Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 14: Tính lương

Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 1 Chương 14 Tính lương Hoàn thành chƣơng này, bạn sẽ hiểu và vận hành đƣợc các nội dung sau:  Định nghĩa hệ thống ngạch, bậc lương sử dụng trong công ty.  Hạng mục cơ bản  Thiết lập hạng mục cơ bản để quản lý các mục lương biến động không theo quy tắc chung cho các đối tượng nhân viên.  Xem kết quả số liệu hạng mục cơ bản theo ngày được chọn.  Chọn nhân viên để tính lương  Tính lương theo nhân viên chỉ định  Tính lương theo phòng ban  Tính lương theo chi nhánh  Tính lương toàn tổng công ty  Trích lọc dữ liệu lương.  Truy xuất báo cáo lương.  Tự điều tra kết quả lương của nhân viên.  Quản lý lương chuyển khoản/ tiền mặt.  Truy xuất báo cáo chi tiết.  In ấn phiếu lương cá nhân.  Truy xuất số liệu tổng hợp lương.  Tự điều chỉnh và thay đổi báo cáo lương phù hợp với nhu cầu thực tế của công ty.  Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng phòng ban phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN.  Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên theo từng chi nhánh phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN.  Trích lọc số liệu chi tiết (tổng hợp) của nhân viên trong tổng cty phục vụ báo cáo cho các cơ quan nhà nước: BHXH, TTNCN. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 2 A. HƢỚNG DẪN THAO TÁC CƠ BẢN I. Định nghĩa ngạch bậc lƣơng Chức năng [Ngạch bậc lƣơng] được sử dụng khi doanh nghiệp sử dụng tính lương theo thang bảng lương. Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo ngạch bậc lương cho cấp trưởng phòng. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ngạch Bậc Lƣơng]. 2. Tại phần lưới dữ liệu ngạch lƣơng chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo ngạch lương mới. GHI CHÚ: Nút [Xóa]: Dùng để xóa dòng ngạch lương đang chọn. Nếu ngạch lương có các bậc lương đã khởi tạo bên dưới thì khi xóa ngạch lương, các bậc lương cũng sẽ bị xóa theo. Nút [Chỉnh sửa]: Dùng để cập nhật lại thông tin ngạch lương đã khởi tạo tại dòng ngạch lương đang chọn. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ngạch Bậc Lƣơng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 3 3. Màn hình mới hiện ra cho phép người dùng khai báo ngạch lương. 4. Tại cột [Mã ngạch lƣơng] nhập “NTP”. 5. Tại cột [Tên ngạch lƣơng] nhập “Ngạch Trưởng Phòng”. 6. Tại cột [Hệ số khởi điểm ngạch] nhập “1.4”. 7. Tại cột [Tiền khởi điểm ngạch] nhập “1120000”. 8. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo ngạch lương. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu.  Mặc định là 1.0.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.  (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 4 9. lick chọn ngạch lương mới tạo có mã ngạch [NTP]. 10. Tại phần [Bậc Lƣơng] chọn [New] để bắt đầu khởi tạo bậc lương cho ngạch lương đang chọn. 11. Tại phần [Bậc Lƣơng] xuất hiện giao diện mới cho phép người dùng khai báo bậc lương. 12. Tại cột [Mã bậc lƣơng] nhập “BTP1”. 13. Tại cột [Tên bậc lƣơng] nhập “Bậc 1”. 14. Tại cột [Hệ số khởi điểm bậc] nhập “1.4”. 15. Tại cột [Tiền khởi điểm bậc] nhập “1120000”.  Mặc định là 1.0  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu.  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt).  Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 5 16. Chọn [Save] để lưu lại khởi tạo bậc lương. 1. Tương tự khởi tạo các bậc lương khác cho ngạch lương đang chọn. GHI CHÚ: Nút [Delete]: Dùng để xóa dòng bậc lương đang chọn. Nút [Edit]: Dùng để chỉnh sửa lại dòng bậc lương đang chọn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 6 II. Khởi tạo hạng mục cơ bản Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Khởi tạo hạng mục cơ bản có tên phụ cấp tay nghề. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Giao diện ban đầu của chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]. 