Quy trình quản lý quỹ phát triển xã ở Hòa Bình

SỞ TÀI CHÍNH TỈNH HOÀ BÌNH QUY TRÌNH Quản lý quỹ phát triển xã Hòa Bình, tháng 7 năm 2008 Sở Tài chính tỉnh Hòa Bình QUY TRÌNH QUẢN LÝ QUỸ PHÁT TRIỂN Xà (Kèm theo công văn số /STC-QLNS ngày /7/2008 của Sở Tài chính tỉnh Hòa Bình) Căn cứ Bản thoả thuận ký giữa Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thuỵ Sĩ (SDC) và UBND tỉnh Hoà Bình ngày 11/12/2007 về việc đóng góp hỗ trợ cho “Chương trình cải thiện cung cấp dịch vụ công trong nông nghiệp và phát triển nông thôn (PS-ARD)” Sở Tài chính hướng dẫn quy trình quản lý Quỹ phát triển xã, như sau: * Nguyên tắc sử dụng Quỹ phát triển xã: - Sử dụng quỹ có hiệu quả, công khai minh bạch. - Hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ không quá 40% tổng Quỹ/năm; - Chi phí quản lý hành chính, không quá 10% tổng ngân sách các hoạt động được thực hiện. * Điều kiện để giải ngân Quỹ phát triển xã: - Xã có kế hoạch phát triển kinh tế xã hội có sự tham gia được phê duyệt - Xã được tập huấn Quy trình quản lý lồng ghép các nguồn lực tài chính xã - Có cam kết thực hiện quỹ phát triển xã giữa PS-ARD, UBND huyện và UBND xã - Có quy chế sử dụng quỹ phát triển xã do UBND xã ban hành - Có dự toán quỹ phát triển xã được phê duyệt - Có quyết định bộ phận quản lý quỹ phát triển xã * Đối tượng được sử dụng quỹ Đối với xã: Đối tượng sử dụng Quỹ là tất cả các xã thuộc 2 huyện Tân Lạc và Lạc Sơn (năm 2008) và tất cả các xã thuộc 3 huyện Tân Lạc, Lạc Sơn, Yên Thủy (2009-2010). Đối với các xã có dưới 7 thôn là 80.000.000đ/năm; từ 7-15 thôn là 100.000.000đ/năm; xã trên 15 thôn là 120.000.000đ/năm. Các xã nghèo không được hưởng chương trình 135 giai đoạn 2 được bổ sung 20.000.000đ/năm/xã (sử dụng tiêu chí Chương trình 135 để xác định xã nghèo, không nghèo). Từ năm thứ hai trở đi, xã nào được đánh giá là quản lý và sử dụng hiệu quả Quỹ thì ngoài việc tiếp tục được hưởng quỹ như quy định ở trên thì còn được bổ sung thêm một khoản ngân sách. Khoản này sẽ do Ban Điều hành tỉnh Hòa Bình quyết định và phụ thuộc vào ngân sách hiện có của Chương trình. Đối với thôn: Do ngân sách của Quỹ Phát triển xã hạn chế, việc xác định các thôn hưởng lợi từ Quỹ Phát triển xã sẽ do Ban phát triển xã quyết định nhưng phải đảm bảo ưu tiên cho các thôn ở vùng sâu, xa có nhiều hộ nghèo. 1 Đối với hộ gia đình: Ưu tiên 50% đối tượng là hộ nghèo, cận nghèo, phụ nữ hoặc các hoạt động do phụ nữ lựa chọn. Ngoài ra, có thể sử dụng Quỹ cho các hoạt động nhiều người được hưởng lợi hoặc các nhóm sở thích thực hiện các hoạt động sản xuất nông lâm nghiệp. * Điều kiện sử dụng quỹ: Quỹ chỉ được sử dụng cho các hoạt động Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trong bản Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội đã được phê duyệt (các hoạt động liên quan đến nông lâm nghiệp, nâng cao năng lực và cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn). Quy trình thực hiện quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã: Bước 1. Thành lập bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã 1. Thành lập bộ phận quản lý Quỹ: Tổ công tác xã cử ra một bộ phận để quản lý Quỹ phát triển xã, thành phần của bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã gồm: - Chủ tịch UBND xã - Chủ tài khoản. - Kế toán xã - kiêm kế toán Quỹ phát triển xã; - Trưởng các ban, ngành, đoàn thể; - Trưởng các thôn, bản thuộc xã - Uỷ viên. 2. Mở tài khoản giao dịch: - Thủ tục mở tài khoản: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã mở tài khoản tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, thủ tục mở thực hiện theo quy định của ngân hàng NN& PTNT. Bước 2: Chuẩn bị lập Dự toán Quỹ phát triển xã: 1. Họp bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã tổ chức (mời Ban Quản lý dự án huyện tham dự) họp triển khai thực hiện Quỹ phát triển xã phân công nhiệm vụ triển khai thực hiện. Nội dung cuộc họp bao gồm: - Thông báo công khai về Quỹ phát triển xã, thông tin về nguồn vốn. - Lựa chọn các hoạt động ưu tiên trong Kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội đã được phê duyệt. - Xác định thôn được hưởng lợi và số người được hưởng lợi. - Thống nhất phân bổ vốn. - Xác định thời gian triển khai. 2 - Thảo luận và thống nhất về giám sát. Các hoạt động được lựa chọn sẽ là các hoạt động trong các lĩnh vực sau: (a) Đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn (không quá 40% Quỹ phát triển xã): + Sửa chữa kênh mương nội đồng do xã quản lý, nhưng giá trị công trình nhỏ dưới 20 triệu đồng và hoàn toàn dùng bằng lao động thủ công; + Sửa chữa hoặc làm mới cống qua đường thôn, bản (đường sung yếu dùng chung cho nhóm hộ); + Đào giếng cung cấp nước tưới cho cây trồng, dùng chung cho một nhóm hộ, giá trị công trình tối đa không quá 10 triệu đồng; + Hỗ trợ tiền sửa chữa, cải tạo các hệ thống máy bơm, máy thuỷ điện nhỏ dùng chung cho nhóm hộ; + Các hoạt động khác liên quan đến cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn… Ghi chú: đối với các công trình người dân cam kết đóng góp thêm bằng ngày công lao động thì giá trị công trình có thể lớn hơn, nhưng tổng kinh phí hỗ trợ của quỹ PT xã cho công trình sẽ không lớn hơn các mức đã quy định ở trên. (b) Các hoạt động cải thiện điều kiện sản xuất, gồm: + Hỗ trợ nhóm hộ (theo nguyên tắc sử dụng vốn) mua máy móc cải thiện sức lao động, cụ thể: máy tuốt lúa; máy bóc tách hạt: ngô, lạc, đậu tương…; + Hỗ trợ hộ nghèo, nhóm hộ giống cây, con (tiểu gia súc, gia cầm, thuỷ sản); phân bón, thuốc trừ sâu; + Hỗ trợ chi phí tập huấn cho các nhóm hộ về trồng trọt và chăn nuôi; + Hỗ trợ mua tài liệu khuyến nông, khuyến ngư cho thôn, bản; + Hỗ trợ lãi tiền vay ngân hàng cho các hộ nghèo, cận nghèo vay vốn để phát triển kinh tế hộ gia đình; + Hỗ trợ các gia đình rất nghèo về chi phí vật liệu để cải tạo chuồng, trại gia súc, mức hỗ trợ không quá 1 triệu đồng/hộ; + Hỗ trợ các chuyến tham quan, học tập kinh nghiệm đến các trang trại, nhóm hộ tại các xã, huyện khác trong tỉnh. + Các hoạt động hỗ trợ nông dân tiếp cận thị trường cho các sản phẩm nông lâm nghiệp. + Các hỗ trợ khác để cải thiện điều kiện sản xuất liên qua đến nông, lâm nghiệp nâng cao năng lực trong sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn. Sau cuộc họp Ban phát triển xã, xã phải có biên bản cuộc họp xã trong đó có bảng tổng hợp các hoạt động và các thôn được hưởng lợi từ Quỹ Phát triển xã của PS-ARD (mẫu số 01). 