Quản lý dự án IT - Chương 3: Hoạch định và lập tiến độ dự án

• Chương 3: Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án • Hoạch định & lập tiến độ dự án nhằm: – Đảm bảo đạt mục tiêu của dự án – Đảm bảo trình tự công việc – Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng – Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực – Giúp việc kiểm soát và theo dõi – Tăng cường giao tiếp, phối hợp – Khuyến khích động viên – Huy động vốn – Cung cấp dữ liệu • Hầu hết các dự án gặp khó khăn là do không lập kế hoạch hay lập kế hoạch không đúng 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án • Nội dung chính của việc hoạch định & lập tiến độ dự án: – Xác định các công việc – Trình tự thực hiện/mối quan hệ giữa các công việc – Xác định các nguồn tài nguyên, yêu cầu chất lượng cho từng công việc – Xác định thời gian, chi phí cho từng hoạt công việc – Xây dựng kế hoạch tiến độ cho dự án – Kiểm soát tiến độ dự án 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Xaùc ñònh coâng vieäc ù â ä Toå chöùcå ù Keá hoaïch nguoàn löïc& taøi chính á ï à ï ø Laäp tieán ñoä ä á ä Keá hoaïch kieåm soaùt á ï å ù Laøm chi tieát thieát keá döï aùn Xaùc ñònh muïc tieâu ù ï â 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án • Xác định các công việc • Sử dụng Cấu trúc phân việc (WBS) • WBS là một công cụ đê ̉ xác định một cách hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích: – Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, ro ̃ ràng hơn. – Xác định tất cả các công việc – Xác định các điểm mốc của dự án (milestones) – Ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí va ̀ các yêu cầu cho mỗi công việc – Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án • Nguyên tắc xây dựng WBS: 1. Bắt đầu với phát biểu vê ̀ phạm vi & kết xuất của dự án Đặt một công việc phải hoàn tất để tạo sản phẩm dự án ở đầu danh sách 2. Xác định các đầu vào, đầu ra, các nguồn lực va ̀ cột mốc cho công việc này. 3. Nếu công việc đa ̃ được định nghĩa được thực hiện một cách độc lập, thực hiện tiếp bước 5. Ngược lại thực hiện bước 4 4. Tạo các công việc con cho công việc này, lặp lại bước 2 va ̀ 3 cho mỗi công việc con 5. Quay lại bước 2 để thực hiện tiếp cho công việc kê ́ tiếp cho đến khi tất cả các công việc đã được phân tích va ̀ xác định ro ̃ 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Nội dung dự án i ̣ Module 2l Module 3l A B Caáp 1 Caáp 2 Caáp 3 C D E F Cấu trúc phân việc dạng sơ đồ khối Module 1 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Cấu trúc phân việc dạng liệt kê 1. Dự án xây dựng web site quản ly ́ quan hê ̣ khách hàng 1. 1 Xây dựng mục tiêu nội dung dự án 1.2 Xây dựng đội dự án 1.3 Xác định các bên có liên quan 1.4 . 