Tài liệu Hướng dẫn Hoạt động nhóm, đội

HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 1/ Phan Thu Lương Đăng Minh Tuấn Vũ Tuấn Anh HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 2/ Mục lục: Tài liệu Hướng dẫn Hoạt động nhóm, đội Lịch sử hình thành hoạt động đội (nhóm) .................................................................................................... 3 Cơ sở triết học.......................................................................................................................................... 3 Cơ sở tâm lý ............................................................................................................................................. 4 Hoạt động nhóm như một phong trào....................................................................................................... 4 Vì sao hoạt động nhóm phát triển (Các lợi ích của họa động nhóm) ?......................................................... 5 Tăng quyền tự chủ của nhân viên trong công việc ................................................................................... 5 Tăng hiệu lực và hiệu quả của quản lý ..................................................................................................... 6 Hoạt động nhóm mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân và tổ chức:................................................................. 6 Thế nào là đội và hoạt động của đội ? ......................................................................................................... 7 Định nghĩa về đội và nhóm....................................................................................................................... 7 Các kiểu đội: ........................................................................................................................................... 8 Các loại đội .............................................................................................................................................. 8 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của đội: ......................................................................................... 8 Một số nguyên nhân làm hoạt động của đội thất bại: ............................................................................... 9 Quá trình hình thành đội nhóm .................................................................................................................... 9 Các quy tắc “làm việc theo nhóm”.............................................................................................................. 11 Mục đích :............................................................................................................................................... 12 Áp dụng khi nào? ................................................................................................................................... 12 Các quy tắc : .......................................................................................................................................... 12 Kỹ thuật động não (Brainstorming) ......................................................................................................... 12 Cách vận hành “nhóm chất lượng” ............................................................................................................ 14 Mục đích :............................................................................................................................................... 14 Tổ chức : ................................................................................................................................................ 14 Trình tự tiến hành: 10 bước .................................................................................................................... 14 Những yếu lĩnh vận hành nhóm chất lượng............................................................................................... 18 Thủ tục giải quyết các vấn đề (problems) .................................................................................................. 18 a. Nắm tình hình hiện tại của vấn đề ...................................................................................................... 18 b. Làm rõ nguyên nhân phát sinh sai hỏng............................................................................................. 19 c. Biện pháp giải quyết sai hỏng:............................................................................................................ 19 Những câu châm ngôn về hoạt động nhóm ............................................................................................... 