Quản trị kinh doanh - Chương IV: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

*CHƯƠNG IVPHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ*PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ HÌNH HÓAPHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH *PP TIẾP CẬN HỆ THỐNG Yêu cầu :xem xét hệ thống thông tin trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như các mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài .Khi phân tích : xem xét một cách toàn diện các vấn đề kinh tế , kỹ thuật và tổ chức của hệ thống quản lý .Ứng dụng pp tiếp cận hệ thống :phải xem xét doanh nghiệp như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, tổ chức, kỹ thuật; Sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể ngày càng chi tiết hơn . Đây chính là pp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể, chi tiết*sơ đồ hình cây *ĐI TỪ PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG ĐẾN MÔ HÌNH HÓABước 1 : Phải cómột kế hoạch phân tích tỷ mỹ, chu đáo đến từng khâu công việc ..Bước 2 : Phân tích chức năng của hệ thống thông tin ; phân tích dòng thông tin kinh doanh ; Tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin quản lý bằng các mô hình như BFD (Bussiness Function Diagram- sơ đồ chức năng kinh doanh); DFD ( sơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram )mô hình thông tin ma trận .Bước 3 : Báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả của quá trình phân tích hệ thống thông tin.*PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC :sử sụng các mô hình sau :Sơ đồ chức năng kinh doanh -Bussiness Function Diagram- BFDSơ đồ dòng dữ liệu - Data Flow Diagram - DFDCác mô hình dữ liệu - Data Models - DM Ngôn ngữ có cấu trúc - Structured Language - SL* ĐẢM BẢO ĐỘ TIN CẬY TRONG THIẾT KẾ Hệ thống thông tin quản lý: cung cấp thông tin cho toàn bộ hệ thống; trên cơ sở đó xây dựng và thông qua các quyết định chính xác; trong hệ thống thông tin quản lý còn có các cơ sở dữ liệu có vai trò hệ trọng đối với hoạt động của hệ thống . Do vậy vấn đề đảm bảo độ tin cậy của hệ thống thông tin quản lý có ý nghĩa rất quan trọng.*phải chú ý đến việc bảo mật thông tin trong hệ thống quản lý;Việc truy cập vào hệ thống thông tin phải được sự đồng ý của người có tráchnhiệm; các dữ liệu nhập từ bên ngoài vào phải qua bức tường lửa ( Fire wall ) * THIẾT KẾ THEO CHU TRÌNH phải tuân theo nguyên tắc tuần tự không được bỏ qua bất cứ công đọan nào; sau mỗi giai đoạn, trên cơ sở đánh giá bổ sung phương án được thiết kế , có thể quay lại giai đoạn trước đó để hoàn thiện thêm rồi mới chuyển sang thiết kế giai đoạn tiếp theo, theo cấu trúc chu trình ( repetition )**1 Kế hoạch phát triển hệ thống2 Phân tích hệ thống3 Thiết kế hệ thống3.1 thiết kế cơ sở dữ liệu3.2 thiết kế phần mềm3.3 thiết kế giao diện4 Cài đặt hệ thống 5 Quản lý hệ thống .*II- PHÂN TÍCH ; THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ A- PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN Mục tiêu cần nắm vững các vấn đề sau :Sử dụng các công cụ thu thập thông tin cho quá trình phân tích.Mô hình hoá hệ thống thông tin như :Sơ đồ chức năngSơ đồ dòng dữ liệuSơ đồ ngữ cảnhMô hình thông tin ma trận .*Một số phương pháp thu thập thông tin cho quá trình phân tích Yêu cầu chung : Kết quả của việc thu thập thông tin là làm sao có được các thông tin liên quan tới mục tiêu đã đặt ra với độ tin cậy cao và chuẩn xác . Thông tin thu thập gồm :Thông tin chung về ngành của tổ chứcThông tin về bản thân của tổ chức đóCác thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề .*1-Nghiên cứu tài liệu về hệ thống Mục đích thu nhận thông tin tổng quát về cấu trúc của tổ chức; cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thống .Thu thập thông tin về môi trường của hệ thống thông tin hiện tại Thu thập thông tin về thành phần của hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động của nó . *Thu thập thông tin về môi trường của hệ thống thông tin hiện tại Gồm :Môi trường bên ngoài: cạnh tranh; xu hướng công nghệMôi trường tổ chức : lịch sử hình thành doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh sản xuất ,nhân sự, tài chính .Môi trường vật lý : quy trình xử lý dữ liệu, độ tin cậyMôi trường kỹ thuật : phần cứng; phần mềm; trang bị kỹ thuật khác ; cơ sở dữ liệu; đội ngũ cán bộ kỹ thuật tin học .