3 2. Tổ chức các cuộc họp tại các thôn được hưởng lợi: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã phối hợp với Trưởng thôn/bản, tổ chức cuộc họp thôn, bản để thông báo về Quỹ phát triển xã và đối tượng hưởng lợi từ Quỹ. Mọi người trong thôn/bản, cả nam giới và nữ giới, đặc biệt là người nghèo, người dân tộc thiểu số được mời đến tham gia cuộc họp. Một số vấn đề cần lưu ý khi họp thôn bản: - Thời gian dành để thảo luận phải đảm bảo đầy đủ để cho người dân trao đổi ý kiến, đề xuất. - Cuộc họp thôn chỉ được tổ chức khi có đại diện của ít nhất 70% hộ gia đình trong thôn. Nội dung của họp thôn bao gồm: - Thông báo các hoạt động do thôn đề xuất trong Kế hoạch PTKTXH sẽ được thực hiện và kinh phí thực hiện các hoạt động này. - Thông báo các tiêu chí của đối tượng hưởng lợi từ quỹ - Lựa chọn các hộ, các nhóm hộ được hưởng lợi. Lưu ý: Danh sách các hộ nghèo sẽ do thôn cung cấp (hộ nghèo theo tiêu chí mới năm 2006 theo quy định của Bộ Lao động thương binh và xã hội). * Kết thúc cuộc họp thôn/bản đưa ra được kết quả gồm: Biên bản họp thôn bản bao gồm bảng tổng hợp các hoạt động và danh sách các hộ tham gia (mẫu số 02) Danh sách các hộ nghèo trong thôn (mẫu số 03). Bước 3: Tổng hợp kết quả của các thôn thành kế hoạch triển khai của xã (bao gồm cả dự toán) 1. Căn cứ: - Kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội (KHPTKTXH) năm kế hoạch. - Mức phân bổ Quỹ phát triển xã. - Các biên bản họp thôn/bản. 2. Thẩm định và lựa chọn các hoạt động - Sau khi nhận được biên bản họp thôn bản, bộ phận quản lý quỹ tiến hành thẩm định các hoạt động do thôn bản đề xuất, bảo đảm; + Tổng kinh phí cho các hoạt động của thôn bản phải phù hợp với số quỹ được phân bổ cho thôn + Các hoạt động thông bản đề xuất phải phù hợp với các hoạt động ưu tiên trong kết luận của cuộc họp ban phát triển xã mở rộng. Lưu ý: các hoạt động sau khi thẩm định, nếu không được lựa chọn phải thông báo cho các thôn, hộ/ nhóm hộ gia đình biết để tránh thắc mắc khiếu nại. 4 3. Lập, tổng hợp dự toán Kế toán quỹ thực hiện lập biểu tổng hợp dự toán theo mẫu số 05. Bước 4: Chấp hành dự toán (điều hành sử dụng quỹ) 1. Đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ: - Lập dự toán cho các hoạt động: đối với những hạng mục công trình có xây dựng cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ và dự toán. Công tác khảo sát được tiến hành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện thi công có liên quan. Các công trình xây dựng (ví dụ như làm cống nước, sửa đường liên thôn, bản hoặc nhóm hộ đào giếng phục vụ sản xuất ...) Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã cử người biết về kỹ thuật xây dựng dự toán thật đơn giản, dễ hiểu. Biện pháp thi công các công trình này phải đơn giản để các hộ, nhóm hộ có thể tự thi công được. - Phê duyệt dự toán: đối với các hoạt động đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ, Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã lập tổng dự toán trình Chủ tịch UBND xã phê duyệt (sử dụng mẫu số 06). - Thi công công trình: + Bước 1: Thông báo mời cộng đồng thi công: Sau khi dự toán của công trình được UBND xã phê duyệt, bộ phận quản lý quỹ tiến hành lập thông báo mời các cộng đồng đăng ký tham gia thi công công trình. Thông báo có các nội dung chủ yếu là: Tên công trình, giá trị dự toán được duyệt, địa điểm thi công, thời gian thi công và địa điểm để các cộng đồng đăng ký thi công công trình. Cần chú ý là cộng đồng không cần có tư cách pháp nhân mà có thể chỉ là một nhóm thợ (gồm ít nhất là 1 thợ cả có kinh nghiệm và các thợ phụ) nào đó có tay nghề.. thông báo được đọc trên loa đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hoá xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng của thôn, bản đồng thời được phổ biến cho trưởng thôn, bản để thông báo cho người dân được biết. + Bước 2: Lựa chọn cộng đồng thi công: Cộng đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo. Thợ cả phải có tay nghề thi công các công trình tương tự trên địa bàn. Ưu tiên cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo trong thôn bản thực hiện phương châm “Dân có công trình và việc làm” tăng thu nhập nhằm cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người dân. (Nếu các nhóm hộ được hưởng lợi trực tiếp từ công trình có khả năng tự thi công thì không cần thuê cộng đồng thi công). + Bước 3: Ký Hợp đồng thi công với cộng đồng được lựa chọn: (Hợp đồng thi công: tham khảo mẫu số 07 đính kèm). + Bước 4: Thi công và giám sát công trình: Công trình được tiến hành thi công theo đúng các nội dung đã thoả thuận trong hợp đồng đã ký. Cần chú ý là do các cộng đồng có thể không có tài khoản ở ngân hàng nên có thể thanh toán tiền mặt cho cộng đồng. 5 Các công trình thi công được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của người giám sát (cá nhân/nhóm hộ). Công tác giám sát thi công công trình phải được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hệ thống để ngăn ngừa các sai phạm kỹ thuật, đảm bảo việc nghiệm thu khối lượng, chất lượng các công trình được thi công theo đúng thiết kế được duyệt, + Bước 5: Nghiệm thu công trình: * Thành phần ban nghiệm thu bao