Tài liệu tâp huấn nâng cao năng lực̣ quản trị kinh doanh

1 VIỆN NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN NGÀNH NGHỀ NÔNG THÔN VIỆT NAM Địa chỉ: Số 35/19 Lac Trung str., Hanoi, Vietnam Tel: 844.3636.8006 Fax: 844.3636.8007 E-mail: viri@fpt.vn Web: www.viri.org.vn TÀI LIỆU TẬP HUẤN NÂNG CAO NĂNG LƢC̣ QUẢN TRỊ KINH DOANH Biên soạn: Phạm Ngọc Cảnh Hỗ trợ bởi: ILO and OXFAM Hong Kong Hà Nội, ngày 1/1/2014 2 Contents CHƢƠNG I: Ý TƢỞNG KINH DOANH ..................................................................................... 4 1. LƢ̣A CHOṆ Ý TƢỞNG KINH DOANH ................................................................................... 4 2. NGUYÊN TẮC ĐÔṆG NÃO Ý TƢỞNG KINH DOANH ........................................................ 6 CHƢƠNG II. MARKETING ........................................................................................................ 7 1. MARKETING LÀ GÌ .................................................................................................................. 7 2. NGHIÊN CƢ́U THI ̣TRƢỜNG ................................................................................................... 9 2.1. Phía cầu: ............................................................................................................................... 9 2.2. Phía cung: ........................................................................................................................... 11 3. TÌM HIỂU VỀ SẢN PHẨM, DỊCH VỤ ................................................................................... 13 4. HƢỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH MARKETING .................................................................... 15 4.1. Sản phẩm: ........................................................................................................................... 15 4.2. Giá cả. ................................................................................................................................ 15 4.3. Địa điểm (phân phối) .......................................................................................................... 15 4.4. Quảng bá sản phẩm ............................................................................................................ 16 CHƢƠNG III ................................................................................................................................ 18 QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ ........................................................................................ 18 1. QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÁC CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT VÀ CÔNG CU ̣THIẾT BI ̣ 18 1.1. Danh mục nguyên vật liệu: ................................................................................................. 18 1.2. Danh mục các công đoạn sản xuất ..................................................................................... 19 1.3. Danh mục công cụ và thiết bị ............................................................................................. 20 1.4. Gợi ý để sản xuất hiệu quả hơn: ......................................................................................... 21 2. CẢI TIẾN VÀ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM BẰNG MÔ HÌNH SCAMPER ............................. 22 CHƢƠNG IV: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ..................................................................................... 25 1. QUẢN LÝ TIỀN ....................................................................................................................... 25 2. TÍNH GIÁ THÀNH VÀ ĐỊNH GIÁ BÁN ............................................................................... 27 2.1. Cách tính giá thành ............................................................................................................. 27 2.2. Cách tính giá bán sản phẩm/dịch vụ ................................................................................... 29 2.3. Cách tính điểm hòa vốn ...................................................................................................... 29 3 2.4. Cách tính chi phí cho ngƣời bán lẻ hoặc bán buôn ............................................................ 30 3. GHI CHÉP SỔ SÁCH KẾ TOÁN .............................................................................................. 