*Thu thập thông tin về thành phần của hệ thống thông tin hiện tại và sự hoạt động của nó Thành phần của hệ thốngDữ liệu đầu vàoThông tin đầu raQuá trình xử lýCơ sở dữ liệuThiết bị ( phần cứng; phần mềm )**Đề án BÁO CÁO KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN Tên người thực hiện:Chủ đề nghiên cứu:Thời gian ; ngày tháng năm địa điểm Mục tiêu :Nội dung nghiên cứu :Hoạt động của hệ thốngDữ liệu vào của hệ thốngThông tin ra của hệ thốngQuá trình xử lýCơ sở dữ liệu của hệ thốngTóm tắt chung :Đánh giá tổng quát : Người thực hiện *2) Phương pháp quan sát hệ thống Mục tiêu nhằm thấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của tổ chức . Đồng thời cũng phải quan sát chi tiết để tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật , tài chính , thời gian .*Kết quả quan sát hệ thống làbáo cáo về yêu cầu của người sử dụng; xác định các dòng thông tin ;đánh giá, lựa chọn các giải pháp và cho lời khuyên đối với người sử dụng về hệ thống hiện tại và thực hiện những công việc trong tương lai .*Kết quả quan sát hệ thống phải lập báo cáo về các vấn đề sau : Thông tin đầu ra Dữ liệu đầu vào Tài nguyên Đánh giá hệ thống thông tin quản lý quan sát**Phương pháp phỏng vấn Nhằm thu thập thông tin về doanh nghiệp ; nhu cầu thông tin ; các tài nguyên cần thiết cho dự án tương lai ; khi phỏng vấn cần lưu ý các vấn đề sau :Chú ý lắng ngeThiết lập quan hệ tốt khi phỏng vấnChuẩn bị, soạn thảo các câu hỏi liên quan đến công việc cần phỏng vấn ; Các câu hỏi luôn tạo nhiều khả năng trả lời cho người được hỏi; tránh gây hiểu lầm Không nên phỏng đoán khi các dữ kiện không được xác nhận, hay không có câu trả lời .**4) Phương pháp sử dụng phiếu điều tra Thường áp dụng phương pháp điều tra chọn mẫu; chọn các các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như : Cán bộ lãnh đạo; chuyên gia quản ly; nhân viên trong bộ máy quản lý ; người sử dụng thông tin trong hệ thống ; các cán bộ tin học trong hệ thống Nội dung điều tra thường xoay quanh những vấn đề sau :Cơ cấu tổ chức của cơ quan ; Quy trình xử lý thông tinViệc sử dụng thông tin và hệ thống thông tin trong hệ thống .*2 - phân tích chức năng Mục đích nhằm xác định một cách chính xác và cụ thể các chưc năng chính của hệ thống thông tinPhương pháp xây dựng sơ đồ chức năng (BFD - Bussiness Function Diagram )Xây dựng sơ đồ chức năng thực thất là quá trình phân rã; từ một chức năng lớn ( ở cấp cao ) được phân chia thành những phần thích hợp nhỏ hơn (ở cấpthấp hơn ) theo cấu trúc hình cây .một chức năng đầy đủ gồm các thành phần sau tên chức năng ; mô tả chức năng ; đầu vào của chức năng ( dữ liệu); đầu ra của chức năng ( thông tin )*sơ đồ chức năng quản lý tài chính *Sơ đồ chức năng và các hồ sơ kèm theo xác định giới hạn của các chức năng; sau này nếu phát hiện thêm chức năng mới thì phân tích viên bổ sung thêm vào sơ đồ chức năng.Để phân tích hệ thống thông tin một cách hiệu quả nhất cần phải phân cấp trong sơ đồ chức năng . Bản chất của việc phân cấp là một chức năng được phân tích thành nhiều chức năng ngày càng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây - *Nhận xét :Sơ đồ chức năng là công cụ mô hình đầu tiên sử dụng trong tiến trình phân tích, nó xác định ranh giới hệ thống và cung cấp các thành phần để lập các mô hình ở các tiến trình sau .Cần đạt sự nhất trí cao với người chủ và các người sử dụng hệ thống thông tin để hạn chế tính chủ quan của nhà phân tích .Sau khi mô hình được tạo lập việc chi tiết hoá và điều chỉnh các chức năng là điều có thể thực hiện được.