Quản trị kinh doanh - Chương VII: Kế hoạch cung ứng vật tư

CHƯƠNG VII KẾ HOẠCH CUNG ỨNG VẬT TƯ - Nhiệm vụ và nội dung của KH cung ứng vật tư - Các PP định mức tiêu hao vật tư - Xác định tổng số vật tư cần dùng, cần mua trong năm kế hoạch - Lập kế hoạch dự trữ a. Một số khái niệm Vật tư Nguyên liệu Vật liệu Tên gọi chung của NVL, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, phụ tùng dự trữ cho sữa chữa và các loại vật tư khác Thuật ngữ chỉ đối tượng LĐ chưa qua CB công nghiệp Thuật ngữ được dùng để chỉ những NL đã qua sơ chế 1. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA KH CUNG ỨNG VẬT TƯ a. Một số khái niệm (tt) Vật liệu chính Vật liệu phụ Bán thành phẩm Những thứ cấu thành thực thể của sản phẩm Những thứ không cấu thành thực thể của SP (e.g. keo dán, chất xúc tác, ...) Những SP chưa hoàn chỉnh mua bên ngoài để SX thành SP hoàn chỉnh 1. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA KH CUNG ỨNG VẬT TƯ 1. NHIỆM VỤ & NỘI DUNG CỦA KH CUNG ỨNG VẬT TƯ (tt) b. Nhiệm vụ của KH cung ứng vật tư Lập KH cung ứng hợp lý, giảm tồn đọng trong kho dài ngày và có KH sử dụng vật tư tiết kiệm nhất. c. Nội dung của KH cung ứng vật tư - Rà soát các lại mức tiêu hao vật tư cho 1 ĐVSP làm căn cứ lập KH số lượng vật tư cần dùng, cần mua hợp lý nhất - Xác định tổng số vật tư cần dùng, cần mua trong năm KH - Lập biểu đồ tiến độ cung ứng các loại vật tư - Xác định dự trữ vật tư hợp lý 2. CÁC PP ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ CHO 1 ĐVSP a. PP thống kê * Nội dung: Dựa vào SL thống kê về mức tiêu hao NVL cho 1 ĐVSP để định mức tiêu hao NVL cho năm KH * Các bước - Thu thập SL thống kê về sử dụng vật tư 2 năm gần nhất - Từ dãy số liệu, loại bỏ những số liệu bất thường (quá cao), rồi tính bình quân lần thứ nhất dãy số liệu còn lại (khoảng 75% số mẫu), ký hiệu là M1 - Từ dãy số liệu còn lại, chọn các số liệu thoả mãn ĐK Mi  M1 và lấy bình quân lần thứ 2, ký hiệu là M2 M2 là mức tiêu hao VT TB tiên tiến cho 1 ĐVSP, được sử dụng làm định mức tiêu hao vật tư năm KH. 2. CÁC PP ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ CHO 1 ĐVSP (tt) b. PP thử nghiệm-thí nghiệm - Nội dung: Xác định mức tiêu hao vật tư cho 1 ĐVSP trong điều kiện của phòng thí nghiệm hay trong phân xưởng - Đối tượng áp dụng: Các SP mới đưa vào SX, cần phải ban hành mức tiêu hao vật tư lúc ban đầu khi chưa có SL thống kê về nó. - Kết quả của quá trình thí nghiệm – thử nghiệm được dùng làm định mức tiêu hao vật tư. Định mức này sẽ được điều chỉnh, hoàn thiện dần theo quá trình SX. 2. CÁC PP ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ CHO 1 ĐVSP (tt) c. PP phân tích - tính toán - Nội dung: XD ĐM tiêu hao vật tư cho 1 ĐVSP dựa vào mức tiêu hao lý thuyết và phân tích tổn thất để loại trừ tổn thất bất hợp lý. - Công thức: M = Mức tiêu hao lý thuyết + Tổn thất hợp lý (Mức tiêu hao lý thuyết được XĐ dựa vào phương trình cân bằng hóa học hoặc bằng cách cân đo trực tiếp SP) Ví dụ: Xác định tiêu hao kính để sản xuất gương tròn có đường kính 16 cm + Tiêu hao lý