Quản lý dự án phần mềm - Chương 4: Quản lý phạm vi dự án

08/09/2012 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM 1 Quản lý phạm vi 2 Quản lý phạm vi 3 NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1. Quản lý phạm vi dự án là gì? 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi 4 NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì? 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4. Kiểm tra và kiếm sát phạm vi 5 Phạm vi là gì?  Phạm vi (scope) là một danh sách tất cả những gì mà DA phải làm. DA phải có một phạm vi rõ ràng, nếu không DA sẽ không bao giờ kết thúc.  Các kết quả chuyển giao (Deliverables): là những kết quả của DA sẽ chuyển giao: Phần cứng, Phần mềm (mua hoặc làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương hướng chuyển giao 6 08/09/2012 2 Qui trình quản lý phạm vi  Khởi động: Bắt đầu một DA hoặc chuyển tiếp sang giao đoạn tiếp theo  Lập kế hoạch phạm vi: phát triển các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về dự án trong tương lai  Xác định phạm vi: chia nhỏ các sản phẩm trung gian của DA thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn  Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi DA  Điều khiển thay đổi phạm vi: những thay đổi của phạm vi DA 7 NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì? 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi 8 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi  Là quá trình xây dựng các tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi DA. Tuyên bố phạm vi (scope statement) gồm: Kiểm chứng về DA (Project Justification) Mô tả ngắn về sản phẩm của DA Tổng kết về tất cả các sản phẩm trung gian của DA Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của DA 9 Tôn chỉ / Nội quy dự án 10 Tôn chỉ dự án (tt) 11 Phát biểu về phạm vi 12 08/09/2012 3 Phát biểu về phạm vi (tt) 13 Xác định phạm vi  Sau khi hoàn tất kế hoạch về phạm vi, xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được  Xác định đúng phạm vi  Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí, nguồn lực Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển DA Giúp truyền đạt rõ rãng các trách nhiệm của mỗi công việc 14 NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì? 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4. Kiểm tra và kiếm soát phạm vi 15 16 Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS)  WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành một dự án.  Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án.  Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án. 17 Vai trò của WBS  WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án  WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân  WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án. 18 Kiểu định dạng WBS Kiểu định dạng WBS: Chart  Có 2 kiểu định dạng WBS:  Chart  Outline 08/09/2012 4 19 Kiểu định dạng WBS: Outline 0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production Các kỹ thuật xây dựng WBS Top-Down Bottom-Up Analogy Rolling Wave 1st pass: go 1-3 levels deep Gather (thu thập) more requirements or data Add more detail later Post-its on a wall 20 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Top-down Start at highest level Systematically develop increasing level of detail Best if The problem is well understood Technology and methodology are not new This is similar to an earlier project or problem But is also applied in majority (phần lớn) of situations (hoàn cảnh) 21 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Bottom-up Start at lowest level tasks Aggregate (gộp lại) into summaries (tóm tắt) and higher levels Cons Time consuming (tốn nhiều thời gian) Needs more requirements complete Pros Detailed 22 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Analogy Base WBS upon that of a “similar” project Use a template Analogy also can be estimation basis Pros Based on past actual experience Cons Needs comparable project 23 24 Các tính chất của WBS  Có chiều hướng trên xuống.  Vd: Chuẩn bị dàn bài cho một bài văn.  Chú ý: Quan hệ giữa mô tả công việc và mô tả sản phẩm  Sản phẩm: danh từ  đầu vào,  đầu ra,  động tác xử lý 08/09/2012 5 25 Các tính chất của WBS (tt)  Công việc:  Động từ  Mô tả một quá trình hoạt động, xử lý  WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả "nhánh" của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó.  WBS viết "cái gì", chứ không viết "như thế nào";  Trình tự của từng công việc là không quan trọng. Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình 26 Nguồn thông tin để XD WBS  Tài liệu: Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi Tài liệu không liên quan tới dự án: cho các thông tin phụ trợ. Ví dụ: sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,...  Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án. 27 Cấu trúc chi tiết WBS  WBS bao gồm hai thành phần chính. Danh sách sản phẩm - DSSP (Product Breakdown Structure - PBS) Danh sách công việc - DSCV (Task Breakdown Structure - TBS) 28 Danh sách sản phẩm Mô tả theo trình tự từ trên xuống Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phẩm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn. Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ. Sản phẩm con C Sản phẩm Sản phẩm con A Sản phẩm con B Sản phẩm con B.1 Sản phẩm con B.2 Danh sách sản phẩm (tt) 29 30 Danh sách công việc  Xác định các công việc cần thực hiện.  DSCV được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống dưới.  DSCV có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con.  Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ. 08/09/2012 6 Danh sách công việc (tt) Xác định B-1 Đầu ra Xác định Xử lí 1 Xác định Xử lí 2 Xác định Xử lí 3 Xác định B-1 Đầu vào Xác định B-1 Xử lí 31 Xây dựng WBS  Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý cho việc chuyển giao C¸c môc tiªu dự án Sản phẩm bµn giao X¸c ®Þnh c¸c kÕt qu¶ bµn giao ThÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao mét phÇn h÷u Ých cña môc tiªu dự án. 32 Xây dựng WBS (tt)  Các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS Môc tiªu dự án kÕ ho¹ch công việc ®Þnh nghÜa kÕ ho¹ch Sản phẩm bµn giao X¸c ®Þnh kÕt qu¶ bµn giao 33 34 Kết hợp cả 2 danh sách  Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí, hay mức của phần tử trong WBS  Lưu ý: Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm) 35 Kết hợp cả hai danh sách (tt) Ví dụ WBS chi tiết Sản phẩm (0.0) Sản phẩm con A (1.0) Sản phẩm con B (2.0) Sản phẩm con C (3.0) Sản phẩm con B.1 (2.1) Sản phẩm con B.2 (2.2) Mô tả Xử lí 1 (2.1.2.1) Mô tả Xử lí 2 (2.1.2.2) Mô tả Xử lí 3 (2.1.2.3) Mô tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu ra 36 Các cách biểu diễn WBS  Biểu diễn theo sản phẩm  Biểu diễn theo trình tự  Biểu diễn theo trách nhiệm 08/09/2012 7 Biểu diễn theo sản phẩm Bàn ăn 1.1 Nhà mới 0.0 Phòng bếp 1.0 Phòng khách 2.0 Ánh sáng 2.1 Phòng ngủ 3.0 Tủ bếp 1.2 Trang trí 2.2 Salon 2.3 37 Biểu diễn theo giai đoạn Ghép sắt 1.1 Nhà mới 0.0 Móng bê tông 1.0 Tầng 1 2.0 Xây gạch 2.1.1 Trát 2.1.2 Tường 2.1 Tầng 2 3.0 Đổ móng 1.2 Cửa 2.2 Trần 2.3 38 Biểu diễn theo trách nhiệm Cửa 1.1 Nhà mới 0.0 Đồ gỗ 1.0 Nề 2.0 Xây gạch 2.1.1 Trát 2.1.2 Tường 2.1 Điện 3.0 Cầu thang 1.2 Trần 2.2 Bể nước 2.3 39 40 Làm thế nào để xây dựng WBS  Tách các giai đoạn thành từng sản phẩm  Tách các sản phẩm thành từng công việc  Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính và quản lý hơn từng giai đoạn lớn  Các công việc cần: Thường không nhỏ hơn 7 người/giờ làm việc Thường không nhiều hơn 70 người/giờ làm việc Thường không sử dụng nhiều hơn 2 nguồn 41 Các nội dung cần thiết cho WBS  Định hướng kết quả bàn giao  Trách nhiệm của một cá nhân  Có thời hạn đối với việc bắt đầu và kết thúc  Đơn vị công việc có thể quản lý được  Dễ hiểu  Có thể đo lường được 42 Các bước xây dựng WBS  Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện 1 nơi trong WBS  Tài liệu kèm theo để đảm bảo phạm vi  Nội dung công việc trong một mục WBS bằng tổng các công việc dưới nó  WBS phải nhất quán với cách thực hiện công việc  Các thành viên nhóm DA phải tham gia xây dựng WBS  Mỗi WBS nên có tài liệu đi kèm để đảm bảo phạm vi  WBS phải là công cụ linh hoạt để đáp ứng những thay đổi 08/09/2012 8 Đánh giá một WBS tốt  Mọi nhánh của WBS được chi tiết tới mức thấp nhất  Mọi ô của WBS được đánh số duy nhất.  Mọi ô của Danh sách sản phẩm được thể hiện bằng danh từ (và tính từ)  Mọi ô của Danh sách công việc được thể hiện bằng động từ và bổ ngữ.  Mọi công việc trong WBS, đều được xác định đầy đủ  Đã được phản hồi và chấp thuận từ mọi người liên đới đến WBS 43 44 Kiểm soát phiên bản của WBS  Nguyên tắc: không bao giờ nên vứt bỏ các phiên bản trước, để còn biết được những rắc rối nảy sinh do sự thay đổi.  Đôi khi có thể quyết định trở lại kế hoạch gốc của mình.  Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản đánh số hiệu phiên bản. NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1 Quản lý phạm vi dự án là gì? 4.2. Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3. Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4. Kiểm tra và kiểm soát phạm vi 45 Kiểm tra và kiểm soát phạm vi Các yếu tố quy định phạm vi Mở rộng phạm vi Kiểm soát thay đổi Thay đổi kế hoạch Giảm thiểu mở rộng phạm vi 46 Các yếu tố quy định phạm vi Quy định phạm vi là tài liệu dự án xác định công việc tính đến hay không tính đến trong dự án và gồm các yếu tố sau: Xác định giả định kỹ thuật và nghiệp vụ Định nghĩa ràng buộc về tổ chức Xác định sản phẩm, thời gian, kinh phí Các nhân tố rủi ro Các chỉ tiêu hoàn tất 47 Mở rộng phạm vi Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không được phê duyệt hay quản lý, làm ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, và/hoặc thời gian của dự án Các dự án IT rất dễ bị thay đổi phạm vi. Ví dụ: 48 08/09/2012 9 Kiểm soát thay đổi Kiểm soát thay đổi là một kỹ thuật dùng để đảm bảo rằng những thay đổi đã được quản lý. Tại sao dự án thất bại? 2 trong số những lý do thông thường nhất đối với sự thất bại của dự án: Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện, và Không quản lý hiệu quả những vấn đề này 49 Về nguyên tắc  Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay đổi đề xuất khi họ nêu ra Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để giảm rủi ro.  Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản lý sự thay đổi và sự kiện  Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc kiểm soát và truyền thông Bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn thiện 50 Các tác nhân gây ra thay đổi  Khách hàng  Các cơ quan/đơn vị liên quan  Tổ dự án  Người tài trợ  Chính PM  v.v... 51 Các nguồn tạo thay đổi Kiểm tra • đơn vị • module • tích hợp • Chấp thuận Lập trình viên làm mịn chương trình c¸c nguån cô thÓ cña dù ¸ n rµ xÐt kiÓm so¸t chÊt lîng chuyÓn ®æi C¸c quyÕt ®Þnh vÒ chÝnh s¸ch vµ nghiÖp vô c¸c tæ chøc bªn ngoµi XuÊt hiÖn nhµ cung cÊp phÇn mÒm míi C¸c ®¸nh gi¸ kh¸c nhau cña ngêi sö dông C¸c yªu cÇu míi vµ ®a ra nh÷ng kh¸m ph¸ LuËt ph¸p 52 Định nghĩa thay đổi của dự án: Bất cứ hoạt động nào sau đây thay đổi: Phạm vi Kết quả bàn giao Kiến trúc cơ bản Chi phí Lịch trình 53 Phân loại thay đổi (3 loại) Thay đổi quan trọng: Thay đổi nhỏ: Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: 54 08/09/2012 10 Thay đổi quan trọng (lớn)  Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.  Ví dụ: Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi người tài trợ) Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần mềm (gây ra bởi khách hàng) 55 Thay đổi nhỏ  Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.  Ví dụ: Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía chủ nhà - khách hàng) Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài module lập báo cáo (khách hàng đề nghị) 56 Thay đổi về sửa chữa/ sửa lỗi  Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục  Ví dụ: Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc tổ dự án đề nghị) Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng phát hiện ra) 57 Khác nhau giữa rủi ro và thay đổi  Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng, lường trước  Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi trong tài liệu, thống nhất, cam kết  Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng. 58 Xem xét tác động của thay đổi  Ảnh hưởng tới công việc, thời gian  Ảnh hưởng tới kinh phí  Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cực  Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của dự án 59 Xét xem thay đổi ưu tiên  Lập danh sách những thay đổi  Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất thấp, không cần phải thay đổi  Từ đó có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền,... 60 08/09/2012 11 Thủ tục kiểm soát thay đổi Ghi yêu cầu thay đổi Phân tích yêu cầu thay đổi phân tích tác động Làm rõ yêu cầu thay đổi Lập lịch biểu thực hiện thực hiện Viết rõ lí do từ chối Thông báo cho người yêu cầu thay đổi Nhất trí? 61 Nhật ký thay đổi Ngày tháng Mô tả thay đổi Phân tích tác động Mức ưu tiên Người khởi đầu Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực [1] [2] [3] [4] [5] [6] [7] [8] 08/09/2012 62 Quản lý thay đổi & sự kiện  Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?  Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu kỳ kiểm soát dự án?  Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các khoản mục chưa được giải quyết?  Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình? 63 Quản lý thay đổi và sự kiện (tt)  Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu trong phạm vi kiểm soát dự án  Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án  Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính 64 Tổng kết  Quản lý phạm vi dự án là gì?  Phạm vi?  Các sản phẩm bàn giao  Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án  Tạo cấu trúc Work Breakdown  Các phương pháp xây dựng WBS  Các kiểu WBS  Các bước xây dựng WBS  Đánh giá WBS  Kiểm tra và kiểm soát phạm vi  Thay đổi, nhận diện thay đổi, phân loại thay đổi  Quản lý thay đổi 65