Quản lý hành chính nhà nước - Chương 7: Phát triển tổ chức hành chính nhà nước

* Huu Bon-NAPA * Sự thay đổi của tổ chức Phát triển tổ chức Phát triển tổ chức hành chính Phân tích tổ chức Phát triển tổ chức hành chính ở Việt Nam * Huu Bon-NAPA * Nguyên nhân gây nên sự thay đổiâ(môi trường bên ng) Các yếu tố bên ngoài tổ chức(môi trường bên ngoài: Chủ trương, đường lối, pháp luật, chính sách của NN, cải cách hành chính, sự PTKT-XH,công nghệ… - Các yếu tố bên trong: Mục tiêu và chiến lược PTTC; nhiệm vụ và chức năng mới, thay đổi hành vi và thái độ; sự đổ vỡ * Huu Bon-NAPA * Cá nhân Quá trình chọn lọc thông tin Sợ hãi những điều chưa biết Các yếu tố về mặt kinh tế Vấn đề an ninh (mức độ an toàn của công việc) Thói quen Cá nhân và những thay đổi * Huu Bon-NAPA * tổ chức Mối đe doạ đối với việc phân bổ các nguồn lực đã được thiết lập Mối đe doạ đối với các mối quan hệ quyền lực đã được thiết lập Mối đe doạ về chuyên môn Sức ỳ của nhóm Tập trung có hạn để thay đổi Sức ỳ của cơ cấu Tổ chức và những thay đổi * Huu Bon-NAPA * 2. Quản lý sự thay đổi: Ứng phó với áp lực thay đổi:dự báo trước xu hướng, cơ hội, nguy cơ của TC; thay đổi dần dần và thay đổi mạnh; thay đổi có Thay đổi kế hoạch:là TK và thực hiện có chủ định thay đổi về chiến lược, cơ cấu, phong cách LĐ hay cách quy trình Phát huy vai trò của người chỉ đạo : bên ngoài(tư vấn) và bên trong( có thể là NQL cao cấphoặc thành viên TC). * Huu Bon-NAPA * 2. Quản lý sự thay đổi: Khắc phục trở ngại đối với sự thay đổi:những trở ngại mang tính CN, TC; Thay đổi cơ cấu: phạm vi quản lý,bản mô tả công việc; phi tập trung hóa; điều chỉnh quy trình công việc Thay đổi công nghệ: nếu thay đổi côngnghệ mà không có kế hoạch điều chỉnh lại các TP khác thì sao Thay đổi về NNL: đào tạo, bồi bưỡng nhân viên, thay đổi môi trường làm việc của nhân viên Nhiều cách nhìn nhận khác nhau * Huu Bon-NAPA * Tổ chức ra đời, lớn lên, PT, suy tàn; làm thế nào để tổ chức thích nghi với sự thay đổi và thường xuyên thay đổi với tần xuất lớncủa môi trường Phát triển TC là cách tiếp cận mới để TC thích nghi được với môi trường luôn thay đổi * Huu Bon-NAPA * 1. Các quan điểm tiếp cận PTTC: Phát triển TC là cách thức tổ chức thích ứng với sự thay đổi. Phát triển tổ chức là một quá trình hoàn thiện nhiều quá trình của TC Phát triển TC là quá trình làm cho tổ chức đạt đến sự phù hợp những gì TC đề ra Phát triển TC là chỉ ra được những gì cần phải làm Phát triển Tc là những nỗ lực lâu dài được các nhà QL cấp cao nhất, lãnh đạo và ủng hộ để hoàn thiện tầm nhìn và giải quyết các vđề của TC thông qua QL liên tục * Huu Bon-NAPA * Phát triển tổ chức được hình thành bởi những thay đổi: + Mục đích, mục tiêu của tổ chức + Quy mô của TC + Cơ cấu của TC + Công nghệ, cách thức thực hiện công việc + Nhiệm vụ của tổ chức * Huu Bon-NAPA * CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH * Huu Bon-NAPA * . Phát triển tổ chức giúp nhà QL lập kế hoạch cho những thay đổi cần thiết trong việc TC và QL nhân viên để giúp họ: + Phát triển năng lực + tăng cường hợp tác, phối hợp giữa các thành viên + tận tâm với công việc * Huu Bon-NAPA * . Phát triển tổ chức không chỉ nhằm nâng cao hiệu lực của tổ chức mà còn quan tâm chăm lo đến từng thành viên của tổ chức . Phát triển tổ chức can thiệp một cách có kế hoạch vào yếu tố con người của tổ chức, cơ cấu tổ chức, sử