2. Phân tích các yêu cầu 2.1 Tập hợp yêu cầu của các bên có liên quan 2.2 Phân tích các yêu cầu 2.3 Các chức năng của hê ̣ thống 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Moät goùi coâng vieäc ñöôïc xaùc ñònh roõ raøng coù caùc ñaëc ñieåm sau: – Noù coù söï kieän baét ñaàu vaø keát thuùc – Noù bao goàm caùc coâng vieäc coù theå quaûn lyù, coù theå ño ñöôïc vaø caùc coâng vieäc naøy ñoäc laäp vôùi caùc coâng vieäc cuûa hoaït ñoäng khaùc. – Noù thöôøng goàm moät chuoãi caùc coâng vieäc lieân tuïc töø khi baét ñaàu ñeán khi keát thuùc. – Chaát löôïng vaø möùc ñoä hoaøn thaønh cuûa noù coù theå ño ñöôïc moät caùch deã daøng. – Noù quen thuoäc ñoái vôùi nhoùm döï aùn; thôøi gian, chi phí vaø caùc nguoàn nhaân löïc coù theå ñöôïc döï tính moät caùch deã daøng. 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án • Xác định mối quan hê ̣ giữa các công việc: Hoàn tất-Bắt đầu (Finish-to-start) Bắt đầu - Bắt đầu (Start-to-start) Hoàn tất- Hoàn tất (Finish-to-finish) Bắt đầu - Hoàn tất (Start-to-finish) 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Mẫu bảng danh mục các công việc để phát triển hê ̣ thống 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Cấu trúc phân việc – dạng mạng lưới công việc 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Sơ đồ cấu trúc phân việc – dạng mạng lưới công việc với công việc được ghi trên mũi tên (Activity-on-Arrow) Ghi chú: Thời gian cho mỗi công việc được ghi trên mỗi mũi tên. 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Sơ đồ cấu trúc phân việc – dạng PDM (Precedence-Diagram-Method) 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Xác định các nguồn tài nguyên – Xác định nhu cầu nhân lực, máy, thiết bị, công cụ, nguyên vật liệu/vật tưcho từng công việc – Dùng phương pháp brainstorming hay Delphi để xác định các nguồn tài nguyên cho từng công việc – Tính sẳn sàng của các nguồn tài nguyên theo tiến độ của dự án – Các nguồn tài nguyên cần bổ sung? Các công việc cần gia công ngoài để giảm áp lực trên các nguồn tài nguyên. – Thiết lập cân bằng giữa nguồn tài nguyên và thời gian hoàn thành công việc/tiến độ dự án – Lập danh sách các nguồn tài nguyên và sơ đồ phân bổ tài nguyên cho các công việc 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án STT Nguồn lực Số lượng hiện có Cộng 1.1.1 1.1.2 1.1.3 . 1 Kỹ sư cơ khí (giờ) 800 20 30 50 . 700 2 Kỹ sư điện (giờ) 300 10 40 50 400 3 Xe nâng 9 tấn (giờ) 240 . . . Phân bổ nguồn lực cho các công việc Bảng phân bổ nguồn tài nguyên cho các công việc 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Lập kế hoạch tiến độ: – Dự kiến thời gian hoàn thành cho mỗi công việc: • Dựa vào kinh nghiệm/Delphi • Dùng phân phối tam giác để ước lượng thời gian – Thời gian hoàn thành sớm nhất (T1) – Thời gian hoàn thành trễ nhất (T2) – Thời gian khả dĩ hoàn thành công việc (T3) Thời gian hoàn thành trung bình = (T1+T2+4T3)/6 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án – Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc – Trình tự cần thiết cho các hoạt động va ̀ mối quan hệ giữa các hoạt động – Kiểm tra nguồn lực để đảm bảo cân bằng nguồn lực va ̀ thời gian hoàn tất các hoạt động – Xác định các mốc quan trọng của dự án – Xác định đường găng va ̀ thời gian hoàn tất dự án – Xác định các hoạt động