Tài liệu môn học kế toán hành chính – sự nghiệp

1 LỜI NÓI ĐẦU Kế toán Hành chính – Sự nghiệp (HCSN) là một bộ phận cấu thành của Hệ thống Kế toán Nhà nước và là một môn học thuộc chuyên ngành kế toán. Chính vì vậy, tập bài giảng Kế toán Hành chính Sự nghiệp được biên soạn nhằm phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên ngành Kế toán – Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc. Tập bài giảng cung cấp những kiến thức cơ bản về hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN, giúp sinh viên và bạn đọc nắm vững và vận dụng tốt các quy định của chế độ kế toán HCSN vào công tác thực tế. Căn cứ vào Quyết định số 19 ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính ban hành Hệ thống Chế độ Kế toán áp dụng cho các đơn vị HCSN trong phạm vi cả nước các tác giả đã biên soạn tập bài giảng gồm 7 chương sau: Chương 1: Nhiệm vụ và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN Chương 2: Kế toán tiền và vật tư, sản phẩm – hàng hóa. Chương 3: Kế toán tài sản cố định. Chương 4: Kế toán các khoản thanh toán. Chương 5: Kế toán nguồn kinh phí và các khoản thu. Chương 6: Kế toán các khoản chi trong đơn vị HCSN. Chương 7: Báo cáo tài chính. Để tạo điều kiện cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên, các tác giả đã kết cấu mỗi chương trong giáo trình theo một trình tự hệ thống: - Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản, nội dung trình tự, nguyên tắc, phương pháp kế toán, và ví dụ minh họa đối với từng phần hành kế toán - Tóm tắt nội dung chủ yếu của chương và các câu hỏi ôn tập Tham gia biên soạn và sửa chữa, bổ sung “Tập bài giảng kế toán hành chính sự nghiệp” lần này gồm các tác giả: 1. CN. Lê Hồng Thanh: Biên soạn chương 2, chương 3, chương 5, chương 6. 2. CN. Triệu Thị Thủy: Biên soạn chương 1, chương 4, chương 7. Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vĩnh Phúc xin chân thành cảm ơn các độc giả đã tham gia góp nhiều ý kiến quý báu, cần thiết cho việc hoàn thiện tập bài giảng trong lần xuất bản này. Tập thể tác giả 2 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ................................................................................................................. 1 MỤC LỤC.2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT...........5 Chương 1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ............................ 1 TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP....................................... 7 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP .................................................................................................................... 7 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN....................................................................... 7 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN ..................................................................... 8 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN ................................................................ 8 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN ............................... 8 1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN .................................................... 8 1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN ......................................... 9 1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán ........................................ 9 Chương 2. KẾ TOÁN TIỀN VÀ VẬT TƯ, SẢN PHẨM – HÀNG HÓA.................... 21 2.1. KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ............................................................................... 21 2.1.1. Nguyên tắc kế toán các loại tiền .......................................................................... 21 2.1.2. Kế toán quỹ tiền mặt ........................................................................................... 21 2.1.3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc ................................................................. 24 2.2. KẾ TOÁN VẬT LIỆU, DỤNG CỤ........................................................................ 26 2.2.1. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu, dụng cụ .............................................................. 26 2.2.2. Phân loại và đánh giá vật liệu, dụng cụ .............................................................. 26 2.2.3. Kế toán nhập, xuất vật liệu, dụng cụ .................................................................. 28 2.3. KẾ TOÁN SẢN PHẨM, HÀNG HÓA................................................................... 30 2.3.1. Đặc điểm của sản phẩm, hàng hoá...................................................................... 30 2.3.2. Tính giá thành sản phẩm, hàng hoá.................................................................... 30 2.3.3. Kế toán sản phẩm, hàng hoá ............................................................................... 31 Chương 3. KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH.................................................................. 36 3.1. ĐẶC ĐIỂM, NHIỆM VỤ, PHÂN LOẠI ĐÁNH GIÁ TSCĐ................................ 36 3.1.1. Đặc điểm của TSCĐ............................................................................................. 36 3.1.2. Nhiệm vụ kế toán TSCĐ...................................................................................... 36 3.1.3. Phân loại TSCĐ ................................................................................................... 