gồm: + Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã. + Đại diện của người lập thiết kế, dự toán (nếu có) + Đại diện của đơn vị nhận thầu xây lắp, nhóm thợ (nếu có). + Nhóm giám sát. * Nghiệm thu toàn bộ công trình và bàn giao: Công trình chỉ được bàn giao toàn bộ và đưa vào sử dụng khi đã xây lắp hoàn chỉnh theo thiết kế được duyệt, đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật và nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng. Lập biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình đưa vào sử dụng, các bên liên quan có thể lập ngay biên bản bàn giao công trình hoàn thành và danh mục các hồ sơ bàn giao. (Biên bản nghiệm thu theo mẫu số 08 đính kèm). * Nhóm giám sát cấp xã lập hồ sơ và chuyển giao việc khai thác sử dụng cho UBND xã hoặc cho nhóm hộ hoặc cho người sử dụng. UBND xã chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ tài liệu hoàn thành công trình theo đúng quy định lưu trữ hồ sơ của Nhà nước. 2. Các hoạt động hỗ trợ cải thiện điều kiện sản xuất a. Hỗ trợ các nhóm hộ mua máy móc thiết bị để cải thiện sức lao động: cần tham khảo giá cả của thị trường và thực hiện mua sắm theo quy định (nếu tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên thì phải áp dụng phương pháp mua sắm chào hàng cạnh tranh). Khi mua sắm thực hiện ký hợp đồng, lấy hoá đơn và thanh lý hợp đồng theo quy định. Các nhóm được hưởng lợi cần xây dựng quy chế sử dụng máy móc thiết bị cụ thể và được UBND xã và lãnh đạo thôn thông qua. b. Đối với việc tập huấn phải lập dự toán cho một lớp tập huấn, bao gồm chi phí mời giảng viên, chi phí phục vụ lớp tập huấn, đi lại của người dân và tiền thuê hội trường phục vụ lớp tập huấn (áp dụng định mức chi theo quyết định số 19/2007/QĐ-UBND ngày 19/9/2007 của UBND tỉnh Hòa Bình) (mẫu số 09 và 10). c. Đối với việc hỗ trợ mua tài liệu khuyến nông, khuyến ngư cho thôn, bản lấy báo giá của cơ quan phát hành để thực hiện mua sắm. d. Đối với các chuyến tham quan học tập, trao đổi thì lập dự toán cho từng chuyến đi (áp dụng định mức chi theo quyết định số 19/2007/QĐ-UBND ngày 19/9/2007 6 của UBND tỉnh Hòa Bình), riêng chi phí thuê xe theo giá cả thị trường từng thời điểm (có hợp đồng và hóa đơn tài chính). Có thể sử dụng mẫu số 09 và 10 để lập dự toán. 3. Chi phí hành chính và quản lý: Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã được phép chi tối đa tới 10% Quỹ phát triển xã được cấp, cụ thể như sau (mẫu số 11): + Chi phí văn phòng phẩm bao gồm: giấy các loại, bút viết, phấn hoặc bút viết bảng, các loại cặp lưu trữ hồ sơ... + Chi phí đi lại (để giao dịch với ngân hàng, đi thẩm định công trình, nộp báo cáo...). + Chi phí hội họp thôn bản. + Các chi phí cho lập kế hoạch Phát triển kinh tế xã hội có sự tham gia tại cấp xã (bắt đầu áp dụng từ năm 2009). 4. Công tác kế toán A. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: a) Tài khoản sử dụng: TK 111 (Tiền mặt); TK 112 (Tiền gửi Kbạc); TK 331 (tài khoản tạm ứng); TK 711 (Thu sự nghiệp); TK 811 (Chi sự nghiệp); b) Phương pháp hạch toán: (1) Nhận tiền viện trợ: Ghi nợ TK 112/Có TK 711; (2) Rút tiền dự án nhập quỹ: Ghi nợ TK 111/Có TK 112; (3) Chi tiền dự án cho các hoạt động hoặc chi quản lý hành chính: Ghi nợ TK 811/Có TK 111 hoặc 112; (4) Chi tạm ứng cho các hoạt động: Ghi nợ TK 331/Có TK 111; (5) Thu hồi tạm ứng + Trường hợp thu hồi bằng tiền mặt: nợ TK 111/Có TK 331; đồng thời ghi nợ TK 811/ Có TK 111 + Trường hợp thu hồi tạm ứng và kết chuyển thẳng sang chi hoạt động: ghi Nợ TK 811/Có TK 331; (6) Kết chuyển chi hoạt động: Ghi nợ TK 711/Có TK 811; (7) Làm thủ tục ghi thu, ghi chi các khoản chi từ quỹ phát triển xã vào ngân sách xã: Ghi nợ TK 814/Có TK 714; (8) Thu lãi tiền gửi ngân hàng (nếu có): Ghi nợ TK 112/Có TK 711 7 B. Sổ kế toán: Để theo dõi Quỹ phát triển xã, Kế toán quỹ thực hiện mở các loại sổ sách như sau: 1. Sổ theo dõi tiền mặt; 2. Sổ tiền gửi ngân hàng; 3. Sổ chi các hoạt động quỹ phát triển xã; 4. Sổ theo dõi các khoản tạm ứng (Chi tiết TK 331) C. Các thủ tục quyết toán: - Lập báo cáo quyết toán: Kết thúc các hoạt động, sau khi các công trình hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, chậm nhất sau 45 ngày tính từ ngày bàn giao Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã phải lập xong hồ sơ báo cáo quyết toán vốn của công trình hoàn thành trình UBND xã phê duyệt. Hồ sơ báo cáo quyết toán gồm có 1. Tờ trình đề nghị phê duyệt quyết toán. 2. Báo cáo quyết toán tiểu dự án hoàn thành (kèm theo). 3. Biên bản cuộc họp thôn bản (trong đó có danh sách các công trình theo thứ tự ưu tiên). 4. Quyết định của Chủ tịch UBND xã phê duyệt bản vẽ thiết kế dự toán (nếu có), các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, Biên bản bàn giao, Biên bản đánh giá, các báo giá đã được ký duyệt. 5. Bản dự toán chi tiết của các khoản chi phí thuộc công trình đã được Chủ tịch UBND xã phê duyệt. 6. Bản quyết toán khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng thi công xây dựng (mẫu số 12). 7. Bản tổng hợp giá trị đề nghị quyết toán của tất cả các khoản chi phí khác (mẫu số 13). 8. Danh sách và ký nhận của các hộ được đầu tư (mẫu số 04) 9. Bản tổng hợp giá trị đề nghị quyết toán Quỹ phát triển xã năm ..(mẫu số 14) 10. Bản quyết toán chi phí hành chính và quản lý (mẫu số 15) D. Công khai quỹ phát triển xã Hàng năm, cần công khai tình hình sử dụng quỹ PT xã cho các bên liên quan (theo biểu công khai quyết toán mẫu số 16). • Hình thức công khai: 8 1. Công bố trong các kỳ họp thường niên của UBND, HĐND xã, Uỷ ban mặt trận tổ quốc hoặc các cuộc họp của thôn, bản; 2. Niêm yết công khai tại trụ sở UBND xã và các trung tâm dân cư (ví dụ như nhà văn hóa thôn bản), ít nhất trong thời gian 90 ngày kể từ ngày niêm yết; 3. Thông báo bằng văn bản đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; tới hộ gia đình hoặc trưởng thôn, bản; 4. Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng, hệ thống truyền thanh của xã, thôn; Báo cáo quyết toán trên được lập thành 04 bộ, 01 bộ gửi các thôn liên quan để công bố cho các hộ trong thôn, 01 bộ lưu tại xã; 01 bộ gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện; 01 bộ gửi UBND huyện để báo cáo. 5. Tổ chức thực hiện - Căn cứ vào quy định của Quy trình này, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo, đôn đốc Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã triển khai thực hiện đảm bảo quản lý đúng quy trình nêu trên. - Cơ quan tài chính cấp trên (Sở Tài chính, Phòng Tài chính - Kế hoạch các huyện) căn cứ Quy trình này chỉ đạo, hướng dẫn tập huấn cho các xã thực hiện quản lý Quỹ phát triển xã. Phòng Tài chính cấp huyện tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra, giám sát tình hình quản lý Quỹ phát triển xã. Trong quá trình thực hiện có những khó khăn, vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Tổ công tác PS- ARD tại Sở Tài chính Hoà Bình hoặc đơn vị hợp phần Hoà Bình (CMU). Sở Tài chính tỉnh Hoà Bình 9 Phụ lục I các biểu mẫu sử dụng cho thôn bản Biểu 01: BIÊN BẢN HỌP BAN PHÁT TRIỂN Xà MỞ RỘNG Biểu 02: BIÊN BẢN TỔNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC NHÓM HỘ, CÁC HỘ GIA ĐÌNH Biểu 03: DANH SÁCH CÁC HỘ NGHÈO Biểu 04: DANH SÁCH và KÝ NHÂN CỦA CÁC HỘ NGHÈO Mẫu số 01 BIÊN BẢN HỌP BAN PHÁT TRIỂN Xà MỞ RỘNG DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc …..….. ngày tháng năm 200 Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại xã …………………….... tổ chức cuộc họp bàn và đề xuất các hoạt động, các nhóm hộ, các hộ được đầu tư của Quỹ phát triển xã thuộc dự án PS- ARD. 1- Thành phần dự họp gồm có: Ông: ………………...…………: Đại diện bộ phận quản lý Quỹ PTX Ông …………………………..….: Trưởng thôn/bản .. ………………………………………………………………………………………. 2- Kết luận cuộc họp Sau khi nghe phổ biến của Ông ........................................... đại diện Bộ phận quản lý Quỹ phát triển xã, đại diện các ban ngành trong xã đã thảo luận, phát biểu ý kiến đều thống nhất đề xuất việc sử dụng quỹ phát triển xã như sau: - Về nguồn vốn của Quỹ phát triển xã: ……………………………………….. đồng - Về phân bổ các hoạt động cho thôn: STT Nội dung Tên thôn bản được hưởng lợi Số người hưởng lợi Tổng quỹ được phân bổ Thời gian triển khai 1 2 3 … Ghi chú: cột “nội dung” cần ghi cụ thể các hoạt động được ưu tiên mà Ban phát triển xã lựa chọn trong bản Kế hoạch PTKTXH. Người lập Trưởng ban Phát triển xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 02 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN TỔNG HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG, CÁC NHÓM HỘ, CÁC HỘ GIA ĐÌNH ĐƯỢC ĐẦU TƯ TỪ DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… Thuộc thôn, bản: ………………………………………… Hôm nay, ngày tháng năm 200…, tại thôn, bản …………………….... thuộc xã …………………….... tổ chức cuộc họp bàn và đề xuất các hoạt động, các nhóm hộ, các hộ được đầu tư của Quỹ phát triển xã thuộc dự án PS-ARD. 1- Thành phần dự họp gồm có: Ông: ………………...…………: Đại diện bộ phận quản lý Quỹ PTX Ông …………………………..….: Trưởng thôn/bản .. ………………………………………………………………………………………. Các hộ gia đình trong thôn…………………………………………. 2- Kết luận cuộc họp Sau khi nghe phổ biến của Ông ..........................................., trưởng thôn; đại diện UBND xã và các hộ gia đình trong thôn đã thảo luận, phát biểu ý kiến đều thống nhất đề xuất việc sử dụng quỹ phát triển xã cho thôn…………………………………………..như sau: - Về nguồn vốn của Quỹ phát triển xã phân bổ cho thôn: ……………………………….. đồng - Về phân bổ các hoạt động cụ thể của thôn: STT Nội dung (ghi tên hoạt động cụ thể của thôn) Tên hộ/ nhóm hộ được hưởng lợi Số người hưởng lợi Tổng quỹ được phân bổ Thời gian triển khai 1 2 3 … Người lập Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 03 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DANH SÁCH CÁC HỘ NGHÈO Thôn: …………………………………………………… TT Tên chủ hộ 1 2 3 4 5 6 Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 04 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… Thôn, bản ………………... CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DANH SÁCH và KÝ NHÂN CỦA CÁC HỘ NGHÈO ĐƯỢC ĐẦU TƯ TỪ DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… Thôn: …………………………………………………… TT Tên chủ hộ Hoạt động tham gia Ký nhận 1 2 3 4 5 6 Trưởng thôn (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục II: lập dự toán Quỹ phát triển xã Biểu 05: TỔNG DỰ TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Mẫu số 05 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 TỔNG DỰ TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN Xà dự án PS-ARD năm 200… STT Nội dung công việc Số tiền Thời gian Người chịu trách nhiệm Ghi chú I Hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ: 1 Xây cống … 2 Sửa đường liên thôn… II Tập huấn cho các nhóm hộ cách phòng bệnh 1 Nhóm 1 2 Nhóm 2 … III Hỗ trợ các nhóm hộ mua máy Nhóm 1 Nhóm 2 … IV Hỗ trợ mua tài liệu Thôn ... Thôn ... V Các gia đình hỗ trợ về giống, phân bón Ông ... Ông ... Tổng cộng (I+II+III+IV+V) Kế toán Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Phụ lục III điều hành sử dụng Quỹ phát triển xã Biểu 06: DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH Biểu 07: HỢP ĐỒNG THI CÔNG Biểu 08: BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH Biểu 09: DỰ TOÁN LỚP TẬP HUẤN Biểu 10: DANH SÁCH HỘ/ NHÓM HỘ THAM GIA LỚP TẬP HUẤN Biểu 11: DỰ TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ Mẫu số 06 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH ..... CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Hạng mục Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 … Người