31 3.1. Sổ tiền mặt .......................................................................................................................... 33 3.2. Sổ theo dõi các khoản nợ của khách hàng – khoản phải thu .............................................. 34 3.3. Sổ theo dõi các khoản nợ của doanh nghiệp ...................................................................... 35 3.4. Sổ cái đơn giản ................................................................................................................... 36 3.5. Bảng cân đối phát sinh ....................................................................................................... 37 3.6. Báo cáo lỗ lãi ...................................................................................................................... 38 3.7. Báo cáo và kế hoạch lƣu chuyển tiền mặt .......................................................................... 39 4 CHƢƠNG I: Ý TƢỞNG KINH DOANH 1. LƢẠ CHOṆ Ý TƢỞNG KINH DOANH Sáng tạo là chìa khóa cho sự phát triển của cả doanh nghiệp mới và doanh nghiệp đang hoạt động Một ý tƣởng kinh doanh tốt đối với một chủ cơ sở kinh doanh nào đó, phải thỏa mãn các điều kiện sau:  Thứ nhất là phải có thị trƣờng, phải có cầu, có nghĩa là có cơ hội kinh doanh - Những sản phẩm, dịch vụ nào ở làng chƣa có cung? (Xà phòng, thịt, cá, quần áo, y tế) - Khách hàng có khả năng thanh toán không? - Khách hàng là doanh nghiệp, văn phòng, hay cá nhân? - Khách hàng đó có nhu cầu gì? (Ví dụ: công nhân nhà máy có nhu cầu ăn uống, học sinh có nhu cầu ăn quà vặt, khách sạn có nhu cầu mua rau xanh) - Thu thập số liệu về cầu (khách hàng và đối thủ cạnh tranh) nhƣ thế nào?  Thứ hai là chủ cơ sở kinh doanh và các thành viên phải có kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc kinh doanh đó - Chủ cơ sở và các thành viên có những kỹ năng gì, kỹ năng tay nghề, kỹ năng cá nhân, kỹ năng xã hội? (nấu ăn, làm ruộng, làm thủ công mỹ nghệ, bán hàng ngoài chợ) - Dựa vào những kỹ năng đó có thể kinh doanh gì? (hàng ăn, hàng rau quả, hàng thủ công mỹ nghệ,) - Nếu kỹ năng yếu, thì có thể tìm thuê thợ ở đâu, chi phí hết bao nhiêu, có đáng để thuê không?  Thứ ba là phải có đủ nguồn lực (nguồn nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, nguồn tài chính) - Có những nguồn lực tài chính nào? (Tiết kiệm, vay vốn) - Có nguồn nhân lực không? (Ngƣời trong gia đình, ngƣời lao động cần có việc làm) 5 - Có những nguyên vật liệu nào, thiết bị nào, dễ mua hay không? (Hoa quả, rau xanh, tôm cá, đất sét) - Thiết bị mấy móc có dễ sửa không, có biết sử dụng không? - Dựa vào những nguồn lực này có thể kinh doanh gì? (Ví dụ: nếu trong vùng có khoai lang làm nguyên vật liệu thì có thể kinh doanh khoai khô hoặc mứt khoai).  Ngoài ra có thể sử dụng thêm các tiêu chí khác để đánh giá ý tƣởng kinh doanh: - Đối thủ cạnh tranh (có nhiều đối thủ cùng kinh doanh trong lĩnh vực mà chúng ta chọn không?) - Khả năng vay vốn (có dễ vay vốn để thực hiện ý tƣởng kinh doanh mà chúng ta chọn không?) *) Chú ý: Có những ý tƣởng rất hay nhƣng lại không thành công vì gặp phải những rủi ro chết ngƣời Ý tƣởng kinh doanh tốt Có cầu Đủ nguồn lực Đủ kỹ năng 6 *) Bảng so sánh các ý tƣởng kinh doanh (1 là thấp nhất, 2 là trung bình, 3 là cao nhất) Ý tƣởng kinh doanh Kỹ năng Nguồn lực Cầu Tiêu chí khác Tổng điểm Thiết bị Nguyên liệu Tài chính (vốn khởi sự, vốn lƣu động) Ý tƣởng 1 3 3 3 3 3 3 18 Ý tƣởng 2 2 2 2 2 2 2 12 Ý tƣởng 3 1 1 1 1 1 1 6 2. NGUYÊN TẮC ĐÔṆG NÃO Ý TƢỞNG KINH DOANH - Mọi thành viên trong nhóm đều phải tham gia - Càng có nhiều ý tƣởng càng tốt - Không hạn chết bất kỳ ý tƣởng nào - Mỗi ngƣời lần lƣợt đƣa ra một ý tƣởng - Mọi ý tƣởng đều đƣợc chấp nhận, kể cả những ý tƣởng vô lý và ngớ ngẩn - Mọi ý tƣởng đều đƣợc tôn troṇg, không nhận xét - Không phê phán hoặc phán xét - Tất cả các ý tƣởng đều có giá trị nhƣ nhau - Không lặp lại ý tƣởng đã nêu nhƣng có thể dựa trên ý tƣởng cũ để nghĩ ra ý tƣởng mới - Không nên đi quá sâu vào chi tiết, tập trung vào ý tƣởng, không kể chuyện và nói dài. 7 CHƢƠNG II. MARKETING 1. MARKETING LÀ GÌ Marketing là những việc bạn làm để thỏa mãn mong muốn và nhu cầu của khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận cho mình, thông qua: - Sản phẩm (Product) (là yếu tố cốt lõi) - Giá cả (Price) - Địa điểm (Phân phối) (Place) - Quảng bá xúc tiến (Promotion) - Con ngƣời (Person) Nghĩa là: - Đáp ứng đúng sản phẩm khách hàng cần (đáp ứng nhu cầu gì, dùng để làm gì, hình thức nhƣ thế nào) - Phù hợp với khả năng chi trả của khách hàng (giá có phù hợp không, có