Quản lý dự án IT - Chương 5: Kiểm soát dự án

1 KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 2 NOÄI DUNG Söï caàn thieát cuûa vieäc kieåm soaùt döï aùn Quy trình kieåm soaùt döï aùn Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo phöông phaùp truyeàn thoáng vaø giaù trò laøm ra 3 THAÛO LUAÄN Anh/ Chò haõy chia seû nhöõng kinh nghieäm ñeå cho thaáy söï caàn thieát cuûa vieäc kieåm soaùt döï aùn? 4 SÖÏ CAÀN THIEÁT CUÛA VIEÄC KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN Ñaûm baûo döï aùn ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà naûy sinh ñeà coù theå coù nhöõng haønh ñoäng xöû lyù chuùng Trao ñoåi thoâng tin vôùi caùc neân lieân quan cuûa DA Khuyeán khích nhaân vieân, taùi khaúng ñònh cam keát vaøo muïc tieâu DA Ruùt ra baøi hoïc kinh nghieäm cho nhöõng döï aùn khaùc (hieän taïi vaø töông lai) 5 SÖÏ CAÀN THIEÁT CUÛA VIEÄC KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 100% 80% 60% 40% 20% Coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh Tieán trieån ñöôïc baùo caùo Tieán trieån ñaït ñöôïc Khoâng ñuùng thôøi haïn % hoaøn thaønh Thôøi gian 6 QUY TRÌNH KIEÅM SOAÙT VAØ ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Baét ñaàu Coâng boá keá hoaïch ñaàu tieân Thu thaäp thoâng tin veà döï aùn So saùnh tieán trieån vaø muïc tieâu Thoûa maõn? Döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh? Keát thuùc döï aùn Ñaùnh giaù döï aùn Keát luaän Keát thuùc Thöïc hieän haønh ñoäng hieäu chænh Coâng boá keá hoaïch hieäu chænh Coù Coù Khoâng Khoâng 7 CHUÙNG TA KIEÅM SOAÙT CHO AI? Chuùng ta kieåm soaùt cho ai?  Chính Ban QLDA  Cô quan thöïc hieän (chuû döï aùn)  UBND vaø caùc boä phaän chöùc naêng lieân quan  Boä chuû quaûn, Boä ñaàu tö, vaø caùc cô quan coù lieân quan trong Chính phuû  Caùc nhaø taøi trôï  Tö vaán - Nhaø thaàu - Nhaø cung caáp  Caùc cô quan truyeàn thoâng, toå chöùc xaõ hoäi, nhaân daân ñòa phöông,.. Hoï caàn bieát ñieàu gì? Vaø vì muïc ñích gì? Vaø thöôøng xuyeân nhö theá naøo? Chuùng ta cung caáp nhöõng thoâng tin ñöôïc giaùm saùt döôùi daïng naøo? 8 THU THAÄP THOÂNG TIN Khoái löôïng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh, chaát löôïng coâng trình Thôøi gian vaø nguoàn löïc ñaõ söû duïng Ruûi ro laøm döï aùn khoâng ñuùng theo keá hoaïch  Treã tieán ñoä  Vöôït chi phí  Nguoàn löïc thay ñoåi Nhöõng khoù khaên coù theå xaûy ra 9 BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS c.vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn % hoaøn thaønh Ngaøy hoaøn thaønh theo keá hoaïch Ngaøy hoaøn thaønh döï baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8 THU THAÄP THOÂNG TIN 10 THU THAÄP THOÂNG TIN Bieåu maãu xaùc ñònh ruûi ro Khaû naêng xaûy ra Thôøi gian Möùc aûnh höôûng Coù khaû naêng (p > 50%)  Gaàn  Nghieâm troïng  Ít coù khaû naêng (p < 50%)  Xa  Ñaùng keå  Khoâng ñaùng keå  Phaùt bieåu ruûi ro AÛnh höôûng tieàm aån Ñeà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro Soá hieäu döï aùn:______ Soá hieäu ruûi ro: ______ Ngaøy: _____________ 11 LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH TREÃ TIEÁN ÑOÄ  Thôøi tieát xaáu  Thieát bò hö hoûng  Thieáu voán  Khan hieám nguyeân vaät lieäu  Öôùc tính thôøi gian quaù ngaén  Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng 12 LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH VÖÔÏT CHI PHÍ  Vöôït quaù thôøi gian  Söû duïng nhieàu nhaân löïc hôn  Söû duïng nhieàu thieát bò hôn  Chi phí nhaân löïc cao hôn  Chi phí nguyeân vaät lieäu cao hôn  Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng 13 LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH NGUOÀN LÖÏC THAY ÑOÅI  Thieát bò hö hoûng  Nhaân vieân bò beänh  Nhaân vieân nghæ vieäc  Chi phí nhaân löïc cao hôn  Öôùc tính nguoàn löïc quaù thaáp 14 SO SAÙNH TIEÁN TRIEÅN VAØ MUÏC TIEÂU Yeâu caàu kyõ thuaät: giöõa yeâu caàu kyõ thuaät ñöa ra vôùi thöïc teá ñaït ñöôïc Tieán ñoä döï aùn: giöõa thôøi gian döï kieán vôùi thôøi gian thöïc teá Chi phí thöïc hieän: giöõa chi phí, ngaân saùch theo döï truø vôùi chi tieâu thöïc teá  Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo truyeàn thoáng  Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo giaù trò laøm ra (keát hôïp thôøi gianvaø chi phí) 15 THAÛO LUAÄN Anh/ chò ñöôïc phaân coâng nhieäm vuï xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt cho döï aùn (ñaõ neâu ôû phaàn tröôùc). Haõy thaûo luaän caùc khía caïnh sau ñaây:  Thoâng soá naøo neân ñöôïc duøng ñeå ño löôøng keát quaû?  Caùc caùch naøo ñeå thu thaäp döõ lieäu thích hôïp cho vieâc ñaùnh giaù tình traïng hieän taïi cuûa döï aùn?  Caùc döõ lieäu naøo ñöôïc choïn ñeå ñaùnh giaù döï aùn?  Döõ lieäu neân ñöôïc phaân tích nhö theá naøo?  Caùc keát quaû ñöôïc baùo caùo nhö theá naøo? 16 ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Ñaùnh giaù döï aùn laø quaù trình nhaän ñònh veà döï aùn moät caùch heä thoáng vaø khaùch quan:  Vieäc thöïc hieän döï aùn treân toång theå  Tính hieäu quaû vaø tính hôïp lyù lieân tuïc cuûa chieán löôïc vaø thieát keá döï aùn theo muïc tieâu tröôùc maét vaø daøi haïn  Nhöõng aûnh höôûng vaø tính beàn vöõng trong töông lai cuûa keát quaû döï aùn  Ñaùnh giaù döï aùn luoân luoân bao goàm caû vieäc ruùt ra nhöõng baøi hoïc vaø kinh nghieäm caàn thieát 17 ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Xaùc ñònh Hoaïch ñònh Thöïc hieän Keát thuùc Ñaùnh giaù nhu caàu Ñaùnh giaù pheâ chuaån Ñaùnh giaù giöõa kyø Kieåm soaùt Ñaùnh giaù c.kyø, baùo caùo c. kyø Ñaùnh giaù tieáp theo 2 - 5 - 10 naêm sau... - Muïc ñích - Muïc tieâu - Thieát keá DA - WBS - Laäp KH taøi chính - Thôøi gian bieåu DA - Nhaân söï vaø toå chöùc - Kyõ thuaät/ haäu caàn - Giaùmsaùt/ kieåm tra - Caùc hoaït ñoäng vaø keát quaû - ÑG tieán ñoä vaø vieäc thöïc hieän - Giaûi quyeát vaán ñeà - Giao tieáp - Chuyeån giao/ baøn giao - Khoùa soå - Thanh toaùn - Ñaùnh giaù taùc ñoäng - Baøi hoïc ruùt ra 18 ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Taïi sao caàn ñaùnh giaù DA (giöõa vaø cuoái DA)  Ñeå coù 1 caùi nhìn toaøn dieän vaø heä thoáng veà hieän traïng nhaèm ñöa ra nhöõng quyeát ñònh quan troïng coù tính chieán löôïc veà DA  Ñeå coù söï ñaùnh giaù ñoäc laäp vaø khaùch quan veà vieäc thöïc hieän DA  Ñeå theâm vaøo nhöõng kinh nghieäm cuûa DA töông töï nhaèm cho pheùp caùc ñeà nghò coù theå coù treân moät dieän roäng hôn  Ñeå ñaùnh giaù hieäu quaû cuûa Ban QLDA vaø heä thoáng kieåm soaùt döï aùn  Ñeå coù nhöõng baøi hoïc trao ñoåi So vôùi kieåm soaùt, vieäc ñaùnh giaù DA ñöôïc thöïc hieän khoâng thöôøng xuyeân baèng nhöng toaøn dieän hôn, vaø thoâng thöôøng coù söï tham gia cuûa caùc chuyeân gia beân ngoaøi 19 ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Khung ñaùnh giaù cô baûn  Vieäc thieát keá vaø laäp keá hoaïch döï aùn  Muïc tieâu DA coù coøn phuø hôïp khoâng?  Caùc giaû ñònh trong thieát keá DA coøn ñuùng hay khoâng?  Vieäc thöïc hieän döï aùn  Döï aùn coù ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñeà ra khoâng? aûnh höôûng cuûa döï aùn?  Döï aùn coù baûo ñaûm caùc yeâu caàu chaát löôïng hay kyõ thuaät khoâng?  Hieäu quûa kinh teá vaø xaõ hoäi cuûa döï aùn? So saùnh lôïi ích vaø chi phí? 20  Khaû naêng beàn vöõng cuûa döï aùn  Tính hieäu quaû cuûa heä thoáng giaùm saùt DA ñang thöïc hieän  Nhöõng aûnh höôûng vaø taùc ñoäng hieän coù vaø coù theå coù cuûa döï aùn  Nhöõng baøi hoïc kinh nghieäm ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN 21 Söû duïng caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng reõ cho moãi nhoùm coâng vieäc. Moãi baùo caùo goàm:  Moâ taû coâng vieäc  Tieán ñoä theo thôøi gian  Ngöôøi chòu traùch nhieäm  Ngaân saùch theo thôøi gian  Nguoàn löïc (nhaân löïc, trang thieát bò, vaät lieäu) yeâu caàu laø gì? KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN TRUYEÀN THOÁNG 22 KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN TRUYEÀN THOÁNG Ví duï: Baùo caùo haøng tuaàn veà moät döï aùn xaây döïng nhö sau: Chi phí theo keá hoaïch trong tuaàn 2 laø: 12.000 $ Chi phí thöïc teá trong tuaàn 2 laø: 14.000 $ Söï khaùc bieät cuoái tuaàn 2 laø: 2.000 $ Chi phí tích luõy theo keá hoaïch ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 25.000 $ Chi phí tích luõy thöïc teá ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 29.000 $ Söï khaùc bieät tích luõy ñeán cuoái tuaàn 2 laø: 4.000 $ 23 Ñoái vôùi moãi baùo caùo chi phí thöôøng ngöôøi ta phaân tích söï khaùc bieät ñeå xem soá tieàn chi ra nhieàu hôn hay ít hôn ngaân saùch ñaõ döï truø. Nhöôïc ñieåm: Môùi chæ phaân tích khaùc bieät veà chi phí maø chöa cho bieát khoái löôïng coâng vieäc ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh cuõng nhö chöa cho bieát chi phí trong töông lai seõ laø bao nhieâu neáu muoán hoaøn thaønh döï aùn. KIEÅM SOAÙT CHI PHÍ DÖÏ AÙN TRUYEÀN THOÁNG 24 KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN THEO