quan trọng va ̀ rủi ro – Xác định sự cân đối giữa thời gian và chi phí – Công cụ: Biểu đồ thanh ngang (sơ đô ̀ Gantt), CPM, PERT 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án STT. Nội dung công việc Số ngày Bắt đầu Kết thúc % Chi phí Người phụ trách Ghi chú 1 Tập hợp các yêu cầu 11 15/3/2011 24/3/2011 100 10.000.000 1.1 Yêu cầu đầu tư 2 15/3/2011 16/5/2011 Nguyễn X 1.2 Yêu cầu công nghệ 6 17/5/2011 22/5/2011 Nguyễn Y (KS cơ khí) Trần V (Ks Hóa) 1.3 Xác nhận các yêu cầu 3 23/5/2011 25/5/2011 Sr. Product Manager Bảng cấu trúc phân việc và các chi tiết 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án Sơ đô ̀ thanh ngang 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Öu ñieåm: – Deã xaây döïng vaø laøm cho ngöôøi ñoïc deã nhaän bieát coâng vieäc vaø thôøi gian thöïc hieän cuûa caùc coâng taùc – Thaáy roõ toång thôøi gian thöïc hieän caùc coâng vieäc Nhöôïc ñieåm: – Khoâng theå hieän ñöôïc moái quan heä giöõa caùc coâng taùc, khoâng ghi roõ quy trình coâng ngheä. Trong döï aùn coù nhieàu coâng taùc thì ñieàu naøy theå hieän raát roõ neùt. – Chæ aùp duïng cho nhöõng döï aùn coù quy moâ nhoû, khoâng phöùc taïp. 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Sơ đồ thanh ngang với các bô ̉ sung • Phương pháp đường găng (Critical Path Method - CPM) –1957 –Caùc DA baûo trì nhaø maùy cho c.ty DuPont –Nhaèm caân ñoái giöõa chi phí vaø thôøi gian –Phöông phaùp taát ñònh 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Phương pháp đường găng (Critical Path Method - CPM) • Đường găng được tạo thành bởi một chuỗi các công việc xác định thời gian sớm nhất hoàn thành một dự án • Là đường có tổng thời gian dài nhất so với các đường khác trong sơ đồ mạng lưới và có thời gian dự trữ giữa các công việc là nhỏ nhất 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án Đường 1: ADHJ Độ dài thời gian = 1+4+6+3 = 14 ngày Đường 2: BEHJ Độ dài thời gian = 2+5+6+3 = 16 ngày ß Đường găng Đường 2: BFJ Độ dài thời gian = 2+4+3 = 9 ngày Đường 2: CGIJ Độ dài thời gian = 3+6+2+3 = 14 ngày 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Tính thời gian hoàn thành sớm nhất của dự án: – Tính từ trái qua phải • Tính thời gian bắt đầu sớm nhất của dự án: – Tính từ phải sang trái 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Bài tập: Xây dựng sơ đồ thanh ngang cho dự án sau • Công tác Công tác trước Thời gian (tuần) • A - 5 • B - 3 • C A 8 • D A, B 7 • E - 7 • F C, D, E 4 • Ky ̃ thuật xem xét đánh giá lại dự án - • Sơ đô ̀ PERT (Program Evaluation Review Technique PERT) – 1958 – Chöông trình Teân löûa ñaïn ñaïo cuûa Haûi quaân Myõ – Nhaèm döï baùo thôøi gian hoaøn thaønh cho caùc DA nhieàu ruûi ro 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Sơ đô ̀ PERT • Là kỹ thuật phân tích mạng để ước lượng thời gian hoàn thành dự án khi thời gian cho mỗi công việc không thể xác định chính xác • Được hình thành cùng một lúc với sơ đô ̀ đường găng (1950’s) • Dùng phương pháp thống kê 3 điểm để tính thời gian trung bình hoàn thành