đƣợc giảm giá nếu mua nhiều không, có định giá khác nhau cho từng đối tƣợng không) Sản phẩm Giá cả Địa điểm Quảng bá Con ngƣời 8 - Đƣa sản phẩm tới khách hàng một cách thuận tiện nhất (bán ở đâu, có dễ vào không, có dịch vụ giao hàng tận nhà không, làm sao để giao đến tay khách hàng thuận tiện nhất) - Đƣa đƣợc thông tin về sản phẩm tới khách hàng và làm họ bị ràng buộc vào các sản phẩm đó. (quảng bá bằng những phƣơng thức nào, có tặng sản phẩm mẫu miễn phí, vé sổ số, hoặc hình thức trúng thƣởng khác cho khách hàng không?) - Thái độ phục vụ tốt, chú đáo, nhiêṭ tình, hiểu rõ tâm lý khách hàng và biết cách làm hài lòng khách hàng. 9 2. NGHIÊN CƢ́U THI ̣TRƢỜNG Khách hàng vô cùng quan trọng đối với công việc kinh doanh. Nếu khách hàng hài lòng, họ sẽ thƣờng xuyên mua hàng của bạn, thậm chí còn quảng cáo cho bạn bè và ngƣời khác về công việc kinh doanh của bạn. Khi đó bạn sẽ bán đƣợc nhiều hàng hơn và thu đƣợc nhiều lợi nhuận hơn. Ngƣợc lại nếu không cung cấp cho họ những thứ họ cần với giá phải chăng, họ sẽ tìm chỗ khác để mua hàng. Vì vậy, trong kinh doanh, bạn phải tìm hiểu khách hàng của bạn là ai? Việc biết đƣợc họ là ai, nhu cầu của họ là gì sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn sản xuất ra các sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ. 2.1. Phía cầu:  Nhu cầu của KH nhƣ thế nào về sản phẩm, về giá cả, về cách thức phân phối, về thông tin của sản phẩm.  Khả năng chi trả của họ cho dịch vụ Để trả lời 2 câu hỏi trên, cần tìm hiểu thông qua những đặc điểm sau của khách hàng: - Khách hàng của bạn là ai? (Nội trợ, trẻ em, ngƣời lao động chân tay, nhân viên văn phòng, công chức) 10 - Nơi sinh sống, giới tính, độ tuổi, hoàn cảnh hôn nhân và gia đình, nghề nghiệp và thu nhập của họ. Trong thời gian sắp tới, những thông tin này có thay đổi không - Vì sao họ cần mua sản phẩm, dịch vụ của bạn. Họ thích gì ở sản phẩm của bạn. Yêu cầu của họ đối với các sản phẩm, dịch vụ đó nhƣ thế nào (kích cỡ, mầu sắc, chất lƣợng, kiểu giáng)? Đâu là điểm quan trọng nhất đối với từng loại hàng hóa mà bạn cung cấp? - Họ thƣờng mua hàng với mức giá bao nhiêu - Họ mua hàng với số lƣợng nhƣ thế nào - Họ thƣờng mua hàng ở đâu (họ thƣờng mua ở cửa hàng quen hay thƣờng xuyên tìm thêm các địa chỉ mua hàng mới, cửa hàng, chợ, quầy tạp hóa, siêu thị) - Họ thƣờng mua khi nào (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hay theo mùa) - Họ có muốn tìm mua loại hàng khác tƣơng tự hay không - Khách hàng đang tìm kiếm những giá trị khác nào ngoài giá trị của bản thân sản phẩm/dịch vụ từ doanh nghiệp của bạn không? (Dịch vụ giao hàng tận nhà, cho đổi hàng đã mua) Làm thế nào để có thể thu thập được các thông tin trên: - Những quan sát, hiểu biết sẵn có của doanh nhân - Quan sát các cơ sở kinh doanh cùng mặt hàng với mình - Tìm hiểu khách hàng thông qua kinh doanh thử ở quy mô nhỏ trƣớc khi mở rộng - Thông tin từ các câu lạc bộ, hiệp hội kinh doanh, các cơ quan liên quan, báo chí, ấn phẩm trong ngành - Thông qua làm các cuộc điều tra, nghiên cứu thị trƣờng. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp nhỏ và cực nhỏ, đây là phƣơng pháp không phù hợp vì nó đòi hỏi ngƣời làm điều tra phải có kinh nghiệm, kiến thức nhất định về phƣơng pháp này cũng nhƣ những hiểu biết về đặc điểm tâm lý, văn hóa của đối tƣợng điều tra. Nếu không, cuộc điều tra sẽ gây tốn kém và đƣa ra những thông tin sai lệch cho ngƣời kinh doanh). 11 LÝ GIẢI:Việc lựa chọn khách hàng mục tiêu và thị trường mục tiêu là quan trọng vì những lý do sau: - Tập trung các nguồn lực: Tiền bạc và thời gian là có hạn và vì thế cần tập trung thời gian và tiền bạc vào nơi nào dễ thành công nhất. Kinh nghiệm cho thấy bạn đạt đƣợc kết quả tốt nhất khi bạn chào bán những gì ngƣời ta quan tâm - Tập trung nỗ lực để quảng cáo và marketing: Ngày nay ở đâu chúng ta cũng có thể dễ dàng nhìn/nghe thấy quảng cáo, nhất là ở các thành phố lớn, đô thị Nhƣng chỉ có những quảng cáo về những gì chúng ta quan tâm mới thực sự thu hút chúng ta, vì vậy cần gửi những thông điệp thật cụ thể để tạo mối quan tâm cho một nhóm ngƣời cụ thể. Hãy gửi thông điệp vào một nhóm đối tƣợng khách hàng tiềm năng để thu hút sự chú ý của họ. Chắc chắn cơ hội bán đƣợc hàng cho nhóm ngƣời này sẽ rất lớn. - Tập trung vào nhu cầu của khách hàng: Mục tiêu của bạn càng rộng chừng nào thì bạn càng ít tập trung vào những nhu cầu cụ thể của khách hàng chừng đó. Khi mục tiêu của bạn quá rộng, các thông điệp bạn gửi tới cho khách hàng sẽ rất chung