Quản lý dự án IT - Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

• Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án Các thay đổi thường diễn ra trong dự án – Sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng – Sự thay đổi các quy chế quản lý của doanh nghiệp hay quy chế quản lý của nhà nước – Sự xuất hiện của các công nghệ mới – Sự lạc hậu của công nghệ đang sử dụng – Sự sát nhập hay mua lại của các doanh nghiệp hay bộ phận của doanh nghiệp – Sự nghỉ việc, thay đổi vị trí công tác của các nhân viên tham gia dự án – Ñaûm baûo döï aùn ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra – Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà naûy sinh ñeà coù theå coù nhöõng haønh ñoäng xöû lyù chuùng – Trao ñoåi thoâng tin vôùi caùc neân lieân quan cuûa DA – Khuyeán khích nhaân vieân, taùi khaúng ñònh cam keát vaøo muïc tieâu DA – Ruùt ra baøi hoïc kinh nghieäm cho nhöõng döï aùn khaùc (hieän taïi vaø töông lai) Sự cần thiết phải kiểm soát dự án Khoái löôïng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh, chaát löôïng coâng trình Thôøi gian vaø nguoàn löïc ñaõ söû duïng Ruûi ro laøm döï aùn khoâng ñuùng theo keá hoaïch – Treã tieán ñoä – Vöôït chi phí – Nguoàn löïc thay ñoåi Nhöõng khoù khaên coù theå xaûy ra Sự cần thiết phải kiểm soát dự án BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS c.vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn % hoaøn thaønh Ngaøy hoaøn thaønh theo keá hoaïch Ngaøy hoaøn thaønh döï baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8 Thu thập thông tin kiểm soát dự án Bieåu ma ãu xaùc ñònh ru ûi ro Khaû naêng xa ûy ra Thô øi gian Möùc a ûnh höô ûng Coù khaû naêng (p > 50% ) ¨ Gaàn ¨ Nghie âm tro ïng ¨ Ít coù khaû naêng (p < 50% ) ¨ Xa ¨ Ñaùng ke å ¨ Kho âng ñaùng ke å ¨ Phaùt bie åu ru ûi ro A Ûnh höôûng tie àm a ån Ñeà xuaát gia ûi quyeát caùc ruûi ro Soá hie äu dö ï a ùn:______ Soá hie äu ru ûi ro: ______ Nga øy: _____________ Thu thập thông tin kiểm soát dự án TREÃ TIEÁN ÑOÄÃ I Á Ä § Thôøi tieát xaáu § Thieát bò hö hoûng § Thieáu voán § Khan hieám nguyeân vaät lieäu § Öôùc tính thôøi gian quaù ngaén § Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng Lý do trễ tiến độ dự án VÖÔÏT CHI PHÍÏ I Í § Vöôït quaù thôøi gian § Söû duïng nhieàu nhaân löïc hôn § Söû duïng nhieàu thieát bò hôn § Chi phí nhaân löïc cao hôn § Chi phí nguyeân vaät lieäu cao hôn § Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng § Öôùc löôïng sai khoái löôïng coâng vieäc § Söï thay ñoåi thöù töï öu tieân § Caùc yeâu caàu boå sung ñöôïc theâm vaøo döï aùn Lý do vượt chi phí dự án NGUOÀN LÖÏC THAY ÑOÅI À Ï ÅI § Thieát bò hö hoûng § Nhaân vieân bò beänh § Nhaân vieân nghæ vieäc § Chi phí nhaân löïc cao hôn § Öôùc tính nguoàn löïc quaù thaáp Lý do không đúng kế hoạch dự án Yeâu caàu kyõ thuaät: giöõa yeâu caàu kyõ thuaät ñöa ra vôùi thöïc teá ñaït ñöôïc Tieán ñoä döï aùn: giöõa thôøi gian döï kieán vôùi thôøi gian thöïc teá Chi phí thöïc hieän: giöõa chi phí, ngaân saùch theo döï truø vôùi chi tieâu thöïc teá – Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo truyeàn thoáng – Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo giaù trò laøm ra (keát hôïp thôøi gian vaø chi phí) So sánh kế hoạch và thực tiễn triển khai dự án Kiểm soát chi phí – Ngân sách được lập từ đầu dự án – Ngân sách kế hoạch – Chi phí được giám sát liên tục trong quá trình triển khai dự án. – Ngân sách kế hoạch được đối chiếu với chi phí thực tế để đánh giá sự khác biệt và ngân sách được điều chỉnh liên tục. Kiểm soát chi phí Chi phí cuûa DA Thôøi gian Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí với Microsoft Project 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100% 80% 60% 40% 20% Coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh Tieán trieån ñöôïc baùo caùo Tieán trieån ñaït ñöôïc Khoâng ñuùng thôøi haïn % hoaøn thaønh Thôøi gian Các thay đổi thường diễn ra trong dự án Söû duïng caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng reõ cho moãi nhoùm coâng vieäc. Moãi baùo caùo goàm: – Moâ taû coâng vieäc – Tieán ñoä theo thôøi gian – Ngöôøi chòu traùch nhieäm – Ngaân saùch theo thôøi gian – Nguoàn löïc (nhaân löïc, trang thieát bò, vaät lieäu) yeâu caàu laø gì? Kiểm soát chi phí theo truyền thống Ví duï: Baùo caùo haøng tuaàn veà moät döï aùn IT nhö sau: Chi phí theo keá hoaïch trong tuaàn 2 laø: 12.000 $ Chi phí thöïc teá trong tuaàn 2 laø: 14.000 $ Söï khaùc bieät cuoái tuaàn 2 laø: 2.000 $ Chi phí tích luõy theo keá hoaïch ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 25.000 $ Chi phí tích luõy thöïc teá ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 29.000 $ Söï khaùc bieät tích luõy ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 4.000 $ Kiểm soát chi phí theo truyền thống Ñoái vôùi moãi baùo caùo chi phí thöôøng ngöôøi ta phaân tích söï khaùc bieät ñeå xem soá tieàn chi ra nhieàu hôn hay ít hôn ngaân saùch ñaõ döï truø. Nhöôïc ñieåm: Môùi chæ phaân tích khaùc bieät veà chi phí maø chöa cho bieát khoái löôïng coâng vieäc ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh cuõng nhö chöa cho bieát chi phí trong töông lai seõ laø bao nhieâu neáu muoán hoaøn thaønh döï aùn. Kiểm soát chi phí theo truyền thống C hi p hí / g ia ùtr òt íc h lu õy Chi phí/ giaù trò hoaïch ñònh Giaù trò laøm ra Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình vaø so saùnh chi phi/ giaù trò Khoaûng thôøi gian tröôùc tieán ñoä Thôøi gianNgaøy hieän taïi Khoaûn ñoùng goùp theâm Chi phí tích luõy thöïc teá Kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra – Chæ nhaán maïnh moät soá yeáu toá naøo ñoù – Quy trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hay nheï nhaát laø khoâng ñöôïc söï ñoàng yù. – Thoâng tin thöôøng khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñöôïc baùo caùo ñaày ñuû – Thaùi ñoä töï baûo veä, töï bieän hoä daãn ñeán thaønh kieán hay thoâng tin thieân leäch – Caùc nhaø quaûn lyù coù quan ñieåm khaùc nhau veà vaán ñeà coøn tranh caõi – Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø haïch toaùn khoâng ñuùng Các vấn đề thường gặp trong kiểm soát dự án Báo cáo trong dự án – Là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án – Giúp nhà quản lý dự án quản lý được dự án – Giúp các nhà quản lý cấp cao và end users hiểu về tiến trình triển khai dự án – Có nhiều loại báo cáo khác nhau: • Báo cáo tiến độ: Khối lượng công việc – Thời gian – Điều chỉnh tiến độ • Báo cáo độ hoàn thiện/chất lượng sản phẩm/các công việc của dự án • Báo cáo chi phí và điều chỉnh dự trù ngân sách dự án Đo lường các thông số của dự án Một số đo lường hoạt động của dự án Đo lường các thông số của dự án Một số đo lường kỹ thuật của dự án Đo lường các thông số của dự án Một số thang đo chất lượng kỹ thuật của dự án Quản lý chất lượng • Chất lượng được định nghĩa là: – Sự hiện diện của những đặc trưng mong muốn trong hê ̣ thống – Sự vắng mặt của những đặc trưng không mong muốn trong hệ thống – Mức đô ̣ hoàn thiện của các chức năng của hệ thống khi hoạt động trong môi trường thực trong suốt thời gian sống của hê ̣ thống • Các đặc trưng này được quyết định bởi Trưởng Dự Án dựa trên sự tham khảo ý kiến của: – Khách hàng – Người dùng cuối – Các bên có liên quan. Quản lý chất lượng • Đo lường chất lượng: – Cung cấp một số đo định lượng vê ̀ mức độ hệ thống sở hữu hay thê ̉ hiện các đặc trưng chất lượng. – Các thang đo chất lượng thông dụng: • Các thang đo quản lý: Chi phí, chất lượng,kê ́ hoạch • Các thang đo quá trình: Hiệu quả, hiệu suất • Các thang đo sản phẩm: Lỗi, tính phức tạp, sự duy tu – Lỗi (failure) – Đô ̣ tin cậy – Đô ̣ phục hồi (Khả năng phục hồi Recovery) – Khả năng điều chỉnh (modification) – Tính sẳn sàng – Sự duy tu Quản lý chất lượng • Chỉ sô ́ chất lượng: – Cung cấp đánh giá sâu về tính xác đáng của các thông số kỹ thuật của hệ thống. – Được dùng trong suốt chu kỳ sống của dự án – Bao gồm các chỉ số sau: • Độ hoàn chỉnh (Completeness) • Cấu trúc thiết kế (Design structure) • Việc xác định các hư hỏng (Detection of defects) • Việc xác định lỗi (Detection of faults) • Phạm vi thử nghiệm (Test coverage) • Tính