mỗi công việc • Thời gian hoàn thành dự án được tính hoàn toàn tương tự như trong sơ đô ̀ găng 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Sơ đô ̀ PERT Ví duï: Haõy xaây döïng sô ñoà maïng daïng AOA cho döï aùn sau: Coâng taùc Coâng taùc Thôøi gian (tuaàn) Ñoä leäch tröôùc a m b te chuaån (s) A – Löïa choïn phaàn cöùng 5 6 8 6,17 0,50 B – Thieát keá phaàn meàm 3 4 5 4,00 0,33 C – Caøi ñaët phaàn cöùng A 2 3 3 2,83 0,17 D – Maõ hoùa vaø kieåm tra phaàn meàm B 3,5 4 5 4,08 0,25 E – Hoaøn thaønh caùc file B 1 3 4 2,83 0,50 F – Vieát taøi lieäu höôùng daãn söû duïng 8 10 15 10,5 1,17 G – Ñaøo taïo söû duïng E,F 2 3 4 3,00 0,33 H - Caøi ñaët vaø kieåm tra heä thoáng C,D 2 2 2,5 2,08 0,08 Hoûi: Taïi söï kieän sau khi coâng taùc C vaø D hoaøn thaønh, thôøi gian mong muoán laø 10 tuaàn thì xaùc suaát hoaøn thaønh cuûa söï kieän naøy laø bao nhieâu %? Taïi söï kieän keát thuùc döï aùn, thôøi gian mong muoán laø 12 tuaàn thì xaùc suaát hoaøn thaønh cuûa döï aùn laø bao nhieâu %? 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Sử dụng mô phỏng để tính toán thời gian hoàn thành dự án • Dùng kỹ thuật mô phỏng Monte Carlo • Gán phân phối xác suất cho thời gian hoàn thành mỗi công việc. • Dùng sơ đô ̀ PERT để xác định đường găng và thời gian hoàn thành dự án • 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Hoạch định tiến độ dựa trên thời gian – Thay đổi thời gian thực hiện các công việc trên đường găngà Thay đổi thời gian hoàn tất dự án • Thay đổi nguồn tài nguyên thực hiệnà Điều chỉnh chi phí thực hiện dự án • Thực hiện các công việc song song (Bắt đầu – Bắt đầu) thay vì liền kề (Kết thúc – bắt đầu) Laäp bieåu ñoà quan heä giöõa thôøi gian (D) vaø chi phí (CP) D (tuaàn) 15 14 13 12 11 10 9 8 7 CP (1000 $) 308 309 311 313 315 317 320 323 326,5 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án 0 1 2 3 4 65 7 8 9 10 1211 13 14 15 16 308 312 310 314 316 318 320 322 324 326 328 330 Chi phí (1000 USD) Tuaàn Bình thöôøng Ruùt ngaén toaøn boä 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Hoạch định tiến độ dựa trên nguồn lực giới hạn – Thay đổi thời gian thực hiện các công việc có nguồn lực giới hạn • Xác định các nguồn lực giới hạn của dự án • Xác định các công việc có sử dụng nguồn lực này • Phân bổ nguồn lực giới hạn cho các công việc này • Xác định thời gian hoàn thành các công việc này • Hoạch định tiến độ cho dự án: – Tránh thực hiện song song các công việc có nguồn lực giới hạn – Loại bỏ thời gian trống giữa các công việc – Thêm thời gian đệm vào cuối dự án (Project Buffer) – Thêm thời gian đệm khởi đầu (Feeding Buffer) cho các công việc sử dụng nguồn lực giới hạn khi các công việc này được đứng trước bởi một công việc không thuộc đường găng 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án Ba công việc không song song nhau Ba công việc song song nhau 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án Lập tiến đô ̣ theo chuỗi giới hạn 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án • Kê ́ hoạch kiểm soát tiến độ dự án – Mục tiêu: • Đê ̉ đánh giá tình trạng của dự án so với kế hoạch • Thiết lập các điều chỉnh cần thiết cho dự án – Nội dung của kê ́ hoạch kiểm soát dự án • Các mốc kiểm soát • Các nội dung cần phải đạt tại mỗi mốc • Các phương pháp/tiêu chuẩn để thực hiện đánh giá mức độ đạt được của dự án • Các bên tham gia kiểm soát đánh gia ́ dự án • Các biên bản kiểm soát/đánh giá dự án – Một số tài liệu được dùng đê ̉ kiểm soát dự án: • Báo cáo tiến độ (các mốc dự án, các kết xuất) • Báo cáo mức đô ̣ hoàn thành công việc • Báo cáo chi phí, tài nguyên đã sử dụng 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án % hoaøn thaønh Thôøi gian (tuaàn) TT Coâng taùc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 Xaây döïng boä phaân beân trong 2 Söûa chöõa maùi vaø saøn 3 Xaây o áng gom kho ùi 4 Ñoå be â to âng vaø xaây khung 5 Xaây cöûa lo ø chòu nhieät 6 Laép ñaët heä thoáng kieåm soaùt 7 Laép ñaët thie át bò lo ïc khí 8 Kieåm tra vaø thöû nghieäm Khoái löôïng coâng vieäc hoaøn thaønh Thôøi gian ñaùnh giaù 3. Hoạch định & lập tiến độ dự án T u a àn T T C o ân g ta ùc T ro ïn g s o á 1 2 3 4 5 6 7 1 0 0 1 Ñ a øo m o ùn g 1 0 5 5 9 0 2 Ñ o å m o ùn g 1 5 7 .5 7 .5 7 5 3 X a ây tö ô øn g 5 2 .5 2 .5 6 0 4 M a ùi 3 0 1 5 1 5 4 5 5 S a øn n h a ø 3 0 1 5 1 5 3 0 6 H o a øn th ie än 1 0 1 0 1 5 1 0 0 0 T h ô øi g ia n ( tu a àn ) th e o ke á h o a ïch 5 .0 12 .5 10 .0 17 .5 30 .0 15 .0 10 .0 T íc h lu õy 5 .0 17 .5 27 .5 45 .0 75 .0 90 .0 10 0 T h ô øi g ia n ( tu a àn ) th e o th ö ïc te á 4 .0 10 .0 10 .0 T íc h lu õy 4 .0 14 .0 24 .0 B ie åu ñ o à t ie án tr ie ån d ö ï a ùn th e o g iô ø la o ñ o än g c o ù tro ïn g s o á Thời gian 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án Tổ chức đội dự án – Tuyển chọn Giám Đốc và cán bộ dự án – Tô ̉ chức Ban QLDA – Phân công công việc/trách nhiệm/quyền lực cho các thành viên trong Ban QLDA – Kê ́ hoạch tổ chức để phối hợp, giao tiếp với các bên có liên quan khác – Công cụ: Biểu đồ trách nhiệm, sơ đồ tổ chức và sơ đồ dòng thông tin (biểu mẫu báo cáo) 3. Hoạch định & lập tiến đô ̣ dự án P ho ùc hu ûtò ch G ia ùm ño ác ñi eàu ha ønh G ia ùm ño ác dö ïa ùn G ia ùm ño ác ky õth ua ät G ia ùm ño ác ph aàn m eàm G ia ùm ño ác sa ûn xu aát G ia ùm ño ác M ar ke tin g Thieát laäp keá hoaïch döï aùn 6 2 1 3 3 3 3 Xaây döïng caáu truùc phaân vieäc 5 1 3 3 3 3 Thieát keá phaàn cöùng 2 3 1 4 4 4 Thieát keá phaàn meàm 2 3 4 1 4 Thieát keá giao dieän 2 3 1 4 4 4 Thieát keá kyõ thuaät saûn xuaát 2 3 4 4 1 4 Ñònh roõ caùc taøi lieäu lieân quan 2 1 4 4 4 4 Thieát laäp keá hoaïch giôùi thieäu SP 5 3 5 4 4 4 1 Chuaån bò nguoàn nhaân söï 3 1 1 1 Chuaån bò chi phí cho thieát bò 3 1 1 1 Chuaån bò chi phí cho NVL 3 1 1 1 Phaân coâng coâng vieäc 3 1 1 1 Thieát laäp tieán ñoä thöïc hieän 5 3 1 1 1 3 1 Traùch nhieäm thöïc hieän chính 4 Coù theåã ñöôïc tham khaûo 2 Giaùm saùt chung 5 Phaûi ñöôïc thoâng baùo 3 Phaûi ñöôïc tham khaûo 6 Thoâng qua cuoái cuøng BIEÅU ÑOÀ TRAÙCH NHIEÄM