*3- Sơ đồ dòng dữ liệu ( DFD) ( Data Flow Diagram )Sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển vận từ một quá trình / chức năng này trong hệ thống sang một quá trình /chức năng khác ; điều quan trọng là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có trước khi cho thực hiện một hàm hay một quá trình.Chú ý : DFD là sơ đồ tỉnh cho nên nó không chỉ ra thời gian thông tin chuyển vận từ quá trình/ chức năng này sang quá trình / chức năng khác; nó cũng không chỉ ra được khối lượng; quy mô; lượng tối đa, tối thiểu đối với dữ liệu ; thứ tự thực hiện các chức năng .*Ví dụ minh họa Phương pháp tạo ra DFD Sử dụng BFD để xác định các tiến trình theo từng mức cho DFDBFD thực hiện theo phân rả ; do đó nó sẽ chỉ ra các mức mà tiến trình sẽ xuất hiện trong DFD *****Ghi chú : 1- Cập nhật phiếu nhập - xuất A1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàngA2 Lưu phiq\ếu nhập - xuấtA3 Yêu cầu cập nhật danh mục hàng hoá ( nếu là hàng hoá mới )A4 Cập nhật danh mục khác hàng ( nếu là khách hàng mới )A5 Lưu thông tin hàng hoá mới*2- Điều chỉnh phiếu nhập - xuấtB1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu nhập - xuất ( do nhập sai sót )B2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại3- Báo cáo tồn kho E1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn khoE2 Lấy số tồn từ danh mục hàng hoá và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định tồn kho cuối kỳE3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho .*4- Cập nhật phiếu thu chi C1 Ban quản lý yêu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp ( yêu cầu lập phiếu chi )C2 Khách hàng trả nợ ( yêu cầu lập phiếu thu )C3 Lưu phiếu thu chi đã lậpC4 Yêu cầu cập nhật khách hàng (nếu là khách hàng mới )5- Điều chỉnh phiếu thu chi D1 Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chiD2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại*6- Báo cáo công nợF1 Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợF2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập - xuất ; tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ.F3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ.*4- Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh được dùng để tạo ra biên giới của hệ thống; là một vòng tròn quá trình trung tâm biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu được nối với mọi tác nhân**5- sơ đồ logic(sô ñoà giaûi thuaät)Để chỉ ra những điều khiển của quá trình ra quyết định phức tạp; thay vì sử dụng bảng quyết định với nhiều rối rắm, người ta thường sử dụng sơ đồ logic để giải quyết vấn đề trên .**6- Mô hình hoá thực thể Nhằm xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống - thực thể- định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng ;Trong từng trường hợp mọi thành phần dữ liệu của thực thể sẽ chỉ lưu trữ 1 lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập được từ bất kỳ chương trình nào.**Trong mô hình này giữa các bộ phận trong hệ thống có mối quan hệ chằng chịt nhau chắc chắn sẽ trùng lắp và dư thừa thông tin . Để cải thiện tình hình cần xây dựng một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống , các bộ phận trong hệ thống không quan hệ trực tiếp nhau mà thông qua cơ sở dữ liệu chung .**Chú ý : Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống thể hịên dưới dạng bảng .mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu ( Database) . Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và các mối quan hệ giữa chúng.*Mô hình thực thể còn gọi là mô hình dữ liệuLôgic được xây dựng dựa trên các yếu tố :thực thểKiểu thực thể thuộc tính quan hệ *1- thực thể :(records,maãu tin)Là một đối tượng; một sự kiện đối với tổ chức kể cả những thông tin mà nó lưu trữ,thí dụ : mỗi khách hàng là một thực thể và nó thể hiện một dòng thông tin trong bảng .*2-Kiểu thực thể ( tập thực thể - tập tin bảng tính ; .)