Quy trình tuyển dụng và sử dụng lao động của 1 công ty_Quản trị nhân lực

QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG CÔNG TY Ban hành kèm theo Quyết định số: …../QĐ/TGĐ-HTC/2009 ngày 12 tháng 8 năm 2009 của BẢNG THEO DÕI THAY ĐỔI VĂN BẢN STT Vị trí sửa đổi Nội dung Ghi chú 1 Ban hành mới - Lần thứ nhất Soạn thảo Tổng Giám đốc Phê duyệt Bùi Việt Bảo MỤC LỤC CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Mục đích 1. Xác định thời điểm tuyển dụng phù hợp; quá trình tìm kiếm, lựa chọn đúng đối tượng vào đúng vị trí, đúng thời điểm theo yêu cầu. 2. Nâng cao hiệu quả quá trình tuyển dụng nhân sự. 3. Xác định tính ưu tiên cho nguồn lực có chất lượng cao, nguồn nhân lực nội bộ có nguyện vọng thuyên chuyển, thăng tiến. 4. Tạo động lực cho nhân viên không ngừng phát triển và đa dạng hóa nghề nghiệp. 5. Quy định trách nhiệm, hệ thống hóa các bước và các nội dung phối hợp giữa các đối tượng trong công ty. Điều 2. Phạm vi áp dụng 1. Áp dụng trong toàn công ty. 2. Đối tượng áp dụng: tuyển dụng tất cả các vị trí trong công ty Điều 3. Tài liệu tham khảo 1. Bộ Luật lao động. 2. Quy chế điều hành hoạt động, Nội quy lao động. 3. Hệ thống các Quy định về Chức năng nhiệm vụ, Bảng mô tả công việc. Điều 4. Hình thức tuyển dụng 1. Tuyển dụng thông thường qua thi tuyển: Áp dụng đối với trường hợp tuyển dụng các đối tượng đáp ứng tất cả các vị trí cần tuyển, yêu cầu năng lực ở mức mặt bằng chung của thị trường lao động và đặc thù của nghề nghiệp. 2. Tuyển dụng thẳng: Áp dụng đối với các trường hợp lãnh đạo cao cấp (Tối thiểu cấp lãnh đạo Phòng) phục vụ phát triển chiến lược của Công ty, xem xét áp dụng đối với các ứng viên được quy định ở khoản 1 điều này nhưng có hồ sơ năng lực tốt hơn mức cần thiết. 3. Các hình thức khác theo chỉ đạo cụ thể và trực tiếp của Ban Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị Công ty. Điều 5. Xác lập nhu cầu 1. Nhu cầu tuyển dụng do các Phòng, ban, bộ phận nghiệp vụ tự xác lập, tại thời điểm (bao gồm nhưng không hạn chế bởi việc): Căn cứ chiến lược phát triển và nhu cầu mở rộng xuất phát từ chiến lược phát triển của Công ty. Mở rộng nhân lực do nhu cầu mở rộng quy mô tổ chức nói chung hoặc nhu cầu mở rộng quy mô đặc thù của Phòng ban, bộ phận nghiệp vụ do yêu cầu trực tiếp từ phía Ban Tổng Giám đốc; Nguồn nhân lực hiện tại không đáp ứng được yêu cầu quản lý, tác nghiệp cả về chất lượng và số lượng mà việc đào tạo không cải thiện được tình trạng này nhằm đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ được chỉ định bởi Ban Tổng Giám đốc; Thiếu nhân lực bất thường do các yếu tố: Chuyển công tác, sa thải, tai nạn, bệnh tật…mà nguồn nhân lực kế cận chưa kịp đáp ứng. 2. Định lượng nhu cầu Phòng ban, bộ phận chức năng nghiệp vụ có nhu cầu tuyển dụng tự đưa ra tiêu chí cụ thể về nhu cầu tuyển dụng, chi tiết bao gồm nhưng không hạn chế bởi: Chi tiết về đối tượng trong nhu cầu: Căn cứ bảng mô tả công việc, căn cứ chức năng nhiệm vụ để xác lập chi tiết các yêu cầu về bằng cấp, kỹ năng, kinh nghiệm, tố chất và các điều kiện khác… Số lượng cụ thể; Thời gian yêu cầu đối với việc bổ sung nhân sự. Điều 6. Đầu mối tổ chức 1. Bộ phận Hành chính – Nhân sự là đơn vị được chỉ định đầu mối phối hợp tổ chức các công tác tuyển dụng. 2. Công tác đầu mối bao gồm nhưng không hạn chế bởi việc Đầu mối tổng hợp nhu cầu đề xuất từ các Phòng ban, bộ phận nghiệp vụ về nhu cầu bổ sung nhân sự; Đầu mối báo cáo Ban lãnh đạo