dụng các kiến thức về khoa học hành vi và một số kỹ thuật khác * Huu Bon-NAPA * Phát triển tổ chức là quá trình làm cho tổ chức thích ứng một cách có hiệu quả nhất đối với sự thay đổi của cả môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền vững cả trước mắt và lâu dài. * Huu Bon-NAPA * . Có chiến lược học tập phức tạp . Tự mình phải vận động, tự bản thân tổ chức phải phân tích và đưa ra ứng xử cần thiết. . Nghiên cứu, phê phán, nhận xét chính mình và kết hợp với nhận xét cả môi trường bên ngoài * Huu Bon-NAPA * . Thành viên của TC phải vẽ được cho mình bức tranh chung về tương lai của TC và kết hợp với các thành viênkhác hòan thiện bức tranh đó . Quá trình tự học tập trong tổ chức là một quá trình liên tục và của nhiều nội dung học tập, từ lắng nghe, giao tiếp, tự nghiện cứu và không chỉ cá nhân mà cảnhóm, tổ chức * Huu Bon-NAPA * . Được lãnh đạo và ủng hộ bởi chính các nhà quản lý cao cấp của tổ chức . Các nhà quản lý cao cấp phải chỉ đạo, khuyến khích những nỗ lực PTTC. Thay đổi tổ chức là vấn đề khó khăn, phức tạp và đòi hỏi nhiều nỗ lực. Các nhà QL cao cấp phải khuyến khích và cam kết ủng hộ * Huu Bon-NAPA * . Phát triển TC là quá trình của sự công tác giữa các nhà tư vấn, cố vấn,bạn hàng của tổ chức một cách bình đẳng nhằm XĐ vđề và tiến hành giải quyết vấn đề. . Tư vấn về QL chuyên sâu lĩnh vực cụ thể. Họ có cái nhìn khác với người trong cuộc và có thể tạo nên sự khởi điểm cho sự thay đổi. Nhưng lại ít khi hiểu rõ về hệ thống tổ chức cũng như không có q.lực * Huu Bon-NAPA * . Tạo ra môi trường làm việc mà trong đó quyền lực chính thức đựơc bổ sung bằng quyền lực dựa trên cơ sơ kiến thức và kỹ năng . Tăng cường sự thỏa mãn công việc và lòng nhiệt tình của các thành viên và khuyến khích sự trao đổi thông tin một cách cởi mở. * Huu Bon-NAPA * . Tăng cường trách nhiệm của các cá nhân và các nhóm trong việc hoạch định và thực hiện các hoạt động . Khuyến khích việc đối đầu vớivấn đề của tổ chức hơn là cứ che dấu chúng * Huu Bon-NAPA * . Phát triển TC trước hết đòi hỏi tổ chức phải thay đổi để thích ứng với môi trường( cấp độ, tốc độ, mức độ; chỉ ra cho nhà QL và thành viên nhìn nhận thay đổi như hiện tượng KQ chứ kg phải đe dọa .Là quá trình của sự cộng tác giữa các nhà tư vấn, cố vấn, bạn hàng để XĐ vđề và giải quyết vấn đề * Huu Bon-NAPA * . Văn hóa tổ chức(giá trị, niềm tin):mang lại cho TC bản sắc riêng, ngày càng phong phú và có khả năngquy định hành vi của thành viên trong TC. Giá trị của TC: + Năng lực của từng cá nhân;Sự thay đổi giá trị do yếu tố N.văn;Sự hiểu biết giữa các thành viên của nhóm và giữa các nhóm;Giải quyết mâu thuẫn;Cạnh tranh; Phân quyền; công khai XD mục tiêu; Con người * Huu Bon-NAPA * . Chuẩn đoán : xem xét, đáng giá thực trạng để phát hiện trục trặc: Mục tiêu; nhiệm vụ; mội trường trong và ngoài; cơ cấu; phân tích SWOT(điểm mạnh,yếu, cơ hội, nguy cơ) . Hành động: là giải quyết các vấn đề trục trặc . Duy trì kết quả thay đổi * Huu Bon-NAPA * Chẩn đóan bệnh Xác định nguyên nhân Chuẩn hóa và hợp pháp hóa Xuất hiện bất ổn Phát tiển Tổ chức Lập và thực hiện giải quyết vấn đề Duy trì hệ thống đã được thay đổi Xác định Vấn đề Mục tiêu và phương án thực hiện * Huu Bon-NAPA * . Được tiếp cập theo quá trình; là quá trình hoàn thiện nhiều quá trình . Là những nỗ lực lâu dài . Những nỗ lực dài hạn, liên tục cũng đồng nghĩa