Quản trị kinh doanh - Chương 4: Đàm phán hợp đồng ngoại thương

Chương 4: Đàm phán hợp đồng ngoại thương 1 Nội dung chương 4 • Quá trình đàm phán hợp đồng ngoại thương • Kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương • Các loại hợp đồng ngoại thương oHợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế oHợp đồng gia công quốc tế oHợp đồng chuyển giao công nghệ quốc tế 2 I. QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 3 Quá trình đàm phán gồm 5 giai đoạn • Giai đoạn chuẩn bị • Giai đoạn tiếp xúc • Giai đoạn đàm phán • Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng • Giai đoạn rút kinh nghiệm 4 1. Giai đoạn chuẩn bị 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.1 Ngôn ngữ 1.1.2 Thông tin 1.1.3 Năng lực người đàm phán 1.1.4 Thời gian và địa điểm đàm phán 1.2 Chuẩn bị cụ thể: 5 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.1 Ngôn ngữ -Tiếng Mẹ đẻ; -Các ngoại ngữ -Tập đàm phán trực tiếp với đối tác và đàm phán thông qua phiên dịch 6 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin a. Thông tin hàng hóa - Đặc tính cơ bản của hàng hóa, yêu cầu về hàng hóa tại thị trường - Các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất mặt hàng - Tình hình cung/cầu - Chu kỳ, vòng đời của sản phẩm - Tình hình đối thủ cạnh tranh - Tỷ suất ngoại tệ của mặt hàng 7 8 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin b. Thông tin thị trường 13 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin b. Thông tin thị trường 14 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin Những đều kiện có liên quan đến chính những mặt hàng dự đinh kinh doanh của mình - Dung lượng thị trường - Tập quán và thị hiếu của người tiêu dùng - Các kênh tiêu thụ - Sự biến động giá ca 15 Tham khảo giá cả từ các nguồn sau • Các sở giao dịch • Các trung tâm đấu giá quốc tế • Các cuộc đấu thầu quốc tế • Giá bán buôn của các nước kinh doanh chủ yếu về mặt hàng có liên quan • Giá bình quân thống kê • Giá đã chào hoặc đã từng ký kết hợp đồng 16 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin c. Tìm hiểu đối tác 17 1.1 Chuẩn bị chung 1.1.2 Thông tin Các phương pháp chủ yếu - Nghiên cứu tại bàn: Điều tra qua tài liệu và sách báo (desk research) - Nghiên cứu tại hiện trường: ( field research) - Thông qua các công ty điều tra - Mua bán thử - Thông qua người thứ 3 18 1.1 Chuẩn bị chung • 1.1.3 Chuẩn bị năng lực - Chuẩn bị năng lực cho từng cán bộ đàm phán (Kiến thức; Tâm lý; Kỹ năng đàm phán,) -Tổ chức đoàn đàm phán. 19 1.1.3 Chuẩn bị năng lực KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN • Có khả năng nhìn thế giới như người khác nhìn và hiểu hành vi của người khác từ quan điểm của họ. • Có khả năng diễn đạt ý kiến để người cùng đàm phán hiểu được chính xác ý mình. • Có khả năng chứng tỏ các thuận lợi của kiến nghị đưa ra, để thuyết phục đối tác trong đàm phán vui lòng thay đổi quan điểm của họ. 20 1.1.3 Chuẩn bị năng lực KỸ NĂNG CỦA MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN (tiếp) • Có khả năng chịu đựng sự căng thẳng và đối mặt trong những hoàn cảnh rắc rối, các đòi hỏi không dự đoán được trong đàm phán. • Nhạy cảm với nền văn hóa của người khác và biết điều chỉnh đề nghị của mình cho phù hơp với giới hạn và sức ép hiện tại. 21 1.1 Chuẩn bị chung • 1.1.4 Chuẩn bị thời gian và địa điểm a. Thời gian: Trước khi đàm phán các bên cần: - Hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể. - Cẩn thận hơn nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa được giải quyết xong - Sắp xếp các khoảng thời gian trống để kiểm soát lại thông tin, nghỉ ngơi, tạo quan hệ 22 1.1 Chuẩn bị chung • 1.1.4 Chuẩn bị thời gian và địa điểm b. Địa điểm –Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho cả hai bên. –Địa điểm đàm phán có thể ở công ty đối tác, công ty chúng ta hoặc tại các khách sạn chuyên về dịch vụ tổ chức hội nghị, resort 23 1.2 Chuẩn bị cụ thể 1.2.1 Thiết lập các mục tiêu cần thương lượng 1.2.2 Đánh giá lại đối tác 1.2.3 Đánh giá lại những điểm mạnh, yếu của mình 1.2.4 Lập phương án kinh doanh 1.2.5 Xây dựng chiến lược đàm phán và đàm phán thử 24 1. 