Quản trị nhân lực - Tuyển dụng

BÀI 6 TUYỂN DỤNG Làm thế nào để tuyển được đúng người??? Một quyết định từ chối sai tất nhiên là khơng tốt”, - Joel Spolsky giải thích, - “nhưng nĩ khơng cĩ hại cho cơng ty. Cịn quyết định tiếp nhận sai sẽ làm hại cho tập đồn và đương nhiên phải mất nhiều cơng sức mới cĩ thể sửa chữa được”.   MƠ HÌNH KIM TỰ THÁP Mơ hình “Kim tự tháp” 6:1 : Qua lần sàng lọc hồ sơ đầu tiên mời 16-17% ứng viên đến cty(tham gia thi viết) 4:3 : Qua bài thi viết, chọn 75% ứng viên mời tham gia phỏng vấn 3:2 : Qua PV, chọn 2/3 mời tham gia PV sâu, đĩ cĩ thể là vài vịng PV(65-70%) 2:1 : Quyết định cuối cùng là 50% NỘI DUNG Tổ chức tuyển dụng Đánh giá ứng viên Đánh giá tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng Phân biệt vai trị của Phịng nhân sự và các nhà quản lý chức năng Giả sử cơng ty cần tuyển 1 kỹ sư điện tử. Ai là người phụ trách việc này? Giám đốc Cơng ty? Trưởng phịng Nhân sự? Trưởng phịng kỹ thuật? Thuê dịch vụ? Trách nhiệm của các cấp quản lý trong tuyển dụng Tổ chức tuyển dụng Chính sách tuyển dụng Quy trình tuyển dụng Chính sách tuyển dụng Tình huống Cty xi Điện lực 3 đang cần tuyển một kỹ sư cho bộ phận kỹ thuật để thay thế người vừa nghỉ việc. Qua quá trình phỏng vấn, cĩ 2 ứng viên đạt yêu cầu: anh Thạnh và anh Lộc. Sau khi bàn bạc giữa Trưởng phịng Nhân sự và Trưởng phịng Kỹ thuật, cơng ty quyết định chọn anh Thạnh vì mức lương do anh đề nghị phù hợp với chính sách hiện hành của cty, trong khi anh Lộc cĩ kinh nghiệm hơn nhưng lại yêu cầu mức lương cao hơn so với quy định. Trước khi tuyển dụng, Trưởng phịng Nhân sự đã bàn bạc với Giám đốc cơng ty về mức lương cho phép để thương lượng với ứng viên, và GĐ khẳng định rằng ơng chỉ tiếp nhận những trường hợp yêu cầu mức lương nằm trong quy chế trả lương của cty. Trưởng phịng Nhân sự đã cho gửi thư cảm ơn anh Lộc đồng thời viết thư mời anh Thạnh đến nhận việc vào đầu tuần sau. Bỗng nhiên GĐ gọi điện cho Trưởng phịng NS nĩi rằng ơng thay đổi ý kiến và quyết định: chọn anh Lộc vì cĩ thể trong tương lai anh sẽ hỗ trợ đào tạo các kỹ sư mới ra trường đang làm việc trong cty. GĐ chấp nhận mức lương mà anh Lộc đề nghị và yêu cầu Trưởng phịng NS làm thủ tục tiếp nhận. Trưởng phịng NS hết sức bối rối, khơng biết làm cách nào để mời anh Lộc làm việc vì Trưởng phịng mới biết anh vừa nhận việc ở cty khác. Trưởng phịng càng khĩ xử hơn khi khơng biết phải từ chối như thế nào với anh Thạnh??? Bạn sẽ giải quyết như thế nào nếu bạn là Trưởng phịng Nhân sự? Kết luận Quan điểm tuyển dụng phải được thể hiện bằng Chính sách tuyển dụng Chính sách tuyển dụng phải xác định rõ Yếu tố nào là quan trọng nhất trong việc thu hút ứng viên? Kinh nghiệm? kỹ năng chuyên mơn? Quan điểm và thái độ phù hợp với văn hố DN? Mức lương yêu cầu? Cĩ ưu tiên tuyển dụng nội bộ hoặc cho phép tuyển dụng người thân của nhân viên hay khơng? Cung cấp những điều kiện và phương tiện làm việc cho nhân viên ở mức độ nào? Điều kiện để ký kết hợp đồng lao động chính thức sau thời gian thử việc là gì?... Quy trình tuyển dụng Xác định nhu cầu Tìm kiếm ứng viên