thuyết = Shình tròn = .r 2 = 3,14 x 82 = 201 (cm2) + Tổn thất hợp lý = S4 phần cắt ở 4 góc = (16 2 - 201) = 55 (cm2) 2. CÁC PP ĐỊNH MỨC TIÊU HAO VẬT TƯ CHO 1 ĐVSP d. PP thử nghiệm-sản xuất * Nội dung: Xác định mức tiêu hao VT trong ĐK thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các ĐK tốt nhất cho sử dụng VT * Các bước: - Thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất bất hợp lý và ĐK sử dụng vật tư tốt nhất. - Phổ biến kinh nghiệm sử dụng vật tư tiết kiệm đến những người có liên quan - Cho thực hiện biện pháp và theo dõi SL thống kê từ 6 tháng đến 1 năm - XĐ mức tiêu hao VT mới trên cơ sở số liệu đã thống kê 3. PP XĐ SỐ LƯỢNG VẬT TƯ CẦN DÙNG, CẦN MUA NĂM KH a. XĐ số lượng VT cần dùng Vij = aij Qj + aij Pj - Vi thu hồi Vij - Số lượng VT i cần dùng cho SP j aij - Định mức tiêu hao VT i cho 1 ĐVSP j Qj - Số lượng thành phẩm j theo KHSX Pj - Số lượng SP hỏng không sửa chữa được [Pj = (T * Qj)/100] T - Tỷ lệ SP hỏng theo định mức cho phép Vi thu hồi - Số lượng vật tư i thu hồi lại được từ phế phẩm. 3. PP XĐ SỐ LƯỢNG VẬT TƯ CẦN DÙNG, CẦN MUA NĂM KH b. Xác đinh số lượng VT cần mua Vi = Vij+ Tồn cuối năm - Tồn đầu năm n là số loại SP cần vật tư i. Tồn cuối năm là lượng vật tư gối đầu cho năm sau năm KH (được XĐ dựa vào tiến độ và số lượng cung ứng vật tư đợt cuối cùng trong năm KH và mức tiêu dùng BQ). Tồn đầu năm KH là lượng VT từ cuối năm trước chuyển sang (được XĐ dựa vào kiểm kê và KH cung ứng những tháng cuối năm trước)   n j 1 a. Các loại vật tư dự trữ Dự trữ thường xuyên Dự trữ bảo hiểm Dự trữ vật tư tại kho bãi để bảo đảm cho SX liên tục giữa 2 đợt cung ứng vật tư liền nhau theo hợp đồng Dự trữ VT để sử dụng trong những trường hợp dự trữ thường xuyên đã hết nhưng vì lý do nào đó mà việc cung ứng VT theo KH chưa về 4. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH DỰ TRỮ VẬT TƯ 4. PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH DỰ TRỮ VẬT TƯ b. PP xác định dự trữ vật tư * PP XĐ dự trữ thường xuyên - Công thức tính Dtx = Mbqn x Ncc Dtx: Mức dự trữ thường xuyên Mbqn: Mức tiêu dùng vật tư i bình quân ngày Ncc: Số ngày cung cấp cách nhau giữa 2 đợt kề liền (số ngày dự trữ) - Vốn lưu động dùng cho dự trữ VT thường xuyên (Vtx) Vtx = Mbqn x Ncc x Giá vật tư x hxk (hxk là hệ số cung cấp xen kẽ, được đưa vào công thức để giảm bớt VLĐ dùng cho dự trữ, dao động từ 0,6 - 0,8) b. PP xác định dự trữ vật tư (tt) - Số ngày cung cấp (số ngày dữ trữ) phụ thuộc vào + Mức tiêu dùng bình quân ngày + Khoảng cách giữa người bán và người mua vật tư + Vật tư nhập khẩu hay được sản xuất trong nước + Tính chất sản xuất và tiêu dùng vật tư + Tải trọng của phương tiện vận tải b. PP xác định dự trữ vật tư (tt) * PP XĐ dự trữ bảo hiểm Dbh = Mbqn x Nbh Dbh: Mức dự trữ bảo hiểm vật tư Nbh: Số ngày dự trữ bảo hiểm, phụ thuộc vào việc cung ứng thực tế sai lệch so với KH thường xuyên hay không, nhiều hay ít. Cách tính số ngày dữ trữ BH như sau: + Theo số ngày chênh lệch BQ giữa KH cung ứng và thực tế nhập vật tư trong năm báo cáo. + Theo thời gian cần