36 3.1.4. Đánh giá TSCĐ.................................................................................................... 37 3.1.5. Kế toán tăng giảm TSCĐ.....38 3.2. KẾ TOÁN HAO MÒN TSCĐ................................................................................ 44 3.2.1. Một số vấn đề chung về kế toán hao mòn TSCĐ ................................................ 44 3.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 45 3.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 45 3.2.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 45 3.3. KẾ TOÁN XÂY DỰNG CƠ BẢN DỞ DANG....................................................... 46 3.3.1. Nội dung chi phí đầu tư xây dựng cơ bản........................................................... 46 3.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 46 3.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 47 3.3.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 47 Chương 4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN ................................................ 54 4.1. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN............................................................................................................................. 54 4.1.1. Khái niệm............................................................................................................. 54 4.1.2. Nội dung các nghiệp vụ thanh toán..................................................................... 54 4.1.3. Nguyên tắc kế toán thanh toán............................................................................ 54 4.2. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU................................................................... 55 3 4.2.1. Nội dung các khoản phải thu............................................................................... 55 4.2.2. Nhiệm vụ kế toán ................................................................................................. 55 4.2.3. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 55 4.2.4. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 56 4.2.5. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 56 4.3. KẾ TOÁN TẠM ỨNG............................................................................................ 58 4.3.1. Khái niệm và nguyên tắc quản lý........................................................................ 58 4.3.2. Nhiệm vụ kế toán thanh toán tạm ứng................................................................ 59 4.3.3. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 59 4.3.4. Tài khoản sử dụng ............................................................................................... 59 4.3.5. Phương pháp kế toán........................................................................................... 59 4.4. KẾ TOÁN KINH PHÍ CẤP CHO CẤP DƯỚI...................................................... 60 4.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 60 4.4.2. Tài khoản sử dụng ............................................................................................... 60 4.4.3. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 60 4.5. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ ............................................................ 61 4.5.1. Nội dung các khoản phải trả ............................................................................... 61 4.5.2. Nhiệm vụ kế toán các khoản phải trả ................................................................. 61 4.5.3. Kế toán các khoản phải trả ................................................................................. 61 4.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI NỘP CHO NHÀ NƯỚC................................... 63 4.6.1. Những quy định kế toán phải nộp cho nhà nước................................................ 63 4.6.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 64 4.6.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 64 4.6.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 64 4.7. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ VIÊN CHỨC, CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC VÀ CÁC KHOẢN PHẢI NỘP THEO LƯƠNG .......................................................... 67 4.7.1. Kế toán các khoản phải trả viên chức................................................................. 67 4.7.2. Kế toán các khoản phải trả cho các đối tượng khác........................................... 68 4.7.3. Kế toán các khoản phải nộp theo lương.............................................................. 69 Chương 5. KẾ TOÁN CÁC NGUỒN KINH PHÍ VÀ CÁC KHOẢN THU................ 74 5.1. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG .................................................... 74 5.1.1. Nội dung kế toán nguồn KPHĐ........................................................................... 74 5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 74 5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 74 5.1.4. Phương pháp kế toán........................................................................................... 75 5.2. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ DỰ ÁN................................................................ 77 5.2.1. Nội dung nguồn KPDA........................................................................................ 77 5.2.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 77 5.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 77 5.2.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 78 5.3. KẾ TOÁN QUỸ CƠ QUAN................................................................................... 79 5.3.1. Nguồn hình thành quỹ cơ quan........................................................................... 79 5.