3. Ý nghĩa các nút chức năng ở mỗi vùng. Vùng quản lý các hạng mục cơ bản. Nút Mô tả Dùng để tạo mới thông tin một loại hạng mục cơ bản. Dùng để chỉnh sửa một thông tin hạng mục cơ bản đang click chọn. Dùng để xóa loại hạng mục cơ bản đang chọn. Làm mới lưới dữ liệu thông tin loại hạng mục cơ bản đã khai báo. Xuất báo cáo đối tượng hạng mục cơ bản đang chọn. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 7 Vùng lịch sử nhập liệu. Nút Mô tả Dùng để tạo mới giá trị hiệu lực cho hạng mục đang chọn ở trên. Dùng để chỉnh sửa giá trị hiệu lực đã khai báo. Dùng để xóa giá trị hiệu lực đang chọn. Chọn nhân viên hiệu lực cho giá trị và loại hạng mục đang chọn. Xóa nhân viên đang click chọn ra khỏi lưới dữ liệu. Cập nhật giá trị mới cho nhân viên. Vùng bảng kết quả. Nút Mô tả Làm mới lại lưới dữ liệu, cập nhật giá trị mới trên lưới. Xuất file Excel bảng kết quả đang hiển thị. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 8 4. Khởi tạo hạng mục cơ bản mới. a. Chọn [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo hạng mục cơ bản mới. b. Màn hình mới hiện ra cho phép người dùng nhập liệu. c. Tại cột [Ký hiệu] nhập “PCTN”. d. Tại cột [Mô tả] nhập “Phụ cấp tay nghề”. e. Tại cột [Ngày hiệu lực] chọn nút looku để chọn ngày tháng bắt đầu hiệu lực cho hạng mục đang tạo. f. Click chọn ngày 28/2/2012 hoặc gõ vào 2/28/2012. g. Tại cột [Ghi Chú] để mặc định của hệ thống.  Bắt buộc nhập liệu.  Bắt buộc nhập liệu  Không được nhập trùng.  Khôngsử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt.  (Xem tài liệu chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 9 h. Click chọn nút [Lƣu Trữ] để lưu lại khởi tạo. 5. Khai báo giá trị cho hạng mục [Phụ cấp tay nghề] mới tạo ra. a. Chọn [Tạo Mới] tại vùng nhập liệu giá trị hiệu lực. b. Màn hình mới hiển thị cho phép nhập liệu giá trị. c. Tại cột [Ngày] chọn ngày 28/2/2012, đây là ngày hiệu lực cho giá trị. d. Tại cột [Giá Trị] nhập “200000”. e. Tại cột [Ghi chú] nhập “Tiền phụ cấp tây nghề”. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 10 f. Chọn [Lƣu Trữ] để hoàn thành khởi tạo. 6. Khai báo vùng chọn nhân viên hiệu lực. a. Click chọn nút [Chọn Nhân Viên] để bắt đầu chọn nhân viên hiệu lực cho hạng mục và giá trị hiệu lực đang chọn. b. Form [Chọn Nhân Viên] hiện ra cho phép người dùng chọn nhân viên. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 11 c. Check chọn nhân viên có mã AC = 1 và click nút [Thực Hiện] để hoàn thành việc chọn. 7. Xem bảng kết quả. a. Tại cột [Ngày hiệu lực] click chọn để chọn ngày xem kết quả. b. Click chọn ngày 28/2/2012. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 12 c. Click chọn nút [Refresh] để xem hiệu lực nhân viên tại ngày đang chọn. GHI CHÚ: Nếu thời điểm [Ngày Hiệu Lực] bé hơn ngày hiệu lực khởi tạo hạng mục thì cột dữ liệu giá trị sẽ không được hiển thị khi xem. Tại cột giá trị hiệu lực cũng có thời gian hiệu lực, tức là một nhân viên tại các thời điểm sẽ có biến động về giá trị trong hạng mục cơ bản này. Nếu giá trị hạng mục cơ bản có thời gian hiệu lực lớn hơn giá trị [Ngày Hiệu Lực] tại bảng kết quả thì bảng sẽ hiển thị giá trị hiệu gần nhất. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 13 III. Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản và hiệu lực Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Cập nhật thông tin thay đổi trên phiếu đăng ký hạng mục cơ bản Tạo mới thông tin phiếu đăng ký hạng mục cơ bản Xóa thông tin phiếu đăng ký hạng mục cơ bản Hiển thị danh sách phiếu đăng ký hạng mục cơ bản đã khai báo Xuất báo cáo danh sách nhân viên theo hạng mục cơ bản Nhóm nút ở tab [Nhân Viên] Hiển thị danh sách NV trong phiếu đăng ký hạng mục cơ bản đang chọn Tạo mới phiếu đăng ký đăng ký hạng mục cơ bản Nội dung thực hành: Đăng ký nhân viên có Mã AC là 12 hưởng Phụ cấp tay nghề từ ngày 15/03/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTBas1”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 14 b. Cột [Ngày chứng từ]: click vào biểu tượng , chọn “15/03/2012”. c. Tại cột [Mã hạng mục cơ bản],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách hạng mục cơ bản đã khởi tạo trong chức năng [Hạng Mục Cơ Bản]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên hạng mục] là “Phụ cấp tay nghề”. Click nút [Thực hiện]. d. Cột [Tên hạng mục cơ bản]: bỏ qua không nhập liệu. e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu hạng mục cơ bản”.