thiết để có đợt cung ứng vật tư gấp Nbh = Nc + Nv + Nk Nc: Số ngày cần thiết để người c/ứng chuẩn bị VT khi được báo tin Nv: Số ngày vận chuyển từ địa điểm bán tới địa điểm giao hàng Nk: Số ngày cần cho kiểm tra chất lượng, SL trước khi nhập kho 5. LẬP BIỂU ĐỒ TIẾN ĐỘ CUNG ỨNG VẬT TƯ - Với các DN SX ổn định, người ta thường lập KH cung ứng vật tư đều đặn vào các ngày cố định theo chu kỳ. - Cách lập + Liệt kê các loại vật tư chính cần cung ứng + Xác định mức tiêu dùng BQ ngày, số ngày cung cấp cách nhau theo từng loại VT + Lập bảng biểu thị tiến độ cung ứng: Số cột tương ứng với số ngày trong tháng, số dòng tương đương với số chủng loại vật tư cần cung ứng. - Lưu ý: Trong 1 ngày không nên nhập nhiều loại VT khác nhau đều có mức tiêu dùng BQ ngày lớn để tránh sự căng thẳng về phương tiện VC và áp lực cho nhân viên Biểu đồ cung ứng vật tư của CT bánh kẹo Thạch Thảo Ngày VT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 . .. 3 1 B.mì ● ● ● ● Đường ● ● ● ● Than ● ● ● Trứng ● ● ● ● Sữa ● ● ● Túi NL ● - Bột mì : A kg - Sữa : M kg - Than : C kg - Đường : B kg - Trứng: N quả - Túi ni lông: D kg 5. LẬP BIỂU ĐỒ TIẾN ĐỘ CUNG ỨNG VẬT TƯ (tt) 6. CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KH DỰ TRỮ a. Lợi ích của dự trữ hàng hóa và vật tư • Cung cấp đúng những gì khách hàng cần • Đáp ứng được sự thay đổi của nhu cầu về số lượng • Tạo sự ổn định của dòng khách hàng • Đáp ứng nhu cầu mở rộng sản xuất theo dự báo • Đón trước những rủi ro trong cung ứng vật tư hoặc chậm hàng nhập • Tạo sự ổn định và an toàn trong sản xuất kinh doanh • Cân đối nhu cầu vật tư tốt hơn b. Phân tích chi phí dự trữ * Các chi phí tăng lên khi tăng dự trữ - Chi phí tồn trữ + Chi phí về vốn + Chi phí kho + Thuế và bảo hiểm + Hao hụt, hư hỏng - Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn * Các chi phí giảm khi dự trữ tăng - Chi phí đặt hàng - Chi phí thiếu hụt dự trữ - Chi phí mua hàng Tổng chi phí dự trữ = Chi phí mua hàng + Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn trữ + Chi phí thiếu hụt dữ trữ c. Các mô hình dự trữ vật tư Khi nào đặt hàng? Đều đặn Đặt với khối lượng bao nhiêu? Khi có nhu cầu Khổi lượng cố định Khối lượng thay đổi c. Các mô hình dự trữ vật tư (tt) Hệ thống đặt hàng Hạn chế & đối tượng áp dụng Chu kỳ cố định với mức đặt hàng cố định Khó thích ứng với sự biến động của nhu cầu Chu kỳ không cố định và khối lượng thay đổi Khó khăn cho công tác lập kế hoạch Số lượng thay đổi nhưng chu kỳ cố định Phù hợp với hệ thống phân phối của các đại lý Thời gian thay đổi và lượng hàng cố định Thích hợp hơn với các DN sản xuất Trong hệ thống đặt hàng cố định, phải quyết định số lượng của một vật tư để đặt hàng. c. Các mô hình dự trữ vật tư c1. MH lượng đặt hàng KT (Economic Order Quantity-EOQ) * Các giả thiết - Nhu cầu sử dụng vật tư hàng năm xác định được và đều trong năm; - Chi phí đặt hàng và nhận một đơn hàng không phụ thuộc vào số lượng hàng; - Chi phí tồn trữ là tuyến tính theo số lượng hàng tồn kho. - Không có chiết khấu theo số lượng hàng hoá - Toàn bộ khối lượng hàng hoá của đơn hàng giao cùng thời điểm; - Thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng được xác định và không thay đổi - Không chấp nhận âm kho Sơ đồ 7.1: Mô hình EOQ c1. Mô hình EOQ (tt) * Với giả định trên, có 2 loại chi phí biến đổi khi lượng dự trữ thay đổi, đó là CP tồn trữ (Ctt) và CPđặt hàng (Cdh). + Chi phí tồn trữ (carrying cost) bao gồm các chi phí bảo quản và CP tài chính cho phần vốn lưu động bị ứ đọng trong kho. Ctt = (Q/2) * H (H - CP tồn trữ 1 ĐV hàng năm, Q - lượng đặt hàng tính cho 1 đơn hàng) + CP đặt hàng (ordering cost) là toàn bộ các chi phí liên quan tới mỗi lần đặt hàng, trong đó có chi phí giao dịch, ký kết đơn hàng, gửi đơn hàng và theo dõi đơn hàng. Cdh = (D/Q) * S (S: CP đặt hàng của 1 đơn hàng, D: Nhu cầu SD VT năm) c1. Mô hình EOQ (tt) D Q TC = Cdh + Ctt = ------ x S + ------ x H Q 2 Mục tiêu: Tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ Lượng hàng tối ưu (Q*) khi TC nhỏ nhất TC’ = 0 dTC - D*S H ------- = ------ + ------ = 0  Q* = dQ Q2 2 Khoảng cách Số ngày làm việc trong năm giữa 2 lần = T = ------------------------------------ đặt hàng Số đơn hàng Điểm đặt hàng = Nhu cầu ngày x Thời gian chờ hàng H SD..2 c1. Mô hình EOQ (tt) Ví dụ: DN C tồn kho hàng ngàn van ống nước bán cho những thợ ống nước, nhà thầu và các nhà bán lẻ. Tổng giám đốc lưu tâm đến việc có bao nhiêu tiền có thể tiết kiệm được hàng năm nếu mô hình EOQ được dùng. Ông ta bảo nhân viên phân tích tồn trữ, lập bảng phân tích loại vật liệu này để thấy việc tiết kiệm (nếu có) do việc áp dụng mô hình EOQ. Nhân viên phân tích lập các ước lượng sau đây từ những thông tin kế toán: Nhu cầu D = 10.000 van/năm; lượng đặt hàng hiện nay Q = 400 van/đơn hàng; chi phí tồn trữ H = 0,4 triệu đồng/van/năm và chi phí đặt hàng S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng; thời gian làm việc trong năm là 250 ngày; và thời gian chờ hàng về mất 3 ngày. C2. MH lượng đặt hàng theo lô SX (POQ) * Giả thiết của mô hình - Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật tư có thể ước lượng được. - Vật tư được cung cấp theo mức đồng nhất p và được sử dụng ở mức đồng nhất d. Tất cả vật tư được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến. - Không có chiết khấu theo số lượng. - Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d). - Không chấp nhận âm kho * Công thức tính các chi phí Tồn kho tối đa = Mức tăng tồn kho x Thời gian giao hàng Qmax = (p-d) (Q/p) Tồn kho tối thiểu (Qmin) = 0 Tồn kho trung bình = (Tồn kho tối đa + Tồn kho tối thiểu)/2 Q (p-d) Q d --------- = ---- (1 - --- ) 2 p 2 p CP tồn trữ hàng năm = Tồn kho TB x Phí tồn trữ ĐV hàng năm Ctt = Q (p-d) ---------- x H 2p CP đặt hàng hàng năm = Số đơn hàng trong năm x CP một đơn hàng Cdh = (D/Q).S Tổng chi phí tồn kho = CP tồn trữ hàng năm + CP đặt hàng năm TC = Q (p-d) D --------- x H + ------- x S 2p Q Sơ đồ 7.2. Mô hình POQ (p-d) (Q/p) Thời điểm bắt đầu nhận hàng Điểm đặt lại hàng (OP) Thời gian thực hiện đơn hàng Khoảng thời gian giao nhận hàng Thời điểm kết thúc