GIAÙ TRÒ LAØM RA C h i p h í/ g ia ù t r ò t íc h lu õy Chi phí/ giaù trò hoaïch ñònh Giaù trò laøm ra Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình vaø so saùnh chi phi/ giaù trò Khoaûng thôøi gian tröôùc tieán ñoä Thôøi gian Ngaøy hieän taïi Khoaûn ñoùng goùp theâm Chi phí tích luõy thöïc teá 25 Moät Cty kyù hôïp ñoàng laøm 1000 m ñöôøng coù toång chi phí hoaïch ñònh laø 200.000 USD. Theo keá hoaïch cöù 1 ngaøy laøm ñöôïc 25 m/ngaøy vaø chi phí ñôn vò laø 200 USD/1m. Giaû söû ñeán cuoái ngaøy 18 ñaõ laøm ñöôïc 400 m vaø thöïc chi laø 100.000 USD. Haõy ñaùnh giaù tieán trieån thöïc hieän döï aùn taïi cuoái ngaøy 18. Cho bieát giaù trò hôïp ñoàng laø 230.000 USD. Theo Anh/Chò, sau khi kieåm tra, Cty coù neân tieáp tuïc thöïc hieän hôïp ñoàng hay khoâng? TÌNH HUOÁNG THAÛO LUAÄN 26 CAÙC ÑAÏI LÖÔÏNG PHAÂN TÍCH THAØNH QUAÛ DÖÏ CHI - BCWS (Budgeted Cost of the Work Schedule): Giaù trò coâng vieäc theo keá hoaïch BCWS laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñöôïc hoaïch ñònh seõ chi ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå ôû moät thôøi ñieåm cho tröôùc. BCWS = (Döï chi cho toaøn boä coâng vieäc) x (% coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt) 27 CAÙC ÑAÏI LÖÔÏNG PHAÂN TÍCH THAØNH QUAÛ THÖÏC CHI - ACWP (Actual Cost of the Work Performed): Chi phí thöïc teá cuûa coâng vieäc ñaõ laøm. ACWP laø soá löôïng nguoàn löïc thöôøng ñöôïc tính theo ñôn vò tieàn ñaõ thöïc chi ñeå thöïc hieän moät coâng vieäc cuï theå trong moät thôøi ñoaïn. GIAÙ TRÒ LAØM RA - BCWP (Budgeted Cost of the Work Performed): Chi phí döï toaùn cuûa coâng vieäc ñaõ laøm. BCWP = (Döï chi cho toaøn boä coâng vieäc) x (% coâng vieäc thöïc teá ñaõ laøm cho ñeán thôøi ñieåm xem xeùt) 28 ÖÔÙC TÍNH GIAÙ TRÒ LAØM RA TRONG THÖÏC TEÁ Söû duïng phaùn xeùt chuû quan Döïa treân soá löôïng caùc ñôn vò saûn phaåm ñaõ laøm ra Söû duïng caùc moác taêng tröôûng: caùc giaù trò ñònh möùc cuûa caùc moác döï aùn Chuù yù: Tính chính xaùc phuï thuoäc vaøo vieäc phaân phoái coâng baèng tyû leä % caùc coâng vieäc nhoû lieân quan ñeán chi phí. Tuy nhieân, ñaït ñöôïc thoûa thuaän naøy giöõa khaùch haøng vaø caùc nhaø thaàu tröôùc khi kyù hôïp ñoàng laø töông ñoái deã daøng 29 CAÙC ÑAÏI LÖÔÏNG PHAÂN TÍCH VEÀ SAI LEÄCH SAI LEÄCH VEÀ TIEÁN ÑOÄ – SV: SV = BCWP – BCWS (SV < 0  Chaäm tieán ñoä) Löu yù: Taát caû caùc giaù trò ñeàu ñöôïc quy thaønh tieàn SAI LEÄCH VEÀ CHI PHÍ – CV: CV = BCWP – ACWP (CV < 0  Vöôït chi phí) 30 CAÙC ÑAÏI LÖÔÏNG PHAÂN TÍCH VEÀ SAI LEÄCH SAI LEÄCH KEÁ TOAÙN – AV AV = BCWS – AWCP  AV > 0  Döï chi lôùn hôn thöïc chi  AV = 0  Döï chi ñuùng baèng thöïc chi  AV < 0  Döï chi nhoû hôn thöïc chi SAI LEÄCH THÔØI GIAN – TV TV = SD – BCSP  TV chæ ra möùc ñoä sôùm hay treã cuûa döï aùn so vôùi keá hoaïch  SD (Status Date): Ngaøy xem xeùt  BCSP (Budgeted Cost of the Schedule Performed): giaù trò taïi ñoù BCWS = BCWP 31 CAÙC CHÆ SOÁ THÖÏC HIEÄN SPI = BCWP/BCWS (chæ soá tieán