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu. Tham khảo phần II – mục A của chương 14 này để hiểu cách khởi tạo hạng mục cơ bản.  Bắt buộc nhập liệu.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 15 f. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. g. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12. Click nút [Thực hiện]. h. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]: bỏ qua không nhập liệu. i. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá trị mới] nhập “200”. j. Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Hưởng pc tay nghề từ tháng 3”.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 16 3. Click nút [Cập Nhật]. Hình minh họa: : Nhập liệu phiếu đăng ký hạng mục cơ bản cho nhân viên Mã AC=12 Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 17 Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là “CTBas1”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTBas1. 3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 18 4. Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. 5. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57. Click nút [Thực hiện]. 6. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]: bỏ qua không nhập liệu.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 19 7. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên AC=57 vào phiếu CTBas1”. 8. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc.  Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 20 Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi hạng mục cơ bản đã nhập liệu Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là CTBas1. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTBas1. 3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 21 4. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. 5. Click chọn nút [Xóa Nhân Viên ], click nút [OK]. 6. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc. Hủy bỏ phiếu thay đổi hạng mục cơ bản đã đăng ký Nội dung thực hành: Xóa phiếu thay đổi hạng mục cơ bản có Mã chứng từ là CTBas1. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTBas1. 3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK] để hoàn tất xóa chứng từ. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.  Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 22 IV. Tính lƣơng Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Thực hiện tính lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty vào tháng 1.2012 trong kỳ lương “Kỳ lƣơng Cty TNHH An Nguyên”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Lƣơng]. 2. Chọn thông tin tính lương. a. Tại cột [Tháng], click vào biểu tượng , chọn “1”. b. Tại cột [Năm], click vào biểu tượng , chọn “2012”. c. cột [Kỳ Lƣơng], click vào biểu tượng , màn hình hiển thị danh sách kỳ lương. d. Trong form [Chọn Kỳ Lƣơng…], click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên nhóm] là “Kỳ lƣơng Cty An Nguyên”. Click nút [Thực Hiện].  Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách định nghĩa kỳ lương GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Tính Lƣơng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 23 3. Vùng [DS Nhân Viên]: hệ thống hiển thị danh sách những nhân viên hiệu lực tính lương trong kỳ. