Tài liệu vận hành và quản trị eTimeGold - Chương 11: Tính công

liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 24 e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành khởi tạo tuần làm việc”. 4. Click nút [Lƣu Trữ]. 5. Vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4): sử dụng mặc định của eTimeGold. 6. Chọn ca làm việc cho các ngày trong tuần. a. Tại vùng [A] (xem hình minh họa ở bước 4), ở cột [Thứ Trong Tuần], click chọn dòng dữ liệu “Thứ Hai”. b. Tại vùng [B] (xem hình minh họa ở bước 4), click nút [Chọn Giờ Làm], màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm…].  Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca làm việc. Cột [Nghỉ tuần]: dùng để đánh dấu check ngày nghỉ hàng tuần của nhân viên. Thứ Hai là ngày làm việc trong tuần. Chủ Nhật là ngày nghỉ trong tuần. Nút : lưu trữ thông tin thay đổi ngày làm và ngày nghỉ trong tuần. Nút [Lƣu & Tạo Mới]: Dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo một tuần làm việc khác. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.  Có thể bỏ trống. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 25 c. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Giờ hành chính”. Click nút [Thực hiện]. d. Lặp lại các bước a, b, c lần lượt cho các [Thứ Trong Tuần] còn lại (Thứ Ba, Thứ Tƣ, …). Hình minh họa: : Tạo tuần làm việc “Giờ hành chính” từ Thứ Hai đến Chủ Nhật trong tuần (Chủ Nhật là ngày nghỉ) Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 26 VI. Lịch làm việc Tạo mới lịch làm việc Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm văn phòng, bắt đầu từ ngày 2/1/2012, có tuần làm việc Hành chánh dành cho nhân viên có Mã AC là 5 và 36. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng nhập liệu. 3. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “02/01/2012”. 4. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm văn phòng”. 5. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc”. 6. Click nút [Lƣu Trữ]. Nút [Lƣu & Tạo Mới] dùng để lưu lại thông tin vừa khởi tạo và đồng thời tạo mới một khởi tạo khác. Màn hình hiển thị dạng cột, chờ nhập liệu của người dùng như ở bước 3. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu và trả màn hình về lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Nội dung phần này liên quan đến hình thức Tính Công & Ca Kíp Chuẩn. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 27 7. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=36, click nút [Thực hiện]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lưới dữ liệu. Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng” Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 28 8. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần làm ca hành chánh”, click nút [Thực hiện]. Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm văn phòng” đi làm tuần ca hành chánh phân bổ NV có Mã AC là 5 và 36 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 29 Thay đổi thông tin lịch làm việc Chỉnh sửa ngày hiệu lực của lịch làm việc Nội dung thực hành: Chỉnh sửa ngày hiệu lực làm việc nhóm văn phòng, từ 2/1/2012 thành 31/01/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm văn phòng”, click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin. 3. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “31/01/2012”. 4. Click nút [Lƣu Trữ].  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 30 Chỉnh sửa thông tin tuần làm việc Nội dung thực hành: Chỉnh sửa thông tin lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A từ tuần làm ca 1 sang tuần làm ca 2. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click họn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”. 3. Ở [Nhóm C] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lượt thực hiên các thao tác: a. Chọn dòng dữ liệu có cột [Tên Tuần Làm Việc] là “Tuần ca 1”. Click nút [Xóa], click nút [OK]. b. Click nút [Chọn Tuần Làm Việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần ca 2”, click nút [Thực hiện].  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 31 Chỉnh sửa danh sách nhân viên phân bổ theo lịch làm việc Nội dung thực hành: Phân bổ thêm 02 nhân viên có Mã AC là 13, 155 vào lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 32 3. Ở [Nhóm B] (xem hình minh họa ở bước 2). Lần lượt thực hiện các thao tác sau: a. Click nút [Chọn Nhân Viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. b. