Quản trị kinh doanh - Chương 5: Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương

CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1 Nội dung chương Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu  Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2 Quy trình nghiệp vụ XNK Nghiên cứu thị trường Giao dịch với đối tác Đàm phán Soạn thảo ký kết HĐ Thực hiện HĐ Thực hiện HĐ XNK  Liên quan tới rất nhiều lĩnh vực khác như Hải quan, Thanh toán quốc tế, Vận tải và giao nhận, Bảo hiểm, Pháp luật trong kinh doanh quốc tế,...  Thường tuân theo quy trình nhất định  Các bước thực hiện phụ thuộc vào: -Nội dung trong HĐ, -Điều kiện cơ sở giao hàng, -Quy định của nhà nước, -Tập quán ..... 5contract exporterimporter bank Carrier insurer MỐI QUAN HỆ TRONG NGOẠI THƯƠNG customs Một số bên thứ 3 khác: Người giám định, Trọng tài,... NHỮNG CÔNG VIỆC CẦN LƯU Ý ĐỐI VỚI NGƯỜI XNK  - Chuẩn bị hàng hóa, bao bì, kẻ ký mã hiệu, kiểm tra hàng để giao  - Thuê phương tiện chuyển chở và nhận hàng  - Làm thủ tục thông quan XNK  - Làm các thủ tục khác theo yêu cầu của nhà nước ( nếu có) ( Ví dụ: giấy phép, kiểm dịch, xin C/O,)  - Giao- Nhận hàng hóa  - Mua bảo hiểm  - Yêu cầu thanh toán- Trả tiền  - giải quyết khiếu nại, tranh chấp ( nếu có) Phần I. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu7 Các bước thực hiện HĐ - Công việc bước đầu của khâu thanh toán - Xin giấy phép XK - Chuẩn bị hàng - Kiểm tra hàng XK - Thuê tàu - Mua bảo hiểm - Làm thủ tục hải quan - Giao hàng - Thanh toán - Giải quyết khiếu nại (nếu có) 1. Công việc bước đầu của khâu thanh toán - Nếu thanh toán bằng CAD: nhắc nhở người Mua mở tài khoản tín thác theo đúng yêu cầu và kiểm tra các điều kiện của tài khoản. - Nếu thanh toán bằng TT trả trước: nhắc nhở người Mua chuyển tiền đúng hạn - Nếu thanh toán bằng L/C: nhắc nhở người Mua mở L/C theo đúng yêu cầu và kiểm tra L/C 9 Kiểm tra L/C a) Cơ sở để kiểm tra: - Căn cứ vào hợp đồng - Căn cứ vào UCP 600 b) Nội dung kiểm tra - Kiểm tra lỗi chính tả trên L/C - Kiểm tra lỗi kỹ thuật c) L/C không đảm bảo thì thông báo sửa đổi 10 2. Xin giấy phép xuất khẩu - Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài. - Thông tư số 04/2006/TT-BTM ngày 06/04/2006 của Bộ Thương mại (nay là Bộ Công thương) Hướng dẫn một số nội dung quy định tại Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 01 năm 2006 của chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Thương mại về hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế và các hoạt động đại lý mua, bán, gia công và quá cảnh hàng hóa với nước ngoài. 11 2. Xin giấy phép xuất khẩu - Các quy định khác của Bộ Công thương đối với hàng hóa xuất khẩu theo quy định điều ước quốc tế, Nghị định mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia do Bộ Công thương công bố từng thời kỳ. - Các mặt hàng quản lý theo chính sách xuất nhập khẩu từng thời kỳ như gỗ, xăng, dầu, đường, phân bón, 12 3. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu 3.1. Thu gom hàng hoá - Cơ sở pháp lí: HĐ nội thương, hợp đồng nhận ủy thác - Ý nghĩa: Đảm bảo tiến độ thực hiện HĐ ngoại thương Chuẩn bị nguồn hàng: Tự sản xuất, liên kết liên doanh sản xuất, thu mua hàng XK, nhận uỷ thác XK, gia công XK 19 3. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu 3.2. Đóng gói kẻ kí mã hiệu a) Đóng gói hàng hóa - Nguyên tắc đóng gói + Phù hợp phương thức vận chuyển và tiết kiệm chi phí vận chuyển. + Đảm bảo chất lượng và an toàn cho hàng hóa + Quy định của Hải quan + Đảm bảo thẩm mỹ + Chi phí thấp + Tiết kiệm nguyên vật liệu đóng gói + Không xếp các mặt hàng có suất cước khác nhau vào cùng một kiện - Lập phiếu đóng gói (packing list) 20 3.2. Đóng gói kẻ kí mã hiệu b) Kẻ ký mã hiệu (marking) - Nguyên tắc kẻ ký mã hiệu: Kẻ kí mã hiệu ở trên kiện hàng và ở nơi dễ nhìn thấy. Kẻ bằng mực không phai, không ảnh hưởng đến chất lượng hàng - Kích thước phù hợp - Nội dung: Những thông tin liên quan tới hàng hóa Thông tin liên quan đến người gửi/ người nhận Số vận đơn, người chuyên chở, cảng đi cảng đến Các kí hiệu đặc biệt 21 3.3. Kiểm tra phẩm chất hàng hoá a) Kiểm tra để chứng minh hàng hóa có phẩm chất phù hợp với hợp đồng - Kiểm tra tại cơ sở sản xuất - Kiểm tra tại nơi giao hàng  Người bán ký hợp đồng với cơ quan giám định  Xuất trình giấy chứng nhận phẩm chất của cơ sở  Xuất trình hàng hóa để lấy mẫu kiểm tra  Trả phí dịch vụ giám định 23 b) Kiểm tra nhà nước về phẩm chấp hàng XK 86/CP, 1995: - Người giao hàng phải: Viết đơn xin kiểm tra Cung cấp giấy chứng nhận phẩm chất cơ sở Xuất trình hàng hóa để kiểm tra lấy mẫu Nộp phí - Giấy chứng nhận ghi: “hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu” 24 3.4. Kiểm dịch động vật - Viết đơn yêu cầu kiểm dịch - Cung cấp giấy chứng nhận kiểm dịch của cơ sở - Xuất trình hàng hóa - Trả lệ phí kiểm tra Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (veterinary certificate) 25 3.5. Kiểm dịch thực vật Viết đơn yêu cầu kiểm dịch Cung cấp giấy chứng nhận kiểm dịch của cơ sở Xuất trình hàng hóa Trả lệ phí Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitary certificate) 26 3.6. Kiểm dịch y tế tại biên giới - Người kiểm tra: cơ quan của Bộ Y tế - Người bán phải làm các công việc sau: Giấy yêu cầu kiểm dịch Xuất trình hàng hóa để lấy mẫu Cung cấp giấy chứng nhận kiểm dịch của cơ sở Trả lệ phí Giấy chứng nhận kiểm dịch (sanitary certificate) 27 4. Thuê tàu chở hàng a. Bán CIF, CFR: Cơ sở để đi thuê tàu: - Căn cứ vào hợp đồng mua bán - Nếu hợp đồng mua bán không quy định thì dựa vào Incoterms • Thuê tàu có khả năng đi biển • Tàu phù hợp với tính chất của hàng hóa • Thuê tàu đi theo hành trình thông thường • Không có các điều kiện đặc biệt. 28 4. Thuê tàu chở hàng b. Bán theo các điều kiện D: thuê tàu vì quyền lợi của người bán Căn cứ thuê tàu: - Tính chất hàng hóa - Điều kiện cảng khẩu 29 4. Thuê tàu chở hàng Liner terms Áp dụng khi hàng không nhiều và tuyến đường thông thường Quy trình: - Booking a shipspace - Đến hẹn bốc hàng lên tàu - Lấy B/L và thanh toán Bước Giao hàng 4. Thuê tàu chở hàng Voyage terms Chủ hàng tìm tàu rỗi để thuê (inquiry) Hãng tàu chào giá cước (offer) Hai bên mặc cả (counter offer) Ký Charter Party (C/P) Bốc hàng lên tàu và lấy B/L Thanh toán cước phí và tiền bốc dỡ Bước Giao hàng 5. Làm thủ tục hải quan Theo đúng quy định hiện