Đánh giá & lựa chọn Hướng dẫn hội nhập Xác định nhu cầu TD Cĩ cần tuyển nhân viên khơng? Xác định nội dung cơng việc Xác định yêu cầu đối với ứng viên Xác định nhu cầu tuyển dụng Tình huống Hồ bình là một cty thương mại chuyên nhập khẩu và bán các phụ tùng xe hơi. Bộ phận kế tốn của cty cĩ 4 nhân viên, 1 kế tốn trưởng, 1 kế tốn thanh tốn, 1 kế tốn cơng nợ và 1 thủ quỹ. Nhân viên kế tốn thanh tốn vừa xin nghỉ việc và kế tốn trưởng đề nghị tuyển người thay thế vào thời điểm kế tốn trưởng đề nghi tuyển người thay thế thì Giám đốc cty đang đi cơng tác ở nước ngồi. Theo quy địng của cty, mọi quyết định tuyển nhân viên đều phải được sự chấp thuận của Giám đốc, vì vậy, việc tuyển dụng phải hỗn lại 1 tháng. Kế tốn trưởng phải bố trí cơng việc của bộ phận kế tốn, theo đĩ, cơng việc của kế tốn thanh tốn được chia sẻ cho thủ quỹ và kế tốn cơng nợ. Thủ quỹ sẽ kiêm thêm trách nhiệm thực hiện các giao dịch thanh tốn trong nước, cịn kế tốn cơng nợ kiêm thêm trách nhiệm thực hiện các giao dịch thanh tốn với các nhà cung cấp nước ngồi. Một tháng trơi qua và cơng việc của bộ phận kế tốn vẫn tiến triển tốt đẹp mặc dù đĩ là thời gian bận rộn nhất trong năm. Xem xét lại tình hình kinh doanh của cty, kế tốn trưởng nhận thấy cty định hướng trở thành một cty chuyên cung cấp các mặt hàng cao cấp do đĩ chỉ lựa chọn một số nhà cung cấp uy tín. Như vậy, số lượng các nhà cung cấp sẽ giảm mạnh và cơng việc của kế tốn thanh tốn sẽ giảm theo. Kế tốn trưởng quyết định khơng tuyển thêm nhân viên nữa. Bạn thấy thế nào? Kết luận Khi cĩ sự thay đổi tạo ra một vị trí khuyết người, hãy cân nhắc tất cả các phương án trước khi bạn quyết định tuyển người mới Xác định nội dung cơng việc Tình huống Hùng là trưởng bộ phận chăm sĩc khách hàng. Sáu tháng trước đây, khi một nhân viên xin nghỉ việc, anh đề nghị được tuyển thêm người, nhưng Giám đốc kinh doanh đã thuyết phục anh cố gắng điều hành cơng việc. Thời gian đầu mọi việc cũng ổn nhưng 2 tháng gần đây do những thay đổi trong chính sách hậu mãi của cty nên khối lượng cơng việc tăng lên rất nhiều, anh khơng thể tiếp tục đương đầu. Anh lại lên gặp Giám đốc kinh doanh và lần này đề nghị tuyển thêm người của anh đựơc chấp thuận. Tuy nhiên, Giám đốc kinh doanh nĩi: “Tơi muốn biết chính xác người sắp tuyển sẽ làm việc gì?” Theo bạn, căn cứ vào đâu để Hùng cĩ thể trả lời được sếp của anh? Dựa vào bản Mơ tả cơng việc của người nhân viên cũ? Xây dựng lại bản Mơ tả cơng việc mới cho phù hợp với điều kiện hiện tại? Yêu cầu đối với ứng viên Nhĩm yêu cầu: Kiến thức và kỹ năng Trình độ và kinh nghiệm Các yếu tố cá nhân Xây dựng yêu cầu với nhân viên bán hàng Bạn cĩ đồng ý? Cần phải đặt yêu cầu cao đối với ứng viên để cĩ thể tuyển được những người giỏi? Tìm kiếm ứng viên(tuyển mộ) Tình huống Phương cảm thấy thực sự bế tắc. Đã 3 tháng nay anh tìm kiếm ứng viên cho vị trí Giám đốc kinh doanh mà khơng thành cơng. Anh đã đăng quảng cáo tuyển dụng trên báo Tuổi trẻ 3 lần và nhận được gần 100 bộ hồ sơ dự tuyển. Ngồi chí phí đăng báo, Phương đã mất khá nhiều thời gian xem xét hồ sơ ứng viên. Tuy