chung. Ngƣời ta thƣờng không thích cái gì chung chung và vì vậy sẽ không quan tâm những gì bạn nói. Khách hàng chỉ quan tâm đến những thông điệp quảng cáo của bạn khi họ cảm nhận rằng bạn đang nói chuyện với họ, về họ và về cái họ cần. Khi bạn cố sức làm hài lòng tất cả mọi ngƣời, bạn sẽ không thể làm hài lòng một ai cả. Nhƣng nếu bạn chỉ cố gắng làm vừa lòng một nhóm ngƣời, bạn có thể làm đƣợc và ngƣời ta sẽ quan tâm đến bạn. - Giúp bạn làm chủ thị trƣờng: Hãy chọn một mục tiêu đủ nhỏ để bạn có thể làm chủ đƣợc nó nhƣng cũng phải đủ lớn để mang lại lợi nhuận cho bạn. 2.2. Phía cung: - Đối thủ cạnh tranh là ai? - Chất lƣợng hàng hóa dịch vụ của họ nhƣ thế nào? - Khả năng cung cấp? - Chiến lƣợc bán hàng của họ? 12 Ví dụ về đối thủ cạnh tranh: - Bạn mở một hiệu may, đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ là những hiệu may khác trong vùng hoặc những vùng lân cận, không những thế, đối thủ cạnh tranh của bạn còn là những ngƣời kinh doanh quần áo may sẵn, những ngƣời bán rong quần áo. - Bạn mở một cửa hàng cung cấp các sản phẩm phục vụ nông nghiệp nhƣ phân bón, thuốc bảo vệ thực vật Đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ là các cửa hàng trong vùng hoặc vùng lân cận. Đồng thời, đối thủ cạnh tranh của bạn cũng có thể là các kỹ sƣ nông nghiệp, những ngƣời tiếp xúc, tƣ vấn trực tiếp cho ngƣời nông dân - Bạn mở một của hàng bán thịt lợn, đối thủ cạnh tranh của bạn là những ngƣời bán thịt lợn trong vùng. Họ cũng có thể là những ngƣời bán các loại thịt khác nhƣ thịt bò, thịt gà, ngan, vịt Ngoài ra, đối thủ của bạn cũng có thể là những ngƣời bán tôm cá, đậu phụ là những mặt hàng có thể thay thế cho thịt lợn Các thông tin cần tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh - Họ bán hàng giá bao nhiêu? - Chất lƣợng hàng hóa dịch vụ của họ nhƣ thế nào? - Họ cung cấp thêm những dịch vụ nào? - Địa điểm kinh doanh của họ nhƣ thế nào? - Trang thiết bị của họ có hiện đại không? - Nhân viên của họ có đƣợc đào tạo chu đáo và trả lƣơng cao hay không? - Họ có quảng cáo cho hàng hóa của mình hay không? - Họ có những điểm mạnh, điểm yếu gì? - Liệu các cơ sở kinh doanh thành đạt khác có phƣơng thức hoạt động tƣơng tự hay không? - Các cơ sở kinh doanh thành đạt có phƣơng thức sản xuất, bán hàng, giá cả, và dịch vụ tƣơng tự hay không? 13 3. TÌM HIỂU VỀ SẢN PHẨM, DỊCH VỤ Sản phẩm, dịch vụ là yếu tố quan trọng nhất trong tất cả các yếu tố của Marketing. Bạn có khách hàng hay không là tùy thuộc vào sản phẩm/dịch vụ của bạn đáp ứng đƣợc nhu cầu của họ đến mức nào. Trong cơ chế thị trƣờng cạnh tranh rất gay gắt, có rất nhiều ngƣời bán cùng một loại sản phẩm/dịch vụ nhƣ các sản phẩm bạn kinh doanh, việc làm cho sản phẩm/dịch vụ trở nên khác biệt, độc đáo là rất quan trọng. Sự khác biệt của sản phẩm sẽ làm thỏa mãn nhu cầu khách hàng tốt hơn các sản phẩm khác. Khi nắm đƣợc nhu cầu khách hàng, bạn sẽ có thể cải tiến và làm tăng thêm sự khác biệt cho sản phẩm hay dịch vụ. Từ đó, bạn có cơ hội thu hút khách hàng và cạnh tranh tốt hơn. Sản phẩm hay dịch vụ bao gồm: - Giá trị của chính bản thân sản phẩm: giá trị sử dụng, giá trị vật chất, chất lƣợng, màu sắc, kích cỡ, loại hình dịch vụ nhƣ ăn uống, cắt tóc - Các giá trị khác mà bạn mang lại cho khách hàng, nhƣ: thái độ bán hàng, cách quan tâm đến khách hàng, cách thức phục vụ hoặc giao hàng tận nhà, cho đổi sản phẩm, bảo hành tốt, Các giá trị khác: - thái độ bán hàng - cách thức phục vụ - chính sách bán hàng... Giá trị cốt lõi: - giá trị sử dụng - giá trị vật chất - chất lƣợng - mầu sắc, kích cỡ - loại hình dịch vụ... 14  Gợi ý về các đặc điểm của sản phẩm - Công dụng của sản phẩm: mang lại lợi ích gì, hoặc đáp ứng những nhu cầu nào - Số đo cụ thể: trọng lƣợng, kích thƣớc - Hình dáng: có thiết kế theo ƣa chuộng của khách hàng không (đẹp mắt, theo thói quen, hay nét văn hóa vùng miền) - Màu sắc: có theo văn hóa truyền thống, ƣa chuộng, theo mùa vụ, vùng miền không. - Bao bì: có tác dụng gì, có dùng để thu hút khách hàng không - Nhãn hiệu: để làm gì, có dùng để phân biệt với sản phẩm khác không, có dễ nhớ, dễ đọc không, có liên quan tới sản phẩm không  Gợi ý về các giá trị khác của sản phẩm - Thái độ bán hàng: Ân cần, chu đáo, niềm nở, tạo đƣợc sự thân thiện - Quan tâm đến khách hàng: Nắm bắt đƣợc tâm lý, thị hiếu, thói quen tiêu dùng của khách hàng; Có thể đƣa ra một số nhận xét hợp lý và thân thiện về khách hàng o Quan tâm đến năng lực tài chính của họ; o Dự đoán khó khăn của khách hàng khi sử dụng dịch vụ để tìm cách hỗ trợ họ o Đối với một số trƣờng hợp có thể hỏi thăm khi cần thiết - Cách thức phục vụ: Giao hàng ở đâu, bao giờ, vận chuyện, lắp đặt, tƣ vấn hỗ trợ khi cần thiết - Cho đổi sản phẩm: Có đƣợc đổi sản phẩm khác hay chỉ những bộ phận có hỏng hóc, trục trặc - Bảo hành tốt: Nguyên tắc và tần suất bảo hành, thời gian bảo hành, cách thức bảo hành 15 4. HƢỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH MARKETING. 