với sự thừa nhận quá trình phát triển tổ chức không mang tính tình huống, có thể mất nhiều thời gian, là hành trình không kết thúc nhanh. Những nỗ lực để đưa tổ chức đến đỉnh cao mới để ra những đòi hỏi mới * Huu Bon-NAPA * . Áp dụng lý thuyết về khoa học hành vi . Phát triển tổ chức không nhấn mạnh khía cạnh công nghệ, kỹ thuật, có chăng chỉ đề cập đến khả năng của con người sử dụng và khai thác các loại công cụ đó như thế nào để thay đổi những giá trị của tổ chức * Huu Bon-NAPA * .NHỮNG TIỀN ĐỀ CHUNG: -Môi trường trong nước và quốc tế Vai trò của nhà nước Những đòi hỏi mới từ phía công dân, cộng đồng, nhà đầu tư NN… Hiệu lực và hiệu quả của QLHCNN Sự thay đổi từ mô hình thư lại- hành chính cũ sang mô hình hành chính công mới * Huu Bon-NAPA * .MỘT SỐ XU HƯỚNG CHỦ YẾU: Tập quyền và phân quyền Hiệu lực và hiệu quả Tính chuyên nghiệp hóa và quản lý phổ rộng Kiểm soát và cam kết Chính phủ nhỏ, nhưng hiệu quả Sự tham gia của người dân Công dân là khách hàng * Huu Bon-NAPA * Tập quyền và phân quyền đều không phải là xấu và không phải là sự đối lập nhau Đó là cách thức cần thiết để tạo ra được tổ chức có cơ cấu hợp lý nhất trong điều kiện cụ thể Ngay trong các tổ chức lớn khác, vấn đề tập trung hay PQ chỉ mang ý nghĩa tương đối Tập trung và phân quyền đều có những điểm mạnh và yếu khác nhau * Huu Bon-NAPA * Sự phối hợp rất dễ tiến hành khi biết chắc chắn một QĐ được đưa ra từ vị trí tập trung nhất định của TC Các nhà QL cao cấp có thể nhìn nhận rộng các khía cạnh PTTC và cũng có thể bị thái quá Tập trung sự kiểm soát và các thủ tục đựơc cung cấp thống nhất sẽ duy trì một sự cân bằng chung các yếu tố của tổ chức( tài chính, nhân sự, hành chính…) * Huu Bon-NAPA * Hợp lý hóa phân bổ chi phí quản lý cũng như tránh được sự trùng lắp chi tiêu và hoạt động Các nhà QL cao cấp tập trung nghiên cứu những vị trí cao cấp trong tổ chức Trong trường hợp khủng hoảng, khó khăn, tập trung kiểm soát nguồn lực để điều hành * Huu Bon-NAPA * Có thể hạn chế căng thẳng đối với nhà QLCC. Trong những t63 chức lớn, tập trung quá có thể làm cho các nhà QLCC đưa ra các QĐ không hợp lý và phân quyền cho các cấp làm cho họ dễ chịu Người lao động cảm thấy họ hơn khi các QĐ của họ có thể ảnh hưởng trực tiếp dến công việc của họ. Nhiều cơ hội để tham giavà dính líu vào các QĐ có thể gia tăng sự hài lòng * Huu Bon-NAPA * Trong các tổ chức lớn, luôn có nhiều điều không chắc chắn có thể xảy ra, và nếu chỉ để 1 người hoặc 1 nhóm người sẽ khó thích úng với sự thay đổi Tạo sự linh hoạt ở cấp tác nghiệp Hoàn thiện việc kiểm soát hoạt động và trách nhiệm báo cáo có thể được XĐ cụ thể hơn Chuyển từ một mô hình thứ bậc cứng nhắc sang mô hình có sự tham gia và hợp tác của nhiều người * Huu Bon-NAPA * Các nhà QL tập trung nhiều hơn vào vấn đề hiệu lực, thực thi quyết định QLHCNN hơn là hiệu quả.Điều này thể hiện ở nhiều vấn đề Khi tập trung vào tính thực thi hơn tính hiệu quả thì lực chọn những những người biết thừa hành hơn là sáng tạo. Khi tập trung nhiều hơn về hiệu quả, th2 phài thiết kế, xây dựng tổ chức thích ứng nhanh hơn với môi trường bên ngoài đang thay đổi * Huu Bon-NAPA * Thông thường phải kết hợp cả 2 ytố Tính chuyên nghiệp trong tổ chức HCNN luông phải đạt trong sự cân bằng đối với quản lý phổ rộng Những nhà hành chính chuyên nghiệp và những nhà hành chính bổ nhiệm phải kết hợp với nhau