về các kế hoạch liên quan tuyển dụng nhân sự; Đảm trách thông tin đại chúng liên quan công tác tuyển dụng nhân sự; Tổ chức sắp lịch và thông báo kế hoạch hành động của cá nhân và tập thể liên quan đợt tuyển dụng cụ thể; Đảm trách truyền đạt các thông tin, phán quyết của Công ty tới các đối tượng ứng viên; Các công việc khác theo chỉ đạo trực tiếp từ Ban Tổng Giám đốc Điều 7. Thông tin đại chúng về tuyển dụng 1. Căn cứ quy mô và điều kiện, các trưởng bộ phận phối hợp với Bộ phận Hành chính – Nhân sự đề xuất: Bản chào ứng viên, chi tiết các vị trí, yêu cầu năng lực cụ thể, số lượng, thời gian, và các thông tin cần thiết khác; Phương tiện đại chúng hợp lý, mức kinh phí hợp lý. Ban Tổng Giám đốc phê duyệt các nội dung đề xuất nói trên. Điều 8. Chi phí Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng phải được Bộ phận Hành chính – Nhân sự lập dự toán phù hợp trên cơ sở có ý kiến của các bộ phận chức năng, trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, phù hợp các quy định pháp luật và các quy định nội bộ của Công ty. Điều 9. Sử dụng nhân sự 1. Thực hiện nội quy lao động, các ứng viên đáp ứng nhu cầu của Công ty, được xem xét ký kết hợp đồng thử việc, phải ký cam kết đọc kỹ và thấu hiểu, cam kết thực hiện nội quy lao động. 2. Quá trình sử dụng lao động phát sinh các mối quan hệ về tài sản, cá nhân, tác nghiệp, điều chuyển nhân sự, đào tạo…được quy định tại Nội quy lao động và các Quy định nội bộ khác của Công ty, trừ trường hợp được quy định cụ thể tại Quy trình này. CHƯƠNG IITUYỂN DỤNG Điều 10. Sơ đồ thực hiện Được quy định tại Phụ lục 01 Điều 11. Xác lập nhu cầu tuyển dụng 1. Được quy định tại Điều 5, quy trình này. 2. Phòng ban, bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm chủ động theo dõi quy mô nhân sự và nhu cầu bổ sung phát sinh căn cứ chức năng nhiệm vụ của mình và chỉ đạo trực tiếp từ phía Ban lãnh đạo nếu có. 3. Nhu cầu tuyển dụng phải được mô tả chi tiết. 4. Phòng ban, bộ phận nghiệp vụ chuyển nhu cầu tuyển dụng về Phòng Hành chính - Nhân sự. Điều 12. Báo cáo nhu cầu tuyển dụng 1. Định kỳ (nếu là nhu cầu tuyển dụng định kỳ), Bộ phận Hành chính – Nhân sự yêu cầu các Phòng, ban, bộ phận nghiệp vụ gửi nhu cầu tuyển dụng để tổng hợp. 2. Khi nhận được yêu cầu tuyển dụng của Phòng ban, bộ phận kể cả trường hợp định kỳ hoặc phát sinh, Bộ phận Hành chính – Nhân sự tổng hợp và báo cáo Ban Tổng Giám đốc xem xét trong thời gian sớm nhất có thể. 3. Trong mọi trường hợp có phản hồi từ phía Ban Tổng Giám đốc về nhu cầu tuyển dụng, Bộ phận Hành chính – Nhân sự đầu mối thông tin lại cho Phòng ban có nhu cầu để biết, chỉnh sửa, báo cáo lại hoặc thi hành. Điều 13. Thành lập Hội đồng tuyển dụng 1. Sau khi báo cáo nhu cầu tuyển dụng được phê duyệt, Bộ phận Hành chính – Nhân sự đầu mối đề xuất thành lập Hội đồng tuyển dụng trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt chỉ đạo thực hiện. Các nội dung bao gồm nhưng không hạn chế bởi các qui định tại điều này. 2. Trách nhiệm Soạn thảo đề thi. Tổ chức thi tuyển. Tổ chức chấm thi, phỏng vấn. Xét duyệt các kết quả.: sơ tuyển hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, phỏng vấn chuyên môn, sát hạch trình độ. Báo cáo Ban Tổng Giám đốc về quyết định tuyển dụng nhân sự. 3. Thành phần Hội đồng tuyển dụng Tổng Giám đốc hoặc thành viên Ban Tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc ủy quyền bằng văn bản: Chủ tịch Hội đồng. Trưởng Bộ phận Nghiệp vụ: Ủy viên. Giám đốc Hành chính Nhân sự: Ủy viên. Một số Trưởng/Phó phòng nghiệp vụ hoặc nhân viên khác (nếu cần thiết) do Chủ tịch Hội đồng quyết định. Các thành viên bổ sung này được tham dự, phát biểu ý kiến nhưng không được quyền biểu quyết. Trường hợp uỷ viên của Hội đồng vắng mặt có lý do chính đáng hoặc có yếu tố khác thì một cấp phó của người đó sẽ được cử thay thế sau khi được Chủ tịch Hội đồng chấp thuận. 