(taäp tin, files)Là một tập hợp các thực thể có cùng tính chất ; mô tả cho một loại thông tin ( chú ý bản thân nó không phải là thông tin ) thí dụ bảng khách hàng ( tập khách hàng ) là một kiểu thực thể, tập thực thể và nó mô tả ; chứa đựng từng thực thể khách hàng.Trong thực tế tập thực thể là một bảng - hình chữ nhật có nhiều cột ( trường, fields) và nhiều dòng ( thực thể; records).**Có 3 Tập thực thể sau :Liên quan đến một giao dịch chủ yếu . ví dụ : đơn đặt hàng .Liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống . ví dụ : nhà cung cấp; khách hàng ..Liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát ( thông tin dạng thống kê - bảng ) ví dụ : bảng lương ; lịch điều xe *Thuộc tính (fields,tröôøng,coäât)Thuộc tính là đặc trưng của mỗi thực thể ; biểu thị bằng các trường ( cột, fields) của bảng thực thể ( tập thực thể ) trong đó chứa đựng thông tin của thực thể .Ví dụ : mỗi thực thể khách hàng ở bảng trên có các thuộc tính sau : "Mã KH "; " tên KH " ; " Công ty"; " số phone"; địa chỉ ".*Có 3 loại thuộc tính : Thuộc tính khoá : Gồm một hay nhiều thuộc tính trong một tập thực thể được dùng để gán cho một thực thể một tham khảo ( tham trỏ ) duy nhất . Thuộc tính mô tả : thông thường các thuộc tính trong tập thực thể đều là thuộc tính mô tả ; tập hợp lại sẽ làm tăng hiểu biết đầy đủ về thực thể . Thuộc tính kết nối :chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể của bảng này với một thực thể ở bảng khác . **4) Mối quan hệ Mục đích nhằm tìm; tra cứu; truy cập .liên quan đến một thực thể . Có 3 kiểu mối quan hệ : một - một (1-1) ; một - nhiều ( 1-n); nhiều - nhiều ( n-n)*Quan hệ 1-1 : là mối quan hệ mà một thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bàng thực thể khác và ngược lại .thí dụ : một thực thể sản phẩm chỉ có duy nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tả nó . trên mô hình biểu diễn mối quan hệ này là mủi tên có 2 đầu ( )**Quan hệ 1-n : là mối quan hệ giữa một thực thể bên bảng A với nhiều thực thể bên bảng B ; thí dụ : một khách hàng có thể có nhiều đơn đặt hàng do đó một thực thể khách hàng trong tập khách hàng có quan hệ với nhiều thực thể đơn hàng trong tập đơn hàng . Trên mô hình được biểu diễn bằng mủi tên 1 đầu hướng từ bên nhiều tới bên một(N 1)**Quan hệ n - n : là quan hệ mà một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B và ngược lại . thí dụ : một thực thể nhà cung cấp trong tập nhà cung cấp có cung cấp nhiều thực thể mặt hàng trong tập mặt hàng và ngược lại ( nghĩa là một mặt hàng có thể có nhiều nhà cung cấp ). trên mô hình được biểu diễn bằng một đường thẳng .**Quan hệ 1-1 sẽ đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành một tập thực thể . Với ví dụ quan hệ 1-1 trên ta có thể nhập chung hai tập thực thể ( tập sản phẩm và tập mô tả chi tiết sản phẩm ) thành một tập thực thể là tập sản phẩm .**Quan hệ 1 - n rất quan trọng luôn thể hiện mối quan hệ giữa các thực thể trong mô hình hoa thực thể ; trong đó thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều *Thuoäc tính keát noái*Quan hệ n - n : không thể thấy rõ mối quan hệ giữa hai thực thể . thông thường quan hệ này được tách thành hai (02) mối quan hệ 1-n .Ví dụ :Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều vật tư và ngược lại một vật tư có thể do nhiều nhà cung cấp - Đây là mối quan hệ n - n . ta biến đổi sau thêm tập thực thể vật tư mua ( hàng mua ) vào sẽ hình thành hai mối quan hệ 1 - n giữa hai tập thực thể nhà cung cấp và vật tư **Tóm tắt:Tập thực thể thường là một trong ba trường hợp sau:Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ Thông tin liên quan tới thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ Liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát*Thuộc tínhMỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể, chúng thường gọi là những field thể hiện trên từng cột của bảng. Có 3 loại thuộc tính đó là: Thuộc tính khoá Thuộc tính mô tả.Thuộc tính kết nối * Mối quan hệ:***Nhận xét về các mối quan hệ:Quan hệ 1-n: Rất quan trọng thể hiện mối liên hệ giữa các thực thể trong mô hình trong đó thuộc tính khoá của bên một sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều.Quan hệ 1-1: Sẽ đưa đến việc nhập chung 2 tập thực thể thành một tập thực thể, không cần thiết phải tách thành 2 bảng riêng biệt, tập thực thể mới phải bao gồm các thuộc tính của hai tập thực thể cũ.Quan hệ n-n: Không giúp cho ta thấy rõ mối liên hệ giữa 2 thực thể cũng như không thấy điều gì về nghiệp vụ.Thông thường với mối quan hệ n-n thành 2 quan hệ 1-n.***7) Xây dựng mô hình dữ liệu:a) Xác định tập thực thể:Cách 1:Như phần trên đã nêu, một tập thực thể có thể là một trong ba loại sau:Thông tin liên quan tới một giao dịch chủ yếu của hệ thoángThông tin liên quan tới thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát*Cách 2: Lấy một bản mô tả về Hệ thống hiện tại hoặc cần có và xem xét các thông tin nào cần lưu giữ hay không, dưới dạng một dòng hay một bảng. Trong giai đoạn này cần xác định những tập thực thể rõ ràng, còn một số tập thực thể quan trọng khác có thể được phát hiện trong giai đoạn sau.*Thí dụ: Ta có một mô tả về Vật tư được cung cấp lưu giữ và phân phối từ DFD mua hàng như sau:Vật tư được giao bởi nhà cung cấp theo Đơn hàng MuaKhi nhận sẽ được kiểm tra (giao hàng) có đúng như Đơn hàng mua hay không ?Việc cất giữ sẽ được ghi vào Thẻ khoVật tư sẽ được cung cấp cho phân xưởng theo Lịnh sản xuất.*Theo mô tả này chúng ta có thể xác định các tập thực thể chính là:Vật Tư,Giao Hàng,Nhà Cung Cấp,Đơn Mua Hàng,Thẻ KhoLịnh Sản Xuất, Phân Xưởng SX*b) Xác định các mối quan hệ:Để xác định các liên kết giữa các tập thực thể chính ta lưu ý các điểm sau:Nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia, thì sẽ có một quan hệ xuất hiện để tạo mối liên kết.Trong quan hệ 1-n, thực thể giữ thông tin kết nối ở đầu nhiều (n)Khi quan hệ của 2 thực thể là quan hệ gián tiếp (A kết nối với B, B kết nối với C, khi đó A và C quan hệ gián tiếp) thì ta không cần xây dựng mối quan hệ này.*Chọn các tập thực thể chính (thường liên quan đến Tài nguyên) và xác định các mối quan hệ tự nhiên giữa chúng 11*Từ sơ đồ thể hiện các mối quan hệ tự nhiên ban đầu. Ta có thể xác định các mối quan hệ giữa các tập thực thể trong sơ đồ, chẳng hạn quan hệ n-n giữa Đơn hàng mua, Quan hệ n-n giữa Vật tư va Lịnh SX Với quan hệ 1-1 thì gộp chung, quan hệ n-n thì chuyển thành 2 quan hệ 1-nTrong thí dụ này Thẻ kho có mối quan hệ 1-1 với Vật tư do vậy ta chỉ cần chọn một thực thể trong hai.Nhà cung cấp có mối quan hệ n-n với Vật tư do vậy ta đưa thêm một thực thể mới vào và tạo ra 2 quan hệ 1-n.*Minh hoạ các mối quan hệ phát sinh trong quá trình tổ hợp *Tiếp tục đưa các tập thực thể đã xác định bước đầu vào sơ đồ và xác định các mối quan hệ giữa chúng với các thực thể khác theo cách đã nêutrên. Giao nhận có quan hệ n-n với Dòng đơn hàng mua (Một giao nhận có thể giao nhiều Dòng đơn hàng và ngược lại Một Dòng đơn hàng có thể được giao nhận nhiều lần) do vậy ta sẽ tạo thêm một tập thực thể mới là Dòng giao nhận. Và khi đưa tập thực thể giao nhận vào thì sẽ có mối quan hệ tự nhiên 1 - n giữa Tập thực thể Người cung cấp và Giao nhận .*Minh họa Mô Hình dữ liệu ban đầu đã hoàn chỉnh Nhà cung cấp Đơn hàng mua Vật tư Phân xưởng SXLịnh SXnNhà CC/Vật tư nnnDòng Đơn hàng mua Dòng Lịnh SXGiao nhận Dòng Giao nhận nnnnn* XÂY DỰNG MÔ HÌNH DỮ LIỆU QUAN HỆ (RELATIONAL DATA MODEL)Mô hình döõ lieäu quan hệ laø nhaèm xác định một danh sách các thuộc tính của các bảng thực thể.Quá trình xây dựng một Mô hình quan hệ gồm các bước:Xác định các Thuộc tính cần cho HệChuẩn hoá các Tập thực thểXác định các mối quan hệ giữa các thuộc tính của các Tập thực thể So sánh các mô hình để tạo ra một mô hình phù hợp nhấtƯớc lượng Số lượng thực thể cho từng bảng*Xác định thuộc tính:Từ nhận thức của mình về công việc đang nghiên cứuThông qua quá trình phỏng vấn người sử dụngXem xét các báo biểu đang sử dụng trong lĩnh vực nghiên cứu.Từ các thông tin tổng hợp treân chúng ta sẽ lập lên một bảng danh sách các thuộc tính dự tuyển cho các Tập thực thể đã xác định ở Mô hình dữ liệu, trong đó cũng xác định thuộc tính khoá của Tập thực thể, các thuộc tính này được gạch dưới để phân biệt với các thuộc tính còn lại.