20 Công ty là gia đình thứ 2 của mỗi người .................................................................................................... 20 Hệ thống khuyến khích người lao động nằm trong hệ thống thù lao.......................................................... 21 Phương pháp làm việc............................................................................................................................... 22 Kỹ thuật phân tích lực ................................................................................................................................ 23 Để hoạt động nhóm có hiệu quả & trở thành một nét văn hoá của công ty................................................ 24 Các web sites hữu ích ............................................................................................................................... 25 HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 3/ Lịch sử hình thành hoạt động đội (nhóm) Thật ra hoạt động theo đội (nhóm) đã có từ xa xưa, đó là hoạt động tự nhiên của con người để tăng sức mạnh và hiệu quả. Tuy nhiên, xây dựng và phát triển nó để góp phần cải tiến quản lý một tổ chức lại là vấn đề mới Cơ sở triết học Theo triết học phương đông, để thành công thì một tổ chức cần có “thiên thời, địa lợi, nhân hoà” trong đó nhân hoà là quan trọng nhất. Phải chăng hoạt động đội là một công cụ tổ chức giúp phát huy dân chủ - sáng tạo - hiệp tác trong toàn thể nhân viên và giữa cấp dưới và cấp trên, tạo nên sức mạnh tổng hợp của tổ chức. Sức mạnh của đoàn kết hiệp tác đã đuợc người xưa tổng kết thành các câu ca dao, ngạn ngữ như: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”; “tướng sĩ một lòng phụ tử, hoà nước sông chén rượu ngọt ngào”. “Ba ông thợ hàng da bằng một ông Gia Cát Lượng”, “Đoàn kết, đoàn kết, đại đoàn kết - thành công, thành công, đại thành công… HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 4/ Cơ sở tâm lý Con người ta có những nhu cầu tự nhiên như ăn, mặc, ở, đi lại, an toàn, được thừa nhận, được tôn trọng và thể hiện mình. Hoạt động của đội tạo điều kiện cho các thành viên tham gia đóng góp ý kiến, tham gia vào việc ra các quyết định quản lý, hiện thực hoá các ý tưởng sáng tạo một cách có tổ chức và hiệu quả. Họ tự báo cáo kết quả tại các hội nghị thường niên của nhóm và được trao giải thưởng để khuyến khích, điều đó làm người công nhân, nhân viên cảm thấy hạnh phúc hơn với công việc và tổ chức của mình. Trong thời gian 24 giờ/ngày, người ta thường sử dụng 8 giờ làm việc tại cơ quan, 1-2 giờ cho đi lại, 9 giờ cho bản thân, 5-6 giờ cho gia đình, bè bạn. Như vậy tỷ trọng thời gian cho công việc chiếm tới 37% Æ 41%. Do vậy ai cũng mong muốn có một cuộc sống vui vẻ nơi làm việc. Hoạt động nhóm như một phong trào Hoạt động của các đội nhỏ xuất phát từ Nhật, ban đầu chỉ là các đội hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, đến nay đã trở thành phổ biến trên thế giới với nhiều lĩnh vực từ nghiên cứu, dịch vụ, sản xuất và quản lý nói chung, từ ở cấp thấp cho tới cấp lãnh đạo. Hoạt động của các đội nhỏ của Nhật bản đã có đóng góp lớn vào sự phát triển kinh tế thần kỳ của Nhật trong bốn thập niên qua. Ngày nay, nhiều tổ chức đã phát triển hoạt động đội thành văn hoá làm việc theo đội (teamwork culture) Phong trào đội QC (quality circle) xuất hiện ở Nhật vào đầu những năm 1960. Năm 1962 các nhóm QC được sự bảo trợ của JUSE ( Liên đoàn các Nhà khoa học và Kỹ sư Nhật – Union Scientists and Engineers) nhằm tạo không khí vui tươi và có ý nghĩa ở nơi làm việc. Lúc đó, các đội QC không phải hình thành để cải tiến năng suất và kiểm tra chất lượng. Trái lại, các đội này do công nhân tự nguyện thành lập, theo ý họ, để tạo cho việc làm của họ có ý nghĩa hơn và có giá trị hơn ví dụ giữ an toàn lao động cho công nhân, tổ chức công việc như thế nào cho tốt hơn và dần dần hoạt động nhóm đề cập đến những nhiệm vụ nhiều thử thách hơn. Cải tiến năng suất, nâng cao chất lượng chỉ là hai trong số các thành công của hoạt động đội. Hội nghị thường niên lần thứ 19 của các vị đứng đầu đội QC đã tổ chức ở Tokyo vào tháng 11/1980. 