nhận hàng Q C2. MH lượng đặt hàng theo lô SX (POQ) Lượng hàng tối ưu (Q*) khi TC nhỏ nhất - D . S (p-d) H TC’ = --------- + ------------ Q2 2p TC’ = 0  Q* = * Ứng dụng: Mô hình này hữu dụng cho việc xác định kích thước đơn hàng nếu một vật tư được SX ở một giai đoạn của qui trình SX, tồn trữ trong kho và sau đó gửi qua giai đoạn khác trong SX hay vận chuyển đến khách hàng. )( ...2 dpH pSD  C2. MH lượng đặt hàng theo lô SX (POQ) Ví dụ: Tiếp theo ví dụ ở mục c1, doanh nghiệp C muốn nhập kho một cách từ từ vào nhà kho chính để dùng. Số liệu về mức sản xuất của đơn vị cung ứng là p = 120 van/ngày. Nhu cầu tiêu thụ hàng ngày của doanh nghiệp là d = 40 van/ngày. Ông giám đốc quan tâm đến việc này có ảnh hưởng thế nào đến lượng đặt hàng và chi phí hàng tồn kho hàng năm, ông yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho để thấy khoản tiết kiệm khi dùng mô hình này như thế nào? C3. Mô hình EOQ, POQ với chiết khấu theo số lượng * Giả thiết chính của mô hình - Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng cho một loại vật tư có thể ước lượng được. - Mức tồn kho TB hàng năm có thể ước lượng theo 2 cách: + Bằng Q/2 nếu giả thiết của mô hình EOQ phổ biến (đơn hàng được nhận tất cả một lần). + Bằng [Q(p-d)]/2p nếu các giả thiết mô hình POQ phổ biến (e.g. vật tư được nhận nhiều lần, mỗi lần một lượng giống nhau p và cùng lúc DN sử dụng một lượng d) - Có chiết khấu số lượng, khi lượng đặt hàng lớn giá (g) sẽ giảm. C3. Mô hình EOQ, POQ với chiết khấu theo số lượng CP mua VT hàng năm (Cvt) = Nhu cầu hàng năm (D) x Giá vật tư TC = Cdh + Ctt + Cvt D Q TC = ---- x S + ----- x H + D x g Q 2 TC = Cdh + Ctt + Cvt D Q (p-d) TC = ----- x S + --------- x H + D x g Q 2p * Công thức tính chi phí Tổng chi phí dự trữ = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn trữ + Chi phí mua VT Q* = H SD ..2 Q* = )( ...2 dpH pSD  Theo mô hình EOQ Theo mô hình POQ C3. Mô hình EOQ, POQ với chiết khấu theo số lượng * Các bước thực hiện (1) Tính lượng hàng tối ưu ở từng mức khấu trừ (Ctt có thể được XĐ bằng tỉ lệ phần trăm của giá mua hay CP SX) (2) XĐ xem Q* ở từng mức có khả thi không, nếu không thì điều chỉnh cho phù hợp với từng mức khấu trừ đó. Chú ý: Ở mỗi mức khấu trừ, nếu lượng hàng đã tính ở bước 1 thấp không đủ ĐK để hưởng mức giá khấu trừ thì điều chỉnh lượng hàng lên đến mức tối thiểu để được hưởng giá khấu trừ (3) Sử dụng công thức tính tổng chi phí hàng dự trữ ở từng mức khấu trừ và chọn mức có TC nhỏ nhất để quyết định thực hiện. C3. Mô hình EOQ, POQ với chiết khấu theo số lượng * Ví dụ: Tiếp theo số liệu ví dụ ở mục c2 với chiết khấu theo số lượng ở DN C. Nhà cung cấp van đề nghị DN C mua số lượng nhiều hơn so với hiện nay sẽ được giảm giá như sau: Các mức khấu trừ 1-399 400-699 từ 700 Đơn giá (triệu đồng) 2,2 2,0 1,8 Ông giám đốc yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho, nghiên cứu giá mới dưới 2 giả thiết: đơn hàng được nhận ngay cùng một lúc (EOQ) và đơn hàng được nhận từ từ (POQ). Giả sử chi phí tồn trữ được ước tính là 20% giá mua.