lập Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mẫu số 07 Hợp đồng kinh tế Số: …………………. CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc HỢP ĐỒNG THI CÔNG Căn cứ ký hợp đồng: - Căn cứ Quyết định số …. ngày tháng năm … của UBND xã…. về việc Phê duyệt xây dựng công trình … - Căn cứ Biên bản cuộc họp ngày tháng năm 200… của thôn, bản về việc giao nhận thầu thi công tiểu dự án. - Căn cứ … Hôm nay ngày tháng năm 2008, tại thôn, bản ….. thuộc xã … II- Đại diện các bên giao thầu và nhận thầu: Đại diện bên giao thầu (Bên A) Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. Điện thoại: ……………………….. Có tài khoản số: …………………. tại Ngân hàng ……….. Đại diện bên nhận thầu (Bên B) Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. Điện thoại: ……………………….. Địa chỉ liên hệ: …………………………… Có tài khoản số: …………………. tại Ngân hàng ……….. III- Nội dung của hợp đồng giao nhận thầu: 1- Đối tượng của hợp đồng là: - Xây dựng mới hoặc sửa chữa công trình …………………………………. ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 2- Yêu cầu về số lượng công trình là: - Khối lượng theo bản tiên lượng theo hồ sơ, dự toán lập ngày tháng năm ….. và hồ sơ trúng thầu (nếu có). 3- Giá trị của hợp đồng: Giá trúng thầu ……….. hoặc chỉ định thầu ……… (Số tiền bằng số: ……………………, bằng chữ: …………………………………………………..) - Phương thức thực hiện hợp đồng: Hợp đồng chìa khoá trao tay (hợp đồng không có điều chỉnh giá) 4- Thời gian nghiệm thu công trình, bàn giao thanh toán: - Nghiệm thu khối lượng hoàn thành và thanh toán 1 tháng 1 lần. - Thanh toán theo giá trúng thầu được duyệt - Phương thức thanh toán: + Nhà thầu được tạm ứng số tiền là: ……… triệu đồng. + Hình thức thanh toán: Chuyển khoản 100% hoặc bằng tiền mặt ………… 5- Thời gian khởi công hoàn thành công trình: ……… ngày … - Khởi công ngày …. tháng … năm … - Hoàn thành ngày …. tháng … năm … - Bảo hành 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu, bàn giao cho đơn vị quản lý. IV- Trách nhiệm của các bên ký h ợp đồng: 1- Biện pháp đảm bảo ký hợp đồng: Bên giao thầu (Bên A) - Cung cấp hồ sơ, bản vẽ được duyệt cho nhà thầu. - Cử cán bộ giám sát kỹ thuật thường xuyên tại hiện trường. - Chịu trách nhiệm bổ sung kịp thời các thay đổi về hồ sơ thiết kế kỹ thuật (nếu có). Bên nhận thầu (Bên B): - Nhà thầu phải thi công công trình …………………………………….… theo đúng bản vẽ thiết kế được duyệt và đảm bảo chất lượng như điểm 2 mục III nêu trên. - Nếu công trình không đạt yêu cầu về khối lượng chất lượng, đại diện chủ đầu tư không chấp nhận, nhà thầu phải sửa chữa lại sau đó mới nghiệm thu, thanh toán; kinh phí sửa chữa lại do nhà thầu chịu trách nhiệm. 2- Phạt vi phạm hợp đồng: - Nếu công trình hoàn thành chậm so với thời gian quy định hoặc không đảm bảo chất lượng do lội của nhà thầu (Bên B) gây ra thì nhà thầu phải bù đắp mọi tổn thất và phải chịu phạt, mức phạt bằng 10% giá trị hợp đồng. 3- Xử lý khi tranh chấp hợp đồng Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu có tranh chấp về hợp đồng thì hai bên phối hợp thương lượng giải quyết. Nếu hai bên không tự giải quyết được thì cùng báo cáo lên cấp trên để xin ý kiến giải quyết. 4- Chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu toàn bộ giá trị hợp đồng theo đúng thoả thuận và phương thức như đã quy định trong hợp đồng này từ khi khởi công đến hoàn thành toàn bộ công trình và bảo hành công trình. Hai bên thống nhất nội dung các điều khoản ghi trong hợp đồng này với sự chứng kiến của các bên, bản hợp đồng được ký tên và đóng dấu vào ngày … tháng … năm… Hợp đồng này được lập thành 10 bản có giá trị pháp lý như nhau (Bên A giữ 06 bản; bên B giữ 04 bản để gửi các bên có liên quan). ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ (BÊN A) ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU (BÊN B) Mẫu số 08 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 BIÊN BẢN SỐ …. Nghiệm thu khối lượng …. hoàn thành Công trình: ………………………………………………………………. Hạng mục công trình: …………………………………………………… Địa điểm xây dựng: …………………………………………………….. Hội đồng nghiệm thu bao gồm: Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. , nơi cơ quan công tác ……………………. Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. , nơi cơ quan công tác ……………………. Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. , nơi cơ quan công tác ……………………. Đại diện bên nhận thầu (Bên B) Ông (bà): ………………………,Chức vụ: …………….. Điện thoại: ……………………….. Đại diện tổ giám sát thôn bản: Ông (bà): ………………………, chức vụ: …………….. , Ông (bà): ………………………, chức vụ: …………….. Đại diện bên tiếp nhận sử dụng khai thác công trình: Ông (bà): ………………………, chức vụ: …………….. , Ông (bà): ………………………, chức vụ: …………….. …. Hợp đồng đã tiến hành: 1- Xem xét hồ sơ tài liệu: ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 2- Kiểm tra tại hiện trường: 3- Nhận xét về khối lượng, thời gian thi công và chất lượng (Kỹ thuật, mỹ thuật). - Khối lượng: …………………………………………………………… - Chất lượng:……………………………………………………………… 4- Những sửa đổi (nếu có) 5- Kiến nghị: ……………………………………………………………………………… 6- Kết luận: ……………………………………………………………………………… THÀNH PHẦN THAM GIA ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ (BÊN A) HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU (Ký tên, đóng dấu) (Ký và ghi tên rõ từng người) - Đại diện ………………….. - Đại diện ………………….. - Đại diện ………………….. - Các phụ lục kèm theo (nếu có) Mẫu số 09 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN LỚP TẬP HUẤN …………………………... CỦA NHÓM ............ CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Nội dung công việc Thành tiền Ghi chú 1 Chi phí mời giảng viên 2 Chi nước uống 3 .. … Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 10 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DANH SÁCH HỘ/ NHÓM HỘ THAM GIA LỚP TẬP HUẤN ………………….. CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Họ và tên Địa chỉ Số tiền Ký nhận I Nhóm 1 1 2 II Nhóm 2 … Người lập (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 11 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 DỰ TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Nội dung chi Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Văn phòng phẩm - - - - - 2 Chi phí đi lại: - - - ... 3 Chi phí lập kế hoạch PTKT xã hội 4 Chi phí hội họp thôn bản 5 Chi phí khác Tổng cộng Người lập Tổ trưởng bộ phận quản lý quỹ PTX (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phụ lục IV quyết toán Quỹ phát triển xã Biểu 12: QUYẾT TOÁN KHỐI LƯỢNG CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH Biểu 13: BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG CẢI THIỆN ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT Biểu 14: BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Biểu 15: QUYẾT TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ Biểu 16: CÔNG KHAI KẾ HOẠCH VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN Mẫu số 12 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 QUYẾT TOÁN KHỐI LƯỢNG CÔNG TRÌNH ..... HOÀN THÀNH CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… ST T Tên vật tư Đơn vị tính Khối lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 2 3 … Tổng cộng Người lập Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mẫu số 13 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN CÁC HOẠT ĐỘNG CẢI THIỆN ĐIỀU KIỆN SẢN XUẤT CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… Đơn vị tính: Đồng STT Nội dung các hoạt động Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 … Tổng cộng Người lập Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mẫu số 14 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 BẢNG TỔNG HỢP GIÁ TRỊ ĐỀ NGHỊ QUYẾT TOÁN QUỸ PHÁT TRIỂN Xà NĂM … Của dự án PS-ARD năm 200… STT Nội dung công việc Số tiền Ghi chú I Hoạt động xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ: 1 Xây cống … 2 Sửa đường liên thôn… II Tập huấn cho các nhóm hộ cách phòng bệnh 1 Nhóm 1 2 Nhóm 2 … III Hỗ trợ các nhóm hộ mua máy Nhóm 1 Nhóm 2 … IV Hỗ trợ mua tài liệu Thôn ... Thôn ... V Các gia đình hỗ trợ về giống, phân bón Ông ... Ông ... Tổng cộng (I+II+III+IV+V) Kế toán Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) Mẫu số 15 UBND huyện ……………. UBND xã ………...........… CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập -Tự do -Hạnh phúc ….. ngày tháng năm 200 QUYẾT TOÁN CHI PHÍ HÀNH CHÍNH VÀ QUẢN LÝ CỦA DỰ ÁN PS-ARD NĂM 200… STT Nội dung chi Dự toán Quyết toán Ghi chú 1 Văn phòng phẩm 2 Chi phí đi lại 3 Chi phí lập kế hoạch PTKT xã hội 4 Chi phí hội họp thôn bản 5 Chi phí khác Tổng cộng Kết toán Chủ tịch UBND xã (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 16 C«ng khai kÕ ho¹ch (kÕt qu¶ thùc hiÖn) dù ¸n, chƯƠNg tr×nh …… n¨m...… A. Tæng kinh phÝ cña dù ¸n, ch−¬ng tr×nh:………………………………ngh×n ®ång(1) Trong ®ã: - Nguån tõ nhµ tµi trî:………………………….…. ngh×n ®ång - Nguån ®èi øng tõ ng©n s¸ch nhµ nưíc (nÕu cã):………………….…… ngh×n ®ång - Nguån ®ãng gãp cña nh©n d©n (nÕu cã):………………………ngh×n ®ång B. KÕ ho¹ch kinh phÝ n¨m c«ng khai:…………………………….…… ngh×n ®ång(2) Trong ®ã: - Nguån tõ nhµ tµi trî:…………………..……. ngh×n ®ång - Nguån ®èi øng tõ ng©n s¸ch nhµ níc (nÕu cã):…………………………..… ngh×n ®ång - Nguån ®ãng gãp cña nh©n d©n (nÕu cã):………………………. ngh×n ®ång C. Tæng sè kinh phÝ tÝnh ®Õn hÕt n¨m c«ng khai (®· sö dông) :……….. ngh×n ®ång(3) Trong ®ã: - Nguån tõ nhµ tµi trî:………………………..……. ngh×n ®ång - Nguån ®èi øng tõ ng©n s¸ch nhµ níc (nÕu cã):……………………… ngh×n ®ång - Nguån ®ãng gãp cña nh©n d©n (nÕu cã):……………..………. ngh×n ®ång D. Chi tiÕt kÕ ho¹ch (kinh phÝ ®· sö dông) n¨m c«ng khai: TT Néi dung chi Sè tiÒn (ngh×n ®ång) Ghi chó 1 Chi ®Êu tư cơ sở hạ tầng - Chi tiÕt theo tõng néi dung chi 2 Chi hỗ trợ cải thiện điều kiện sản xuất - Chi tiÕt theo tõng néi dung chi 3 Chi phÝ qu¶n lý dù ¸n, ch−¬ng tr×nh - Chi tiÕt theo tõng néi dung chi ………Tæng sè(4) Ghi chó: (1): Tæng sè kinh phÝ tho¶ thuËn víi nhµ tµi trî cho c¶ dù ¸n, ch¬ng tr×nh. (2) Sè kinh phÝ kÕ ho¹ch (®· sö dông) trong n¨m c«ng khai. (3): Sè kinh phÝ tÝnh (®· sö dông) tõ ®Çu dù ¸n ®Õn hÕt n¨m c«ng khai (4): Tæng quü hç trî PT x· ®· sö dông ®Õn hÕt n¨m c«ng khai Phụ lục V sổ kế toán theo dõi Quỹ phát triển xã Mẫu 01: SỔ QUỸ TIỀN MẶT - QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Mẫu 02: SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Mẫu 03: SỔ THEO DÕI CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Mẫu 04: SỔ THEO DÕI CÁC KHOẢN TẠM ỨNG Huyện ………… Mẫu số 01/QPT xã Xã ………….. Ngày tháng ghi sổ Số hiệu DIỄN GIẢI Số tiền Ghi chú Phiếu thu Phiếu chi Thu chi tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng …. Năm 200… - Số dư đầu tháng Cộng phát sinh tháng - Luỹ kế từ đầu năm - Số dư cuối tháng - Sổ này có ….. Trang, đánh số trang từ 01 đến trang …… - Ngày mở sổ: …… Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Người ghi sổ (Ký, họ tên) SỔ QUỸ TIỀN MẶT - QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Năm: …………. Huyện ………… Mẫu số 02/QPT xã Xã ………….. Loại tiền gửi: Quỹ phát triển xã Ngày tháng ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Gửi vào Rút ra Còn lại 1 2 3 4 5 6 7 8 Tháng …. năm 200… - Số dư đầu tháng Cộng phát sinh tháng - Luỹ kế từ đầu năm - Số dư cuối tháng - Sổ này có ….. trang, đánh số trang từ 01 đến trang …… - Ngày mở sổ: …… Ngày …. tháng …. năm 200… Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Năm: ……………………………. Người ghi sổ (Ký, họ tên) SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Số hiệu tài khoản tiền gửi: ……….. Huyện ………… Mẫu số 03/QPT xã Xã ………….. Đơn vị tính: đồng Ngày Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Ghi giảm chi Số hiệu