đầy đu ̉ của thử nghiệm (Test sufficiency) • Tài liệu hóa (Documentation) Quản lý chất lượng • Chỉ sô ́ chất lượng: Quản lý chất lượng • Đánh giá chất lượng (Technical review) – Là một đánh giá chuyên môn về các tài liệu chính của dự án – Nhằm: • Tìm ra các lỗi trong việc phát triển hệ thống ngay từ giai đoạn đầu • Theo dõi tiến độ của dự án • Cung cấp các phản hồi • Chấp nhận chuyển sản phẩm sang giai đoạn kế tiếp Quản lý chất lượng • Technical Walk-through: – Nhằm xác định và đảm bảo tính chính xác và chất lượng của các tài liệu – Được tiến hành trong suốt chu kỳ của dự án – Được tiến hành một cách thân thiện, chuyên nghiệp (khác với phương cách chính thức, trịnh trọng của các phiên họp) – Kết quả: Tạo ra các tài liệu không có lỗi, hiệu quả về chi phí. Cải thiện quy trình • Điều chỉnh một quy trình hay một hệ thống để nâng cao năng suất tạo lợi thế cạnh tranh được gọi là cải thiện quy trình – Sử dụng thẻ điểm cân bằng để cải thiện quy trình và đảm bảo sự cân bằng giữa các góc nhìn. Cải thiện quy trình • Mục tiêu của thẻ điểm cân bằng IT: – Tạo sự phù hợp giữa kế hoạch IT, mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp – Thiết lập thang đo phù hợp để đo lường hiệu quả IT – Tạo sự phù hợp của nhân viên với việc đạt các mục tiêu IT – Kích thích và cải thiện thành tích về IT – Đạt kết quả cân bằng đối với mọi nhóm có liên quan Cải thiện quy trình • Thẻ điểm cân bằng cho IT đo lường 5 góc nhìn: – Thành tích tài chánh – Thành tích của dự án – Thành tích vận hành – Thành tích tri thức (nhân viên) – Sự thỏa mãn của khách hàng Cải thiện quy trình • Ví dụ thẻ điểm cân bằng IT Cải thiện quy trình Mô hình trưởng thành năng lực (Capability Maturity Model – CMM) Cải thiện quy trình • Mô hình trưởng thành năng lực nguồn nhân lực • (People - Capability Maturity Model – P - CMM) Quản lý chất lượng • Quản ly ́ chất lượng của dự án: – Bao gồm quản lý các thực hành phát triển hê ̣ thống trong toàn chu kỳ dự án – Là trách nhiệm của mọi thành viên trong dự án – Được quản lý bởi Trưởng Dự Án Quản ly ́ chất lượng hệ thống : – Là trách nhiệm chính của Trưởng Dự Án – Được thực hiện bởi nhóm Đảm Bảo Chất Lượng (Quality Assurance Team) Quản lý chất lượng • Các nội dung của QA: – Thiết lập kê ́ hoạch QA – Tham dự các phiên họp phát triển phần cứng, phần mềm, walk-through va ̀ đánh giá kết quả phát triển để đảm bảo đạt yêu cầu của kỹ thuật, của người dùng. – Đo lường sản phẩm bằng các tiêu chí và quy trình chuẩn hóa – Đánh gia ́ các phép thử (test plan, procedure, scenario, cases for testing) – Đánh gia ́ các tài liệu được tạo ra – Các đề nghi ̣ để cải thiện chất lượng – Báo cáo các phát hiện cho Trưởng Dự Án – Thiết lập va ̀ thực hiện QA Checklist và các hướng dẫn – Đánh gia ́ chất lượng Quản ly ́ chất lượng • Quy tắc Pareto: 80% lỗi chất lượng được gây ra bởi 20% lý do. • Xây dựng giản đồ Pareto để phân tích vấn đề chất lượng: – Xác định tất cả các nguyên nhân cho các lỗi – Xác định tần suất lỗi (chi phí thiệt hại) ứng với mỗi nguyên nhân – Vẽ giản đồ: • Trục hoành là các nguyên nhân sắp theo thứ tự tần suất/chi phí giảm dần • Trục tung là tần suất/chi phí ứng với mỗi nguyên nhân Quản ly ́ chất lượng Quản ly ́ chất lượng • Biểu đồ xương cá (Ishikawa’s fishbone): – Thể hiện mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố – Phân tích nguyên nhân gây ra lỗi theo phương pháp tuyến tính Quản ly ́ chất lượng Quản lý thành quả và hệ thống quản lý • Một số thuộc tính cần thiết cho sự đo thành quả và hệ thống quản lý: – Khung nguyên tắc để đo lường thành quả và hệ thống quản lý – Sự truyền thông tốt trong nội bộ và với bên ngoài – Trách nhiệm cho các kết quả: Được giao và được hiểu rõ ràng – Hệ thống đo lường thành quả phải cung cấp nền tảng cho việc ra quyết định – Lương, thưởng và sự công nhận phải liên quan trực tiếp đến thành tích – Hệ thống đo lường thành tích nên “tích cực” – Nhận diện được điểm mạnh, yếu và định hướng để phát triển thành tích – Kết quả và sự tiến bộ theo hướng tích cực cho các dự án/chương trình cần được thông báo rõ công khai cho mọi người