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 79 5.3.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 80 5.3.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 80 5.4. KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN ....................... 81 5.4.1. Nguồn hình thành nguồn KP đầu tư XDCB....................................................... 81 5.4.2. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 81 5.4.3. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 81 5.4.4. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 82 5.5. KẾ TOÁN CHÊNH LỆCH THU CHI CHƯA XỬ LÝ ......................................... 83 5.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 83 4 5.5.2. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 84 5.6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THU ............................................................................. 85 5.6.1. Nội dung các khoản thu....................................................................................... 85 5.6.2. Nhiệm vụ của kế toán .......................................................................................... 85 5.6.3. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 85 5.6.4. Tài khoản kế toán sử dụng .................................................................................. 85 5.6.5. Phương pháp kế toán........................................................................................... 85 Chương 6. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI TRONG ĐƠN VỊ HCSN.......................... 90 6.1. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ............................... 90 6.1.1. Nguyên tắc chi hoạt động sản xuất kinh doanh.................................................. 90 6.1.2. Phương pháp kế toán........................................................................................... 90 6.2. KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG .............................................................................. 92 6.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng ................................................................................... 92 6.2.2. Tài khoản sử dụng ............................................................................................... 92 6.2.3. Phương pháp kế toán........................................................................................... 93 6.3. KẾ TOÁN CHI DỰ ÁN.......................................................................................... 94 6.3.1. Tài khoản sử dụng ............................................................................................... 94 6.3.2. Phương pháp hạch toán....................................................................................... 94 Chương 7. BÁO CÁO TÀI CHÍNH............................................................................ 100 7.1. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, NỘI DUNG VÀ TRÁCH NHIỆM, THỜI HẠN LẬP VÀ NỘP BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............................................................................. 100 7.1.1 Mục đích, nội dung của việc lập......................................................................... 100 7.1.2. Trách nhiệm, thời hạn lập và gửi...................................................................... 101 7.2. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH...................... 103 7.2.1. Bảng cân đối tài khoản ...................................................................................... 103 7.2.2. Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã sử dụng............................. 104 7.2.3. Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ.................................................................. 105 7.2.4. Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu..................................................... 106 7.2.5. Thuyết minh báo cáo tài chính.......................................................................... 108 5 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ­ TSCĐ : Tài sản cố định ­ HCSN : Hành chính sự nghiệp ­ TK : Tài khoản ­ TSCĐHH : Tài sản cố định hữu hình ­ TSCĐVH : Tài sản cố định vô hình ­ SXKD : Sản xuất kinh doanh ­ HĐTX : Hoạt động thường xuyên ­ KP : Kinh phí ­ NSNN : Ngân sách nhà nước ­ ĐV : Đơn vị ­ BHXH : Bảo hiểm xã hội ­ BHYT : Bảo hiểm y tế ­ KPCĐ : Kinh phí công đoàn ­ BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp ­ CNV : Công nhân viên ­ BH : Bảo hiểm ­ XDCB : Xây dựng cơ bản ­ KPHĐ : Kinh phí hoạt động ­ KPDA : Kinh phí dự án ­ DTKP : Dự toán kinh phí ­ BCTC : Báo cáo tài chính ­ ĐVT : Đơn vị tính ­ BCTC : Báo cáo tài chính ­ GTGT : Giá trị gia tăng ­ TGNH : Tiền gửi ngân hàng ­ TTĐB : Tiêu thụ đặc biệt ­ NK : Nhập khẩu ­ TT : Thực tế ­ VL, DC : Vật liệu, dụng cụ ­ TK : Trong kỳ ­ ĐK : Đầu kỳ ­ NVL : Nguyên vật liệu ­ VND : Việt Nam đồng ­ ĐĐH : Đơn đặt hàng 6 7 Chương 1 NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP Mục tiêu: - Giúp người đọc khái quát hóa, hệ thống hóa những nội dung cơ bản của chế độ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN, trước hết là nội dung của chế độ kế toán hiện hành. - Tạo điều kiện giúp người học tìm hiểu, xác định hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và bảng biểu kế toán theo chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị HCSN. 1.1. NHIỆM VỤ VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm đơn vị HCSN a. Khái niệm Đơn vị HCSN là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác như thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nhận viện trợ, tài trợ, biếu tặng theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nước giao. Để quản lý một cách có hiệu quả các khoản chi tiêu của đơn vị cũng như chủ động trong việc chi tiêu các đơn vị HCSN phải lập dự toán. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị có thể chia ra các đơn vị dự toán thành các loại sau: ­ Các cơ quan quản lý Nhà nước: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, UBND, Sở, Ban, Ngành ­ Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, y tế, văn hoá, thể thao ­ Các cơ quan Đảng cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị, xã hội ­ Các cơ quan an ninh, quốc phòng. b. Đặc điểm của đơn vị HCSN ­ Hoạt động của đơn vị HCSN rất phong phú, đa dạng và phức tạp, các khoản chi cho hoạt động chủ yếu được trang trải bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp, kinh phí này thường không hoàn lại. Điều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng dự toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước. ­ Không như các doanh nghiệp hoạt động với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận, đơn vị HCSN hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước. Ngoài ra, tùy theo từng loại hình và đặc thù của từng đơn vị mà ở các đơn vị này có tổ chức thêm các hoạt đồng khác nhằm tạo nguồn thu cho đơn vị. Có thể thấy hoạt động tài chính của đơn vị HCSN gồm hai mặt sau: + Theo dõi, quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. 8 + Tự huy động vốn và tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động sẵn có của đơn vị để tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ. 1.1.2. Nhiệm vụ kế toán của đơn vị HCSN Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu quả trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, kế toán trong các đơn vị HCSN phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: ­ Ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả sản xuất – kinh doanh tại đơn vị. ­ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính, các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán. ­ Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị, dự toán thu – chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới. 1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán đơn vị HCSN Để đáp ứng thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị HCSN phải đáp ứng được những yêu cầu sau: ­ Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. ­ Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. ­ Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. ­ Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 1.2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HCSN 1.2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị HCSN Trong đơn vị có các công việc kế toán bao gồm: ­ Kế toán vốn bằng tiền: phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng kho bạc, chứng chỉ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý. ­ Kế toán vật tư, tài sản: + Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm – hàng hoá của đơn vị. + Phản ánh số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động của TSCĐ, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tại đơn vị. ­ Kế toán thanh toán: + Phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị. + Phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công nhân viên chức và các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp. 9 ­ Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn KPDA, kinh phí khác và các loại vốn quỹ của đơn vị. ­ Kế toán các khoản thu: Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp kịp thời các khoản thu khác vào ngân sách, hoặc cấp trên. ­ Kế toán các khoản chi: + Phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động sự nghiệp, chi thực hiện chương trình dự án, chi theo ĐĐH nhà nước được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó. + Phản ánh chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh khác, trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. ­ Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị: Trong từng phần công việc trên, công tác kế toán được tiến hành qua các khâu. Lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. Riêng khâu ghi sổ kế toán lại tiến hành theo hai nội dung: + Kế toán tổng hợp + Kế toán chi tiết 1.2.2. Yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN Tổ chức công tác kế toán trong một đơn vị HCSN phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu: ­ Phải phù hợp với chính sách chế độ do Nhà nước quy định. ­ Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ được Nhà nước giao và tiết kiệm chi phí trong hạch toán, kế toán. ­ Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị. ­ Phải phù hợp với trình độ, tay nghề của đội ngũ cán bộ kế toán. 1.2.3. Một số nội dung chủ yếu của tổ chức công tác kế toán a. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu Mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do Nhà nước ban hành trong chế độ chứng từ kế toán HCSN và nội dung hoạt động kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu quản lý các hoạt động kinh tế quy định cụ thể việc sử dụng mẫu chứng từ phù hợp, quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận các nghiệp vụ và trình tự luân chuyển từng loại chứng từ một cách khoa học – hợp lý. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng quy định. b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Các đơn vị HCSN phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán đơn vị HCSN ban hành theo QĐ 19/2006/QĐ­BTC ngày 30/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính và tùy đặc điểm hoạt động của đơn vị để xác định tài sản cần sử dụng, bảo đảm phản ánh đầy đủ toàn bộ hoạt động của đơn vị và quản lý chặt chẽ tài sản, vật tư, tiền vốn của đơn vị. Lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị. 10 DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN HCSN STT SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI ÁP DỤNG GHI CHÚ LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có phát 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị Chi tiết theo yêu cầu quản 6 153 Công cụ, dụng cụ Mọi đơn vị lý 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết 1551 Sản phẩm động SX, KD theo sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hình 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 11 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu 3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ khấu trừ thuế GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng đối tượng 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng đối tượng 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết 3311 Phải trả người cung cấp từng đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết theo từng đối tượng 12 21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị cấp trên Chi tiết cho từng đơn vị 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt động SXKD Chi tiết theo từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có ngoại tệ 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4211 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ bản Đơn vị có đầu 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp tư XDCB dự 4413 Nguồn kinh phí viện trợ án 4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 13 32 462 Nguồn kinh phí dự án 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp Đơn vị có dự án 4623 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ Mọi đơn vị LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có HĐ SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh doanh Đơn vị có hoạt động SXKD Chi tiết theo động SXKD 39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước Đơn vị có đơn đặt hàng của Nhà nước 40 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 41 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 42 662 Chi dự án 6621 Chi quản lý dự án Đơn vị có dự án Chi tiết theo dự án 6622 Chi thực hiện dự án 14 LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Khoán chi hành chính 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB c. Lựa chọn hình thức kế toán ­ Hình thức Nhật ký – Sổ cái ­ Hình thức Chứng từ ghi sổ ­ Hình thức Nhật ký chung ­ Hình thức Kế toán trên máy vi tính Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán được phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt việc thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin, tài liệu (kế toán) kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo. * Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký – Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký ­ Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức sổ kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: ­ Nhật ký – Sổ cái. ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái. ­ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái. Bảng tổng hợp chứng từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày (như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu). ­ Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký – Sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. 15 ­ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký – Sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng TK. ­ Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký – Sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký – Sổ cái. ­ Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các Báo cáo tài chính khác. Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Tổng số phát sinh ở phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản = = Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC NHẬT KÝ ­ SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH 16 * Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ: ­ Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. ­ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên Sổ cái. Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ: ­ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ cái, ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng ­ Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT BÁO CÁO TÀI CHÍNH 17 hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được sử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác. ­ Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó. Các Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. * Hình thức kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: ­ Sổ Nhật ký chung CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KT CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG TH CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH 18 ­ Sổ cái . ­ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: ­ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan. ­ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. ­ Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính. ­ Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. * Hình