Quản lý quá trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC Đào tạo nguồn nhân lực là một trong những nhân tố quan trọng để tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì đào tạo nguồn nhân lực phải đóng một vai trò chiến lược trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số nội dung cơ bản được trình bày trong phần này: Khái niệm về đào tạo nguồn nhân lực Quá trình đào tạo Phân tích nhu cầu đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo Xác định nội dung và phương pháp đào tạo Xác định kinh phí đào tạo Đánh giá kết quả đào tạo Khái niệm về đào tạo nguồn nhân lực Đào tạo là một quá trình cung cấp cho người lao động những kỹ năng cần thiết để họ thực hiện công việc tốt hơn. Tại sao nói đào tạo nguồn nhân lực là một hoạt động hết sức cần thiết trong các tổ chức? Đào tạo cho người lao động là một hoạt động hết sức cần thiết vì: Đáp ứng được yêu cầu của công việc: Công việc thay đổi, công việc mới đều đòi hỏi người lao động có những kỹ năng cần thiết để thực hiện. Đáp ứng nhu cầu học tập của người lao động Hoạt động đào tạo chính là một khoản đầu tư cần thiết cho tương lai Quá trình đào tạo Là một quá trình bao gồm 6 bước sau: 2.1 Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo: Là việc xác định tính cần thiết của hoạt động đào tạo Các nguyên nhân cần phải đào tạo Thiếu kỹ năng Thực hiện công việc không tốt Do yêu cầu của công nghệ mới/ sản phẩm mới/ công việc mới Do yêu cầu của khách hàng Do các tiêu thức để đánh giá kết quả công việc cao lên Việc đánh giá nhu cầu đào tạo có liên quan đến: Phân tích nhu cầu của tổ chức: Liên quan đến việc xác định tính phù hợp của hoạt động đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức, xác định các nguồn lực sẵn có, sự đồng tình- ủng hộ của các cấp lãnh đạo/ của đồng nghiệp đối với các hoạt động đào tạo. Phân tích nhu cầu đào tạo của người lao động: sẽ giúp cho việc xác định ai là người cần được đào tạo. Xác định các nguyên nhân dẫn đến kết quả công việc không tốt: Có phải do thiếu trình độ- kỹ năng- khả năng hay là do các vấn đề liên quan đến việc tạo động lực hoặc thiết kế công việc chưa hợp lý Xác định ai là người cần đào tạo Xác định ai là người sẵn sàng để được đào tạo Phân tích công việc: bao gồm việc xác định tầm quan trọng của công việc và các trình độ, kỹ năng, kỹ xảo cần phải chú trọng trong công tác đào tạo để người lao động thực hiện tốt công việc đó 2.2 Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo: Là việc xác định Các kỹ năng cụ thể sẽ đào tạo Thời gian đào tạo Số người được đào tạo Xác định ai là người đào tạo: cán bộ đào tạo là những người trong công ty hay là thuê từ các tổ chức bên ngoài? Tính thường xuyên trong việc tổ chức các lớp đào tạo 2.3 Bước 3: Xác định nội dung và phương pháp đào tạo 2.3.1 Nội dung đào tạo phụ thuộc vào: Mục tiêu đào tạo Thời gian của khoá đào tạo Nhu cầu của người được đào tạo, của tổ chức Trình độ, kinh nghiệm của người đào tạo. 2.3.2 Các phương pháp đào tạo: a/ Các phương pháp trình bày bài giảng đơn thuần: Là các phương pháp mà trong đó người học chỉ đơn thuần là những người nhận thông tin từ phía người đào tạo. Đó là: Cung cấp bài giảng theo cách truyền thống Cung cấp bài giảng với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại như đèn chiếu, video, máy tính. b/ Các phương pháp đào tạo theo kiểu trao đổi thông tin 2 chiều: Đề cập đến các phương pháp đào tạo mà trong đó người học đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng bài giảng. (i) Đào tạo trên công việc: Là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc trong đó người học sẽ được học những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của những lao động lành nghề hơn. Đây cũng là bước bắt đầu quan trọng cho các chương trình đào tạo chính thức đối với nhân viên của công ty. Tại sao cần phải đào tạo trên công việc? Đào tạo trên công việc là một phần đào tạo nhân viên rất quan trọng để hỗ trợ bổ sung cho các hình thức đào tạo ngoài công việc. Đây là một phương pháp rất hiệu quả trong việc truyền đạt các kiến thức và kỹ năng liên quan trực tiếp với công việc thông qua hình thức tiếp cận trực tiếp với thực tế dưới sự chỉ dẫn trực tiếp của một người hướng dẫn tại nơi làm việc. Các lợi thế của đào tạo trên công việc Các kiến thức và kỹ năng làm việc cụ thể được truyền đạt trực tiếp cho người nhân viên Đây là hình thức đào tạo liên quan đến công việc cụ thể của người nhân viên Hình thức đào tạo này có khả năng phù hợp và dễ chấp nhận bởi một người nhân viên cụ thể Nhân viên trực tiếp liên hệ với người phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm quan tâm giúp đỡ , điều chỉnh sai sót và nâng cao kỹ năng cho anh ta. Những sai sót sẽ được điều chỉnh kịp thời trước khi nó trở thành một thói quen làm việc tồi. Nhân viên sẽ có đựơc kinh nghiệm trong môi trường làm việc thực tế Nhân viên sẽ trực tiếp sản xuất và làm việc trong quá trình học tập Những ai nên được đào tạo? Tất cả các nhân viên mới không kể trình độ hay bằng cấp của họ đến mức nào đều nên được đào tạo trên công việc. Những nhân viên hiện tại cũng nên đựơc đào tạo nếu họ chưa được học các kỹ năng đúng. Thường xuyên nên có các kỳ kiểm tra và đào tạo lại nhân viên để đảm bảo rằng nhân viên không tiếp nhận các kỹ năng và thói quen làm việc không tốt. Ai có trách nhiệm cho việc đào tạo trên công việc? Những người phụ trách, những đội trưởng, các quản đốc và những nhà quản lý đều có trách nhiệm trong việc đào tạo và đào tạo lại những nhân viên dưới quyền mình. Nếu công việc ngày càng trở nên phức tạp hơn qua các năm thì anh/chị sẽ càng gặp nhiều khó khăn hơn trong việc đào tạo và phát triển nhân viên. Vì thế, công việc đào tạo sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu anh/chị có một kế hoạch và tổ chức các chương trình đào tạo trên công việc ngay trong phòng của anh/chị. Đào tạo trên công việc sẽ đem lại những lợi ích gì? Một nhân viên đựơc đào tạo sẽ cần ít sự giám sát và chỉ dẫn khi làm việc. Mọi người đều mong muốn thực hiện tốt hơn công việc của mình mà không cần sự trợ giúp quá nhiều từ người phụ trách. Thực hiện công việc tốt hơn sẽ đem lại ít sai sót trong công việc hơn. Một nhân viên được đào tạo có thể làm việc một cách độc lập. Việc trao quyền thực hiện công việc cho nhân viên sẽ giúp người phụ trách thực hiện các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra và chỉ dẫn các hoạt động một cách thoải mái và chủ động hơn. Một nhân viên đựơc đào tạo sẽ có thể cung cấp cho anh/chị các thông tin về những sai sót cần điều chỉnh trong công việc vì họ là những người hiểu biết và gần gũi với công việc của họ. Đào tạo trên công việc bao gồm một số phương pháp sau: Đào tạo theo kiểu thực tập: Người học nghề tới quan sát một nhân viên làm việc, ghi chép và suy ngẫm, sau đó sẽ thử làm theo mà không có hướng dẫn cụ thể của người đang đảm nhận việc này. Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Người dạy có các hướng dẫn tỉ mỉ, chi tiết để người lao động nắm được. Đào tạo theo kiểu học nghề: Bắt đầu bằng việc học lí thuyết, sau đó được làm thử dưới sự chỉ dẫn của công nhân lành nghề. Kèm cặp và chỉ bảo: Bản chất của phương pháp này là người lao động lành nghề hơn, giỏi hơn sẽ hướng dẫn, kèm cặp những người kém hơn. Người lao động được đưa đến nơi làm việc, học tập các kĩ năng bằng cách quan sát, trao đổi, làm thử ngay tại nơi làm việc của người hướng dẫn cho đến khi thành thạo. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Giúp người lao động nắm được các kỹ năng, các yêu cầu của công việc khác gần tương tự với việc mình đang làm. Các nguyên tắc của phương pháp đào tạo trên công việc: 1. Khâu chuẩn bị: Chia công việc ra các bước nhỏ Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, nguyên vật liệu Xác định lượng thời gian sử dụng cho đào tạo trên công việc 2. Khâu hướng dẫn: Nói cho người học biết mục đích của công việc. Làm thử công việc đó và yêu cầu người học quan sát Giải thích những điểm chính trong việc thực hiện công việc Người hướng dẫn làm lại công việc một lần nữa Yêu cầu người học thực hiện lại từng bước của công việc Yêu cầu người học thực hiện lại toàn bộ công việc Nếu có sai sót, người học cần thực hành lại cho tới lúc nào đạt đến mức độ thành thạo . (ii) Đào tạo bên ngoài công việc cho nhân viên thường đựơc thực hiện bên ngoài nơi làm việc với những sự chỉ dẫn trong lớp học. Đào tạo ngoài công việc rất hiệu quả trong việc truyền đạt các kiến thức và kỹ năng cơ bản cho một nhóm lớn những người lao động. Đào tạo bên ngoài công việc thường sử dụng rất đa dạng các phương pháp giảng dạy. Một số phương pháp chính được nêu như dưới đây Bài tập tình huống: Là một bản miêu tả một tình huống nào đó mà người lao động/ tổ chức cần phải đối phó. Người học phải phân tích, đưa ra các giải pháp trong các trường hợp khác nhau. Tác dụng của việc sử dụng bài tập tình huống: người học sẽ vận dụng một cách sáng tạo các kiến thức, kỹ năng của mình vào việc giải quyết một tình huống cụ thể. Quá trình phát triển một bài tập tình huống: Xác định một vấn đề/ một tình huống cụ thể Thu thập thông tin Phác thảo tình huống Đưa ra các vấn đề của tình huống Chuẩn bị các công cụ hỗ trợ cho việc trình bày bài tập tình huống: Như các bảng biểu, các câu hỏi, các hướng dẫn để phân tích tình huống... Bài tập đóng vai, các mô phỏng về các tình huống kinh doanh trong thực tế: Giúp cho người học tiếp cận với các cách để giải quyết một vấn đề cụ thể một cách sinh động và mang tính thực tiễn cao. c/ Các phương pháp xây dựng nhóm: Là các phương pháp đào tạo được thiết kế để cải tiến tính hiệu quả trong việc thực hiện công việc của một nhóm. Mục đích: Tạo điều kiện để các thành viên trong nhóm trao đổi kinh nghiệm, ý kiến với nhau Phát triển tính linh hoạt trong mối quan hệ giữa các cá nhân với nhau Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mỗi cá nhân Củng cố tinh thần hợp tác giữa các cá nhân So sánh các phương pháp đào tạo Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm Đào tạo tại công ty Thoả mãn nhu cầu riêng của công ty Các kỹ năng và hiểu biết về bản thân công ty tăng lên Hình thành và duy trì văn hoá, các qui định và các cách thức hoạt động của công ty Rất có hiệu quả đối với các đơn vị phân tán Có thể không bao gồm những thay đổi từ bên ngoài Đào tạo bên ngoài Nâng cao sự nhạy cảm đối với môi trường bên ngoài Phát triển khả năng linh hoạt Tác động của