Ngày, tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tháng …. năm 200… Cộng phát sinh tháng - Luỹ kế từ đầu năm - Sổ này có ….. trang, đánh số trang từ 01 đến trang …… - Ngày mở sổ: …… Ngày …. Tháng …. Năm 200… Người ghi sổ Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Diễn giải (diễn giải nội dung hoặc tên mục chi) Chi các hoạt động và quản lý hành chính Chứng từ SỔ THEO DÕI CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Năm: ………………… Huyện ………… Mẫu số 04/QPT xã Xã ………….. Tên đối tượng: ………………….. Số hiệu Ngày, tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 - Số dư đầu tháng Cộng phát sinh tháng - Luỹ kế từ đầu năm - Số dư cuối tháng - Sổ này có ….. trang, đánh số trang từ 01 đến trang …… - Ngày mở sổ: …… Ngày …. Tháng …. Năm 200… Kế toán trưởng Chủ tịch UBND xã (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ghi chúNgày tháng ghi sổ SỔ THEO DÕI CÁC KHOẢN TẠM ỨNG Năm: ……………… Số tiền đã thu Số tiền còn phải thu Người ghi sổ (Ký, họ tên) Chứng từ Số tiền tạm ứngDIỄN GIẢI Cam kết quản lý và sử dụng quỹ phát triển xã Mẫu quy chế quản lý và sử dụng quỹ phát triển xã CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hoà Bình, ngày tháng năm 2008 BẢN CAM KẾT QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUỸ PHÁT TRIỂN Xà - Căn cứ Bản thoả thuận ký giữa Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thụy Sĩ (SDC) và UBND tỉnh Hoà Bình ngày 11/12/2007 về việc đóng góp hỗ trợ cho “Chương trình cải thiện cung cấp dịch vụ công trong nông nghiệp và phát triển nông thôn (PS-ARD), Hợp phần 2” tại tỉnh Hòa Bình. - Căn cứ Tiêu chí và Quy trình quản lý, sử dụng Quỹ phát triển xã đã được Sở Tài chính tỉnh Hòa Bình ban hành. Đại diện các bên tham gia thực hiện quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã (CDF) bao gồm: - Đơn vị quản lý hợp phần PS-ARD: + Ông: Trần An Định – Quản đốc hợp phần Hòa Bình - UBND huyện…………………………… + Ông: ………………………………………. - UBND xã…………………………… + Ông/Bà: ………………………………………. Cùng nhau nhất trí “Cam kết" thực hiện quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã (CDF) như sau: I. Đơn vị quản lý hợp phần PS- ARD Hòa Bình: Cam kết chuyển ……………………..đ theo từng năm (2008, 2009, 2010) cho xã ngay sau khi có đầy đủ điều kiện: - Được trưởng nhóm/ban hỗ trợ/chỉ đạo PS-ARD huyện đề nghị giải ngân Quỹ phát triển xã. Kèm theo gồm: 1. Thông tin về tài khoản riêng tại Ngân hàng NN & PTNT huyện; 2. Quyết định thành lập ban phát triển/tổ công tác xã; 3. Có bản kế hoạch phát triển kinh tế xã hội được phê duyệt. 4. Cam kết quản lý và sử dụng quỹ phát triển xã được 3 bên ký kết. 5. Có quy chế quản lý, sử dụng Quỹ phát triển xã được UBND huyện chấp nhận. 6. Có kế hoạch sử dụng quỹ phát triển xã của năm được chấp nhận. 1 - Chỉ phân bổ quỹ cho các năm tiếp theo nếu xã quản lý, sử dụng có hiệu quả nguồn quỹ phát triển đã cấp các năm trước (thể hiện trong báo cáo quản lý sử dụng quỹ phát triển xã cuối năm và xác nhận quản lý sử dụng có hiệu quả của huyện). - Tổng kết và giới thiệu kinh nghiệm hay trong việc quản lý và sử dụng quỹ phát triển xã của các huyện với xã. - Cân đối bổ sung quỹ dự phòng nếu xã quản lý, sử dụng công khai, minh bạch, có hiệu quả nguồn quỹ phát triển xã đã có. II. UBND huyện……………… 1. Tổng hợp và xác nhận các xã có đủ điều kiện phân bổ quỹ phát triển xã gửi đơn vị quản lý hợp phần cùng bản sao các hồ sơ liên quan. 2. Hướng dẫn, định hướng việc sử dụng quỹ phát triển xã phù hợp với nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội của huyện. 3. Phân công cán bộ giám sát việc quản lý, sử dụng và hỗ trợ xã (khi cần). 4. Chỉ đạo phòng tài chính kế hoạch huyện thực hiện các nội dung sau: - Hỗ trợ và tư vấn trong quá trình quản lý vốn. - Hỗ trợ xây dựng các mẫu biểu sử dụng quỹ theo yêu cầu. - Kiểm tra hàng quý, năm và đột xuất tình hình quản lý quỹ. - Phối hợp các bên liên quan giải quyết các vấn đề phát sinh trong quản lý quỹ. - Tham gia lập kế hoạch và dự toán thực hiện hoạt động (tờ hoạt động). - Tổng hợp, báo cáo hàng quý về tình hình quản lý các quỹ với UBND 5. Báo cáo đánh giá hàng năm việc sử dụng quỹ phát triển của các xã. III. UBND xã………………………………………. 1. Thực hiện đúng quy trình quản lý lồng ghép, minh bạch các nguồn lực tài chính tại xã do Sở tài chính tỉnh Hòa Bình ban hành. 2. Thực hiện đầy đủ quy định các tiêu chí phân bổ Quỹ phát triển xã. 3. Thực hiện quy trình quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã. Bảo đảm thực hiện đầy đủ các điều kiện để thực hiện giải ngân Quỹ phát triển xã. 4. Quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã đúng mục đích, đúng quy chế. 5. Xây dựng kế hoạch và dự toán thực hiện các hoạt động sử dụng nguồn quỹ phát triển xã và gửi Phòng tài chính kế hoạch huyện thẩm định. 6. Việc xây dựng và thực hiện kế hoạch sử dụng quỹ phát triển xã được triển khai và thông báo đến các thôn trong xã. 2 7. Chỉ sử dụng quỹ cho các hoạt động nông nghiệp và phát triển nông thôn nâng cao năng lực và xây dựng cơ sở hạ tầng nhỏ có trong bản Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của xã. 8. Sử dụng quỹ có hiệu quả, công khai, minh bạch và theo đúng Quy trình quản lý quỹ đã được ban hành. 9. Cuối mỗi năm tổ chức đánh giá việc quản lý quỹ, đánh giá kết quả các hoạt động sử dụng quỹ, xem xét mức độ hài lòng của các bên liên quan về quản lý quỹ. IV. Cam kết chung 1. Các bên có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, giám sát, đánh giá hiệu quả sử dụng quỹ, bảo đảm sử dụng quỹ hiệu quả nhưng phải bảo đảm mục tiêu phát triển và mục đích của Chương trình cải thiện cung cấp dịch vụ công trong nông nghiệp và phát triển nông thôn. 2. Mọi hành vi vi phạm các quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng Quỹ hỗ trợ phát triển xã và các quy định tại Quy chế này, tuỳ theo tính chất, mức độ có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. 