Quy định quản lý nhân sự

QUY ĐỊNH QUẢN Lí NHÂN SỰ I - MỤC ĐÍCH: Giỳp cho Phũng HCNS quản lý nhõn sự từ khi vào cụng ty cho đến khi nghỉ việc. Hỗ trợ Trưởng cỏc bộ phận trong việc quản lý nhõn sự. II – PHẠM VI: Áp dụng cho toàn cụng ty. III – ĐỊNH NGHĨA: CNV: Cụng nhõn viờn. HCNS: Hành chỏnh Nhõn sự QDQLNS: Quy định quản lý nhõn sự. IV – NỘI DUNG: Tuyển dụng nhõn viờn: Quản lý việc tuyển dụng nhõn viờn được thực hiện theo Thủ tục Tuyển dụng. qua Mó số cụng việc và mó số nhõn viờn: Mỗi loại cụng việc sẽ được ghi một loại mó số tạo điều kiện cho việc tuyển dụng, đào tạo, phõn tớch mụ tả cụng việc… Mó cụng việc được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận – chữ viết tắt hoa của vị trớ cụng việc (bằng tiếng Anh), vớ dụ: Nhõn viờn bảo trỡ – Phũng Hành chỏnh nhõn sự (Maintenance Staff – HR Dept) là HR – MS. Mà số nhõn viờn được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận (bằng tiếng anh) – số thứ tự (số tiến, hai chữ số). Vớ dụ nhõn viờn bảo trỡ mó số: HR – 02. Trường hợp cú sự thay đổi, thuyờn chuyển nhõn sự thỡ Phũng HCNS tiến hành thay đổi mó số nhõn viờn và bỏo cho Trưởng bộ phận, cỏ nhõn liờn quan được biết. Phũng HCNS lập danh sỏch mó số cụng việc trỡnh Giỏm đốc cụng ty duyệt và thụng bỏo cho cỏc bộ phận biết. Phũng HCNS chịu trỏch nhiệm quản lý mó số cụng việc và mó số nhõn viờn. Danh sỏch CNV Cụng ty: Danh sỏch CNV gồm cỏc cột sau: Số thứ tự, họ tờn nhõn viờn,ngày thỏng năm sinh, giới tớnh, hộ khẩu thường trỳ, nơi tạm trỳ – nơi ở hiện nay, số CMND, Số điện thoại liờn lạc. Danh sỏch CNV do Phũng HCNS lập và cập nhật hàng thỏng chớnh xỏc theo biểu mẫu: 1/BM-QDQLNS. Quản lý hồ sơ nhõn sự: Phũng HCNS chịu trỏch nhiệm tổ chức việc quản lý hồ sơ của CNV đầy đủ theo yờu cầu của Thủ tục Tuyển Dụng. CNV cú trỏch nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ phục vụ cho nhu cầu quản lý của cụng ty. Quản lý giờ cụng lao động: Bảng chấm cụng: Cụng ty lập bảng chấm cụng để theo dừi thời gian làm việc của nhõn viờn theo biểu mẫu: 2/BM-QDQLNS. Trưởng bộ phận cú trỏch nhiệm cung cấp bảng chấm cụng cho Phũng HCNS kiểm tra đột xuất về thời giờ làm việc của nhõn viờn. Khi cú nhu cầu tăng ca, bộ phận và cỏ nhõn gởi giấy để nghị tăng ca theo biểu mẫu: 3/BM-QDQLNS, và chuyển về cho Phũng HCNS, trường hợp khụng chuyển kịp thỡ phải chuyển về chậm nhất hết ngày hụm sau. Trưởng bộ phận cú trỏch nhiệm chấm cụng giờ tăng ca vào bảng chấm cụng cho nhõn viờn theo biểu mẫu: 4/BM-QDQLNS và chuyển bảng chấm cụng cho Phũng HCNS chậm nhất hết ngày hụm sau. Giấy cụng tỏc: CNV đi cụng tỏc phải cú giấy cụng tỏc do Trưởng bộ phận ký, giấy cụng