môi trường khác biệt Mở rộng quan hệ với các tổ chức khác Có được những cách tiếp cận và tư tưởng mới Chấp nhận những thử thách Có thể không phù hợp với nhu cầu của công ty Chi phí cao Chạy theo “mốt” Đôi khi các khoá đào tạo được coi như những kỳ nghỉ Khó áp dụng các kiến thức vào công việc Có thể tạo ra một số cản trở mới cho tổ chức Đào tạo trên công việc Đơn giản và là hình thức đào tạo cơ bản nhất Nhân viên có đựơc những kinh nghiệm một cách trực tiếp và sản xuất ngay cả khi học tập Cho phép các nhà đào tạo trải qua các điều kiện làm việc thực tế Những người hướng dẫn (các quản đốc, tổ trưởng) có thể thiếu khả năng truyền đạt và đào tạo Tốn thời gian của các tổ trưởng hay quản đốc Người đang học sẽ không có năng suất lao động như những người khác nhưng lại sử dụng máy móc và thiết bị của họ. Do vậy, kết quả sản xuất chung sẽ giảm. Cũng có thể họ sẽ gây hỏng máy móc thiết bị. Luân chuyển công việc Cho người lao động những kinh nghiệm rộng ở nhiều lĩnh vực khác nhau Tạo ra những cách nhìn khác nhau, những nhu cầu khác nhau cho người lao động Tạo ra cơ hội cho các ý tưởng mới, các kỹ năng mới và các chuyên gia mới xuất hiện Yêu cầu phải điều chỉnh công việc một cách thường xuyên Can thiệp vào quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp Đôi khi dẫn đến tình trạng mọi người đối phó hơn là học tập Có thể tạo ra quan niệm “cưỡi ngựa xem hoa” Có thể đựơc xem như là một sự đe doạ Cố vấn Thu hút những người hướng dẫn, những cán bộ quản lý cấp trung và các nhân viên giỏi Cung cấp các chỉ dẫn thực tế Có thể bỏ qua việc đánh giá kết quả hoạt động Nâng cao đựợc khả năng giao tiếp và quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới Tạo ra “người đỡ đầu” cho nhân viên Làm tốn thời gian của các hướng dẫn viên, các cán bộ quản lý cũng như các nhân viên giỏi Có thể tạo ra sự ỷ lại của các nhân viên Có thể tạo ra sự ghen tỵ và so sánh Huấn luyện Phù hợp với công việc Liên hệ với nhu cầu của cá nhân Tạo điều kiện để tăng cường các mối quan hệ giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới Có khả năng áp dụng ngay các kiến thức và kinh nghiệm vừa học Hướng tới mục tiêu Dễ liên hệ với việc đánh giá kết quả hoạt động Thu hút các nhân viên vào quá trình phát triển Phải giả định rằng các công việc là phù hợp Có thể chỉ áp dụng ngay tại một thời điểm với một công việc Phụ thuộc vào kỹ năng đào tạo của cán bộ quản lý Dễ bị bỏ qua Khó giám sát Có thể không hiệu quả Gây ngắt quãng công việc Giảng bài Giáo viên kiểm soát toàn bộ tài liệu và thời gian Toàn bộ tài liệu được sắp xếp theo một logic nhất định Đây là một phương pháp tương đối an toàn Dễ dàng thay đổi người đào tạo An toàn cho người học Việc chỉ có trình bày một chiều của giáo viên là không hiệu quả Bài giảng lặp đi lặp lại Người nghe rất thụ động Thiếu những thông tin ngược lại từ phía học viên Chương trình đào tạo tập thể Tạo ra quan điểm và cách suy nghĩ chung Các kỹ năng làm việc nhóm đựơc phát huy Tạo ra tinh thần đồng đội Có sự tập trung và chuyên sâu Đây là phương pháp đào tạo có thể tiết kiệm chi phí trực tiếp vì số lượng người đào tạo lớn Có thể tạo ra sự “đồng ý tập thể” không có lợi cho công ty Trình độ và khả năng của người học khác nhau có thể hạn chế hiệu quả của khoá học Đòi hỏi cao đối với người giảng 2.4 Bước 4: Xác định kinh phí đào tạo Quá trình xác định kinh phí đào tạo sẽ bao gồm chi phí cho các hoạt động như: chi phí và thời gian xây dựng các kế hoạch, tiền lương, tiền công