*Chuẩn hoá các Tập thực thể:Khái niệm chuẩn hoá:Là quá trình khảo sát các danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho:Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khoá và thuộc tính kết nối.Loại bỏ những thuộc tính có giá trị là kết quả của những thuộc tính khác. Không mang nhiều nghĩa với nhiều người sử dụng. *Phụ thuộc hàm: Ñịnh nghĩa : Với moät giá trị của khoá tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. Thí dụ với mỗi Mã số KH chỉ có duy nhất một giá trị Tên KH, Tên Công Ty, Phone, Địa chỉ.Như vậy nếu có thuộc tính không phụ thuộc hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một bảng thực thể khác.*Quá trình chuẩn hoá:Chọn khoá: Mỗi Tập thực thể đều có khoá. Khoá có thể là 1 hay nhiều thuộc tính trong Tập thực thể có giá trị xác định duy nhất một thực thể trong bảng.*Có những Tập thực thể mà thuộc tính tự nhiên của nó đương nhiên là khoá. Thí dụ với Tập thực thể Chứng Từ (Số CT, Ngày lập, Diễn giải, TK đối ứng, Số tien, ghi chú) thì Thuộc tính Số CT trở thành khoá vì không thể có 2 số CT trùng nhau.*Tuy nhiên một số lớn trường hợp ta cần đưa thêm thuộc tính khoá vào trong Tập thực thể vì các thuộc tính tự nhiên của Tập thực thể không thể là khoá. Thí dụ Với Tập Khách hàng thì Tên Kh, địa chỉ KH không thể đại diện cho Khách hàng vì có thể có khách hàng trùng tên hoặc ở cùng địa điểm. Trong trường hợp này ta thêm thuộc tính khoá là Mã số KH. Vôùi moãi Maõ soá KH thì ta chæ coù töơng öùng duy nhaát moät khaùch haøng *Khi Tập thực thể được tạo ra từ việc chuyển một quan hệ n-n thành 2 quan hệ 1-n như trường hợp Dòng đơn hàng, khi đó khoá của nó sẽ bao gồm các thuộc tính khoá của 2 Tập thực thể mà nó có mối liên kết, trong trường hợp này thì khoá của Dòng đơn hàng là Số Đơn hàng và Mã số MH.**Chuẩn hoá dạng 1yêu cầu: các thuộc tính nào có thể xuất hiện nhiêu lần với cùng một thực thể thì loại ra. Các thuộc tính bị loại ra cùng với thuộc tính khoá của Tập thực thể ban đầu sẽ tạo thành một Tập thực thể mới. Sau đó ta sẽ xác định khoá của Tập thực thể mới.***Do các thuộc tính Mã số MH, Mô tả MH, số lượng, Đơn giá có thể lặp nhiều lần trong một thực thể đơn hàng, do đó cần loại bỏ và tạo ra Tập thực thể mới.**Chuẩn hoá dạng 2yêu cầu tất cả các thuộc tính trong Tập thực thể phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá.Do đó với các Tập thực thể có khoá chỉ là một thuộc tính thì đương nhiên thoả dạng chuẩn 2. Còn đối với các Tập thực thể có khoá gồm nhiều thuộc tính (töø 2 thuoäc tính trôû leân) ghép lại, trong đó có những thuộc tính là cần thiết nhưng chỉ phụ thuộc hàm vào một bộ phận của khoá thì ta sẽ đưa nó vào một Tập thực thể mới, với khoá là bộ phận khoá của Tập thực thể ban đầu mà nó phụ thuộc hàm.*Với thí dụ trên, ta thấy rõ mô tả mặt hàng chỉ phụ thuộc hàm vào Mã số MH chứ không phụ thuộc vào toàn bộ khoá là 2 thuộc tính ghép Mã số MH và Số hiệu đơn hàng. Do đó ta taïo thêm Tập thực thể mới để đạt tiêu chuẩn dạng 2 ; đồng thời đơn giá chỉ phụ thuộc hàm vào Mã số MH chứ không phụ thuộc vào toàn bộ khoá là 2 thuộc tính ghép Mã số MH và Số hiệu đơn hàng. Do đó ta taïo thêm Tập thực thể mới để đạt tiêu chuẩn dạng 2**Chuẩn hoá dạng 3Dạng chuẩn thứ ba yêu cầu tất cả các thuộc tính không chỉ phụ thuộc hàm vào khoá mà còn không phụ thuộc hàm vào bất kỳ thuộc tính nào không phải là khoá trong Tập thực thể.Do đó, để đạt dạng chuẩn 3 thì khi có thuộc tính nào phụ thuộc hàm vào thuộc tính khác trong Tập thực thể ta cần đưa chúng vào Tập thực thể mới mà khoá chính là thuộc tính mà chúng phụ thuộc hàm.*Với thí dụ trên, ta thấy Tên KH và Địa chỉ KH phụ thuộc vào hàm Mã số KH là thuộc tính không phải là khoá trong Tập thực thể, do đó chúng ta đưa chúng vào Tập thực thể mới mà khoá chính là Mã số KH.