Quản trị marketing - Truyền thông trong nhóm

TRUYỀN THÔNG TRONG NHÓM © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–2 SAU KHI KẾT THÚC CHƯƠNG NÀY, CHÚNG TA CÓ THỂ 1. Mô tả quy trình truyền thông 2. So sánh hiệu quả của các dạng truyền thông chính thức 3. Xác định những ảnh hưởng của tin hành lang. 4. Giải thích tầm quan trọng về độ phong phú của các kênh nhằm cải thiện kỹ năng truyền thông hiệu quả 5. Xác định những cản trở chính cho truyền thông hiệu quả M Ụ C Đ ÍC H H Ọ C T Ậ P © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–3 Các chức năng của truyền thông Các chức năng của truyền thông 1. Kiểm soát hành vi của các thành viên. 2. Giúp động viên để thực hiện công việc. 3. Giúp biểu lộ tình cảm. 4. Đưa ra thông tin cần thiết để ra quyết định. Truyền thông Là quá trình chuyển đổi và hiểu được ý nghĩa © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–4 Mô hình quy trình truyền thông Nguồn Mã hóa Kênh Giải mã Người nhận Thông điệp Thông điệp Thông điệp Thông điệp Phản hồi © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–5 Đường truyền thông Dưới lên Trên xuống Ngang cấp © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–6 3 dạng truyền thông chính thức E X H I B I T 10-3 © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–7 Mạng truyền thông chính thức và các tiêu chuẩn hiệu quả Mạng truyền thông Tiêu chuẩn Chuỗi Vòng tròn Mọi hướng Tốc độ TB Nhanh Nhanh Chính xác Cao Cao TB Xuất hiện lãnh đạo TB Cao Không Sự hài lòng của các tviên TB Thấp Cao © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–8 Tin hành lang  Các đặc điểm của tin hành lang – Không được ban lãnh đạo kiểm soát – Hầu hết các nhân viên đều nhận thức thông tin hành lang đáng tin cậy hơn thông tin chính thức. – Phần lớn tin hành lang sử dụng cho lợi ích của một số người đưa tin. – Lý do: • Muốn biết nhiều thông tin hơn liên quan đến các tình huống quan trọng. • Các điều kiện mơ hồ • Các điều kiện gây ra lo lắng © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–9 Những đề nghị nhằm giảm tác hại của tin đồn 1. Thông báo lịch làm việc khi ra các quyết định quan trọng 2. Giải thích các quyết định và hành vi không nhất quán, bí mật 3. Nhấn mạnh truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại cho các quyết định hiện tại cũng như kế hoạch tương lai 4. Thảo luận cởi mở về những khả năng xảy ra các tình huống xấu © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–10 Lựa chọn kênh truyền thông Các đặc điểm của kênh phong phú 1. Xử lý nhiều thông tin cùng lúc. 2. Khuyến khích phản hồi nhanh. 3. Mang tính rất cá nhân theo tình huống Độ phong phú của kênh truyền thông Độ phong phú thể hiện qua số lượng thông tin được chuyển tải trong quá trình truyền thông © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–11 Mức độ phong phú thông tin của các kênh truyền thông Tính phong phú Tính rõ ràng P h ư ơ n g t iệ n tr u yề n t h ôn g Thông lệ, rõ ràng Không thông lệ, mơ hồ Nói chuyện trực tiếp Hội nghị quay phim Điện thoại Email Bảng ghi nhớ, thư từ Báo cáo, tập tài liệu Tình huống truyền thông © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–12 Truyền thông qua máy tính  E-mail – Thuận lợi: viết, gửi, lưu trữ nhanh chóng; Chi phí gửi thấp. – Không thuận lợi: Thông tin quá tải, thiếu phần tình cảm, lạnh lùng.  Intranet – Hệ thống mạng nội bộ  Extranet – Hệ thống mạng thông tin kết nối giữa nhân viên với khách hàng, nhà cung cấp và đối tác.  Videoconferencing – Là dạng intranet hay extranet cho phép mọi người nói chuyện trực tiếp qua những liên kết hình ảnh. © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–13 Những cản trở truyền thông hiệu quả Sàng lọc Người gửi sàng lọc thông tin sao cho thông tin đến người nhận theo chiều hướng họ thích © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–14 Những cản trở truyền thông hiệu quả Nhận thức chọn lọc Con người diễn giải những điều mình thấy dựa trên mối quan tâm của mình, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm và thái độ © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–15 Những cản trở truyền thông hiệu quả Thông tin quá tải Điều kiện trong đó thông tin đưa đến vượt quá khả năng xử lý của cá nhân © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–16 Những cản trở truyền thông hiệu quả Cảm xúc Ở thời điểm nhận thông tin, cảm xúc của người nhận sẽ ảnh hưởng đến thông điệp được gửi đến © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–17 Những cản trở truyền thông hiệu quả Ngôn ngữ Mỗi người hiểu các từ theo nghĩa khác nhau Lo sợ truyền thông Áp lực hoặc lo lắng quá mức về truyền thông bằng lời, bằng thư từ hoặc cả hai © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–18 Cản trở truyền thông giữa nam giới và nữ giới Nam giới nói chuyện để: – Nhấn mạnh địa vị, quyền lực và tính độc lập. – Than phiền về nữ giới nói liên tục. – Đề nghị giải pháp – Khoe khoang thành tích  Nữ giới nói chuyện để: – Thiết lập mối liên hệ và thân tình – Chỉ trích nam giới không biết lắng nghe. – Trình bày vấn đề vì muốn thổ lộ. – Biểu lộ sự hối tiếc và duy trì cân bằng khi đàm thoại. © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–19 Truyền thông giữ các nền văn hóa khác nhau Các cản trở văn hóa – Cản trở bởi nghĩa của từ – Cản trở bởi nghĩa rộng của từ – Cản trở về giọng nói – Cản trở do những khác biệt về nhận thức © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–20 Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau E X H I B I T 10-10a © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–21 E X H I B I T 10-10b Điệu bộ bằng tay ở mỗi nước có ý nghĩa khác nhau © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–22 Khắc phục những cản trở trong truyền thông đa văn hóa Luật truyền thông theo ngữ cảnh văn hóa: 1. Giả định những khác biệt cho đến khi đạt được sự tương đồng. 2. Nhấn mạnh đến mô tả thay vì diễn giải và đánh giá. 3. Học cách đồng cảm 4. Xem phần giải thích của mình như một giả định. © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–23 © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–24 CÂU HỎI THẢO LUẬN Hiểu biết lẫn nhau sẽ làm tăng tính chính xác trong nhận thức và cải thiện quá trình truyền thông? Bạn có đồng ý không? Theo bạn làm thế nào để tăng sự hiểu biết lẫn nhau? © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–25 Mô hình Johari Window Vùng cởi mở Vùng mù mờ Vùng che giấu Vùng không biết Mình không biếtMình biết Người khác biết Người khác không biết © 2003 Prentice Hall Inc. All rights reserved. 10–26 Mô hình Johari Window Vùng cởi mở Vùng mù mờ Vùng che giấu Vùng không biết Mình không biết Mình biết Người khác biết Người khác không biết P h ả n h ồ iThổ lộ