4.1. Sản phẩm: Trong phần mô tả cụ thể về sản phẩm, bạn phải xác định đƣợc bạn sẽ bán loại hàng gì, chất lƣợng, mầu sắc, kích cỡ nhƣ thế nào? Nếu bạn kinh doanh dịch vụ thì dịch vụ chính là sản phẩm của bạn. Bạn cần xác định dịch vụ của bạn cung cấp có đặc điểm gì, bao gồm những hoạt động gì, tiêu chuẩn nhƣ thế nào Ngoài các thông tin cơ bản trên, bạn cần đƣa thêm các đặc tính khác nhƣ: - Bao bì hàng hóa - Hƣớng dẫn sử dụng - Các dịch vụ kèm theo - Các dịch vụ sửa chữa, dịch vụ đi kèm Sản phẩm của bạn càng có nhiều đặc điểm khác biệt so với sản phẩm của ngƣời khác thì càng hấp dẫn, thu hút đƣợc nhiều khách hàng hơn. Ví dụ: Có rất nhiều nơi sản xuất đồ lƣu niệm. Các sản phẩm này thƣờng đƣợc làm từ mây, tre, sơn mài. Một doanh nhân đã nảy ra ý định sản xuất đồ lƣu niệm từ giấy. Họ làm các bức tranh từ các cuộn giấy nhỏ li ti ghép lại. Sản phẩm này rất khác so với các đồ lƣu niệm khác và đã giúp doanh nghiệp thành công. 4.2. Giá cả. Giá cả là số tiền bạn đòi cho hàng hóa, dịch vụ của bạn. Giá bán sản phẩm, dịch vụ của bạn thƣờng không thể cao hơn mức giá đang có trên thị trƣờng. Khi xác định giá cả, nếu thấy mức giá trên thị trƣờng không có lãi, bạn phải xem xét lại để giảm chi phí hoặc thôi không kinh doanh sản phẩm đó nữa. 4.3. Địa điểm (phân phối) Địa điểm ở đây có nghĩa là nơi bạn bán hàng hóa cho khách hàng. Nếu bạn là nhà bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ thì địa điểm kinh doanh là vấn đề quan trọng. Địa điểm kinh doanh phải là nơi dễ tìm và thuận tiện cho khách hàng có thể tiếp cận đƣợc với sản 16 phẩm của bạn. Tuy nhiên, đối với nhà sản xuất thì có địa điểm gần với khách hàng không phải là yếu tố duy nhất đáng lƣu tâm. Địa điểm gần nơi cung cấp, dễ tiếp cận nguồn nhiên liệu và giá thuê thấp lại là điều quan trọng hơn đối với họ. Ngày nay, địa điểm bán hàng không nhất thiết phải là một cửa hàng hay một địa chỉ cụ thể. Ngƣời ta có thẻ bán hàng qua điện thoại, qua internet và chuyển hàng trực tiếp đến cho khách hàng. Đối với những trƣờng hợp nhƣ vậy thị việc quảng bá sản phẩm và xúc tiến bán hàng trở nên có ý nghĩa sống còn hơn nhiều so với các cơ sở kinh doanh khác. 4.4. Quảng bá sản phẩm Là việc quảng cáo, tuyên truyền và thu hút khách mua hàng của bạn. Thông thƣờng có các cách sau. Quảng cáo: là cách đƣa thông tin cho khách hàng và làm cho họ muốn mua hàng của bạn. Thông tin quảng cáo có thể đƣa lên báo chí, đài phát thanh, áp phích, tờ rơi Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp cực nhỏ và nhỏ, bạn có thể tìm các phƣơng pháp khác rẻ tiền hơn nhƣ quảng cáo trên biển hiệu, bảng giá, danh thiếp Hay một phƣơng pháp quảng cáo không tốn kém mà rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và cực nhỏ chính là phƣơng pháp quảng cáo truyền miệng. Sử dụng thông tin truyền thông đại chúng: là hình thức quảng bá bằng cách cho đăng một bài báo về cơ sở kinh doanh hoặc hàng hóa của bạn trên báo chí địa phƣơng hoặc tại trợ cho các sự kiện nhƣ thi nấu ăn, thi đấu thể thao Xúc tiến bán hàng: phƣơng thức này bao gồm tất cả những gì bạn làm để khiến khách mau hàng cảm thấy thuận tiện, hấp dẫn và muốn mua hàng ở chỗ bạn nhƣ: trƣng bày hàng thật hấp dẫn, hƣớng dẫn sử dụng, cho dùng thử hàng mẫu miễn phí, khuyến mãi, giảm giá cho ngƣời mua với số lƣợng lớn, bán những sản phẩm đi kèm Quảng bá sản phẩm luôn đòi hỏi chi phí. Hãy căn cứ vào những thông tin và hiểu biết về khách hàng cũng nhƣ đối thủ cạnh tranh của bạn để đƣa ra những hình thức quảng bá sản phẩm và xúc tiến bán hàng phù hợp với mức kinh phí sẵn có và tốt nhất cho cơ sở kinh doanh của bạn. 17 Kinh nghiệm đúc kết cho thấy việc thu hút một khách hàng mới tốn kém và khó khăn hơn nhiều so vơi svieecj giữ khách hàng hiện tại và hơn 2/3 doanh thu của doanh nghiệp đến từ các khách hàng này. Vì vậy, hãy luôn chú ý làm hài lòng các khách hàng hiện tại của mình. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào ngƣời bán hàng tại cơ sở kinh doanh của bạn. 18 CHƢƠNG III QUẢN LÝ SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ 1. QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÁC CÔNG ĐOẠN SẢN XUẤT, CÔNG CU ̣THIẾT BI ̣ 1.1. Danh mục nguyên vật liệu: Tên nguyên vật liệu Số lƣợng Ghi chú 19 1.2. Danh mục các công đoạn sản xuất Công đoạn Thời gian Ghi chú 20 1.3. Danh mục công cụ và thiết bị Tên công cụ/thiết bị Số lƣợng Ghi chú 21 1.4. Gợi ý để sản xuất hiệu quả hơn: Nguyên vật liệu Nhân công và quy trình sản xuất Công cụ/thiết bị - Có thể mua nguyên vật liệu chất lƣợng tốt hơn không - Có thể nâng cao hiệu quả của việc cung cấp NVL không - NVL có đƣợc cân đong trƣớc khi đƣa vào sản xuất không - NVL có đƣợc sử dụng hết không - Có thể tiêu hao NVL ít hơn không - Có NVL thừa, bán thành phẩm, hoặc phụ phẩm phải bỏ đi không - NVL thừa, bán thành phẩm có thể cất đi dùng cho những lần sản xuất tiếp theo không - NVL thừa, bán thành phẩm và phụ phẩm có thể đƣợc dùng vào việc gì khác không - NVL thừa, bán thành phẩm, phụ phẩm có thể bán đƣợc không - Lao động có tay nghề phù hợp không - Thời gian vận chuyển có đƣợc ghi lại đầy đủ không - Thời gian vận chuyển có thể giảm bớt đƣợc không - Thời gian chờ có đƣợc ghi lại đầy đủ không - Thời gian chờ có thể giảm bớt hoặc bỏ đi không - Quy trình sản xuất có thể sắp xếp lại cho hợp lý không - Có thể rút ngắn đƣợc công đoạn nào - Việc sắp xếp các công cụ, NVL trong quá trình sản xuất đã hợp lý chƣa. Có nên xếp lại không và xếp nhƣ thế nào - Trong quá trình sản xuất có nên cải tiến gì đó để phù hợp với yêu cầu (nhƣ an toàn vệ sinh thực phẩm) hơn không - Công cụ và thiết bị có phù hợp với chủng loại không - Công cụ và thiết bị có phù hợp vè chất lƣợng không - Công cụ và thiết bị có thể sắp xếp lại cho hợp lý không - Công cụ và thiết bị có thể điều chỉnh, cải tiến hoặc thay thế để đạt năng suất cao hơn, hoặc phù hợp với mong muốn của khách hàng hơn không. 22 2. CẢI TIẾN VÀ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM BẰNG MÔ HÌNH SCAMPER Ví dụ: dụng cụ lau bảng Thay thế (Substitute): Thay khung nhựa bằng chất liệu gỗ Kết hơp̣ (Combine): Dụng cụ có 2 mặt, mặt mềm để lau ƣớt, mặt khô để lâu lần cuối Tăng cường (Amplify): Dụng cụ lau bảng 4 mặt nhƣ đồ chơi Rubic Đơn giản hoá (Minimize): Dụng cụ lau bảng nhỏ, chỉ dùng cho lau ƣớt Dùng cho mục đích khác (Put to other use): Dụng cụ lau cửa kính Bỏ bớt (Eliminate): Bỏ bớt những dụng cụ không cần thiết (Vd: tay cầm bằng nhựa hoặc bằng gỗ) Sắp xếp laị (Rearrange): Một mặt để lau bảng phấn, và mặt kia để lau bảng trắng. Sản phẩm Substitute (thay thế) Combine (kết hợp) Amplify (tăng cƣờng) Minimize (đơn giản hóa) Put to other use (Dùng cho mục đích khác Eliminate (bỏ bớt) Rearrange (sắp xếp lại) 23 SƠ ĐỒ SCAMPER Cải tiến và đổi mới sản phẩm cần quan tâm khách hàng có chấp nhận hay không, tức là phần nghiên cứu thị trường, và có hiệu quả kinh tế không, tức là cần phân tích chi phí. Hƣớng cải tiến Hiện trạng (Mô tả sản phẩm hiện tại) Phƣơng án mới (Mô tả ý tƣởng cải tiến) Chi phí (Chi phí để thực hiện cải tiến) Lợi ích (Tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu, lợi nhuận) Thay thế (Thay thế NVL) Kế hợp (Kết hợp chức năng, tính chất) Tăng cƣờng (Bổ sung) (tăng kích thƣớc, chủng loại, màu sắc, trọng lƣợng) Đơn giản hóa (đơn giản hóa tính năng, giảm kích thƣớc chủng loại, màu sắc) Dùng cho mục đích khác (dùng công nghệ, quy trình, máy móc, tay nghề hiện có để sản xuất các sản phẩm khác) 24 Bỏ bớt (bỏ bớt những bộ phận, công đoạn không cần thiết) Sắp xếp lại (thay đổi hay điều chỉnh thứ tự, màu sắc, hình thức) Kết luâṇ: - Doanh nghiệp nhỏ thƣờng bắt chƣớc hay nhái lại sản phẩm của ngƣời khác. Việc này không tốt vì nó hạn chế năng lực sáng tạo của doanh nghiệp. Có thể sử dụng mô hình SCAMPER để phát triển ý tƣởng sáng tạo cho sản phẩm khác biệt với các đối thủ cạnh tranh và để xác định chỗ trống hay ngách trong thị trƣờng cho một loại sản phẩm với những đặc tính mới - Tất cả các sản phẩm đều có thể cải tiến và đổi mới. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng áp dụng đƣợc và cũng nên áp dụng cả 7 hƣớng cải tiến trong mô hình SCAMPER. Điều quan trọng là cần luôn luôn suy nghĩ sáng tạo hơn. 25 CHƢƠNG IV: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 1. QUẢN LÝ TIỀN  Quản lý chi tiêu: cần phải phân biệt giữa các khoản tiền chi cho công việc kinh doanh với các khoản tiền chi tiêu cá nhân  Quản lý nguồn tài chính: có thể tìm nguồn tài chính từ nguồn lực cá nhân hoặc vay ngoài với tƣ cách là doanh nghiệp. Tuy nhiên nếu bạn cần vay, hãy nhớ rằng sẽ có các chi phí phát sinh liên quan. Bên cạnh lãi suất còn có các chi phí khác nhƣ: phí xin vay vốn, phí quản lý của ngân hàng, những thay đổi về tỉ giá hay trƣợt giá. Khi vay vốn, cần chú ý những vấn đề sau: - Bảo lãnh hoặc ngƣời bảo lãnh - Mục đích sử dụng vốn vay - Số tiền đƣợc vay - Tiến độ hoàn trả vốn - Tài sản đảm bảo Nguồn tài chính: - Nguồn lực bản thân ( tiền tiết kiệm, gia đình bạn bè, tài sản thế chấp, lãi từ kinh doanh, đầu tƣ từ đối tác) - Vay ngoài (các khoản trợ cấp, vay vốn ngân hàng Chi tiêu: - Cho công việc kinh doanh (chi phí khởi sự kd, chi phí thƣờng xuyên, chi phí thay thế thiết bị) - Chi tiêu cá nhân (Dựng nhà, các khoản chi tiêu hàng ngày, đồ đạc dùng lau dài 26 - Hồ sơ vay vốn - Thời gian xử lý hồ sơ và xét duyệt cho vay - Lãi suất và tỉ giá ngoại tệ - Đáo hạn - Cách thức giải ngân (theo tiến độ sử dụng vốn, 1 lần, nhiều lần) - Phí vận hành và quản lý - Có ƣu đãi hay ân hạn không - Có tƣ vấn cho vấn đề này không. 27 2. TÍNH GIÁ THÀNH VÀ ĐỊNH GIÁ BÁN 2.1. Cách tính giá thành Bƣớc 1: Tính chi phí NVL cho 1 tháng: Tên NVL trực tiếp Số lƣợng Đơn giá Thành tiền - Điền tên, số lƣợng, và đơn giá từng loại NVL để kinh doanh cho 1 tháng - Tính chi phí từng loại NVL: Số lƣợng x Đơn giá = Thành tiền - Cộng lấy tổng chi phí cho các loại NVL cho 1 tháng - Điền chi phí đóng NVL cho 1 tháng. Bƣớc 2: Tính chi phí lao động trực tiếp cho một tháng: Các công đoạn chi phí lao động trực tiếp Thời gian Chi phí/giờ Thành tiền - Liệt kê tất cả các công đoạn sản xuất sản phẩm (hoặc cung cấp dịch vụ) - Điền thơi gian lao động tính theo giờ (hoặc phút) của từng công đoạn để tạo ra 1 sản phẩm/dịch vụ Tổng chi phí NVL cho một tháng Chi phí lao động trực tiếp cho 1 tháng Tổng chi phí lao động trực tiếp để sản xuất ra một lô sản phẩm 28 - Điền chi phí lao động cho từng công đoạn theo giờ - Tính chi phí từng công đoạn: Thời gian x chi phí cho 1 giờ = Thành tiền - Cộng tổng lại sẽ đƣợc tổng chi phí lao động trực tiếp để sản xuất ra một lô sản phẩm hoặc 1 sản phẩm - Lấy chi phí lao động trực tiếp cho 1 lô sản phẩm (hoặc 1 sản phẩm) x số lô sản phẩm (hoặc số sản phẩm) sản xuất đƣợc trong tháng = Tổng chi phí lao động trực tiếp cho 1 tháng. Bƣớc 3: Tính chi phí cố định (chi phí chung hay chi phí gián tiếp) của 1 tháng: - Liệt kê mọi chi phí khác (chi phí lao động gián tiếp, tiền thuê mặt bằng, tiền điện) - Riêng chi phí khấu hao tài sản trang thiết bị cho 1 tháng thì sử dụng biểu tish khấu hao sau: Thứ tự Tên trang thiết bị hay tài sản Giá trị tài sản (Nguyên giá) Số tháng sử dụng (Tuổi thọ) Giá trị khấu hao 1 tháng Cộng - Điền chi phí hàng tháng cho từng loại chi phí - Tính tổng chi phí cố định của 1 tháng Bƣớc 4: Cộng lấy tổng chi phí 1 tháng Tổng chi phí 1 tháng = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 1 tháng + Chi phí lao động trực tiếp 1 tháng + Chi phí cố định 1 tháng Bƣớc 5: Tính tổng chi phí cho 1 sản phẩm Tổng giá trị khấu hao 1 tháng 29 Chi phí để sản xuất cho 1 sản phẩm (hoặc dịch vụ) là giá thành của sản phẩm đƣợc tính nhƣ sau: 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑐ℎ𝑖 𝑝ℎí 1 𝑡ℎá𝑛𝑔 𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑠ả𝑛 𝑝ℎẩ𝑚 1 𝑡ℎá𝑛𝑔 2.2. Cách tính giá bán sản phẩm/dịch vụ .. + ... = Tổng chi phí 1 sản phẩm % lãi cộng thêm Giá bán của đối thủ cạnh tranh Giá khách hàng chấp nhận trả 2.3. Cách tính điểm hòa vốn Điểm hòa vốn là điểm mà tại đó: Tổng doanh thu = Tổng chi phí Ký hiệu: Tổng doanh thu: DT Tổng chi phí: CP Số lƣơng sản phẩm bán đƣợc là SLSP Giá bán là G2 Chi phí biến đổi của 1 sản phẩm hay giá vốn G1 Chi phí cố định của 1 tháng là CPCĐ Chi phí biến đổi của 1 tháng là CPBĐ Khi đó, ta có: DT = SLSP x G2 CP = CPCĐ + CPBĐ Giá bán của tôi DT CP CPBĐ CPCĐ SLSP Sản lƣợng hòa vốn Doan số hòa vốn 30 Mà CPBĐ = G1 x SLSP Khi DT = CP thì: SLSP x G2 = G1 x SLSP + CPCĐ  SLSP = CPCD/(G2-G1) 2.4. Cách tính chi phí cho ngƣời bán lẻ hoặc bán buôn Những ngƣời bán buôn hoặc bán lẻ (mua sản phẩm về bán, không sản xuất), nên không có chi phí lao động trực tiếp và tổng chi phí của họ là: Chi phí NVL trực tiếp + Chi phí gián tiếp = Tổng chi phí - NVL trực tiếp (giá vốn bán hàng: hàng hóa, sản phẩm mua về để bán lại) - Chi phí gián tiếp: lƣơng cho nhân viên, tiền thuê nhà, tiền điện Cách tính chi phí sản phẩm: Bƣớc 1: Tính tỷ suất chi phí gián tiếp 𝑇ỷ 𝑠𝑢ấ𝑡 𝑐ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑐ố đị𝑛ℎ % = 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑐ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑔𝑖á𝑛 𝑡𝑖ế𝑝/𝑡ℎá𝑛𝑔 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑐ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑁𝑉𝐿 