tỏc phải chuyển kốm bảng chấm cụng về Phũng HCNS vào cuối kỳ kết toỏn. Quản lý đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực: Quản lý việc đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực được thực hiện theo Thủ tục Đào tạo. Quản lý lương, thưởng, chế độ cho người lao động: thực hiện theo quy chế lương thưởng và chế độ cho người lao động. Quản lý nghỉ phộp: CNV được nghỉ phộp theo quy định của nội quy lao động của cụng ty. CNV muốn nghỉ phộp phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 5/BM-QDQLNS, chuyển Trưởng bộ phận ký, sao đú chuyển phũng HCNS xem xột, nếu Phũng HCNS đồng ý thỡ CNV mới được nghỉ. Trước khi duyệt đồng ý cho nhõn viờn nghỉ phộp, Trưởng bộ phận phải thu xếp cụng việc cho người khỏc làm thay, đảm bảo cụng việc được thực hiện trụi chảy. Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ phộp hoặc nhõn viờn nghỉ việc từ 4 ngày trở lờn thỡ Phũng HCNS phải chuyển giấy nghỉ phộp cho Ban Giỏm đốc duyệt. Quản lý nghỉ việc riờng: CNV được nghỉ việc riờng theo quy định của nội quy lao động của cụng ty. CNV muốn nghỉ việc riờng phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 6/BM-QDQLNS, chuyển Trưởng bộ phận ký, sao đú chuyển phũng HCNS xem xột, nếu Phũng HCNS đồng ý thỡ CNV mới được nghỉ. Trước khi duyệt đồng ý cho nhõn viờn nghỉ việc riờng, Trưởng bộ phận phải thu xếp cụng việc cho người khỏc làm thay, đảm bảo cụng việc được thực hiện trụi chảy. Trường hợp cú việc gấp thỡ CNV được nghỉ nhưng CNV cú trỏch nhiệm giải trỡnh cho Phũng HCNS biết lý do và vẫn phải làm đơn xin nghỉ việc riờng bự. Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ việc riờng hoặc nhõn viờn nghỉ việc từ 4 ngày trở lờn thỡ Phũng HCNS phải chuyển giấy nghỉ việc riờng cho Ban Giỏm đốc duyệt. Điều động nhõn viờn: Việc điều chuyển nhõn sự từ Bộ phận này sang Bộ phận khỏc phải được cấp Trưởng quản lý cả hai Bộ phận này đồng ý và giấy chuyển phải thụng bỏo cho P HCNSọ. Việc chuyển nhõn sự trong bộ phận tạm thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong một bộ phận do Trưởng bộ phận đú quyết định. Tuy nhiờn việc chuyển đổi phải được thụng bỏo ngay cho Phũng HCNS biết để quản lý nhõn sự và cụng tỏc tớnh lương. Trường hợp chuyển nhõn sự quỏ 10 ngày thỡ phải được Trưởng phũng HCNS đồng ý. Việc chuyển đổi nhõn viờn văn phũng, cỏn bộ cấp tổ trưởng trở lờn phải được Giỏm đốc phờ duyệt. Khi tiến hành chuyển đổi, Người cú thẩm quyền chuyển đổi phải bàn giao số người từ bộ phận chuyển đổi tối bộ phận mới. Trong thời gian chuyển đổi nhõn sự, CNV trực thuộc toàn quyền quản lý của Trưởng bộ phận mới. Xử lý vi phạm kỷ luật: Việc xử lý vi phạm kỷ luật thực hiện theo nội quy lao động và Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và xem xột khiếu nại về thi hành kỷ luật. Quản lý nghỉ việc: Khi nghỉ việc, nhõn viờn viết đơn xin nghỉ việc theo mẫu :7/BM-QDQLNS chuyển lờn Trưởng bộ phận xem xột, nếu đồng ý thỡ Trưởng bộ phận chuyển đơn cho Phũng HCNS xem xột, Phũng HCNS sẽ xem xột đơn, tỡm hiểu tõm tư nguyện vọng của người lao động. Trường hợp khụng thuyết phục được, cả hai bờn đều đồng ý theo đơn xin nghỉ việc thỡ chuyển đơn cho BGĐ duyệt và ra quyết định nghỉ việc. Phũng HCNS lập danh sỏch CNV nghỉ việc theo biểu mẫu 8/BM-QDQLNS và hàng thỏng cập nhật danh sỏch nghỉ việc vào cuối thỏng. Khi nhận được thụng tin về nghỉ việc của nhõn viờn, Phũng HCNS yờu cầu nhõn viờn bàn giao cụng việc, lập biờn bản bàn giao, chuyển biờn bản bàn giao về phũng HCNS. Sau khi nhận được biờn bản bàn giao, Phũng HCNS lập bảng đề nghị cỏc loại chế độ cho nhõn viờn nghỉ việc và chuyển cho Giỏm đốc duyệt, sau đú chuyển cho Phũng Kế toỏn thanh toỏn. Phũng HCNS mời nhõn viờn nghỉ việc đến làm Thủ tục nghỉ việc gồm giải thớch chế độ nghỉ việc, việc trả hồ sơ, làm giấy chứng nhận cụng tỏc. Trường hợp nhõn sự nghỉ ngang khụng bỏo cho cụng ty biết, Trưởng bộ phận cú trỏch nhiệm bỏo cho Phũng HCNS biết. Phũng HCNS sẽ gởi thư thụng bỏo chấm dứt hợp đồng lao động đến cho đương sự, hẹn ngày đến làm việc. Trường hợp nhõn sự đến cụng ty thỡ thực hiện theo bước trờn, nếu nhõn sự khụng đến thỡ lập quyết định sa thải nhõn viờn và lưu hồ sơ, phần lương chưa trả sẽ được thu về phũng kế toỏn. Sau khi đó hoàn tất xong thủ tục nghỉ việc, phũng HCNS loại nhõn sự khỏi danh sỏch CNV cụng ty và loại riờng hồ sơ nghỉ việc. V – TÀI LIỆU THAM KHẢO: Nội quy lao động. Thủ tục Tuyển dụng Thủ tục Đào tạo. Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và xem xột khiếu nại về thi hành kỷ luật. Quy chế lương thưởng và chế độ cho người lao động. VI – PHỤ LỤC: Danh sỏch CNV Cụng ty Biểu mẫu: 1/BM-QDQLNS Bảng chấm cụng Biểu mẫu: 2/BM-QDQLNS Giấy đề nghị tăng ca Biểu mẫu: 3/BM-QDQLNS Bảng chấm cụng tăng ca Biểu mẫu: 4/BM-QDQLNS Đơn xin nghỉ phộp Biểu mẫu: 5/BM-QDQLNS Đơn xin nggỉ việc riờng Biểu mẫu: 6/BM-QDQLNS Đơn xin nghỉ việc Biểu mẫu: 7/BM-QDQLNS Danh sỏch CNV nghỉ việc Biểu mẫu: 8/BM-QDQLNS œ ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC Kớnh gửi : Ban Giỏm Đốc Cụng Ty Phũng Hành chỏnh – Nhõn sự Tụi tờn là : …………….. Chức vụ : Bộ phận : …………….. Nay tụi làm đơn này, kớnh xin BGĐ cho tụi được thụi việc kể từ ngày ……………. Lý do : ……………. ……………… ……………… Tụi đó bàn giao cụng việc cho :…………………………….