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC=13 và Mã AC=155, click nút [Thực hiện]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 33 Hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc Có 03 cách hủy bỏ hiệu lực thông tin lịch làm việc Cách 01: khai báo ngày hết hạn của lịch làm việc Nội dung thực hành: Lịch làm việc của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A kết thúc vào ngày 30/03/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”. 3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin. 4. Tại cột [Đến Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “30/03/2012”. 5. Click nút [Lƣu Trữ].  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 34 Cách 02: đánh dấu hết hạn lịch làm việc Nội dung thực hành: Khai báo hết hạn cho lịch làm việc Nhóm Sản Xuất Xƣởng A. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”. 3. Click nút [Chỉnh Sửa], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng thay đổi thông tin. 4. Tại cột [Hết Hạn]: đánh dấu check 5. Click nút [Lƣu Trữ].  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 35 Cách 03: xóa lịch làm việc đã khởi tạo Nội dung thực hành: Xóa lịch làm của Nhóm Sản Xuất Xƣởng A khỏi danh sách lịch làm việc đã khai báo. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô tả] là “Nhóm Sản Xuất Xƣởng A”. 3. Click nút [Xóa] và click nút [OK] để hoàn tất thao tác xóa.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách lọc dữ liệu trên lưới dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 36 VII. Nhập liệu phiếu đổi lịch làm việc và hiệu lực [Ca Kíp Bƣớc 3] là chức năng khởi tạo dữ liệu nguồn. Việc chỉnh sửa thông tin lịch làm việc trực tiếp trên chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] đòi hỏi người dùng phải hiểu rõ quy ước thứ tự ưu tiên của lịch làm việc đã khai báo để đảm bảo kết quả phân bổ lịch làm việc chính xác. Nhằm phân tán nhập liệu và đảm bảo an toàn dữ liệu, Chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] hỗ trợ người dùng thay đổi thông tin lịch làm việc trong quá trình vận hành hệ thống. Một số nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Cập nhật thông tin thay đổi trên phiếu đổi lịch làm việc Tạo mới thông tin phiếu phân bổ lịch làm việc Xóa thông tin phiếu đổi lịch làm việc Hiển thị danh sách phiếu đổi lịch làm việc đã khai báo Xuất báo cáo danh sách nhân viên theo nhóm làm việc Nhóm nút ở tab [Nhân Viên] Hiển thị danh sách NV trong phiếu đổi lịch làm việc đang chọn Tạo mới phiếu đăng ký đổi lịch làm việc Nội dung thực hành: Chuyển nhân viên có Mã AC là 12 đi làm theo lịch của Nhóm văn phòng từ ngày 15/02/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin. a. Đặt trỏ chuột tại cột [Mã chứng từ] nhập “CTHCw”. b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tượng , chọn “15/02/2012”.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime.  Bắt buộc nhập liệu.  Không cho phép nhập trùng.  Không sử dụng Unicode và các ký tự đặc biệt (Xem chương 1 để hiểu khái niệm Unicode và ký tự đặc biệt). GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 37 d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Nhóm văn phòng”. Click nút [Thực hiện]. e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thực hành đăng ký phiếu đổi lịch làm việc”. g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 12. Click nút [Thực hiện]. h. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]: bỏ qua không nhập liệu. i. Đặt trỏ chuột tại cột [Lý do] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield).  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu.  Bắt buộc nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 38 3. Click nút [Cập Nhật]. Chỉnh sửa phiếu đăng ký đổi lịch làm việc Nội dung thực hành: Chỉnh sửa danh sách nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là “CTHCw”: thêm nhân viên có Mã AC=57 vào phiếu này. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTHCw. 3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên]. 4. Tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 57. Click nút [Thực hiện]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Hình minh họa: : Nhập liệu thay đổi lịch làm việc cho nhân viên Mã AC=12 Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 39 5. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]: bỏ qua không nhập liệu. 6. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Thêm nhân viên AC=57 vào phiếu CTHCw”. 7. Click nút [Cập Nhật], click nút [OK] để hoàn tất chỉnh sửa phiếu đổi lịch làm việc. Hủy bỏ thông tin phiếu đăng ký đổi lịch làm việc đã nhập liệu Hủy bỏ thông tin nhân viên tham gia trong phiếu thay đổi lịch làm việc Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là CTHCw. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTHCw. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.  Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 40 3. Click chọn tab [Nhân Viên], click nút [Danh Sách Nhân Viên]. 4. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC=57. 5. Click chọn nút [Xóa Nhân Viên], click nút [OK]. 6. Click nút [Cập Nhật] và click nút [OK] để hoàn tất việc xóa nhân viên trong phiếu đăng ký đổi lịch làm việc. Hủy bỏ phiếu thay đổi lịch làm việc đã đăng ký Nội dung thực hành: Xóa nhân viên có Mã AC=57 khỏi phiếu thay đổi lịch làm việc có Mã chứng từ là CTHCw. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]. 2. Click vào Record điều khiển dữ liệu, Chọn dữ liệu đổi ca của nhân viên có cột [Mã chứng từ] = CTHCw. 3. Click chọn nút [Xóa], click nút [OK]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.  Xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về cách lọc dữ liệu trên lưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 41 VIII. Tính Công & Ca Kíp Chuẩn Điểm khác nhau giữa [Tính Công & Ca Kíp Chuẩn] và [Tính Công & Tự động nhận diện ca làm việc] Cách mở chức năng vận hành Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn]. Cách hiển thị ngày nghỉ tuần trong bảng công chi tiết Không có khái niệm Ngày nghỉ tuần đối với [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc]. Màu sắc của ngày nghỉ tuần hiển thị trên bảng công chi tiết khi [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] giống như ngày chủ nhật trên bảng công chi tiết khi [Tính Công & tự động nhận diện ca làm việc]. GHI CHÚ: Xem tài liệu chương 6 để hiểu khái niệm Ngày nghỉ tuần trong ca kíp chuẩn. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Tính Công Ca Kíp Chuẩn] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Thao tác tính công đối với doanh nghiệp sử dụng mô hình Ca kíp chuẩn tương tự như thao tác tính công tự động nhận diện ca làm việc (xem tài liệu phần I, II, III, IV – mục A của chương 11 này). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 42 IX. Manual ca kíp Người dùng phân bổ giờ làm việc cho nhân viên theo từng ngày, từng đối tượng. Phân công lịch làm việc Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho nhân viên có Mã AC=1 từ ngày 6 đến ngày 11 tháng 2.2012 như sau: 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Manual Ca Kíp]. 2. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2012”. 3. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2”. 4. Tại cột [Ngày]: a. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “6”. b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ hai, chọn “11”. 5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị danh sách ngày theo nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 11.2.2012) chờ người dùng phân bổ lịch làm việc. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Manual Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp phân bổ theo ngày. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 43 6. Click chọng dòng dữ liệu có cột Mã AC=1. Chọn nút [Phân Công], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu phân công. 7. Khai báo thông tin trong form [Phân Công Ca Kíp]. a. Giữ phím Ctrl trên bàn phím, Click chọn các ngày “06/02/2012”, “10/02/2012”, “11/02/2012” trên lịch hiển thị. b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 1”, click nút [Thực Hiện]. c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. d. Click chọn các ngày “07/02/2012” trên lịch hiển thị.  Tùy theo yêu cầu phân bổ để chọn Tên giờ làm thích hợp  Xem chương 6 để hiểu cách khởi tạo ca làm việc  Chọn nhiều ngày liên tiếp thì giữ phím Shift và click chọn ngày bắt đầu, ngày kết thúc. GHI CHÚ: Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ nhất > ô thứ 2 thì hệ thống sẽ tính sang tháng kế tiếp Dữ liệu ngày chọn ở ô thứ hai là “31” thì hệ thống sẽ hiển thị đến ngày cuối tháng (tùy theo tháng có 28, 29, 30 hay 31 ngày). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 44 e. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2” ”, click nút [Thực Hiện]. f. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. g. Click chọn các ngày “08/02/2012” trên lịch hiển thị. h. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca làm hành chánh” , click nút [Thực Hiện]. i. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. j. Click chọn các ngày “09/02/2012” trên lịch hiển thị. k. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm” , click nút [Thực Hiện]. l. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. 