4. Hoạt động Hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm, phát sinh và giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ; Việc tham gia Hội đồng tuyển dụng là trách nhiệm bắt buộc của các đối tượng khi được Ban Tổng Giám đốc yêu cầu; Các thành viên Hội đồng tuyển dụng dự họp phải có ý kiến độc lập đối với mỗi vấn đề đưa ra tại từng phiên họp và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình; Quyết định của Hội đồng tuyển dụng được thông qua bằng biểu quyết theo nguyên tắc đa số. Trường hợp số phiếu biểu quyết ngang nhau, quyết định của Hội đồng tuyển dụng thuộc về bên có ý kiến của Chủ tịch Hội đồng; Trường hợp không thể tổ chức được cuộc họp, Chủ tịch Hội đồng quyết định lấy ý kiến bằng văn bản của các thành viên Hội đồng. Ý kiến bằng văn bản được coi là ý kiến biểu quyết của thành viên Hội đồng và áp dụng các nguyên tắc như tổ chức họp; Mỗi cuộc họp Hội đồng tuyển dụng đều phải có Thư ký Hội đồng. Thư ký Hội đồng tuyển dụng thường trực là Giám đốc Hành chính - Nhân sự. Trường hợp vắng mặt thì Chủ tịch Hội đồng sẽ chỉ định một đối tượng phù hợp khác thay thế. Toàn bộ diễn biến của phiên họp phải được phản ánh trung thực tại biên bản do Thư ký Hội đồng lập và phải được các thành viên Hội đồng thông qua tại cuối phiên họp. Điều 14. Thông báo tuyển dụng 1. Căn cứ thông tin tuyển dụng được phê duyệt tại Báo cáo nhu cầu tuyển dụng, căn cứ qui mô và tính chất đợt tuyển dụng, bộ phận Hành chính – Nhân sự đề xuất bản thông báo tuyển dụng phù hợp các quy định pháp luật và các quy định của công ty. 2. Bộ phận Hành chính – Nhân sự đề xuất phương tiện thông tin phù hợp để truyền đạt, kế hoạch chi tiêu chi tiết trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. Điều 15. Nhận hồ sơ ứng tuyển và báo cáo nhận hồ sơ 1. Trong thời hạn được thông báo, bộ phận Hành chính – Nhân sự là đầu mối nhận hồ sơ ứng tuyển. Hồ sơ ứng tuyển phải được ghi rõ ngày nhận, ghi mã ứng viên để thống nhất quản lý và xử lý hồ sơ. 2. Bộ phận Hành chính – Nhân sự phải kiểm tra đảm bảo tính hợp pháp đúng đắn của hồ sơ lý lịch, bằng cấp chứng chỉ và các yêu cầu khác theo thực tế từng lần tuyển dụng. 2. Mọi trường hợp hồ sơ ứng tuyển nộp sau thời hạn được thông báo là không được chấp nhận trừ trường hợp được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị. 3. Bộ phận Hành chính – Nhân sự tổng hợp danh sách hồ sơ ứng tuyển theo các tiêu chí vào từng vị trí trong báo cáo nhu cầu ứng tuyển, báo cáo Ban Tổng Giám đốc. 4. Trong các trường hợp phát sinh như cần bổ sung hồ sơ, gia hạn thêm việc nhận hồ sơ ứng tuyển hoặc chấm dứt quy mô nhận hồ sơ trước hạn, Ban Tổng Giám đốc có chỉ đạo Bộ phận Hành chính – Nhân sự thực hiện. 5. Báo cáo nhận hồ sơ sau khi được phê duyệt chuyển Hội đồng tuyển dụng sơ loại. Việc sơ loại phải được tổ chức khoa học, mỗi hồ sơ phải được xem xét kỹ càng xem nếu đáp ứng đủ các điều kiện tuyển dụng. Tổng số bộ hồ sơ Bộ phận Hành chính – Nhân sự bàn giao cho Hội đồng tuyển dụng phải được quản lý cẩn