Quản trị kinh doanh - Chương 1: Tổng quan về excel

CHƯƠNG 1TỔNG QUAN VỀ EXCELCác khái niệm cơ bảnCác kiểu dữ liệuChèn chú thíchĐịnh dạng có điều kiệnKiểm tra dữ liệu nhậpSao chép dữ liệuCố định hàng và cột như tiêu đề NỘI DUNG 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNCông dụng: Excel là trình ứng dụng - dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo các thao tác báo cáo, báo biểu.Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có 256 cột và 65536 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là CELL. Excel được ghi trên đĩa thành một tập tin dạng *.XLSBảng tính điện tử 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNMỗi workbook cho phép 255 sheetTiêu đề dòng: được đánh số theo thứ tự 1,2,3,65536 Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A,B,C, AA,AB, IVÔ của bảng tính: được xác định bởi toạ độ cột và dòng. Ví dụ: ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có thể chứa 32767 ký tự. Mỗi bảng tính chứa tối đa 256*65536 ô 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNMở một tệp trắng (New)C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+NC3: Vào Menu File/ New/ Blank Workbook 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNC1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+OC2: Vào menu File/OpenMở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)C1: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.C2: Vào menu File/Save.Ghi tệp vào ổ đĩa (Save) 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNC1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4C2: Click vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc..C3: Vào menu File/Exit Thoát khỏi Excel (Exit) 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNĐịa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công thức để lấy dữ liệu tương ứng.Địa chỉ ô bao gồm:Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng. Ví dụ: A15, C43.Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và/hoặc tên hàng nếu muốn cố định phần đó. Ví dụ: $A3, B$4, $C$5.Địa chỉ ô 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢNMiền là một nhóm ô liền kề nhau.Địa chỉ miền được khai báo theo cách: Địa chỉ ô cao trái : Địa chỉ ô thấp phải Ví dụ: A3:A6 B2:D5 $C$5:$D$8Miền 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN+ , , ,  dịch chuyển 1 ô theo hướng mũi tên+ Page Up dịch con trỏ lên 1 trang màn hình.+ Page Down dịch chuyển xuống 1 trang màn hình.+ Home cột đầu tiên của dòng hiện tại+ Ctrl +  tới cột cuối cùng của dòng hiện tại.+ Ctrl +  tới cột đầu tiên của dòng hiện tại.+ Ctrl +  tới dòng cuối cùng của cột hiện tại.+ Ctrl +  tới dòng đầu tiên của cột hiện tại. Các phím dịch chuyển con trỏ ôDữ liệu chuỗi (nằm ở bên trái của ô)Dữ liệu số (nằm ở bên phải của ô)Dữ liệu ngày cũng là kiểu dữ liệu số (nằm bên phải của ô) 2. CÁC KIỂU DỮ LIỆUBước 1: Xác định ô cần chú thíchBước 2: Click chuột phải  Insert Comment (hoặc chọn Insert/Comment)Bước 3: Nhập vào chú thích trong hộpBước 4: kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích 3. CHÈN CHÚ THÍCH CHO Ô123 3. CHÈN CHÚ THÍCH CHO ÔBước 1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện.Bước 2: Menu Home  Chọn biểu tượng 4. ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆNBước 3: Chọn New Rules (hoặc Manage Rules) 4. ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆNBước 4: Thiết lập điều kiện định dạng 4. ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆNBước 5: Nếu muốn thêm điều kiện, nhấn nút New Rules và thực hiện lại các bước từ 3 4. 4. ĐỊNH DẠNG CÓ ĐIỀU KIỆNBước 1: Chọn các ô cần thiết lập.Bước 2: Menu Data  Chọn biểu tượng Menu Data  Validation 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 3: Chọn thẻ Settings.Bước 4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 5: Lựa chọn điều kiện cho các ô 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 6: Để chọn công thức  chọn Custom 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 7: Chọn thẻ Input Message  Chỉ định thông báo khi người dùng chọn ô. 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 7: Chọn thẻ Error Alert  Chỉ định thông báo khi người dùng nhập sai điều kiện 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPĐể giảm lỗi nhập dữ liệu cho người dùng  Tạo một ListBox cho phép người dùng lựa chọn các giá trị trong đó.Bước 1: Tạo một danh sách các giá trị trên cùng một dòng hoặc cùng một cột.Bước 2: Validation  Thẻ SettingsTạo ListBox cho ô 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 3: Mục Allow  chọn List 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 4: Chỉ định các giá trị vừa nhập ở bước 1. 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬPBước 5: Đánh dấu check vào mục In-cell dropdown 5. KIỂM TRA DỮ LIỆU NHẬP 6. SAO CHÉP DỮ LIỆUSao chép đặc biệt: Các bước thực hiện:Bước 1: CopyBước 2: Click chuột phải  Paste special Trong khung Paste special chọn: Value: chỉ sao chép kết quả của công thứcFormat: chỉ sao chép định dạngTranspose: biến đổi giữa cột và hàng 6. SAO CHÉP DỮ LIỆUXác định vị trí ô nằm phía dưới các hàng và nằm phía bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề: Menu View  Freeze Panes (nếu muốn bỏ cố định tiêu đề, chọn Menu View  Unfreeze Panes) 7. CỐ ĐỊNH HÀNG VÀ CỘT NHƯ TIÊU ĐỀ