**Sau khi chuẩn hoá dạng 3, từ một Tập thực thể Đơn hàng bán ta lập được 4 Tập thực thể chuẩn hoá dạng 3 đó là:Đơn hàng bán (Số hiệu đơn hàng, Mã số KH, Ngày đặt hàng)Khách hàng (Mã số KH, Tên KH, Địa chỉ KH)Dòng đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mã số MH, Số lượng)Mặt hàng (Mã số MH, đơn giá,Mô tả mặt hàng)*Kết hợp các Tập thực thể chung: Chuẩn hoá theo quá trình này xuất phát từ nhiều tài liệu khác nhau sẽ dẫn đến việc tạo ta các Tập thực thể giống nhau. Khi đó ta sẽ hợp nhất chúng lại thành một Tập thực thể mà chứa đủ các thuộc tính. Có thể xảy ra trường hợp chúng không còn ở dạng chuẩn thứ 3, và do vậy chúng ta lại sử dụng các qui tắc chuẩn hoá để chuẩn chúng.*Thí dụ ta có 2 Tập thực thể đơn đặt hàng được chuẩn hoá từ 2 tài liệu là Đơn hàng và tài liệu giao nhận hàngĐơn hàng (Số hiệu ĐH, Mã số KH, Ngày đặt hàng)Đơn đặt hàng (Số hiệu ĐH, Trình trạng ĐH, địa chỉ giao nhận)Quá trình hợp nhất tạo ra chỉ 1 Đơn đặt hàng:Đơn đặt hàng (Số hiệu ĐH, Mã số KH, Ngày đặt hàng Tình trạng ĐH, địa chỉ giao nhận)Khi đó sẽ không còn thoả dạng chuẩn thứ 3 vì địa chỉ giao nhận phụ thuộc hàm vào Mã số KH là thuộc tính không phải khoá của Tập thực thể. Quá trình chuẩn hoá sẽ đưa thuộc tính Địa chỉ giao nhận ra khỏi Tập thực thể và Tập thực theå sau cùng là:Đơn đặt hàng (Số hiệu ĐH, Mã số KH, Ngày đặt hàng, Trình trạng ĐH)*Tóm tắt quá trình chuẩn hoá:Liệt kê các thuộc tính chưa chuẩn hoá cho mỗi Tập thực thể.Áp dụng 3 qui tắc chuẩn hoá để tạo ra Tập thực thể chuẩn hoá đầy đủ.Kết hợp các Tập thực thể giống nhau.Áp dụng lại qui tắc chuẩn hoá thứ 3 để được bản chuẩn hoá cuối cùng.*Xác định các mối quan hệ:Sau quá trình chuẩn hoá chúng ta xác định được các Tập thực thể sau:Đơn hàng bán (Số hiệu đơn hàng, Mã số KH, Ngày đặt hàng)Khách hàng (Mã số KH, Tên KH, Địa chỉ KH)Dòng đơn hàng (Số hiệu đơn hàng, Mã số MH, Số lượng)Mặt hàng ( Mã số MH,đơn giá, mô tả mặt hàng )Giao nhận (Số hiệu giao nhận, Mã số KH, Ngày giao)Dòng giao nhận (Số hiệu giao nhận, Số hiệu đơn hàng, Mã số MH, Số lượng giao)*Ma trận thực thể/khoá:Để xác định các mối quan hệ trong mô hình ta lập bảng ma trận thực thể/khoá, trong đó các cột liệu kê các Tập thực thể, các hàng liệt kê các thuộc tính khoá có trong các Tập thực thể.Tương ứng với mỗi ô giao giữa cột và hàng, nếu khoá có trong Tập thực thể ta cho dấu X, nếu không phải là khoá nhưng có xuất hiện trong Tập thực thể cho cho dấu O. theo đó ta có bảng ma trận như sau:*Giao nhaänDoønggiao nhaän *Thiết lập các mối quan hệ:Căn cứ vào bảng thực thể/khoá ta liệt kê các mối quan hệ theo cách thức sau: Bắt đầu từ Tập thực thể ở cột thứ nhất, từ ô chứa khoá của nó ta chiếu qua các ô kế tiếp của hàng đó để xem ô nào có dấu X hoặc O thì ta sẽ có một liên kết của tập thực thể đang xét tới Tập thực thể mà có ô chứa dấu trên cùng một hàng.Theo bảng trên, bắt đầu từ khoá của Tập thực thể đơn hàng, ta có ô của cột thứ 3 (dòng đơn hàng) và cột thứ 6 (Dòng giao nhận) là các ô có dấu. Như vậy ta có 2 mối quan hệ là:Đơn hàng  Dòng đơn hàng Đơn hàng  Dòng giao nhận Tiếp tục cho cột thứ 2 là Tập thực thể Khách hàng, ta có mối quan hệ sau;khách hàng  đơn hàng Khách hàng  Giao nhận ,..*Xây dựng mô hình:*Sau khi lập xong mô hình quan hệ ta cần chỉnh lý để đưa đến mô hình dữ liệu hoàn chỉnh như sau:So sánh mô hình dữ liệu được xây dựng ban đầu với mô hình quan hệ điều chỉnh những khác biệt sao cho 2 mô hình phải phản ảnh chính xác lẫn nhau.Trong một số trường hợp nhà phân tích sẽ quyết định đưa vào hoặc loại bỏ những quan hệ phụ để làm trong sáng mô hình.Đưa vào số lượng thực thể trung bình dự kiến của mỗi Tập thực thể để sau này có căn cứ chọn lựa cấu trúc vật lý của các tập tin dữ liệu hệ thống. Số ước lượng nên khoảng trong thời gian 3 năm.**B- THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I-THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU: a)Các kiểu cấu trúc cho một hệ cơ sở dữ liệu:Phân cấp (như IMS, Focus)Mạng (như IDMS)Quan hệ (như Oracle, paradox, Access)*Quá trình thiết kế:Quy tắc chung: Chúng ta xuất xuất phát mô hình dữ liệu và áp dụng quy tắc cắt đầu tiên (first cut rules), để chuyển chúng thành các tập phù hợp với phần mền quản trị dữ liệu được dùng ở công ty. Sau đó sẽ điều chỉnh, tối ưu hoá các tập này cho đến khi đạt yêu cầu.