ñoä) CPI = BCWP/ACWP (chæ soá chi phí) Tuaàn 3 (0.79,0.79) Tuaàn 4 (0.82,0.83) Tuaàn 2 (0.88, 0.82) Tuaàn 1 (0.85, 0.78) 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 0,75 0,80 0,85 0,90 0,95 1,00 1,05 1,10 Toång hôïp chæ soá SPI vaø CPI Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä vaø chi phí Döï aùn gaëp vaán ñeà veà tieán ñoä Döï aùn gaëp vaán ñeà veà chi phí Döï aùn tieán trieån toát veà tieán ñoä vaø chi phí CPI SPI 32 C h i p h í t íc h lu õy ( % ) Soá thaùng 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 140 130 120 110 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 ACWP BCWP BCWS Thôøi gian chaäm treã döï kieán Ö ô ùc t ín h c h i p h í c o øn la ïi Thôøi gian hoaøn thaønh döï kieán ban ñaàu Thôøi gian hoaøn thaønh hieäu chænh Öôùc tính chi phí hieäu chænh Chi phí vöôït quaù Thôøi ñieåm baùo caùo AV CV SV TV BIEÅU ÑOÀ GIAÙ TRÒ LAØM RA 33 SD BCWS BCWP ACWP 0 n BCAC FCTC FCAC DÖÏ BAÙO THÖÏC HIEÄN CHI PHÍ TÖÔNG LAI FCTC (Döï baùo chi phí caàn thieát ñeå hoaøn thaønh phaàn coøn laïi cuûa döï aùn) = (BCAC - BCWP)/ CPI BCAC: Döï chi taïi thôøi ñieåm hoaøn thaønh DA FCAC (Döï baùo toång chi phí caàn thieát ñeå hoaøn thaønh döï aùn) = ACWP + FCTC 34 THAÛO LUAÄN Coâng taùc A B C D E F G 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Tuaàn Ngaøy baùo caùo Theo keá hoaïch, caùc coâng vieäc thöïc hieän trong thaùng ñaàu tieân nhö sau: Coâng taùc Thôøi gian (tuaàn) Chi phí döï tính ($) Chi phí /tuaàn A 5 1.500 300 B 3 3.000 1000 E 7 5.700 814 Moät döï aùn coù sô ñoà thanh ngang nhö sau: 35 Keát quaû thöïc hieän trong 4 tuaàn ñaàu ñöôïc ghi nhaän nhö sau: Coâng Tuaàn 1 Tuaàn 2 Tuaàn 3 Tuaàn 4 Taùc Tình traïng CP tích luõy thöïc teá Tình traïng CP tích luõy thöïc teá Tình traïng CP tích luõy thöïc teá Tình traïng CP tích luõy thöïc teá A Baét ñaàu $ 500 Ñang thöïc hieän $ 1.000 Ñang thöïc hieän $ 1.300 Keát thuùc $ 1.500 B Baét ñaàu 1.000 Ñang thöïc hieän 2.000 Ñang thöïc hieän 2.500 Keát thuùc 3.000 E Baét ñaàu 814 Ñang thöïc hieän 1.500 Ñang thöïc hieän 2.500 Ñang thöïc hieän 2.900 Khoái löôïng coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän ñeán cuoái tuaàn 4: Coâng taùc Chi phí thöïc teá % coâng vieäc ñaõ thöïc hieän A 1.500 100% B 3.000 100% E 2.900 (2/7) x 100% Haõy ñaùnh giaù tieán trieån döï aùn veà tieán ñoä vaø chi phí ñeán cuoái tuaàn thöù 4. THAÛO LUAÄN 36 CAÙC VAÁN ÑEÀ THÖÔØNG GAËP TRONG KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN Chæ nhaán maïnh moät soá yeáu toá naøo ñoù Quy trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hay nheï nhaát laø khoâng ñöôïc söï ñoàng yù. Thoâng tin thöôøng khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñöôïc baùo caùo ñaày ñuû Thaùi ñoä töï baûo veä, töï bieän hoä daãn ñeán thaønh kieán hay thoâng tin thieân leäch Caùc nhaø quaûn lyù coù quan ñieåm khaùc nhau veà vaán ñeà coøn tranh caõi Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø haïch toaùn khoâng ñuùng