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc nhân viên theo cây thư mục. Nút chức năng trong vùng giao diện [DS Nhân Viên] Nút : khi click vào nút này, màn hình hiển thị form [Chọn Nhân Viên] cho người dùng check chọn thêm nhân viên tính lương. Nút : xóa nhân viên ra khỏi danh sách hiệu lực tính lương + Chỉ xóa nhân viên đang được chọn trên lưới dữ liệu danh sách nhân viên chờ tính lương. + Cho phép xóa nhiều nhân viên cùng lúc. + Giữ phím Ctrl trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng riêng lẻ. + Giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn nhiều nhân viên trên từng dòng liên tiếp.  Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách phân bổ nhân viên hiệu lực trong kỳ lương. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 CHỌN NHÂN VIÊN TÍNH LƢƠNG THEO NHU CẦU THỰC TẾ Chọn nhân viên trực tiếp Chọn nhân viên theo phòng ban (bộ phận) Chọn nhân viên theo chi nhánh Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 4. Click nút [Tính], click nút [OK] để thực hiện quá trình tính lương. Nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option] Mặc định hệ thống sẽ xóa dữ liệu lương đã được lưu trữ khi người dùng chọn tính lương với cùng thời gian và cùng kỳ lương đã tính. Trong thực tế vận hành, sau khi đã thực hiện lưu trữ dữ liệu, người dùng có nhu cầu tính lại lương của 01 vài nhân viên mà không muốn xóa đi kết quả đã lưu trữ của các nhân viên khác trong cùng điều kiện tính lương. Chọn lựa hỗ trợ người dùng vận hành hệ thống trong trường hợp vừa nêu trên. Mô tả kết quả của nút [Tính] & chọn lựa [Tính Option] Không check [Tính Option] và click nút [Tính] Xóa toàn bộ dữ liệu lương đã lưu trữ (nếu có) ở thời điểm tháng, năm và kỳ lương đang chọn tính lương. Có check [Tính Option] và click nút [Tính] Xóa toàn bộ dữ liệu lương đã lưu trữ ở thời điểm tháng, năm và kỳ lương đang chọn tính lương (nếu có) của những nhân viên đang được tính lương trên lưới [DS Nhân Viên]. Hình minh họa: : Hệ thống đang thực hiện quá trình Tính Lương  Hệ thống chạy đến 100% thì hoàn tất quá trình tính lương. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 5. Thực hiện kiểm tra kết quả lương (nếu cần). 6. Tại nút [Tiện ích], Click vào biểu tượng , chọn nút [SAVE DB (All)] để thực hiện lưu trữ kết quả tính lương sử dụng cho quy trình kế tiếp. Hoàn tất quá trình tính lƣơng. Có 02 lựa chọn lƣu trữ dữ liệu lƣơng Lựa chọn 1: Lƣu trữ toàn bộ Nút : lưu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lương đang chọn thực hiện tính lương của toàn bộ nhân viên có trong lưới [DS Nhân Viên]. Lựa chọn 2: Lƣu trữ nhân viên đƣợc chọn Nút : lưu trữ dữ liệu ở thời điểm tháng, năm, kỳ lương đang chọn thực hiện tính lương của những nhân viên thuộc dòng dữ liệu đang chọn trong lưới [DS Nhân Viên]. (Xem tài liệu chương 1 để hiểu cách chọn nhân viên trên lưới dữ liệu)  Người dùng thực hiện thao tác này sau khi đã chắc chắn về kết quả lương cuối cùng.  Xem phần V – mục A của chương 14 này để tìm hiểu các thao tác hỗ trợ quá tình kiểm lương. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 Lƣu trữ & chọn lựa [Tính Option] Mô tả kết quả lƣu trữ & chọn lựa [Tính Option] Không check [Tính Option] và click nút [Save DBv(All)] Lưu trữ để thay thế toàn bộ dữ liệu lương ở thời điểm tháng, năm và kỳ lương đang chọn tính lương của toàn bộ nhân viên. Có check [Tính Option] và click nút [Save DBv(All)] Lưu trữ để thay thế dữ liệu lương ở thời điểm tháng, năm và kỳ lương đang chọn tính lương của những nhân viên hiện có trên lưới [DS Nhân Viên]. Nút [Save DB (Selected)] Lưu trữ của nút này không chịu ảnh hưởng của chọn lựa [Tính Option] Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 V. Xem kết quả lƣơng Bảng kết quả chi tiết này sẽ hỗ trợ người dùng điều tra số liệu lương cho từng nhân viên. Trích lọc dữ liệu lƣơng Các lưới dữ liệu công đều cho phép người dùng trích lọc dữ liệu. Nội dung thực hành: Lọc dữ liệu lương chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 với điều kiện lọc là [Tên Hạng Mục Lƣơng]=”Phụ cấp tay nghề”. 1. Thực hiện tính lương tháng 1.2012 cho nhân viên có Mã AC=5. 