trọng. Cơ chế sơ loại do Chủ tịch Hội đồng qui định từng lần cho phù hợp. 6. Báo cáo sơ loại hồ sơ của Hội đồng tuyển dụng phải đảm bảo xem xét toàn bộ các hồ sơ theo các vị trí ứng tuyển phù hợp và được xếp thứ tự ưu tiên các hồ sơ ứng tuyển. Báo cáo được lập thành biên bản để báo cáo Ban Tổng Giám đốc để biết. Điều 16. Thông báo ứng viên 1. Các ứng viên được thông qua vòng sơ loại Hồ sơ được Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng thông báo trực tiếp cho Bộ phận Hành chính – Nhân sự mà không cần thông qua Ban Tổng Giám đốc. 2. Bộ phận Hành chính – Nhân sự căn cứ danh sách này để thông báo cho ứng viên. 3. Mọi trường hợp liên quan việc không thể thông báo cho ứng viên hoặc ứng viên từ chối tham dự các vòng thi tuyển sau đó phải được báo cáo Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng để có phương án xử lý phù hợp kịp thời. Các trường hợp được xử lý phải được Chủ tịch Hội đồng báo cáo Ban Tổng Giám đốc. Điều 17. Ra đề thi 1. Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng chỉ đạo các thành viên hoặc cán bộ khác trong công ty được Ban Tổng Giám đốc chấp thuận thực hiện công tác soạn thảo đề thi và cách thức thi, thang điểm chấm thi, cách thức chấm thi. Đề thi chỉ cần sự chấp thuận của Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng mà không cần thông qua Ban Tổng Giám đốc, tuy vậy, phải được báo cáo lên Ban Tổng Giám đốc được biết. 2. Bảo mật đề thi: việc vi phạm nguyên tắc bảo mật đề thi được xem là vi phạm các quy định trong hệ thống các quy định đạo đức nghề nghiệp của Công ty. Điều 18. Tổ chức thi tuyển 1. Hội đồng tuyển dụng phối hợp với Bộ phận Hành chính – Nhân sự tổ chức thi tuyển cho các đối tượng qua vòng sơ loại hồ sơ. 2. Tổ chức thi tuyển phải đảm bảo các tính chất minh bạch, công bằng. 3. Công ty khuyến khích các hình thức thi tuyển sáng tạo, chất lượng, và đảm bảo giảm thiểu chi phí tổ chức của Công ty. 4. Bộ phận Hành chính – Nhân sự là đầu mối tổ chức các điều kiện vật chất cần thiết cho công tác thi tuyển (địa điểm, chỗ ngồi, xác thực thông tin thí sinh, giám sát làm bài…). Điều 19. Tổ chức chấm thi và báo cáo kết quả 1. Hội đồng tuyển dụng phối hợp với Bộ phận Hành chính – Nhân sự tổ chức chấm thi cho các đối tượng đã thực hiện thi tuyển. Hình thức tổ chức chấm thi do Hội đồng tuyển dụng tự quyết định, đảm bảo tính hợp lý, hiệu quả. 2. Tổ chức chấm thi phải đảm bảo các tính chất minh bạch, công bằng và tôn trọng thang điểm cũng như các qui định khác trong việc chấm bài. Việc vi phạm các nguyên tắc minh bạch và công bằng được xem như vi phạm các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp của tổ chức. 3. Hội đồng tuyển dụng và các thành viên là đối tượng chấm thi, Hội đồng tuyển dụng có thể yêu cầu bổ sung các thành viên khác phục vụ công tác chấm thi sau khi được sự chấp thuận của Ban Tổng Giám đốc. 4. Bộ phận Hành chính – Nhân sự là đầu mối tổ chức các điều kiện vật chất cần thiết cho công tác chấm thi tuyển (địa điểm, chỗ ngồi…nếu có). 5. Sau khi có kết quả chấm thi, Hội đồng tuyển dụng tổng hợp báo cáo, xem xét, bình duyệt và lựa chọn ứng viên phù hợp yêu cầu công việc, trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. Điều 20. Thông báo phỏng vấn 1. Các ứng viên được Ban Tổng Giám đốc thông qua vòng thi tuyển được Bộ phận Hành chính – Nhân sự căn cứ để thông báo phỏng vấn. 2. Mọi trường hợp liên quan việc không thể thông báo cho ứng viên hoặc ứng viên từ chối tham dự các vòng phỏng vấn sau đó phải được báo cáo Chủ tịch Hội đồng tuyển dụng để có phương án xử lý phù hợp kịp thời. Các trường hợp được xử lý phải được Chủ tịch Hội đồng báo cáo Ban Tổng Giám đốc. Điều 21. Phỏng vấn và xét duyệt 1. Hội đồng tuyển dụng phối hợp với Bộ phận Hành chính – Nhân sự tổ chức phỏng vấn cho các đối tượng. 