124 báo cáo về hoạt động của các đội QC ở nhiều công ty đã được trình bày trong ba ngày. Hầu hết các báo cáo đề cập tới vấn đề sản xuất. Nhưng cũng có những báo cáo liên quan đến cải tiến công việc văn phòng. Chẳng hạn, ngân hàng SANWA, một trong những ngân hàng lớn nhất của Nhật có 2400 đội QC với sự tham gia của 13.000 nhân viên. Các đội này bắt đầu hoạt động từ năm 1977. Từ đó tới 1986, họ đã tham gia 10.000 đề tài về kiểm tra chất lượng – đó là chất lượng của dịch vụ và mức độ hài lòng của khách hàng. HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 5/ Một ví dụ khác như khách sạn Kanjanji Royal Hotel đã nói về cách phục vụ món tôm nóng cho 500 khách. Đội QC này đã thành công tới mức món ăn đó đã trở thành một đặc sản chính thu hút khách hàng tới khách sạn này. Các báo cáo tại hội nghị đều do chính những người nhân viên suy nghĩ, tìm cách giải quyết với sự giúp đỡ của giới quản lý và đã làm tăng năng suất và chất lượng. Tại thời điểm 1986, đã có 170.000 đội đăng ký với JUSE, nhưng thực tế số đội hoạt động là gấp hai lần. Ước tính có tới 3 triệu công nhân, nhân viên ở Nhật trực tiếp tham gia hoạt động trong các đội QC. Một năm ở Nhật có khoản 100 buổi hội thảo của đội được tổ chức trên khắp nước Nhật. Như vậy, hoạt động của các đội QC liên kết với nhau trong một mạng lưới mở rộng toàn quốc. Có hơn 1.000 người đứng đầu các đội QC ở Nhật tình nguyện hợp tác trong việc tổ chức những hội thảo ở các địa phương của Nhật để đẩy mạnh giao lưu thông tin giữa các thành viên của đội. (Theo KAIZEN – chìa khoá của sự thành công về quản lý của Nhật Bản của Masaaki Imai do Nguyễn Khắc Thìn và Trịnh Thị Ninh biên tập , nhà xuất bản thành phố Hồ Chí Minh 1992) Vì sao hoạt động nhóm phát triển (Các lợi ích của họa động nhóm) ? Tăng quyền tự chủ của nhân viên trong công việc Theo định nghĩa cổ điển, công việc của nhà quản lý là trông coi cho một công việc được hoàn thành, người quản lý có trách nhiệm lập kế hoạch, ra quyết định, bảo cấp dưới làm việc gì và kiểm tra công việc của họ. Nhưng ngày nay, khoa học, công nghệ và môi trường luôn thay đổi với tốc độ nhanh, công việc ngày càng trở nên phức tạp, các nhà quản lý nhận ra rằng họ không thể lúc nào cũng nắm bắt cụ thể, rõ ràng những công việc của cấp dưới. Nhân viên cấp dưới sát hơn với thực tế biến động và sẽ biết rõ hơn cần phải làm như thế nào cho tốt hơn, kịp thời hơn và ý kiến của họ trở nên rất quan trọng, vì vậy họ cần phải được trao quyền nhiều hơn. Nghĩa là cấp trên thì đề ra phương hướng chỉ đạo, cấp dưới là chuyên gia trong lĩnh vực của mình và ra quyết định trong phạm vi được trao quyền. Đội giúp quản lý công việc tốt hơn. Một tổ chức cần những nhân viên có óc sáng tạo nhưng quan trọng hơn là phải có những nhà quản lý sẵn sàng tiếp thu và giúp đỡ để biến những ý tưởng sáng tạo của cấp dưới thành hiện thực. HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 6/ “Trong thời đại ngày nay, những người làm thuê ngày càng trở thành “những lao động trí thức”. Họ làm chủ “phương tiện sản xuất” của mình – đó là tri thức, vì vậy họ không phải là những người phụ thuộc tổ chức như trước kia; mà họ giống như những “cộng tác viên” vì họ biết về công việc của mình sâu hơn “sếp”. (Peter F Drucker trong “Những thách thức của quản lý trong thế kỷ XXI”). Cũng vì vậy quản lý ngày nay không còn là quản lý con người mà là quản lý “sự thực hiện công việc” , do đó cần có mô hình quản lý mang tính tự quản nhiều hơn. Tăng hiệu lực và hiệu quả của quản lý Như chúng ta đều biết, mô hình tổ chức có thể hình tượng hoá là một hình tháp (mô hình tổ chức theo thứ bậc). Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả và thỏa mãn khách hàng còn phải quản lý theo các quá trình từ đầu vào tới đầu ra. Làm thế nào để kết hợp có hiệu quả giữa quản lý theo chiều dọc và theo chiều ngang là một vấn đề rất quan trọng đối với việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý tại mỗi tổ chức. Các đội chức năng chéo là rất hữu ích để giải quyết vấn đề này. Do đó, mô hình quản lý thích hợp là kết hợp giữa quản lý theo thứ bậc và quản lý ngang thông qua các đội. Hoạt động nhóm mang lại lợi ích cho mỗi cá nhân và tổ chức: 1. Đội tự đề ra mục tiêu thách thức và cố gắng đạt mục tiêu đó, điều đó làm tăng thêm tinh thần đồng đội 2. Thành viên của các đội chia sẻ và hiệp tác tốt hơn trong công việc 3. Quan hệ giữa nhân viên với nhân viên và nhân viên với giới giới quản lý được cải thiện 4. Mỗi thành viên nhóm tăng niềm tự tin và tinh thần được nâng cao,yêu quí, tự hào về tổ chức của mình 5. Nhân viên được nâng cao kỹ năng, kiến thức, khả năng tổ chức công việc 6. Thông tin trong tổ chức thông suốt và kịp thời, chính xác hơn. 7. phong trào ý tưởng mới, sáng kiến, tiết kiệm, cải tiến liên tục nâng cao chất lượng, an toàn nơi làm việc được phát triển và mang lại hiệu quả thực sự cho mỗi người và tổ chức. Tóm lại làm việc theo đội mang lại lợi ích vật chất và tinh thần cho cả người làm thuê và giới quản lý, các cổ đông và xã hội. Tạp chí Economist của Mỹ còn tiên đoán rằng “tổ chức ngày mai sẽ do đội những nhà lãnh đạo quản lý” (Tomorrow’s orgainzations will be managed by teams of leaders) Mô hình quản lý tiên tiến có thể mô tả như một dàn nhạc mà “sếp” là nhạc trưởng chỉ huy một dàn nhạc gồm các nhóm nhạc công đàn