Quản trị kinh doanh - Một góc nhìn mới về tổ chức - Vận hành doanh nghiệp
Một câu hỏi của khách hàng có nhiều câu trả lời;
Thực hiện các quy định mới đòi hỏi phải mất nhiều công sức;
Tính linh hoạt trong kinh doanh yếu và các đề xuất tăng trưởng không sinh lời;
IT luôn là khâu trì trệ;
Các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau nhưng lại thực hiện một công việc giống
nhau;
Thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định;
Nhân viên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác;
Ban quản trị cấp cao sợ phải bàn bạc về các vấn đề IT;
Ban quản trị không hiểu biết về việc IT có đem lại giá trị cao hay không
7 trang |
Chia sẻ: nhung.12 | Lượt xem: 1319 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem nội dung tài liệu Quản trị kinh doanh - Một góc nhìn mới về tổ chức - Vận hành doanh nghiệp, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
1
Một góc nhìn mới về tổ chức-vận hành doanh nghiệp
9h30 19.11.2015
Đỗ Hải
Nói về tầm quan trọng của tổ chức, trong bài “Một việc mà các cơ quan lãnh đạo cần thực hiện
ngay” năm 1948, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã viết: “Chính sách đúng là nguồn gốc của thắng lợi.
Song từ nguồn gốc đi đến thắng lợi thực sự còn phải tổ chức, còn phải đấu tranh. Khi đã có chính
sách đúng, thì sự thành công hoặc thất bại của chính sách đó là do nơi cách tổ chức công việc,
nơi lựa chọn cán bộ”.
Để có cái nhìn tổ chức ở thời đại hiện nay, như Albert Einstein đã viết: “những vấn đề quan trọng
mà chúng ta đối mặt không thể được giải quyết ở cùng một cấp độ tư duy đã tạo ra chúng”. Bởi
vậy, việc tư duy lại tổ chức theo những kiến thức mới hiện đại là một việc rất cần thiết.
1. Khái niệm về tổ chức
1.1. Định nghĩa
Từ góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng có ý nghĩa bao quát cả phần tự nhiên
và xã hội: Tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình
thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính bản thân các sự
vật.
Có một định nghĩa khác về tổ chức theo chức năng quản lý như sau: Tổ chức là một tập hợp xã
hội được phối hợp có ý thức trong một giới hạn tương đối về chức năng cơ bản liên quan để
thực hiện nhiệm vụ chung của tập hợp xã hội, nhằm đạt được mục tiêu xác định.
Hay: Tổ chức là một tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình
thái cơ cấu ổn định, là quá trình đảm bảo nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch trong các hình
thái cơ cấu nhất định
Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động
nhằm đạt được các mục tiêu chung
1.2. Những thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức:
1.2.1. Chuyên môn hoá.
Chuyên môn hoá là quá trình nhận diện cụ thể và phân công cá nhân hay nhóm làm việc đã
được huấn luyện thích hợp để đảm nhận chúng.
1.2.2. Tiêu chuẩn hoá
Là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các cá nhân có thể hoàn thành công
việc của họ theo một cách thống nhất thích hợp.
2
1.2.3. Sự phối hợp
Là những thủ tục chính thức và phi chính thức để liên kết những hoạt động do các nhóm riêng rẽ
trong tổ chức đảm nhận.
1.2.4 Quyền lực
Là quyền ra quyết định và điều khiển người khác, mỗi tổ chức thường có cách phân bổ quyền
lực khác nhau .
Lập kế hoạch
thiết lập định hướng
Lãnh đạo
Khởi động nỗ lực
Kiểm tra
Đảm bảo kết quả
Tổ chức
- Phân chia công việc
- Sắp xếp nguồn lực
- Phối hợp hoạt động
Hình 1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác
Con người
Cấu trúc
Quá trình
Kiểm tra
&
Động viên
Văn Hóa
Hình 2: Sơ đồ kết cấu tổ chức
3
2. Kiến trúc tổ chức/Kiến trúc doanh nghiệp
Ở Việt Nam, khái niệm “Kiến trúc tổ chức” (Organization Architecture), “Kiến trúc doanh nghiệp”
(Enterprise Architecture) rất ít người biết đến, đó là một sự hạn chế lớn đối với các nhà lãnh
đạo, quản lí, các chiến lược gia của đất nước. Để đơn giản hóa về mặt ngôn ngữ, ở đây chỉ sử
dụng thuật ngữ công ty/doanh nghiệp. Tuy nhiên nội dung thể hiện vẫn phù hợp cho các loại hình
tổ chức: dù quy mô lớn hay nhỏ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, và tổ chức chính quyền.