8. Click nút [Đóng]. Thay đổi thông tin lịch làm việc trong phân công manual ca kíp Phân công lại lịch làm việc Nội dung thực hành: Phân công lại lịch làm việc ngày 6/2/2012 của nhân viên có Mã AC=1 từ “Ca 1” sang “Ca đêm”. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Manual Ca Kíp]. 2. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2012”. 3. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2”. 4. Tại cột [Ngày]: a. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “6”. b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ hai, chọn “6”. 5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 6.2.2012). Ý nghĩa nút chức năng trên form [Phân Công Ca Kíp] Nút : Chọn ngày hiện tại theo giờ của server. Nút : Bỏ chọn ngày đang được chọn. Nút : bỏ tên giờ làm đang được chọn. Nút : thực thi phân bổ ca kíp. Nút : xóa phân bổ ca kíp đã phân công. Nút : đóng form Phân công ca kíp. Hình minh họa: : Kết quả phân bổ lịch làm việc ở chức năng Manual Ca Kíp Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 45 6. Click chọng dòng dữ liệu có cột Mã AC=1. Chọn nút [Phân Công], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu phân công. 7. Khai báo thông tin trong form [Phân Công Ca Kíp]. a. Click chọn ngày “06/02/2012” trên lịch hiển thị. b. Tại cột [Giờ làm 1], click biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca đêm”. c. Click nút [Thực hiện], click nút [OK]. 8. Click nút [Đóng], hoàn tất thay đổi lịch làm việc. Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ Nội dung thực hành: Xóa thông tin lịch làm việc đã phân bổ cho nhân viên có Mã AC=1, từ 6/2/2012 đến 8/02/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Manual Ca Kíp]. 2. Tại cột [Năm], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2012”. 3. Tại cột [Tháng], click trỏ vào biểu tượng , chọn “2”. 4. Tại cột [Ngày]: a. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “6”. b. Click trỏ vào biểu tượng ở ô thứ nhất, chọn “8”. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 46 5. Click nút [Refresh]. Hệ thống hiển thị lịch làm việc của nhân viên (từ ngày 6.2.2012 đến ngày 8.2.2012). 6. Click chọng dòng dữ liệu có cột Mã AC=1. Chọn nút [Phân Công], màn hình hiển thị form dạng cột để bắt đầu phân công. 7. Khai báo thông tin trong form [Phân Công Ca Kíp]. a. Click chọn ngày “06/02/2012”, giữ phím Shift trên bàn phím và click chọn tiếp ngày “08/02/2012” trên lịch hiển thị. Hệ thống sẽ đánh dấu chọn từ ngày 06/02/2012 đến ngày 08/02/2012. b. Click nút [Reset], click nút [OK]. 8. Click nút [Đóng], hoàn tất xóa lịch làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 47 X. Advance ca kíp Đây là chức năng xây dựng lịch làm việc theo kế hoạch từ ngày bắt đầu hoặc tuần bắt đầu. Phân công lịch làm việc theo giờ làm việc Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Mài thô đi làm giờ Ca 2 kể từ ngày 06/02/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp]. 2. Tại cây thư mục phòng ban, click chọn phòng [Mài Thô].  Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Advance Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Cách quản lý ca kíp này thích hợp cho các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Tính công & ca kíp nâng cao. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 48 3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau: a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “06/02/2012”. b. Tại cột [Giờ Làm Việc], click trỏ chuột vào biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn giờ làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên giờ làm] là “Ca 2”. c. Click nút [Thực hiện]. d. Cột [Tuần Làm Việc]: để trống. e. Cột [Kind]: sử dụng mặc định của hệ thống. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch nhóm Mài Thô từ 6.2”. 4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.  Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 49 Phân công lịch làm việc theo tuần làm việc Hƣớng dẫn thực hành Nội dung thực hành: Phân công lịch làm việc cho bộ phận Dập đi làm tuần Nhóm giờ b kể từ ngày 14/02/2012. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Advance Ca Kíp]. 2. Tại cây thư mục phòng ban, click chọn phòng [Dập]. 3. Click nút [Tạo Mới], bắt đầu khai báo các thông tin sau: a. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “14/02/2012”. b. Tại cột [Giờ Làm Việc]: sử dụng mặc định của hệ thống.  Xem tài liệu chương 1 để biết cách xem và check chọn trên cấu trúc cây thư mục. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Advance Ca Kíp] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 50 c. Cột [Tuần Làm Việc]: click trỏ chuột vào biểu tượng , màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Nhóm giờ b”. d. Cột [Kind]: click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Tuần làm việc”. e. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Phân lịch pb Dập theo kế hoạch tuần”. 4. Click nút [Lƣu Trữ] để hoàn tất phân lịch làm việc.  Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 51 B. HƢỚNG DẪN QUẢN LÝ NÂNG CAO I. Xoay ca tự động trong ca kíp chuẩn Trong ca kíp chuẩn, hệ thống hỗ trợ cho người dùng chức năng cài đặt xoay ca tự động theo chu kỳ tuần hoàn. Nội dung thực hành: Tạo lịch làm việc cho nhóm sản xuất(gồm NV có Mã AC=5, 6), bắt đầu từ ngày 30/1/2012, nhóm này xoay ca tự động theo chu kỳ tuần(01 tuần chuyển ca 1 lần) và thứ tự ca làm việc là Ca 3-> Ca 2 -> Ca 1. 1. Kiểm tra định nghĩa các giờ làm việc Ca 1, Ca 2, Ca 3 theo quy định. 2. Kiểm tra định nghĩa tuần làm việc Tuần giờ a (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 1), Tuần giờ b (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 2), Tuần giờ c (các thứ trong tuần đi làm giờ Ca 3). 3. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. 4. Click nút [Tạo Mới], màn hình hiển thị dữ liệu form dạng cột cho người dùng nhập liệu 5. Tại cột [Từ Ngày], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn ngày “30/01/2012”. 6. Đặt trỏ chuột ở cột [Mô tả], nhập “Nhóm Sản Xuất”. 7. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú], nhập “Thực hành khai báo lịch làm việc có xoay ca”. 8. Click nút [Lƣu Trữ]. 9. Trong lưới lịch làm việc, click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Nhóm Sản Xuất”. 10. Click nút [Chọn Nhân viên], màn hình hiển thị form [Chọn nhân viên…]. Check chọn dòng dữ liệu của nhân viên có cột Mã AC=5 và Mã AC=6, click nút [Thực hiện]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng.  Xem tài liệu phần V – mục A của chương 11 này để biết cách định nghĩa tuần làm việc.  Xem tài liệu chương 6 để hiểu cách định nghĩa ca làm việc. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 52 11. Thiết lập quy luật xoay ca tự động: a. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, click nút [Thực hiện]. b. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ c”, nhập “7”. Click nút [Cập Nhật]. c. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, click nút [Thực hiện]. d. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ b”, nhập “7”. Click nút [Cập Nhật]. e. Click nút [Chọn tuần làm việc], màn hình hiển thị form [Chọn tuần làm việc…]. Check chọn dòng dữ liệu có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, click nút [Thực hiện]. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Số Ngày] tương ứng dòng có cột [Tên tuần làm việc] là “Tuần giờ a”, nhập “7”. Click nút [Cập Nhật]. Hình minh họa: : Tạo lịch làm việc “Nhóm sản xuất” có xoay ca tự động theo thứ tự Ca 3->Ca 2->Ca 1 Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 53 II. Thứ tự ƣu tiên của lịch làm việc (ca kíp bƣớc 3) Phân biệt lịch làm việc khởi tạo trực tiếp và phân bổ theo phiếu đăng ký Cột [Phân loại] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để phân biệt khởi tạo trực tiếp hay phân bổ theo phiếu đăng ký. Thứ tự ƣu tiên Cột [Di Chuyển] trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3] dùng để người dùng điều chỉnh thứ tự ưu tiên của lịch làm việc. Khi nhân viên thuộc trong cả 02 nhóm thì lịch làm việc của nhân viên được ưu tiên theo dòng dữ liệu bên dưới. Vd: Nhân viên Mã AC=5 được phân công vào nhóm văn phòng và nhóm xưởng 2 theo hình minh họa trên.  Kết quả cuối cùng được tính: NV có Mã AC=5 đi làm theo giờ hành chánh (Nhóm văn phòng). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 54 III. Cài đặt đơn vị hiển thị khi tính công Có 04 chọn lựa đơn vị hiển thị khi tính công Chọn lựa 1: Sử dụng đơn vị tính mặc định của hệ thống Tùy theo hạng mục, hệ thống sẽ mặc định đơn vị hiển thị khác nhau. Đây cũng là đơn vị tính cho kết quả công đưa vào quy trình tính lương. Hạng mục Đơn vị tính mặc định CA LÀM VIỆC Bao gồm tất cả các ca làm việc do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. Giờ NGHỈ VẮNG Bao gồm tất cả các loại phép do người dùng định nghĩa tại chức năng Khởi Tạo Nghỉ Vắng. Giờ LOẠI TĂNG CA Bao gồm tất cả các loại tăng ca do người dùng định nghĩa tại chức năng Khởi Tạo Tăng Ca. Giờ LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN Bao gồm tất cả các loại phụ cấp thời gian do người dùng định nghĩa tại chức năng Khởi Tạo Phụ Cấp Thời Gian. Giờ HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG Vắng không lý do (AWP). Giờ Vào trễ không lý do (w) (LWP). Phút Ra sớm không lý do (w) (EWP). Phút Tăng ca trước giờ vào (BOT). Phút Tăng ca sau giờ ra (AOT). Phút Đăng ký tăng ca (RegOT). Giờ (Những hạng mục công hệ thống không được liệt kê trong bảng này sẽ không được hệ thống hỗ trợ quy đổi đơn vị khi tính công, chỉ sử dụng đơn vị mặc định. Vd: Hạng mục [Số ngày thƣờng trong kỳ] có đơn vị tính mặc định là ngày. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 55 Chọn lựa 2: Sử dụng đơn vị tính bằng phút Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =phút cho ca làm việc Giờ hành chánh. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. 2. Tại hạng mục [GIỜ LÀM VIỆC]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Phút”. 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo phút Hình minh họa: : Đơn vị tính =phút của ca làm việc Giờ hành chính GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ Hình minh họa: : Đơn vị tính mặc định của ca làm việc Giờ hành chính Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 56 Chọn lựa 3: Sử dụng đơn vị tính bằng giờ Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =giờ cho ca làm việc Giờ hành chánh. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. 2. Tại hạng mục [GIỜ LÀM VIỆC]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Giờ hành chính”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Giờ”. 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Chọn lựa 4: Sử dụng đơn vị tính bằng ngày Nội dung thực hành: Thay đổi đơn vị hiển thị =ngày cho ca làm việc Giờ hành chánh. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo giờ Hình minh họa: : Đơn vị tính =giờ của ca làm việc Giờ hành chính GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 57 2. Tại hạng mục [GIỜ LÀM VIỆC]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Mô Tả] là “Giờ hành chính”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Ngày”. 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Hình minh họa: : Kết quả hiện thị tính theo ngày Hình minh họa: : Đơn vị tính =ngày của ca làm việc Giờ hành chính Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 58 Có 02 căn cứ khi quy đổi từ [giờ] sang [ngày] Căn cứ 1: Quy định 8 giờ= 1 ngày Căn cứ 2: Số giờ do ngƣời dùng định nghĩa trong các chức năng của hệ thống=1 ngày Hạng mục Căn cứ CA LÀM VIỆC Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1 (2) NGHỈ VẮNG Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) LOẠI TĂNG CA 8 giờ =1 ngày (1) LOẠI PHỤ CẤP THỜI GIAN 8 giờ =1 ngày (1) HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG Vắng không lý do (AWP): Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) Vào trễ không lý do (LWP): Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) Ra sớm không lý do (EWP): Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) Tăng ca trước giờ vào (BOT) : Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) Tăng ca sau giờ ra (AOT): Do người dùng định nghĩa tại chức năng Ca Kíp Bƣớc 1. (2) Đăng ký tăng ca (RegOT): 8 giờ =1 ngày. (1) Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 59 IV. Cài đặt quy luật làm tròn dữ liệu công Có 04 cách cài đặt làm tròn số liệu Cách 1: Không làm tròn Thời gian không thay đổi. Cách 2: Làm tròn lên Tăng thời gian theo 01 block đơn vị tối thiểu. Nội dung thực hành: Thực hiện cài đặt làm tròn thời gian công của hạng mục AOT, với cách làm tròn là Làm tròn lên, block tối thiểu là 30 phút. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. 2. Tại hạng mục [HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Ký Hiệu] là “AOT”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [1 Block ĐVT Tối Thiểu] nhập “30”. d. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “phút”. e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn lên”. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công Hình minh họa: : Không thực hiện làm tròn cho hạng mục AOT Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 60 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Cách 3: Làm tròn xuống Làm tròn xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu Nội dung thực hành: Thực hiện cài đặt làm tròn thời gian công của hạng mục AOT, với cách làm tròn là Làm tròn xuống, block tối thiểu là 30 phút. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. 2. Tại hạng mục [HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Ký Hiệu] là “AOT”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [1 Block ĐVT Tối Thiểu] nhập “30”. d. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “phút”. e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn xuống”. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30. 