dây, kèn, trống, pianô v.v… để tạo nên HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 7/ một bản tổng phổ. Bản nhạc hay tới mức nào phụ thuộc không chỉ vào nhạc trưởng mà còn vào trình độ của các đội nhạc công và mỗi nhạc công. Về cá nhân, “mỗi người cần phải có khả năng làm việc cùng lúc với các cơ cấu tổ chức khác nhau. Với công việc này thì họ làm việc tập thể cùng với đồng đội. Nhưng với công việc khác và trong cùng lúc đó họ phải làm việc trong một cơ cấu tổ chức khác có chỉ huy, giám sát. Một các nhân là “sếp” trong tổ chức riêng của mình nhưng lại đồng thời là một đối tác trong một liên minh, một đội nhỏ, một liên doanh v.v…” (Peter F Drucker - “Những thách thức của quản lý trong thế kỷ XXI” ; Nhà Xuất bản Trẻ 2003). Từ đó mà nội dung, phương pháp đào tạo, giáo dục để phát triển nguồn nhân lực thời nay cũng cần phải có nhiều thay đổi. Thế nào là đội và hoạt động của đội ? Định nghĩa về đội và nhóm “Đội” (Team) là một nhóm những người tình nguyện trong một tổ chức (thường là công ty) cam kết cùng nhau thực hiện nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu chung. Theo Masaaki Imai, Chủ tịch công ty tư vấn Cambridge, “hoạt động của các đội nhỏ là hoạt động có tính cách tình nguyện và không chính thức, được tổ chức trong công ty nhằm thực thi các nhiệm vụ cụ thể”. đó là định nghĩa năm 1986 nhưng ngày nay hoạt động đội đã phát triển ở nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Sự khác nhau giữa đội và nhóm : (Người Việt nam thường gọi là nhóm (group) nhưng chính xác hơn phải gọi là đội (teams). Nhóm (group) Đội (Team) Hoàn thành nhiệm vụ dựa vào sự đóng góp của mỗi cá nhân sự đóng góp của mỗi cá nhân và kết quả công việc tập thể Trách nhiệm hành động phụ thuộc vào Kết quả của mỗi cá nhân Kết quả của cả tập thể Các thành viên quan tâm đến Mục tiêu chung Mục tiêu chung và cam kết đạt mục tiêu Có trách nhiệm đối với Các yêu cầu của quản lý đối với các yêu cầu tự đặt ra Một nhóm làm việc phát triển thành một đội khi : - Lãnh đạo là một hoạt động được chia sẻ - Trách nhiệm được nâng lên từ mỗi cá nhân thành của cả cá nhân và tập thể - Nhóm phát triển những mục tiêu và sứ mệnh riêng của mình HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 8/ - Giải quyết vấn đề trở thành cách sống chứ không phải là hành động - Hiệu quả được đo lường bằng kết quả và sản phẩm của cả nhóm Các kiểu đội: • Về phương diện mục đích hoặc sứ mệnh : ƒ Đội công tác - liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ ƒ Đội cải tiến – liên quan đến cải tiến hiệu quả của các quá trình • Về thời gian: ƒ Đội tồn tại trong một giai đoạn nhất định ƒ Đội vĩnh cửu - tồn tại lâu dài như và cùng tổ chức hiện tại • Về mức độ tự quản: ƒ Nhóm công tác - những người lãnh đạo ra quyết định cho các thành viên của nhóm ƒ Đội tự quản – các thành viên của đội tự ra những quyết định chủ chốt • Về cơ cấu quyền hạn: ƒ Đội làm việc trong lĩnh vực chuyên ngành ƒ Đội chức năng chéo - Đội bao gồm những thành viên từ những chuyên ngành khác nhau Các loại đội • Đội tư vấn (giúp cung cấp và phân tích thông tin để ra quyết định quản lý) • Đội sản xuất (thực hiện và cải tiến công việc hàng ngày) • Đội dự án (áp dụng những kiến thức chuyên biệt để giải quyết vấn đề một cách sáng tạo) • Đội hành động (gồm các chuyên gia được phối hợp ở mức cao - những người có khả năng thực hiện suất sắc theo yêu cầu) Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của đội: 1. Hoàn thành nhiệm vụ: kết quả làm việc của đội đáp ứng mong đợi của tổ chức, 2. Khả năng hiện thực: các thành viên thoả mãn với kinh nghiệm của đội và quyết tâm tiếp tục đóng góp vào những cố gắng, nỗ lực của đội Những đặc trưng của một đội hoạt động có hiệu quả: - Mục tiêu rõ ràng - Thân thiện - Mọi thành viên tích cực tham gia - Lắng nghe - Giảm bớt cạnh tranh cá nhân - Trao đổi thông tin một cách cởi mở - Phân công công việc và quyền hạn rõ ràng - Việc lãnh đạo được chia sẻ - Quan hệ tốt với ngoài đội HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 9/ - Các quyết định được thống nhất - Phong phú về phong cách - Biết tự đánh giá Một số nguyên nhân làm hoạt động của đội thất bại: - Thiếu sự tin cậy của giới quản lý - Chiến lược kém, mục tiêu không rõ ràng - Môi trường cạnh tranh/độc tài - Tinh thần “tạm bợ”, hình thức - Không có kinh nghiệm - Phân công nhiệm vụ không rõ ràng - Các kỹ năng hoạt động đội kém - Thiếu đào tạo, huấn luyện thành viên Quá trình hình thành đội, nhóm Một đội công tác từ khi hình thành cho đến khi có thể hoạt động hiệu quả sẽ trải qua bốn giai đoạn cơ bản khác nhau bao gồm (1)Thành lập nhóm (forming), (2) Sóng gió (storming), (3) Đi vào nếp (norming), (4) Hoạt động một cách hiệu quả (performing). Đến giai đoạn này một nhóm (group) có thể được coi là đã trở thành một đội (team) Giai đoạn Quá trình Kết quả, đặc tính Hình thành Các thành viên làm quen với nhau. Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là tìm hiểu xem một thành viên có thể đóng góp được gì, mối người kỳ vọng gì từ nhóm và các thành viên sẽ làm việc với nhau như thế nào. • Trong giai đoạn này các thành viên thường có cảm giác lúng tứng, bối rối và thường muốn đợi người khác nói cho mình biết phải làm gì. • Cần phải giải quyết công khai và rõ ràng các vấn đề đặt ra thông qua thảo luận nhóm để giúp nhóm vượt nhanh qua giai đoạn này. Thông thường giai đoạn này ít mang lại kết quả. Thường thì thảo luận nhóm xoay quanh việc thực chất vấn đề là gì. Việc quan trong ở đây là nhóm có thể thống nhất về • Mục tiêu • Phân công trách nhiêm • Các nguyên tắc làm việc chung. Sóng gió Các thành viên trong nhóm đưa ra các ý tưởng của mình cho những người khác và • Các thành viên thường còn nhiều bât đồng về HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 10/ thử nghiệm xem nhóm sẽ hoạt động như thế nào . Có thể có xu hướng ý tưởng của một vài người sẽ đóng vai trò chủ yếu trong nhóm. • Ở giai đoạn này, các thành viên thường kêu ca những người khác “không thèm nghe ý kiến của họ” • Thường thì các thành viên quan tâm đến ý tưởng của mình hơn là xem xét ý tưởng của những người khác. • Vai trò lãnh đạo của người điều phối nhóm được kiểm tra. Để vượt qua giai đoạn này, các thành viên phải nhận thức được việc “tôn trọng và lắng nghe” các thành viên khác là rất quan trong. Tập chung vào quá trình hoạt động nhóm (thay vì nội dung) sẽ giúp nhóm nhanh chóng vựot qua giai đoạn này. Các thành viên có kỹ năng “hòa hợp” sẽ rất có ích. cả nội dung lẫn phương pháp làm việc. • Kết quả làm việc nhóm thường không xứng đáng với công sức bỏ ra. • Nhiều khi không khí làm việc trong nhóm có thể căng thảng và có nhiều tranh cãi . Đi vào nếp Thành viên của nhóm đã bước đầu xây dựng được niềm tin và chuyển sang giai quyết các vấn đề chính mà nhóm cần giai quyết (mục tiêu, dự án….). • Các thành viên thống nhất các nhiệm vụ cụ thể và phân công ai sẽ làm gì. • Khối lượng công việc cụ thể mà mỗi thành viên phải làm sẽ được xác định. • Phương pháp, các tiêu chí để ra quyết định được thống nhất. (Tiêu chí để xác định việc gì quan trọng cần ưu tiên, việc gì ít quan trọng hơn) • Nhóm đã sẵn sàng bắt tay vào công việc một cách thực sự. • Vai trò phi chính thức của các thành viên cũng được xác lập. • Phương pháp làm việc được thống nhất về cơ bản HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 11/ Hoạt động hiểu quả Nhóm hoạt động một cách hiệu quả như là một đội (team) và tập chung vào nhiệm vụ chính của mình. Ở dây có thể thấy: • Các cuộc họp nhóm được chuẩn bị kỹ lượng, mọi thành viên tham gia và kết quả được ghi thành biên bản. • Các thành viên của nhóm sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ của mình và sãn sàng giúp đỡ những người khác trong nhóm • Các quyết định được thống nhất • Việc điều phối một cách chính thức và phi chính thức giữa các thành viên cho phép mỗi người thấy được kết quả công việc của mình ảnh hưởng như thế nào đối với công việc của nhóm và các thành viên khác. . • Công việc được giải quyết một cách nhanh chóng • Các kết quả công việc được thống nhất trong nhóm, ghi lại thành văn bản và chia sẻ trong tổ chức. • Quan hệ giữa các thành viên thân mât, vui vẻ và sãn sàng giúp đỡ lẫn nhau. - Thời gian của các giai đoạn này dài hay ngắn phụ thuộc rất nhiều vào việc trưởng nhóm và các nhóm viên có kỹ năng năng làm việc nhóm tốt hay không. Nếu như các thành viên đều nhuần nhuyễn phương pháp làm việc nhóm, ba giai đoạn đầu sẽ trôi qua rất nhanh. - Tuy nhiên rất nhiều trường hợp các nhóm không bao giờ đạt đến mức bốn để hoạt động một cách hiệu quả được. Ngược lại nhiều nhóm đã hoạt động hiệu quả rồi do có những xáo trộn nhất định và thiếu kỹ năng hoạt động có thể quay trở lại những giai đoạn trước. - Rất nhiều nhóm cho rằng nhóm mình đã hoạt động một cách hiệu quả nhưng thực ra không hẳn như vây. Nếu như bạn thấy nhóm của mình lúc như ở giai đoạn bốn, lúc như ở giai đoạn ba hay hai, có lẽ các bạn chỉ ở mức hai hay ba mà thôi. - Có một số công cụ để đánh giá xem nhóm của bạn đang hoạt động ở mức nào. Hay tham khảo thư viện và các chuyên gia của VSQ ( để có thêm công cụ trợ giúp cho hoạt động nhóm. Các quy tắc “làm việc theo nhóm” HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 12/ Mục đích : • Trọng tâm của làm việc theo nhóm là huy động sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của các thành viên tham gia họp nhóm. Tạo một môi trường làm việc vui vẻ. Áp dụng khi