2.4 Lập phương án kinh doanh (business plan) • Cơ sở lập phương án kinh doanh: o Số liệu thu thập được o Ý đồ của nhà kinh doanh • Nội dung phương án kinh doanh: o Đánh giá tình hình thị trường, thương nhân o Lựa chọn hh, thời cơ, đk và phương thức kinh doanh o Tính toán hiệu quả kinh tế o Đề ra mục tiêu o Đề ra biện pháp thực hiện o Đánh giá sơ bộ hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh 25 2. Giai đoạn tiếp xúc 2.1 Tạo không khí tiếp xúc: Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không khí thân mật, hữu nghị, muốn vậy: • Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình. • Phải tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình. • Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy, bằng những hành động chứ không chỉ bằng lời nói. 36 2. Giai đoạn tiếp xúc 2.2 Thăm dò đối tác 2.3 Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần) Để làm được những công việc trên, cần phải: • Nhập đề tốt. • Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau. 37 3. Giai đoạn đàm phán • Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán. • Trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc và thỏa thuận các nội dung có liên quan đến giao dịch mua bán như số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm, phương thức thanh toánnhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại. 38 3. Giai đoạn đàm phán 3.1 Quy trình đàm phán Giai đoạn này bao gồm: • Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ. • Nhận và đưa ra nhượng bộ. • Phá vỡ những bế tắc. • Tiến tới thỏa thuận. 40 3. Giai đoạn đàm phán A1 A1,B1: Những lợi ích riêng của từng bên A2, B2: Những lợi ích mâu thuẫn C: Lợi ích chung B 2 A 2 B1 Bên BBên A C 3.2.ĐÆc ®iÓm cña ®µm ph¸n 3. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý • Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực. Tránh những cơn xúc động bội phá. Đừng ngắt lời và đổ lỗi cho nhau. Đừng bao giờ tỏ ra là mình quá thông minh. • Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác. Đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét. • Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi. 42 3. GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN • Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng ý của họ không. • Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục. Nên dung cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút hài hước để tạo bầu không khí tốt. 43 • Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra cho bạn và sẵn sang trả lời những câu hỏi đó. • Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán (nếu có). • Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện. 44 4. Giai đoạn ký kết HĐ Những điểm cần lưu ý: • Thỏa thuận thống nhất với nhau tất cả những điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. • Đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan. Tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. 45 4. Giai đoạn ký kết HĐ • Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. • Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, chính xác, tránh dung những từ mập mờ,có thể suy luận ra nhiều cách. • Hợp đồng thường do một bên soạn thảo. Trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. 46 4. Giai đoạn ký kết HĐ • Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. • Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo. 47 5. Giai đoạn rút kinh nghiệm • Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước, nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Rút kinh nghiệm ngay sau đàm phán và rút kinh nghiệm trong suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng. 48 II. KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NT еm ph¸n b»ng thư tÝn еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp 49 1. еm ph¸n b»ng thư tÝn: Lµ hình thøc ®µm ph¸n trong ®ã c¸c bªn trao ®æi víi nhau b»ng th tõ, ®iÖn tÝn, Fax, Telex, Email ®Ó ®i ®Õn tho¶ thuËn. Đ©y lµ hình thøc ®µm ph¸n rÊt phæ biÕn trong TMQT. 50 1. еm ph¸n b»ng thư tÝn: Nguyên tắc đàm phán bằng thư tín: • Nên sử dụng khi mới làm