0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =30. Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công Hình minh họa: : Làm tròn lên theo block 30ph Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 61 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Cách 4: Làm tròn Block Làm tròn lên hoặc xuống theo 01 block đơn vị tối thiểu căn cứ vào kết quả so sánh thời gian thực tế với giá trị tối thiểu của 01 block Nội dung thực hành: Thực hiện cài đặt làm tròn thời gian công của hạng mục AOT, với cách làm tròn là Làm tròn block, block tối thiểu là 30 phút. 1. Đăng nhập eTimeGold và mở chức năng [Đơn Vị Tính Công]. 2. Tại hạng mục [HẠNG MỤC CÔNG HỆ THỐNG]. a. Click chọn dòng dữ liệu có cộ [Ký Hiệu] là “AOT”. b. Click nút [Chỉnh Sửa]. c. Tại cột [1 Block ĐVT Tối Thiểu] nhập “30”. d. Tại cột [Đơn Vị Tính], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “phút”. e. Tại cột [Cách Làm Tròn Số], click trỏ chuột vào biểu tượng , chọn “Làm tròn block”. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đơn Vị Tính Công] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph =30: làm tròn =30. 0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <30: làm tròn =0. Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công Hình minh họa: : Làm tròn xuống theo block 30ph Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 62 3. Click nút [Lƣu Trữ]. Chia giá trị 1 block ĐVT Tối Thiểu thành 02 đoạn bằng nhau 0< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph<=15: làm tròn=0. 15< Phần dư của giá trị AOT thực theo block 30ph <=30: làm tròn =30. Hình minh họa: : Kết quả hiển thị khi tính công Hình minh họa: : Làm tròn block theo block 30ph Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 63 V. Quy trình chứng từ Đổi lịch làm việc & Hiệu lực Quy trình chứng từ là khái niệm quản lý tất cả các văn bản bằng quy trình nộp duyệt theo cấp quản lý. Các bƣớc chuẩn bị để thực hiện một quy trình chứng từ đổi lịch làm việc 1. Đăng nhập vào eTimeGold bằng tài khoản đã đăng ký và tìm chọn chức năng [Quản Lý Ngƣời Dùng]. 2. Kiểm tra tài khoản đã tạo các user và phân cấp các user. Phân bổ chức năng theo trách nhiệm quản lý (soạn thảo – chuyển tiếp – xét duyệt). 3. Kiểm tra phân bổ chức năng quản lý quy trình đổi lịch làm việc. GHI CHÚ: Để khởi tạo các tài khoản dưới quyền và phân cấp thành cây thư mục phục vụ cho một quy trình chứng từ xem tại chương 2. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. . Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 64 User [SoanThao] ở cấp thấp nhất sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Soạn thảo. User [ChuyenTiep] sẽ phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Chuyển tiếp. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 65 User [QuanLy] phân chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]với quyền Xét duyệt. Quy trình chứng từ đổi lịch làm việc Nội dung thực hành: Soạn một chứng từ đổi lịch làm việc tại cấp user [SoanThao], nộp chứng từ lên user [ChuyenTiep] và chứng từ sẽ được chuyển lên cấp trên là user [QuanLy], tại đây chứng từ sẽ được duyệt và hiệu lực. Soạn thảo chứng từ đổi lịch làm việc 1. Đăng nhập eTimeGold bằng user [SoanThao] và mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc]. 2. Chọn nút [Tạo Mới] và khai báo thông tin. a. Tại cột [Mã chứng từ] để mặc định. GHI CHÚ: Sau khi chọn [Lƣu Trữ] mã văn bản sẽ tự động phát sinh theo quy định của người dùng đã quy định trong chức năng [Định Nghĩa Mã]. Để cài đặt mã tự động cho chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] này, người dùng cần dùng đến chức năng [Khởi Tạo Đổi Lịch Làm Việc] để khai báo mã tự động. GHI CHÚ: Nếu chưa có chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] người dùng tham khảo tài liệu chương 2 để hiểu cách [Đăng nhập] hệ thống và [Phân bổ] chức năng. GHI CHÚ: Để hiểu hơn về cách [Phân bổ] chức năng tham khảo lại chương 2. Cách phân quyền quản lý cho user trong cây phân cấp xem tại chương 21. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 66 b. Cột [Ngày chứng từ]: sử dụng mặc định của eTimeGold. c. Tại cột [Ngày hiệu lực], click vào biểu tượng , chọn “28/02/2012”. d. Tại cột [Mã lịch làm việc mới],click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị danh sách lịch làm việc đã khởi tạo trong chức năng [Ca Kíp Bƣớc 3]. Click chọn dòng dữ liệu có cột [Mô Tả] là “Nhóm sản xuất”. Click nút [Thực hiện]. e. Cột [Từ Ngày], [Đến Ngày], [Hết hạn]: bỏ qua không nhập liệu. f. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Đăng ký phiếu đổi lịch làm việc cho nhân viên mã AC 6”. g. Click chọn tab [Nhân Viên], tại côt [Mã AC], click chọn biểu tượng lookup , màn hình hiển thị form danh sách nhân viên.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách trích lọc thông tin trên lƣới dữ liệu.  Bắt buộc nhập liệu.  Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu cách khai báo dữ liệu datetime. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 67 h. Click chọn dòng dữ liệu có cột Mã AC là 6. Click nút [Thực hiện]. i. Cột [Họ & tên lót], [Tên], [Mã nhân viên], [Ngày gia nhập], [Phòng ban], [Chức vụ], [Chức danh]: bỏ qua không nhập liệu. j. Đặt trỏ chuột tại cột [Ghi chú] nhập “Điều động do yêu cầu sản xuất”. 3. Click nút [Cập Nhật]. 4. Click chọn [Nộp] và click [OK] để đưa chứng từ lên cấp trên. GHI CHÚ: Sau khi [Lƣu Trữ] phần [Mã Chứng Từ] đã được tự động điền thành QÐKL/159/DNSC. Nút [Bỏ Qua] : Không lưu trữ thông tin vừa nhập liệu.  Đây là flowfield (xem tài liệu chương 1 để hiểu thêm về flowfield). Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 68 Chuyển tiếp chứng từ đổi lịch làm việc 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [ChuyenTiep]. 2. Chọn chức năng chuyển tiếp [Đổi Lịch Làm Việc – Chuyển] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 4. Tại cột [Ghi Chú] nhập “Chấp nhận chuyển lên”. 5. Chọn vào [Chuyển Tiếp], click nút [OK] để đưa chứng từ đổi lịch làm việc này lên cấp trên duyệt. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 69 Duyệt Chứng Từ 1. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold với user [Quanly]. 2. Chọn chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – Duyệt] đang có nhấp nháy chữ “New”. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 4. Đặt trỏ tại cột [Ghi chú] nhập “OK Duyệt” Click nút [Duyệt], click nút [OK]. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. GHI CHÚ: Chữ “New” nhấp nháy là báo hiệu có chứng từ mới đang cần được xử lý. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 70 VI. Quản lý và xem lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc Sau khi các chứng từ đổi lịch làm việc được duyệt thì những chứng từ này sẽ được hiệu lực và lưu vào lịch sử. Để quản lý được những chứng từ đổi lịch làm việc đã được duyệt người sử dụng phải phân quyền [Quản Lý Lịch Sử] cho chứng từ. Và trong quá trình luân chuyển chứng từ, người soạn thảo muốn theo dõi chứng từ của mình đã đi tới đâu thì phải có quyền [Xem Lịch Sử] đối với loại chức năng chứng từ đó. Hƣớng Dẫn Từng Bƣớc Thực Hành Nội dung thực hành: User [QuanLy] sẽ có quyền xem tất cả những chứng từ đổi lịch làm việc đã duyệt đồng thời có quyền trả lại chứng từ. User [SoanThao] sẽ có quyền xem tình trạng chứng từ mình đã nộp. Quản lý lịch sử chứng từ đổi lịch làm việc 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Mở chức năng [Đổi Lịch Làm Việc – QL]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 71 4. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 72 Xem lịch sử chứng từ phụ cấp thời gian. 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [SoanThao] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Xem lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [SoanThao]. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 73 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. GHI CHÚ: Ngoài chức năng xem vị trí chứng từ đã được duyệt hay chưa thì chức năng xem lịch sử này không thể thay đổi được dữ liệu đang xem. GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 74 Trả lại chứng từ đổi lịch làm việc khi đã đƣợc duyệt 1. Kiểm tra phân bổ chức năng. User [QuanLy] phân bổ chức năng [Đổi Lịch Làm Việc] với quyền Quản lý lịch sử. 2. Đăng nhập vào hệ thống eTimeGold bằng tài khoản [QuanLy]. 3. Click vào Record điều khiển dữ liệu, chọn chứng từ đổi lịch làm việc có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. Nút chức năng trên giao diện Nút Mô tả Trả chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Trả toàn bộ chứng từ đang chọn về user phân quyền Soạn thảo Làm mới danh sách các chứng từ đã duyệt GHI CHÚ: Tham khảo tài liệu chương 1 để hiểu rõ cách vận hành Record điều khiển dữ liệu. Ngoài ra, người dùng có thể chọn theo các thao tác như sau 1. Click nút [Danh Sách]. 2. Click chọn dòng dữ liệu có có [Mã Chứng Từ] là QÐKL/159/DNSC. 3. Click nút [Thoát Danh Sách] và tiếp tục bước 4 bên dưới. Tài liệu vận hành & quản trị eTimeGold | Chương 21 : Quy Trình Chứng Từ | www.dnd.vn | www.phanmemnhansu.dnd.vn | www.vieclam.dnd.vn | Pages | 75 4. Click nút [Trả Lại] và click nút [OK].  Chứng từ sẽ đi ngược về user [SoanThao] theo phân cấp quy trình chứng từ.