hàng của nhà nước - Khai báo và nộp tờ khai hải quan - Đưa hàng đến địa điểm quy định để Hải quan kiểm tra (nếu có yêu cầu) - Làm nghĩa vụ nộp thuế (nếu phải nộp thuế) * Xem thêm trong chương 7. Thủ tục hải quan 32 6. Giao hàng Trước khi giao hàng: + Liên lạc với các bên liên quan + Cập nhập thông tin + Chuẩn bị nhân lực và thiết bị giao hàng Sau khi hoàn thành giao hàng + Thông báo giao hàng + Lấy bằng chứng giao hàng 33 7. Mua bảo hiểm cho hàng hoá 7.1. Bán CIF, CIP Cơ sở mua bảo hiểm: - Hợp đồng mua bán - Nếu hợp đồng không quy định thì căn cứ vào Incoterms Cách mua bảo hiểm: - Mua chuyến – voyage policy - Mua bao – open policy 34 7. Mua bảo hiểm cho hàng hoá 7.2. Các điều kiện D Cơ sở để mua bảo hiểm: −Căn cứ vào tính chất của hàng hóa −Căn cứ vào điều kiện vận tải, khí hậu, thời tiết, tình hình xã hội Cách mua bảo hiểm: - Mua bao - Mua chuyến 35 7. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Open policy /Floating policy - Gửi giấy báo bắt đầu vận chuyển - Lấy insurance certificate Voyage policy - Gửi giấy yêu cầu bảo hiểm - Hãng bảo hiểm chào insurance rate - Hai bên mặc cả và ký HĐ 8. Làm thủ tục thanh toán 8.1. Lập bộ chứng từ thanh toán Cơ sở lập: - Hợp đồng mua bán - L/C 8.2. Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán 8.3. Xuất trình chứng từ đòi tiền người mua/ ngân hàng 37 9. Khiếu nại / Giải quyết khiếu nại Nghiêm túc xem xét yêu cầu của đối phương Khẩn trương trả lời Hợp tác để cùng tìm phương hướng giải quyết Có thể thuê tư vấn (luật sư) để tìm cách giải quyết tốt nhất. Không có trách nhiệm khi đã hết thời hạn khiếu nại 38 10. THANH LÝ HỢP ĐỒNG39 II. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu43 Các bước thực hiện HĐ - Công việc bước đầu của khâu thanh toán - Xin giấy phép NK - Giục giao hàng - Thuê tàu - Mua Bảo hiểm - Giao nhận hàng NK - Làm thủ tục HQ - Kiểm tra hàng NK - Thanh toán - Khiếu nại (nếu có) 1. Công việc bước đầu của khâu thanh toán Nếu thanh toán bằng CAD : Làm những thủ tục cần thiết để NH mở tài khoản tín thác Nếu thanh toán bằng TT trả trước: Làm thủ tục chuyển tiền Nếu thanh toán bằng L/C: Làm đơn xin mở L/C và thực hiện những cơng việc cần thiết để NH mở L/C. 45 c. Giục người bán giao hàng và mở L/C 1.1. Giục người bán giao hàng: Có thể bàng thư, điện, email hay gặp trực tiếp 1.2. Mở L/C Điền vào mẫu đơn xin mở L/C Làm 2 ủy nhiệm chi, 1 trả cho lệ phí mở L/C 1 trả cho tiền ký quỹ mở L/C Tiền ký quỹ có thể từ 0% - 100% 46 2. Xin giấy phép nhập khẩu - Hàng cấm nhập khẩu: GPNK của Thủ tướng CP - Hàng nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ Công thương - Hàng nhập khẩu phải có giấy phép của Bộ quản lý chuyên ngành Thủ tục giống như hàng XK (Tham khảo NĐ 12) 47 NĐ 12-CP/2006 II. HÀNG NHẬP KHẨU : A. GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU: MÔ TẢ HÀNG HOÁ 1. Hàng cần kiểm soát nhập khẩu theo quy định của điều ước quốc tế, hiệp định mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia do Bộ Thương mại công bố cho từng thời kỳ. 2. Xe 2, 3 bánh gắn máy từ 175 cm3 trở lên.(Bộ Thương mại cụ thể theo mã số HS đúng trong Biểu thuế xuất nhập khẩu và hướng dẫn thực hiện; Bộ Công an quy định và công bố các đối tượng được phép đăng ký sử dụng). 