𝑡𝑟ự𝑐 𝑡𝑖ế𝑝/𝑡ℎá𝑛𝑔 Bƣớc 2: Chi phí sản phẩm = Chi phí NVL trực tiếp x (1+%tỷ suất) Ví dụ: Chi phí cố định của một cửa hàng là 7 triệu/tháng Tổng chi phí bình quân cho NVL trực tiếp/tháng là 70 triệu đồng Vậy tỷ suất chi phí gián tiếp so với NVL trực tiếp là: 70 triệu/7 triệu = 10% Vậy, ngô hạt: giá mua NVL là 36.000/kg. Khi đó tổng chi phí là 36.000 + 3.600 = 39.600 đồng Loại ngon giá mua NVL là 150.000/kg. Khi đó tổng chi phí là 150.000 + 15.000 = 165.000 đồng. 31 3. GHI CHÉP SỔ SÁCH KẾ TOÁN Lợi ích của việc ghi chép sổ sách kế toán: - Giúp bạn quản lý đƣợc tiền mặt. Các số liệu cho ta thấy tại một thời điểm nào đó doanh nghiệp có bao nhiêu tiền. Ghi chép sổ sách sẽ giúp bạn kiểm soát đƣợc chi phí, lợi nhuận trong kinh doanh, các khoản bạn nợ ngƣời khác và ngƣời khác nợ bạn, cũng nhƣ kế hoạch trả và đòi các khoản nợ thế nào - Cho bạn thấy công việc kinh doanh sẽ tiến triển nhƣ thế nào. Số liệu giúp bạn tìm ra vấn đề trƣớc khi quá muộn. Sử dụng số liệu để tìm xem có vấn đề gì vƣớng mắc hay không, ví dụ nhƣ chi phí quá cao, hay doanh số hạ, có chỗ nào thất thoát (bạn hoặc một ngƣời nào đó sử dụng tiền không đúng) - Có thể cho ngƣời khác thấy kết quả công việc kinh doanh của bạn. Bạn cần có các số liệu đúng để thuyết phục khi đi vay vốn hoặc nộp thuế. Sử dụng các số liệu để minh chứng rằng việc kinh doanh của bạn vẫn diễn ra tốt đẹp và bạn đang làm chủ đƣợc công việc kinh doanh của mình. - Ghi chép sổ sách giúp bạn lập kế hoạch cho tƣơng lai. Số liệu lƣu giữ trong số sách và các báo cáo tài chính cho thấy kết quả kinh doanh của bạn trong quá khứ; đang Bán chịu Tiền mặt thu về Tiền mặt chi ra Thu về bằng chuyển khoản Chi ra bằng chuyển khoản Mua chịu Sổ theo dõi nợ phải thu của khách hàng Sổ tiền mặt Sổ theo dõi ngân hàng Sổ theo dõi khoản nợ cho ngƣời bán Sổ cái Bảng cân đối phát sinh Báo cáo lỗ - lãi 32 làm ăn ra sao ở thời điểm hiện tại, thấy đƣợc những điểm yếu điểm mạnh trong công việc kinh doanh. Từ đó, có thể lập kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn tiếp theo tốt hơn - Ghi chép sổ sách giúp bạn nhớ đƣợc ngƣời nào nợ mình và mình mắc nợ ai. Số liệu giúp bạn biết đƣợc tổng khách hàng nợ mình là bao nhiêu và ai nợ. Chúng cũng giúp bạn nhớ đƣợc tổng số tiền bạn phải trả cho ngƣời khác là bao nhiêu (nhƣ trả tiền cho nhà cung cấp NVL), đặc biệt là phải biết lúc nào trả nợ và lúc nào đòi nợ) Chú ý: - Sổ tiền mặt và sổ theo dõi các khoản nợ cần ghi kịp thời, đúng thứ tự trƣớc sau của giao dịch, ghi rõ ngày giao dịch, nội dung giao dịch, lƣợng tiền thu vào – chi ra, đặc biệt là phải thống nhất đơn vị tính và thƣờng phải ghi đơn vị tính lên góc trên bên phải của phần biểu bảng. 33 3.1. Sổ tiền mặt Đơn vị tính: ngàn đồng Ngày Giao dịch Thu Chi Tồn dƣ Ghi chú 34 3.2. Sổ theo dõi các khoản nợ của khách hàng – khoản phải thu Đơn vị tính: ngàn đồng Ngày Diễn giải Số lƣợng hàng Đơn giá Thành tiền Đã thanh toán Còn nợ kỳ này Dự nợ lũy kế Chữ ký 35 3.3. Sổ theo dõi các khoản nợ của doanh nghiệp Đơn vị tính: ngàn đồng Ngày Diễn giải Số lƣợng hàng Đơn giá Thành tiền Đã thanh toán Còn nợ kỳ này Dƣ nợ lũy kế Chữ ký của ngƣời cho nợ 36 3.4. Sổ cái đơn giản Từ ngày đến ngày Tên doanh nghiệp: Đơn vị tính: Ngày Diễn giải Số CT Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Các khoản phải thu Hàng tồn kho Tài sản cố định Nợ phải trả Nguồn vốn chủ sở hữu Doanh thu bán hàng Chi phí NVL trực tiếp Chi phí lao động trực tiếp Chi phí lao động gián tiếp Nợ + Có - Nợ + Có - Nợ + Có - Nợ + Có - Nợ + Có - Nợ - Có + Nợ - Có + Nợ - Có + Nợ + Có - Nợ + Có - Nợ + Có - 37 3.5. Bảng cân đối phát sinh Đơn vị tính: Tên tài khoản Số dƣ đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Khoản phải thu Hàng tồn kho Tài sản cố định Nợ phải trả Nguồn vốn chủ sở hữu Doanh thu bán hàng Chi phí NVL trực tiếp Chi phí lao động trực tiếp Chi phí gián tiếp Cộng 38 3.6. Báo cáo lỗ lãi Đơn vị tính: Tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tổng Doanh thu bán hàng Chi phí Lợi nhuận (lỗ) Lợi nhuận (lỗ) lũy tiến 39 3.7. Báo cáo và kế hoạch lƣu chuyển tiền mặt Đơn vị tính: Tháng 1 2 3 4 5 6 T h u Tiền mặt có đầu tháng (Dƣ đầu kỳ) Tiền mặt thu từ bán hàng Tiền mặt khách hàng trả nợ Thu tiền mặt khác A. Tổng thu tiền mặt trong tháng C h i Mua hàng trả tiền mặt Tiền mặt trả cho hàng mua chịu Tiền lƣơng Thuê mặt bằng Trả gốc tiền vay Trả lãi tiền vay Chi tiền mặt khác B. Tổng chi tiền mặt trong tháng Tiền mặt có cuối tháng (Số dƣ cuối kỳ) (A-B)