nhiên anh chỉ chọn ra được 2 ứng viên, và qua phỏng vấn thì 2 ứng viên đĩ cũng chỉ là những người “làm hồ sơ giỏi” Phương quyết định nhờ 2 cty Săn đầu người cung cấp ứng viên. Chỉ sau 1 tuần, mỗi cty đã giới thiệu cho anh 5 ứng viên. Cách làm này cĩ vẻ hiệu quả hơn, anh khơng phải thanh tốn bất kỳ chi phí nào cho đến khi tuyển được người. Nhưng rồi niềm hy vong của anh cũng nhanh chĩng tiêu tan vì cả 10 ứng viên do 2 cty SĐN giới thiệu đều khơng đáp ứng được yêu cầu của cty. Theo bạn vì sao? Bạn hãy thử nêu 2 lý do Yêu cầu tuyển dụng khơng rõ ràng? Yêu cầu tuyển dụng khơngkhả thi? Khơng tiếp cận đúng nguồn phù hợp? Vị trí tuyển dụng khơng hấp dẫn? Cơng ty khơng cĩ uy tín? Xác định nguồn thu hút ứng viên Nguồn nội bộ Nguồn bên ngồi Quảng cáo Trung tân dịch vụ việc làm Trường đào tạo Lơi kéo từ DN khác Cơng ty SĐN Người tự đến xin việc Người đã từng làm việc cho cty Qua mạng Internet Hội chợ việc làm Người quen giới thiệu Nội bộ Cách viết thơng báo tuyển dụng Thiết lập quan hệ với trường Đánh giá ứng viên(tuyển chọn) a. Thành phần hội đồng Người phụ trách Nhân sự Quản trị gia cấp trực tiếp của vị trí cần tuyển Chuyên gia chuyên mơn, chuyên gia tâm lý Nhân viên phịng nhân sự Người đứng đầu cơng ty* b. Nhận hồ sơ ứng viên Bằng đường bưu điện Ứng viên trực tiếp mang đến c. Phân loại hồ sơ Nhận vào bước sau Loại ngay Cần làm rõ hồ sơ d. Tiếp xúc sơ bộ Giải thích cho ứng viên rõ hơn về công việc Trả lời các thắc mắc của ứng viên nếu có Làm rõ một số hồ sơ ứng viên Đánh giá ngoại hình ứng viên Đánh giá ứng viên Đánh giá qua hồ sơ Phỏng vấn Trắc nghiệm Thẩm tra hồ sơ Đánh giá qua hồ sơ Hình thức Nội dung Phỏng vấn Cách thức tổ chức Cách thức hỏi Hình thức tổ chức PV Phỏng vấn cá nhân Phỏng vấn liên tục Phỏng vấn hội đồng Tình huống Khi đĩ tơi PV 5 ứng viên cho vị trí thư ký GĐ. Ứng viên đầu tiên khá ấn tượng. Tơi cảm thấy cơ ấy rất phù hợp và cĩ lẽ đã từng làm cơng việc tương tự. Đương nhiên lúc đĩ tơi chưa thể chọn cơ ấy được vì tơi cịn cĩ 4 ứng viên khác nữa. Cuộc PV thứ 2 cũng rất tốt. Dường như cơ ấy cũng rất phù hợp với cơng việc và tơi nghĩ cơ ấy cĩ tính cách rất dễ thương. Khi bắt đầu PV ứng viên thứ 3, tơi bắt đầu hoang mang khơng biết chọn ai. Ứng viên thứ 3 cĩ những kinh nghiệm rất hữu ích cho yêu cầu của cơng việc Sau khi kết thúc 5 cuộc PV, tơi đã chọn ra 3 người mà tơi cảm thấy rất tốt. PV thêm một vịng nữa là khơng cần thiết nhưng tơi khơng biết phải chọn ai trong 3 người đĩ??? Bạn đã bao giờ lâm vào tình cảnh này??? Cách đặt câu hỏi Liệu pháp sốc Câu hỏi hành vi Yêu cầu ứng viên thuật lại những kinh nghiệm mà họ đã trải qua (Hành vi quá khứ) Câu hỏi tình huống Yêu cầu ứng viên xử lý một số tình huống giả thuyết (Ứng viên cho là nên làm) Hãy chọn 3 chức năng quan trọng nhất Mơ tả CV cho ứng viên Đặt câu hỏi Khơi gợi để ứng viên nĩi về bản thân Giải thích cơng việc Lắng nghe Làm cho ứng viên tập trung Làm cho ứng viên cảm thấy thoải mái Tình huống Hùng đang phỏng vấn một ứng viên cho vị trí nhân viên kiểm sốt chất lượng. Đây là một cơng việc địi hỏi tính cẩn thận, quan tâm đến