3. Súng đạn thể thao (theo quyết định phê duyệt của ủy ban Thể dục Thể thao). B. GIẤY PHÉP THEO CHẾ ĐỘ HẠN NGẠCH THUẾ QUAN MÔ TẢ HÀNG HOÁ 1. Muối 2. Thuốc lá nguyên liệu 3. Trứng gia cầm 4. Đường tinh luyện, đường thô C. GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU TỰ ĐỘNG Bộ Thương mại công bố danh mục hàng hoá áp dụng chế độ cấp giấy phép tự động cho từng thời kỳ và tổ chức cấp phép theo quy định hiện hành về cấp phép. 48 3. Thuê tàu Khi NK theo điều kiện nhóm E và nhóm F Thủ tục như với hàng XK 4. Mua bảo hiểm cho hàng Khi NK theo điều kiện nhóm E, nhóm F và CFR, CPT Lưu ý về mua bảo hiểm trong các điều kiện trên: Người nhập khẩu mua vì chính lợi ích của anh ta. Thủ tục như với hàng XK 49 5: Nhận hàng từ phương tiện vận chuyển đến Trước khi có ETA: - Ký hợp đồng ủy thác cho ga, cảng, sân bay tiến hành - Thu thập thông tin về tàu, chuẩn bị chứng từ cần thiết - Ký hợp đồng thuê mướn nhân công dụng cụ dỡ hàng Khi nhận được ETA: - Chuẩn bị phương tiện lấy hàng - Đăng kí kiểm nghiệm, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, giám định Khi nhận được NOR: Đổi B/L lấy D/O 50 6. Kiểm tra hàng NK Kiểm tra trước khi dỡ - Lập survey record, nhằm ràng buộc trách nhiệm của thuyền trưởng Trong khi dỡ, cần lập: - Biên bản kết tóan nhận hàng với tàu (ROROC) - Biên bản hàng đổ vỡ (COR) đối với tổn thất rõ rệt - Giấy chứng nhận hàng thiếu (CSC) (do đại lý hàng hải lập) - Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt Sau khi dỡ, cần lập - S/R (Survey report): Biên bản giám định: phẩm chất hoặc số lượng/trọng lượng - I/C (Inspection certificate) Tổng hợp lại thành Bộ chứng từ pháp lý ban đầu 51 7. Khai báo hải quan a) Khai và nộp TKHQ; nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ HQ + Tờ khai HQ hàng NK + Hóa đơn thương mại + Chứng từ vận tải ( B/L ) + Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc văn bản tương đương 52 - Chứng từ khác Bảng kê chi tiết hàng hóa Giấy phép NK (nếu có)  Tờ khai trị giá HQ Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng. Giấy chứng nhận xuất xứ Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật tùy theo mặt hàng. 53 7. Khai báo hải quan b.- Đưa hàng đến địa điểm quy định để Hải quan kiểm tra c. - Làm nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu nếu có 54 8. Thanh toán Dù thanh toán bằng T/T, M/T, nhờ thu hay L/C, người mua đều cần kiểm tra chứng từ Tiêu chuẩn chứng từ - Đồng bộ - Chính xác - Trung thực - Phù hợp với HĐ hoặc L/C 55 9 Khiếu nại 1) Thời hạn khiếu nại 2) Xác định đối tượng khiếu nại Có thể khiếu nại 3 đối tượng - Người bán - Người VT - Người BH Lập hồ sơ khiếu nại người nào bị suy đoán là có lỗi nhiều nhất, và lập 2 bản sao gửi 2 người còn lại Khi người đầu tiên chứng minh được là mình không có lỗi, sẽ chính thức khiếu nại người tiếp theo và thời hạn khiếu nại sẽ được tính lại từ đầu. 56 9 Khiếu nại 3) Hồ sơ khiếu nại - Đơn khiếu nại - Chứng từ liên quan - Chứng từ pháp lý ban đầu - Chứng thư giám định - Bản tính tổn thất - Yêu cầu bồi thường - Biên lai gửi hồ sơ khiếu nại - Chứng từ khác 4) Giải quyết khiếu nại 57