2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả lương chi tiết: a. Ở cột [Tên Hạng Mục Lƣơng], click chuột vào biểu tượng , chọn dòng dữ liệu “Phụ cấp tay nghề”.  Xem phần IV – mục A của chương 14 này để thực hiện tính lương. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. Hình minh họa: Màn hình hiển thị sau khi hệ thống thực thi xong “Tính Lương” Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 b. Kết quả hiển thị sau khi lọc theo điều kiện [Tên Hạng Mục Lƣơng] = “Phụ cấp tay nghề”. Sắp xếp dữ liệu Các lưới dữ liệu lương đều cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu. Nội dung thực hành: Sắp xếp dữ liệu dữ liệu lương chi tiết tháng 1.2012 của nhân viên Mã AC=5 theo thứ tự tăng dần cột [Giá Trị]. 1. Thực hiện tính lương tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên. 2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả lương chi tiết: a. Click chuột tại cột [Giá Trị] để thực hiện sắp xếp, sẽ thấy biểu tượng sắp xếp xuất hiện kề bên biểu tượng lọc . b. Kết quả sau khi sắp xếp. Hình minh họa: Bảng lương chi tiết sau khi thực hiện sắp xếp Hình minh họa: Bảng lương chi tiết trước khi thực hiện sắp xếp  Xem phần IV – mục A của chương 14 này để thực hiện tính lương. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu thêm cách sắp xếp thông tin trên lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Mã văn bản tự động và hạng mục cơ bản Có 2 chọn lựa khi cấp phát mã quyết định khen thƣởng Chọn lựa 1: Tự nhập mã văn bản khi phát sinh chứng từ Mặc định phần mềm sẽ để người dùng tự cấp phát mã văn bản khi phát sinh phiếu đổi hạng mục cơ bản. Chọn lựa 2: Phát sinh mã văn bản tự động Nội dung thực hành: Cấp phát mã tự động cho các chứng từ đổi hạng mục cơ bản. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Tại cột [Mã tự động], click chuột cào biểu tương lookup , màn hình hiển thị danh sách mã văn bản đã khởi tạo cho người dùng chọn.  Xem tài liệu chương 3 để biết cách khởi tạo mã tự động. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 3. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Mã Tự Động] là “QĐ HM cơ bản”. Click nút [Thực Hiện]. 4. Click nút [Lƣu Trữ]. Sử dụng cách phát sinh mã tự động, khi soạn thảo người dùng sẽ nhìn thấy chữ AutoCode ở cột mã chứng từ. Khi đó eTimeGold sẽ tự động lock nhập liệu của người dùng ở cột [Mã chứng từ]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 II. Biểu mẫu hạng mục cơ bản eTimeGold cung cấp 01 biểu mẫu quyết định mặc định, được dùng chung. Upload mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click nút [Browse] và chỉ đường dẫn đến thư mục C:\Template. 3. Click chọn file template cdndQDBasic.repx, click nút Open 4. Click nút [Lƣu trữ] Download mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click vào nút [Download Template]. 3. Chọn Save File và chọn nơi lưu trữ file Rpt_DoiHangMucCoBan.repx Xem mẫu quyết định của chứng từ hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click nút [Xem Template] để hiển thị mẫu quyết định đã upload. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 III. Khởi tạo thuộc tính riêng để quản lý đổi hạng mục cơ bản Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Tạo thuộc tính kiểu số có tên “Số lần phát sinh chứng từ của phòng ban”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. 2. Click chọn tab dữ liệu [Thuộc Tính Mở Rộng], click nút [Tạo mới], màn hình hiển thị dữ liệu dạng cột cho người dùng nhập liệu. 3. Khai báo thông tin: a. Đặt trỏ chuột tại cột [Ký hiệu], nhập KT_MR. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Mô tả], nhập “Số lần phát sinh chứng từ của phòng ban”. c. Tại cột [Kiểu dữ liệu], Click chuột vào biểu tượng , click chọn “Kiểu số”. d. Cột [Giá trị (min)]: nhập “1”.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt. (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 e. Cột [Giá trị (max)]: nhập “100”. 