cho người học, người dạy, các chi phí về tài liệu, tiền ăn ở,.. Khi các chi phí này vượt quá kinh phí cho phép thì cán bộ phụ trách đào tạo phải có các điều chỉnh như giảm số lượng người được đào tạo, thay đổi phương pháp đào tạo, thay đổi các cán bộ đào tạo. 2.5 Bước 5: Đánh giá kết quả đào tạo 2.5.1 Mục đích đánh giá kết quả đào tạo Để xác định các điểm mạnh, điểm yếu của chương trình đào tạo: chương trình đào tạo đã đạt được các mục đích đề ra chưa? Chất lượng của chương trình đào tạo? Xác định cái lợi lớn nhất mà người học thu được từ chương trình đào tạo. So sánh chi phí và lợi ích của các khoá đào tạo để từ đó lựa chọn ra khoá đào tạo tốt nhất. 2.5.2 Các phương pháp đánh giá chương trình đào tạo Sử dụng phiếu câu hỏi: Là cách thông thường nhất để biết được các thông tin phản hồi của nhữngngười được đào tạo đối với các khoá/ các chương trình đào tạo. Sử dụng các bài trắc nghiệm hoặc các bài kiểm tra: Để đánh giá được chất lượng của khoá đào tạo. Phỏng vấn: Các chương trình có thể được đánh giá bằng cách lấy ý kiến của học viên và giáo viên sau khoá học để có được các thông tin phản hồi nhằm rút kinh nghiệm cho các khoá học sau. Việc phỏng vấn này có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc phi chính thức. Đánh giá kết quả đào tạo còn bao gồm cả việc đánh giá ảnh hưởng của chương trình đào tạo đến kết quả làm việc sau này của người học, cũng như ảnh hưởng đến kết quả chung của cả tổ chức. PHÂN TÍCH NHU CẦU VÀ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO Các lý do dẫn đến kết quả làm việc tồi Các lý do cá nhân mà công ty không thể kiểm soát được Khả năng trí tuệ Khả năng thể lực Sự ổn định về tinh thần, tình cảm Hoàn cảnh gia đình và bản thân Sức khoẻ. Các lý do về mặt tổ chức mà cá nhân không thể kiểm soát đựơc: Công việc hiện tại Sự thay đổi công việc Lương Không có đào tạo Thiếu đầu tư vào máy móc thiết bị Thiếu các điều kiện làm việc Không có kế hoạch Quản lý kém Vị trí làm việc và đi lại khó khăn. Các lý do cá nhân nảy sinh do sự không phù hợp với công việc và tổ chức. Thiếu hiểu biết về công việc Có cảm giác được đối xử không công bằng Thiếu sự khuyến khích động viên Có sự xung đột hay va chạm cá nhân với các thành viên trong nhóm hay với người giám sát Thiếu tự tin/ hoặc quá tự tin Các chương trình đào tạo không phù hợp. Bảng mẫu chuyển nhu cầu đào tạo sang mục tiêu đào tạo Ngày: Người chuẩn bị: Tên công việc: Phòng ban làm việc: Những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên còn thiếu trong quá trình làm việc Sau khi đào tạo nhân viên sẽ có các khả năng (Muc tiêu đào tạo) Nhân viên cần được đào tạo về (Nội dung chương trình đào tạo) Sự hiểu biết về: Biết về: Các kỹ năng về: Có thể làm được Quan điểm, thái độ về: Có quan điểm và thái độ Các tiêu chuẩn để lựa chọn phương pháp đào tạo Dưới đây là danh mục các tiêu chuẩn chung nhất thường đựơc sử dụng trong các mô hình lựa chọn. Anh/chị có thể thêm hoặc bỏ bớt các tiêu chuẩn này tuỳ thuộc tình hình cụ thể của công ty anh/chị Học từ những nhà giáo hay học từ kinh nghiệm Học các kỹ năng cơ bản hay các kiến thức cơ bản Mức độ phức tạp của nội dung học tập Mức độ hạn chế của các tài liệu đối với người học Nơi tổ chức học tập Mức độ tác động và khuyến khích người học được yêu cầu Nội dung là cụ thể hay khái quát Năng lực của những người chỉ dẫn và trợ giúp Qui mô của lớp học Khả năng của người học Thời gian yêu cầu để phát triển khả năng và truyền đạt kiến thức đựơc yêu cầu