nào? - Khi vấn đề liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty - Vấn đề quan trọng, vấn đề mới. - Chú ý : đối với những vấn đề cần giải quyết cấp bách có thể áp dụng phương pháp này nếu giải quyết được nhanh chóng hoặc làm theo lệnh của người có trách nhiệm Các quy tắc : Đối với người trưởng nhóm hoặc người điều phối cuộc họp nhóm : - Khuyến khích, tạo điều kiện cho toàn bộ các thành viên được nói - Hỗ trợ các thành viên e ngại hoặc khó diễn tả được suy nghĩ của mình - Đảm bảo cho các thành viên cố gắng hiểu lẫn nhau - Mời các thành viên đưa ra các quan điểm và câu hỏi - Không được nhận xét và phê bình ý kiến của các thành viên - Kiềm chế trong nhận xét của bản thân mình. - Duy trì sự giao tiếp bằng ánh mắt - Lắng nghe và đưa ra các câu hỏi gợi ý - Trước hết cho mọi người trình bày, sau đó mới cho thảo luận (để tránh cãi vã) - Giữ vững định hướng chủ đề thảo luận - Tóm tắt nội dung thảo luận và chủ đề trọng tâm Đối với thành viên của nhóm: - Tham gia một cách tích cực - Cho phép các thành viên khác được nói - Trình bày ngắn gọn, bình luận ngắn gọn (không nói quá khoảng thời gian cháy hết một que diêm) - Chăm chú lắng nghe thay vì suy nghĩ câu trả lời tiếp theo - Đưa ra câu hỏi cho đến khi mọi sự không rõ ràng đều được làm sáng tỏ - Tôn trọng các quan điểm khác mình, không được bài bác - Không bình luận xen ngang khi người khác đang nói. Kỹ thuật động não (Brainstorming) Công dụng : • Dùng để xác định và phát triển các ý tưởng bằng cách khuyến HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 13/ • khích các ý nghĩ sáng tạo và năng lực của cả nhóm Nguyên tắc : 1. Không được chỉ trích ý kiến của người khác 2. Lắng nghe và chấp nhận mọi ý kiến phát biểu của người khác 3. Mọi người nói năng thoái mái và liên tục nhau (có thể nói theo vòng tròn & thời gian nói của mối người không cháy hết một que diêm) 4. Càng nhiều ý tưởng càng tốt HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 14/ Cách làm : • Mỗi thành viên viết một cách rõ ràng các ý tưởng của mình lên thẻ để đính lên bảng • Mọi ý tưởng đều có giá trị nên không được bỏ đi một thẻ nào • Thảo luận và chọn ý tưởng ưu tiên theo biểu quyết và đánh số thứ tự ưu tiên • Thoả thuận xem cần phảichuẩn bị những gì và lập kế hoạch thử nghiệm ý tưởng. Cách vận hành “nhóm chất lượng” Mục đích : Để bản thân những người thực hiện công việc tự giải quyết toàn bộ các vấn đề phát sinh hàng ngày trong đời sống cũng như công việc hàng ngày Tổ chức : • Nhóm chất lượng: o Trưởng nhóm : 1 người o Thành viên: Không quá 7 người (nhiều hơn sẽ không hiệu quả) • Nhóm hỗ trợ : Từ 2-3 cán bộ chuyên môn, nghiệp vụ giỏi để theo dõi và hỗ trợ khi cần thiết. • Ban chất lượng : Gồm Đại diện lãnh đạo và các trợ lý (3-5 người) hoặc1 phòng theo dõi các hoạt động chất lượng (nếu có nhiều hoạt động như ISO, TPM, TQM…) Trình tự tiến hành: 10 bước 1. Lựa chọn vấn đề phát sinh để giải quyết (khắc phục không phù hợp) 1. Thiết lập vấn đề mới để giải quyết (phòng ngừa, đổi mới) 3. Xác định mục tiêu & định lượng mục tiêu 4. Lập kế hoạch hoạt động và báo cáo kế hoạch 5. Phân tích các nguyên nhân 2. Lựa chọn đề tài cụ thể 2. Lựa chọn đề tài cụ thể Hoặc 3. Xác định mục tiêu và định lượng mục tiêu 4. Lập kế hoạch hoạt động và báo cáo kế hoạch 5. Thảo luận và đề xuất các ý tưởng Æ chọn phương án HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 15/ Bước 1. Lựa chọn phương pháp triển khai hoạt động - Loại giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc - Loại thiết lập vấn đề mới: đặt mục tiêu ở mức độ cao hơn hiện tại và tạo ra phương pháp và chương trình làm việc mới để đạt tới mục tiêu đó Bước 2. Lựa chọn đề tài hoạt động - Trên cơ sở phân loại các vấn đề chọn ra chủ đề hoạt động - Tập trung vào cái trọng yếu (dùng Pareto) - Tên đề tài phải rõ ràng, dễ hiểu và phản ánh đúng vấn đề đặt ra - Gợi ý cách tìm đề tài: • Từ 5 mục tiêu công việc: Chất lượng (Q); Giá thành (C); Thời hạn (T); An toàn (S), ý thức – kỹ năng (Consciousness-skill) • Từ 3 vấn đề thường có tại nơi làm việc: Lãng phí, không cần thiết, không hợp lý về • Kỹ năng, người, phương pháp, thời gian, thiết bị, công cụ, vật tư, kế hoạch, • Tồn kho, địa điểm… • Từ 5 yếu tố chính của nơi làm việc: 4M + 1E Bước 3. Xác định mục tiêu và đinh lượng mục tiêu mong muốn đạt được - Mục tiêu phải phản ảnh được các nội dung: Cái gì? Thay đổi như thế nào? Đo lường bằng cỏch nào? Thay đổi trong khoảng thời gian bao nhiêu? Và cho tới khi nào? - Phải nắm vững hiện trạng mới đặt được mục tiêu khả thi. 6. Nghiên cứu và thực thi đối sách 7. Xác nhận hiệu quả 8. Tiêu chuẩn hoá thành văn bản 9. Đào tạo lại, đưa vào nề nếp 10. Rút kinh nghiệm và trao đổi kinh nghiệm 6. Nghiên cứu và