2. Bộ phận Hành chính – Nhân sự là đầu mối tổ chức các điều kiện vật chất cần thiết cho công tác phỏng vấn (Địa điểm, chỗ ngồi, xác thực thông tin thí sinh…). 3. Hội đồng tuyển dụng sau khi phỏng vấn, tổ chức công tác xét duyệt các đối tượng và lựa chọn danh sách đề xuất ký hợp đồng lao động trình Ban Tổng Giám đốc phê duyệt. Việc xét duyệt phải đảm bảo các yếu tố minh bạch, công bằng và thống nhất cao trong Hội đồng. Điều 22. Thông báo trúng tuyển và tổ chức nhân sự 1. Bộ phận Hành chính – Nhân sự căn cứ phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc thông báo trúng tuyển tới các đối tượng. 2. Bộ phận Hành chính – Nhân sự là đầu mối tổ chức công tác mời gọi đối tượng và trình ký kết các thủ tục lao động cần thiết theo qui định tại nội quy lao động và các qui định khác của công ty. Điều 23. Tuyển dụng thẳng 1. Trường hợp tuyển dụng thẳng xuất phát từ thực tế các bước trên, hoặc chỉ từ sự giới thiệu đúng vị trí của các thành viên Ban Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị, Giám đốc các bộ phận . 2. Các ứng viên được xem xét tuyển dụng thẳng vẫn phải được thực hiện việc xét duyệt theo các bước trên chỉ được bỏ qua một hoặc một số bước theo chỉ đạo trực tiếp từ Ban Tổng Giám đốc. CHƯƠNG IIISỬ DỤNG LAO ĐỘNG MỤC 1 : HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Điều 24. Ký hợp đồng Lao động sau khi được xem xét sử dụng theo qui định tại các Điều trên được ký kết hợp đồng lao động, từ hợp đồng lao động thử việc tới hợp đồng lao động chính thức, theo các qui định về quản lý nhân sự. Bộ phận Hành chính – Nhân sự thực hiện các công việc này theo chức năng nhiệm vụ được qui định. Thẩm quyền ký hợp đồng lao động chính thức: Tổng Giám đốc ký hợp đồng lao động chính thức đối với các vị trí quản lý từ cấp Trưởng, phó phòng trở lên theo đề xuất của Giám đốc Hành chính – Nhân sự; Giám đốc Hành chính – Nhân sự ký hợp đồng lao động chính thức đối với các đối tượng còn lại sau khi có phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền. Điều 25. Các chế độ 1. Ứng viên sau khi ký hợp đồng lao động với công ty trở thành nhân viên trong công ty, phải thực hiện công việc và tuân thủ các qui định nội bộ của công ty. 2. Nhân viên được hưởng các chế độ theo qui định của công ty. MỤC 2 : TỔ CHỨC LAO ĐỘNG Điều 26. Tác nghiệp 1. Nhân viên sau khi được ký kết hợp đồng lao động, được Bộ phận Hành chính – Nhân sự bàn giao quản lý cho Phòng nghiệp vụ để giao nhiệm vụ cụ thể. 2. Trưởng Phòng ban, bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm phối hợp giao công việc cho nhân viên để tiến hành trong thời gian thử việc. 3. Nhân viên có trách nhiệm tìm hiểu vị trí công tác, tổ chức công việc cá nhân, thực hiện nghiêm túc các qui định tại Nội quy lao động, và các qui định nội bộ khác. Điều 27. Theo dõi đánh giá 1. Trong thời gian thử việc, Giám đốc các bộ phận, Trưởng phòng ban có trách nhiệm trực tiếp hoặc phân nhân viên theo dõi đánh giá kết quả lao động của nhân viên thử việc. 2. Nhân viên sau thời gian thử việc phải hoàn thiện báo cáo thời gian thử việc và đề xuất riêng, gửi Giám đốc