cột [Mã Nhân Viên] nhập “EMP_789”. f. Tại cột [Mã phòng ban] click chọn biểu tượng , form mới hiện ra cho phép người sử dụng chọn phòng ban đã được khởi tạo trước đó. g. Click chọn [Phòng Nhân Sự], chọn [Thực Hiện]. h. Tại cột [Mã chức vụ] click chọn biểu tượng , form mới hiện ra cho phép người sử dụng chọn chức vụ đã được khởi tạo trước đó. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 i. Click chọn tên chức vụ [Nhân Sự], chọn [Thực Hiện]. 4. Click chọn nút [Save] và chọn nút [OK] để thực hiện lưu lại khởi tạo. GHI CHÚ: Các cột [Mã phòng ban] và [Mã chức vụ] là các trường bắt buộc nhập vì vậy trước khi khai báo hồ sơ nhân viên, người sử dụng cần phải [Khởi Tạo Phòng Ban], [Khởi Tạo Chức Vụ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 II. Bổ Sung Thông Tin Công Ty Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Bổ sung thông tin công ty cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm , với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Thông Tin Công Ty]. 4. Tại cột [Mã Chức Danh], click chọn biểu tượng , form mới hiện ra cho phép người sử dụng chọn chức danh đã được khởi tạo trước đó. GHI CHÚ: Để có mã chức danh xem lại chương 3 để biết cách khởi tạo. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 5. Click chọn tên chức danh [Nhân Viên], click nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn chức danh. 6. Tại cột [Ngạch Lƣơng] click chọn biểu tượng , form mới hiện ra cho phép người sử dụng chọn những ngạch lương đã khởi tạo trước đó. 7. Click chọn tên ngạch lương [Nhóm 3], click chọn nút [Thực Hiện]. 8. Tại cột [Bậc Lƣơng] click chọn biểu tượng , form mới hiện ra cho phép người sử dụng chọn những bậc lương đã khởi tạo trước đó. 9. Click chọn tên bậc lương [Bậc 1-3] , click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn. 10. Tại cột [Mã số thuế ] nhập “019646583”. 11. Tại cột [Mã thẻ NH] nhập “1000071903458”. GHI CHÚ: Xem lại chương 14 để biết cách khởi tạo [Bậc Lƣơng]. GHI CHÚ: Xem lại chương 14 để biết cách khởi tạo [Ngạch Lƣơng]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 12. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thêm những thông tin vừa bổ sung. GHI CHÚ: Ngoài những trường bắt buộc nhập liệu thì tất cả các cột dữ liệu còn lại người dùng có thể bỏ trống, hoặc nhập liệu các cột cần thiết để quản lý nhân viên. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 III. Khai Báo Thông Tin Cá Nhân Thông Tin Chung Của Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo thông tin giới tính, tình trạng hôn nhân và hình đại diện cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Tại cột [Giới Tính] click chọn biểu tượng , click chọn giới tính [Nam]. 4. Tại cột [Hôn Nhân] click chọn biểu tượng , click chọn tình trạng hôn nhân [Có gia đình]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 5. Tại cột [Hình <=40kb], click chọn nút [Browse], form mới hiện ra người dùng trỏ tới thư mục chứa hình của nhân viên. 6. Chọn hình nhân viên, click chọn [Open] để hoàn thành thao tác chọn hình. 7. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thông tin vừa khai báo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 Khai Báo Thông Tin Của Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo thông tin cá nhân cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Thông Tin Cá Nhân]. 4. Tại cột [Số Điện Thoại] nhập “0977879663”. 5. Tại cột [Địa chỉ Email] nhập “minhlam80@yahoo.com”. 6. Tại cột [Tôn Giáo] click chọn biểu tượng , form mới sẽ hiện ra cho phép người dùng chọn những tôn giáo đã được eTimeGold mặc định. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 7. Click chọn tôn giáo [Phật giáo], chọn [Thực hiện] để hoàn tất lựa chọn. 8. Tại cột [Dân Tộc] click chọn biểu tượng , form mới sẽ hiện ra cho phép người dùng chọn những dân tộc đã được eTimeGold mặc định. 9. Chọn tên dân tộc là [Kinh], click chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn. 10. Tại cột [Quốc Tịch] click chọn biểu tượng , form mới sẽ hiện ra cho phép người dùng chọn những quốc tịch đã được eTimeGold mặc định. 11. Click chọn tên quốc tịch là [Việt Nam], chọn nút [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn. 12. Tại cột [Số CMND] nhập “291007301”. 13. Tại cột [Địa chỉ] nhập “262, đường 13, Phước Bình, Q9, TpHCM”. 14. Tại cột [Nơi Sinh] nhập “Hà Nội”. 15. Tại cột [Nguyên quán] nhập “Hà Nội”. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 16. Click chọn nút [Cập Nhật] , chọn tiếp [Ok] để chấp nhận thông tin vừa khai báo. Khai Báo Quá Trình Bản Thân Của Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 3. Click chọn tab [Thông Tin Cá Nhân]. 