*Quy tắc cắt đầu tiên (first cut rules – FCR)Nhằm mục đích tạo một cơ sở dữ liệu tối thiểu có thể làm việc được. các bước của qui tắc FCR áp dụng cho hệ có cấu trúc phân cấpBỏ qua các quan hệ không dùng (không nằm trong phần nào của các đừơng giao tác)Xác định các cấp bậc giữa các tập thực thể trong quan hệ 1-n, Tập thực thể phía 1 là cha phía nhiều là conNếu một tập thực thể có nhiều cha thì sẽ chọn một cha chính là cha có số lượng thực thể trung bình nhỏ nhất.Với một tập thực thể có sự thâm nhập của tác nhân ngoài vào thì nó phải ở đỉnh của cấp bậc. *Mỗi cấp bậc trở thành một DBF.Có thể dùng các kỹ thuật nối file để hỗ trợ cho các quan hệ xuyên ngang cấp bậc.Để điều chỉnh dữ liệu đạt hiệu quả cao chúng ta tham khảo các tài liệu về sơ đồ phân tích đường đi, mô hình hoa tiêu và biểu đồ sử dụng dữ liệu, tổ hợp các tập thực thể và đưa ra các kiểu thâm nhập khác nhau để đạt yêu cầu thiết kế.Cần lưu ý là nhà thiết kế cơ sở dữ liệu cần am tường về hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà công ty sẽ dùng. Lưu ý về sự an toan và toàn vẹn cơ sở dữ liệu:*2-ĐẶC TÍNH CỦA CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆUĐặc tính chủ yếu của một CSDL hiện đại Là nơi lưu trữ tổng hợp những dữ liệu dùng chung để phục vụ cho yêu cầu của nhiều người sử dụng và nhiều chương trình ứng dụng.Nó phải được cấu trúc có ý nghĩa logich đối với tổ chức. Trùng lắp dữ liệu là tối thiểu. Dữ liệu được lưu lại sẽ cho nhiều người truy xuất dễ dàng.Dữ liệu phải nhất quán, phải có tính bảo mật, tính phục hồi dữ liệu.Tính cạnh tranh trong truy xuất dữ liệu.*Một phương diện quan trọng của quản lý là sử dụng phần mền để quản lý tất cả dữ liệu truy xuất từ cơ sở dữ liệu, phần mềm này chính là hệ quản trị cơ sở dữ liệu, sẽ giao diện với người sử dụng và các chương trình ứng dụng và chính cơ sở dữ liệu; từ đó cho phép kiểm soát tập trung đối với dữ liệu (ví dụ: Access, SQL, Foxbase, Foxpro) *đặc tính của hệ quản trị CSDL hiện đại Phần mềm quản lý tất cả việc đọc và viết của người sử dụng và các chương trình ứng dụng treân cơ sở dữ liệu.Có khả năng trình bày một phần của cơ sở dữ liệu cho người sử dụng xem theo yêu cầu của họ.Chỉ trình bày cách nhìn dữ liệu logic cho người sử dụng chi tiết của dữ liệu lưu trữ và cách truy xuất dữ liệu được dấu.Bảo đảm tính thống nhất.Cho phép phân nguồn mức truy xuất khác nhau cho những người sử dụng khác nhau tới cơ sở dữ liệu.Cung cấp các công cụ khác nhau để giám sát và kiểm soát cơ sở dữ liệu.*Các thành phần của hệ QTCSDL1. Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (DDL Data definition Language)Mô tả cấu trúc của CSDL Mô tả các liên hệ của dữ liệu, các loại ràng buộc 2. Ngôn ngữ sử dụng dữ liệu (DML Data Manipulation Language) cố đặc tính như ngôn ngữ lập trình để.Truy xuất dữ liệuCập nhật dữ liệuKhai thác dữ liệu3. Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) DD là nơi tập trung lưu trữ về:Thành phần cấu trúc của CSDL (thuộc tính, mối liên hệ)Chương trìnhMã bảo mật, thẩm quyền sử dụng.*. THIẾT KẾ PHẦN MỀM CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.1. Các ngôn ngữ thiết kế phần mềmVới một cấu hình máy tính đã được chọn, bước tiếp theo là đặc tả dữ liệu sẽ được lưu trữ và truy nhập như thế nào trong cấu hình đó. Tức là xác định các cấu trúc dữ liệu sử dụng.Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình có ý nghĩa rất lớn. Khi đánh giá về các ngôn ngữ lập trình, người ta thường căn cứ vào các tiêu chuẩn sau đây:1. Lĩnh vực ứng dụng tổng quát2. Độ phức tạp thuật toán của ngôn ngữ3. Môi trường hoạt động của phần mềm4. Hiệu năng của phần mềm5. Độ phức tạp của cấu trúc chương trình6. Tri thức của cán bộ phát triển phần mềm7. Có chương trình dịch tốt*