các bộ phận, Trưởng phòng ban trực tiếp quản lý. 3. Giám đốc các bộ phận, Trưởng phòng ban là người đề xuất trực tiếp việc ký kết hợp đồng lao động tiếp theo hoặc đề xuất Ban Tổng Giám đốc hướng ứng xử phù hợp đối với các đối tượng không đủ điều kiện. 4. Trong quá trình thử việc, Giám đốc các bộ phận, Trưởng phòng ban trực tiếp đề xuất nếu nhận thấy các năng lực phù hợp của nhân viên được phát huy tại các vị trí khác và đề xuất hướng xử lý phù hợp. CHƯƠNG IVCHÍNH SÁCH ĐÀO TẠO MỤC 1 : QUI ĐỊNH CHUNG Điều 28. Mục đích 1. Xây dựng chính sách cụ thể, rõ ràng, công bằng, tạo động lực, khuyến khích cán bộ học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn; qua đó tăng cường sự gắn bó giữa cán bộ với Công ty. 2. Là cơ sở thực hiện quyền và nghĩa vụ được đào tạo của cán bộ Công ty. 3. Chính sách đào tạo chỉ được áp dụng cho cán bộ ký hợp đồng lao động chính thức có thời hạn từ 12 tháng trở lên hoặc hợp đồng không xác định thời hạn. Các đào tạo đối với các đối tượng khác do Tổng Giám đốc quyết định riêng. Điều 29. Hình thức đào tạo 1. Bồi dưỡng thường xuyên: Là hình thức đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn nhằm bổ túc, cập nhật kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho cán bộ theo các hình thức tập huấn, bồi dưỡng khảo sát, đào tạo, hội thảo về nghiệp vụ … 2. Đào tạo nâng cao (Đào tạo sau Đại học): là hình thức đào tạo trung, dài hạn đối với các văn bằng được Nhà nước hoặc quốc tế công nhận từ bậc thạc sỹ hoặc tương đương trở lên. Các chứng chỉ quốc tế về lĩnh vực phân tích tài chính, kế toán…như ACCA (Association of Charterd Certified Accountants), CFA ( Certified Financial Analysist)…. cũng được coi là đào tạo nâng cao. 3. Đào tạo tập trung: là đào tạo có thời gian học cộng dồn trong 01 năm trên 6 tháng. 4. Đào tạo không tập trung: là đào tạo có thời gian học cộng dồn trong 01 năm dưới 6 tháng. 5. Kinh phí hỗ trợ đào tạo: bao gồm học phí và các khoản hỗ trợ khác (vd: tiền tài liệu, các khoản thu khác hợp lệ của tổ chức đào tạo…) do HTC trả trừ hỗ trợ về lương. 6. Tổ chức đào tạo có yếu tố nước ngoài: Trường Đại học, Học viện nước ngoài được quốc tế công nhận, mở tại Việt nam hoặc các trường Đại học nước ngoài liên kết với các trường Đại học Việt nam tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ…. 7. Chế độ cử đi học: Là trường hợp Công ty cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo do Công ty tổ chức hoặc phối hợp tổ chức hoặc các khoá đào tạo theo thư mời của các tổ chức đào tạo khác. 8. Chế độ cử đi học theo nguyện vọng cá nhân: Là trường hợp cán bộ Công ty tự liên hệ đào tạo, đề nghị Công ty cử đi học và được Ban Tổng Giám đốc chấp thuận bằng văn bản. Điều 30. Qui định chung 1. Công ty tạo điều kiện về giấy tờ, thủ tục xác nhận, giới thiệu…. liên quan đến cá nhân theo yêu cầu của cơ sở đào tạo. 2. Đối với các cán bộ tham gia các khoá đào tạo bậc Đại học và sau đại học (ngoài giờ hành chính), được tạo điều kiện về bố trí thời gian làm việc, đi công tác thuận lợi cho việc học tập, khi thi tốt nghiệp hoặc bảo vệ luận văn, luận án tốt nghiệp, được cơ quan tạo điều kiện cho nghỉ làm việc nhưng tối đa không quá 10 ngày hưởng nguyên lương. Đối với các cán bộ chủ chốt hoặc thuộc diện quy hoạch ngoài các chế độ khuyến khích trên còn được hưởng các chế độ khác do Ban Tổng Giám đốc quyết định. 3. Mọi trường hợp đi học theo nguyện vọng cá nhân nhưng được Công ty chấp thuận thì không được hỗ trợ kinh phí. MỤC 2: TRÁCH NHIỆM VÀ NGHĨA VỤ CÁN BỘ Điều 31. Trách nhiệm và nghĩa vụ của các cán bộ đi học 1. Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao tại cơ quan: Đối với cán bộ học trong giờ hành chính, thời gian không tập trung đào tạo phải đảm bảo hoàn thành tốt công việc tại cơ quan. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu công tác của Công ty, cán bộ tạm ngừng học tập theo chế độ bảo lưu. 2. Thực hiện nghiêm chỉnh nội quy, quy chế của cơ sở đào tạo. Trong thời gian học tập, nếu cán bộ tự ý bỏ khoá học mà không được cơ quan chấp thuận, bị coi là không hoàn thành nhiệm vụ công tác và không được hưởng các chế độ đãi ngộ, hỗ trợ theo quy định. 3. Trường hợp bị buộc thôi học theo quyết định của cơ sở đào tạo do vi phạm kỷ luật, cán bộ vi phạm phải hoàn lại toàn bộ kinh phí hỗ trợ đào tạo và không được xếp loại thi đua trong năm. 4. Chậm nhất sau 30 ngày kể từ ngày được cấp chứng chỉ, Bằng chính, cán bộ có báo cáo kết quả học tập cho Công ty, nộp văn bằng, chứng chỉ tốt nghiệp bản chính về phòng Tổng hợp để lưu vào hồ sơ cán bộ. 5. Cán bộ được Công ty cử (hoặc chấp thuận) đi học phải có cam kết sau khi hoàn thành khoá đào tạo sẽ phục vụ tại Công ty với thời gian cụ thể như sau: Bồi dưỡng thường xuyên: ít nhất 12 tháng đối với khoá trong nước và ít nhất 02 năm đối với khoá đào tạo nước ngoài. Đào tạo bậc nâng cao: Theo chế độ cơ quan cử: 10 năm. Theo chế độ cơ quan chấp thuận : 5 năm 6. Nghĩa vụ bồi hoàn kinh phí hỗ trợ đào tạo: Các cán bộ được Công ty cử đi học hoặc được chấp thuận đào tạo theo nguyện vọng cá nhân có nghĩa vụ bồi hoàn kinh phí hỗ trợ đào tạo cho Công ty trong các trường hợp quy định tại Điều 34 dưới đây. MỤC 3 : QUI ĐỊNH CỤ THỂ Điều 32. Đối tượng và điều kiện tham gia các loại hình đào tạo 1. Bồi dưỡng thường xuyên: Cán bộ công tác tại Công ty theo chế độ hợp đồng lao động dài hạn. Lĩnh vực bồi dưỡng phù hợp với nhiệm vụ được giao. Công ty không xem xét trường hợp cán bộ tự đi đào tạo bồi dưỡng thường xuyên. 2. Đào tạo bậc Đại học; Cán bộ có trình độ Đại học công tác theo chế độ hợp đồng lao động dài hạn và có thời gian làm việc thực tế tại Công ty từ 01 năm trở lên và có độ tuổi dưới 40; Cán bộ hoàn thành nhiệm vụ công tác được giao; Được lãnh đạo trực tiếp quản lý đồng ý Chuyên ngành học tập phù hợp với công việc đang đảm nhiệm hoặc hoạt động của Công ty. Phải cam kết phục vụ công tác tại Công ty ít nhất là 05 năm kể từ khi kết thúc khoá học (đối với các khoá đào tạo trong giờ hành chính) và 03 năm kể từ khi kết thúc khoá học (đối với các khoá đào tạo ngoài giờ hành chính). Ngoài các điều kiện trên, đối với cán bộ được cơ quan cử đi học bậc Đại học tập trung trong giờ hành chính phải gắn liền với quy hoạch lãnh đạo cấp Phòng. 2. Đào tạo bậc nâng cao: Học trong giờ hành chính: Là cán bộ lãnh đạo Công ty, Chi nhánh, Trưởng phòng, Phó trưởng phòng, cán bộ trong diện quy hoạch hoặc chuyên viên có thời gian công tác từ 03 năm trở lên; Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, có ít nhất 02 năm liên tục trước khi đi học đạt lao động giỏi trở lên; Chuyên ngành học tập phù hợp với công việc đang đảm nhiệm hoặc hoạt động của Công ty; Được lãnh đạo trực tiếp quản lý đồng ý; Phải cam kết phục vụ Công ty ít nhất 05 năm sau khi kết thúc khoá học. Học ngoài giờ hành chính (đối với trường hợp cơ quan cử hoặc chấp thuận cử đi đào tạo theo nguyện vọng cá nhân): Cán bộ công tác tại Công ty theo chế độ hợp đồng lao động dài hạn. Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; Khoá học phù hợp với công việc đang đảm nhiệm hoặc hoạt động của Công ty; Được lãnh đạo trực tiếp qủan lý đồng ý; Phải cam kết phục vụ Công ty ít nhất là 03 năm sau khi kết thúc khoá học. Điều 33. Chế độ đãi ngộ, hỗ trợ Đối với từng trường hợp và lần đào tạo cụ thể, Ban Tổng Giám đốc phê duyệt các chế độ đãi ngộ, hỗ trợ hợp lý, hợp pháp và phù hợp các qui định của Công ty. Điều 34. Bồi hoàn kinh phí hỗ trợ đào tạo 1. Các trường hợp phải bồi hoàn: Đơn phương chấm dứt Hợp đồng lao động trước thời hạn cam kết; Cán bộ bị xử lý kỷ luật với hình thức sa thải; Cán bộ được cử đi học tự ý bỏ học mà không được Công ty chấp thuận hoặc bị cơ sở đào tạo buộc thôi học do vi phạm kỷ luật. 2. Các trường hợp không phải bồi hoàn: Đã thực hiện hết thời gian cam kết. Cán bộ có thâm niên công tác tại Công ty trên 10 năm . Cán bộ có thời gian công tác từ đủ 01 năm đến dưới 3 năm, không phải bồi hoàn kinh phí đào tạo đối với khoá đào tạo có tổng kinh phí hỗ trợ từ 1.000.000đ trở xuống/01 khoá, nhưng không quá 2 khoá đào tạo. Cán bộ có thời gian công tác trên 3 năm, không phải bồi thường kinh phí đào tạo đối với khoá đào tạo có tổng kinh phí hỗ trợ từ 2.000.000đ trở xuống/ 01 khoá, nhưng không quá 02 khoá đào tạo. Điều 35. Đăng ký nhu cầu đào tạo 1. Hàng năm mỗi cán bộ công nhân viên đăng ký chương trình học tập, nghiên cứu của cá nhân với Phòng. 2. Các Phòng trong Công ty có ý kiến xác nhận, gửi lên Bộ phận Hành chính – Nhân sự Công ty. 3. Bộ phận Hành chính - Nhân sự Công ty tổng hợp danh sách, cân đối nguồn cán bộ làm việc hiện có, số lượng cán bộ của các Phòng đã được cử đi học, nhu cầu cán bộ cần có để đảm bảo yêu cầu công việc của các Phòng, Ban, nhu cầu đào tạo và danh sách cán bộ được quy hoạch để đề xuất Ban Tổng Giám đốc Công ty xét duyệt danh sách các đối tượng cử đi học trong phạm vi chức năng và quyền hạn của Tổng Giám đốc. Điều 36. Tổ chức đào tạo Hàng năm, trên cơ sở kế hoạch đào tạo của toàn Công ty, Bộ phận Hành chính – Nhân sự Công ty liên hệ với các cá nhân có khả năng trong và ngoài công ty, các cơ quan chức năng chuyên môn, đối tác trong và ngoài nước tổ chức các khoá đào tạo, hội thảo, tập huấn chuyên đề để đào tạo cán bộ đáp ứng các mục đích yêu cầu của Công ty về tiêu chuẩn cán bộ. CHƯƠNG VĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 37. Hiệu lực thi hành 1. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG có hiệu lực từ ngày 15 tháng 08 năm 2009. 2. Những quy định trước đây trái với QUY TRÌNH này đều bị bãi bỏ. Điều 38. Thực hiện 1. Giám đốc các bộ phận, trưởng phòng, ban phải có trách nhiệm hướng dẫn và áp dụng, thực hiện QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG đến các bộ phận/nhân viên mình quản lý. 2. Các đối tượng có trách nhiệm phối hợp với Bộ phận Hành chính – Nhân sự trong quá trình thực hiện các qui định tại Quy trình này. Điều 39. Hướng dẫn thi hành Các phòng, ban được quy định cụ thể về chức năng nhiệm vụ và có trách nhiệm phối hợp triển khai Quy trình này. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG VÀ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG đã được thông qua Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần ô tô Hyundai Thành Công Việt Nam phê duyệt ngày 12 tháng 8 năm 2009. Nơi nhận: Như trên. HĐQT (để báo cáo) Lưu: Văn thư P.HC; TỔNG GIÁM ĐỐC NGUYỄN ANH TUẤN