4. Click nút [Lƣu trữ]. Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 IV. Nhân viên & Các yếu tố biến động trong kỳ tính lƣơng Lương là kết quả của quá trình tham gia hoạt động sản xuất và trách nhiệm quản lý. Vì vậy, các yếu tố biến động của nhân viên sẽ ảnh hưởng đến kết quả dữ liệu lương. Khái niệm biến động Biến động là tình trạng của nhân viên có sự thay đổi trạng thái ở thời điểm trước ngày bắt đầu kỳ lương và sau ngày bắt đầu kỳ lương. Có 08 yếu tố biến động trong hệ thống hỗ trợ khi thực thi tính lƣơng Yếu tố 1: Thay đổi phòng ban (bộ phận) Hiệu lực thay đổi phòng ban được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Chuyển Phòng Ban]. Yếu tố 2: Thay đổi chức vụ Hiệu lực thay đổi chức vụ được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Chuyển Chức Vụ]. Yếu tố 3: Thay đổi chức danh Hiệu lực thay đổi chức danh được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Chuyển Chức Danh]. Yếu tố 4: Thay đổi hạng mục cơ bản Hiệu lực thay đổi hạng mục cơ bản được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản].  Xem tài liệu chương 14 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Đổi Hạng Mục Cơ Bản.  Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Chức Danh.  Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Chức Vụ.  Xem tài liệu chương 3 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Chuyển Phòng Ban. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 Yếu tố 5: Nhân viên tuyển mới Hiệu lực nhân viên tuyển mới được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp trên chức năng [Hồ Sơ Nhân Viên] hoặc xét duyệt theo quy trình tuyển dụng. Yếu tố 6: Nhân viên nghỉ việc Hiệu lực nhân viên thôi việc được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Thôi Việc]. Yếu tố 7: Nhóm nhân sự Hiệu lực thay đổi nhóm nhân sự được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Nhóm Nhân Sự]. Yếu tố 8: Nhóm biến động nhân sự Hiệu lực thay đổi nhóm biến động nhân sự được thể hiện bằng cách nhập liệu trực tiếp hoặc xét duyệt theo quy trình chứng từ trên chức năng [Nhóm Biến Động Nhân Sự]. Quy ƣớc [Ngày biến động] Nghiệp Vụ Biến Động Ngày Biến Động Thay đổi phòng ban (bộ phận). Ngày chứng từ. Thay đổi chức vụ. Ngày chứng từ. Thay đổi chức danh. Ngày chứng từ. Thay đổi hạng mục cơ bản. Ngày chứng từ. Nhân viên tuyển mới. Ngày gia nhập. Nhân viên nghỉ việc. Ngày bắt đầu nghỉ. Nhóm nhân sự Thêm mới vào nhóm Ra khỏi nhóm Ngày cuối kỳ lương Ngày đầu kỳ lương Nhóm biến động nhân sự Thêm mới vào nhóm Ra khỏi nhóm Ngày hiệu lực Ngày hết hạn  Xem tài liệu chương 5 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Nhóm Biến Động Nhân Sự.  Xem tài liệu chương 5 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Nhóm Nhân Sự.  Xem tài liệu chương 9 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Thôi Việc.  Xem tài liệu chương 4 để hiểu cách vận hành liên quan đến chức năng Hồ Sơ Nhân Viên.  Xem tài liệu chương 19 để hiều cách vận hành Quy Trình Tuyển Dụng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 Kết quả biến động Hệ thống ghi nhận danh sách nhân viên có các yếu tố biến động trong kỳ qua quá trình thực thi tính lương. Kết quả hiển thị chia thành 02 vùng hiển thị: phần kết quả tổng hợp và chi tiết biến động của từng nhân viên. Hình minh họa: :Xem kết quả tổng hợp các yếu tố biến động trong kỳ. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 V. Cảnh báo lƣơng Khái niệm cảnh báo hỗ trợ người dùng xây dựng cảnh báo số liệu lương theo quy định của công ty. Xây dựng hệ thống cảnh báo Nội dung thực hành: Xây dựng hệ thống cảnh báo gồm các điều kiện như sau: - Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ - Tăng ca lớn hơn 100h trong kỳ - Lương cơ bản nhỏ hơn 5 triệu - Lương cơ bản lớn hơn 10 triệu 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Cảnh Báo Lƣơng]. 2. Click nút [Tạo Mới]. 3. Đặt trỏ chuột tại cột [Tên hiển thị], nhập “Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ”. 