4. Tại phần [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN] click chọn [Tạo Mới] để khai báo. 5. Khai báo thông tin trong form [QUÁ TRÌNH BẢN THÂN]. a. Tại cột [Từ Ngày] click chọn biểu tượng để mở ra form chọn thời gian bắt đầu. b. Click chọn ngày 31/1/2007 hoặc nhập “1/31/2007”. c. Tại cột [Đến ngày] click chọn biểu tượng để mở ra form chọn thời gian kết thúc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 d. Click chọn ngày 31/12/2008 hoặc nhập “12/31/2008”. e. Tại cột [Làm gì / Ở đâu] nhập “Làm việc tại cty TNHH Nam Đô”. 6. Click chọn nút [Lƣu Trữ ] để hoàn thành khai báo và lưu lại. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách chọn dữ liệu ngày tháng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 IV. Thông Tin Gia Đình Khai Báo Thông Tin Gia Đình Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [Thông Tin Gia Đình] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Thông Tin Gia Đình]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 4. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo. 5. Tại cột [Họ & Tên] nhập “Nguyễn Minh Hòa”. 6. Tại cột [Mỗi quan hệ] click chọn biểu tượng và chọn Anh / Em trai. 7. Tại cột [Còn sống / chết] click chọn biểu tượng và chọn Sống. 8. Tại cột [Ngày Sinh] click chọn biểu tượng để hiện ra bảng chọn ngày tháng. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách chọn dữ liệu ngày tháng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 9. Chọn ngày 15/6/1995 hoặc nhập “6/15/1995”. 10. Tại cột [Làm gì / Ở đâu] nhập “Sống tại Q5 TpHCM”. 11. Chọn nút [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo. Khai Báo Lịch Sử Giảm Trừ Gia Cảnh Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [LỊCH SỬ GIẢM TRỪ GIA CẢNH] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 3. Click chọn tab [Thông Tin Gia Đình]. 4. Tại phần [LỊCH SỬ GIẢM TRỪ GIA CẢNH], click chọn [Tạo Mới]. 5. Tại cột [Từ tháng] click chọn biểu tượng và chọn [Tháng 1]. 6. Tại cột [Năm] chọn [Năm 2012]. 7. Tại cột [Đến tháng] click chọn biểu tượng và chọn [Tháng 12]. 8. Tại cột [Năm] chọn [Năm 2012]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 9. Tại phần [Ghi chú] nhập “Chưa đến tuổi lao động”. 10. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khai báo lịch sử giảm trừ gia cảnh. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 V. Kinh Nghiệm Làm Việc Khai Báo Kinh Nghiệm Làm Việc Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [Kinh Nghiệm Làm Việc] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Kinh Nghiệm Làm Việc]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 4. Click chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo. a. Tại cột [Từ ngày] click chọn biểu tượng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng. b. Click chọn ngày 1/10/2009 hoặc nhập “10/1/2009”. c. Tại cột [Đến ngày] click chọn biểu tượng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 d. Click chọn ngày 28/6/2011 hoặc nhập “6/28/2011”. e. Tại cột [Tên công ty] nhập “Cty TNHH Dịch Vụ Tin Học Hoàng Minh”. f. Tại cột [Ngành nghề] nhập “Công Nghệ Thông Tin”. g. Tại cột [Tỉnh / Thành Phố] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách các tỉnh thành phố. h. Click chọn tên thành phố [Thành Phố HCM] và chọn nút [Thực Hiện]. i. Tại cột [Quốc Tịch] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách các quốc tịch. j. Click chọn tên quốc tịch [Việt Nam], chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn quốc tịch. k. Cột [Thông tin tham khảo]: sử dụng mặc định của hệ thống. l. Cột [Địa chỉ công ty]: sử dụng mặc định của hệ thống. m. Tại cột [Thành tích nổi bật] nhập “Quản Lý Viên”. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 5. Click chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại thông tin đã khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 VI. Trình Độ Học Vấn Khai Báo Trình Độ Học Vấn Cho Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [Học Vấn] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Học Vấn]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 4. Click [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo. a. Tại cột [Từ Ngày] click chọn biểu tượng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng. b. Click chọn ngày 12/10/1998 hoặc nhập “10/12/1998”. c. Tại cột [Đến Ngày] click chọn biểu tượng để xuất hiện bảng chọn ngày tháng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 d. Click chọn ngày 30/9/2002 hoặc nhập “9/30/2002”. e. Tại cột [Tên trƣờng học] nhập “Đại Học Bách Khoa TpHCM”. Tại cột [Quốc gia] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách các quốc gia. f. Click chọn trang 7 trong form vừa hiển thị, chọn tên quốc gia [Việt Nam], và click chọn nút [Thực Hiện] để thực thi lựa chọn. g. Tại cột [Bằng Cấp] click chọn biểu tượng để hiển thị danh sách bằng cấp h. Click chọn tên bằng cấp [Đại Học], chọn [Thực Hiện] để hoàn tất việc chọn. i. Tại cột [Chuyên Ngành] nhập “Công Nghệ Thông Tin”. j. Tại cột [Thành Tích Nổi Bật] nhập “Tốt nghiệp loại giỏi”. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách chọn trang và lọc dữ liệu trên lƣới. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách chọn dữ liệu ngày tháng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 5. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn tất việc khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 VII. Kỹ Năng Của Nhân Viên Khai Báo Trình Độ Học Vấn Cho Nhân Viên Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khai báo [Kỹ Năng] cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. 3. Click chọn tab [Kỹ năng]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 4. Khai báo kỹ năng ngoại ngữ . a. Tại phần [KỸ NĂNG NGOẠI NGỮ] click chọn [Tạo Mới]. b. Tại cột [Ngoại ngữ] click chọn biểu tượng để mở ra form [Chọn ngoại ngữ]. c. Click chọn tên ngoại ngữ [Tiếng Nhật], và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn. d. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “5”. e. Tại cột [Trình độ ngoại ngữ] click chọn biểu tượng để mở ra form chọn [Trình Độ Ngoại Ngữ]. f. Chọn trình độ ngoại ngữ [Cao cấp], chọn [Thực hiện] để hoàn thành lựa chọn. g. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo trình độ ngoại ngữ. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 5. Khai báo kỹ năng vi tính . a. Tại phần [KỸ NĂNG VI TÍNH] click chọn [Tạo Mới]. b. Tại cột [Vi Tính] click chọn biểu tượng để mở ra form [Chọn vi tính]. c. Click chọn tên vi tính [Quản Trị Mạng], và chọn [Thực Hiện] để hoàn thành thao tác chọn. d. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “4”. e. Tại cột [Trình độ vi tính] click chọn biểu tượng để mở ra form chọn [Trình Độ vi tính]. f. Chọn trình độ vi tính [Cao Cấp] chọn [Thực Hiện] để hoàn thành lựa chọn. g. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo trình độ vi tính. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 6. Khai báo kỹ năng khác . a. Tại phần [KỸ NĂNG KHÁC] click chọn [Tạo Mới]. b. Tại cột [Tên Kỹ Năng] nhập “Quản lý nhân sự”. c. Tại cột [Năm sử dụng] nhập “5”. d. Chọn [Lƣu trữ] để hoàn tất khai báo khác. 7. Hoàn tất khai báo. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 VIII. Chỉnh Sửa Thông Tin Hồ Sơ Nhân Viên Khi hồ sơ nhân viên được hoàn thành, nếu người dùng phát hiện sai sót trong quá trình khai báo thì việc chỉnh sửa cũng khá đơn giản. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Chỉnh sửa hình ảnh cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 3. Click chọn nút [Browse], form mới hiện ra người dùng trỏ tới thư mục chứa hình của nhân viên. 4. Chọn hình nhân viên mới, click chọn [Open] để hoàn thành thao tác chọn hình. 5. Chọn [Cập Nhật] click [Ok] để hoàn thành việc chỉnh sửa hình ảnh. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Thiết Lập Quyền Login User Quyền login user là quyền mà một nhân viên bình thường có thể đăng nhập vào hệ thống bằng mã nhân viên và quản lý dựa trên các chức năng mà người dùng phân cho một user. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Phân quyền login bằng user DemoDND cho nhân viên có tên Nguyễn Minh Lâm, với mã nhân viên là 789. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn nhân viên có mã AC là 789. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Tại cột [Tìm Mã AC] nhập “789” và enter để thực hiện tìm kiếm. 3. Click chọn nhân viên có [Mã AC] là 789. 4. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 3 bên dưới. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: User DemoDND đã được người dùng khởi tạo và phân bổ chức năng quản lý. Để tìm hiểu rõ hơn về cách [Phân bổ] chức năng người sử dụng tham khảo thêm chương 2. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 3. Chọn tab [Thông Tin Công Ty], tại cột [Quyền Login] click chọn biểu tượng một form mới hiện ra hiển thị danh sách tất cả các user đã được người dùng tạo ra. 4. Click chọn user DemoDND. 5. Chọn [Thực Hiện] để hoàn thành sự lựa chọn. 6. Click chọn nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn thành việc phân quyền. GHI CHÚ: Cách Login bằng mã nhân viên xem lại chương 2. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 II. Ngày Xem Hồ Sơ Để quản lý hệ thống hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất, eTimeGold cho phép người dùng xem lại các lưu vết dữ liệu trong quá khứ. Khái niệm [Ngày xem hồ sơ] hỗ trợ người dùng xem thông tin lý lịch nhân viên theo thời gian nhân viên đó được lưu trữ trong hệ thống. Hình minh họa: : Có 23 record trong hồ sơ nhân viên khi Ngày Xwm Hồ So=”3/31/2011” Hình minh họa: : Có 1 record trong hồ sơ nhân viên khi Ngày Xwm Hồ So=”12/29/2010”