chi tiết và phải cĩ ít nhất một năm kinh nghiệm làm cơng việc tương tự. Ứng viên này đã từng làm nhân viên KCS nhưng Hùng nhận thấy anh ta khơng thích việc đĩ. Anh ta thích những cơng việc năng động, khơng gị bĩ và được tiếp xúc với nhiều người. Hùng quyết định nĩi thẳng là”Anh khơng phù hợp với vị trí chúng tơi đang tuyển” Anh ta tỏ ra mất bình tĩnh, cố gắng chứng minh là mình cĩ thể làm rất tốt và cho rằng Hùng đã nhận định sai lầm. Hùng cố gắng giải thích thật rõ ràng về bản chất cơng việc và những yêu cầu của cơng ty, nhưng anh ta dường như khơng muốn nghe. Cuối cùng thì Hùng cũng phải kết thúc cuộc phỏng vấn. Theo bạn Hùng đã mắc sai lầm gì trong lúc phỏng vấn? Nếu là bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào trong trường hợp này? Một số lưu ý Đọc kỹ hồ sơ ứng viên Những giây phút đầu cuộc PV Chăm chú lắng nghe Ghi chép các nhận xét về ứng viên Kết thúc đúng lúc Khơng tỏ thái độ dồng tình hay phản đối ứng viên Kết luận về ứng viên ngay sau PV để tránh nhầm lẫn Nhược điểm của phương pháp PV Chủ quan Bị chi phối bởi ngơn ngữ hình thể của ứng viên Quan điểm cá nhân của PVV Trình tự vào trả lời của ứng viên Trắc nghiệm Kiến thức tổng quát Kỹ năng chuyên mơn Đặc điểm tâm lý khả năng giải quyết vấn đề khả năng ra quyết định… Trắc nghiệm Sưu tầm các bài tập TN Nguyên tắc: Ứng viên khơng được biết mục đích TN Thẩm tra hồ sơ Thẩm tra các loại văn bằng Tìm hiểu lý do rời cty cũ Thẩm tra kết quả học tập, kết qủa làm việc ở cty cũ Thẩm tra qua thư giới thiệu Khám sức khoẻ Tại cơ sở y tế Tại doanh nghiệp Thử việc Theo luật Linh hoạt Hồn tất quá trình tuyển dụng Mời ứng viên trúng tuyển Gửi thư từ chối ứng viên khơng trúng tuyển? Cập nhật dữ liệu về ứng viên Chuẩn bị hợp đồng Lập hồ sơ nhân viên Hướng dẫn hội nhập Mời một người khách đến dùng cơm với gia đình lần đầu Một người bạn từ xa đến ở chơi với bạn trong năm, ba ngày Trang được tuyển vào vị trí nhân viên phụ trách khách hàng. Trước đây cơng việc này do Thuỷ đảm nhận nhưng do số lượng khách hàng tăng nhanh nên cơng ty tuyểnthêm Trang. Trưởng phịng kinh doanh đã đề nghị Thuỷ chia sẻ cơng việc với Trang đồng thời giúp cơ làm quen với cơng việc. Tuy nhiên, Trang cảm thấy Thuỷ khơng hề chia sẻ cơng việc với mình, và cũng khơng giúp cơ tìm hiểu cơng việc. Thủy chỉ giao cho cơ làm những việc mà Thuỷ khơng muốn làm như trả lời điện thoại, đánh máy, sắp hồ sơ, liên lạc với nhân viên bán hàng… Nhiều lần Trang định nĩi với Trưởng phịng nhưng cơ lại sợ Mục đích của hướng dẫn hội nhập Nhân viên mới nhanh chĩng hội nhập Cảm thấy được chào đĩn và đánh giá cao Hiểu rõ về doanh nghiệp và nhận thức được ạo là một bộ phận Tham gia các hoạt động của DN một cách nhanh chĩng Hiểu rõ hơn về cơng việc và các kỳ vọng của DN đối với họ kế hoạch hướng dẫn nhân viên mới Chuẩn bị Ngày đầu tiên Tuần đầu tiên Tháng đầu tiên Ba tháng đầu ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ Thời gian tìm ứng viên Thời điểm tìm ứng viên Chi phí tìm ứng viên Tỉ lệ ưv bỏ cuộc trong thời gian thử việc Tỉ lệ ưv bị yêu cầu nghỉ việc sau thời gian thử việc