4. Click nút [Lƣu trữ] để hoàn tất khởi tạo hạng mục cảnh báo đầu tiên. 5. Lần lượt lặp lại thao tác 2, 3, 4 để hoàn thành danh mục cảnh báo theo nội dung thực hành. Hình minh họa: Khởi tạo danh mục cảnh báo Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Cảnh Báo Lƣơng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 Cài đặt cảnh báo Nội dung thực hành: Cài đặt cảnh báo Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ cho công thức lương có mã công thức lương OTs của ký lương có mã là BuitCT. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Công Thức Lƣơng]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã KL] là “BuiltCT”. 3. Tại tab [Công Thức Lƣơng], Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mã CTL] là “OTs”. 4. Click chọn tab [Cảnh Báo Số Liệu] và bắt đầu cài đặt. a. Click nút [New]. b. Tại cột [So Sánh 1], click vào biểu tượng , chọn “>”. c. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá Trị 1] nhập “0”. d. Tại cột [And (So Sánh 2)], click vào biểu tượng , chọn “<”. e. Đặt trỏ chuột tại cột [Giá Trị 1] nhập “20”.  Xem tài liệu chương 13 để hiểu cách định nghĩa Kỳ Lương. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Công Thức Lƣơng] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 f. Tại cột [Loại Cảnh Báo], click vào biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn Loại Cảnh Báo] cho người dùng lựa chọn. g. Chọn dòng dữ liệu có cột [Loại Cảnh Báo] là “Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ”. Click nút [Thực Hiện]. h. Tại cột [#], click nút [Update], hoàn thành cài đặt cảnh báo. Xem kết quả cảnh báo 1. Thực hiện tính lương tháng 1.2012 cho toàn bộ nhân viên. 2. Tại vùng lưới dữ liệu hiển thị kết quả lương chi tiết: Hình minh họa: Dữ liệu lương chi tiết  Xem phần IV – mục A của chương 14 này để thực hiện tính lương.  Xem tài liệu phần V – mục B của chương 14 để hiểu cách định nghĩa Hạng mục cảnh báo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 a. Ở cột [Tên Cảnh Báo], click chuột vào biểu tượng , chọn dòng dữ liệu “Tăng ca nhỏ hơn 20h trong kỳ”. b. Kết quả hiển thị: Thứ tự ƣu tiên hạng mục cảnh báo Một hạng mục lương có thể cài đặt được nhiều hạng mục cảnh báo. Cột [Ƣu Tiên] hỗ trợ người dùng xác định thứ tự ưu tiên cho hạng mục cảnh báo. Người dùng nhập liệu kiểu số để xác định thứ tự ưu tiên. Giá trị cột [Ƣu tiên] là số nhỏ hơn thì có mức độ ưu tiên cao hơn. Hình minh họa: Kết quả cảnh báo tương ứng cài đặt (B) Hình minh họa: (B) Cài đặt 02 hạng mục cảnh báo cho công thức lương LuongNV Hình minh họa: Kết quả cảnh báo tương ứng cài đặt (A) Hình minh họa: (A) Cài đặt 02 hạng mục cảnh báo cho công thức lương LuongNV Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 VI. Quy trình chứng từ Đổi hạng mục cơ bản & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện quy trình chứng từ hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user hay chưa. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt). GHI CHÚ: Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình chứng từ xem tại chương 2. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 3. Kiểm tra phân bổ chức năng User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền Soạn thảo. User [ChuyenTiep] được phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] có quyền Chuyển Tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 User [QuanLy] được phân chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] có quyền Xét Duyệt. GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 21. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 Quy trình chứng từ Hƣớng dẫn từng bƣớc thực hành Nội dung thực hành: Soạn thảo một chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] cho nhân viên có mã AC =1 tại user [SoanThao], sau đó chứng từ được nộp lên cho user [ChuyenTiep], tiếp tục chứng từ sẽ được chuyển lên và được duyệt tại user [QuanLy]. Soạn thảo chứng từ chuyển đổi hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [SoanThao]. 