3. Cả ba bên có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các nội dung đã cam kết trên. Cam kết này được lập thành 3 bản, có giá trị như nhau, UBND huyện giữ 01 bản, Đơn vị quản lý hợp phần PS-ARD giữ 01 bản và UBND xã giữ 01 bản./. UBND HUYỆN…………..… ĐƠN VỊ QLHP PS-ARD UBND XÃ…………….….. (Đại diện ký tên, đóng dấu) (Đại diện ký tên, đóng dấu) (Đại diện ký tên, đóng dấu) 3 UBND HUYỆN …………… CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM XÃ…………………………. Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ SỬ DỤNG QUỸ PHÁT TRIỂN Xà (Ban hành kèm theo Quyết định số ……/QĐ-UNND ngày tháng năm của Uỷ ban nhân dân xã) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi áp dụng. Quy chế này quy định việc tổ chức, hoạt động, quản lý và sử dụng Quỹ phát triển xã, áp dụng trong thời gian thực hiện Dự án PS-ARD trên địa bàn xã.................................................... Điều 2. Mục đích và đối tượng sử dụng Quỹ phát triển xã 1. Quỹ phát triển xã chỉ được sử dụng cho các hoạt động Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có trong bản Kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm của xã (bao gồm các hoạt động liên quan đến nông lâm nghiệp, nâng cao năng lực và cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn). 2. Đối tượng sử dụng Qũy phát triển xã là các hộ, nhóm hộ đảm bảo các yêu cầu: - Các hộ gia đình trong xã đáp ứng các tiêu chí của dự án đều được hưởng lợi từ Quỹ phát triển xã, trừ các hộ gia đình/nhóm hộ gia đình đang được hưởng lợi từ hoạt động tương tự của các dự án, chương trình khác; - Các hộ gia đình, nhóm hộ có nhu cầu sử dụng vốn, tuân thủ cam kết thực hiện các hoạt động và có trách nhiệm trong thôn/xóm; - Đối tượng ưu tiên được sử dụng Quỹ: Quỹ phải hướng tới đối tượng là hộ nghèo, cận nghèo, phụ nữ hoặc các hoạt động do phụ nữ lựa chọn.(Đối tượng này phải chiểm 50% số hộ được sử dụng quỹ trên địa bàn xã) Ngoài ra ưu tiên các hoạt động nhiều người được hưởng lợi, ưu tiên các xóm thuộc vùng sâu, vùng xa. - Ưu tiên các nhóm đối tượng (nhóm sở thích trong thôn/xã) đang sản xuất nông, lâm nghiệp, tự nguyện tham gia vào chương trình, hoạt động của PS-ARD. Điều 3. Nguyên tắc tổ chức quản lý, sử dụng và hoạt động của Quỹ phát triển xã 1. Quỹ phát triển xã do UBND xã quản lý, Quỹ có tài khoản giao dịch riêng tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Chủ tịch/phó chủ tịch UBND xã (Trưởng ban phát triển xã) làm chủ tài khoản, kế toán xã làm kế toán quỹ, sử dụng con dấu của UBND xã để quản lý và giao dịch. 2. Việc sử dụng Quỹ phát triển xã phải có hiệu quả, đảm bảo nguyên tắc công khai, minh bạch, được tổ chức quản lý và sử dụng theo Quy trình về quản lý lồng ghép, minh bạch các nguồn lực tài chính nói chung và Quy trình quản lý quỹ phát triển xã đã được Sở Tài chính ban hành. 1 Chương II TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ NHIỆM VỤ QUẢN LÝ QUỸ PHÁT TRIỂN Xà Điều 4. Tổ chức bộ máy quản lý quỹ Bộ phận quản lý quỹ do UBND xã thành lập, bao gồm các thành phần: Chủ tịch/phó chủ tịch UBND xã là Chủ tài khoản, kế toán xã làm kế toán quỹ, và trưởng các ban, ngành, trưởng thôn, bản làm uỷ viên. (Căn cứ vào quyết định thành lập Bộ phận quản lý quỹ của từng xã, các xã chi tiết theo từng chức danh cụ thể). Điều 5. Nhiệm vụ, quyền hạn Bộ phận quản lý quỹ có trách nhiệm quản lý quỹ phát triển xã theo quy định, hàng quý, năm có trách nhiệm báo cáo tình hoạt động của quỹ với HĐND, UBND xã. Hội đồng nhân dân xã, Ban giám sát xã và các thôn/bản có các hộ/nhóm hộ được sử dụng Quỹ có trách nhiệm tham gia giám sát việc sử dụng Quỹ. Chương III QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG QUỸ Điều 6. Quỹ phát triển xã được sử dụng cho các hoạt động sau: 1. Sử dụng đầu tư cho cơ sở hạ tầng nhỏ trong nông nghiệp và phát triển nông thôn:…..% (không quá 40% Quỹ/năm). Bao gồm các nội dung sau: Nêu các nội dung cụ thể theo quy định của xã (ví dụ: làm đường, sửa mương, làm nhà vệ sinh……..) 2. Sử dụng cho các hoạt động cải thiện điều kiện sản xuất, gồm: ……....%. Nêu các nội dung cụ thể theo quy định của xã (VD: tập huấn, thực hành trên hiện trường, hỗ trợ giống/phân bón, hỗ trợ lãi xuất vay, xây dựng mô hình, thực hiện các thử nghiệm…). 3. Quản lý phí: Sử dụng …….% quỹ (không qúa 10% Quỹ/năm) cho công tác hành chính, quản lý quỹ Tuỳ thuộc quy định của xã.(VD: Lập kế hoạch, chè nước, văn phòng phẩm cho các hoạt động của quỹ……) Chú ý: không sử dụng chi phụ cấp kiêm nhiệm. Điều 7. Điều hành và sử dụng quỹ 1. Thôn/bản có trách nhiệm tổ chức họp thôn/bản, đề xuất, bình xét các hoạt động, các hộ/nhóm hộ được hỗ trợ theo quy định. 2. Bộ phận quản lý quỹ thông báo các tiêu chí sử dụng quỹ cho các thôn/bản. Thẩm định và lựa chọn các hoạt động hỗ trợ do thôn/bản đề xuất lên. Thông báo công khai kết quả thẩm định cho các thôn/bản biết. 3. Kế toán quỹ có trách nhiệm hướng dẫn các thôn/bản tổng hợp các hoạt động hỗ trợ (theo mẫu số 02 hướng dẫn tại Quy trình quản lý quỹ). Lập, tổng hợp dự toán thu, chi quỹ phát triển xã báo cáo UBND trình HĐND xã phê duyệt. Hướng dẫn các bộ phận liên quan lập và tổng hợp chứng từ chi từ quỹ phát triển xã, thực hiện hạch toán kế toán, lập báo cáo quyết toán quỹ theo đúng mẫu biểu, hệ thống số sách đã quy định tại quy trình quản lý quỹ. 2 Điều 8. Tổ chức thực hiện 1. Bộ phận quản lý quỹ, các ban, ngành, đoàn thể liên quan và các hộ/ nhóm hộ được sử dụng và hưởng lợi từ quỹ phát triển xã căn cứ Quy chế này tổ chức thực hiện quản lý và sử dụng quỹ theo đúng quy định. 2. Các hộ/nhóm hộ được sử dụng quỹ căn cứ quy chế này thực hiện cam kết sử dụng quỹ đúng mục đích và hiệu quả. UBND HUYỆN……… UBND XÃ…….. (Đại diện, ký tên, đóng dấu) (Đại diện, ký tên, đóng dấu) 3