thực thi giải pháp tối ưu 7. Xác nhận hiệu quả 8. Tiêu chuẩn hoá thành văn bản 9. Đào tạo, đưa vào nề nếp quản lý 10. Rút kinh nghiệm và trao đổi kinh nghiệm HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 16/ Bước 4. Lập kế hoạch hoạt động - Kế hoạch hoạt động phải trả lời đầy đủ các câu hỏi : “Ai” thực hiện “việc gì” ? Thực hiện “như thế nào”? Phải phân công trách nhiệm tới từng thành viên. Ghi rõ lịch trìnhthực hiện và kết thúc. Sau đú báo cáo với Ban Chất lượng và trưởng phòng trực thuộc để phối hợp kế hoạch thực hiện Bước 5. Phân tích các nguyên nhân (hoặc đề xuất ý tưởng với vấn đề mới) - Điều tra trên cơ sở dữ liệu - áp dụng nguyên tắc “3 hiện”: hiện trường, hiện thực, hiện vật - Sử dụng các công cụ phân tích (Pareto, biểu đồ nhân quả, sơ đồ quá trình, biểu đồ phân tán) Bước 6. Nghiên cứu và thực thi giải pháp (hoặc lựa chọn giải pháp đối với vấn đề mới) - Loại trừ các nguyên nhân gây phát sinh vấn đề - Đưa ra giải pháp phòng ngừa (Các thành viên trong nhóm phải tập trung suy nghĩ, đưa ra các ý tưởng. Cân nhắc các ý tưởng về tính kinh tế, hiệu quả, mức độ khó dễ để chọn giải pháp hợp lý). Bảng lựa chọn đối sách Yếu tố đánh giá Đối sách Khả năng thực hiện Chi phí Hiệu quả Tổng hợp điểm Xếp loại Đối sách A Đối sách B Cho điểm theo 3 mức: tốt 5, trung bình 3, yếu 1 Bảng phân công công việc trong nhóm Hạng mục công việc Người đảm nhiệm Làm như thế nào Thời hạn hoàn thành Việc a Anh Long (Chi tiết cách làm) Việc b Chị Hoà HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 17/ Việc c Chi Nga Việc d Anh Dũng Bước 7. Xác nhận hiệu quả - Xác nhận mức độ hoàn thành, hiệu quả của giải pháp trên cơ sở các dữ liệu đo lường được trong thực tế với 4 yếu tố: tính quản lý, giá trị mục tiêu, thời hạn hoàn thành và kinh nghiệm rút ra. Biểu diễn kết quả bằng biểu đồ cho trường hợp trước và sau cải tiến. Ví dụ : Tỷ lệ SP không phù hợp Trước Sau Thời gian - Trong trường hợp không đạt giá trị mục tiêu cần rà soát lại một lần nữa toàn bộ quá trình thực hiện xem nguyên nhân ở đâu và tại sao không có hiệu quả rồi làm lại. Bước 8. Tiêu chuẩn hoá - Bổ xung, sửa đổi tiêu chuẩn cũ (đối với trường hợp giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc) hoặc lập tiêu chuẩn mới (đối với trường hợp lập mục tiêu mới) - Phải có các tài liệu hướng dẫn, những tài liệu đó phải thực sự dễ hiểu để ai cũng có thể làm được mà không sai sót. Bước 9. Đưa vào nề nếp quản lý - Quán triệt tới các cá nhân liên quan cách thực hiện công việc mới (đào tạo, giáo dục) và kiểm tra định kỳ xem mọi người có tuân thủ tiêu chuẩn này không cho tới khi thành thói quen. Bước 10. Rút kinh nghiệm và trao đổi kinh nghiệm về phương pháp với nhóm khác - Nhóm họp bàn rút ra kinh nghiệm về các mặt tổ chức, cách thức thực hiện, những vấn đề còn tồn tại, kinh nghiệm thành công, thất bại Bảng tự đánh giá Tham gia Phát biểu Phân công Thời gian Tinh thần Đề tài Điều tra Thực hiện Kiểm tra Kết quả A B A B HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 18/ nhóm Cho theo thang điểm: 10 Những yếu lĩnh vận hành nhóm chất lượng 1. Người nhóm trưởng phải giúp các nhóm viên thảo luận để hiểu chính xác mục tiêu và các nội dung cần kiểm tra 2. Khi tìm nguyên nhân sai hỏng phải tham khảo nhật ký ghi chép phát sinh sai hỏng ít nhất của 2 tháng trước 3. Khi tiến hành khắc phục sai hỏng nhất thiết phải được sự đồng ý của cán bộ kỹ thuật và trưởng phòng (Báo cáo đề xuất sửa phải được phê duyệt) để tránh gây nên những sai hỏng khác 4. Khi tập hợp dòng số liệu sai hỏng hàng ngày nhất thiết dùng đồ thị hoặc biểu đồ cột. Biểu đồ này cần vẽ lớn và dán tại nơi làm việc mà ai cũng có thể nhìn thấy được. 5. Khi kiểm tra mà phương pháp khắc phục khác với nội dung ghi tiêu chuẩn nhưng lại khắc phục được hoàn toàn sai hỏng thì phải báo cáo với phòng kỹ thuật để xem xét việc thay đổi tiêu chuẩn Thủ tục giải quyết các vấn đề (problems) a. Nắm tình hình hiện tại của vấn đề OK NG Công việc Bình thường -Thực hiện như đã quy định Không bình thường (không như mong muốn) Thu thập dữ liệu thống kê và các tài liệu liên quan (tiêu chuẩn, hướng dẫn…) Dùng Pareto và chọn 1 hoặc 2 hạng mục có kết quả xấu nhất trong các hạng mục sai hỏng HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 19/ b. Làm rõ nguyên nhân phát sinh sai hỏng 1. Kiểm tra toàn bộ nội dung công việc với sơ đồ xương cá và các câu hỏi 5W +1H ( What? When? Where? Who? 5 lần Why? How?) theo 4M + 1E - Kỹ năng của người lao động (Man) - Phương pháp làm việc (Method) - Nguyên vật liệu (Materials) - Điều kiện hoạt động của thiết bị Machine) - Môi trường (Environment) như độ ẩm, bụi, hơi hoá chất … 2. Liệt kê toàn bộ kết quả kiểm tra: những nội dung không làm đúng với