trong tổ chức hành chính hiệu quả * Huu Bon-NAPA * Một tổ chức càng chịu sự kiểm soát của nhiều cấp càng khó có thể hoạt động một cách linh hoạt trong môi trường thay đổi Thay thế kiểm soát bằng sự cam kết cũng là mô hình phát triểnTC Không chỉ cam kết trong nội bộ TCHCNN mà còn cam kết cả với công dân, khách hàng, bạn hàng của các TCHCNN * Huu Bon-NAPA * Mục đích Nội dung cơ bản Các bước tiến hành * Huu Bon-NAPA * Là hoạt động cần thiết nhằm xác định những trục trặc làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của TC Là khâu quan trọng trong quá trình PTTC, trách nhiệm và sự cam kết của tất cả các thành viên Cần sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, các chuyên gia tư vấn và các nguồn lực khác * Huu Bon-NAPA * 2. Nội dung cơ bản * Huu Bon-NAPA * B1. Phân tích sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ B2. Phân tích cơ cấu tổ chức B3. Phân tích các nguồn lực B4. Phân tích công nghệ B5. Xác định các yếu tố cần thay thế * Huu Bon-NAPA * Cơ quan/tổ chức của bạn đã có bản tuyên bố về sứ mệnh chưa Lý do tồn tại của TC là gì? Có xuất phát từ nhu cầu thực tế không? Cơ sở PL về chức năng, nhiệm vụ được thê hiện ở những văn bản nào? Các chức năng, nhiệm vụ đã thể hiện đựợc sứ mệnhcủaTC chưa? 5. Môi trường bên ngoài(KT-XH, Chính sách, văn hóa,..)hiện nay có ủng hộ việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của TC không? * Huu Bon-NAPA * 6. Có nhiệm vụ nào được thực hiện ở 2 hay nhiều bộ phận? 7. Có nhiệm vụ nào cần để thực hiện sứ mệnh nhưng chưa được đề cập 8. Có nhiệm vụ nào đươc đề cập nhưng khôngcần thực hiện trong thực tế bởi nó đương nhiên từ việc thực hiệncác nhiệm vụ khác * Huu Bon-NAPA * 9. Các mục tiêu hiện nay của tổ chức có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ không? 10. Các mục tiêu hiện nay có giúp đánh giá được thực thi không? 11. Các mục tiêu đã thể hiện sự cam kết của toàn bộ tổ chức đối với kết quả cuối cùng chưa? * Huu Bon-NAPA * Cơ cấu TC hiện nay có được thể hiện nay có được thể hiện rõ ràng trên sơ đồ không? Cơ cấu TC theo mô hình nào? Có bao nhiêu bộ phận? Sơ đồ hiện nay có thể hiện được cơ cấu chính thức củaTCkhông? Cơ cấu hiện nay có bảo đảm tính hệ thống chưa? Có khó khăn gì khi phối hợp giữa các bộ phận không? * Huu Bon-NAPA * 5. Cơ cấu tổ chức có được hình thành từ quá trình chuyên môn hóa và quy nhóm nhiệm vụ hợp lý chưa? Có gì trục trặc? 6. Cơ cấu hiện nay có cho phép thực hiện phân quyền quản lý không? 7. Mức độ kiểm soát được thực hiện theo cơ chế nào? Số lượng quy chế, nghị quyết, cam kết … điều chỉnh hành vi hoạt động của cá nhân, các bộ phận ? * Huu Bon-NAPA * 8. Có sự nhất quán trong việc tiếp cận đến các mục tiêu chung giữa các bộ phận trong tổ chức không? 9. Liệu có tồn tại cơ cấu tổ chức không chính thức trong TC không? Lý do hình thành các quan hệ khg chính thức là gì? 10. Mối tương quan giữa cơ cấu chính thức và không chính thức trong tổ chức hiện nay như thế nào? Có kiểm soát được các nhóm không chính thức không? * Huu Bon-NAPA * Định biên của tổ chức hiện nay có giúp đảm bảo nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ hiện nay không? Tổ chức đã có bảng mô tả công việc cho các vị trí công tác chưa? Bảng công việc hiện nay có giúp cho việc xác định các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ chưa? * Huu Bon-NAPA * 3. Các nguồn