2.1. Định nghĩa:
Kiến trúc doanh nghiệp (Enterprise Architecture) là logic tổ chức các quy trình kinh doanh và hạ
tầng cơ sở công nghệ thông tin (IT), để phản ánh các yêu cầu tích hợp và chuẩn hóa các mô
hình hoạt động doanh nghiệp.
Chìa khóa của kiến trúc doanh nghiệp hiệu quả nằm ở việc xác định các quy trình, dữ liệu, công
nghệ và giao diện khách hàng để đưa mô hình hoạt động từ tầm nhìn trở thành hiện thực.
Kiến trúc doanh nghiệp không phải là vấn đề của IT - mà phải hiểu đây là vấn đề thuộc về
kinh doanh.
2.2. Để thực thi chiến lược, trước hết phải xây dựng nền tảng vận hành
Trong môi trường cạnh tranh toàn cầu khốc liệt, một số doanh nghiệp không những vẫn tiếp tục
tồn tại, mà còn lớn mạnh hơn, điển hình như: Intel, Apple, Samsung, Microsoft, GE, Del, Wal-
Mart đang lớn mạnh hơn và thu được lợi nhuận nhiều hơn. Các doanh nghiệp này có các
nhân viên làm việc hiệu quả hơn, thu lợi nhuận cao hơn từ các dự án đầu tư và thành công hơn
trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Vậy điều gì đã làm nên những sự khác biệt này?
Đó là các doanh nghiệp này hoạt động tốt hơn vì họ có nền tảng vận hành tốt hơn. Họ đã áp
dụng công nghệ vào các quy trình để có thể vận hành các hoạt động “lõi” của doanh nghiệp một
cách hiệu quả và ổn định hơn. Lãnh đạo các doanh nghiệp này đã đưa ra những quyết định cứng
rắn trong việc lựa chọn các hoạt động nào họ phải thực thi thật tốt, họ đã triển khai các hệ thống
IT cần thiết để số hóa các hoạt động đó. Điều này đã biến IT trở thành một tài sản, chứ không
phải là một đồ chơi, một món nợ, và do đó đã tạo lập nên một nền tảng vận hành giúp doanh
nghiệp hoạt động trở nên linh hoạt.
Tóm lại, nền tảng vận hành là cơ sở hạ tầng IT và các quy trình kinh doanh tự động hóa các khả
năng “lõi” của doanh nghiệp. Một nền tảng vận hành hiệu quả phụ thuộc vào sự điều chỉnh chặt
chẽ giữa các mục tiêu kinh doanh và các khả năng IT.
Để xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả, các doanh nghiệp cần nắm vững 3 nguyên tắc cơ
bản sau:
- Mô hình hoạt động
Là mức độ cần thiết của sự tích hợp và chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong việc cung cấp sản
phẩm và dịch vụ tới khách hàng. Tích hợp giúp thực hiện hoàn chỉnh các quy trình một cách
chính xác và khép kín. Chuẩn hóa quy trình nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bởi
vậy, mô hình này đòi hỏi một sự cam kết của ban lãnh đạo về cách thức doanh nghiệp sẽ vận
hành.
4
- Kiến trúc doanh nghiệp
Kiến trúc doanh nghiệp cung cấp một tầm nhìn dài hạn về các quy trình, hệ thống và công nghệ
vận hành doanh nghiệp. Nội dung thiết kế các quy trình kinh doanh gồm 5 giai đoạn: Silo, Chuẩn
hóa công nghệ, Tối ưu hóa lõi , Đơn thể doanh nghiệp, Kinh doanh năng động.
Mô hình gắn kết IT
Là hệ thống cơ cấu điều hành để đảm bảo hoạt động kinh doanh và các dự án IT đạt được các
mục tiêu của các bộ phận cũng như của toàn doanh nghiệp. Mô hình thiết lập các mối liên hệ
giữa các quyết định IT ở cấp cao, ví dụ như xét mức độ ưu tiên trong dự án, thiết kế quy trình
toàn doanh nghiệp cũng như các quyết định ở cấp triển khai dự án.
Các đề xuất chiến lược
Các đề xuất
Chiến lược
Các đề xuất
Chiến lược
Các đề xuất
Chiến lược
Mô hình gắn kết
Quy trình đầu tư IT, tuân thủ kiến trúc doanh nghiệp, chủ sở hữu quy trình lõi
Kiến trúc Doanh nghiệp
Mô hình hoạt động
Xác định các giới hạn chiến lược
Xác định yêu cầu
Tích hợp và chuẩn
Xác định các khả năng lõi
Cập nhật và phát triển
kiến trúc
Nền tảng vận hành
· Các quy trình kinh doanh lõi
· Cơ sở hạ tầng IT
Hình 3: Nền tảng vận hành của tổ chức doanh nghiệp
Học hỏi
Và
Tìm hiểu
Thiết lập các
ưu tiên
Hình 3: Minh họa cách thức các doanh nghiệp có thể vận dụng 3 nguyên tắc trên để xây dựng và
ứng dụng nền tảng vận hành. Dựa vào tầm nhìn về cách thức doanh nghiệp sẽ hoạt động, các
lãnh đạo kinh doanh và IT có thể xác định các yêu cầu kiến trúc cơ bản của nền tảng vận hành
(kiến trúc doanh nghiệp). Sau đó, khi các lãnh đạo kinh doanh xác định được các chương trình
5
kinh doanh, mô hình gắn kết IT sẽ chỉ ra từng dự án có thể hưởng lợi từ nền tảng vận hành hoặc
đóng góp vào nền tảng đó.