tiêu chuẩn, quy định 3. Nêu những nguyên nhân gây phát sinh sai hỏng. Trường hợp sai hỏng từ công đoạn trước lọt sang thì sẽ loại trừ hạng mục này ra khỏi nôị dung tự kiểm tra tuy nhiên cần phải được ghi lại để thông báo cho công đoạn trước. c. Biện pháp giải quyết sai hỏng: 1.Tìm ra biện pháp tối ưu giải quyết vấn đề 2. Sửa đổi, bổ xung toàn bộ những nội dung không đúng với tiêu chuẩn 3. Khi sửa đồng thời phải ghi lại toàn bộ những nội dung không được sửa (khi không nắm được nguyên nhân chính xác) OK NG 4. Nếu khắc phục được nội dung sai hỏng cao nhất rồi thì tiếp tục với nội dung sai hỏng kế tiếp 5. Khi ghi chép số liệu kiểm tra phải ghi bằng số liệu tỷ lệ sai hỏng đã giảm đến mức nào Khắc phục 1 sai hỏng Thử nghiệm và Kiểm tra kết quả tại khâu của mình và tại khâu kiểm tra cuối Nếu đạt mục tiêu về sai hỏng Æ kết thúc theo trình tự thực hiện Nếu sản phẩm vẫn còn sai hỏng thì làm lại HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 20/ Những câu châm ngôn về hoạt động nhóm 1. Đừng đổ lỗi cho người khác 2. Nói có sách, mách có chứng 3. Tập trung vào cái trọng yếu 4. Coi công đoạn sau là khách hàng 5. áp dụng PDCA để giải quyết vấn đề Công ty là gia đình thứ 2 của mỗi người Tổng thời gian cú trong tuần: 24h/ngày x 7 ngày = 168h Æ 100% Thời gian Thời gian ở công ty cho cá nhân: 63h/tuần = 37,5% 63h = 37,5% (1 ngày :7 h làm việc (9h /ngày) + 1h nghỉ +1 h đi lại) Thời gian cho công việc gia đình & cá nhân: 42h/tuần = 25% HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 21/ Hệ thống khuyến khích người lao động nằm trong hệ thống thù lao Trả trực tiếpTrả gián tiếp Hệ thống thù lao cho người LĐ Tiền lương Khen thưởng Lương cơ bản Phụ cấp An toàn cho người LĐ + BH y tế + BH rủi ro + BH xã hội + BH tai nạn lao động + Trợ cấp thôi việc và mất việc làm Trả cho thời gian không làm việc + Nghỉ phép + Nghỉ ốm + Nghỉ lễ + Thực hiện nghĩa vụ công dân Phúc lợi cho người LĐ + Nghỉ mát + Du lịch + Ô tô + Cơm ca + Hiếu, hỷ + Tiền tết + Hỗ trợ thuê nhà.V.V… Khuyến khích +Tiền thưởng +Thưởng bằng hiện vật +Trả cho thực hiện nhiệm vụ bất thường + Thưởng từ lợi nhuận + Cho cổ phần V.V… Ưu đãi +Mua cổ phần +Trợ cấp khó khăn +ưu đãi cho nữ LĐ V.V… HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 22/ Phương pháp làm việc 4 nguyên tắc xử lý công việc 1. Chính xác 2. Nhanh chóng 3. Thuận tiện 4. Giúp được người khác Chú ý : dù vội đến mấy cũng phải chính xác Phương pháp thực hiện công việc: vòng tròn PDCA Action Plan Hành động Kế hoạch Kiểm tra Thực hiện Check Do Cách giải quyết vấn đề phát sinh Làm việc theo nhóm để tìm nguyên nhân gốc rễ và giải quyết triệt để bằng : 1. Sơ đồ xương cá với các câu hỏi : Cái gì/What? Ở đâu/Where? Khi nào/When? Vì sao/Why (5 lần)? Làm như thế nào/How? Ai làm/Who? Tốn bao nhiêu /How much 2. Vòng tròn PDCA CAP - DO PDCA HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 23/ Kỹ thuật phân tích lực Công dụng: Kỹ thuật phân tích lực thích hợp cho việc tiến hành những thay đổi hay cải tiến lớn (vấn đề mới) nhằm đạt được các mục tiêu đã được nhất trí. Cách làm: những người có liên quan làm việc theo nhóm thảo luận những nội dung dưới đây. 1 + Có những vấn đề nào? + Mục tiêu là gì (mục tiêu chính, phụ) 2. Các yếu tố kìm hãm Liệt kê các yếu tố kìm hãm việc đạt mục tiêu 4. Yếu tố thúc đẩy Liệt kê các yếu tố thúc đẩy hỗ trợ mục tiêu 3. Liệt kê 3 yếu tố kìm hãm quan trọng nhất 6. Xác định các hành động để loại bỏ, làm giảm các yếu tố kìm hãm 5. Liệt kê 3 yếu tố thúc đẩy quan trọng nhất 7. Xác định các yếu tố cần thiết để tăng cường các yếu tố thúc đầy Kế hoạch hành động Xác định chính xác xem cần phải làm những gì? Ai làm? Làm cùng ai? Làm như thế nào? Khi nào? Ở đâu? HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 24/ Để hoạt động nhóm có hiệu quả & trở thành một nét văn hoá của công ty 1. Đào tạo – giáo dục 2. Khen & thưởng kịp thời 3. Vai trò leadership của những người lãnh đạo 4. Thông tin & nhận phản hồi đầy đủ, kịp thời 5. Tổ chức hệ thống trợ giúp 6. Xây dựng ý thức hiệp tác 7. Hướng tới khách hàng (bên ngoài; nội bộ) & mục tiêu 8. Phối hợp với tổ chức công đoàn & thanh niên HD Hoạt động Nhóm, Phiên bản 1, 5/10/2005 Trang 25/ Các web sites hữu ích • Các thông tin về chất lượng nói chung và các kỹ năng hoạt động nhóm noi riêng sẽ thường xuyên được cập nhật ở đây. • - Hướng dẫn thực hiện các cuộc họp một cách hiệu quả • • Tài liệu hướng dẫn hoạt động nhóm. Tương đối hệ thống và đầy đủ. • Đánh giá một số websites khác về hoạt động nhóm • có một số sách hay, phải trả tiền nhung có một quyển miễn phí. VSQ sẽ có quyển này nên bạn chỉ cần là thành viên của VSQ là đủ. ☺ • Cũng tạm được, nhưng mà những thứ hay ho hơn thì lại phải mất tiền