2. Mở chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản- Soạn]. 3. Chọn nút [Tạo Mới] để bắt đầu khai báo. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 46 a. Cột [Mã Chứng Từ] để mặc định. b. Cột [Ngày chứng từ] click chọn biểu tượng để hiển thị bảng chọn mốc thời gian. c. Click chọn ngày 5/3/2012 hoặc nhập “3/5/2012”. d. Cột [Mã hạng mục cơ bản] click chọn biểu tượng để mở ra form [Chọn Hạng Mục Cơ Bản]. e. Click chọn dòng có ký hiệu [PCTN] và chọn [Thực Hiện]. f. Cột [Ghi Chú] nhập “Đổi giá trị hạng mục cơ bản cho nhân viên thành 300.000”. g. Tại tab [Nhân viên], click chọn biểu tượng tại cột [Mã AC]. h. Chọn nhân viên có mã AC là 1. GHI CHÚ: [Ngày chứng từ] là ngày hiệu lực cho chứng từ đang soạn thảo. GHI CHÚ: Sau khi chọn [Lƣu Trữ ] thì mã chứng từ ở đây sẽ tự động được điền vào theo quy định của người dùng đã khởi tạo bên chức năng [Định nghĩa mã]. Để sử dụng mã tự động cho chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] người dùng cần sử dụng đến chức năng [Khởi Tạo Đổi Hạng Mục Cơ Bản]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 47 i. Cột [Giá trị mới] nhập “300000”. Click nút [Cập Nhật]. 4. Click chọn [Nộp], chọn [OK] để đưa chứng từ lên user cấp trên. Chuyển tiếp chứng từ thay đổi hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep]. 2. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản- Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 48 4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok chuyển”. 5. Chọn [Chuyển Tiếp], click [Ok] để đưa chứng từ này lên cấp user QuanLy. Duyệt chứng từ thay đổi đổi hạng mục cơ bản 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [QuanLy]. 2. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ bản– Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 4. Tại ô [Ghi Chú] nhập “Ok Duyệt”. 5. Chọn [Duyệt], click chọn [Ok] để hiệu lực chứng từ và kết thúc quy trình chứng từ. Quản lý chứng từ đổi hạng mục cơ bản. Sau khi chứng từ được duyệt thì những chứng từ này sẽ được lưu vào lịch sử. Người quản lý có thể dùng quyền [Quản Lý Lịch Sử] đối với chứng từ [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] để xem và có thể trả lại những chứng từ đã duyệt cho cấp user SoanThao. Ở cấp user SoanThao có thể theo dõi được vị trí chứng từ đang nằm ở cấp nào hay đã được duyệt thông qua quyền [Xem Lịch Sử]. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền Quản lý lịch sử. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 50 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [QuanLy]. 3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - QL]. 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000. 5. Xem nội dung diễn tiến lịch sử chứng từ ở phần Ghi chú. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 51 Xem lịch sử thay đổi đổi hạng mục cơ bản. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng.User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền Xem lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao]. 3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - Xem]. 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 52 5. Xem lịch sử chứng từ ở phần [Ghi chú]. GHI CHÚ: Ngoài chức năng xem các chứng từ đã duyệt hoặc chưa duyệt thì chức năng này không thể chỉnh sửa được bất kỳ chứng từ nào. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 53 Trả lại chứng từ thay đổi đổi hạng mục cơ bản 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng user [QuanLy]. 3. Chọn chức năng [Đổi Hạng Mục Cơ Bản - QL]. 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ có [Mã chứng từ] là CDHMCB_000. Nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 54 5. Click nút [Trả Lại], click chọn [OK]. Kết quả tại user SoanThao:  Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.