……..Bộ phận : Cỏc cụng việc được bàn giao : ……………. …………… …………… …………….. Tụi cam đoan là đó bàn giao cụng việc lại cho bộ phận cú liờn quan trước khi nghỉ việc. Rất mong Ban Giỏm đốc xem xột và chấp thuận cho tụi được phộp thụi việc. Tụi xin chõn thành cảm ơn. Trưởng bộ phận Người làm đơn Phũng HCNS Ban Giỏm đốc ĐƠN XIN NGHỈ PHẫP Kớnh gửi : Ban Giỏm Đốc Cụng Ty Phũng Hành chỏnh – Nhõn sự Tụi tờn là : ……………….. MSNV : Bộ phận : ………………. Địa chỉ và số điện thoại liờn lạc khi cần thiết : ………………. ………………. ………………. Nay tụi trỡnh đơn này kớnh xin BGĐ chấp thuận cho tụi được nghỉ Trong thời gian .…..... ngày (Kể từ ngày…………………….... đến hến ngày ……… ……..) Lý do xin nghỉ phộp : ………………. ………………. ………………. ………………. Tụi đó bàn giao cụng việc cho :……………………………………..Bộ phận : ……………………… Cỏc cụng việc được bàn giao : ……………… ……………… Trưởng BP Người làm đơn TP.HCNS Ban giỏm đốc GIẤY ĐỀ NGHỊ TĂNG CA Ngày tăng ca : ………… thỏng ………… năm 2004 Lý do tăng ca: Đề nghị cụng ty chấp thuận cho chỳng tụi được tăng ca. STT HỌ VÀ TấN MSNV BỘ PHẬN THỜI GIAN (Từ ….đến…..) Kí NHẬN Ngày ……. Thỏng ……. Năm 200…. Người đại diện nhúm Trưởng BP TP.HCNS BẢNG CHẤM CễNG TĂNG CA Ngày …. thỏng …. năm 200… STT HỌ VÀ TấN BỘ PHẬN THỜI GIAN LÀM THấM Mễ TẢ CễNG VIỆC Kí NHẬN GHI CHÚ Ngày Thời gian (Từ ..đến) Tổng số giờ Tổ Bảo vệ Trưởng BP T. Phũng Nhõn sự DANH SÁCH CNV NGHỈ VIỆC Stt Họ ttờn MSNV Bộ phận Ngày nghỉ việc Loại nghỉ việc Nghỉ đỳng (đủ) thời hạn Nghỉ khụng đủ thời hạn Nghỉ vụ lỷ luật (k.bỏo) TP HCM, Ngày…thỏng….năm 200.. Trưởng phũng HCNS Lập biểu ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC RIấNG Kớnh gửi : Ban Giỏm Đốc Cụng Ty Phũng Hành chỏnh – Nhõn sự Tụi tờn là : ……………….. MSNV : Bộ phận : ………………. Địa chỉ và số điện thoại liờn lạc khi cần thiết : ………………. ………………. ………………. Nay tụi trỡnh đơn này kớnh xin BGĐ chấp thuận cho tụi được nghỉ việc riờng (nghỉ khụng lương) Trong thời gian .…..... ngày (Kể từ ngày…………………….... đến hến ngày ……… ……..) Lý do: ………………. ………………. ………………. ………………. ………………. Tụi đó bàn giao cụng việc cho :……………………………………..Bộ phận : ……………………… Cỏc cụng việc được bàn giao : ……………… ……………… ……………… Trưởng BP Người làm đơn TP.HCNS Ban giỏm đốc BẢNG CHẤM CễNG Thỏng:……….năm 200…; Bộ phận:……………………….; từ ngày……thỏng……năm 200….đến ngày…… thỏng……năm 200……. Stt Họ tờn MSNV Thứ hai Thứ Ba Thứ Tư Thứ Năm Thứ Sỏu Thứ Bảy G.chỳ Sỏng Chiều Sỏng Chiều Sỏng Chiều Sỏng Chiều Sỏng Chiều Sỏng Chiều Phũng HCNS Trưởng bộ phận Người lập DANH SÁCH CNV CễNG TY Stt Họ tờn MSNV Bộ phận Ngày thỏng năm sinh Giới tớnh Họ khẩu Tạm trỳ/nơi ở hiện nay Số CMNS ĐT G.chỳ TP HCM, Ngày…thỏng….năm 200.. Trưởng phũng HCNS Lập biểu