Hình 4: Mô tả hoạt động của nền tảng chính quyền Washington D.C., bao gồm các khái niệm về
cung cấp dịch vụ chất lượng cao. Mô hình hoạt động tích hợp từ A đến Z các quy trình cũng như
chia sẻ các dữ liệu liên quan. Trung tâm kiến trúc của D.C. là 9 chương trình hiện đại hóa dịch
vụ, đại diện cho các nhóm chức năng khác nhau của các hệ thống đa cơ quan. Mỗi hệ thống
trong 370 hệ thống sẽ thuộc về một trong 9 chương trình này: hành pháp, hành chính, tài chính,
khách hàng, giáo dục, nhân sự, tài sản, lái xe và giao thông. Các chương trình dịch vụ này tạo ra
các quy trình chuẩn hóa cơ quan từ A đến Z cho D.C.
Mô hình gắn kết
Khái niệm về các hoạt động, tầm nhìn kiến trúc tổ chức, các thước đo chuẩn
Kiến trúc Doanh nghiệp
Mô hình hoạt động
Xác định các giới hạn chiến lược
Chuẩn hóa quy trình
giữa các chương trình;
tích hợp trong từng
chương trình và giữa các
chương trình hiện đại
hóa với nhau
Xác định các khả năng lõi
Cập nhật và phát triển
kiến trúc
· Thăm dò các hoạt động tĩnh
· Các hệ thống mạng có dây và
không dây
· Các quy trình thu mua
· Các quy trình tuyển dụng nhân
sự
Hình 4: Nền tảng vận hành của chính quyền DC
Các ý
tưởng về
cách thức
Sử dụng
dịch vụ
cơ sở hạ
tầng
Dự án chú
trọng xây
dựng dịch
vụ khách
hàng ổn
định hơn và
tạo điều
kiện để chia
sẻ giữa các
cơ quan
Chương trình hiện đại hóa
Dịch vụ hành chính
PSMP Ứng dụng Chính phủ điện tử
PSMP
Chương trình hiện đại hóa
Dịch vụ về con người
CSMP
MSMP TSMP
Xác định các giới hạn chiến lượcXác định các khả năng lõi
· Các chuẩn phát triển IT
· Kho dữ liệu
· Cổng dữ liệu Web
· Hệ thống thông tin về vị trí địa lý
Nền tảng vận hành
2.3. Hoạt động doanh nghiệp thay đổi trong 5 giai đoạn kiến trúc
Silo doanh
nghiệp
Chuẩn hóa công
nghệ Tối ưu hóa lõi
Đơn thể doanh
nghiệp
Kinh doanh
năng động
Khả năng IT Các ứng dụng IT
cục bộ
Nền tảng công
nghệ chung
Qui trình hoặc dữ
liệu chuẩn cho
toàn doanh nghiệp
Mô-đun kinh
doanh "gắn là
chạy"
Sát nhập dễ
dàng vào hệ
thống đối tác
Mục tiêu kinh
doanh
Lợi nhuận trên
vốn đầu tư (ROI)
của các đề xuất
kinh doanh cục bộ
Giảm chi phí IT Chi phí và chất
lượng của hoạt
động kinh doanh
Thời gian đưa
sản phẩm ra thị
trường; tính linh
hoạt chiến lược
ROI của các dự
án kinh doanh
mới
6
Các ưu tiên
về đầu tư
Các ứng dụng
riêng lẻ
Các dịch vụ cơ
sở hạ tầng chung
Các ứng dụng
toàn DN
Các thành phần
quy trình kinh
Các thành phần
quy trình kinh
có thể tái sử
dụng
có thể tái sử
dụng
Khả năng
quản lí chủ
yếu
Quản lí sự thay
đổi dựa trên công
nghệ
Thiết kế và nâng
cấp các chuẩn
đầu tư vào các
dịch vụ chia sẻ
Định nghĩa và đo
lường quy trình
DN lõi
Quản lí các quy
trình kinh doanh
có thể tái sử
dụng
Tạo ra các
thành phần kinh
doanh độc lập
Người xác
định các ứng
dụng
Lãnh đạo kinh
doanh cục bộ
Lãnh đạo kinh
doanh và IT
Ban quản trị cấp
cao và lãnh đạo
quy trình
Lãnh đạo kinh
doanh, lãnh đạo
IT và lãnh đạo
ngành
Lãnh đạo kinh
doanh, IT, quản
lý ngành và các
đối tác
Các vấn đề
chính trong
điều hành IT
Đo lường và
truyền đạt giá trị
Thiết lập trách
nhiệm cục bộ,
khu vực và toàn
cầu
Kết hợp các ưu
tiên về dự án với
mục tiêu kiến trúc
Xác định, tìm
kiếm tiền đầu tư
vào các mô-đun
kinh doanh
Điều hành liên
doanh
Hệ quả chiến
lược