thức kế toán trên máy vi tính TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra d, Một số nội dung của mục lục Ngân sách nhà nước BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN ­ Sổ tổng hợp ­ Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN HỆ THỐNG MỤC LỤC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Chương/loại/khoản/mục/tiểu mục C/L/K/M/TM 19 * Về Chương và cấp quản lý (Chương): Phân loại theo Chương và cấp quản lý (viết tắt là Chương) là phân loại dựa trên cơ sở hệ thống tổ chức của các cơ quan, tổ chức trực thuộc một cấp chính quyền (gọi chung là cơ quan chủ quản) được tổ chức quản lý ngân sách riêng nhằm xác định trách nhiệm quản lý của cơ quan, tổ chức đó đối với Ngân sách nhà nước. Trong các Chương, có một số Chương đặc biệt dùng để phản ánh nhóm tổ chức, nhóm cá nhân có cùng tính chất, nhưng không thuộc cơ quan chủ quản. ­ Các nội dung phân loại được mã số hoá 3 ký tự và được chia làm 4 khoản ứng với 4 cấp quản lý: + Các số có giá trị từ 001 đến 399 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc Trung ương quản lý; + Các số có giá trị từ 400 đến 599 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp tỉnh quản lý; + Các số có giá trị từ 600 đến 799 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp huyện quản lý; + Các số có giá trị từ 800 đến 989 dùng để mã số hoá các cơ quan, tổ chức thuộc cấp xã quản lý. ­ Căn cứ khoản thu ngân sách đơn vị có nghĩa vụ hoặc trách nhiệm quản lý, nộp Ngân sách nhà nước thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương; căn cứ khoản chi thuộc dự toán ngân sách giao đơn vị, dự án đầu tư thuộc cơ quan chủ quản để xác định mã số Chương. Ví dụ: Bệnh viện tuyến tỉnh thuộc Sở Y tế khi nộp thuế từ hoạt động dịch vụ, hoặc chi ngân sách thanh toán lương, phụ cấp cho cán bộ, công chức của bệnh viện, đều được hạch toán Chương 423 “Sở Y tế”. ­ Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ cần hạch toán mã số Chương. Căn cứ vào khoảng cách quy định nêu trên sẽ biết được khoản thu, chi thuộc cấp nào quản lý. * Về ngành kinh tế (Loại, Khoản): Phân loại theo ngành kinh tế (viết tắt là Loại, Khoản) là dựa vào tính chất hoạt động kinh tế (ngành kinh tế quốc dân) để hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại (Loại, Khoản) được mã số hoá 3 ký tự; mỗi loại cách nhau 30 giá trị. Riêng Loại “Công nghiệp chế biến, chế tạo” có 60 giá trị. Căn cứ tính chất của hoạt động phát sinh nguồn thu ngân sách hoặc khoản chi ngân sách cho hoạt động có tính chất gì để xác định mã số Loại, Khoản. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước, chỉ hạch toán mã số Khoản. Căn cứ vào khoảng cách nằm trong khoảng theo nguyên tắc trên, sẽ xác định được khoản thu, chi ngân sách thuộc Loại nào. Khi sử dụng Mục lục Ngân sách nhà nước về phân loại theo Loại, Khoản, cần lưu ý một số nội dung sau: Đối với các khoản kinh phí của Ngân sách nhà nước cấp cho một đơn vị dự toán để thực hiện các nhiệm vụ, lĩnh vực chi khác nhau: Khi chi căn cứ vào dự toán kinh phí được phân bổ để hạch toán theo Loại, Khoản tương ứng. 20 Ví dụ: Đơn vị dự toán X được phân bổ dự toán chi ngân sách năm 2008 để thực hiện những nhiệm vụ sau: ­ Chi quản lý hành chính: Hạch toán vào Loại 460, Khoản tương ứng ­ Chi nghiên cứu khoa học về công nghệ: Hạch toán vào Loại 370, Khoản tương ứng ­ Chi đào tạo lại: Hạch toán vào Loại 490, Khoản 504 ... * Về nội dung kinh tế (Mục, Tiểu mục): Phân loại theo nội dung kinh tế (viết tắt là Mục, Tiểu mục) là dựa vào nội dung kinh tế (hay tính chất kinh tế) của khoản thu, chi Ngân sách nhà nước để phân loại vào các Mục, Tiểu mục; Nhóm, Tiểu nhóm khác nhau. Các Mục thu Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, chính sách thu Ngân sách nhà nước; các Mục chi Ngân sách nhà nước quy định trên cơ sở chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu Ngân sách nhà nước. Trong từng Mục thu, chi, để phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết, quy định các Tiểu mục. Các Mục thu, chi có nội dung gần giống nhau lập thành Tiểu nhóm; các Tiểu nhóm có tính chất gần giống nhau lập thành Nhóm để phục vụ yêu cầu quản lý, đánh giá Ngân sách nhà nước. Các nội dung phân loại được mã số hoá 4 ký tự: ­ Các số có giá trị từ 0001 đến 0049 dùng để mã số hoá các Mục tạm thu ­ Các số có giá trị từ 0051 đến 0099 dùng để mã số hoá các Mục tạm chi ­ Các số có giá trị từ 0110 đến 0799 dùng để mã số hoá các Nhóm, Tiểu nhóm. ­ Các số có giá trị từ 0800 đến 0899 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục vay và trả nợ gốc vay. ­ Các số có giá trị từ 0900 đến 0999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục theo dõi chuyển nguồn giữa các năm. ­ Các số có giá trị từ 1000 đến 5999 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục thu Ngân sách nhà nước. ­ Các số có giá trị từ 6000 đến 9989 dùng để mã số hoá các Mục, Tiểu mục chi Ngân sách nhà nước. Khi hạch toán thu, chi Ngân sách nhà nước chỉ hạch toán Tiểu mục (riêng đối với các khoản tạm thu, tạm chi hạch toán theo Mục) CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1 Câu 1: Đơn vị HCSN là gì? Trình bày nhiệm vụ, yêu cầu kế toán HCSN? Câu 2: Nêu nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp? Câu 3: Trình bày các hình thức tổ chức sổ kế toán áp dụng trong các đơn vị HCSN? TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1 1. PGS. TS Nguyễn Văn Công, Giáo trình kế toán hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006. 2. Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2008. 3. Bộ tài chính, Chế độ kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Thống kê, 2006