quen, hoặc khi muốn bổ sung cho hợp đồng đã được ký kết. • Lời lẽ trong thư cần lịch sự, lễ phép, nhưng nội dung phải rõ ràng. • Khẩn trương trả lời đối tác. • Giao dịch tới khi kết thúc vấn đề 51 2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i • Lµ hình thøc ®µm ph¸n mµ hai bªn tiÕn hµnh trao ®æi víi nhau th«ng qua ®µm tho¹i b»ng ®iÖn tho¹i. • ¦u ®iÓm: - Tèc ®é ®µm ph¸n nhanh - DÔ kÕt thóc vÊn ®Ò - ThuËn tiÖn trong những trêng hîp cÇn n¾m b¾t thêi c¬ 52 2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i • Nhược điểm: - Chi phí cao - Nội dung đàm phán quá ngắn - Dễ xảy ra nhầm lẫn - Không có bằng chứng để lại 53 2. еm ph¸n b»ng ®iÖn tho¹i Nguyên tắc tiến hành: - Chuẩn bị kỹ trước khi đàm phán - Nên chủ động gọi hơn là nhận cuộc gọi - Chuẩn bị trước một lối thoát, khi cần - Sau khi kết thúc, cần ghi lại nội dung cuộc đàm phán rồi yêu cầu đối phương xác nhận lại bằng văn bản 54 3. еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp • Là việc hai bên tiến hành đàm phán thông qua gặp gỡ trực tiếp tại một địa điểm thoả thuận trước, có thể ở nước người bán, nước người mua hay tại một nước trung gian. 55 3. еm ph¸n b»ng gÆp trùc tiÕp Các kỹ thuật: • Khai thác thông tin; • Nâng cao vị thế trong đàm phán; • Giảm giá trị lý lẽ của đối tác; • Nhượng bộ và nhận nhượng bộ; • Giải quyết các tình huống bế tắc. 61 3.1 Khai thác thông tin Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: - Nội dung câu hỏi: Hỏi cái gì? - Hình thức câu hỏi: Từ, ngữ và câu hỏi được sắp đặt như thế nào? -Thời điểm đưa ra câu hỏi? 62 3.2 Nâng cao vị thế trong đàm phán -Làm nổi bật điểm mạnh; - Giảm thiểu điểm yếu; - Người đi trước: “Cách giải quyết này đã được các bạn hàng trước đây của các ngài áp dụng”. 63 3.3 Giảm giá trị lý lẽ của đối tác - Khoảng cách tín nhiệm. - Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin. - Nghi vấn giả thiết. - Nghi vấn kết luận. - Nhấn mạnh điểm yếu. - Đề nghị xem lại. 64 3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ - Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ. - Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt. - Khi đối tác nhượng bộ, hãy nói to nhượng bộ đó lên. - Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thuyết: “Các ngài sẽ nói sao nếu chúng tôi...”. 65 3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ - Hãy trao đổi những nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện: “Nếu các ôngthì chúng tôi sẽ”. - Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau. - Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác. Hãy nghĩ xem những nhượng bộ của bạn có giá trị như thế nào đối với họ. 66 3.4 Nhượng bộ và nhận nhượng bộ - Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu dài có thể xảy đến với bạn. - Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ. -Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế đàm phán. 67 3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc - Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc: • Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn. • Tranh chấp lập trường. • Một bên dung thế mạnh để ép buộc bên kia. • Do không hiểu nhau. • Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế. 68 3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc Kỹ thuật giải quyết các tình huống bế tắc (thế găng) trong đàm phán: - Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường. - Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích - Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan. - Áp dụng thuật nhu đạo (Jujitsu). - Thay thế cán bộ đàm phán. 69 3.5 Giải quyết các tình huống bế tắc -Tập trung vào nhân vật chủ chốt. -Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công. -Lợi dụng mâu thuẫn. -“Dưới búa lượm củi”. 70 3.6 Một số kỹ thuật khác -Kỹ thuật lắng nghe. -Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá nhận thức của đối tác. - Kỹ thuật trao đổi thông tin. - Kỹ thuật tìm kiếm lợi ích chung 71 Bài tập nhóm • Mỗi nhóm 8 thành viên • Chọn 1 nước bất kỳ để làm đối tác • Công việc: –Kinh nghiệm đàm phán với quốc gia đó –Minh họa bằng 1 tình huống đàm phán 72