Tối ưu hóa mang
tính cục
Hiệu quả IT Hiệu quả hoạt
động kinh doanh
Tính linh hoạt
chiến lược
Cấu hình hữu
cơ
bộ hoặc chức
năng
3. Các dấu hiệu của nền tảng vận hành doanh nghiệp không hiệu quả
Một câu hỏi của khách hàng có nhiều câu trả lời;
Thực hiện các quy định mới đòi hỏi phải mất nhiều công sức;
Tính linh hoạt trong kinh doanh yếu và các đề xuất tăng trưởng không sinh lời;
IT luôn là khâu trì trệ;
Các quy trình kinh doanh và hệ thống khác nhau nhưng lại thực hiện một công việc giống
nhau;
Thiếu thông tin cần thiết để đưa ra quyết định;
Nhân viên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác;
Ban quản trị cấp cao sợ phải bàn bạc về các vấn đề IT;
Ban quản trị không hiểu biết về việc IT có đem lại giá trị cao hay không?
4. 10 nguyên tắc lãnh đạo để xây dựng và vận hành EA (Enterprise Architecture)
Cam kết vào nền tảng;
Bắt đầu thay đổi từ trên xuống và tháo dỡ các rào cản;
Tạo điều kiện cho lõi-Thử nghiệm;
Sử dụng kiến trúc như công cụ la bàn và giao tiếp;
Không nhảy cóc các giai đoạn;
Triển khai nền tảng theo từng dự án;
Không nên tự làm, hãy thuê ngoài;
Đầu tư vào con người;
Khen thưởng các ý tưởng ở cấp doanh nghiệp;
Phân quyền cho nhân viên trong nền tảng vận hành.
5. Kết luận
Tổ chức là chức năng thứ hai của quá trình quản lý. Khi các kế hoạch đã được xác lập thì phải
đảm bảo được cơ cấu của các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch, đó chính là phần việc của
7
chức năng tổ chức. Đây là nhiệm vụ khó khăn đối với các nhà quản trị, vì phải hiểu được năng
lực của nguồn lực, có khả năng thu hút nhân lực, biết phối hợp các chức năng chuyên môn khác
nhau, gắn kết được nguồn nhân lực với các nguồn lực khác để đạt được mục tiêu kế hoạch
trong điều kiện mọi nguồn lực đều hạn chế.
Kiến trúc doanh nghiệp là việc tổ chức hợp lý các quy trình kinh doanh và cơ sở hạ tầng IT, thể
hiện các yêu cầu chuẩn hóa và tích hợp mô hình hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc
số hóa. Nền tảng vận hành cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình có khả năng dự
đoán được, để ban quản trị tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn như đổi mới sáng tạo,
mở rộng và thiết lập các đối tác để xây dựng các cơ hội kinh doanh mới. Khi đó, doanh nghiệp sẽ
có vị thế tốt hơn để tận dụng cơ hội trên thị trường, phát triển bền vững và tăng trưởng lợi
nhuận
Tài liệu tham khảo:
1. PGS. TS. Nguyễn Hữu Trí. Lý thuyết tổ chức. NXB Chính trị Quốc gia. 2013.
2. PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, TS. Đỗ Thị Hải Hà. Giáo trình Quản
lý học. NXB Đại học Kinh tế Quốc dân. 2012.
3. Harold Kootz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich. Essentials of management. Tata McGray-
Hill Publishing company LTD, New Dehli. 1989.
4. Jeanne W. Ross, David C. Robertson, Peter D. Weill. Enterprise architecture as strategy.
Harvard Business Press. 2006.
5. Gareth Morgan. Images of Organization. SAGE Publications, Inc.2007.
6. John McAuley, Joanne Duberley, Phil Johnson. Organization Theory: Chalenges and
Perspectives. Pearson Education Limited. 2007.
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- m_t_goc_nh_n_v_t_ch_c_rev_3_1_0224.pdf