lực cần cho việc thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ A, B, C là gì? Số lượng? Chất lượng? Thời gian? Cơ cấu hợp lý chưa? 4. Các nguồn lực hiện nay đã đủ để thực hiện cácnhiệm vụ chưa? 5. Những thử thách đối với các nguồn lực hiện nay là gì? 6. Có cách nào khắc phục được những thử thách về nguồn lực hiện nay của tổ chức * Huu Bon-NAPA * . Cách thức thực hiện nhiệm vụ của các bộ phận trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ . Quá trình vận hành của hệ thống là toàn bộ các hoạt động được thực hiện để chuyển giao các yếu tố đầu vào thành sả phẩm đầu ra. Quá trình của hệ thống gồm: đầu vào, sự biến đổi, đầu ra, phản hồi * Huu Bon-NAPA * Quá trình vận hành của hệ thống SỰ BIẾN ĐỔI ĐẦU RA PHẢN HỒI ĐẦU VÀO * Huu Bon-NAPA * . CÁC NGUYÊN TẮC VẬN HÀNH HỆ THỐNG Phân chia các bộ phận hợp lý Khả năng liên kết, phối hợp giữa các BP Sự thống nhất của các QĐQL và cách thức điều hành Tính liên tục theo kiểu dây chuyền của các mệnh lệnh Phạm vi kiểm soát hợp lý; Chuyên môn hóa Sự cân bằng giữa trách nhiệm vàT.quyền Khả năng uy quyền và tham gia cao Khả năng linh hoạt và thích ứng với môi trường thay đổi * Huu Bon-NAPA * 1.Sản phẩm đầu ra của công nghệ là gì? 2. Yêu cầu hiện nay đối với TC có gì thay đổi?VS? 3. Các ytố đầu vào có đáp ứng được ycầu của đầu ra không? Thách thức hiện nay là gì? 4. Hoạt động của TC có đáp ứng được nguyên tắc vận hành hệ thống không?có gì trục trặc? Ơû khâu nào? 5. Môi trường chính sách có ảnh hưởng gì đến yếu tố đầu ra? 6. Môi trường bên trong của tổ chức: văn hóa, phong cách lãnh đạo, không khí tâm lý… có thuận lợi không? Nếu không, các thức thách * Huu Bon-NAPA * 7. Cơ quan đã thiết lập được hệ thống phản hồi từ phía đối tác, khách hàng, các nhân viên về hoạt động thực hiện chức năng, hiêm vụ của mình chưa? 8. Cơ quan đã áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ chưa?nếu rồi, điểm mạnh của việc áp dụng CNTT là gì? Nếu chưa, vì sao? Có khả năng áp dụng trong thực tế không 9. Điều kiện tiên quyết nào để đưa CNTT vào áp dụng rộng rãi trong hoạt động của cơ quan? * Huu Bon-NAPA * Về chức năng, nhiệm vụ Về cơ cấu tổ chức Về nguồn nhân lực Về cơ chế vận hành của toàn bộ hệ thống * Huu Bon-NAPA * Từng bước điều chỉnh Những công việc mà Chính Phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và chính quyền địa Phương đảm nhận để khắc Phục chồng chéo về chức Năng, nhiệm vụ, chuyển Giao dịch vụ cho các TC khác Đến năm 2005, về cơ bản ban hành xong và áp Dụng các quy định mới Về phân cấp Trung ương Địa phương, các cấp chính quyền ĐF. Gắn phâncấp Tài chính, tổ chức ô5 Bố trí lại cơ cấu tổ chức của Chính phủ cho hợp lý CẢI CÁCH TỔ CHỨC BỘ MÁY CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG . Tiêu chí từng loại đơn vị Hành chính . Phân biệt chức năng, nhiệm vụ chính quyền Ơû đô thị và nông thôn. Tổ chức hợp lý HĐND CẢI CÁCH TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH Thực hiện từng bước Hiện đại hóa Nền hành chính Cải tiến phương thức Quản lý, lề lối làm việc Của các cơ hành chính Các cấp Điều chínhCCTC bộ máy Bên trong của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan Thuộc Chính phủ . Bộ phận Tham mưu; Bộ phận thực thi CS; Bộ phận cung Cấp dịch vụ công Điều chỉnh chức năng Nhiệm vụ của Chính Phủ, các Bộ, Co quan Ngang Bộ, cơ quan Thuộc Chính phủ và chính Quyền ĐP các cấp